ministerie van de vlaamse gemeenschap
advertisement
FUNCTIEBESCHRIJVING "AFDELINGSHOOFD" DOEL VAN DE FUNCTIE : Plannen, organiseren, coördineren en opvolgen van de beleidsuitvoering van de afdeling en bijdragen tot de beleidsvoorbereiding binnen de administratie, teneinde de strategische en operationele doelstellingen van de administratie en van de functioneel bevoegde minister te helpen realiseren en een uitstekende dienstverlening aan de interne/externe klanten te verzekeren. BELANGRIJKSTE RESULTAATGEBIEDEN 1. In overleg met de directeur-generaal en het college van afdelingshoofden en met de eigen medewerkers, formuleren van de opdracht van de afdeling en opmaken van lange- en korte termijnplannen, teneinde een duidelijke visie en richting voor de afdeling te bepalen. Enkele voorbeelden van activiteiten: - formuleren of actualiseren van de opdracht van de afdeling en desgevallend van de hieronder functionerende teams; - mee opmaken van het strategisch(lange termijn) en operationeel(korte termijn) plan van de administratie; - zorgen dat deze plannen vertaald worden in concrete doelstellingen voor de teams en in persoonlijke doelstellingen voor de medewerkers; - opmaken van de begroting(svoorstellen) en het bestaansmiddelenprogramma voor de afdeling; - ... 2. Direct of via het college van afdelingshoofden, bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en adviezen, teneinde het strategisch beleid van de administratie en van de functioneel bevoegde minister(s) mee vorm te geven. Enkele voorbeelden van activiteiten : - evalueren van de effecten van het gevoerde beleid luisteren naar en evalueren van voorstellen van 'klanten' en/of medewerkers; rechtstreekse contacten onderhouden met het werkveld signaleren van relevante signalen uit het werkveld; op basis van indicatoren, wetenschappelijk onderzoek en maatschappelijke evoluties beleidsvoorstellen aan de minister mee voorbereiden; - spontaan formuleren van adviezen en voorstellen met betrekking tot het beleid - deelnemen aan werk-en overlegvergaderingen i.v.m. beleidsvoorbereiding o.a. met het kabinet - ... 3. In overleg met de medewerkers, organiseren, coördineren, controleren, opvolgen en bijsturen van de beleidsuitvoerende activiteiten, teneinde te verzekeren dat de afspraken en aangeboden diensten (kwantitatief en kwalitatief) gerealiseerd worden en dat het beleid van de minister(s) correct en tijdig wordt uitgevoerd. Enkele voorbeelden van activiteiten : - opzetten en onderhouden van een adequate organisatiestructuur en toewijzen van het beschikbare menselijk potentieel binnen de afdeling; - in overleg met collega's en de directeur-generaal opmaken van interne normen, regels en procedures (onder interne normen verstaan wij ken- en stuurgetallen evenals kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening aan de 'klanten'); - opvolgen en evalueren van de resultaten en het budget van de afdeling (ten aanzien van de normen) en zonodig bijsturen; - delegeren van bevoegdheden; - instaan voor de planning, de dagelijkse werkverdelingen de opvolging; - voortgangs-en beleidsgericht rapporteren aan de directeur-generaal - zelf opvolgen van specifieke/belangrijke dossiers en projecten; - zo nodig bemiddelen tussen klanten (zowel interne als externe) en de functionele teams; - medewerkers helpen bij het oplossen van moeilijke en delicate dossiers - ... 4. In overleg en in teamverband, uitvoeren van de taken verbonden aan zijn/haar rol als lid van het College van Afdelingshoofden, teneinde op een collegiale wijze de administratie mee te besturen. Enkele voorbeelden van activiteiten : - uitvoeren van de statutaire opdrachten (bijv. advies geven aan de directieraad m.b.t. het versnellen of vertragen); - in overleg met de collega's uitwerken van voorstellen m.b.t. het verbeteren van de structuur en de werking van de administratie als geheel; - voorbereiden van de COVA vergaderingen en aanbrengen van agendapunten (relevante thema's ter discussie stellen, voorstellen formuleren, ...); - voorbereiden, bespreken en collegiaal beslissen over voorstellen m.b.t. de afdelingsoverschrijdende materies en knelpunten - zelf participeren of medewerkers mandateren om te participeren aan werk- of projectgroepen op niveau van de administratie, het departement of aan interdepartementale en ministeriële werkgroepen, commissies, stuurgroepen, enz...; - samen voorbereiden en opvolgen van de strategische en operationele doelstellingen van de administratie - bewaken van de functionele kredieten van de afdeling - ... 5. Binnen de grenzen van de toegekende middelen uitvoeren van het goedgekeurde personeelsbeleid, teneinde steeds te beschikken over een competent en gemotiveerd team, nodig om de doelstellingen van de afdeling te realiseren. Enkele voorbeelden van activiteiten : - op basis van de opdracht van de afdeling en de procesplannen bepalen van de personeelsbehoeften en overtallen - signaleren en staven van de wervingsbehoeften (inclusief functie-inhoud en profiel) in het college van afdelingshoofden; - verzekeren dat het PLOEG concept op een correcte manier, evenzeer naar de geest als naar de letter, wordt uitgevoerd (planning, opvolging en begeleiding, evaluatie en waardering) en zelf het voorbeeld geven - de vormingsbehoeften bepalen en, binnen de mogelijkheden van het ministerie, zorgen voor een maximale ontplooiing van de medewerkers; - responsabiliseren van de medewerkers door het organiseren en opvolgen van subdelegaties - conform het Charter van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, actief bijdragen tot de veranderingsprocessen en de gewenste cultuurverandering en hierbij een 'voorbeeldfunctie' uitoefenen; - ... 6. Zorgen voor een goede interne communicatie en afstemming (binnen de afdeling maar ook binnen de administratie, binnen het departement, binnen het ministerie en met de betrokken minister(s)) teneinde een goede informatiedoorstroming en een maximale afstemming te waarborgen Enkele voorbeelden van activiteiten : - informeren van de medewerkers over de gang van zaken en de ontwikkelingen(op het vlak van opdrachten, strategisch beleid, veranderingsprocessen...) - voeren van een opendeurpolitiek (luisteren naar medewerkers en interne klanten); - erover waken dat alle belanghebbenden, waar ook in het ministerie, de informatie die zij nodig hebben tijdig krijgen. - rapporteren aan de directeur-generaal - meewerken aan het opmaken van het communicatieplan van de administratie - ... 7. Onderhouden van goede contacten met de 'klanten' en andere externe betrokkenen, teneinde een goede informatiedoorstroming te verzekeren, feedback te krijgen over de dienstverlening en op de hoogte te blijven van de noden van deze doelgroepen. Enkele voorbeelden van activiteiten : - opbouwen en onderhouden van relatienetwerken; - permanente aandacht hebben voor een actieve informatieverstrekking over de dienstverleningspaketten van de afdeling - zorgen voor het systematisch inwinnen van feedback over de geleverde diensten; - contact houden met externe klanten( bvb een bezoek brengen ter plaatse) - luisteren en evalueren van voorstellen van klanten en medewerkers - signaleren van relevante signalen uit het werkveld - briefen van de woordvoerder en de informatieambtenaar - meewerken aan de opmaak van het communicatieplan voor de administratie - ... FUNCTIONERINGSCRITERIA: 1. Technische bekwaamheden - 2. kennis van de werking van de overheid kennis van de werking van de organisatie inzicht in de markt en het werkveld inzicht in de maatschappelijke en technologische evoluties en in de verschillende visies ter zake gedegen kennis van de materie van de dienst Persoonlijke bekwaamheden 1. Resultaatgerichtheid 2. Teamleiderschap 3. Zin voor initiatief 4. Klantgerichtheid 5. Analytisch en synthetisch denken 6. Communicatie - openheid 7. Impact 8. Flexibiliteit 9. Samenwerken met anderen 1. RESULTAATGERICHTHEID Gedragsindicatoren: 1. Heeft de opdracht van de afdeling in kaart gebracht en een duidelijke en efficiënte taakverdeling opgesteld (organogram & functiebeschrijvingen); 2. Streeft voortdurend naar een verbetering van de prestaties; evalueert, wijzigt, herdenkt procedures om deze meer effectief en efficiënt te maken; schakelt mensen en middelen optimaal in om de werking van de afdeling te verbeteren; maakt realistisch gebruik van schaarse middelen; 3. Doet meer dan verwacht om de vooropgestelde resultaten te bereiken; geeft niet op; zoekt andere alternatieven; doet iets nieuws; vermijdt nodeloze bureaucratische regels; doorbreekt de normale hiërarchie , ... 4. Stelt telkens opnieuw de relevantie van de organisatie van de afdeling in vraag; ontwikkelt een nieuwe structuur die oorspronkelijk niet was voorzien om beleidsmatig beter te kunnen functioneren; houdt rekening met de specificiteiten van de eigen afdeling en streeft naar een integratie van de verschillende cellen binnen de afdeling; 5. Stelt voor zichzelf en de afdeling uitdagende doelstellingen; legt de lat hoog en doet alles eraan om deze ook te realiseren. 2. TEAMLEIDERSCHAP Gedragsindicatoren: 1. Geeft richtlijnen en instructies aan medewerkers. 2. Informeert medewerkers, verduidelijkt het waarom van beslissingen: 3. - Geeft richtlijnen, instructies aan medewerkers aangaande het uit te voeren werk en controleert de uitvoering, - Informeert medewerkers over stafvergaderingen, beleidsvisie, veranderingen en genomen beslissingen om hen op de hoogte te brengen en betrokkenheid te creëren; - Verduidelijkt het waarom van beslissingen, veranderingen, ... verantwoordt zich naar medewerkers toe; - Organiseert en leidt vergaderingen om informatie uit te wisselen over dossiers, projecten en acties; Doet alles om de effectiviteit van de afdeling te verhogen: - Verdeelt het werk op een billijke wijze rekening houdende met werkdruk en eenieders tijdsbesteding; - Detecteert en houdt rekening met individuele specialiteiten (kennis en kunde) bij de verdeling van het werk; - Informeert bij medewerkers hoe zij de taakverdeling binnen de afdeling zien; wil hiermee betrokkenheid creëren; - Roept mensen tezamen om intern te overleggen aangaande voorbereidend werk, problemen, dossiers, nota’s, herschikking van werk, ...); Heeft aandacht voor de goede sfeer binnen de afdeling te verkrijgen (informele bijeenkomsten, , open deur - 4. Komt in samenspraak met medewerkers tot een oplossing (probleemoplossend gedrag) Zorgt voor een goede ondersteuning van zijn groep: 5. - schept een motiverend werkklimaat; zorgt ervoor dat iedereen de bevoegdheden, personeel, middelen, informatie, ...heeft die nodig zijn om de functie goed te kunnen uitvoeren; - Zoekt naar alternatieven om de activiteiten binnen de afdeling te verbeteren en/of uit te breiden en tracht de afdeling te herwaarderen door inhoudelijk werk te geven en een ploeg te vormen; - Spoort de medewerkers aan om initiatieven te nemen en nieuwe uitdagingen aan te gaan; - Wapent eigen medewerkers door hen te coachen over hoe zij met anderen en met de hiërarchie moeten omgaan; - motiveert medewerkers door hen materiële en immateriële ondersteuning te verlenen; geeft deskundigheidssteun. Delegeert: - 6. Schenkt op een actieve manier vertrouwen aan de medewerkers door hen de verantwoordelijkheid over een bepaalde materie te geven; Positioneert zich als de “leider” van de afdeling; verzekert dat iedereen achter de opdracht, de strategische en operationele doelstellingen staat en er alles voor doet om deze te bereiken. Hij/zij is de voortrekker, het “voorbeeld” voor zijn/haar medewerkers, waaraan ze zich kunnen optrekken, inspireren. Hij/zij is een geloofwaardige leider van de afdeling : - Tracht medewerkers te stimuleren door eerst iets te verwezenlijken (voorbeeldfunctie); - Spoort de medewerkers aan om initiatieven te nemen en nieuwe uitdagingen aan te gaan; - Gebruikt een informele stijl in de samenwerking met medewerkers, om van hen iets gedaan te krijgen, maar blijft hen een stap voor. 3. ZIN VOOR INITIATIEF Gedragsindicatoren: 1. Neemt snel beslissingen, ook in crisissituaties; reageert snel op een situatie, neemt de nodige acties; onderneemt stappen om een aantal zaken op gang te trekken. 2. Ziet kansen die zich aandienen, anticipeert op mogelijke evoluties, op toekomstige verwachtingen, problemen en handelt ernaar. 3. Neemt berekende risico's om de werking van de afdeling te verbeteren en draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. 4. Formuleert concrete voorstellen met betrekking tot het verbeteren van interne systemen en processen die een voordeel bieden voor de ganse administratie. 5. Creëert opportuniteiten en/of vermindert potentiële problemen door een unieke extra inspanning. 4. KLANTGERICHTHEID Gedragsindicatoren: 1. 2. 3. Waarborgt een correcte behandeling van de klanten : - geeft binnen een redelijke termijn informatie aan de klant die erom vraagt; - zorgt voor een begrijpelijke en duidelijke communicatie naar de klanten door te waken over een eenvoudig taalgebruik en een verzorgde presentatie van formulieren e.d.; - houdt de klanten regelmatig op de hoogte van de diensten die door de afdeling kunnen geboden worden. Doet regelmatig meer dan gevraagd : - doet met zijn afdeling uit eigen beweging een extra inspanning om de klant meer informatie/service te verschaffen dan gevraagd; doet meer dan strikt nodig is; - vraagt feedback aan de klant omtrent een geleverde dienst. Anticipeert doelbewust op de noden van de klant : - peilt op systematische wijze naar de noden en behoeften van de klant en verzekert dat binnen de afdeling de diensten, procedures, doelstellingen aangepast worden om op lange termijn aan de behoeften te kunnen voldoen. 5. ANALYTISCH EN SYNTHETISCH DENKEN Gedragsindicatoren: 1. Bestudeert teksten om de materie, de verschillende componenten te begrijpen, licht bepaalde elementen uit de tekst; bekijkt alle mogelijke aspecten van een situatie. 2. Splitst een probleem / een situatie op in deelaspecten, definieert verschillende stappen om tot een oplossing te komen: Onderscheidt de hoofdzaken van de bijzaken evenals zin en onzin in informatie. 3. Legt verbanden tussen verschillende aspecten van een probleem / een situatie; denkt vooruit, anticipeert op mogelijke problemen. 4. Gebruikt verschillende analytische technieken om problemen op te delen, om diverse oplossingen te bedenken en tegen elkaar af te wegen. 5. Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese vooraleer tot het opstellen van een mogelijk actieplan over te gaan, definieert verschillende stappen om tot de oplossing van een probleem te komen. 6. COMMUNICATIE - OPENHEID Gedragsindicatoren: 1. Brengt zijn/haar ideeën helder en duidelijk over, zowel schriftelijk als mondeling; - schrijft effectieve memo's, documenten, beleidsvisies - gebruikt voorbeelden om ideeën te verduidelijken - spreekt en schrijft duidelijk, beknopt, ter zake. Schrijft op een relativerende manier 2. Bevordert de informatiedoorstroming, openheid en betrokkenheid binnen de afdeling door mensen op de hoogte te houden (formeel, informeel) van veranderingsprocessen, genomen beslissingen door Regering, College en Directieraad... 3. Staat open voor anderen; is toegankelijk; maakt tijd om te luisteren; past zijn taal aan het publiek aan; communiceert alle relevante informatie aan zijn medewerkers en de hiërarchie; stelt zich sociaal op; 4. Reageert open, opbouwend en constructief op vergaderingen. Is bereid discussies aan te gaan, gaat deze niet uit de weg. Legt zijn kaarten open op tafel tijdens een discussie. Informeert de hiërarchie en de Minister over de techniciteit van een dossier maar ook over de houding van verschillende groepen in het veld; 5. Staat open voor verandering en vernieuwing; reageert hierop positief; stimuleert tevens deze houding bij zijn medewerkers. 7. IMPACT Gedragsindicatoren: 1. Gebruikt directe overredingskracht : - Geeft een duidelijke uitleg, vergelijkt met een andere situatie, brengt argumenten aan, confronteert de groep openlijk met argumentaties; - Tracht mensen te overtuigen door hen duidelijk te wijzen op hun verantwoordelijkheid, door het belang van een consensus voor beide partijen aan te tonen; - Minimaliseert opmerkingen om een discussie te winnen; - Brengt een bijkomend, nieuw element aan om deelnemers aan een discussie, een vergadering te overtuigen; neemt pertinent stelling; is direct, gebruikt klare en duidelijke taal, gebruikt overredingskracht, dreigt met acties; - verdedigt de eigen mening tegenover de hiërarchische chef , stelt een nota op om de belangrijkheid van een probleem te signaleren; durft grenzen te leggen. 2. Gebruikt meerdere acties/technieken tegelijk (cfr 1) om anderen te overtuigen. 3. Denkt (vooraf) aan de impact die zijn/haar actie zal hebben op anderen; durft hiervoor speciale, ongewone acties gebruiken Past welbewust zijn/haar argumentatie aan zijn “publiek” aan vb.: past een presentatie aan, gebruikt speciale/ongewone acties om te overtuigen, “dramatiseert”, “dreigt”, ... 4. Heeft een echte “strategie” om impact te laten gelden naar de afdeling, de Directeur-generaal : - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen opsnuiven, om tot afspraken te komen; - Maakt gebruik van verschillende contacten en relaties (zijn :haar “netwerk”) om de slaagkansen van de afdeling te verhogen. 8. FLEXIBILITEIT Gedragsindicatoren: 1. Stelt zich open op ten aanzien van veranderende omstandigheden; toont bereidheid de eigen ideeën te wijzigen, aan te passen. 2. Speelt soepel in op veranderende omstandigheden. Houdt vernieuwingen en veranderingen niet tegen en implementeert deze veranderingen in de eigen afdeling. 3. Past de eigen werkwijze, het eigen gedrag aan de situatie, aan de reactie van anderen aan. 4. Voert kleine organisatorische veranderingen door om aan de behoefte van het ogenblik te voldoen; past de strategie, de doelstellingen aan de veranderende omstandigheden aan. 9. SAMENWERKEN MET ANDEREN Gedragsindicatoren: 1. Neemt bereidwillig en actief deel aan de werking van het college van afdelingshoofden; past zich aan de spelregels aan; praat open over een aantal zaken, zegt duidelijk waar het schoentje wringt; stelt zich op hetzelfde niveau als de anderen; stelt zich solidair op. 2. Roept mensen samen, organiseert vergaderingen en groepsgesprekken, stelt een werkgroep samen om voorbereidingen te bespreken, problemen op te lossen, beslissingen te treffen en moedigt deelnemers aan om samen te werken en hun ideeën te uiten. 3. Informeert bij anderen, luistert en kijkt rond; consulteert derden, vraagt hulp aan diegenen die reeds een zekere ervaring, voorkennis of technische kennis hebben, zowel binnen de administratie of departement als erbuiten. 4. Gedraagt zich als lid van het college van afdelingshoofden als een echte teamplayer; werkt collegiaal samen ook voor materies die buiten de eigen afdeling liggen; pleegt overleg en is bereid te discussiëren; legt conflicten binnen het team open door ze bespreekbaar te stellen.
