beleidsdocument - Stichting Delftse Peuterspeelzalen

Strategie en beleid
Protocol Oudercommunicatie van de Delftse Peuterspeelzalen, Papsouwselaan 119n, Delft
Januari 2017
Introductie
De Delftse Peuterspeelzalen maakt voor de communicatie met de ouders (en verzorgers) van
kinderen op haar peutercentra gebruik van het oudercommunicatieportaal van Social Schools (hierna
te noemen ‘portaal’). Om deze communicatie in goede banen te leiden en afspraken met elkaar te
maken over de wijze waarop en wat er gecommuniceerd wordt is dit protocol opgesteld.
Dit document behandelt de volgende onderdelen:
•
Reikwijdte van het protocol
•
Algemeen
•
Middelen
•
Inhoud
•
Gedrag
•
Borging en Handhaving
Reikwijdte van het protocol

Dit protocol richt zich op het gebruik van het portaal van Social Schools ten behoeve van de
communicatie met ouders over de (opvang van de) kinderen en aanverwante zaken.

De in dit protocol beschreven afspraken zijn van toepassing op de pedagogisch medewerkers
(pm-ers) en ander personeel van de peutercentra, ouders en wettelijke vertegenwoordigers
van de kinderen (hierna te noemen ‘ouders’).
-1-
Algemeen

Binnen de peutercentra is het centraal bureau het eerste aanspreekpunt voor pm-ers en
andere personeelsleden in geval van vragen en/of problemen.

Op de locaties zijn de pm-ers het eerste aanspreekpunt voor de ouders in geval van vragen
en/of problemen. In tweede instantie is het centraal bureau aanspeekpunt.

De eerste verantwoordelijkheid voor alle binnen een groep in het portaal geplaatste uitingen
ligt bij de beheerder van de groep (de pm-er). De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij het
centraal bureau.

De gehanteerde taal binnen het portaal is Nederlands, waarbij een correcte spelling en
taalgebruik binnen de algemeen erkende fatsoensnormen in acht wordt genomen.

Het portaal is opengesteld voor de personeelsleden van de peutercentra en centraal bureau
en de officiële verzorgers (ouders) van de kinderen.

Aanvragen voor deelname door anderen dan in het vorige punt beschreven is altijd ter
beoordeling en beslissing van het centraal bureau.

Binnen de groepen wordt, naast algemene mededelingen, door de pm-er alleen informatie
gedeeld over de groep van het eigen kind.

De privacy van de leerlingen wordt binnen het portaal geborgd door gebruik te maken van
een afgesloten en beveiligde omgeving.

Ouders geven vooraf toestemming voor het plaatsen van foto’s en andere uitingen binnen de
beveiligde omgeving van het portaal.

Foto’s, ander beeldmateriaal en individuele gegevens van leerlingen worden niet zonder
uitdrukkelijke toestemming van de ouders gebruikt op openbare en algemeen toegankelijke
media, zoals bijvoorbeeld de website van de organisatie.
Middelen

Onder de afspraken zoals gedefinieerd binnen dit protocol vallen alle middelen die
gerelateerd zijn aan Oudercommunicatie binnen het portaal en aanverwante
communicatiekanalen.
-2-

De pm-ers (en andere medewerkers van de peutercentra) beschikken over de benodigde
computerapparatuur en/of tablets om berichten, foto’s en ander beeldmateriaal te kunnen
plaatsen op het portaal.

Naast de door het peutercentrum verstrekte middelen kan de leerkracht een eigen device
gebruiken om berichten en foto's te plaatsen op het portaal. Daar waar nodig faciliteert het
peutercentrum toegang tot het portaal, het lokale netwerk en/of internet.

Bij gebruik van een eigen device voor het maken van foto’s of ander beeldmateriaal van de
kinderen ten behoeve van het portaal wordt de medewerker geacht deze terstond te
verwijderen van de eigen device zodra het betreffende bericht geplaatst is op het portaal.

Medewerkers kunnen binnen het portaal alle communicatie binnen de daarvoor aangewezen
groepen berichten lezen, berichten en beeldmateriaal plaatsen en reageren op berichten.

Ouders kunnen binnen het portaal alle communicatie binnen de daarvoor aangewezen
groepen berichten lezen en hierop reageren.
Inhoud

Berichten, foto’s en andere zaken mogen alleen op het portaal geplaatst worden indien daar
geen andere personen mee gekwetst of op enig ander wijze door geschaad kunnen worden.

De te plaatsen berichten en/of beeldmaterialen kunnen betrekking hebben op de dagelijkse
belevenissen in de groep, de behandelde thema’s en andere inhoudelijke berichten vanuit de
peutercentra, planning van activiteiten (jaarkalender), hulpvragen aan groepen ouders en
aanvullende communicatie passend binnen deze lijn.

Binnen de berichten worden alleen de voornamen van kinderen gebruikt, geen achternamen.

Berichten over de peutercentra met een algemeen informerend karakter worden geplaatst
door het centraal bureau in alle betreffende groepen.

De frequentie van berichten is in beginsel minimaal eenmaal per groep per week.

Ongepaste teksten, berichten of beeldmaterialen kunnen verwijderd worden door het
centraal bureau.
Gedrag

De wijze van communiceren binnen het portaal is positief en opbouwend.
-3-

Binnen het portaal worden geen negatieve berichten en/of anderszins schadelijke
(beeld)materialen geplaatst die nadelig kunnen zijn voor individuele kinderen en/of voor de
peutercentra.

Er wordt binnen het portaal met elkaar gecommuniceerd, niet over elkaar.

Schelden, discrimineren, bedreigen en seksueel getinte communicatie zijn op geen enkele
wijze geoorloofd binnen het portaal.

De pm-ers (en andere personeelsleden van de peutercentra en het centraal bureau) plaatsen
berichten in het portaal vanuit hun rol als professional en vertegenwoordiger van de Delftse
Peuterspeelzalen.
Borging en Handhaving

De kennis van pm-ers en overig personeel over het portaal zal voldoende moeten zijn om er
op adequate wijze mee te kunnen werken. Zij zullen daartoe worden opgeleid en begeleid.

Alle betrokkenen worden op actieve wijze geïnformeerd over het beleid rondom en gebruik
van het portaal door middel van communicatie met en naar de ouders, zowel op papier als
door de organisatie van informatie- en voorlichtingsbijeenkomsten.

Het peutercentrum zal daar waar nodig en mogelijk ouders ondersteunen zodat zij ook deel
kunnen nemen aan de communicatie binnen het portaal over de kinderen.

Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij elkaar actief aanspreken op het gedrag binnen
het portaal wanneer daar aanleiding toe bestaat.

Mocht een van de binnen dit protocol vallende betrokkenen zich niet aan de gemaakte
afspraken houden, dan zal het centraal bureau passende maatregelen nemen. Hierbij zal in
eerste instantie gezocht worden naar interne maatregelen, tegelijk houden de Delftse
Peuterspeelzalen de mogelijkheid open tot eventuele externe handhaving en/of juridische
stappen, mocht de situatie daar aanleiding toe geven.

De gemaakte afspraken en de inrichting van het portaal zullen drie tot zes maanden na
invoering geëvalueerd en daar waar nodig aangepast worden.
[Dit document bevat 4 pagina’s]
-4-