Medewerker economaat (aankoop/magazijn)

FUNCTIEPROFIEL
Functie: Medewerker economaat (aankoop/magazijn)
A. Functiebeschrijving
1. Doel van de functie
Hij/zij staat in voor het beheren van de voorraden en het in orde brengen van bestellingen zodat
medewerkers, diensten en afdelingen tijdig over de nodige producten en materialen beschikken.
2. Plaats in de organisatie

Wordt aangestuurd door en legt verantwoording af aan de verantwoordelijke economaat
3. Kwalificatievereisten



Diploma hoger secundair onderwijs (6e jaar ASO, 6e jaar TSO, 7e jaar BSO)
Ervaring in een functie waar aankoop en magazijnwerk sterk aan bod kwamen
Rijbewijs B
4. Resultaatgebieden en taken

Resultaatgebied 1:
Zorgen voor de bevoorrading van leefgroepen, diensten en afdelingen door de bestelde
producten en materialen tijdig, correct en efficiënt te verdelen.
Voornaamste taken:
 Wekelijks aanleveren van interne bestelbonnen aan leefgroepen, diensten en afdelingen
 Ontvangen en controleren van ingevulde bestelbonnen
 Bijeenbrengen van de bestelde producten en materialen
 Klaarzetten van goederen per leefgroep, dienst, afdeling en/of campus op de
afgesproken plaats en tijdstippen in functie van het vervoer door de technische dienst
 Aanpassen van de normen inzake voorraden en reservevoorraden in de interne
bestelbonnen
 Administratief verwerken van formulieren met betrekking tot door de factureren
goederen (wekelijks)
 Boodschappen doen op wekelijkse basis

Resultaatgebied 2:
Beheren en opvolgen van bestellingen bij externe leveranciers of dienstverleners zodat de juiste
goederen of diensten op het gewenste tijdstip en in de gewenste kwantiteit en kwaliteit voor
handen zijn.
Voornaamste taken:








Opmaken van bestelbonnen en plaatsen van bestellingen voor toegelaten categorieën
van producten en volgens de afgesproken richtlijnen
Bijvoorbeeld: Medische verbruiksgoederen, zorgondersteunende materialen,
magazijnproducten, incontinentiemateriaal, kledij, kappersbeurten, etc.
Voorleggen van bestellingen aan de verantwoordelijke economaat wanneer deze buiten
de afspraken of geldende procedures vallen
Onthalen van leveranciers en ontvangen van leveringen
Controleren van hoeveelheden, prijzen, etc. van binnenkomende goederen aan de hand
van ontvangen documenten (bestelbon, leveringsbon, aankoopfactuur) en deze
overmaken aan de verantwoordelijke van het economaat om vervolgens te bezorgen aan
de financiële dienst
Uitpakken van de ontvangen producten en controleren van de staat ervan
Bespreken van lopende bestellingen of wijzigingen met leveranciers
Registreren en verwerken van gegevens en klasseren van documenten met betrekking
tot leveringen en bestellingen bv. prijsaanpassingen, aankoopfacturen, etc.
Resultaatgebied 3:
Opvolgen en beheren van de voorraden zodat de producten die de leefgroepen en diensten nodig
hebben op het juiste moment aanwezig zijn.
Voornaamste taken:
 Naar de juiste plaats brengen van de geleverde goederen en deze ordenen volgens het
FIFO-principe
 Actueel houden van magazijnbestanden door correcte en tijdige registraties
 Opvolgen en optimaliseren van de voorraden in het magazijn
 Wekelijkse stockopname van magazijnproducten
 Opmaken van de inventarislijst op 31/12

Resultaatgebied 4:
Instaan voor het totale beheer van specifieke categorieën van goederen in de organisatie en/of
het economaat zoals zorgondersteunende materialen, huishoudlinnen en uitleenmateriaal.
Voornaamste taken:
 Up to date houden van het overzicht met betrekking tot de goederen (aantallen,
gebruiksstatus, staat, etc.) o.a. door in diensten en leefgroepen te gaan verifiëren
 Controleren van staat en volledigheid nadat uitgeleende goederen terugkomen
 Contacteren van diensten zodat onderhoud en herstellingen kunnen gedaan worden
 Indien nodig vervangtoestellen ter beschikking stellen
 Aangeven van behoeften en treffen van voorbereidingen in functie van nieuw te
bestellen goederen
B. Competenties
1. Kerncompetenties van Ter Heide

Bewonersgerichtheid:
De bewoner als een individu in zijn eigenheid respecteren en erkennen door hem een warme
thuis, zinvolle dagbesteding en goede zorg aan te bieden die passen bij zijn persoon.

Betrokkenheid en verantwoordelijkheid:
Zich inzetten vanuit een gevoel van verantwoordelijkheid, nauwgezetheid, engagement,
fierheid, genegenheid en dit gevoel meedragen over de muren van de instelling en de werkuren
heen.

Transparantie en openheid:
De wil tonen om te communiceren op een open en heldere manier en hiervoor de nodige
inspanningen leveren. Zorgen dat informatie en kennis voor iedereen toegankelijk is.

Talent en creativiteit:
Gebruik maken van de ruimte die geboden wordt aan talent en creativiteit door initiatief te
nemen en oog te hebben voor vernieuwing.

Samenwerken en samen leren:
Een actieve bijdrage leveren om een gemeenschappelijke opdracht te realiseren. Samen doelen
nastreven, met respect voor ieder zijn kwaliteiten en beperkingen.
2. Functiespecifieke gedragscompetenties

Klantgerichtheid:
Inspelen op de gevoeligheden, behoeften en wensen van (interne en externe) klanten, ook
wanneer die niet rechtstreeks geuit worden

Flexibel gedrag:
In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn
gedrag kunnen aanpassen met het oog op het bereiken van een bepaald doel.

Nauwgezetheid:
Accuraat handelen met aandacht voor details en gericht op het voorkomen van fouten of
schade.
3. (Vak)technische competenties



Goede kennis van PC en MS Office pakket
Praktische kennis op vlak van veiligheid en ergonomie (o.a. hef- en tiltechnieken)
Fysieke paraatheid om magazijnwerk te verrichten
C. Aanbod




Deeltijds vervangingscontract (60%) tot eind april 2015
Indiensttreding vanaf 17/11/2014
Werkrooster: maandag, dinsdag, woensdag (volledige dagen)
Verloning volgens barema VAPH in overeenstemming met het diploma






Overname van anciënniteit, inclusief zelfstandige prestaties
Minimum 24 vakantiedagen, aangevuld met bijkomende dagen in functie van leeftijd
Verzekering gezondheidszorgen
Maaltijdcheques
Tweede pensioenpijler
Fietsvergoeding en tussenkomst kosten openbaar vervoer.
D. Kandidatuurstelling
Sollicitatiebrief met uitgebreid curriculum vitae en een kopie van het diploma sturen naar de heer Bert
Was, verantwoordelijke personeel en organisatie:
 Adres: Ter Heide, Klotstraat 125 - 3600 GENK
 Email: [email protected]
E. Contact
Voor functie-inhoudelijke informatie kan u terecht bij mevrouw Inge Gaens, verantwoordelijke
economaat, op het telefoonnummer 089 32 39 34. Voor overige inlichtingen kan u contact opnemen
met de heer Bert Was, verantwoordelijke personeel en organisatie, op het telefoonnummer 089 39 01
10.