De Gemeente Nijmegen is een PowertoPa

De Gemeente Nijmegen is een PowertoPay klant vanaf het eerste uur. Toen PowertoPay in 2009 haar Corporate Payment Hub lanceerde, was
Gemeente Nijmegen één van de eerste klanten die gebruik ging maken van de PowertoPay Payment Hub. Reden genoeg om de ervaringen van
de gemeente met het PowertoPay platform eens op papier te zetten.
Voordat Gemeente Nijmegen klant werd van
PowertoPay, gebruikte de gemeente het
zakelijke product ING Finstream. Sophie
Groenen, functioneel beheerder bij de
Gemeente Nijmegen stelt: “We moesten met
ING Finstream zelf de MT940 bestanden
downloaden in de bankomgeving om deze
vervolgens door Filezilla te halen. Er kwamen
ontzettend veel handmatige bewerkingen bij
dit proces kijken”. Het zakelijke product ING
Finstream werd door de ING per 1 oktober
2009 uitgefaseerd, dus moest de gemeente op
zoek naar een alternatief. Volgens Sophie
ontstond er binnen de Gemeente Nijmegen
meer
behoefte
aan
een
meer
‘dichtgetimmerde’ oplossing.
DE POWERTOPAY CORPORATE PAYMENT HUB
PowertoPay heeft tijdens de ING Finstream
migratie van oktober 2009 in samenwerking
met het ING projectteam een groot aantal klanten succesvol overgezet naar de "ING FTP Service", zo ook Gemeente Nijmegen. Volgens
Sophie is de Corporate Payment Hub ‘veel handiger en veiliger’ dan de ING Finstream oplossing. “Wanneer er een waarde in een bestand
niet goed is ingevuld, zie je dit heel goed terug
in de Hub. Er wordt erg goed aangegeven wat
er fout gaat, bijvoorbeeld als er een veld niet
goed of niet compleet is ingevuld”, stelt Sophie. Daarnaast is ook de veiligheid van het
platform erg belangrijk voor de gemeente. “Als
het script wat het hashtotaal van de betaalbestanden berekent overeen komt met het
hashtotaal in de Payment Hub, weten wij dat de ontvangsten en uitgaven per rekening,
het bestand niet gemanipuleerd is”.
verlopen ook dagelijks via PowertoPay.
“Door de komst van de Corporate Payment
Hub hebben we geen passen en tokens meer
nodig, wat in een grote organisatie als de
Gemeente Nijmegen een erg fijne ontwikkeling is”.
HOE GEBRUIKT DE GEMEENTE DE HUB?
Bij de Gemeente Nijmegen moeten er iedere
dag diverse facturen betaald worden en
regelmatig ook met hoge bedragen. Deze
facturen worden binnen de gemeente ingeboekt in de financiële administratie. Vervolgens worden deze facturen gekoppeld aan
inkooporders en wordt er binnen 30
dagen een betaalbatch aangemaakt. Deze
betaalbatch wordt geautomatiseerd opgestuurd naar PowertoPay, daar door de afdeling geldverkeer geautoriseerd en vervolgens
geautomatiseerd naar de ING bank verstuurd. Binnen de Gemeente Nijmegen zijn
er een aantal gebruikers met verschillende
rollen die toegang hebben tot de Corporate
Payment Hub. De gemeente heeft ingesteld
dat er altijd twee autorisators zijn. Of het nu
gaat om een bedrag van 1 euro of 2 miljard
euro: er zijn altijd twee mensen, onder
andere van de afdeling geldverkeer, die de
betaling moeten autoriseren. Naast de heenweg naar de bank, verzorgt PowertoPay voor
de Gemeente Nijmegen ook de terugweg.
De ING bankafschriften, de overzichten van
ERVARING MET DE PAYMENT HUB
Sophie stelt dat de Gemeente Nijmegen
erg blij is met hoe het proces verloopt.
“De betaal– en rapportagebestanden
lopen allemaal via de achtergrond. We
hoeven ons nergens druk om te maken,
maar we zijn wel in control: dat is het
belangrijkste voor ons”. Daarnaast heeft
de Hub nog een aantal andere voordelen
voor de gemeente. Bij ING Finstream
moest er met verschillende passen in het
bankportaal worden ingelogd. “Bij de
Corporate Payment Hub is dit veel makkelijker – er is een email adres en een
wachtwoord nodig. Hierdoor hoeven we
niet meer met pasjes te werken, wat in
een redelijk grote organisatie als de Gemeente Nijmegen een erg fijne ontwikkeling is”, stelt Sophie. Daarnaast werkt een
SaaS oplossing volgens Sophie erg prettig:
“Je hoeft niet te lobbyen voor aanpassingen op het platform: PowertoPay levert
Software-as-a-Service met een basisabonnement en modules. Als ik een functionaliteit wil laten aan– of uitzetten, wordt dit
altijd snel en adequaat opgepakt”.
TOEKOMSTPERSPECTIEF
De Gemeente Nijmegen is een vooroplopende gemeente als het gaat om automatisering van betaalprocessen. Zo gebruikt
de gemeente ook een pilot app van
de ING, waarmee betaalbestanden
binnen de ING bank te volgen zijn.
Er wordt in de Gemeente Nijmegen
echter ook nog gebruik gemaakt
van acceptgirokaarten, die per 1
januari 2019 verdwijnen. Ook hiervoor zal een alternatief gevonden
moeten worden. “Onze voorkeur
gaat uit naar het digitaliseren van
de acceptgiro: de AcceptEmail oplossing”, stelt Sophie. “Wij zouden
graag zien dat de Corporate Payment Hub verbinding maakt met
het AcceptEmail platform, waardoor
wij ook de digitale acceptgiro’s via
het PowertoPay platform kunnen
laten verlopen”. De gemeente is erg
tevreden over de performance en
de veiligheid van de Payment Hub,
en hoopt daarom in de toekomst
ook andere financiële diensten aan
de Hub te koppelen.
“SaaS werkt erg prettig: je
hoeft niet te lobbyen voor
aanpassingen op het
platform”.