checklist voor bedrijven

Houd er rekening mee.
CHECKLIST VOOR BEDRIJVEN
Iedereen in Nederland gaat de komende jaren gebruik maken van IBAN (International Bank Account Number1)
als rekeningnummer. Zowel bedrijven als consumenten. Ook de standaarden van de meeste betaalmiddelen
veranderen. Zo zijn er nieuwe (SEPA2)standaarden voor overschrijvingen en incasso’s. Na 1 februari 2014 betaalt
iedereen in Europa op dezelfde manier: met IBAN als rekeningnummer en met betaalmiddelen die zowel voor
binnenlandse als grensoverschrijdende eurobetalingen bruikbaar zijn.
Waar moet u rekening mee houden?
Organisaties zullen hun administratie, software en bedrijfsvoering moeten aanpassen om het langere rekeningnummer
en de nieuwe standaarden te kunnen gebruiken. Zonder maatregelen is er straks geen betalingsverkeer meer mogelijk.
De huidige rekeningnummers en betaalmiddelen zijn namelijk na 1 februari 2014 niet meer te gebruiken. De impact
van de aanpassingen verschilt per organisatie: de benodigde tijd kan variëren van enkele maanden tot maar liefst
anderhalf jaar. Het is dan ook belangrijk dat bedrijven, overheden, verenigingen en alle andere organisaties tijdig in
actie komen. Met deze checklist brengt u in kaart wat u moet doen.
1) Stel een plan van aanpak op
Het is verstandig om een coördinator (kleinere bedrijven) of projectmanager (grotere bedrijven) aan te stellen die de
veranderingen en mogelijkheden voor uw bedrijf in kaart brengt. Deze veranderingen zijn vaak breder dan gedacht.
Zo raakt bijvoorbeeld het gebruik van IBAN als rekeningnummer niet alleen de administratie en software, maar moeten
ook alle communicatiemiddelen worden aangepast waar het rekeningnummer op vermeld staat. Bedrijven die in
meerdere landen werken, hebben voor het verrichten van eurobetalingen in principe nog maar één rekening nodig.
Als in kaart is gebracht wat de veranderingen en mogelijkheden zijn voor uw bedrijf, kunt u op basis hiervan een plan
van aanpak opstellen. Reserveer voor de aanpassingen voldoende tijd en capaciteit.
2) Bepaal de overgangsdatum
Na 1 februari 2014 kunt u het huidige rekeningnummer en de huidige incasso’s en overschrijvingen niet meer gebruiken.
Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel de huidige standaarden als de nieuwe standaarden
gelden. U kunt nu al gebruik maken van de nieuwe betaalproducten. Steeds meer bedrijven, overheden en particulieren
zullen de komende periode IBAN gaan gebruiken. En banken zetten vanaf het eerste kwartaal van 2013 de internetbankieromgeving om naar IBAN. Kies voor uw overgang een realistische datum. Op www.overopIBAN.nl vindt u de
IBAN Impact-Check, waarmee u een beeld krijgt van de impact op úw bedrijf en hoeveel tijd de aanpassingen in beslag
kunnen nemen. Stel de overgang niet tot het laatste moment uit, want anders kunt u na 1 februari 2014 geen gebruik
meer maken van het girale betalingsverkeer.
3) Informeer medewerkers, klanten, leveranciers, leden, donateurs en andere relaties
Breng uw relaties zo spoedig mogelijk op de hoogte van uw IBAN en wanneer u overgaat. U beschikt al over een
IBAN, deze kunt u vinden op uw rekeningafschriften en bij het internetbankieren. Verzamel daarnaast de IBAN’s van
uw klanten, medewerkers, leveranciers en andere relaties en wijzig deze gegevens in uw administratie. U kunt alle
huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN over laten zetten via www.ibanbicservice.nl. Dit is een tijdelijke
service die banken bieden tot de overgangsdatum. Banken gaan tevens de adresboeken voor het internetbankieren
automatisch omzetten, u wordt door uw bank geïnformeerd over wanneer dit wordt gedaan. Zorg verder dat uw
loonstroken, facturen, formulieren, briefpapier, websites en andere communicatiemiddelen waar uw rekeningnummer
op staat, tijdig worden aangepast aan IBAN. En bouw uw huidige voorraad briefpapier af.
IBAN is het huidige rekeningnummer, voorafgegaan door een landcode, controlegetal, bankcode en één of meerdere nullen.
Het aantal posities varieert per land tot maximaal 34 posities. In Nederland bestaat de IBAN uit 18 posities.
2
Europa is op weg naar een gezamenlijke betaalmarkt, SEPA (Single Euro Payments Area), waar we straks overal op dezelfde manier
euro’s kunnen betalen. SEPA omvat alle landen binnen de EU, aangevuld met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein (die lid zijn van
de Europese Economische Ruimte), Zwitserland en Monaco. Om te zorgen dat eurobetalingen in dit gebied straks op dezelfde
manier plaatsvinden zijn er nieuwe, Europese standaarden in het betalingsverkeer.
1
De overgang op IBAN wordt begeleid door het Nationaal Forum SEPA-migratie (NFS). In het NFS zijn banken, bedrijven, consumenten,
overheden, softwareleveranciers en andere organisaties vertegenwoordigd. Het NFS houdt kantoor bij de Nederlandsche Bank.
Op www.overopIBAN.nl vindt u informatie over wat er verandert voor bedrijven en consumenten. Houd er rekening mee.
Houd er rekening mee.
4) Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier
Als u gebruik maakt van software voor uw boekhouding en bedrijfsvoering, dan betekenen het gebruik van IBAN en
de nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso’s dat u een aantal aanpassingen moet doen. Zo zullen alle
databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen, omgezet moeten worden naar IBAN. Ook verandert de
standaard voor het aanleveren van betaalopdrachten naar ISO 20022 XML formaat. Het is belangrijk om te bepalen
welke consequenties deze veranderingen hebben voor uw systemen en software en wat de doorlooptijden hiervan
zijn. De meeste softwarepakketten zullen voor al deze veranderingen een upgrade nodig hebben. Neem daarom
contact op met uw softwareleverancier. Veel standaardpakketten worden aangepast door softwareleveranciers en
het is belangrijk om na te gaan wanneer dit gebeurt. Tevens is van belang om na te gaan wat in het standaard
onderhoudscontract zit en wat u zelf moet doen. Maatwerk bovenop het standaardpakket moet mogelijk ook
aangepast worden: dit vraagt meestal een langere doorlooptijd. En werkt u met meerdere softwarepakketten?
Dan is het belangrijk om te kijken of en welke afhankelijkheden er zijn en wat dit betekent voor de implementatie.
Vraag ook aan uw softwareleverancier of er aanpassingen nodig zijn voor rapportages en de automatische reconciliatie.
5) Bepaal de consequenties van de nieuwe incassostandaarden op uw bedrijfsprocessen
De veranderingen gaan verder dan het aanpassen van alle rekeningnummers naar IBAN en de wijze waarop u
betaalopdrachten aan uw bank aanlevert. De nieuwe standaarden vragen ook om wijzigingen in bedrijfsprocessen.
Dit geldt met name voor de nieuwe standaarden voor de incasso, waarmee ook van consumenten en bedrijven in andere
landen geïncasseerd kan worden. Zo gelden er andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank.
Ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat u gaat incasseren
(prenotificatie). Voor het gebruik van de incasso heeft u een nieuw contract met de bank nodig. Om te kunnen incasseren
zijn verder aanvullende gegevens nodig zoals incassant ID (deze ontvangt u van uw bank), het kenmerk van de machtiging
(een uniek kenmerk dat u zelf kunt bepalen), de IBAN van de debiteur en de datum van ondertekening van de machtiging.
Het machtigingsformulier moet daarop aangepast worden. Om al deze gegevens aan te kunnen leveren moet u tevens
een aparte administratie voor machtigingen gaan beheren.
De standaard incasso wordt zowel voor betalingen van particulieren als van bedrijven gebruikt. De huidige machtigingen
van uw debiteuren (doorlopende machtigingen algemeen) blijven gewoon geldig: hiervoor hoeft u dus niet om nieuwe
machtigingen te vragen. De zakelijke incasso is de nieuwe variant van de huidige bedrijvenincasso. Het grote verschil is
dat hier geen terugboekrecht meer is. Bij deze zakelijke incasso zijn er dus wel nieuwe machtigingen noodzakelijk.
6) Laat u goed informeren door uw bank
De Betaalvereniging biedt u uitgebreide documentatie over de bestandsformaten, stappenplannen voor
incasso’s en waar bankspecifieke informatie te vinden is over aanlevertermijnen en -procedures
(http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/sepa-documentatie/). Banken bieden hun klanten verder
informatie op de eigen website, informeren hun klanten over concrete veranderingen (bijvoorbeeld wanneer zij
adresboeken voor het internetbankieren omzetten), organiseren voorlichtingsbijeenkomsten, bieden checklisten
aan en bieden waar nodig (telefonische) ondersteuning. Stem waar nodig met uw bank de overgangsdatum af,
specifieke bankgerelateerde aspecten en de ondersteuning die uw bank u kan bieden.
Doe de IBAN Impact-Check
Wilt u inzichtelijk krijgen met welke concrete acties úw organisatie rekening moet houden? En hoeveel
tijd dit in beslag kan nemen? Doe dan de IBAN Impact-Check op www.overopIBAN.nl. Het invullen kost
u maximaal 5 minuten. Op www.overopIBAN.nl vindt u tevens informatie over de overgang op IBAN
en de SEPA-standaarden voor betaalopdrachten en betaalmiddelen als overschrijvingen, incasso’s,
acceptgiro’s, iDEAL etc. En een toolkit met materialen, zoals voorlichtingsmateriaal dat u kunt gebruiken
om uw klanten te informeren.
De overgang op IBAN wordt begeleid door het Nationaal Forum SEPA-migratie (NFS). In het NFS zijn banken, bedrijven, consumenten,
overheden, softwareleveranciers en andere organisaties vertegenwoordigd. Het NFS houdt kantoor bij de Nederlandsche Bank.
Op www.overopIBAN.nl vindt u informatie over wat er verandert voor bedrijven en consumenten. Houd er rekening mee.
Aan de inhoud van deze factsheet kunnen geen rechten worden ontleend © De Nederlandsche Bank, oktober 2012