Artikel 2: Dagelijks Bestuur

Huishoudelijk Reglement
Artikel 1: Algemene Bepaling Dit Huishoudelijk Reglement is
conform artikel 13, lid 8 van de Verenigingsstatuten vastgesteld door
de Algemene Ledenvergadering op 7-6-2015
Artikel 2: Dagelijks Bestuur
1.
Het Dagelijks Bestuur is het bestuur dat aangesteld wordt op de
eerste ALV van het collegejaar, en dat de studievereniging
gedurende één jaar zal besturen totdat het volgende bestuur
wordt geïnstalleerd. 2.
Dagelijkse zaken worden afgehandeld in de
bestuursvergaderingen die wekelijks plaatsvinden. 3.
Ieder bestuurslid begeleidt één of meerdere commissie die onder
diens verantwoordelijkheid vallen. 4.
De commissies worden door het begeleidende bestuurslid door
middel van sollicitaties in het begin van het jaar samengesteld.
5.
Het Dagelijks Bestuur kan ten behoeve van de interne
communicatie een vergadering beleggen, waaraan de voorzitters
van alle commissies deelnemen. 6.
Ieder bestuurslid dient een witboek op te stellen voor zijn of haar
opvolger. Artikel 2a: Taakomschrijving voorzitter
Tot de taken van de voorzitter behoren:
1.
Zitting nemen in het Dagelijks Bestuur. 2.
Het tot stand laten komen van het algemeen beleidsplan, in
nauw overleg met de andere bestuursleden, en het presenteren
daarvan op de eerste ALV. 3.
Het schrijven van een persoonlijk beleidsplan dat gepresenteerd
wordt op de eerste ALV. 4.
Het voorzitten van de vergaderingen. 5.
Het vertegenwoordigen van het Dagelijks Bestuur. Artikel 2b: Taakomschrijving secretaris
Tot de taken van de secretaris behoren:
1.
Zitting nemen in het Dagelijks Bestuur. 2.
Het schrijven van een persoonlijk beleidsplan en dit presenteren
op de eerste ALV. 3.
Notuleren op de vergaderingen en het verspreiden van de
notulen. 4.
Het beheer van de ledenadministratie. 5.
Het beheer van het secretariaat, te weten het op peil houden van
de voorraad kantoormaterialen en de verspreiding van
binnengekomen post en e-mail. 6.
Communicatie met de leden d.m.v. e-mail, sociale media en de
website, tenzij dit onder de taken van de commissaris intern valt.
7.
Het zorgdragen voor de aanmaak en verspreiding van de
ledenpasjes. Artikel 2c: Taakomschrijving penningmeester
Tot de taken van de penningmeester behoren:
1.
Zitting nemen in het Dagelijks Bestuur. 2.
Het schrijven van een persoonlijk beleidsplan en dit presenteren
op de eerste ALV. 3.
Het presenteren van de jaarbegroting op de eerste ALV. 4.
Het beheren van de financiën. 5.
Het bijhouden van alle inkomsten en uitgaven middels een
boekhoudprogramma.
6.
Het tijdens iedere normale ALV presenteren van een
tussenrealisatie, zijnde niet de eerste of de laatste van het
boekjaar. 7.
Het tijdens de laatste ALV van het boekjaar presenteren van een
onderbouwd financieel verslag. 8.
Het jaarlijks aangifte doen van de omzetbelasting indien dat van
toepassing is. 9.
Het aanmelden van het nieuwe bestuur bij de Kamer van
Koophandel. 10. Het ter inzage geven van de boeken aan de
kascommissie. 11. Het contact met de bank onderhouden.
Artikel 2d: Commissaris Intern Tot de taken van het bestuurslid,
belast met interne zaken, behoren:
1.
Zitting nemen in het Dagelijks Bestuur. 2.
Het schrijven van een persoonlijk beleidsplan en dit presenteren
op de eerste ALV. 3.
Het coördineren van de werving van leden en commissieleden. 4.
De communicatie over openstaande vacatures. 5.
Het bemiddelen bij conflicten tussen leden over SESgerelateerde zaken. 6.
Het organiseren van de Algemene Commissievergadering. 7.
Het organiseren van het Actieve Ledenweekend en eventueel
andere uitjes voor alle actieve leden. Artikel 2e: Commissaris Extern Tot de taken van het bestuurslid, belast met de coördinatie van de
externe zaken, behoren:
1.
Zitting nemen in het Dagelijks Bestuur. 2.
Het schrijven van een persoonlijk beleidsplan en dit presenteren
op de eerste ALV. 3.
Het vertegenwoordigen van de vereniging naar externe partijen.
4.
Het coördineren van de Acquisitiecommissie. 5.
Het ondersteunen van de redactie bij het werven van sponsoren
voor het verenigingsblad. 6.
Het bijhouden van een database met externe contacten. Artikel 3: Raad van Toezicht
1.
De RvT zal gedurende twee semesters plus het zomerreces in
functie zijn, van september tot september. 2.
De RvT heeft de mogelijkheid een agendapunt toe te voegen aan
de agenda van de ALV. Dit punt dient tenminste vijftien dagen
voor de ALV doorgegeven te zijn aan de voorzitter van het
Dagelijks Bestuur. 3.
De RvT heeft regelmatig contact met het Dagelijks Bestuur. Alle
leden van zowel het Dagelijks Bestuur alsmede van de RvT
kunnen een vergadering tussen beide organisaties beleggen,
indien tenminste één van hen dit nodig acht. 4.
De RvT wordt als volgt samengesteld: a. (Oud-)Leden kunnen middels een motivatiebrief aan het Dagelijks
Bestuur solliciteren voor een plek in de RvT;
b. Het Dagelijks Bestuur kiest uit de sollicitanten drie kandidaten en
legt deze keuze voor aan de zittende RvT. Deze kan alleen advies
uitbrengen over de door het Dagelijks Bestuur samengestelde
samenstelling;
c. Op de één na laatste ALV van het collegejaar wordt de door het
Dagelijkse Bestuur samengestelde RvT voorgesteld aan de ALV;
d. Minimaal één week voor deze ALV dient het Dagelijks Bestuur een
definitief voorstel voor de RvT te hebben. De kandidaten voor de
RvT moeten hiervan op de hoogte zijn gesteld. De voor te stellen
kandidaten moeten akkoord zijn met de samenstelling;
e. De rest van de sollicitatieprocedure geschiedt zoals bij de
sollicitatiecommissie; f. Na goedkeuring van de voorgestelde RvT door de ALV dient het
Dagelijks Bestuur alle documentatie aangaande sollicitaties te
vernietigen en een schriftelijke motivatie van hun keuze voor de
voorgestelde RvT te archiveren, die opvraagbaar is door leden van
SES.
5.
Ten einde toezicht te houden op de procedure van de sollicitaties
voor het bestuur heeft de RvT inzicht in de sollicitatiebrieven, de
e-mail en de notulen van de vergaderingen van de
sollicitatiecommissie. Daarnaast heeft zij inzicht in de notulen
van de gevoerde gesprekken met de sollicitanten voor het
bestuur. 6.
Uiterlijk twee weken voor ALV waar het kandidaatsbestuur wordt
gepresenteerd stelt de sollicitatiecommissie de RvT op de hoogte
van de door hen gemaakte keuze. De RvT heeft dan een week
om de sollicitatieprocedure goed dan wel af te keuren. De RvT
maakt haar beslissing kenbaar aan de sollicitatiecommissie, die
bij goedkeuring de kandidaten inlicht. Als de procedure wordt
afgekeurd vindt er overleg tussen het Bestuur en de RvT plaats
over een passende oplossing. 7.
Leden van de RvT kunnen niet solliciteren voor het Dagelijks
Bestuur van het jaar erna. Artikel 4: Commissies
1.
a. Commissies kunnen zelfstandig initiatieven ontplooien met
betrekking tot de uitvoering van hun taken, in overleg met het
Dagelijks Bestuur.
b. In die gevallen waarbij een financiële verplichting dient te
worden aangegaan is overleg en het schriftelijk indienen van
een begroting bij het Dagelijks Bestuur verplicht.
2.
a. Commissieleden zijn leden van de Studievereniging Europese
Studies in de zin van artikel 4 van de Verenigingsstatuten;
b. De commissieleden worden door het Dagelijks Bestuur door
middel van sollicitaties in het begin van het jaar aangesteld, na
presentatie van het beleidsplan. 3. De commissie dient na elke
activiteit een evaluatievergadering te beleggen en de resultaten
op te nemen in het witboek.
Artikel 5: Beleidsplan 1. Op de eerste Algemene Ledenvergadering van het jaar wordt het
Algemeen Beleidsplan aan de leden voorgelegd. Tevens
presenteren de leden van het Dagelijks Bestuur hun persoonlijke
beleidsplannen.
2.
Op de halfjaarlijkse en laatste Algemene Ledenvergadering
wordt de uitvoering van het beleidsplan geëvalueerd. 3.
Het beleidsplan is te allen tijde beschikbaar voor leden en staat
ter inzage op de website. 4.
Ieder jaar worden de commissies van de vereniging beschreven
in het beleidsplan. Artikel 6: Algemene Commissievergadering 1.
Per semester wordt er tenminste één Algemene
Commissievergadering (hierna ACV genoemd) belegd, waarbij
het voltallige Dagelijkse Bestuur en alle commissieleden
aanwezig dienen te zijn. 2.
De ACV heeft een informatieve en controlerende functie. De
commissies evalueren de reeds georganiseerde activiteiten en
presenteren komende activiteiten en de financiële stand van
zaken.
3.
Als binnen een commissie geen overeenstemming kan worden
bereikt over een bepaalde kwestie, kan deze op de Algemene
Commissievergadering worden gemeld, zodat de kwestie kan
worden besproken. 4.
In geval van verhindering dient dit vooraf aan de commissaris
intern te worden gemeld. 5.
Van elke vergadering worden notulen gemaakt door de secretaris
die voor de volgende vergadering aan de commissieleden
worden toegestuurd. 6.
Bij de notulen is de agenda, de plaats en het tijdstip voor de
volgende vergadering gevoegd. Vergaderdata worden
vastgesteld door het Dagelijks Bestuur.
Artikel 7: Algemene Ledenvergadering (ALV) 1.
Tenminste driemaal per collegejaar wordt een Algemene
Ledenvergadering (hierna ALV genoemd) belegd, waarbij het
voltallige Dagelijkse Bestuur aanwezig dient te zijn.
2.
De ALV is een open vergadering voor alle leden van de SES,
waarbij aanwezigheid niet verplicht is. 3.
Voor de invulling van de ALV’s wordt onder andere voorzien in
artikel 8, 9 en 10 van dit Huishoudelijk Reglement.
Artikel 8: Kascommissie
1.
Op de laatste ALV van het collegejaar en de eerste van het
daaropvolgende collegejaar doet de kascommissie uitspraak
over de bevindingen van het voorgaande boekjaar. 2.
Het boekjaar dient goedgekeurd te worden terwijl het
verantwoordelijke bestuur nog zittende is. 3.
Bij goedkeuring van het boekjaar zijn de taken volbracht en wordt
de kascommissie gedechargeerd. Als het boekjaar niet
goedgekeurd wordt zal een nader onderzoek worden ingesteld. 4.
De kascommissie wordt op de eerste ALV van het collegejaar
aangesteld. De kascommissie heeft als taak:
a.
Het boekjaar van het Dagelijks Bestuur nalopen om
onzorgvuldigheden, onduidelijkheden en fouten te traceren;
b.
Het Dagelijks Bestuur ter verantwoording roepen bij
nalatigheid;
c.
Aan het eind van het bestuursjaar wordt een vergadering
met het Dagelijks Bestuur, de Raad van Toezicht en de
kascommissie belegd, om het verloop van het afgelopen
boekjaar te bespreken;
d.
De kascommissie wordt op de eerste ALV van het
collegejaar aangesteld en op de laatste ALV
gedechargeerd.
5.
Er wordt gestemd per stemronde over de sollicitanten. De
sollicitanten mogen zelf ook meestemmen. Vanaf het moment dat
een sollicitant een stemronde wint en daarmee kandidaat wordt
voor de kascommissie moet hij/zij zich onthouden van stemming
bij de volgende ronde(s). Wanneer er over de kascommissie als
geheel wordt gestemd, moeten alle kandidaten zich onthouden
van stemmen.
6
In de kascommissie nemen drie personen zitting. De
kascommissie bestaat idealiter uit één extern lid met
penningmeesterervaring en twee algemene leden.
Artikel 9: Sollicitatiecommissie 1.
De leden van de sollicitatiecommissie kunnen niet zelf solliciteren
voor het nieuwe bestuur. 2.
Uiterlijk twee weken voor de ALV waarop het kandidaatsbestuur
wordt gepresenteerd, stelt de sollicitatiecommissie de RvT op de
hoogte van de door hen gemaakte keuze. De RvT heeft dan een
week om de sollicitatieprocedure goed dan wel af te keuren. De
RvT maakt haar beslissing kenbaar aan de sollicitatiecommissie,
die bij goedkeuring de kandidaten inlicht. Als de procedure wordt
afgekeurd, vindt er overleg tussen het bestuur en de RvT plaats
over een passende oplossing.
3.
In de sollicitatiecommissie nemen vier personen zitting
waaronder één bestuurslid en idealiter één oud-bestuurslid en
twee algemene leden. Het bestuur bepaalt middels
bestuursbesluit wie de afgevaardigde vanuit het bestuur is.
4.
Er wordt gestemd per stemronde over de sollicitanten. De
sollicitanten mogen zelf ook meestemmen. Vanaf het moment dat
een sollicitant een stemronde wint en daarmee kandidaat wordt
voor de sollicitatiecommissie moet hij/zij zich onthouden van
stemming bij de volgende ronde(s). Wanneer er over de
sollicitatiecommissie als geheel wordt gestemd, moeten alle
kandidaten zich onthouden van stemmen.
Artikel 10: Invulling bestuursjaar 1.
Op de laatste ALV van het collegejaar presenteert de
sollicitatiecommissie het kandidaatsbestuur, waarna direct
overgegaan wordt tot stemming over de aanname.
2.
Wordt het kandidaatsbestuur aangenomen, dan zal dit door het
zittende bestuur ingewerkt worden vanaf de laatste ALV. In deze
overdrachtsperiode blijft het oude Dagelijks Bestuur officieel aan
en zal het de voorbereidingen voor de introductieperiode van het
nieuwe jaar treffen. Tussen het aannemen en het aanstellen van
het nieuwe Dagelijks
Bestuur moet een periode van minstens
drie weken zitten.
3.
Het kandidaatsbestuur werkt gedurende de overdrachtsperiode
het beleidsplan uit en stelt de begroting op.
4.
Op de eerste ALV zal het kandidaatsbestuur worden
geïnstalleerd, waarna het direct haar beleidsplannen en
begroting aan de leden bekend dient te maken. 5. Het
bestuursjaar begint en eindigt bij de aanvang van het eerste
semester op de eerste ALV.
Artikel 11: Vergoedingskosten 1.
Voor de in SES-verband gemaakte kosten door commissieleden
geldt het volgende:
a. Telefoonkosten worden vergoed, mits het telefoongesprek niet
had kunnen plaatsvinden met de telefoon aanwezig in het
kantoor. Dit geldt voor gesprekken in het buitenland, naar het
buitenland en nummers met verhoogd tarief. Nederlandse
(mobiele) nummers zijn voor eigen rekening;
b. Alle vergoedingskosten voor een activiteit dienen opgenomen
te worden in de desbetreffende begroting; c. Onkosten niet opgenomen in de begroting kunnen worden
vergoed na overleg met het Dagelijks Bestuur.
2.
Onkosten worden onmiddellijk gedeclareerd middels de
declaratieformulieren die verkrijgbaar zijn in het SES-kantoor.
Deze dienen uiterlijk 30 dagen na uitgave bij de penningmeester
te worden ingeleverd onder vermelding van naam,
rekeningnummer, activiteit over welke wordt gedeclareerd,
commissie en met bijsluiten van kassabon(nen). Bij uitzondering
kan er door het Dagelijks Bestuur anders besloten worden.
Artikel 12: Bestuurskorting 1.
Er wordt een korting aan bestuursleden toegekend aan de hand
van de methode van lid 3, met in achtneming van lid 2. 2.
Voor de bestuurskorting geldt een minimum van twintig procent
en een maximum van veertig procent over de deelnemerskosten
van activiteiten, waarbij het minimum van twintig procent vooraf
begroot dient te worden. 3.
Het verschil tussen een kwart van de bestuursbeurs en het totaal
aan deelnemerskosten van activiteiten wordt, door middel van
een kortingspercentage over de deelnemerskosten, uitgekeerd
aan de bestuursleden. 4.
Mocht blijken dat aan het eind van het bestuursjaar een hoger
kortingspercentage gehanteerd diende te worden dan twintig
procent, wordt het verschil aan de bestuursleden uitgekeerd
vanuit de eigen middelen. 5.
De taak van de ALV ligt in het expliciet controleren van de
berekende bestuurskorting en de redelijkheid hiervan in het licht
van het financieel jaarverslag. Het voorstel voor de
bestuurskorting dient voorafgaande aan de ALV aan de leden ter
kennisgeving verstuurd te worden en tijdens de vergadering
voldoende te worden toegelicht. 6. Bij activiteiten die worden
georganiseerd in de overgangsperiode tussen twee besturen
wordt bovenstaande korting aan beide besturen verleend.
Artikel 13: Prijsverschil 1.
Het vaststellen van werkbegrotingen, prijzen en het aangaan van
financiële verplichtingen dient altijd te gebeuren in overleg met en
met toestemming van de penningmeester.
2.
Bij het bepalen van toegangsgelden of andere prijzen dient een
duidelijk onderscheid te worden gemaakt tussen leden en nietleden indien nodig met dien verstande dat het SESlidmaatschap
financiële voordelen moet opleveren. 3.
Lidmaatschap kan verplicht worden gesteld voor deelname aan
een activiteit. Artikel 14: Opbrengsten 1.
Opbrengsten van activiteiten worden na aftrek van kosten
verdeeld over de algemene middelen. 2.
Eventuele onvoorziene verliezen worden, indien de begroting van
de desbetreffende commissie een dergelijk onvoorzien verlies
niet dekt, gedekt door de algemene middelen.
3.
Een activiteit vindt, na overleg met het Dagelijks Bestuur, geen
doorgang indien deze niet bekostigd kan worden. 4.
Indien het tekort op de begroting kleiner is dan 15% kan het
Dagelijks Bestuur besluiten dat het tekort gedekt zal worden door
de algemene middelen. 5.
Indien er na verrekening van alle kosten van een activiteit een
dermate groot overschot is kan het bestuur besluiten het
overschot aan de deelnemende leden uit te keren.
6.
De ALV kan overeenkomstig lid 5 het Dagelijks Bestuur
verplichten het overschot aan de deelnemende leden uit te keren.
Artikel 15: Inschrijven en betalen van activiteiten
1.
Met het versturen van de inschrijvingen voor een activiteit
verplicht de deelnemer zich tot betaling van die activiteit, tenzij
een afmeldperiode is vermeld op het inschrijfformulier. 2.
Afmelding voor de activiteit buiten de afmeldperiode kan alleen
kosteloos wanneer:
a. Er geen kosten gemaakt zijn voor deze deelnemer én; b. De deelnemer zich afmeldt vóór aanvang van de
activiteit.
3.
In alle andere gevallen dient betaling voorafgaand aan de
activiteit te geschieden. 4.
De deelnemer krijgt na inschrijving:
a. Eenmaal een bevestiging hiervan met daarin de prijs;
b. Maximaal twee betalingsherinneringen middels e-mail. In
deze herinnering dient een uiterlijke betaaldatum te worden
vermeld. 5.
Wanneer de deelnemer deze uiterlijke betaaldatum overschrijdt:
a. Zal de deelnemer op een ‘zwarte lijst’ komen te staan. Dit
betekent dat hij/zij uitgesloten zal worden van deelname
aan activiteiten tot het volledige bedrag voldaan is; b. Kan het Dagelijks Bestuur besluiten juridische stappen te
ondernemen om het verschuldigde bedrag alsnog te
vorderen. 6. Wanneer de deelnemer herhaaldelijk niet aan financiële
verplichtingen voldoet kan het Dagelijks Bestuur, in overleg met de
Raad van Toezicht, besluiten hem/haar uit te sluiten van deelname aan
activiteiten, te schorsen voor een bepaalde tijd of te royeren. Artikel 16: Wijzigen 1. Een voorstel tot wijziging van dit Huishoudelijk Reglement is
aangenomen als 3⁄4 van het aantal stemgerechtigden op een
ALV voor stemt. 2.
Het is van belang dat het Huishoudelijk Reglement regelmatig
door het Dagelijks Bestuur wordt gecontroleerd en zo nodig wordt
herzien.
Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering op 10-03-2015
te Amsterdam.