Hoe pas ik eHealth in samenwerkingsverbanden toe? Nieuw model

Hoe pas ik eHealth in samenwerkingsverbanden toe?
Nieuw model voor het opstellen van een businesscase als succesfactor voor eHealth-implementatie
Door: Jack van Gils, Marinka de Jong en Ilse van Mierlo
Succes en opschaling van eHealth is alleen mogelijk als er een goed uitgewerkte businesscase wordt
gemaakt en gevolgd. Dit blijkt onder andere uit het overzicht van knelpunten van financiering eHealth van
Zorg voor Innoveren. Om een aanzet te geven tot een goede businesscase te komen, heeft het platform
Patiënt en eHealth in 2013 een model hiervoor ontwikkeld.
Samenwerkingsverbanden
Dit model richt zich op zichzelf staande organisaties en is daardoor minder geschikt voor
samenwerkingsverbanden waarin meerdere zorgorganisaties een deel van de zorg voor een patiënt voor
hun rekening nemen. Een onderdeel van de businesscase is een kosten-batenanalyse. De kosten en baten
zijn bij samenwerkingsverbanden moeilijker vast te stellen en belangrijker nog: het is gebleken dat kosten
en baten in onbalans kunnen zijn. Met andere woorden: de baten liggen niet altijd bij de partij die ook de
lasten draagt. Opschaling kan dit nog verder compliceren.
Nieuw model voor businesscase
Om het model ook geschikt te maken voor samenwerkingsverbanden hebben ZonMw, Nictiz, MEE Plus en
Redmax het model aangepast. Twee vragenlijsten zijn ontwikkeld om tegen een acceptabele inspanning
een goede businesscase te maken waarin rekening wordt gehouden met de hiervoor genoemde onbalans.
Een vragenlijst belicht de kwalitatieve kant van een eHealth implementatie, de andere vragenlijst belicht
de kwantitatieve kant. De toelichting op de vragenlijsten vindt u hier. In de toelichting kunt u de
vragenlijsten downloaden.
Wie behoefte heeft aan het opzetten van een realistische businesscase in een samenwerkingsverband
vindt in dit model het lang gezochte antwoord. Inzicht in zowel de kwalitatieve als de kwantitatieve
situatie van de betrokken organisaties is hierbij de sleutel tot succes. Het model biedt hiervoor de
mogelijkheid.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het vernieuwde model voor samenwerkingsverbanden, neem dan contact op met
Marinka de Jong (Nictiz) of Jack van Gils (Redmax) voor een toelichting.
Toelichting bij gebruik van de vragenlijsten
Het model
Het model dat in een eerder onderzoek is ontwikkeld (oktober 2012), gaat uit van een analyse waarin de
patiënt centraal staat. In het model richt de analyse zich op de stakeholders, die invloed hebben op de
implementatie van eHealth als nuttig hulpmiddel voor de patiënt. Elke stakeholder wordt geacht daarin
een eigen belang na te streven en dit duidelijk te kunnen verwoorden.
In het oorspronkelijke model worden rond de patiënt
6 stakeholders gepositioneerd: de betaler van de
zorg, de zorgaanbieder of instelling, de zorgverlender
of professional, het sociale network of mantel,
beinvloeders door regels en wetgeving en tot slot
leveranciers van software of hardware voor de
dienstverlening in de zorg. Aan het principe van het
model is niets veranderd. Er is een kwalitatieve
impact per stakeholder vast te stellen en er is een set
meetbare indicatoren te bepalen. U wilt de zorg
veranderen en dat maakt het model inzichtelijk. Zoals
beschreven is bij toepassing van het model de
behoefte ontstaan om dit breder te onderzoeken dan
binnen één organisatie. Steeds meer is sprake van
consortia, waarin nieuwe diensten en producten voor
de zorg worden aangeboden. Bovendien is er nog
steeds de oorspronkelijke wens om referentie cases
te verzamelen en anoniem vergelijkbaar te
publiceren. Daarmee kunnen dan andere organisaties geholpen worden bij het maken van een realistische
businesscase.
Om het onderzoek in samenwerkingsverband verder vorm te geven zijn de factoren voor de kwalitatieve
analyse en de indicatoren voor de kwantitatieve analyse nader onderzocht en vertaald in twee
vragenlijsten. Deze vragenlijsten zijn afzonderlijk uitgewerkt en beschikbaar voor verzamelen van
informatie voor uw eigen businesscase voor eHealth implementatie. Door het opstellen van de
vragenlijsten wordt het gestructureerd verzamelen van de informatie mogelijk en zo draagt het bij aan de
doelen.
De vragenlijsten zijn ontwikkeld op basis van een analyse van de opgestelde indicatoren bij de
oorspronkelijke versie van het model. Deze set aan indicatoren onderzocht alle vormen van impact en was
breed van opzet. Voor de uitwerking van de nieuwe vragenlijsten, is deze set nog eens doorgenomen en
gekeken naar de gewenste uitkomst: een businesscase. De set indicatoren die zo is ontstaan en die een
bijdrage levert aan de uitspraken in een businesscase, is vertaald in de vragenlijsten. De vragen geven dus
allen een directe bijdrage aan het formuleren van een businesscase. Deze focus maakt dat er minder en
vooral relevante vragen worden gesteld.
Hierna is het doel en gebruik van de vragenlijsten toegelicht.
Vragenlijst Kwalitatieve Analyse
Klik op de knop om de vragenlijst voor kwalitatieve analyse te downloaden.
De vragenlijst voor kwalitatieve analyse is onderdeel van studie naar de businesscase van
eHealth toepassingen. Op basis van een formeel model worden een aantal stakeholders
onderscheiden rond een innovatieve oplossing in de zorg. Het is de bedoeling dat u voor de implementatie
van deze eHealth innovatie de vragen per stakeholder gaat beantwoorden. Deze vragenlijst is het
kwalitatieve deel en levert een resultaat over de verwachte impact van de innovatie in het zorgproces. Dit
kan sterk verschillen per stakeholder en daarom is onderzoek per stakeholder nodig.
Door de manier waarop de vragenlijst is opgezet is het mogelijk om de volgende analyses te maken:
1. De impact per stakeholder in een instelling of organisatie rond de gekozen innovatie. Dit kunt u
feitelijk zelf doen door deze vragenlijst af te nemen bij de verschillende stakeholders en de
resultaten te analyseren;
2. De impact voor verschillende instellingen en stakeholders vertegenwoordigd in een consortium
rond de gekozen innovatie. Deze analyse kunt u zelf maken, onder de voorwaarden dat u de
stakeholders in het consortium allen kunt benaderen voor het invullen van de vragenlijst. U dient
bij het uitzetten van de vragenlijst dan wel voorbereidingen te treffen om de gegevens later nog
goed te kunnen analyseren. Deze werkwijze is verderop toegelicht onder: De afname van
vragenlijsten in samenwerkingsverbanden;
3. De impact vergeleken met andere innovaties in de zorg, in de vorm van een referentiemodel. Voor
deze laatste vorm is veel input nodig van verschillende innovaties. Pas door terugkoppeling via
Nictiz kan dit referentiemodel vorm worden gegeven. Dit is één van de volgende uitdagingen. Als
we veel referentiemateriaal ontvangen dan volgt een nieuwe publicatie.
De vragenlijst loopt in feite elk type stakeholder in het model langs en vraagt naar de verwachte of
bedoelde impact van de innovatie. Daarbij is het model vereenvoudigd en proberen we slechts de meest
relevante factoren te bevragen om de kwalitatieve analyse mogelijk te maken.
De afname van vragenlijsten in samenwerkingsverbanden
Indien dit onderzoek wordt uitgevoerd met specifieke rapportage wensen voor een organisatie of
samenwerkingsverband dan is het van belang vooraf maatregelen te nemen. De eerste vragen van de
vragenlijst maken het mogelijk om achtereenvolgens een kenmerk voor de organisatie en/of een kenmerk
voor het samenwerkingsverband te vermelden. De gegevens kunnen zo later bij elkaar gebracht worden
voor het bepalen van gemiddelden per organisatie en voor vergelijking van organisaties in een
samenwerkingsverband. Een voorbeeld. U wilt met 4 bedrijven een eHealth APP ontwikkelen met de
mooie naam: Betaalbare zorg voor Iedereen. U kunt dan de vragenlijst bij alle stakeholders uitzetten. Die
zullen ieder vanuit een specifieke organisatie de vragenlijst invullen. Het kenmerk voor het consortium
bepaalt u zelf bijvoorbeeld BZVI2015 en u nummert de organisaties als org1 tot en met org4. Bij het
uitsturen van de vragenlijst vermeldt u per organisatie beide codes en later kunt u ze zo weer
samenvoegen. Zo is het mogelijk om de bijdrage per organisatie in het consortium te bestuderen en te
rapporteren.
Deze werkwijze is identiek voor de vragenlijst voor kwantitatieve analyse. Deze lijst is hierna toegelicht.
Vragenlijst Kwantitatieve Analyse
Klik op de knop om de vragenlijst voor kwantitatieve analyse te downloaden.
Ook deze vragenlijst is onderdeel van studie naar de businesscase van eHealth toepassingen. Op
basis van een formeel model worden een aantal stakeholders onderscheiden rond een
innovatieve oplossing in de zorg. Het is de bedoeling dat u vanuit de implementatie van deze eHealth
innovatie de vragen per stakeholder gaat beantwoorden.
Deze vragenlijst is het kwantitatieve deel en levert een resultaat over de verwachte veranderde efficiëntie
in het zorgproces door de eHealth oplossing. Dit kan sterk verschillen per stakeholder en daarom is
onderzoek nodig. Indien dit onderzoek wordt uitgevoerd met specifieke rapportage wensen voor uw
organisatie en/of samenwerkingsverband, is het voor de analyse van belang dat u een correcte organisatie
code en of consortium code gebruikt. De vragenlijst is speciaal ontwikkeld voor onderzoek in consortia. Er
wordt naar meer detail van financiële gegevens gevraagd dan voorheen om zo ook een betere
onderbouwing van de businesscase mogelijk te maken in de rapportage.
De kwantitatieve vragenlijst vraagt een diepgaander inzage in de cijfermatige kant van de innovatie. De
vragenlijst bestaat uit drie onderdelen:
1. Onderzoek naar de kostenontwikkeling rond de innovatie;
2. onderzoek naar de opbrengsten die als gevolg van de innovatie onstaan;
3. onderzoek naar het effect op investeringen en mogelijk afschrijvingen rond de innovatie.
Om deze vragen goed te beantwoorden is het nodig gebleken om de financiële administratie van de
deelnemende organisaties te betrekken voor de juiste gegevens. De mate van nauwkeurigheid van deze
informatie, bepaalt de kwaliteit van de analyse. Het verzamelen van de gevraagde gegevens vraagt meer
voorbereiding en inzicht in details dan de kwalitatieve analyse. Enige bekendheid met financiële termen is
ook een pré bij het invullen van deze vragenlijst.
Afnemen van de vragenlijsten
De vragenlijsten kunnen worden afgenomen door deze toe te zenden aan de verschillende partijen en na
invullen te verzamelen en de gegevens te verwerken. In het verleden is een spreadsheet aangeboden om
gegevens te verzamelen over verschillende periodes. Nu is het dus mogelijk om dit met behulp van deze
nieuwe vragenlijsten te doen. Dit is een tijdrovende bezigheid, maar kan wel een goed inzicht geven en is
direct uit te voeren.
Naast een handmatige verwerking zijn de vragenlijsten ook online af te nemen. De vragenlijsten zijn
beiden beschikbaar in Survey Monkey ®. Het voordeel is dat we de verzamelde gegevens dan ook direct in
het referentiemodel kunnen verwerken. De gegevens kunnen gerapporteerd worden in een spreadsheet
die u als deelnemer zult ontvangen.
Het spreekt voor zich dat de verzamelde gegevens niet worden gepubliceerd met naar organisaties
herleidbare gegevens. Voor derden zijn de gegevens anoniem. Als deelnemer en leverancier van gegevens
voor het referentiemodel houden we u op de hoogte van mogelijke publicaties. Deelname en aanleveren
van gegevens heeft als voordeel dat u bij voldoende deelnemers in het referentiemodel kunt uitzien naar
een vergelijking van uw businesscase met anonieme referenties in de markt.
Indien u van de online afname gebruik wilt maken, kunt u contact opnemen met Marinka de Jong (Nictiz)
of Jack van Gils (Redmax). Zij helpen u verder.