Wat is een Electronic Document Management Systeem (EDMS)?

Electronic document
management
Anne Faes
18 november 2003
Inhoud presentatie
• Wat is electronic document management?
• Wat moet het kunnen?
• Wat zijn de voordelen ervan?
• welke systemen zijn er te vinden?
• Wie kan het gebruiken?
• Welke software is er zoal te vinden?
• een voorbeeld uit de praktijk
Anne Faes
18 november 2003
Wat is document management?
Document Management is gericht op het beheren van
elektronische, niet gestructureerde informatie.
Wat is een Electronic Document Management Systeem (EDMS)?
Met een Electronic Document Management Systeem (EDMS) kunnen
electronische documenten beheerd worden gedurende hun gehele
levenscyclus, inclusief o.a. registratie en versiecontrole, document
integriteit, opzoeken, raadplegen, verspreiden en archivering.
Anne Faes
18 november 2003
Een efficiënt document managementsysteem:
• Registreren / toekennen van kenmerken
• Autorisaties, rechten toekennen
• Zoeken
• Check-in & check-out.
• Bekijken
• Opslaan
• Wijzigen
• Versiebeheer
• Voortgangsbewaking/ routing / workflow management
• Managementinformatie genereren.
Anne Faes
18 november 2003
Wat zijn de voordelen ervan?
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Anne Faes
Hoge snelheid
Standaard veel functionaliteit
Persoonlijk
Gemakkelijk
lange opslagperiode documenten
kan overal geraadpleegd worden
betrouwbare opslag
efficiënte distribuering van informatie
snelle implementatie
simpele integratie
enkele gebruikers of bedrijfsbreed
18 november 2003
Welke systemen zijn er zo al te vinden?
• De Nederlandse
De Nederlandse hebben hun wortels in de
postbehandeling en zijn van daaruit verder gaan
bouwen. Voorbeelden zijn: Circle, Corsa en Decos
• De internationale
De internationale hebben hun wortels meer in het
scannen, indexeren en opslaan. Voorbeelden zijn:
EasyWare, Documentum, LiveLink, TRIM, FileNet
(Panagon) en DocsOpen
Anne Faes
18 november 2003
• De gespecialiseerde
En dan zijn er verder nog gespecialiseerde
systemen, zoals die voor content
management (beheren van Web-informatie)
en kennismanagement.
Anne Faes
18 november 2003
Wie kan het gebruiken?
In de praktijk geldt de 80-20 regel:
80 % papier en 20 % electronische informatie
20 % papier en 80 % electronische informatie
Organisatie kan vanaf 10 werknemers voordeel uithalen
Anne Faes
18 november 2003
Wat zijn de kosten en de baten?
context = projectplan.
Uitgangspunt = organisatie die naar 80-20 regel wil gaan
Organisatie = dossierverwerkende organisatie (50%= dossiers)
organisatie al beschikt over een goed werkend bedrijfsbreed netwerk,
medewerkers zijn vertrouwd met een computer op hun werkplek.
Anne Faes
18 november 2003
plannen maken? beginnen met doelen die de organisatie
nastreeft. Vb hiervan:
• Een hypotheekbank die haar omzet wil vergroten, kan
mogelijkheden zien wanneer de buitendienst-verkopers
op hun laptop off-line toegang hebben tot het volledige
klantdossier.
• Een verzekeringsmaatschappij, die haar kosten wil verlagen,
kan een versnelling van de schade-afwikkeling realiseren
door de schadedossiers elektronisch rond te sturen.
• Een overheidsdienst, die uitkeringsaanvragen behandelt, kan
mogelijkheden zien om medewerkers in dienst te houden en
nieuwe medewerkers te werven door het inrichten van
thuiswerkplekken.
Anne Faes
18 november 2003
De baten worden bepaald door de doelen die moeten
gerealiseerd worden. En dit hoeven geen euro’s te zijn!
• Een versnelling van doorlooptijd,
• een vermindering van werklast,
• een verlaging van het aantal fouten, enz.
Deze voldoen al om de concrete doelen te beschrijven.
doel = controleerbaar
Anne Faes
18 november 2003
Datzelfde geldt voor kosten. Wanneer een besparing van werk
behaald wordt, kan dat uitgedrukt worden in aantallen FTE’s
(Full-Time equivalents).
Omrekening daarvan naar euro’s is niet aan de orde, tenzij de
besparing wordt omgezet in verlies aan arbeidsplaatsen.
het berekenen van kosten en baten vereist de nodige
zorgvuldigheid.
Anne Faes
18 november 2003
We beginnen dit stuk met een voorbeeld uit de praktijk.
Vervolgens kijken we naar de verschillende aspecten van het
procesvernieuwen:
• Innovatie,
• Techniek,
• implementatie
Anne Faes
18 november 2003
Een voorbeeld
Laten we kijken naar de kosten en baten, zoals die gerealiseerd
zijn bij een financiële instelling.
In het jaar 2000 is een elektronisch archief, ter grootte van
ongeveer 500000 pagina’s ingezet ter vervanging van
“papieren” klantdossiers.
Er zijn zo’n honderd gebruikers, die met wisselende intensiteit
gebruik maken van de opgeslagen dossiers.
Anne Faes
18 november 2003
De aanleiding voor een elektronische documentinfrastructuur
was de geplande nieuwbouw, waarin een rustige, papierarme uitstraling gewenst is.
Het geheel past in een strategisch plan, waarin voorzien is in
omzetgroei in de betere klantafdelingen. In het eerste jaar van
het gebruik zijn de volgende kosten en besparingen
gerealiseerd:
Anne Faes
18 november 2003
De besparingen zijn gerealiseerd in de vorm van
• vloeroppervlakte (kastruimte inruilen voor werkplekken),
• besparingen in zoektijd (gemiddeld 3 minuten per dossier, en
twee uur per zoekgeraakt dossier),
• en looptijd (plm. 8% van de gewerkte tijd).
Er zijn kosten gemaakt voor onderhoud en support, voor het
scannen en indexeren en archiefkosten. Ook afschrijvingskosten
zijn meegeteld.
Anne Faes
18 november 2003
eenmalige kosten:
In het volgende diagram is een totaal weergegeven van Hfl.
500.000,-, waarvan iets minder dan de helft externe kosten
(out-of-pocket) zijn.
Anne Faes
18 november 2003
In dit voorbeeld heeft het management ervoor gekozen om
alle bestaande dossiers op te schonen en in te scannen.
Dat verklaart de investering in scannen en indexeren.
Deze zgn. conversie blijkt goed geweest te zijn voor meer dan
de helft van de investering.
Het totale plaatje leidt tot een kosten-baten balans die een
terugverdientijd van twee jaar laat zien:
Anne Faes
18 november 2003
Deze kosten zijn toonbare besparingen.
In praktijk: opbrengsten die minder aantoonbaar zijn:
• Als een accountmanager het klantdossier bij de hand heeft
als hij op bezoek gaat, kan hij dan meer verkopen?
• Als het dossier niet meer kan zoekraken, krijgen we dan
minder klachten?
• Wat vinden onze klanten van de papier-arme
uitstraling van het nieuwe kantoor?
Anne Faes
18 november 2003
Deze hebben we buiten beschouwing gelaten, wetende dat in de
praktijk er wel verschil is tussen:
• De aanleiding (in het voorbeeld: nieuwbouw op de
hoofdlocatie)
• De motieven (meer omzet bij betere klanten willen maken)
• De verantwoording (zijn de aantoonbare kosten en baten
verantwoord)
Anne Faes
18 november 2003
Innovatie:
Uitgangspunten:
Opslag bij de bron in bronformaat
Alles op 1 punt opgeslagen, inscannen of de electronische
gegevens opslagen op 1 bron
Scannen vervangt de kopieermachine (zoveel mogelijk)
“even een copietje” wordt dan “even inscannen”
Eenvoudige indexering
alles wordt uniform “geklasseerd” in
groepen/vakken
Anne Faes
18 november 2003
Minimaal papier, maximaal elektronisch
waarom papier? – nodig als origineel document, nodig
om voor de rechter het origineel te bewijzen!
Hoe electronisch? Documenten blijven langdurig en
operationeel bewaard.
Anne Faes
18 november 2003
Implementatie
een aantal activiteiten starten gelijktijdig:
Techniek: inrichten werkstations en server, aanschaf (bulk)scanners
Informatie: inrichten applicatie elektronische archivering
doel: procedures aanpassen waar nodig, applicatiegebruik
Beheer: procedures voor bewaartermijnen, autorisatie,
en dergelijke vaststellen en laten controleren.
Kwaliteit: normen opstellen en controleren ten
aanzien van kwaliteit van scannen, opslag en gebruik
Sociaal: opleidingenplan en communicatieplan
Anne Faes
18 november 2003
Techniek
elektronisch archief
een afzonderlijke computer
= server
Voor een aantal opgeslagen pagina’s van 1 miljoen is een
opslagcapaciteit van 50GB ruim voldoende.
De aanwezige werkstations zijn vaak voldoende zwaar om het
opslaan, indexeren en opvragen van documenten aan te
kunnen.
Anne Faes
18 november 2003
Het intranet moet geschikt zijn voor de toename in
communicatieverkeer tussen de aangesloten werkstations en de
server voor DIS.
De gemiddelde omvang van een gescand document wijkt niet
veel af van de gemiddelde omvang van een MS Word-bestand.
Het scannen van images vraagt om verschillende scanners op
verschillende plekken. Scannen gebeurt immers op verschillende
soorten locatie: postkamer, klantenbalie, binnendienst.
binnenkomende post in de postkamer vraagt om een bulkscanner.
Balie: Een geïntegreerde copier/scanner ligt voor de hand. scannen
+- = kopie maken
Anne Faes
18 november 2003
Anne Faes
18 november 2003