Draaiboek organisatie - Logo Bpf HiBiN Voor werkgevers

Draaiboek organisatie informatiebijeenkomst Pensioenen
2 maanden voor de informatiebijeenkomst
Wie
Stel een werkgroep samen en organiseer een eerste
overleg.
Bepaal de datum van de informatiebijeenkomst: houd
rekening met vakanties, feestdagen, belangrijke
sportwedstrijden en aanwezigheid van management.
Bepaal het doel van de bijeenkomst: bijvoorbeeld informatie
verschaffen, discussiëren over pensioen, bewustwording
creëren etc.
Stel vast hoeveel deelnemers u minimaal wilt verwelkomen.
Bepaal het beschikbare budget en stel een begroting op.
Denk hierbij aan een financieel vangnet van 10% voor de
onvoorziene kosten.
Kies een geografisch logische locatie: houd rekening met
reistijd en vervoersmogelijkheden voor de gasten.
Bedenk welk materiaal nodig is voor de
informatiebijeenkomst op de locatie: bijvoorbeeld een
microfoon voor de toespraak, facilitaire voorzieningen, etc.
Reserveer de gekozen locatie.
Bedenk wie de presentatie gaat houden en leg deze spreker
vast. Het kan verstandig zijn om ook een eventuele reserve
spreker te benoemen.
Controleer of u beschikt over een gewenste deelnemers- of
gastenlijst.
Bedenk of u wilt dat deelnemers zich moeten aanmelden.
Als u hiervoor kiest, bepaal dan voor welke datum dit moet.
Kiezen voor aanmelden heeft als voordeel dat u weet op
hoeveel mensen u kunt rekenen. Dat is handig voor catering
en bestellen van materialen, hand-outs etc. Ook stelt het u
in staat om actie te ondernemen als het aantal deelnemers
achterblijft bij uw verwachtingen.
Kiest u ervoor dat deelnemers zich moeten aanmelden,
bepaal dan op welke manier u dit vastlegt.
Verstuur de eerste aankondiging.
Bewaar het plan van aanpak goed, zodat er later geen
misverstanden kunnen ontstaan.
Kom minstens 1 keer in de 2 weken samen met de
organisatie om het draaiboek door te spreken en stel
verantwoordelijke personen vast voor de diverse
onderdelen.
√
1 maand voor de informatiebijeenkomst
Wie
Promoot het evenement binnen de organisatie: denk
bijvoorbeeld aan een vermelding op intranet, posters in het
gebouw. Hulpmiddelen hiervoor vindt u onder
‘Hulpmiddelen’ in dit werkgeverspakket.
Maak de poster voor het prikbord passend voor uw
informatiebijeenkomst op basis van de sjabloon op de
website.
Verspreid de poster over de werkvloer, bij koffiemachines,
garderobe en kantine.
Schrijf een bericht dat geschikt is voor het intraweb of de
nieuwsbrief. Voorbeeldteksten vindt u in het
werkgeverspakket onder ‘Hulpmiddelen’.
Zorg voor plaatsing op het intraweb of in de nieuwsbrief.
Schrijf de tekst voor de uitnodiging. Zie voorbeeldtekst.
Verstuur de uitnodiging.
Bestel pennen, notitieblokjes en eventuele giveaways.
Bestel de brochure ‘Onder de Pannen’ als u deze na afloop
van de presentatie wilt meegeven.
3 weken voor de informatiebijeenkomst
Reserveer de audiovisuele apparatuur. U heeft in ieder geval
een beamer en een projectiescherm nodig. In kleinere
groepen is een microfoon misschien niet nodig. Bij groepen
groter dan 20 personen is het raadzaam om voor een goede
geluidsinstallatie te kiezen.
Altijd handig is een flipover met voldoende papier en stiften
die werken. Hierop kunnen vragen genoteerd worden en
voorbeelden uitgewerkt. Reserveer een flipover.
Reserveer een katheder. Veel minder ervaren sprekers
voelen zich prettiger achter een lessenaar.
Registreer de aanmeldingen van deelnemers.
√
2 weken voor de informatiebijeenkomst
Wie
Stel vast of het aantal aanmeldingen voldoet aan de vooraf
bepaalde doelstelling. Onderneem eventueel actie door
medewerkers rechtstreeks aan te spreken of een
herinnering te sturen.
Nu u beschikt over een voorlopig aantal deelnemers kunt u
de catering bespreken met de cateraar.
Maak een lijst van de personen die niet hebben gereageerd
en stel hen nogmaals op de hoogte om misverstanden te
tackelen.
Het definitieve aantal deelnemers wordt doorgegeven aan
de catering en er worden afspraken gemaakt over het
menu: houd rekening met eventuele allergieën of diëten.
1 week voor de informatiebijeenkomst
Maak (indien nodig) naambordjes voor deelnemers,
organisatoren en spreker(s).
Maak de hand-outs/documentatiemap klaar.
Pas het voorbeeld evaluatieformulier aan en print deze in
voldoende aantal uit.
1 dag voor de informatiebijeenkomst
Stuur een herinnering aan alle deelnemers.
Leg de spullen klaar die u vlak voor of tijdens de
informatieavond nodig zou kunnen hebben. Gebruik
checklist hiervoor.
8 uur voor de informatiebijeenkomst
Richt de zaal/locatie in. Zorg er voor dat iedereen goed zicht
heeft op het projectiescherm en de spreker goed kan zien
en horen. Bij kleine groepen is een u-opstelling het meest
functioneel. Als er ruimte is, is hier en daar een tafel
wenselijk. Deelnemers kunnen op die tafel makkelijker
aantekeningen maken. Bij grotere groepen kiest u voor een
theateropstelling.
Regel bloemen (of ander presentje) voor de spreker en voor
andere personen die om een andere reden een presentje
verdienen.
√
4 uur voor de informatiebijeenkomst
Wie
Controleren opstelling locatie.
Test de audiovisuele apparatuur, de microfoon en de
geluidsinstallatie.
Controleer met de checklist of alle materialen aanwezig zijn.
Zorg voor een tafel bij de ingang waar u deelnemers kunt
ontvangen, registreren en eventueel voorzien van een
badge.
1 uur voor de informatiebijeenkomst
Zet een kan water met glazen voor de spreker klaar.
Zorg dat de catering de koffie/thee en andere catering
klaarzet.
Leg de deelnemerslijst en de badges klaar op een manier
dat u snel kunt registreren. Bijvoorbeeld op alfabetische
volgorde.
1 dag na de informatiebijeenkomst
Maak een (pers)bericht van het evenement voor het
personeelsblad of voor de nieuwsbrief met beeldmateriaal
van de fotograaf of cameraman en publiceer deze intern en
evt. extern.
Evalueer na afloop de ervaringen van de deelnemers,
bijvoorbeeld d.m.v. de korte vragenlijst. Leg ook reacties
vast die u op een andere manier bereiken.
√