De balans opmaken De boekhouding kan worden

De balans opmaken
De boekhouding kan worden gedefinieerd als een informatieverzameling, waarin de omvang en de
samenstelling van het vermogen en van de mutaties daarin zijn vastgelegd. Boekhouden houdt dan
in de eerste plaats in, dat de mutaties in de omvang en samenstelling van het vermogen worden
verwerkt. Het komt erop neer, dat er in een bedrijf gebeurtenissen plaatsvinden, van deze
gebeurtenissen wordt een vastlegging gemaakt, de vastlegging wordt in de boekhouding verwerkt.
Figuur 1 Boekhouden is verwerken van transacties
Een overzicht van veel voorkomende gebeurtenissen en van de vastlegging daarvan:
Gebeurtenis
Ontvangsten en uitgaven per kas
Ontvangsten en uitgaven per bank
Inkopen bij derden
Verkopen
Ontvangst of aflevering van goederen
Vastlegging
Kassabonnen
Dagafschrift van de bank met bijlagen
Inkoopfacturen
Verkoopfacturen
Magazijnbonnen
Bij de boekhoudkundige verwerking gebruiken bedrijven vrijwel altijd de methode van het dubbel
boekhouden. Bij het dubbel boekhouden worden alle mutaties in de samenstelling en de omvang van
het vermogen naar twee richtingen geboekt.
Boekingen van eigen vermogen en van bezittingen
Hoe het systeem van boekhouden in elkaar zit, kan het best met voorbeelden worden toegelicht.
Transactie 1
Jaap Vis besluit een handelszaak te beginnen in Goudse kaas. Hij zal klein moeten
beginnen, want veel geld heeft hij niet. Financieel begint hij de zaak met het storten
van € 10.000,-- uit zijn privévermogen in de zakenkas. Indien hij na deze ene
transactie een balans zou opmaken, is het duidelijk, hoe die balans er uit zou zien:
Wanneer Jaap Vis tevens de boekhouding bijhield en een opleiding in boekhouden achter de rug had,
zou hij voor iedere bezitting, iedere schuld en voor het eigen vermogen een rekening openen.
Voorlopig zijn er nog maar twee rekeningen:
In dit voorbeeld wordt de term ‘rekening’ gebruikt. Een rekening wordt in de boekhoudkundige
terminologie gehanteerd om aan te duiden, dat een bezitting of vermogensbestanddeel afzonderlijk
geadministreerd wordt. Iedere rekening heeft een naam, die naar het karakter van de bezitting of het
vermogensbestanddeel verwijst. Op te merken is, dat de term rekening in het Nederlands in
verschillende betekenissen wordt gebruikt: we leggen rekening en verantwoording af, we ontvangen
een rekening van de tandarts, de rekeningen van de boekhouding.
We zien in dit voorbeeld enkele belangrijke regels uit het boekhouden:
1. Bezittingen worden op de rekeningen debet geboekt.
2. Eigen vermogen wordt credit geboekt.
De termen debet en credit betekenen letterlijk: te vorderen, respectievelijk schuldig.
Maar bij de boekhoudkundige toepassing hebben deze termen hun oorspronkelijke betekenis
verloren. In plaats van debet en credit hadden we net zo goed de termen links en rechts kunnen
gebruiken. Dat de bezittingen debet en het eigen vermogen credit wordt geboekt, is alleen maar een
kwestie van afspraak of gewoonte.
We zouden het net zo goed andersom kunnen doen. In Engeland - toch altijd al moeite met links en
rechts - heeft men dat gedaan. Op een Engelse balans staat het eigen vermogen aan de debetkant en
de bezittingen aan de creditkant. Even wennen, maar dat gaat snel. Maar in de meeste landen is de
afspraak: bezittingen debet, eigen vermogen credit.
Van transacties kan ook worden gegeven de opdracht voor boekhoudkundige verwerking.
Voor transactie 1 is de opdracht:
- debiteer rekening kas voor € 10.000,-- crediteer rekening eigen vermogen voor € 10.000,-Boekhouders hebben daarvoor een verkorte notatie:
kas
€ 10.000
aan eigen vermogen € 10.000
Of een rekening gedebiteerd of gecrediteerd wordt, blijkt uit de plaatsing van de bedragen en uit het
woord ‘aan’ bij creditering. Deze verkorte notatie wordt een journaalpost genoemd. Een
journaalpost is te omschrijven als de boekhoudkundige weergave van een transactie. Een
journaalpost geeft dus aan welke rekening moet worden gedebiteerd en welke rekening moet
worden gecrediteerd. Het opstellen van de journaalpost wordt journaliseren genoemd.
Transactie 2
Jaap Vis opent een bankrekening en stort € 8.000,-- kasgeld bij de bank. De rekening bank in de
boekhouding moet voor € 8.000,-- worden gedebiteerd, van de kas moet 8.000,-- worden afgeboekt.
De boekhouder zegt: de rekening kas moet voor € 8.000,-- worden gecrediteerd.
De journaalpost is:
bank
€ 8.000
aan kas
€ 8.000
De spelregels voor de boekhouding van de bezittingen kunnen nu scherper worden omschreven:
a. Een rekening van een bezitting wordt gedebiteerd, wanneer het bedrag van de bezitting groter
wordt.
b. Een rekening van een bezitting wordt gecrediteerd, wanneer het bedrag van de bezitting kleiner
wordt.
Transactie 3
Jaap Vis koopt voor een bedrag van € 600,-- hout voor magazijnstellingen. De magazijnstellingen zet
hij zelf in elkaar. Hij betaalt contant per kas. Jaap Vis heeft er een nieuwe bezitting bij gekregen, maar
zijn kasvoorraad is gezakt. De magazijnstellingen behoren tot de inventaris. De journaalpost wordt:
inventaris
€ 600
aan kas
€ 600
NB: Bij aankoop en verkoop van bijna alle goederen en diensten moet BTW worden berekend. Deze
complicatie laten we voorlopig buiten beschouwing.
Boekingen van schulden
Transactie 4
Jaap Vis koopt een partij kaas voor € 7.000,--. Met de leverancier is afgesproken, dat Jaap de kaas
over twee maanden moet betalen. Er is weer een bezitting bijgekomen maar daar staat een schuld
tegenover. De journaalpost wordt:
voorraad kaas
€ 7.000
aan crediteuren
€ 7.000
Transactie 5
Jaap Vis besluit om bij de leverancier vertrouwen te wekken door op de ontvangen factuur van €
7.000,-- meteen € 2.500,-- per bank te betalen. De schuld aan de leverancier neemt af maar ook het
saldo van de bank gaat omlaag.
Journaalpost:
Crediteuren
€ 2.500
aan bank
€ 2.500
De spelregels voor de boekhouding van de schulden zijn bij de journaalposten van de transacties 4 en
5 toegepast:
c. Een rekening van een schuld wordt gecrediteerd, wanneer het bedrag van de schuld groter wordt.
d. Een rekening van een schuld wordt gedebiteerd, wanneer het bedrag van de schuld kleiner wordt.
Deze spelregel is precies tegenovergesteld aan de spelregel voor het boeken van bezittingen. Dat is
ook begrijpelijk, want een schuld is het tegenovergestelde van een bezitting. De schuld in de
voorbeelden van de transacties 4 en 5 is de rekening crediteuren.
De balans
Jaap Vis wil na deze transacties zien, hoe zijn bedrijfsvermogen is samengesteld. Met andere
woorden: hij wil een balans opmaken. Daarvoor moeten eerst de rekeningen worden bijgewerkt uit
de journaalposten van de in de vorige paragrafen vermelde transacties.
Op de bijgewerkte rekeningen zijn de nummers van de transacties en de omschrijvingen vermeld. In
de praktijk zal men meestal ook de data vermelden.
De rekeningen worden daarna aan weerskanten geteld. De tellingen worden op een aparte staat
overgenomen, die proefbalans wordt genoemd. Uit de proefbalans worden de saldi getrokken. Zo
ontstaat de saldibalans. D = debet, C = credit.
Het essentiële in ons voorbeeld is:
1. Van alle transacties worden journaalposten gemaakt.
2. Vanuit de journaalposten worden de rekeningen in de boekhouding bijgewerkt.
3. Vanuit de rekeningen wordt de saldibalans opgesteld.
In ons voorbeeld is de saldibalans tevens de balans. We zien in dit voorbeeld uit welke bezittingen
het vermogen is samengesteld. We zien ook, dat het vermogen voor € 10.000,-- bestaat uit eigen
vermogen en voor € 4.500,-- uit vreemd vermogen. We zullen later zien, dat het erg ongewoon is, dat
de saldibalans tevens als balans kan dienst doen. Enkele niet essentiële zaken:
1. In dit voorbeeld komt een proefbalans voor, die de tellingen aan weerszijden van de rekening
aangeeft. De term proefbalans geeft aan, dat er een controle wordt uitgevoerd: de
totaaltelling aan de debetkant moet gelijk zijn aan de totaaltelling aan de creditkant. Dit
moet uiteraard zo zijn, omdat ook bij de journaalposten, waaruit de boekhouding is
opgesteld, de debetbedragen gelijk zijn aan de creditbedragen. Bij gebruik van computers
zijn de saldi van de rekeningen bekend en wordt de fase van de proefbalans dikwijls
overgeslagen.
2. Welke omschrijvingen op de rekeningen voorkomen, is een kwestie van behoefte en
voorkeur. In elk geval zijn het de data en de nummers van de boekingsstukken. De
boekingsstukken kunnen doorlopend genummerd zijn zoals in het voorbeeld van Jaap Vis, die
nog maar enkele boekingsstukken heeft te verwerken. Maar wanneer de zaak wat groter
wordt, zullen er meestal aparte nummerseries zijn voor verkoopfacturen, inkoopfacturen,
kasstukken, bankstukken, enz.
De winst- en verliesrekening
Na transactie 6 wil Jaap Vis opnieuw een balans opstellen. Hij gaat uit van de saldibalans en van de
journaalposten. Gemakkelijk is na te gaan, dat de saldibalans er dan gaat uitzien als in de volgende
opstelling.
De bedragen op de saldibalans moeten nu in twee groepen worden gesplitst:
1. rekeningen van bezittingen, van schulden en van eigen vermogen gaan naar de balans;
2. rekeningen van opbrengsten en kosten gaan naar de winst- en verliesrekening.
In onderstaande opstelling is dat uitgevoerd. Dit noemt men de kolommenbalans.
Wanneer de bedragen van de saldibalans worden gesplitst en gedeeltelijk naar de winst- en
verliesrekening worden gebracht en gedeeltelijk naar de balans, zijn de winst- en verliesrekeningen
en balans als zodanig niet in evenwicht. Op de winst- en verliesrekening zijn de creditbedragen €
1.150,-- hoger dan de debetbedragen. Het verschil is de ons bekende winst. Op de balans zijn de
bezittingen € 1.150,-- hoger dan het eigen vermogen en de schulden. Maar we weten, dat winst niets
anders is dan de toename van het vermogen. De tellingen worden weer in evenwicht gebracht door
het saldo van de winsten verliesrekening op de juiste zijde van de balans bij te boeken. In ons geval is
dat winst, de bijboeking moet plaatshebben op de creditzijde van de balans. Het voorbeeld leidt tot
de volgende spelregels voor het opstellen van de winsten verliesrekening en de balans:
g. Vanuit de saldibalans worden de bedragen van balansrekeningen (bezittingen,
schulden en eigen vermogen) overgebracht naar de balans en de bedragen van omzet- en
kostenrekeningen naar de winst- en verliesrekening.
h. Het saldo van de winst- en verliesrekening wordt overgebracht naar de balans. Daarna moet de
balans in evenwicht zijn. Het saldo moet worden overgebracht naar de creditkant van de balans,
wanneer er winst is gemaakt. Het saldo van de winst- en verliesrekening moet worden overgebracht
naar de debetkant van de balans, wanneer er verlies is geleden.
Opmerking bij het voorbeeld:
we kunnen ons afvragen, of Jaap Vis de winst juist heeft berekend. Op de aangeschafte
magazijnstellingen is nog niet afgeschreven. Jaap stelt zich op het standpunt, dat de gebruiksperiode
nog zo kort is (veel minder dan een jaar), dat dit nog niet nodig is.
Een oefening
De openingsbalans van Jaap Vis voor de volgende periode is gelijk aan de balans, waarmee de vorige
periode is afgesloten. Op de openingsbalans is de winst van de vorige periode ad € 1.150,-toegevoegd aan het eigen vermogen.
In de volgende periode, die een geheel jaar omvat, nemen de zaken van Jaap
Vis een tamelijk grote vlucht. Van de transacties worden de verzamelbedragen
vermeld:
Transactie 7
Er wordt voor € 350.800,-- kaas ingekocht op rekening.
Transactie 8
Er wordt voor een bedrag van € 430.000,-- verkocht op rekening en voor € 40.000,-- contant per kas.
De inkoopwaarde van de omzet is € 340.000,--.
Transactie 9
Van klanten op rekening wordt een bedrag ontvangen van € 390.000,-- per bank.
Transactie 10
Aan leveranciers wordt een bedrag van € 340.000,-- betaald per bank.
Transactie 11
Aan diverse kosten wordt betaald een bedrag van € 90.000,--, waarvan € 50.000,-- wordt betaald per
kas en € 40.000,-- per bank.
Transactie 12
Er wordt bij de bank € 11.000,-- kasgeld opgenomen.
Transactie 13
Er wordt inventaris (schrijfmachine, etc.) gekocht voor € 6.000,--, betaald per bank.
Transactie 14
Op de inventaris aan het begin van het jaar aanwezig en in de loop van het jaar aangeschaft wordt
20% afgeschreven. Aanwijzing: debiteer de rekening afschrijvingskosten inventaris, crediteer de
rekening inventaris.