Weet wat er leeft bij werknemers

Weet wat er leeft bij werknemers
Vijf onderzoeksinstrumenten voor het voortgezet
onderwijs
...................................................................................
Voeling houden met wat op school onder de werknemers leeft is van belang om de school
goed te kunnen leiden. Managementrapportages, kengetallen, het overlegcircuit, functionele
contacten, gesprekkencycli, het informele circuit leveren doorgaans voldoende informatie
om te weten hoe het werk door werknemers wordt beleefd, welke problemen opgelost
moeten worden en hoe het met de sfeer in school is gesteld.
Voor het voortgezet onderwijs zijn verschillende instrumenten ontwikkeld die op een systematische
wijze onder werknemers informatie verzamelen. In deze uitgave beschrijven we vijf van deze
instrumenten om informatie te verschaffen over thema’s op het snijvlak arbeid en gezondheid.
Informatie waarmee duidelijk wordt wat onder werknemers leeft en oorzaken van onvrede en
verzuim achterhaald kunnen worden.
Waarom een vragenlijst inzetten?...............................................................................................1
Belangrijke voorwaarden voor de inzet van een vragenlijst........................................................2
Analyse en rapportage................................................................................................................2
De Schoolgezondheidmeter........................................................................................................3
De Quickscan PSA......................................................................................................................3
De Signaleringsmethode Werkdruk............................................................................................5
Werken aan werkvermogen........................................................................................................6
Welzijnscheck-VO.......................................................................................................................7
Tot slot.......................................................................................................................................8
Waarom een vragenlijst inzetten?
Soms zijn signalen niet gemakkelijk te duiden of is er een probleem waarvan de oorzaken niet
duidelijk zijn. Denk aan signalen van onvrede, een te hoog of stijgend verzuim.
Door het voorleggen van een vragenlijst bereikt u dat werknemers nadenken over aspecten van hun
werk.
Wanneer geen vragenlijstonderzoek?
Vragenlijstonderzoek is slechts een van de manieren waarop informatie verzameld kan worden. Het
is een snelle manier om veel mensen te bevragen. Daar staat risico op oppervlakkigheid tegenover;
er kan niet op antwoorden worden doorgevraagd en er kunnen belangrijke thema’s worden gemist
omdat er in de vragenlijst niet naar wordt gevraagd.
Gebruik een vragenlijst niet als:
- er onvoldoende bereidheid onder werknemers is om mee te doen aan een
vragenlijstonderzoek (een lage respons leidt tot nietszeggende resultaten);
- dezelfde of soortgelijke informatie verkregen kan worden uit gesprekken en/of
(groeps)interviews (geldt vooral voor kleine scholen);
- er geen bereidheid of ruimte (tijd, geld) bij het management is om de vragenlijstresultaten te
vertalen naar concrete acties.
Belangrijke voorwaarden voor de inzet van een vragenlijst
Voor elk van de beschreven instrumenten geldt dat een projectmatige aanpak, met aandacht voor
het proces, de belangrijkste voorwaarden zijn voor succes. Dat betekent in ieder geval dat:
- het opdrachtgeverschap zo hoog mogelijk in de organisatie is belegd;
- er intern draagvlak is voor het project; bij voorkeur in de vorm van een breed samengestelde
begeleidingsgroep (vertegenwoordigers van OP, OOP, directie/management en mr);
- er investeringsbereidheid is voor maatregelen en/of interventies;
- timing cruciaal is. Timing kan namelijk van invloed zijn op het resultaat; een vragenlijst
afnemen vlak voor of na een langere vakantieperiode kan de resultaten voor werkbeleving
in respectievelijk negatieve en positieve zin vertekenen.
Analyse en rapportage
Voor alle instrumenten die op groepsniveau uitspraken doen, geldt dat de groep meestal naar
believen samengesteld kan worden. Relevante groeperingprincipes die samenhangen met het werk
zijn bijvoorbeeld functie (OP, OOP en leiding), schooltype (vmbo, havo, vwo) of afdeling. Relevante
groeperingprincipes die samenhangen met de persoonlijke kenmerken zijn bijvoorbeeld leeftijd en
geslacht. Let op! Ter bescherming van de privacy zullen uitsplitsingen alleen gemaakt worden indien
er meer dan 10 personen deel uitmaken van een groep.
2
De Schoolgezondheidmeter
Wat is de Schoolgezondheidmeter?
De Schoolgezondheidmeter (SGM) is een uitgebreide vragenlijst gericht op werkbeleving en sociaal
beleid. Met de SGM kijkt u als het ware door de ogen van uw werknemers naar de kwaliteit van het
werk en sociaal beleid in uw school.
Wat levert het de school op?
Na afname van de SGM weet u wat uw werknemers vinden van:
- de inhoud van het werk
- de stijl van leidinggeven
- de interne communicatie
- het personeelsbeleid
- het arbo- en verzuimbeleid
- de schoolcultuur
- de werkbeleving / -belasting
- de werk gerelateerde gezondheid
In een overzichtelijke rapportage zijn de resultaten van uw school afgezet tegen de landelijke
benchmark. Met deze rapportage kunt u zelf uw maatregelen treffen of daar gericht advies over
inwinnen.
Wanneer in te zetten?
Diagnose: u wilt weten wat in uw schoolorganisatie goed is en wat voor verbetering vatbaar is.
Benchmarking: u wilt weten hoe uw school in vergelijking met de sector scoort.
Monitoring: u heeft verbetermaatregelen doorgevoerd en wilt deze evalueren.
Wanneer niet in te zetten?
Niet inzetten om individuele werkbeleving te meten. De SGM doet uitspraken over de kwaliteit van
de schoolorganisatie.
Wie voert het onderzoek uit?
Een deskundige met, bijvoorkeur, een sociaal wetenschappelijke achtergrond of vergelijkbaar met
onderzoekservaring. De SGM is een deskundigeninstrument, het is beslist geen doe-het-zelf
instrument.
Eventueel opvang regelen?
Individuele opvang is niet nodig. Terugkoppeling van de vragenlijstresultaten gebeurt uitsluitend op
groepsniveau.
Uit de praktijk… “De vinger op de zere plek leggen.” Dat wilde de nieuwe directeur van
Scholengemeenschap Sophianum in Gulpen sinds zijn aantreden. Hij had namelijk het gevoel dat er
onuitgesproken ongenoegens leefden tussen personeel en management. Hoofd P&O Anjo
Janssens vertelt over het gebruik van de Schoolgezondheidmeter in het artikel
‘Schoolgezondheidsmeter geeft zicht op werkbeleving’.
U vindt dit artikel op www.voion.nl > Publicaties (filteren op praktijkverhalen)
3
De Quickscan PSA
Wat is de Quickscan PSA?
De Quickscan PSA is een korte digitale vragenlijst (een selectie van 26 vragen uit de
Schoolgezondheidmeter) die er op is gericht vast te stellen of (oorzaken van) psychosociale
arbeidsbelasting nader onderzocht moet worden. De Quickscan PSA is een separaat in te zetten
module van de Arboscan-VO (RI&E) en is vooral bedoeld om de mening van de werknemer mee te
1
wegen in de beoordeling van PSA als risico1 .
Wat levert het de school op?
De Quickscan PSA vertelt u of actie ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting noodzakelijk is.
Een rapportage in stoplichtmodel wordt automatisch gegenereerd. De scores rood en oranje
betekenen dat u er verstandig aan doet maatregelen te treffen. In het kader van de RI&E betekent
dit dat u minimaal een maatregel in het plan van aanpak moet opnemen ter vermindering van de
psychosociale arbeidsbelasting. Bijvoorbeeld het beleid gericht op het voorkomen van
psychosociale arbeidsbelasting kritisch tegen het licht te houden, een grootschaliger onderzoek naar
psychosociale arbeidsbelasting onder alle werknemers starten of, als de oorzaken wel bekend zijn,
maatregelen te treffen of te plannen.
Staafdiagrammen geven u een indruk van de onderwerpen die aandacht behoeven. Dat kan zijn:
- tijdsdruk (kwalitatief en kwantitatief)
- verhouding met collega’s
- (ongewenst/storend) leerlinggedrag
- verhouding met schoolleiding
- verhouding tussen OP en OOP
- materiële arbeidsomstandigheden
- gedrag ouders
- (gebrekkig) loopbaanperspectief
- gebrekkige faciliteiten (roosterwijziging/werkplek)
- vervangen of overnemen van lessen
- onveilige situaties
- (verschillen in) capaciteiten/niveau van de leerlingen
Wanneer in te zetten?
Diagnose: u wilt weten of actie ten aanzien van psychosociale arbeidsbelasting in uw
schoolorganisatie noodzakelijk is. Al dan niet in het kader van een RI&E.
Benchmarking: geen.
Monitoring: minder geschikt voor evaluatie.
Wanneer niet in te zetten?
Niet inzetten om individuele werkbeleving te meten.
Niet inzetten als u meer dan een globale indruk wilt krijgen van de ervaren psychosociale
arbeidsbelasting en de organisatiegebonden oorzaken ervan.
Wie voert het onderzoek uit?
De Quickscan PSA is een doe-het-zelf instrument. De handleiding voor de Quickscan PSA is
opgenomen in de gebruikershandleiding van de Arboscan-VO (www.arboscan-vo.nl).
Eventueel opvang regelen?
Individuele opvang is niet nodig. Terugkoppeling van de vragenlijstresultaten gebeurt uitsluitend op
groepsniveau.
1
Doorgaans wordt de RI&E uitgevoerd door arbocoördinatoren en preventiemedewerkers die risico’s in de school
beoordelen. Juist op het punt van psychosociale arbeidsbelasting is het van belang de beleving van werknemers in dat
oordeel te betrekken. De Quickscan PSA hoeft niet onder het voltallige personeel te worden uitgezet, een a-selecte
steekproef van ongeveer 10% (doch minimaal 10 respondenten) kan volstaan om te beoordelen of nadere inventarisatie van
de psychosociale arbeidsbelasting noodzakelijk is.
4
De Signaleringsmethode
Werkdruk
Wat is de Signaleringsmethode Werkdruk?
De Signaleringsmethode Werkdruk is een digitale vragenlijst die stress- en psychosomatische
klachten van uw werknemers meet en daarbij de belangrijkste bronnen van werkdruk in kaart brengt.
Wat levert het de school op?
Na afname van de Signaleringsmethode Werkdruk weet u:
- in welke mate uw werknemers stress ervaren;
- hoe gezond uw werknemers zich voelen;
- welke werkzaamheden uw werknemers als oorzaak van stress en ongezondheid aanwijzen;
- welke van de genoemde oorzaken met prioriteit aangepakt moeten worden.
Kortom; u krijgt antwoord op de vraag of uw beleid, gericht op het voorkomen en beheersen van
psychosociale arbeidsbelasting en stress, effectief is.
Een stoplichtmodel rapportage geeft een oordeel over de stress die werknemers ervaren.
Werknemers die ‘in het rood’ scoren ervaren structureel stress, ‘oranje’ staat voor regelmatig stress
ervaren en ‘groen’ voor bijna nooit. Het rapport vermeldt tevens welke aspecten in het werk het
meest van invloed zijn op de door de werknemers ervaren stress. U weet dan in welke richting u
oplossingen voor bovenmatige stress moet zoeken.
De methode koppelt desgewenst op individueel niveau het resultaat summier (rood, oranje of groen)
terug. Deze terugkoppeling is uitsluitend voor persoonlijk gebruik. De verantwoordelijkheid om al
dan niet te handelen op grond van het resultaat ligt bij de werknemer zelf.
Wanneer in te zetten?
Diagnose: u wilt weten hoe ‘gestressed’ uw werknemers zijn en wat daarvoor de belangrijkste
werkgebonden oorzaken zijn.
Benchmarking: geen.
Monitoring: u heeft verbetermaatregelen doorgevoerd en wilt deze evalueren.
Wanneer niet in te zetten?
Niet inzetten voor individuele terugkoppeling. De Signaleringsmethode Werkdruk gaat alleen in op
werkgebonden oorzaken van stress, de methode meet geen persoonsgebonden oorzaken.
Wie voert het onderzoek uit?
Een deskundige met, bijvoorkeur, een sociaal wetenschappelijke achtergrond of vergelijkbaar met
onderzoekservaring en kennis van (organisatie)stress.
De Signaleringsmethode Werkdruk is een deskundigeninstrument, het is beslist geen doe-het-zelf
instrument.
Eventueel opvang regelen?
Indien er geen individuele terugkoppeling geleverd wordt, is individuele opvang strikt genomen niet
noodzakelijk. Wel is het aan te raden tijdens de voorlichting voorafgaand aan het onderzoek op te
merken dat men, mocht daartoe aanleiding zijn, een afspraak kan plannen met de bedrijfsarts. Als
de resultaten individueel teruggekoppeld worden, is het aan te raden om een vorm van eerste
opvang te regelen.
5
Werken aan werkvermogen
Wat is Werken aan werkvermogen?
Werken aan werkvermogen is een project van Voion waarin de vragenlijst Work Ability Index (de
WAI, of ‘index werkvermogen’) gecombineerd is met vragen over werkbelasting, mentale belasting
en werktevredenheid (werkbeleving) en vragen naar o.a. werkverhouding (met collega’s en leiding),
sfeer, taakverdeling en binnenklimaat.
De WAI brengt het individuele werkvermogen in kaart. Werkvermogen is de mate waarin iemand
zowel lichamelijk als psychisch in staat is om te werken. Werknemers die laag scoren op de
werkvermogenindex hebben op langere termijn een verhoogde kans op uitval uit het werk.
De werkbeleving en de aanvullende vragen hebben betrekking op de ‘zachte’ kanten van het werk.
Zij geven een indicatie van de mate waarin werknemers zich belast voelen en hoe zij de ‘zachte’
kanten van het werk waarderen.
De werknemer krijgt na het invullen van de vragenlijst een persoonlijke brief met een toelichting op
zijn individuele score.
Wat levert het de school op?
De school ontvangt een groepsrapportage over het werkvermogen en de werkbeleving. Bij
voldoende respondenten kunnen de resultaten eventueel uitgesplitst worden; bijvoorbeeld voor OP
en OOP.
Wanneer in te zetten?
Diagnose: u wilt weten hoe vitaal en inzetbaar uw werknemers zijn.
Benchmarking: voor de WAI zijn normen beschikbaar. Voor het werkbelevingsdeel en de
aanvullende vragen zijn referentiegegevens beschikbaar.
Monitoring: u heeft verbetermaatregelen doorgevoerd en wilt deze evalueren.
Wanneer niet in te zetten?
Deelname aan het project Werken aan werkvermogen heeft geen zin indien de werkgever niet
bereid is om een bijdrage te leveren aan individuele interventies en heeft evenmin zin indien er niet
de bereidheid is om beleid op duurzame inzetbaarheid te voeren.
Wie voert het onderzoek uit?
Het project Werken aan werkvermogen wordt voor het vo tot op heden uitsluitend door Voion evoerd
in samenwerking met onafhankelijke deskundige werkbelevingscoaches.
Eventueel opvang regelen?
Werknemers die ongunstig scoren op de werkvermogenindex of ongunstig scoren voor
werkbeleving, worden vrijblijvend uitgenodigd voor een gesprek met een werkbelevingscoach.
Doel van dit gesprek is na te gaan wat de achtergronden zijn voor de ongunstige score(s) en het
verkennen van oplossingsrichtingen.
Uit de praktijk… Greep krijgen op ziekteverzuim was een belangrijke prioriteit op het Dorenweerd
College in Doorwerth. De school zette de eerste stappen naar een gezondheidsbeleid door het
verzuimprotocol te herzien en de discussie over verzuim te openen. Het project Werken aan
werkvermogen gaf nieuwe handvatten voor maatregelen. Lees meer over de toepassing van
Werken aan werkvermogen op het Dorenweerd College in het artikel op www.voion.nl > Publicaties
(filteren op praktijkverhalen)
Ook het Minkema College in Woerden heeft gebruik gemaakt van het project ‘Werken aan
werkvermogen’. Blik op Werk heeft hierover een filmpje gemaakt wat te zien is op www.voion.nl >
Instrumenten > Project werken aan werkvermogen.
6
Welzijnscheck-VO
Wat is de Welzijnscheck-VO?
De Welzijnscheck-VO is een webbased vragenlijst primair voor individueel gebruik. De
Welzijnscheck-VO bestaat uit een aparte vragenlijst voor lesgevenden en voor niet-lesgevenden. De
vragenlijst informeert naar onderwerpen die te maken hebben met het welzijn in relatie tot de
werkzaamheden op school. Tevens wordt er kort aandacht besteed aan de leefstijl en de
gezondheidssituatie van de werknemer. De vragenlijst is onderverdeeld in de volgende acht
rubrieken:
- Functie en werkzaamheden
- Uw direct leidinggevende
- Omgang met collega’s
- Werkomstandigheden
- Werktempo en werkhoeveelheid
- Situatie buiten het werk
- Werkbeleving
- Gezondheid
De deelnemer aan de Welzijnscheck-VO krijgt direct na het afronden van de vragenlijst de
mogelijkheid om een persoonlijke rapportage te downloaden.
Wanneer in te zetten?
Diagnose: een werknemer wil weten hoe hij of zij scoort op gezondheid, welzijn en werkbeleving. Of
de werkgever wil weten hoe de groep(en) werknemers scoren op gezondheid, welzijn en
werkbeleving.
Benchmarking: voor de Welzijnscheck-VO zijn afkappunten / normen beschikbaar.
Monitoring: De Welzijnscheck-VO is te gebruiken in het kader van het wettelijk verplicht periodiek
arbeidsgezondheidskundig onderzoek2 in de vorm van PAGO of als preventief
2
medisch onderzoek (PMO) voor het onderdeel welzijn. De Welzijnscheck-VO is ook geschikt om
verbetermaatregelen te evalueren.
Wanneer niet in te zetten?
Het staat individuele werknemers te allen tijde vrij de vragenlijst in te vullen en al dan niet iets met
het rapport te doen.
Als de Welzijnscheck-VO wordt gebruikt op groeps- of organisatieniveau dan gelden de in de
inleiding gemelde overwegingen.
Wat levert het de school op?
De school kan er voor kiezen de welzijnscheck groepsgewijs af te nemen. In dat geval ontvangt de
werkgever een groepsrapportage over de eerder genoemde acht rubrieken. Dit rapport kan
aanleiding zijn voor bijstelling van beleid of treffen van maatregelen al dan niet na het doen van
nader onderzoek naar concrete oplossingsrichtingen.
De Welzijnscheck-VO kan ook worden gebruikt om groepsrapportages te genereren.
Wie voert het onderzoek uit?
Gezien de aard van het onderzoek wordt scholen ontraden het groepsonderzoek zelfstandig uit te
voeren. De interpretatie van resultaten vergt specifieke onderzoeks- en vakdeskundigheid (sociaalmedisch- en of gedragswetenschappen). Ervaring leert verder dat de respons achterblijft als een
groepsonderzoek door de directie van een school zelfstandig wordt uitgevoerd. Respondenten
stellen in deze situatie veelal de anonimiteit ter discussie.
Eventueel opvang regelen?
Indien de Welzijnscheck-VO door de werkgever wordt ingezet en het persoonlijk rapport van een
werknemer hiertoe aanleiding geeft, is het van belang dat er deskundige achtervang is.
2
http://wetten.overheid.nl/BWBR0010346/geldigheidsdatum_05-092011#Hoofdstuk4623723_PAR623832
7
Uit de praktijk… Het Zuyderzee College Emmeloord koos voor de Welzijnscheck-VO om het
welzijn en de gezondheid van de werknemers goed in beeld te krijgen. “Voordeel voor werknemers
is, dat ze een persoonlijke rapportage krijgen.” Lees meer over het gebruik van de WelzijnscheckVO door het Zuyderzee College in het artikel ‘Welzijnscheck maakt arboplaatje compleet’ op
www.voion.nl > Publiczties (filteren op praktijkverhalen).
Tot slot
Voor advies over de toepassing van deze onderzoeksinstrumenten en eventuele begeleiding bij de
aanpak in uw school kunt u contact opnemen met een van de consultants van Voion. U kunt via het
servicecenter een afspraak maken, telefoonnummer 045-579 6024 en e-mail: [email protected] kijk op
www.voion.nl
...................................................................................
Over Voion
Voion is het Arbeidsmarkt & Opleidingsfonds voor het voortgezet onderwijs en zet zich in om samen met scholen
vraagstukken op te lossen op het gebied van arbeidsmarkt, mobiliteit, professionalisering en veilig, gezond en
vitaal werken. Voion ondersteunt schoolbesturen, directies, P&O-ers, mr-en, arbocoödinatoren, maar ook
docenten, OOP’ers en sociale partners. Voion ontsluit kennis, doet onderzoek, ontwikkelt nieuwe instrumenten en
adviseert en begeleidt scholen in (pilot)projecten. Ook initieert en faciliteert Voion netwerken op verschillende
niveaus, publiceert good practices en biedt trainingen aan. Voion werkt voor en samen met werkgevers en
werknemers in het voortgezet onderwijs, en wordt bestuurd door de sociale partners in het voortgezet onderwijs.
...................................................................................
WWW.VOION.NL
8