Commissie Pensioenen - Nederlandse Vereniging van Organisaties
advertisement
Titelpagina Organisatie van NVOG Inhoudsopgave Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 1 van 27 Inhoud Titelpagina ........................................................................................................................................................................................................................................................ 1 Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................................................................................................. 1 Organisatie NVOG............................................................................................................................................................................................................................................. 3 Organisatieschema ........................................................................................................................................................................................................................................... 6 Organisatie Platforms ............................................................................................................................................................................................................................. 7 Organisatie Commissies.......................................................................................................................................................................................................................... 8 Commissie Pensioenen ........................................................................................................................................................................................................................... 8 Commissie Zorg, Welzijn en Wonen ....................................................................................................................................................................................................... 9 Commissie Inkomen en Koopkracht..................................................................................................................................................................................................... 10 Werkgroepen ....................................................................................................................................................................................................................................... 11 Werkgroep Jaarverslagen & Indexaties ............................................................................................................................................................................................... 11 Werkgroep Internationale Zaken ......................................................................................................................................................................................................... 12 Organisatie Algemene Leden Vergadering .......................................................................................................................................................................................... 13 Organisatie Bestuur (inclusief Secretariaat) ........................................................................................................................................................................................ 14 Functies en taken Secretariaat ............................................................................................................................................................................................................. 15 Interne Communicatie .......................................................................................................................................................................................................................... 16 Externe Communicatie ......................................................................................................................................................................................................................... 17 Strategisch Plan..................................................................................................................................................................................................................................... 19 Externe Stakeholders ............................................................................................................................................................................................................................ 21 Relevante passages in Statuten en Huishoudelijk Reglement ............................................................................................................................................................ 25 Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 2 van 27 Organisatie NVOG In de bestuursvergadering van 2 december 2015 is een ad-hoc werkgroep ingesteld om een aanzet te maken voor een update van het organisatieschema en een update van de indeling van bestuurstaken. Dit laatste hield verband met vragen uit de Algemene Leden Vergadering op 25 november 2015. In de Werkgroep namen zitting Peter Sibinga, Frans van der Lee, Jan Spilker en Nol Westermann. De werkgroep omschreef de taakgebieden als volgt: 1. De onderlinge verhoudingen binnen het Bestuur zelf. Hebben we een Voorzitter/Directeur/President of een Bestuur van gelijkwaardige leden? De Voorzitter is dan een primus inter pares (eerste onder zijn gelijken); 2. De taak- en rolverdeling tussen Bestuur, Commissies, Werkgroepen, incl. de onderlinge ‘gezagsverhoudingen’; 3. Organisatieschema. Aan de orde is of: a) alle eigen Commissies en Werkgroepen e.d. zijn opgenomen b) alle Commissies en Werkgroepen waarin NVOG samenwerkt met derden zijn opgenomen c) de presentatie duidelijk toont dat ‘vanuit de lid organisaties’ wordt gedacht Indertijd bij het aantreden van Peter Sibinga en Nol Westermann in 2014 heeft het Bestuur zich uitgesproken voor een collegiaal bestuur. Dit principe is mooi, maar de werkelijkheid is anders, aldus een van de conclusies, die in deze werkgroep werd getrokken. Willen we een collegiaal bestuur zijn of toch liever niet? De werkgroep constateerde dat er een natuurlijke neiging bestaat dit collegiale model toch enigszins – ‘in de hitte van de strijd’ – als presidentieel bestuur in te richten. Waar dit toe kan leiden is te zien bij één van onze zusterorganisaties. De neiging tot presidentieel bestuur is overigens overal aanwezig, in het verenigingsleven, in het bedrijfsleven en bij de overheid. Door genoemde neiging werkt de organisatie suboptimaal, ook bij NVOG. Met het woord suboptimaal wordt al direct aangegeven dat de leden van de Werkgroep van mening zijn dat de organisatie van NVOG weer teruggeduwd moeten worden naar een collegiaal werkend bestuur, waarin alle leden van het Bestuur hun taken integraal en voortvarend oppakken. De verhouding tussen Bestuur, Commissies en Werkgroepen moet ook expliciet worden vastgelegd. In de Werkgroep is stilgestaan bij de mogelijke oorzaken waarom de goede intenties binnen de organisatie de neiging hebben te verwateren in een andere richting. De oorzaak zal ongetwijfeld te maken hebben met de karakters van de spelers in het Bestuur. Ook andere oorzaken spelen een rol, zoals het onmiskenbare verschil in kennis op specifieke terreinen. Zo hebben de commissievoorzitters op hun specifieke gebied meer kennis in huis dan de verschillende leden van het Bestuur. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 3 van 27 Een Bestuur behoort te besturen, niet meer en niet minder. Om met de woorden van Geraldine Leegwater te spreken: “Door voor een gestructureerde aanpak te kiezen, kan worden voorkomen dat bestuurders het gevoel hebben dat de bijrijder het stuur heeft overgenomen." 1 Welnu, het is de taak van deze Werkgroep de bij deze structuur gewenste werkwijzen in kaart te brengen. Ieder bestuurslid heeft, naast de collectieve verantwoordelijkheid, een eigen taak/rol/verantwoordelijkheid. Het betreffende bestuurslid zorgt zelf voor een adequate aanpak en uitvoering, al of niet op basis van vastgesteld beleid of juist beleid dat door dit bestuurslid specifiek in het Bestuur aan de orde is gesteld en geaccordeerd. Over de voortgang van de werkzaamheden en over bijzonderheden, vooral als die afstemming met andere bestuursleden behoeven of bespreking in het Bestuur noodzakelijk maken, bijvoorbeeld wegens de collectieve verantwoordelijkheid van het Bestuur, communiceert het betrokken bestuurslid expliciet binnen of buiten de bestuursvergadering met de collega bestuursleden. In verband met de continuïteit wordt gewerkt met het begrip plaatsvervanger. Om dit goed te laten werken is het van belang dat de functiehouder zijn/haar plaatsvervanger voortdurend voor- en achteraf op de hoogte houdt van alle ontwikkelingen. Alleen zo kan de plaatsvervanger gelijk inspringen. Nu wordt dit veelal ingevuld door verantwoording achteraf. Dit staat op gespannen voet met de collegiale bestuursverantwoordelijkheid. Voorzitters van Commissies en andere aangewezen Voorzitters en personen hebben een expliciete taak/rol van het Bestuur gekregen. Op grond van de deskundigheid van ieder van deze Commissies en/of Werkgroepen, doen deze Voorzitters of personen voorstellen aan het Bestuur van NVOG voor beleid en/of acties. Door hun deelname aan de bestuursvergaderingen vindt (tijdige) uitwisseling plaats van datgene dat het Bestuur (beleidsmatig) voor ogen heeft en datgene dat Commissies of Werkgroepen op basis van deskundigheid beogen en voorstellen Bij cruciale zaken is het belangrijk dat alle bestuurders de gelegenheid en de tijd krijgen en nemen om het probleem, de analyse, de uitwerking en de door Commissies, Werkgroepen etc. voorgestelde oplossingsrichting eigen te maken en zo nodig bij te stellen. In specifieke gevallen kan het voorkomen dat snel 2gereageerd moet worden om het momentum niet te verliezen. Als aantoonbaar is dat spoed geboden is, stelt de Werkgroep Organisatie voor dat de volgende procedure wordt doorlopen: Commissievoorzitter (of diens vervanger) doet een voorstel aan het Bestuur. Van het Noot 1 Alfred Slager et al: Beheren van pensioenvermogen, praktische handvatten bij moeilijke keuzes aan de bestuurstafel, uitgever SPO en VBA, september 2015, pagina 36. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 4 van 27 Bestuur reageren de Voorzitter en de Vicevoorzitter daarop. Bij afwezigheid van deze Voorzitter of Vicevoorzitter van het Bestuur zal de Secretaris van het Bestuur de afwezige bestuurder vervangen. Hierna werd de notitie “Verdeling werkzaamheden Bestuursleden, Voorzitters van Commissies, Werkgroepen en Secretariaat NVOG” doorgenomen en werd een voorstel gedaan om de geïnventariseerde taken en rollen voor het Bestuur toe te wijzen. Het voorstel wordt hierna beschreven. Noot 2 Bij een presidentieel bestuur ligt de besluitvorming bij één persoon, die organisatie zou daarom nog veel sneller kunnen reageren. Echter, in de praktijk zien we bij onze zusterorganisatie dat, gemiddeld genomen, het volgen van de hiërarchische lijn juist veel tijd in beslag neemt en dat het uiteindelijke besluit dan niet altijd het besluit hoeft te zijn, dat van onderaf, door de deskundigen, werd voorgesteld. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 5 van 27 Organisatieschema Schematisch weergegeven NVOG met daar omheen alle communicatielijnen die er zijn. NVOG-COMMISSIES PENSIOENEN ZORG, WELZIJN & WONEN INKOMEN EN KOOPKRACHT GEPENSIONEERDEN LID-ORGANISATIES SAMENWERKING MET (OUDEREN)ORGANISATIES NOOM, PCOB, UNIE KBO, KNVG, ANBO, MOB PLATFORMS VOORZITTERSOVERLEG WERKGROEPEN BESTUUR ALGEMENE VERGADERING PENSIOENFONDSEN VERZEKERAARS SPONSORS NVOG-BUREAU SECRETARIAAT INTERNE COMMUNICATIE EXTERNE COMMUNICATIE WERKGROEP JAARVERSLAGEN WERKGROEP INTERN. ZAKEN EXTERNE STAKEHOLDERS POLITIEK, MINISTERIES SER/STAR/DNB PENSIOENFEDERATIE ZORGORGANISATIES Dit schema van links naar rechts lezen Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 6 van 27 Organisatie Platforms Doelstellingen: a) Uitwisseling van kennis, ervaring en informatie tussen verenigingen met een vergelijkbare pensioenregeling of met een vergelijkbare bedrijfsachtergrond. Het uitwisselen van bestuursinformatie en informatie uit de Commissie. b) De Voorzitters nemen deel aan het Voorzitters Overleg dat 4 à 5 maal per jaar ten huize van NVOG wordt gehouden. Het Voorzitters Overleg is het overleg tussen Bestuur, de Voorzitters van de platforms en de Voorzitters van de Commissies. c) Informatiebronnen zijn: - bestuursvergadering - website en nieuwsbrieven - vertegenwoordigers vanuit de Commissies Platform voorzitter vergaderlocatie Semi-Overheids Instellingen (SOI) Financiële Instellingen (FI) Handel, Nijverheid en Industrie (HNI) Dochterondernemingen van internationale ondernemingen (DIO) Verzekerde regelingen (VR) Platform Ouderen Organisaties (POO) Bert Koster Jo Kelleter Beno Koens Ronald Beelaard Hans van Arkel Eint Ockels (NBvON) In eigen beheer NVOG-kantoor NVOG-kantoor NVOG-kantoor NVOG-kantoor NVOG en in eigen beheer Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 7 van 27 Organisatie Commissies Commissie Pensioenen Commissie Pensioenen (nov 2015) Doelstelling Bewaken en monitoren van zaken die de pensioenbelangen van gepensioneerden betreffen; Ontwikkelen van een visie op de toekomst van het pensioenstelsel; Adviseren van door NVOG te voeren beleid; Adviseren van leden op basis van deskundigheid en niet op basis van de organisatie waar ze lid van zijn. Een en ander zoveel mogelijk in overleg en samen met andere ouderen- en gepensioneerdenorganisaties. Beleidskaders / beoogde resultaten Evenwichtige oplossingen voor zowel gepensioneerden als slapers en actieve deelnemers in het nieuw te ontwikkelen pensioenstelsel; Bewaking belangen gepensioneerden in huidig pensioenstelsel in relatie tot andere generaties; Politiek en wetgevend invloed uitoefenen om indexatie mogelijk te maken en korting op uitkeringen zo mogelijk te voorkomen; Versterken van de positie van gepensioneerden in pensioenfondsbesturen en verantwoordingsorganen. Samenstelling Pensioendeskundigen (juridisch, actuarieel, financieel, internationaal) uit de diverse lid-organisaties; Gezamenlijke Commissie NVOG + KNVG en ouderenorganisaties (max. 20 leden totaal). Activiteiten Uitwerken van beleid, standpunten en reacties op pensioengebied, die uitmonden in bestuursadviezen; Volgen relevante wet- en regelgeving en signaleren; Verstrekken van advies, voorlichting en informatie aan lid-organisaties; Overleg met (koepel) organisaties en overheidsinstituten op het gebied van pensioenen alsmede met verantwoordelijke ambtenaren Bestuur NVOG ondersteunen inzake politieke lobby, en externe vertegenwoordiging (onder meer SZW,DNB). Voorzitter Plv voorzitter Co voorzitter Verslagen Faciliteiten Bureau Organisatie van NVOG Jos Berkemeijer Gerrit de Kwaasteniet Gidy Koopmans (KNVG) Gerrit de Kwaasteniet Belinda Koops en Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 8 van 27 Commissie Zorg, Welzijn en Wonen Commissie Zorg, Welzijn en Wonen (nov 2015) Doelstelling Beleidskaders / beoogde resultaten Samenstelling Activiteiten Voorzitter Plv voorzitter Co voorzitter Verslagen Faciliteiten Bureau Organisatie van NVOG Bewaken en monitoren van de ontwikkeling van de curatieve ,langdurige zorg en het wonen voor ouderen in het algemeen en de leden van de lid-organisaties in het bijzonder en de invloed die deze ontwikkelingen hebben op het leefpatroon en de koopkracht van ouderen in Nederland; Meewerken aan en invloed hebben op de ontwikkelingen van deze zaken naar de toekomst; Adviseren van de lid-organisaties en eventueel de leden van de lid-organisaties op deze terreinen; Adviseren van het Bestuur van NVOG over het te voeren beleid in deze; Een en ander zoveel mogelijk in overleg en samen met andere ouderen- en gepensioneerdenorganisaties. Zoveel mogelijk behoud van solidariteit tussen jong/oud en gezond/ niet gezond in de financiering en de toegankelijkheid van de curatieve en langdurige zorg; Mede bewaken dat er kwalitatief goede en toegankelijke zorg beschikbaar is tegen aanvaardbare solidaire kosten en een verantwoorde zo mogelijk inkomensafhankelijke eigen bijdrage; Mede bewaken en activeren dat er voor ouderen goede huisvesting beschikbaar is c.q. goede betaalbare mogelijkheden om het thuis blijven wonen aanvaardbaar te maken; Het gebruik van domotica en e-health activeren en bewaken; Schriftelijk en mondeling voorlichting geven aan de lid-organisaties hierover met de bedoeling dat zij dit kunnen gebruiken voor hun leden. Zoveel mogelijk deskundigen uit zo mogelijk de lid organisaties Uitwerken van beleid, standpunten en reacties op de diverse beleidsterreinen; Invloed uitoefenen op en het volgend van relevante regelgeving en signaleren van tendensen; Overleg met (koepel) organisaties in de curatieve en langdurige zorgzorg en wonen en overheidsinstituten in deze activiteiten alsmede met verantwoordelijke ambtenaren Ondersteunen van het Bestuur van NVOG inzake politieke lobby Joop Blom Jan Pauw Frans Slangen (KNVG) Te regelen in de commissie Belinda Koops en Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 9 van 27 Commissie Inkomen en Koopkracht Commissie Inkomen en Koopkracht Doelstelling De kerntaak van de Commissie is het verzamelen van informatie m.b.t. de koopkracht van gepensioneerden en vervolgens het analyseren en bekend maken daarvan. Onderdeel daarvan is het zelf uitvoeren of laten uitvoeren van berekeningen en aanleveren van de resultaten met de noodzakelijke toelichting daarbij. Gericht op historie, actualiteit en prognosticerend. Samenwerking met andere (ouderen)organisaties, met name op het punt van externe communicatie en beïnvloeding. Beleidskaders / beoogde resultaten Verschaffen van informatie, mede t.b.v. beïnvloeding van beslissingen op het gebied van de basisthema's in relatie met de koopkracht van ouderen/gepensioneerden. Basisthema's: Koopkracht, AOW, Inkomen, Vermogen, Fiscaliteit, Stapeling Zorgkosten. Samenstelling Deskundigen op het gebied van koopkracht, belastingwetgeving en financiën; Samenwerking met andere organisaties van ouderen en gepensioneerden. Activiteiten Voorzitter 2e aanspreekpunt Verslagen Faciliteiten Bureau Organisatie van NVOG Verzamelen en analyseren van relevante gegevens; Koopkrachtberekeningen worden uitgevoerd voor een groot aantal inkomensklassen en pensioenfondsen; Vergelijking van effecten tussen gepensioneerden en werkenden is hierbij van belang; Samenstellen en publiceren van overzichten, i.s.m. andere (ouderen)organisaties en andere relevante partijen (zoals bijv. het Nibud); Signaleren van tendensen en verzorgen van voorlichting en informatie t.b.v. alle organen van NVOG en relevante externe partijen. Overleg met (koepel) organisaties en overheidsinstituten inzake Inkomen en Koopkracht alsmede met verantwoordelijke ambtenaren Ondersteunen van het Bestuur van NVOG inzake politieke lobby Maarten Maas Ruud van de Ven Martin Olsthoorn Belinda Koops en Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 10 van 27 Werkgroepen 3 Algemeen: de Werkgroepen richten zich op specifieke activiteiten en aandachtsgebieden t.b.v. commissies. Werkgroep Jaarverslagen & Indexaties Werkgroep - Jaarverslagen & Indexaties (2015) Doestelling Het verzamelen en verspreiden van gegevens en andere informatie op het niveau van pensioenfondsen en verzekerde regelingen. Samenstelling Deskundigen op het terrein van pensioenen, statistiek en Excel. Activiteiten Voorzitter Verslagen Bas Vooijs 3 Verzamelen en analyseren van jaarverslagen; Samenstellen en publiceren van overzichten; Signaleren van tendensen ten behoeve van lid-organisaties en de ledenontwikkeling; Verzorgen van voorlichting en informatie binnen NVOG. In dit schema worden alleen vaste Werkgroepen vermeld, niet de ad-hoc werkgroepen. Ook Werkgroepen, die gerelateerd zijn aan Bureautaken ontbreken. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 11 van 27 Werkgroep Internationale Zaken Werkgroep - Internationale Zaken Doestelling Het volgen van en zo mogelijk uitoefenen van invloed op ontwikkelingen op het terrein van ouderenbeleid in EU-verband, met name op het terrein van Pensioenen, waaraan gekoppeld arbeidsmarktvraagstukken. Daarnaast wordt aandacht besteed aan onderwerpen als social welfare, armoede, haalbaarheid en wenselijkheid van minimum loon en een minimum pensioeninkomen, zorg, welzijn en wonen. Samenstelling Deskundigen op de werkterreinen van NVOG, met de speciale deskundigheid op het terrein van Europese wet- en regelgeving en politiek maatschappelijke verhoudingen binnen Europa. Activiteiten Voorzitter Verslagen Organisatie van NVOG Verzorgen van voorlichting en informatie in NVOG; Actieve deelname binnen Age Europe; Raadpleging met de respectieve Voorzitters van de Commissies Pensioenen en van Inkomen en Koopkracht. Regine Matthijsen Regine Matthijsen versie 3 febr 2016 pagina 12 van 27 Organisatie Algemene Leden Vergadering Doelstelling Het toezien op het bereiken van de in de Statuten vastgelegde doelstellingen van NVOG en de wijze waarop het Bestuur daaraan invulling geeft. Samenstelling Bestuursleden NVOG; 2 bestuursleden per lid-organisatie. Voorts uitnodigen: Leden Commissies/Werkgroepen Vertegenwoordigers collega ouderenorganisaties Overige vrijwilligers en leden van verdienste Bureaumedewerkers Bevoegdheden Met uitzondering van het voorzitterschap verdeelt het Bestuur zelf de functies en taken op basis van bepalingen Huishoudelijk Reglement Voorzitter Vicevoorzitter Verslagen Faciliteiten Bureau Organisatie van NVOG Vaststellen van het algemeen jaarverslag; Vaststellen van het werkplan; Vaststellen van het financieel jaarverslag, incl. benoeming van de Kascommissie; Vaststellen van de begroting; Benoeming van bestuursleden; Benoeming van de Voorzitter van het Bestuur; Wijziging Statuten en Huishoudelijk reglement; En andere statutaire bevoegdheden. Jaap van der Spek Peter Sibinga Nol Westermann Belinda Koops, Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 13 van 27 Organisatie Bestuur (inclusief Secretariaat) Doelstelling en taken Samenstelling Faciliteiten Bureau Organisatie van NVOG Bevorderen en bewaken van het bereiken van de in de Statuten vastgelegde doelstellingen; Leiding geven aan NVOG; Representatie van NVOG; Bevorderen van oprichting en aansluiting van nieuwe verenigingen; Ontwikkelen van beleidskaders en uitgangspunten; Bewaken van de voortgang van vastgestelde werkplannen en budgetten; Coördinatie van de interne organisatie en communicatie; Instellen Commissies en Werkgroepen, alsmede bepalen van taken en bevoegdheden; Benutten van subsidiemogelijkheden ten behoeve van projecten; Sturing geven aan het Bureau. Voorzitter Secretaris Penningmeester Ledencontacten Jaap van der Spek Nol Westermann Fred Steenwinkel Frans van der Lee Vicevoorzitter Tweede secretaris Tweede penningmeester Algemeen lid Peter Sibinga Jan Spilker Frans van der Lee Vacature Belinda Koops en Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 14 van 27 Functies en taken Secretariaat Doelstelling Activiteiten Nader invullen Secretariaatswerk (onder meer) Inkomende en uitgaande post en documenten (ook emailverkeer); Regelen vergaderruimtes; Lunchbestellingen; Beheer kantoorartikelen; (Groeps)mailings verspreiden; Drukwerk bestellingen; Archiefwerk; Notulen algemene vergadering en ad hoc platformvergaderingen; Toezicht op schoonmaakwerkzaamheden; Administratief werk (onder meer) Bijhouden relatiebestand; Bijhouden ledenwerfbestand; Assistentie tijdens Algemene Leden Vergadering, bijpraatmiddagen en andere activiteiten; Bijhouden administratie ten behoeve van cursussen en workshops (aanmeldingen en betalingen); Betaling rekeningen, inning contributies, afwikkelen declaraties en dergelijke; Verstrekken informatie en overzichten. Communicatie (onder meer) Algemene informatie aan derden (telefonisch / email) + intern doorverwijzen; Content website bijhouden (inclusief gebruikersgroep en wachtwoorden). Samenstelling Organisatie van NVOG Belinda Koops en Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 15 van 27 Interne Communicatie Doelstelling Activiteiten Samenstelling Faciliteiten Bureau Organisatie van NVOG Het bewerkstelligen van draagvlak en het informeren van de lid-organisaties (intern), het zichtbaar maken van NVOG activiteiten en die van de samenwerkende ouderenorganisaties en de ondersteuning van de beïnvloedingsactiviteiten. samenstellen en verzenden digitale nieuwsbrief het plaatsen van persberichten en brieven op de website het plaatsen van nieuws uit de lid-organisaties het onderhouden van contact met de bureaumedewerker(s) over de inhoud en plaatsing van artikelen in nieuwsbrief en op de website zorgen voor uitbreiding van het adressenbestand van contactpersonen lid-organisaties Dirk Visser Belinda Koops en Jan Spilker versie 3 febr 2016 pagina 16 van 27 Externe Communicatie Doelstelling Activiteiten Samenstelling Faciliteiten Bureau Zie hieronder Zie hieronder Nog in te vullen Belinda Koops en Jan Spilker Het PR profiel hieronder kan worden “omgebouwd” naar doelstellingen en activiteiten (na akkoord). PR-adviseur (algemeen) PR staat voor Public Relations: de relatie die je als bedrijf of vereniging hebt met de wereld om je heen. De PR- adviseur organiseert de contacten met de stakeholders en de media (structureel en ad hoc) en adviseert het Bestuur. P R - a d v i s e u r b i j N V OG Bij NVOG wordt de interne communicatie georganiseerd door de redacteur van Nieuwsbrief en Website. Het is de bedoeling dat de PR- adviseur verantwoordelijk is voor de (planmatige) organisatie van de externe communicatie en het relatiebeheer. Vanzelfsprekend is regelmatig informatie uitwisseling en overleg tussen deze twee functionarissen essentieel. Het woordvoerderschap van NVOG berust bij de Voorzitter, zijn plaatsvervanger en/of de Voorzitter van één van de Commissies. Bij algemene vragen van bijvoorbeeld media antwoordt de PR- adviseur zelf als het gaat om feitelijke gegevens. In overleg met de Voorzitter van het Bestuur brengt hij de vragensteller in contact met de woordvoerder. Alles in goed samenspel tussen PR- adviseur en Voorzitter (vervanger). T a k e n P R - a d v i s e u r bi j N V OG Het analyseren van de communicatiebehoeften van NVOG. Het opstellen van PR-plannen en zo nodig de bijbehorende begroting. Het opzetten en bijhouden van een lijst met stakeholders. Het opzetten en bijhouden van een lijst met mediacontacten. Het schrijven van persberichten en andere externe uitingen, in overleg met (plv) Voorzitter, Voorzitter van één van de Commissies of een daartoe aangewezen deskundige. Het ‘vertalen’ van ingewikkelde boodschappen in begrijpelijke taal. Het opstarten en organiseren van activiteiten, zoals persbijeenkomsten. Het organiseren van contacten met stakeholders en met de pers: bellen, e-mailen en op bezoek gaan. Bijvoorbeeld journalisten uitnodigen en in contact brengen met ‘key persons bij NVOG. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 17 van 27 Het organiseren van bijeenkomsten met stakeholders en/of mediavertegenwoordigers. Plaats in de organisatie Binnen NVOG val je onder de Voorzitter van het Bestuur. Je werkt nauw samen met hem, met de Vicevoorzitter en de Secretaris van het Bestuur, het Secretariaat (parttime betaalde Bureaumedewerker en vrijwillig secretariaat), de interne communicatie medewerker (vrijwilliger voor de interne berichtgeving naar de lidorganisaties) en zeer intensief met de Voorzitters van de Commissies. Deze Voorzitters, met hun Commissies bestaande uit deskundigen van NVOG (allen vrijwilliger) en vaak ook andere (ouderen)organisaties, bereiden al het cruciale beleid voor op de respectieve gebieden: “Pensioenen”, “Zorg, Welzijn en Wonen”, “Inkomen en Koopkracht”. Zij zijn, in het kader van belangenbehartiging, in samenspraak met het Bestuur, verantwoordelijk voor deskundige inbreng en mede verantwoordelijk voor het uitdragen van standpunten en beleid(voorstellen) naar wet- en regelgevende instanties (‘Den Haag’) en overige stakeholders, zoals andere (ouderen)organisaties en bij het beleid van genoemde onderwerpen direct betrokkenen. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 18 van 27 Strategisch Plan Doelstelling Activiteiten Samenstelling Faciliteiten Bureau Zie hieronder Zie hieronder Peter Sibinga Belinda Koops en Jan Spilker Concept Strategisch Plan Wat doet NVOG? NVOG is een koepelorganisatie van organisaties van gepensioneerden afkomstig uit het bedrijfsleven in brede zin, de overheid en maatschappelijke organisaties. Zij is de belangenbehartiger van deze gepensioneerden op landelijk niveau voor de terreinen pensioenen, Zorg, Welzijn en Wonen en Inkomen en Koopkracht. Dit doet zij bij de overheid, politieke organisaties en andere relevante instanties. De belangenbehartiging geschiedt zoveel mogelijk in samenwerking met zuster organisaties en andere ouderenbelangenverenigingen. Daarnaast is NVOG actief op Europees niveau. De hoofdthema’s ook hier zijn: “Pensioenen”, waaraan gekoppeld arbeidsmarktvraagstukken en social wellfare en verder “Zorg, Welzijn & Wonen” en “Inkomen en Koopkracht”. Waarom is een (aanscherping van de) strategie nodig? Er is binnen de hoofdthema’s sprake van een grote dynamiek, grote hoeveelheid van onderwerpen, een veelheid aan prioriteiten en veel spelers in het veld ieder met eigen belangen, die soms tegenstrijdig (lijken te zijn). Daarnaast is NVOG als vrijwilligersorganisatie beperkt in haar menskracht. Er is niet alleen behoefte aan een duidelijke prioriteitsstelling, maar ook aan vermindering van de afhankelijkheid van (enkele) personen. Dit alles maakt het nodig om een duidelijke (aangescherpte) strategie en prioriteitsstelling te hebben. Strategisch Plan 2016-2018 Onze uitgangspunten zijn: - Samenwerking op basis van coalitievorming met andere (ouderen)belangenorganisaties met gelijkgestemde doelstellingen om en zo groot mogelijk draagvlak en invloed te scheppen. Gedacht wordt in eerste instantie met name aan KNVG, PCOB, Unie KBO, NOOM en ANBO. De samenwerking geschiedt op basis van gelijkwaardigheid. Sleutelbegrippen zijn: dialoog/consensus (niet polariserend), relevante inbreng op basis van deskundigheid, strategisch communicerend (niet activistisch) en geen associaties op vertegenwoordigend niveau of anderszins met politieke en/of commerciële partijen. - Centraal staat de belangenbehartiging vanuit landelijk perspectief. Hieruit volgt een focus op Pensioenen, Inkomen & Koopkracht en op Zorg, Welzijn en Wonen. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 19 van 27 - - - De inhoudelijke kant laten wij, tenzij anders overeengekomen, over aan de coalitiepartners. Dit moet de meetlat zijn voor het vaststellen van de prioriteiten. Uitbreiding van de prioriteiten kan alleen als er voldoende menskracht beschikbaar is. De intentie is om de respectieve Commissies “Pensioenen”, “Zorg, Welzijn & Wonen” en “Inkomen & Koopkracht” om te bouwen naar brede Coalitie-Commissies, waar alle coalitiepartners zitting hebben (indien zij daarvoor kiezen). Zij gaan over de inhoudelijkheid en de techniek. Daarnaast adviseren zij over het te voeren beleid en de uit te dragen standpunten. De Commissies organiseren zichzelf en kiezen hun eigen Voorzitter. Bestuursleden van de coalitiepartners zijn geen lid van de Commissies, tenzij op incidentele basis en uitdrukkelijk overeengekomen. Maximaal aantal leden 20. Om deze Coalitie-Commissies heen komen klankbordgroepen van andere deskundigen en belangstellenden. Deze groepen worden om de zoveel tijd bij elkaar geroepen om de Coalitie-Commissies te voorzien van input en mee te helpen om te komen tot een evenwichtige besluitvorming van de Coalitie-Commissies. Evenzeer is het van belang te entameren dat onze lid-organisaties zitting nemen in deze klankbordgroepen en, daar waar mogelijk en wenselijk, ook in de Coalitie-Commissies. Dit moet uitgewerkt worden. Het is de taak van de Coalitie-Commissies om de respectievelijke Besturen te voorzien van de juiste en tijdige informatie. De Coalitie-Commissies hebben in eerste instantie een interne taak, tenzij anders overeengekomen door en met een duidelijk mandaat van de Besturen. Elk Bestuur zorgt ervoor dat zij een vertegenwoordiger heeft in de Coalitie-Commissies om zo de verhouding tussen Bestuur en Coalitie-Commissie te borgen. Het uitdragen van Commissiegedachten en/of –standpunten kan alleen als de organisaties (het er bestuurlijk) mee eens zijn. Elke organisatie beslist dus zelf of zij standpunten van Coalitie-Commissies accordeert en dus haar naam eraan hecht. De externe vertegenwoordiging geschiedt door een beperkte delegatie (met voldoende volmacht) van deskundigen en voorzitters ofwel hun plaatsvervangers. Van groot belang is de kwaliteit, consistentie, continuïteit en snelheid van de aanpak en uitvoering van de activiteiten van NVOG. Dit bepaalt mede onze prioriteitstelling. Voor de externe vertegenwoordiging moet er voldoende menskracht zijn om dit uit te voeren. Dit is te weinig en dat maakt NVOG kwetsbaar, dit is een prioriteit. Daarnaast is er gemis aan een sterke PR functionaliteit die zorgdraagt om goede en effectieve lijnen te hebben met de politiek en de pers in brede zin. Versterking van het NVOG bureau is evenzeer nodig. In deze strategie moet er voldoende (proactief) ondersteuning zijn voor bestuurlijke zaken, voorbereiding en uitwerking interne en uitwerking communicatie, secretariaat en documentatie en archief. Ook dit is een prioriteit. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 20 van 27 Externe Stakeholders NVOG tracht bij externe communicatie zoveel mogelijk de coalitiepartners te betrekken. De coalitiepartners zijn KNVG, Unie KBO, PCOB, NOOM en zo mogelijk ook ANBO. Kortgeleden hebben Unie KBO en PCOB een samenwerkingsverband aangegaan. NVOG heeft in de afgelopen jaren een goede samenwerking opgebouwd met MOB en NIBUD. In de externe contacten heeft NVOG veel te maken met de Politiek, Ministeries, SER, STAR, DNB, Pensioenfederatie en Zorginstellingen. KNVG Unie KBO PCOB NOOM ANBO Koepel van Nederlandse Verenigingen van Gepensioneerden Unie van de Katholieke Bonden van Ouderen Protestants Christelijke Ouderen Bond Netwerk van organisaties van Oudere Migranten Algemene Nederlandse Bond voor Ouderen MOB NIBUD Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer (onder auspiciën van DNB) Nederlands Instituut voor Budgetvoorlichting SER STAR DNB Sociaal Economische Raad Stichting van de Arbeid De Nederlandsche Bank Actiz NZa ZiN ZN ZonMw Vereniging van verzorgings- en verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties Nederlandse Zorgautoriteit Zorginstituut Nederland Zorgverzekeraars Nederland Financieringsinstituut Zorgprjecten Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 21 van 27 Verdeling werkzaamheden BESTUUR Jaap van der Spek Peter Sibinga Nol Westermann Fred Steenwinkel Frans van der Lee Jan Spilker vacature VOORZITTERS COMMISSIES Jos Berkemeijer Joop Blom Maarten Maas VOORZITTERS WERKGROEPEN Regine Matthijssen Dirk Visser Bas Vooijs SECRETARIAAT Belinda Koops Jan Spilker Organisatie van NVOG Bestuurstaak (Zie bijlage: Taak- en functie omschrijving bestuursleden vrijwilligersorganisaties) Voorzitter Vicevoorzitter Secretaris Penningmeester - Ledencontact - 2de Penningmeester 2de secretaris PR & Communicatiebeleid Aandachtsgebied Additionele taken (betekenis nummers zie volgend blad) 1ste verantwoordelijke 2de verantwoordelijke 1,2,3,4,7,9,11,13,16 1,3,4,7,9,11,13 15,19,20,21 22 21 16,17,18 Voorzitter NVOG Commissie “Pensioenen” Voorzitter NVOG Commissie “Zorg, Welzijn en Wonen” Voorzitter NVOG Commissie “Inkomen en Koopkracht” Aandachtsgebied - deelnemer aan Bestuursvergaderingen - deelnemer aan Bestuursvergaderingen 6 8 - deelnemer aan Bestuursvergaderingen 10 Werkgroep Intern. Zaken - lid AGE Europe expert groep sociale vraagstukken - lid Council AGE Europe. PR en Communicatie Nieuwsbrieven Werkgroep Jaarverslagen en Indexaties Aandachtsgebied Secretariaat NVOG Ondersteuning secretariaat - deelnemer aan Bestuursvergaderingen 12 - deelnemer aan Bestuursvergaderingen 2 versie 3 febr 2016 15,17,18,19,20,22 14 pagina 22 van 27 Bij tijd en wijle terugkerende ad-hoc werkgroepen VOORZITTERS WERKGROEPEN Aandachtsgebied Ad-hoc Werkgroep Strategische planning Ad-hoc Werkgroep Overleg Samenwerken KNVG Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 23 van 27 Additionele taken Additionele taken 1e aanspreekpunt 2e aanspreekpunt 1 2 ‘Boegbeeld’, inhoudende eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten Mediacontacten Voorzitter Bestuur Voorzitter Bestuur a.i. 3 4 5 6 7 8 Ontwikkelen PR en Communicatiebeleid Aanspreekpunt van uit Bestuur voor Coalitiepartners Namens Bestuur in gezamenlijk Bestuur met (een) Coalitiepartner(s) Extern woordvoerder op het gebied van Pensioenen (zonder politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Pensioenen (met politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Zorg, Welzijn en Wonen (zonder politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Zorg, Welzijn en Wonen (met politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Koopkracht en Inkomen (zonder politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Koopkracht en Inkomen (met politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Europese Zaken (zonder politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Europese Zaken (met politieke impact) Extern woordvoerder op het gebied van Jaarverslagen en Indexaties Aanspreekpunt van uit Bestuur voor Platformen Aanspreekpunt van uit Bestuur voor Lid-organisaties (bestaand en/of nieuw) Verantwoordelijke in het Bestuur voor Vrijwilligersbeleid Verantwoordelijke in het Bestuur voor Kennis ontwikkeling en –overdracht Verantwoordelijke in het Bestuur voor interne- en kantoororganisatie (incl. AV) Verantwoordelijke in het Bestuur voor het organiseren van events (Themadagen etc.) Verantwoordelijke in het Bestuur voor Personeelszaken Verantwoordelijke in het Bestuur voor hulpmiddelen voor de organisatie (huisvesting, communicatiemiddelen, apparatuur, etc.) Voorzitter Bestuur Voorzitter Bestuur Nader te bepalen Voorzitter Commissie Voorzitter Bestuur Voorzitter Commissie Vicevoorzitter Bestuur Voorzitter PR & Communicatie a.i. Vicevoorzitter Bestuur Vicevoorzitter Bestuur Nader te bepalen Vicevoorzitter Commissie Vicevoorzitter Bestuur Vicevoorzitter Commissie Voorzitter Bestuur Voorzitter Commissie Vicevoorzitter Bestuur Vicevoorzitter Commissie Voorzitter Bestuur Voorzitter Werkgroep Voorzitter Bestuur Voorzitter Commissie Secretaris Bestuur Plv penningmeester Bestuur Plv penningmeester Bestuur Plv penningmeester Bestuur Secretaris Bestuur Secretaris Bestuur Secretaris Bestuur Penningmeester Bestuur Vicevoorzitter Bestuur Voorzitter Werkgroep Vicevoorzitter Bestuur Vicevoorzitter Commissie Plv. Secretaris Bestuur Voorzitter Bestuur Plv. Secretaris Bestuur Plv. Secretaris Bestuur Plv. Secretaris Bestuur Plv. Secretaris Bestuur Penningmeester Bestuur Plv. Secretaris Bestuur 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Aandachtspunt: (1) Wat is het karakter van het (functioneren) van het bestuur dat wordt nagestreefd? (2) Collegialiteit met een voorzitter, al of niet ‘primus inter pares’, of een ‘presidentieel’ bestuur, waarbij de voorzitter de centrale en bepalende persoon is. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 24 van 27 Relevante passages in Statuten en Huishoudelijk Reglement Statuten Bestuur, taak en bevoegdheden, besluitvorming, commissies Artikel 12 1. Het bestuur is belast met het besturen van de NVOG met inachtneming van het gestelde in deze statuten en de reglementen, alsmede van de vigerende besluiten van de algemene vergadering. 2. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee gezamenlijk handelende bestuursleden, waarvan tenminste één lid een functie als genoemd in artikel 11 lid 1 vervult. Zij kunnen zich daarbij door een schriftelijk gemachtigde doen vertegenwoordigen. 3. Voor besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling van een schuld van een ander verbindt, behoeft het bestuur de voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering. Op het ontbreken van deze goedkeuring kan tegen derden beroep worden gedaan. 4. Het bestuur dient vooraf richtlijnen overeen te komen met de algemene vergadering en deze vast te leggen ten aanzien van: a. het voeren van rechtsgedingen, inbegrepen arbitrage en sluiten van compromissen, met uitzondering van het voeren van een kort geding; b. het aangaan van andere rechtshandelingen en zaken van gewicht die de vereniging financieel of anderszins binden. Als zaken van gewicht worden onder andere beschouwd: - samenwerkingsverbanden met andere organisaties; - contacten met organen die ook relaties onderhouden met lid-organisaties van de vereniging. Indien het tevoren overeenkomen van bovengenoemde richtlijnen niet heeft kunnen plaatsvinden, moet de door het bestuur genomen beslissing achteraf ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd. 5. Het bestuur vergadert zo vaak als door de bestuursleden en/of de algemene vergadering gewenst wordt en bij voorkeur volgens een jaarlijks tevoren in het bestuur overeen te komen rooster. 6. De oproep aan de bestuursleden voor een bestuursvergadering geschiedt schriftelijk, onder opgaaf van de agenda, plaats, aanvangstijd en verwachte tijdsduur van de vergadering. 7. Het bestuur kan in de vergadering slechts besluiten nemen, indien meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Een dergelijke vertegenwoordiging kan bij schriftelijke volmacht van de afwezige aan een medebestuurslid geschieden. 8. Alle bestuursbesluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 25 van 27 9. Het bestuur kan ook buiten een vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden zich schriftelijk over de voorstellen kunnen uitspreken en met deze wijze van besluitvorming akkoord gaan. In de notulen van de volgende vergadering dient hiervan dan melding te worden gemaakt. 10. De voorzitter bepaalt hoe het stemmen in het bestuur plaatsvindt. Stemmen over personen geschiedt, indien ten minste één bestuurslid zulks verlangt, schriftelijk. 11. Van het verhandelde in een bestuursvergadering worden notulen gemaakt, die na vaststelling ondertekend worden door voorzitter en secretaris. 12. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door (ad hoc-) beleidscommissies of werkgroepen en stelt voor deze de taakomschrijving en bevoegdheden vast. Huishoudelijk reglement: V BESTUUR Artikel 6 1. Ter uitvoering van artikel 11 lid 3 statuten zal aan de lid-organisaties worden gevraagd kandidaten te stellen voor de vervulling van vacatures in het bestuur. Het bestuur kan tevens eigener beweging kandidaten aanzoeken en doet dit in ieder geval wanneer er onvoldoende namen van geschikte kandidaten zijn ontvangen. Verkiezing van bestuursleden vindt plaats overeenkomstig artikel 15 lid 6 en 7 statuten. 2. De voorzitter geeft leiding aan de vereniging, zit de vergaderingen van het bestuur voor, is de eerstverantwoordelijke voor de mediacontacten en is de eerstaangewezene om de vereniging naar buiten te vertegenwoordigen. Ook neemt de voorzitter zitting in het bestuur van de CSO, samen met een door het bestuur aan te wijzen tweede bestuurslid van de NVOG. 3. De vicevoorzitter verricht bij ontstentenis van de voorzitter de taken van de voorzitter en richt zich in het bijzonder op de interne organisatie. 4. De secretaris is verantwoordelijk voor het functioneren van het bureau en is verantwoordelijk voor de eindopstelling van het algemeen jaarverslag. 5. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beheer van de middelen van de vereniging in de ruimste zin van het woord. Hij ziet toe op juiste verwerking van de financiële administratie en is belast met de eindopstelling van het financiële jaarverslag. 6. De voorzitter stelt in overleg met de overige bestuursleden een rooster van aftreden vast voor de leden van het bestuur. Dit rooster dient zodanig te zijn dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden en dat de voorzitter en de vicevoorzitter eveneens niet in hetzelfde jaar aftreden. 7. Het bestuur is bevoegd voor ondersteuning van de bestuurs- of bureautaken (al dan niet betaalde) deskundigen aan te stellen. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 26 van 27 VI COMMISSIES EN WERKGROEPEN Artikel 7: Algemeen 1. Commissies en werkgroepen worden ingesteld door het bestuur op grond van de in artikel 12 lid 12 statuten verstrekte bevoegdheid. 2. Commissies en werkgroepen kunnen voor bijzondere onderwerpen in overleg met het bestuur ad hoc werkgroepen instellen en/of derden/externe deskundigen raadplegen. 3. De samenstelling van een commissie of werkgroep is gebaseerd op de voor haar taak verlangde deskundigheid en kwaliteit. Daarnaast wordt gestreefd naar een afspiegeling van het ledenbestand. 4. De voorzitter van een commissie of werkgroep wordt telkens voor een periode van drie jaren benoemd door het bestuur. 5. De leden van een commissie of werkgroep worden, op voordracht van de betrokken voorzitter en na overleg met het voorzittersoverleg, telkens voor een periode van drie jaren benoemd door het bestuur. De voorzitters van de commissies en werkgroepen stellen een rooster van aftreden op. Artikel 8: Doel, taak en competentie 1. Commissies en werkgroepen hebben tot doel het ondersteunen van en het bijdragen aan de algemene belangenbehartiging van de lid-organisaties. Zij hebben tot taak het formuleren van standpunten en zij fungeren als kennisinstituut voor de vereniging en de lid-organisaties. Standpunten dienen te worden bekrachtigd in de Algemene Leden Vergadering. 2. Het bestuur geeft vorm en inhoud aan de feitelijke belangenbehartiging, na overleg met de betrokken commissie of werkgroep. In spoedeisende gevallen wordt dit overleg zo mogelijk tenminste gevoerd met de voorzitter(s) van de betrokken commissie(s) of werkgroep(en). Artikel 9: Werkwijze 1. Het bestuur beschrijft de beleidsterreinen van de commissies en werkgroepen. 2. Het bestuur stelt na overleg de personele en materiële ondersteuning vast. 3. Commissies en werkgroepen inventariseren, rubriceren en adviseren gevraagd en ongevraagd over het beleidsterrein waarvoor zij zijn ingesteld. 4. Commissies en werkgroepen rapporteren periodiek over hun werkzaamheden aan het bestuur. Het bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van een trait d’union tussen commissie of werkgroep en het bestuur. 5. Op voordracht van een commissie of werkgroep stelt het bestuur een reglement voor deze commissie of werkgroep vast. Dit reglement: - beschrijft de voorwaarden voor deskundigheid en beschikbaarheid van de leden; - regelt de relatie met de platforms en andere gremia binnen en buiten de vereniging; - regelt de interne werkwijze en besluitvorming; - mag geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de wet, de statuten en het Huishoudelijk Reglement. Organisatie van NVOG versie 3 febr 2016 pagina 27 van 27
