Reglement van inwendige orde VZW De Vlinder

Reglement van inwendige orde VZW De Vlinder
Versie 1.2 – goedgekeurd met opmerkingen op de Raad van Bestuur van 10/03/2014
Bekrachtigd door de Algemene Vergadering van 19/03/2014
Hoofdstuk 1 – Doel
Het reglement van inwendige orde is opgesteld om de statuten van VZW De Vlinder zoals zij
goedgekeurd werden door de oprichtingsvergadering van 19/12/2009 te vervolledigen en
om er alzo mee een geheel te vormen.
De beschikkingen opgenomen in het Reglement van Inwendige Orde hebben tot doel
bepaalde statutaire beschikkingen te verduidelijken en de interne functionering van de VZW
te vergemakkelijken. ln geval van betwisting zullen de beschikkingen van het Reglement van
Inwendige Orde (RIO) bepalend zijn, maar ondergeschikt aan de wettelijke of statutaire
bepalingen.
Hoofdstuk 2 – De effectieve leden
Elk effectief lid is verplicht om
a) de statuten en het reglement van inwendige orde van VZW De Vlinder te erkennen,
na te leven en te eerbiedigen;
b) zich neer te leggen bij de beslissingen van de Algemene Vergadering, de Raad van
Bestuur en het Dagelijks Bestuur.
Een effectief lid heeft het recht om deel te nemen aan de Raad van Bestuur, evenwel zonder
beslissingsmacht. Op de algemene vergadering heeft het lid recht op 1 enkelvoudige stem,
bij aanwezigheid of door volmacht.
Minderjarige leden hebben evenzeer stemrecht, via één van hun wettelijke
vertegenwoordigers.
Rechtspersonen die toetreden tot de vereniging en voldoen aan de lidmaatschapsbijdrage
mogen zich laten vertegenwoordigen door 2 afgevaardigden, doch zij hebben slechts recht
op 1 enkelvoudige stem.
Hoofdstuk 3 – De Raad van Bestuur
a) Taken
De Raad van Bestuur heeft volgende taken:
1. waken over het respecteren van de statutaire en reglementaire bepalingen van
VZW De Vlinder
2. de coördinatie van de activiteiten voor het lopend boekjaar
3. de organisatie van het werk van VZW De Vlinder
4. het beheer van de financiën van VZW De Vlinder
5. het verzekeren van de Public Relations en perscontacten van VZW De Vlinder. Dit is
een unieke aangelegenheid van de Raad van Bestuur, behoudens uitzonderingen bij
speciaal statuut.
6. het verzekeren en uitstippelen van een lange termijnplanning, zoals bekrachtigd en
jaarlijks geëvalueerd door de Algemene Vergadering
7. het aanvaarden of weigeren van nieuwe leden
De Raad van Bestuur staat het vrij haar taken onderling te verdelen of te delegeren
naar een lid van de VZW, binnen of buiten de raad van bestuur. Dit kan door middel
van een speciaal statuut zoals bepaald zal worden op een bestuursvergadering en
bekrachtigd op de algemene vergadering. De eindverantwoordelijkheid ligt steeds bij
de Raad van Bestuur.
b) Kandidatuur
De kandidaat als voorzitter van de Raad van Bestuur moet minstens 1 jaar lang lid
geweest zijn van de Raad van Bestuur. Andere kandidaten om de raad van
bestuur te vervoegen dienen minstens 1 jaar lang lid geweest te zijn van de VZW.
In principe is een bestuursraad verkozen voor 3 jaar en zal het mandaat verlengd
worden op de algemene vergadering van het boekjaar waarin de mandaten van
de raad van bestuur verlopen. Het staat leden vrij om op voorhand hun
kandidatuur te stellen als nieuw bestuurslid/voorzitter en om bepaalde leden te
wreken in hun functie. Dit ten laatste 7 dagen voor de Algemene Vergadering.
c) Werking
De Raad van Bestuur verdeelt onderling de mandaten. Deze kunnen jaarlijks
gewijzigd worden en door de algemene vergadering bekrachtigd, of herroepen.
De Raad van Bestuur heeft de autonomie naar haar goeddunken en om de
werking te garanderen bepaalde functies aan te duiden of te wijzigen, evenwel
met respect voor de reglementering zoals bepaald onder punt hoofdstuk 3.b)
De Algemene Vergadering zal deze beslissingen achteraf bekrachtigen of
herroepen met een meerderheid aan stemmen. Binnen de Raad van Bestuur
dienen zeker een ondervoorzitter (en plaatsvervangend voorzitter bij
ontstentenis van de voorzitter) en een penningmeester aangesteld te worden.
Wenselijk is ook de aanstelling van een secretaris. De raad van bestuur telt
maximum 6 leden en minimum 3.
De vergadermodaliteiten zijn statutair bepaald. In geval van afwezigheid of
onvermogen van de voorzitter, neemt de ondervoorzitter zijn taken over.
De Algemene Vergadering van de VZW zal jaarlijks haar kwijting verlenen over
zowel het budget als over de werking van het verlopen boekjaar. Hiermee vervalt
elke persoonlijke verantwoordelijkheid van de leden van de Raad van Bestuur.
Zij kunnen bij kwijting dan ook nooit juridisch of op enige andere wijze
verantwoordelijk gesteld worden.
d) Juridisch kader
De statutaire bepalingen zijn hieromtrent volledig. Een bestuurslid dient zich
actief te engageren en zijn lidmaatschapsbijdrage te bepalen zoals elk effectief
lid.
e) Communicatie
De Raad van Bestuur zal haar activiteiten in principe aankondigen zoals statutair
bepaald. De communicatie via email, nieuwsbrief, publicaties, website, blog, … is
voorbehouden aan de Raad van Bestuur. De kwijting door de Algemene
Vergadering is hierbij jaarlijks van doorslaggevend belang naar
verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Publicaties worden onder
verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgegeven, maar bij kwijting door de
Algemene Vergadering verschuift deze volledig naar de VZW en haar
bestuursorganen.
f) Verplichtingen
De raad van bestuur zorgt ervoor dat de gestelde vragen en projecten op een
redelijke termijn worden uitgevoerd en het werk op een redelijke termijn
vervolledigd. Hiertoe engageert zij zich om gemiddeld éénmaal per maand te
vergaderen en de taken te verdelen. Verslag hiervan wordt opgemaakt, verspreid
onder de bestuursleden en ter inzage bewaard gedurende 10 jaar bij de officiële
documenten van de vzw. De wijze van samenroeping, locatie en agenda dienen
transparant te zijn maar het staat de Raad van Bestuur vrij deze in te vullen zodat
de werking ten allen tijde gegarandeerd en continu is.
Hoofdstuk 4. Projecten en werking
Vzw De Vlinder heeft ten allen tijde tot doel om mensen in nood te helpen. De invulling en
goedkeuring van de Algemene Vergadering van projecten en doelen is bindend naar de
toekomst. De Raad van Bestuur beslist in de loop van het jaar en bij hoogdringendheid de
projecten die de steun verdienen. De Raad van Bestuur kan beslissen tot oprichting van een
werkgroep naar aanleiding van specifieke deelthema’s of projecten. Deze werkgroepen
vallen onder de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur en zullen dan ook
maandelijks verantwoording afleggen. Het valt te verkiezen een lid van de Raad van Bestuur
in de betreffende werkgroepen te hebben, doch dit is geen verplichting.
Jaarlijks zal de Algemene Vergadering een terugblik krijgen op de werking en een vooruitblik
naar het werkjaar. Hierop kan een open discussie ontstaan, waarbij stemming uitsluitsel zal
geven over de kwijting en de toekomstige werking.
De stemmingsmodaliteiten zijn statutair bepaald, zowel voor de Raad van Bestuur als voor
de Algemene Vergadering.
Hoofdstuk 5. Dagelijks bestuur
De voorzitter van de VZW De Vlinder, net als de ondervoorzitter, zijn gevolmachtigd de VZW
te vertegenwoordigen op juridisch, administratief en financieel vlak, zonder beperkingen. Zij
vormen samen het dagelijks bestuur. Zij garanderen de werking tussen de verschillende
samenkomsten van de Raad van Bestuur en leggen verantwoording af bij dit laatste orgaan.
De kwijting van de Raad van Bestuur op de Algemene Vergadering houdt jaarlijks hun ontslag
in van elke kwijting of verantwoordelijkheid over het afgelopen boekjaar.
Het dagelijks bestuur beantwoordt de post, zorgt voor een continue werking en is
gemachtigd bij hoogdringendheid de nodige maatregelen te treffen en beslissingen te
nemen om de werking te garanderen.
Hoofdstuk 6. Budget en lidgelden
De lidgelden worden geïnd en opgevolgd door de Raad van Bestuur, in samenspraak met een
verantwoordelijke ‘leden’. Deze werkt onder speciaal statuut en heeft tot doel de
ledencontacten te optimaliseren. De ledenverantwoordelijke legt verantwoording af tov. de
Raad van Bestuur en heeft een ongelimiteerd, maar onmiddellijk opzegbaar mandaat van de
Raad van Bestuur. De ledenverantwoordelijke heeft toegang tot de rekeningen van de VZW.
Het budget en de boekhouding worden door de Raad van Bestuur samengesteld en
gecontroleerd door 2 personen, aangeduid door de Algemene Vergadering voor het
volgende boekjaar. De Raad van Bestuur en het dagelijkse bestuur zorgen er ten allen tijde
voor in de geest van dit budget te werken tijdens het boekjaar.
Teruggave van lidgeld of gedane giften is in geen geval bespreekbaar.
Hoofdstuk 7. Sponsoring en samenwerking met externen
In geval van contractuele verbintenissen, zal het dagelijkse bestuur in zijn hoedanigheid de
contracten ondertekenen en bespreken met de Raad van Bestuur. Hierbij dient het belang
van de vzw altijd nagestreefd en gerespecteerd te worden.
In geen geval kan de vzw nadelige gevolgen ondervinden van de samenwerking of
sponsoring door derden. Een win-winsituatie dient ten allen tijde nagestreefd te worden.
Contractuele geschillen zullen vooreerst voorgelegd dienen te worden aan de Raad van
Bestuur of Algemene Vergadering. Bij blijvende onmin, zal de rechtbank van Mechelen
bevoegd zijn.
Hoofdstuk 8. Verzekering
De vereniging zal zich verzekeren naar haar sociale zetel, verantwoordelijkheid tov.
vrijwilligers en aansprakelijkheid tov. derden. De polis zal alle persoonlijke
verantwoordelijkheid van individuele bestuursleden ontnemen.
Hoofdstuk 9. Patrimonium
Het dagelijkse bestuur bewaart het patrimonium van de VZW en zal als goede ‘huisvader’
zorgen voor dit patrimonium. Op eenvoudig verzoek kan zij binnen de 5 dagen een lijst
samenstellen van aanwezig patrimonium. Deze lijst zal definitief en volledig zijn. Bij
betwisting zal het patrimonium ter beschikking worden gesteld van de zetelende voorzitter
van de Algemene Vergadering. Hiervoor is geen geding mogelijk na afsluiting van de
Algemene Vergadering.
Hoofdstuk 10. Communicatie
De VZW zal open en transparant communiceren, zowel intern als extern. Hiertoe zal het
dagelijks bestuur de website, sociale media en nieuwsbrieven onderhouden. Dit in
samenwerking met de Raad van Bestuur en met kwijting door de Algemene Vergadering.
Regelmatig zullen persberichten gelanceerd worden en zullen publicaties worden gemaakt
die het belang van de VZW ten goede komen.