Aan tafel met Traject 2 februari 2016

Traject
Implementatie binnen het Departement
Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Even voorstellen…
Sammy Roos
Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Afdeling BIK (Team Informatie)
Stafmedewerker informatiebeleid
Els Dufour
Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Diensten van de Secretaris-Generaal
Coördinator organisatieontwikkeling
Agenda
Implementatie van Traject binnen het Departement WVG
Wat volgen we allemaal op via Traject?
Hoe hebben we dat concreet aangepakt?
Welke rapporten gebruiken we?
Handige tips & tricks in Traject
Gebruik van technische status
Gebruik van codes
Smartlists
Verbeterpunten/aandachtspunten in Traject
Functioneel
Technisch
Wat volgen we op? (1)
Vóór Traject: rapportering via BELMO/MONDE
Eigen oplossing in SharePoint
Vergelijkbare semantiek, maar beperkt tot WVG en
beperkter in opzet
Basisprincipe: continuïteit bieden
Beleidsnota WVG: coördinerende rol van het departement
Ondernemingsplan DWVG
Basisprincipe: keep it simple
Focus op statusrapportage op het niveau van projecten
Wat volgen we op? (2)
Ondernemingsplan als voorbeeld
Focus op statusrapportage projecten
Geen statusrapportage op het niveau van de doelstellingen
Geen mijlpalen in OP 2015 (wél in 2016)
Geen VTE of budget in Traject
Projectmanagement in Traject is vrijblijvend
Doelstellingcascade uit de beleidsnota, aangevuld met eigen
doelstellingen
Driemaandelijkse rapporten voor de directieraad
Wat volgen we op? (3)
Ondernemingsplan als voorbeeld
Toevoegingen aan het OP 2016
Mijlpalen
Integratie van het Kerntakenplan (programma)
Integratie van Aanbevelingen Audit Vlaanderen (programma)
Weinig ervaring met processen en indicatoren in het kader van
het ondernemingsplan: on hold
Wat volgen we op? (4)
TO BE-situatie
Toenemend gebruik van programma’s
Niet gekoppeld aan doelstellingen (verticaal), maar eerder
als “losse” verzamelingen van allerlei projecten volgens een
bepaald thema/invalshoek (horizontaal)
Geplande toevoegingen in 2016:
CAF-projecten (programma)
Planning leidend ambtenaar (programma of bril)
ICT-projecten binnen het departement (programma’s)
Vlaamse Sociale Bescherming (programma)
(?) Afdelingsplannen
(?) Beleidsdomeinoverschrijdende plannen (b.v. armoede)
Concrete aanpak (1)
Reeds betrokken van in de beginfase van het project
Testfase
Train de Trainer
Opleidingen gebruikers en functioneel beheerders
2 beheerders op het niveau van het departement
Inhoudelijk profiel: coördinator organisatieontwikkeling
Functioneel/Technisch profiel: analyse/technische
ondersteuning
Coördinerende rol in de beleidsnota: rechten op alle WVGentiteiten
Concrete aanpak (2)
Ondernemingsplan als voorbeeld
Sterke centrale sturing
Afdelingen leveren input via sjablonen die vergelijkbaar zijn
met de importsjablonen (snelle import)
Beperken van het werk van de projectleiders: volledige
import door beheerders, activering gebeurt automatisch
Afspraken over de lengte van titels (i.f.v. rapportage)
Gedetailleerde check en feedback door coördinator OO
Concrete aanpak (3)
Ondernemingsplan als voorbeeld
Ondersteuning van de gebruikers
Zelf georganiseerde opleidingen op maat
Mini-handleidingen bij meer complexe acties
Communicatie per e-mail voor timing statusrapportage
Irrelevante statuslijnen “onzichtbaar” maken voor de
gebruikers (zie verder)
Generieke mailbox bij problemen
Concrete aanpak (4)
Aandachtspunten TO BE
Inhoudelijke controle wordt steeds belangrijker
Alle statussen benutten: reële situatie weergeven
Nieuw project of verderzetting bestaand project?
Opletten met dubbele projecten tussen afdelingen (b.v. ICT)
Overzicht van alle brillen en programma’s houden
Meer detail = meer verantwoordelijkheid voor de gebruiker
Wildgroei van mijlpalen
Steeds meer vragen van bepaalde “key users” naar kleine
rapporten en smartlists (zie verder)
Welke rapporten? (1)
Ad hoc-rapporten via standaardrapporten van Traject of via
rapport-functie op specifieke smartlists
Structurele rapportage (b.v. beleidsnota/ondernemingsplan)
via eigen rapporten op basis van Trajectoutput
Moeilijk om complexe vragen te vatten in
standaardrapporten
Tussenoplossing in afwachting van eigen BI-rapporten (zie
verder)
Welke rapporten? (2)
Ondernemingsplan 2016 als voorbeeld
Vraag naar een geïntegreerd rapport
Evaluatie 2015 én nieuwe projecten 2016, verschillende
velden afhankelijk van het type project
Kerntakenplan
Aanbevelingen Audit Vlaanderen
Verrijkte platgeslagen tabel uit Traject als bron voor een
document in Word-formaat (.docx)
Welke rapporten? (3)
TO BE: DWH-integratie + eigen BI-rapporten
Veel DWH-/ETL-/BI-expertise binnen het Departement WVG
Binnentrekken van de Trajectdata van (D)WVG in het eigen
datawarehouse maakt complexe BI-rapporten mogelijk evenals
integratie in bestaande dashboards
Gemakkelijker en efficiënter omgaan met complexe
rapporteringsvragen
Focus op Traject als registratietool i.p.v. rapporteringstool
Agenda
Implementatie van Traject binnen het Departement WVG
Wat volgen we allemaal op via Traject?
Hoe hebben we dat concreet aangepakt?
Welke rapporten gebruiken we?
Handige tips & tricks in Traject
Gebruik van technische status
Gebruik van codes
Smartlists
Verbeterpunten/aandachtspunten in Traject
Functioneel
Technisch
Tips & Tricks: technische status (1)
Gebruik van de technische status van een object: b.v. de
statuslijn van een project
Niet actief: statuslijn staat op de TO DO-pagina
Actief: statuslijn staat op de detailpagina van het project
Afgesloten: statuslijn is onzichtbaar voor de gebruiker
(zichtbaar voor de beheerder)
Verwijderd: statuslijn is onzichtbaar voor de
gebruiker/beheerder (zichtbaar voor overkoepelend
beheerder/systeembeheerder)
Handig om te sturen wat de gebruiker ziet
Tips & Tricks: technische status (2)
Tips & Tricks: gebruik van codes (1)
Invoer van specifieke codes in irrelevante tekstvelden (b.v.
“projectfolder”) of daartoe bestemde velden (“Inhoud vrij te kiezen
veld1”) van projecten
Maakt het veel gemakkelijker om bepaalde projecten terug te
vinden of om specifieke smartlists/rapporten te kunnen maken
Gebruik binnen Departement WVG op niveau projecten
“Inhoud vrij te kiezen veld1”: brilcodes
“Inhoud vrij te kiezen veld2”: programmacodes
“Inhoud vrij te kiezen veld3”: (optioneel) codes sub-programma
Tips & Tricks: gebruik van codes (2)
Tips & Tricks: gebruik van codes (3)
Tips & Tricks: gebruik van codes (4)
Tips & Tricks: gebruik van codes (5)
Tips & Tricks: smartlists (1)
Smartlist is beperkt geïmplementeerd, maar biedt wel
mogelijkheden mits wat creativiteit in maken van de filters
Handig om Traject toegankelijker te maken voor bepaalde
“key users”
Diverse vragen/mogelijkheden:
Projecten binnen een bepaalde bril/programma (zie vorige)
Projecten van een bepaalde afdeling
Groeperingen binnen een smartlist
Niet ingevulde statuslijnen opsporen
Verwijderen van standaard-mijlpalen
Tips & Tricks: smartlists (2)
Projecten van een afdeling
Vertrek vanuit een bestaande smartlist (“Beheer Projecten”
of “Mijn Projecten”)
Tips & Tricks: smartlists (3)
Projecten van een afdeling
Tips & Tricks: smartlists (4)
Projecten van een afdeling
Tips & Tricks: smartlists (5)
Groepering binnen een smartlist
Vertrek van een bestaande smartlist (eigen of standaard)
Tips & Tricks: smartlists (6)
Groepering binnen een smartlist
Tips & Tricks: smartlists (7)
Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)
Vertrek vanuit de zoekfunctie (geen begrenzing van objecten)
Tips & Tricks: smartlists (8)
Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)
Tips & Tricks: smartlists (9)
Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)
Tips & Tricks: smartlists (10)
Niet ingevulde statuslijnen (via zoekopdracht)
Tips & Tricks: smartlists (11)
Verwijderen standaard-mijlpalen (zoekopdracht)
Vertrek opnieuw van een zoekopdracht
Tips & Tricks: smartlists (12)
Verwijderen standaard-mijlpalen (zoekopdracht)
Agenda
Implementatie van Traject binnen het Departement WVG
Wat volgen we allemaal op via Traject?
Hoe hebben we dat concreet aangepakt?
Welke rapporten gebruiken we?
Handige tips & tricks in Traject
Gebruik van technische status
Gebruik van codes
Smartlists
Verbeterpunten/aandachtspunten in Traject
Functioneel
Technisch
Functionele vragen/bendekingen
Gelijkschakelen van alle statusmechanismes?
Automatische/semi-automatische creatie van alle statussen
Gebruiksvriendelijk en gemakkelijker te beheren
Herbruikbaarheid van objecten is soms moeilijk in een
verschillende context
Eenzelfde status en duiding is niet altijd bruikbaar op de
verschillende rapporteringsniveau (stuurgroep versus
managementcomité)
Traject toegankelijker maken voor “key users”
Potentieel van smartlists blijft onbut
Technische problemen
Snelheid van de applicatie blijft het grootste struikelblok…
Weerstand van gebruikers
Beheerders verspillen veel tijd in de applicatie
Importeren en exporteren gaat bijzonder traag
Een aantal kinderziektes blijven erin sluipen
Verschillen in validatie tussen manueel aanmaak en import
Nieuwe releases brengen oude problemen terug
Vragen/bedenkingen?