Event

>>start
• Vraag je eerst af waarom (met wie) je een
fuif organiseert…
– Jeugdvereniging > Fondsenwerving
– Muziekfreaks/DJ collectief > Programmatie
– Organisatie > sterke eventervaring
De invalshoek en de doelstellingen verschillen totaal, dus ook de aanpak…
>>team
Check de grootte van uw team en hoeveel tijd er kan geïnvesteerd worden
Team
Hoofdorganisator
Veiligheidscoördinator
Zakelijk organisator
Programmator
Communicator
Technieker/decorateur
Opbouw
Algemene controle
Aansturing veiligheid
Verkoopsitems/zakelijke org
Technische riders/podium
Zaalcommunicatie
Inrichting & decoratie
Voorbereiding
Algemeen/vergunningen
Verzekeringen/Security…
Leveranciers/sponsordeals
Boekingen/zaaltechniek
Publiciteit & bekendmaking
Locatie & zaalindeling
Afbouw
Algemene coördinatie
Opkuis
Financiën
Opkuis
Opkuis
Opkuis
Event
Algemeen aanspreekpunt
Security & veiligheidsco
Bar/vestiaire/bonnetjes
Ontvangst artiesten
Snelle Interventies
Technische opvolging
>>zaal
Bepaal aan de hand van de doelstelling en van het team de zaal
De grootte van de zaal is niet altijd gelijk aan de grootte van de winst!!
Belangrijk
Capaciteit > voor iedereen
Compartimentering (verschillende zalen) > programmator en inrichter
Veiligheid (nooddeuren, branddetectie, noodverlichting) > veiligheidscoördinator
Subcontractors > zakelijk verantwoordelijke
Verzekeringen (afstand van verhaal)
>>voorbereiding FASE 1
Hoofdorganisator:
Algemene begroting opstellen en briefen naar de verschillende teams
Aanvragen vergunningen en toestemmingen bij gemeente & politie
Drankvergunningen, nachtvergunningen, geluidsnormen
Veiligheidscoördinator:
Veiligheidsplan a.h.v. zaal (opdeling persoonscontrole en crowdcontrol)
Verzekeringen aangaan
Burgerlijke & contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico’s
Ook BA tijdens voorbereiding en na event - medewerkers!!)
EHBO samen stellen of Rode kruispost vastleggen (minimum vanaf 1000 bezoekers)
Programmator:
Vastleggen artiesten (ahv zaalcapaciteit, speelduur i.k.v line-up en haalbaarheid kostprijs en rider)
Zakelijk organisator:
Samengevat sponsordossier voor verkoopsitems (brouwers, powerdrinks, speciale bieren, stands…)
Voorverkooppunten vastleggen
Communicator:
Look & feel van de affiches, flyers, website, t-shirts… bepalen
Eerste bekendmaking op internetfora
Promoplan & rooting
Inrichter:
Vastleggen indeling => zaalopmeting
Verzamelen materiaal (elektriciteit, hekken, barhardware, podium, klank & licht > info bij programmator…)
>>voorbereiding FASE 2
Hoofdorganisator:
Medewerkersteam samenstellen
Veiligheidscoördinator:
Vastleggen securityfirma
Programmator:
Doorgeven artiesten aan communicator en zakelijk organisator
Zakelijk organisator:
Defintief sponsordossier opstellen en de boer op! Zoek naar synergie!!!
Brouwers, cateraars,… contacteren
Communicator:
Afwerken promo, tickets,… > wachten op sponsors voor druk!!
Drukkers contacteren
Webcommunicatie op internetfora opdrijven nu de line-up er is
Toelatingen voor promodistributie (affiches groter dan 1m2: aanvraag registratienummer Affichetaks)
Inrichter:
Verzamelen materiaal (deco)
Beginnen denken & bouwen aan belangrijkste eye-catchers
>>voorbereiding FASE 3
Hoofdorganisator:
Medewerkersteam organiseren (takenoverzicht: ingang, bar, vestiaire, toiletten, bonnetjes,…)
Buren op de hoogte brengen
Sabam, Billijke vergoeding
Veiligheidscoördinator:
Noodplan opstellen (hoe reageren + namen plakken!!) > BNIP raadplegen
Belangrijke telefoonnummers verzamelen
Programmator:
Technische riders artiesten > vastleggen materiaal & catering
Betalingen boekingsfee
Zakelijk organisator:
Cashpunten organiseren => sluitend systeem voor wie met geld omgaat (enveloppes)
Kaarten in voorverkoop brengen
Communicator:
Ontwerpen afwerken (sponsors invoegen) & drukken
Promodistri
E-distri
Ticketing
Badges medewerkers, ‘bandjes’
Inrichter:
Klank & lichtfirma debriefen (ism programmator)
>>voorbereiding FASE 4
Hoofdorganisator:
Toeleveranciers ontvangen en briefen
Medewerkers briefen
Takenlijsten ophangen
Veiligheidscoördinator:
Brandblusapparaten checken
Noodverlichting checken
Medewerkers briefen in geval van noodsituatie (sweep)
Programmator:
Opnieuw contacteren artiesten
Podium checken i.k.v. riders
Artiestenbadges voorzien
Backstage organiseren
Zakelijk organisator:
Wisselgeld opvragen
Voorverkoop ophalen
Barmateriaal en stocks checken en verdelen (nooit alles openen!!)
Communicator:
Bewegwijzering in en rond de zaal
Inrichter:
Zaal opbouwen
>>tijdens het event
Hoofdorganisator:
Algemeen aanspreekpunt & dispatcher
Veiligheidscoördinator:
Coördinator veiligheid; briefing en opvolging security
Programmator:
Timetable bewaken en zorgen dat artiesten ‘tevreden’ zijn
Zakelijk organisator:
Bar, vestiaire, ingang en bonnetjesbar opvolgen, kassastromen!!
Communicator:
Snelle interventies
Inrichter:
Technische opvolging
>>na het event
Hoofdorganisator:
Algemene coördinatie
Medewerkers bedanken
Evaluatie
Veiligheidscoördinator:
Opkuis
Programmator:
Opkuis
Zakelijk organisator:
Facturatie
Inventaris overschotten
Communicator:
Affiches en bewegwijzering wegnemen
Inrichter:
Opkuis
>>Valkuilen
• Een event organiseren is niet gelijk aan een
FUN-projectje => regel niet alleen de zaken die
je leuk vindt
• Een event is van A tot Z, niet tot W. De
organisatie is niet voorbij als de laatste bezoeker
weg is…
>>Afspraken inrichting
• Uiteraard voldoen aan algemene
richtlijnen (nooddeuren vrij houden,
gebruikte materialen bij inrichting, pyro,…)
• Rokerszone
• Veiligheidsperimeter
• Publieksstromen aan in/uitgang
>>Veiligheidsstrategie
• Opdeling maken tussen crowd-control en
persoonscontrole
• Reglement van inwendige orde uitwerken
• Responsabilisatie vrijwillige teams
• Aanstellen van een vaste firma voor
persoonscontrole
>>Crowdcontrol vs persoonscontrole
Crowdcontrol slaat op de
gestroomlijnde organisatie
van het evenement
Vb:
Parkeerbegeleiding
Nooddeuren bewaken
Ticketingcontrole
(ingang/vip)
Crowdsurfen, gedrag…
-verantwoordelijkheid en
(relatieve) vrijheid van de
organisator-
Personencontrole is het toezicht op
en de controle van personen met
het oog op het verzekeren van de
veiligheid
Vb:
Fouilles van rugzakken
Buitenzetten van amokmakers
Toegangsweigering
-Verplichting jegens de organisator-
>>Crowdcontrol
Vrijwilligersregime
•
•
•
•
•
•
•
Onbezoldigd (zelfs geen vrijwilligersvergoeding)
Enkel voor persoonscontroel of verkeersbegeleiding
Duidelijke band met de organisatie (lid of vb oudervereniging)
Niet commerciële evenementen
Vooraf toestemming hebben van burgemeester (min. 1/2 mnd vooraf aanvragen)
Maximaal drie tot vier maal per jaar
Voorwaarden
–
–
–
–
–
Bepaalde veroordelingen niet opgelopen hebben
Gedurende teminste drie jaar wettige hoofdverblijfplaats in België hebben
Bepaalde beroepen niet uitoefenen (privé detective, wapenhandelaar)
Sinds vijf jaar geen lid geweest zijn van een politiedienst
De leeftijd van 18 jaar (uitvoerders) of 21 jaar (leiding team) bereikt hebben
>>Reglement inwendige orde
• Als basis om bepaalde controles mogelijk te
maken:
• Voorbeeld:
– Drank op de parking niet toegestaan
– Rugzakken kunnen gevaarlijke voorwerpen
verhullen en kunnen daarom gecontroleerd
worden