Protocol voertuig volgsysteem

Protocol voertuig volgsysteem
Pranger en Rosier Installaties BV Dokkum
Inleiding
Het protocol geeft de wijze aan waarop in de organisatie wordt omgegaan met de
gegevensverwerking voortkomende uit het voertuig volgsysteem dat in de
bedrijfswagens geïnstalleerd is. In dit protocol wordt bepaald met welk doel gegevens
worden verwerkt, wat de bewaartermijn is en wie toegang tot de gegevens heeft.
1. Wat wordt geregistreerd
Door het gemonteerde voortuig volgsysteem worden de reistijden en de verreden
kilometers geregistreerd. Op de privé-stand wordt alleen het aantal verreden kilometers
geregistreerd. Tevens wordt de naam van de chauffeur, het aantal kilometers per rit,
plaats van vertrek en aankomst en de GPS positie geregistreerd.
Tijdens consignatie gereden kilometers zijn zakelijke kilometers. Alle kilometers gemaakt
om van huis naar de werkplek te rijden en van de werkplek naar huis, inclusief de
kilometers die gemaakt worden in opdracht van de leiding, zijn zakelijke kilometers.
Maandelijks ontvangt de medewerker een schriftelijk overzicht van de gegevens die voor
hem/haar zijn geregistreerd.
2.
Afscherming tegen misbruik
De directie is verantwoordelijk voor het afschermen van het voertuig volgsysteem en de
gegevens daaruit, voor anderen dan waarvoor de gegevens bedoeld zijn.
3.
Doel registratie
Met het auto volgsysteem worden de vertrektijden, aankomsttijden, reistijd, reisafstand
geregistreerd. De werktijden kunnen niet met het c track systeem gecontroleerd worden,
omdat werktijden buiten het voertuig gemaakt worden.
4. Beheerder(s) van het systeem
Hoofd automatisering.
5. Inzagerecht van de berijder
De berijder heeft in alle gevallen recht op inzage in alle voorhanden zijnde rapporten.
6. Controle en correcties
Leidend zijn de gegevens die een werknemer opgeeft over gemaakte werktijden, reistijd en
dergelijke.
Blad
2 van 2
Ons kenmerk
AVD/IL
Controle en eventuele correcties op de door de werknemer ingediende gegevens vinden
plaats onder verantwoording van de chef administratie. Correctie van opgegeven
werktijden en reistijden vinden louter plaats als de beoogde wijziging schriftelijk aan de
werknemer is gemeld en die de gelegenheid heeft gekregen, te reageren. Eventuele
correcties kunnen worden uitgevoerd op verzoek van de chef of berijder, met vermelding van
de reden van deze wijziging.
7. Uitbetaling
Alle door het auto volgsysteem geregistreerde reistijden en afstanden dienen conform de
CAO en het regelingen- en bedrijfshandboek te worden beloond.
8. Bewaring
De geregistreerde gegevens dienen zeven jaar bewaard te worden. Daarna worden zij
vernietigd.
9. Toegang tot de gegevens
Toegang tot de gegevens hebben de planners en de verwerkers van de gegevens. Alleen bij
gerede vermoeden van misbruik, heeft ook de directeur, verantwoordelijk voor
personeelszaken, toegang tot het voertuig volgsysteem en de gegevens. In dergelijke
gevallen wordt aan de OR gemeld dat er een onderzoek wordt gedaan en wat de gerede
twijfel was om het onderzoek te doen. De werknemers naar wie onderzoek wordt gedaan,
worden ook (schriftelijk) geïnformeerd naar het onderzoek en over het vermoeden van
misbruik.
10.
Klachten
Indien een werknemer meent dat hij benadeeld is in zijn rechten op privacy en goede
behandeling van gegevens, heeft de werknemer het recht dat aan te kaarten. Binnen 1
maand geeft de directie antwoord. Is de afwikkeling niet bevredigend voor de werknemer,
dan staat het de werknemer vrij het vermeende onjuiste gebruik extern aan de orde te
stellen.
11. Veranderingen
Alle veranderingen in dit protocol dienen de instemming van de OR te hebben en bij het
ontbreken van de OR, van het personeel.
12.
Publicatie
Het protocol wordt opgenomen in het personeelshandboek en wordt aan de betrokken
werknemers verstrekt.
Werknemer:
Namens werkgever:
………………………………………
………………………………………….
Datum ondertekening:
Datum ondertekening:
…….………………………………..
………………………………………….
Avd450/IL/5/10/11