3. Excel of een database

3. Excel of een database
Om te voorkomen dat meermalen dezelfde gegevens moeten worden
ingevoerd of gewijzigd, streven wij naar een scheiding tussen:
� Invoer van gegevens
� Opslag van gegevens
� Uitvoer van gegevens
De invoer van gegevens bestaat veelal uit een invoerscherm waarin
men gegevens kan intypen. Het programma zorgt er vervolgens voor
dat de gegevens, gecontroleerd op juistheid en volledigheid, worden
weggezet in de opslag.
De opslag van gegevens kan bestaan uit een eenvoudige lijst, maar
kan ook uit meerdere tabellen bestaan, die onderling aan elkaar gerelateerd zijn. Men spreekt dan van een database.
De uitvoer kan bestaan uit een eenvoudige afdruk van de gegevens, op
bijvoorbeeld een envelop of etiket, maar kan ook bestaan uit de resultaten van allerlei berekeningen of manipulaties van de gegevens, zoals
bijvoorbeeld de af te dragen premies op een loonstrookje of de weergave van verkoopcijfers in een grafiek.
Excel kent verschillende functies voor de in- en uitvoer van gegevens:
Excel-functies om gegevens in te voeren:
� Importeren van gegevens
� Zelf geschreven macro
Excel-functies om gegevens op te halen
� Namen
� Zoekfuncties
� Filter en databasefuncties
� Koppelingen/grafieken
� Draaitabellen
� Macro´s
Het aantal functies voor de uitvoer van gegevens is in Excel veel groter dan voor de invoer van gegevens. Dit komt omdat Excel in de eerste plaats bedoeld is als een zogenaamde ´front end´ applicatie. Hiermee bedoelen wij een applicatie voor verwerking en presentatie van
©CTS/Advies
20-12-2014
Pag.nr.: 45/177
Excel of een database
gegevens. Voor de invoer en opslag van gegevens beschikken bedrijven meestal al over adequate applicaties, zoals een boekhouding of
applicaties voor voorraad- of personeelsadministratie. Deze applicaties zijn veel beter geschikt voor de invoer van gegevens dan Excel,
omdat zij allerlei voorzieningen kennen om de invoer op juistheid en
volledigheid te controleren. Bovendien kan men met deze applicaties
dikwijls met meerdere personen tegelijk aan de invoer en mutatie van
gegevens werken. Vrijwel al deze applicaties kunnen lijsten genereren
met een uittreksel van de verzamelde gegevens. Deze lijsten kunnen
dan vervolgens in Excel gebruikt worden voor berekening en presentatie van de gegevens.
Beschikt u niet over een applicatie om gegevens in te voeren en wilt u
die zelf gaan bouwen, dan kunt daarvoor beter gebruik maken van een
databaseprogramma zoals bijvoorbeeld Access.
CTS/Advies
20-12-14
46/177