QUESTIONS (UN-NUMBERED, ORDER AND SECTIONING MAY

Vacature
Database ontwerper en
Beheerder
Oktober 2015
Achtergrond & Probleemstelling
Zoals zo vele KMO’s die meer dan 10 jaar bestaan en die sterk groeien is er doorheen de
jaren een enorme hoeveelheid aan databases ontstaan die zowat elk hun eigen leven hebben
geleid, qua inhoud en qua structuur.
Er zijn 3 hoofdomeinen te onderscheiden
1. Er zijn vele versus van prospectie en klantendatabases ontstaan (export files van
LinkedIn, dump export van vroegere CRM platformen, participantenlijsten van
congressen met daarin prospecten, klantendatabases, offerte-aanvrager databases,
etc etc.
2. Daarnaast zijn er ook projecten databases. Ook hier zijn er verschillende, elk jaar 1
en de velden komen ook vaak niet meer overeen. Ook is er bij het opmaken van
fiches vaak slordigheden ingekropen (dubbele project nummers, andere taxonomie
(structuur van projectnummers, …), …
3. Tot slot is er van de vele offertes die doorheen de jaren zijn gemaakt geen
overzichten gemaakt in databases en staan deze nog steeds in Excels, weliswaar obv
éénzelfde format die in 10 jaar niet werd gewijzigd. Vele interessante
contactgegevens staan in deze offertes en die zouden moeten worden toegevoegd
aan de algemene CRM database.
In het verleden zijn databasestructuren opgemaakt allemaal in Excel. Dat heeft voordelen
maar ook veel nadelen. De structuur was niet goed uitgedacht en er zijn moeilijkheden met
“1 op veel” relaties tussen de parameters. Relationele databases opzetten is niet zo
eenvoudig. (Wat Access bijvoorbeeld wel zou kunnen ondervangen).
Opdracht
Algemeen: het opschonen en samenvoegen van de bestaande verschillende Exceldatabases en de structuur optimaliseren. Dit als voorbereiding op de implementatie van de
historiek van een ERP pakket (AFAS profit).
Inzake CRM database: het integreren van een 80-tal Excel bestanden tot 1 geüniformiseerd
én ontdubbeld prospectie/lead/suspect/klanten - bestand.
Inzake de verkoopsdatabase: het opmaken van een algemene database op basis van het
extraheren van de verkoopsdata uit de zowat 10000 Excel sheets (die op basis van
gestructureerde templates zijn opgemaakt) en dit op basis van scripts/macro’s zodat het
meeste werk automatisch kan verlopen.
Inzake de project database: het integreren van de projectendatabase van 10 jaar en op
basis van gegevensvalidatie de inhoud van de database corrigeren. Eventueel na dubbel
check met de projectverantwoordelijken inconsistenties in de database uitklaren en
aanpassen.
Inzake de facturatiedatabase: het koppelen van de facturatiegegevens met de projecten en
verkoopsdatabase op basis van het klantenprojectnummer
2
Advies inzake het ontwerpen en ontwikkelen van een verbeterde databank architectuur,
datastructuren, en rapportages obv die data. en tot slot ook het inbouwen van tests voor
datacontrole.
Noodzakelijke vaardigheden







ZEER goede vaardigheden inzake het gebruik van Excel, Word, Outlook
Inzake Excel: doorgedreven kennis van tal van automatische functies in Excel (verticaal
zoeken; conditionele optelsommen; pivot-tables; gegevens validatie; geavanceerd
verwijderen van dubbele records; tekst naar kolommen; subtotalen; geavanceerd
sorteren; koppelingen tussen verschillende Excel bestanden; het creëren van nieuwe
afgeleide
variabelen(kolommen)
op
basis
van
waarden
van
andere
variabelen/kolommen…);
Kennis van tools (scripts) om het extraheren van data uit Excel files te automatiseren
Zeer vertrouwd met relationele databases
Zeer nauwgezet werken
Gestructureerd, efficiënt en ordelijk
Je bent in staat zelfstandig te werken en weet wel op tijd advies te vragen ifv de volgende
stappen
Timeframe

Doorlooptijd van opdracht van +/- 2-3 weken. (Hoeft niet voltijds te zijn, maar kan in halve
dagen verspreid over enkele weken gepresteerd worden)
3