INHOUD

INHOUD
theaterWise ........................................................................................................................................................................2
Doelstellingen ............................................................................................................................................................2
Gebruikers ...................................................................................................................................................................2
Componenten .............................................................................................................................................................2
Externe koppelingen ...............................................................................................................................................2
Componenten ....................................................................................................................................................................3
theaterWise client ....................................................................................................................................................3
theaterwise rapportages .................................................................................................................................... 13
theaterWise manager .......................................................................................................................................... 14
theaterWise portal ................................................................................................................................................ 15
Externe koppelingen .................................................................................................................................................. 18
theaterWise online toegangscontrole ........................................................................................................... 18
theaterwise toegangscontrole App ................................................................................................................ 21
Meer informatie ............................................................................................................................................................ 25
Pagina 1
THEATERWISE
TheaterWise is een module waarmee organisaties hun kaartverkoop voor evenementen en
activiteiten op een professionele manier kunnen uitvoeren. Het kan daarbij gaan om zowel eigen
evenementen als die van of in samenwerking met derden.
TheaterWise is de natuurlijke opvolger van de module Kaartverkoop van Bicat, waar momenteel
al een aantal organisaties gebruik van maken.
TheaterWise is volledig geïntegreerd met het bibliotheeksysteem bicatWise en zij delen een
gemeenschappelijke klantendatabase. Dit betekent dat een culturele klant (actor) binnen
hetzelfde Wise-systeem zowel een bibliotheekklant als een theaterklant kan zijn en wellicht in
de toekomst ook nog een educatie/muziekschool klant. Dit heeft als voordeel dat klanten slechts
éénmaal aan de database toegevoegd hoeven worden en dat informatie
voor
marketingdoeleinden gemakkelijk tussen de verschillende sectoren uitgewisseld kan worden.
DOELSTELLINGEN
-
Faciliteren van een geautomatiseerd systeem voor de ondersteuning van de
kaartverkoop voor evenementen.
Volledige integratie met andere systemen zoals BicatWise, EducatWise, etc.
GEBRUIKERS
-
Theaters
Bibliotheken
Overige culturele instellingen
Leden van de bibliotheek
Niet-leden van de bibliotheek
Medewerkers – Vrijwilligers – Kassa verkoopmedewerkers
Beheerders – Systeembeheerders
COMPONENTEN
-
Frontoffice: theaterWise client
Backoffice: theaterWise manager
Online: theaterWise portal
EXTERNE KOPPELINGEN
-
Boca kaartprinter
Handscanner
Online toegangscontrole
Toegangscontrole App voor de mobiele telefoon
Pagina 2
COMPONENTEN
THEATERWISE CLIENT
De theaterWise client bestaat uit een aantal onderdelen. Namelijk:
-
Zaalbeheer
Activiteitenbeheer
Reserveringenbeheer
Kaartverkoop
Rapportages
Hieronder zullen deze onderdelen nader toegelicht worden.
ZAALBEHEER
In het zaalbeheer worden de zalen van het theater gecreëerd en beheerd.
Alle zalen in het theater en/of alle locaties waar voorstellingen plaatsvinden hoeven slechts
éénnmalig te worden vastgelegd. Wanneer de zaal hetzelfde blijft, kan de zaal ieder seizoen bij
alle activiteiten steeds weer opnieuw gebruikt worden.
De basis voor de zaal is de zaalplattegrond. De zaalplattegrond is een afbeelding die gebruikt kan
worden om de stoelopstelling te bepalen. Alle stoelen in de zaal worden volgens de gekozen
opstelling in de zaal geplaatst.
FIGUUR 1: STOELBLOKKEN PLAATSEN
Vervolgens biedt theaterWise de mogelijkheid om kenmerken aan de stoelen in de zaal toe te
kennen.
Pagina 3
Voorbeelden van kenmerken zijn:
- Rij
- Rang
- Stoelnummer
- Ingang (welke ingang moet men nemen voor deze stoel?)
- Stoelwaardering
- Positie
- Rolstoelplaats
FIGUUR 2: STOELKENMERKEN
Nadat alle stoelen in de zaal staan, zijn er een aantal functies beschikbaar. Deze functies worden
hieronder verder toegelicht.
Zaalmaskers
Omdat een zaal vaak meerdere standaard zaalopstellingen kent (afhankelijk van het type
voorstelling, bijvoorbeeld een toneelopstelling of concertopstelling) is het mogelijk om deze
alvast vast te leggen. Een zaalmasker bestaat uit de stoelen in de zaal inclusief een aantal
stoelblokkades op één of meerdere stoelen. In sommige zaalopstellingen is bijvoorbeeld
standaard het balkon of standaard de zijvleugel van de zaal met stoelen geblokkeerd. Bij het
vastleggen van activiteiten kan de zaal met een standaard zaalopstelling gekozen worden zodat
niet steeds dezelfde stoelen met de hand geblokkeerd hoeven te worden.
Stoelwaardering
In theaterWise is het zowel handmatig als automatisch mogelijk om waardes toe te kennen aan
stoelen. Deze waardering kan gebruikt worden om te bepalen welke stoelen het best
beschikbaar zijn tijdens de kaartverkoop. Indien gebruik gemaakt wordt van het ‘best available
seats’ principe, berekent het systeem automatisch wat de best beschikbare stoelen zijn in de zaal
op basis van de stoelwaardering.
Pagina 4
ACTIVITEITBEHEER
De functie activiteitbeheer in theaterWise is bedoeld om activiteiten en de daarbij behorende
uitvoeringsinformatie vast te leggen. Deze informatie wordt op verschillende tabbladen
eenmalig vastgelegd. Er vindt (indien gewenst) een automatische koppeling met de website
plaats.
FIGUUR 3: ACTIVITEITENOVERZICHT
Pagina 5
Activiteitinformatie
Deze informatie bestaat uit: titel, uitvoerende(n), bijbehorende teksten (bijvoorbeeld voor op de
website of in de brochure), genre, actitviteitsoort, links (verwijzingen naar externe websites of
YouTube fimpjes) en speeldata.
FIGUUR 4: ACTIVITEIT-INFORMATIE
Pagina 6
Planning
In de planning worden verscheidene fasen in het verkoopproces gepland. Tevens wordt hier
bepaald waar en of de activiteit zichtbaar en/of verkoopbaar is. Het gemak van deze planning is
dat al voordat het seizoen begint alle activiteiten en de verkoopfasen zoals voorverkoop,
verkoop en lastminute alvast gepland kunnen worden.
FIGUUR 5: PLANNING
Pagina 7
Uitvoering en prijzen
In Uitvoering en prijzen worden de prijzen per uitvoering vastgelegd. Hierbij is het mogelijk om
standaard prijsmaskers met rekenregels te maken om hiermee het rekenwerk te
vergemakkelijken.
FIGUUR 6: UITVOERING EN PRIJZEN
Pagina 8
Zaal
Bij het kiezen van de zaal wordt de zaal met of zonder (bij ongeplaceerde verkoop) stoelen
opgehaald uit het zaalbeheer. Tevens is het hier mogelijk om zaalopstellingen te kiezen en/of
extra stoelen te blokkeren voor de verkoop.
FIGUUR 7: ZAAL KIEZEN
Pagina 9
KAARTVERKOOP
Via het kaartverkoopmenu is het mogelijk om kaarten voor één of meerdere activiteiten te
reserveren en/of te verkopen aan bestaande en/of anonieme klanten.
Het kaartverkoopscherm is dusdanig opgebouwd, dat er binnen een paar korte stappen snel
kaarten verkocht kunnen worden. De stappen zijn als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
Zoek klant of verkoop anoniem
Kies uitvoering
Kies het aantal kaarten per prijssoort en rang
Afrekenen
Kaarten printen
FIGUUR 8: KAARTVERKOOPSCHERM
Pagina 10
Naast het snel verkopen van kaarten, zijn er ook andere opties beschikbaar. Hieronder worden
een aantal beschreven.
Plattegrond weergeven
Wanneer het aantal kaarten wordt ingevuld, worden automatisch op basis van ‘best available
seats’ de best beschikbare stoelen in de zaal gekozen. Het is mogelijk om deze stoelen te
bekijken en/of te wijzigen in de zaalplattegrond.
FIGUUR 9: BEST AVAILABLE SEATS
Winkelwagen
Wanneer een klant meerdere kaarten wenst voor meerdere voorstellingen, dan is het mogelijk
om deze per voorstelling in de winkelwagen te doen en deze uiteindelijk allemaal tegelijk af te
rekenen.
Reserveren
Naast het verkopen van kaarten is het ook mogelijk om één of meerdere kaarten te reserveren.
Later kan de klant zijn of haar reservering komen afrekenen.
Pagina 11
Kaarten afdrukken
Theaterkaarten worden geprint volgens vooraf gedefinieerde stylesheets. In de stylesheet wordt
de opmaak van de theaterkaart bepaald. Indien gewenst kunnen verscheidene teksten en/of
afbeeldingen op de kaart getoond worden.
FIGUUR 10: VOORBEELD THEATERKAART
Pagina 12
THEATERWISE RAPPORTAGES
Via de theaterWise client is het mogelijk om verscheidene rapporten aan te roepen. Op dit
moment zijn de meeste rapportages nog in ontwikkeling.
Het rapport Verkoopoverzicht is al wel in gebruik en is gebaseerd op de borderel van het
theater. Dit overzicht toont hoeveel kaarten er per voorstelling per rang per prijssoort zijn
verkocht. Het is tevens mogelijk een selectie te maken op activiteitsoort, genre of datum.
Vervolgens worden ook de totalen per uitvoering getoond.
FIGUUR 11: VERKOOPOVERZICHT
Pagina 13
THEATERWISE MANAGER
In de theaterWise Manager worden een aantal tabellen gevuld en instellingen beheerd. De
Manager is alleen toegankelijk voor de systeembeheerder en geeft indien gewenst ook toegang
tot de tabellen van de andere sectoren, zoals bicatWise of educatWise. Hiermee kunnen alle
tabellen en instellingen vanuit 1 centraal punt beheerd worden.
De volgende instellingen worden vastgelegd in de Manager:
-
Toegangscodes en bevoegdheden
-
Financiën: boekingscodes
-
Activiteitbeheer: genres, impresariaatgegevens, activiteitsoorten, tekstsoorten,
planningsfasen
-
Prijsbeheer: prijssoorten, voorwaarden
-
Zaalbeheer: locaties, zalen, blokkades, ingangen, rangen
FIGUUR 12: THEATERWISE MANAGER
Pagina 14
THEATERWISE PORTAL
Via de theaterWise portal kunnen (theater)klanten het volledige theaterprogramma bekijken. De
teksten, prijzen en kaartinformatie wordt automatisch vanuit de client in de portal
geïmporteerd.
FIGUUR 13: THEATERWISE PORTAL
Bezoekers van de portal die online kaarten willen kopen voor het theater, maken eerst een
theateraccount aan of wanneer ze lid zijn van de bibliotheek kunnen ze inloggen met hun
bibliotheekpasgegevens. Vervolgens kunnen ze kaarten kopen voor de voorstelling(en) die ze
willen bezoeken.
Pagina 15
Betalen gaat via Ideal.
FIGUUR 14: KAARTEN BESTELLEN & BETALEN
Wanneer de kaarten afgerekend zijn, kunnen ze op ieder willekeurig moment uitgeprint worden
door de klant. Iedere kaart heeft een unieke barcode die slechts éénmalig gescand kan worden.
Hierdoor is fraude nagenoeg niet mogelijk.
De lay-out van het kaartje wordt bepaald door de stylesheet, die op iedere willekeurige manier
in te stellen is.
Pagina 16
FIGUUR 15: WEBKAARTJE
Pagina 17
EXTERNE KOPPELINGEN
THEATERWISE ONLINE TOEGANGSCONTROLE
Voor de kaartcontrole is een online kaartcontrolemodule beschikbaar. Voor aanvang van de
voorstelling wordt met de (hand)scanner de barcode op de kaarten gescand. Via de unieke
barcode wordt de status van de kaart opgehaald en getoond. Is een kaart al eerder gescand of is
de kaart geannuleerd, dan is dat meteen zichtbaar. Tevens wordt getoond of de kaart onder
bepaalde voorwaarden is gekocht. Bijvoorbeeld met CJP-pas korting of met een biebpas korting.
Hieronder volgen een aantal screenshots ter toelichting:
FIGUUR 16: BARCODE SCANNEN
Pagina 18
FIGUUR 17: TOEGANG OK
FIGUUR 18: KAART MET VOORWAARDE
Pagina 19
FIGUUR 19: KAART AL EERDER GEZIEN
FIGUUR 20: KAART IS GEANNULEERD
Pagina 20
THEATERWISE TOEGANGSCONTROLE APP
Naast de online kaartcontrole is het tevens mogelijk om via de toegangscontrole app de barcode
op de kaarten te scannen. Via de unieke QRcode wordt de status van de kaart opgehaald en
getoond. Is een kaart al eerder gescand of is de kaart geannuleerd, dan is dat meteen duidelijk.
Tevens wordt getoond of de kaart onder bepaalde voorwaarden is gekocht. Bijvoorbeeld met
CJP-pas korting of met een biebpas korting.
FIGUUR 21: TOEGANGSCONTROLE APP
Pagina 21
FIGUUR 22: TOEGANG OK
Pagina 22
FIGUUR 23: VOORWAARDE CJP
Pagina 23
FIGUUR 24: BARCODE AL GEZIEN
Pagina 24
MEER INFORMATIE
theaterWise is een product van HKA
Groningerweg 13-C
9765 TA Paterswolde (050) 4065010
www. bicat.com
Neem voor meer informatie contact met ons op.
Productmanager:
Maaike Kelder
[email protected]
Pagina 25