1 Eénmanszaak Slechts één (natuurlijk) persoon is eigenaar van de zaak. Voordelen: je neemt als enige baas alle beslissingen zelf; je hebt bij de opstart weinig kosten en er zijn weinig formaliteiten te vervullen; je moet je winst met niemand delen; je mag de vereenvoudigde boekhouding toepassen. Nadelen: Bezit je alle ondernemerskwaliteiten wel? Je staat er immers alleen voor. Geraak je aan voldoende kapitaal? Wat bij ziekte, invaliditeit of overlijden? Je valt onder de personenbelasting (hogere tarieven). Je bent onbeperkt aansprakelijk. Er is in een éénmanszaak geen scheiding tussen privé- en bedrijfsvermogen. Bij een faillissement kan je bijgevolg niet alleen het bedrijfskapitaal verliezen maar ook je persoonlijk vermogen. De vennootschap Eén of meerdere personen brengen iets (kapitaal, arbeid, kennis, goodwill, bezit, …) in gemeenschap met als doel handel te drijven en winst te maken. Voordelen: het kapitaal kan door verschillende personen worden samengebracht; arbeidsverdeling is mogelijk; de vennoten zijn (bij sommige vennootschapsvormen) slechts beperkt aansprakelijk voor hun inbreng ( de schuldeisers kunnen geen beslag laten leggen op je persoonlijke bezittingen); ziekte, vertrek of overlijden van één van de vennoten brengt het voortbestaan van je zaak niet in gevaar; de vennootschapsbelasting is van toepassing (voordeliger tarief). Nadelen: meestal is een minimum kapitaal vereist; de werking verloopt stroever en ingewikkelder, waardoor snel beslissen moeilijk wordt; de winst wordt verdeeld onder alle vennoten; heel wat formaliteiten en kosten bij de oprichting; de boekhouding is ingewikkelder (dubbel boekhouden). Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 2 Vennootschapsvormen Verschillende soorten vennootschappen zijn voorzien in de wet. De belangrijkste zijn: VOF: de vennootschap onder firma; GCV: de gewone commanditaire vennootschap; CVA: de commanditaire vennootschap op aandelen; EBVBA: de éénpersoons besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; BVBA: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; NV: de naamloze vennootschap; CVBA: de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; CVOHA: de coöperatieve vennootschap met onbeperkte en hoofdelijke aansprakelijkheid De BVBA Er moeten minstens twee vennoten (natuurlijke of rechtspersonen) zijn. Er is een minimum kapitaal vereist van 18 550,00 EUR waarvan min. 6 200,00 EUR volstort moet zijn. De oprichting gebeurt bij notariële (authentieke) akte. De vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk. Hun privévermogen kan in principe dus niet worden aangesproken in geval van faillissement. Het opstellen van een financieel plan is verplicht. De aandelen staan op naam. Het overdragen van aandelen is slechts beperkt mogelijk. Het dagelijks bestuur is in handen van één of meer zaakvoerders (al dan niet vennoot). De algemene vergadering dient jaarlijks bijeen geroepen te worden. De NV of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of naamloze vennootschap Er moeten minstens twee vennoten (natuurlijke of rechtspersonen) zijn. Er is een minimum kapitaal vereist van 61 500,00 EUR en het moet volledig volstort zijn. De oprichting gebeurt bij notariële (authentieke) akte. De vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk. Het opstellen van een financieel plan is verplicht. De aandelen kunnen op naam of aan toonder zijn. Ze zijn vrij overdraagbaar. Het dagelijks bestuur is in handen van een raad van bestuur die min. uit 3 bestuurders bestaat. De algemene vergadering dient jaarlijks bijeengeroepen te worden Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 3 De organigram Een organogram - ook wel organigram of organisatieschema genoemd - is een schematisch overzicht van de bedrijfsstructuur. Zo kan je in één oogopslag heel duidelijk zien wie de baas is van wie en welke afdeling onder welke groep valt. Een organigram kan erg nuttig zijn voor klanten en voor de medewerkers. Het organigram biedt een helder overzicht hoe je bedrijf in elkaar zit. Het verduidelijkt meteen wie zorg draagt voor een bepaalde afdeling en wie er verantwoordelijk is voor de resultaten en voor de resultaten van de werknemers. Duidelijkheid zorgt voor rust binnen een bedrijf en goede en heldere afspraken zorgen ervoor dat het proces beter kan verlopen Een organigram is altijd gebaseerd op de hiërarchie binnen een bedrijf. Hoe hoger je staat, hoe hoger je ook in de tekening voorkomt. Afdelingen of mensen die gelijk aan elkaar staan worden dan ook naast elkaar getekend. Uiteraard is dit puur een hiërarchie op papier, binnen een bedrijf kan dit altijd anders liggen. Het gaat vooral om een overzicht welke afdeling onder wie valt en wie er deel uitmaakt van deze afdeling. Zo kan je ook meteen merken of één persoon niet teveel mensen onder de hoede heeft. In het algemeen gaat men er vanuit dat niemand meer dan tien mensen tegelijkertijd kan aansturen (span of control ). Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 4 De handelsdocumenten Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 5 Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 6 de prijsaanvraag Met de prijsaanvraag informeert de koper naar de prijs en de verkoopsvoorwaarden van een goed of een dienst. Hoe? ==> mondeling: gesprek met een verkoper, telefoon; ==> schriftelijk: brief, fax, e-mail. Soorten: ==> vraag om toezending van een prijslijst, catalogus, monster of staal; ==> vraag om afspraak met een vertegenwoordiger. Belang: voor de koper: om misverstanden en vergissingen uit te sluiten, schriftelijk bewijs; voor de verkoper: duidelijke omschrijving van wat gevraagd wordt. Elementen: identiteitsgegevens van de koper; identiteitsgegevens van de verkoper; onderwerp van de brief; plaats en datum van uitgifte; reden van de prijsaanvraag; nauwkeurige omschrijving van de gewenste goederen of diensten; duidelijke formulering van de vraag; naam en functie van de aanvrager. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 7 De offerte • • • • • • • • • identiteitsgegevens van de verkoper; identiteitsgegevens van de koper; plaats en datum van opstelling; onderwerp van de brief; nauwkeurige omschrijving van de aangeboden goederen of diensten; duidelijke prijsopgave incl. of excl. BTW; eventueel toepasselijk BTW-tarief; verkoopsvoorwaarden; geldigheidsduur; naam en functie van de opsteller. Vaste offerte: de verkoper is gebonden aan alle verkoopsvoorwaarden, gedurende een duidelijk vermelde termijn. Vrijblijvende offerte: de verkoper mag de verkoopsvoorwaarden nog wijzigen. Spontane offerte: de verkoper maakt ongevraagd zijn verkoopsvoorwaarden voor bepaalde goederen of diensten bekend. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 8 Boekhouden is het systematisch registreren of opschrijven van alle commerciële en financiële verrichtingen, bezittingen, vorderingen en schulden in een onderneming. Om volgende redenen is een boekhouding noodzakelijk: 1. de wetgever verplicht ondernemingen een boekhouding te voeren; 2. als informatiebron om je onderneming goed te beheren; 3. als informatiebron voor eventuele vennoten, fiscus, financiële instellingen, handelspartners …; 4. om een oordeel te kunnen vormen over de werking en de toestand van de onderneming; 5. als hulpmiddel om aan de verschillende verplichtingen van de fiscale wetgeving te voldoen. Moet je boekhouden? De wet schrijft voor dat elke boekhouding: A. Volledig moet zijn; ALLE verrichtingen worden genoteerd. Ze moet bovendien alle gegevens bevatten die nodig zijn volgens de fiscale wetgeving. B. Correct moet zijn; alle verrichtingen worden ingeschreven aan de hand van bewijsstukken. C. Aangepast moet zijn aan de aard en de grootte van de onderneming. Bewaringstermijn De verplichte boeken moeten ten minste 10 jaar bijgehouden worden. Ook de verantwoordingsstukken moeten 10 jaar bewaard worden. De factuur en de Kredietnota De factuur is een document waarop wordt uitgerekend hoeveel er voor de geleverde goederen moet betaald worden. Ze wordt opgesteld door de verkoper en is bestemd voor de koper. De verkoper moet voor iedere levering van goederen of diensten een factuur afleveren, uiterlijk op de 5de werkdag van de maand volgend op de levering. Er moet echter geen factuur uitgereikt worden aan particulieren. Toch zijn er enkele uitzonderingen. Zo is een factuur verplicht in volgende gevallen: • aankoop, verkoop en herstelling van voertuigen; • levering van nieuwe gebouwen; • werken in onroerende staat; • verkopen op afbetaling of huurkoop; • verkoop door een onderneming die niet voor verkoop aan particulieren is ingericht; • verkoop van goederen die klaarblijkelijk voor beroepsdoeleinden bestemd zijn; • verhuring en meubelbewaring. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 9 Belang Voor de koper: • • • duidelijke omschrijving van het te betalen bedrag voor geleverde goederen of diensten. Basisdocument voor de boekhouding en de BTW-administratie. Voor de verkoper: • • uitnodiging tot betaling voor geleverde goederen of diensten. Basisdocument voor de boekhouding en de BTW-administratie. De hoofding: identiteitsgegevens van de verkoper; rechtspersonenregister en BTW-nr van de verkoper; het woord ‘factuur’ en een volgnummer; nummer van de financiële rekening van de verkoper; datum van uitgifte; identiteitsgegevens van de koper; BTW-nummer van de koper. Het midden: de gedetailleerde prijsberekening in de juiste volgorde; omschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten; BTW-bedrag per tarief en het totale BTW-bedrag; datum van levering; bijzondere verkoopsvoorwaarden. De onder- en/of achterkant: de algemene verkoopsvoorwaarden Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 10 Wettelijke en reglementaire bepalingen m.b.t. het uitreiken van een factuur De factuur vervult een belangrijke rol in het inningsmechanisme van de BTW: voor de klant vertegenwoordigt ze het document dat de in rekening gebrachte BTW aantoont die als aftrek kan gerecupereerd worden ten laste van de schatkist; voor de leverancier duidt de factuur het BTW-bedrag aan dat hij zijn klanten heeft aangerekend en dat een schuld vertegenwoordigt ten voordele van de schatkist. Verplichting tot uitreiking van een factuur aan zichzelf De belastingplichtige is ook verplicht een stuk op te maken dat hij moet bewaren wanneer hij een levering doet aan zichzelf die aan BTW onderworpen is: levering aan zichzelf, als een belastingplichtige aan zijn bedrijf een roerend goed onttrekt dat geen bedrijfsmiddel is, om het voor privé of andere dan beroepsdoeleinden te gebruiken; het in gebruik nemen van een roerend goed als bedrijfsmiddel, dat ofwel zelfvervaardigd werd ofwel ingekocht met de bedoeling van doorverkoop; verrichten van diensten voor zichzelf. 3 Tijdstip van uitreiken van de factuur Algemene regel De factuur moet uitgereikt worden wanneer de BTW verschuldigd wordt, dus op het tijdstip van de levering van het goed of op het tijdstip waarop de dienst voltooid is. Praktische regel In de praktijk is het uitreiken van de factuur niet altijd mogelijk op het tijdstip bepaald door de algemene regel. Daarom is bet toegestaan een factuur uit te reiken uiterlijk op de vijfde werkdag na de maand waarin het goed werd geleverd of de dienst werd verstrekt. 4 Facturen uitgereikt in verschillende exemplaren Wanneer verscheidene exemplaren van een factuur worden uitgereikt, moet de leverancier op de bijkomende exemplaren duidelijk de vermelding "duplicaat" aanbrengen. Alleen het originele exemplaar mag worden aangewend voor de aftrek van de belasting. Wanneer echter het originele exemplaar van de factuur verloren is gegaan of vernietigd, mag de leverancier het evenwel vervangen door een kopie die in alle opzichten overeenstemt met het origineel, aangevuld met de volgende vermelding: "Kopie uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren of vernietigde originele factuur." Deze kopie mag dan aangewend worden voor de aftrek van de BTW. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 11 5 De elektronische factuur Enkele aandachtspunten uit het wettelijk kader voor elektronische facturatie: • het versturen van facturen: de belangrijkste voorwaarde die de leverancier moet respecteren om facturen elektronisch te versturen is dat de tegenpartij hiermee akkoord gaat. Voordeel voor de leverancier: de uitgaande factuur wordt niet meer afgeprint en opgestuurd, maar geëxporteerd in een elektronisch formaat op de harde schijf; • het ontvangen van facturen biedt nog meer voordelen: de facturen moeten niet meer overgetikt worden in de boekhouding; • het archiveren van facturen: facturen moeten bewaard worden in het origineel formaat waarin ze worden ontvangen. Papier blijft papier en kan niet worden gedigitaliseerd. Elektronische facturen moeten bewaard worden op een CD-rom of op de harde schijf van de PC. De bewaringstermijn van facturen bedraagt 10 jaar. Sinds 2009 is een digitale administratie toegestaan. Digitale facturen zijn rechtsgeldig. Daarvoor maakten sommige bedrijven ook al digitaal facturen maar als deze niet voldaan waren kon je dit niet zien als officiële wanbetaling. Een herinnering per post was dan de enige oplossing. Tegenwoordig is digitaal factureren geen probleem en enkele bedrijven zijn hier dan ook gelijk op ingestapt. MoneyBird is een van de partijen die het hele traject uit handen neemt en praktisch alles direct goed zet. Ook Exact laat je gemakkelijk online facturen maken. De meeste boekhouding software aanbieders geven tegenwoordig ook de mogelijkheid om direct via e-mail facturen te maken en te versturen. LET OP !! de klant moet akkoord gaan om zijn facturen elektronisch te ontvangen. 6 Voorschotfactuur Een voorschotfactuur dient te worden opgemaakt MET de aanrekening van BTW ! De uiteindelijke factuur dient melding te maken van de eerder opgestelde voorschotfactuur ! De verrekening van de voorschotfactuur (in de eindfacturatie) dient te gebeuren op basis van de exclusieve bedragen. DUS VOOR BTW-BEREKENING. 7 Goederen GRATIS meegeleverd Het tolerantieregime dat de BTW-administratie in het geval van gratis meegeleverde goederen hanteert is afhankelijk van bepaalde voorwaarden. Eén van de voorwaarden is dat de factuur die aan de klant wordt uitgereikt voor de verkoop uitdrukkelijk en gedetailleerd melding moet maken van de aard van het gratis meegeleverd goed en van de dienst die de verkoper er zich verbonden heeft zonder prijsverhoging te verstrekken. 8 Sancties, boetes Boetes voor niet-juiste, onconforme facturatie (BTW KB 44 toepassing dd 10/10/02) : Overtreding inzake het uitreiken van de factuur 50 EUR per factuur Louter toevallige onregelmatigheden 25 EUR per overtreding Andere onregelmatigheden 125 EUR per overtreding 9 Taalwetgeving De factuur moet opgesteld worden in de taal van het rechtsgebied waar de exploitatiezetel of onderscheiden exploitatiezetels zijn gevestigd Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 12 10 Goederen GRATIS meegeleverd Het tolerantieregime dat de BTW-administratie in het geval van gratis meegeleverde goederen hanteert is afhankelijk van bepaalde voorwaarden. Eén van de voorwaarden is dat de factuur die aan de klant wordt uitgereikt voor de verkoop uitdrukkelijk en gedetailleerd melding moet maken van de aard van het gratis meegeleverd goed en van de dienst die de verkoper er zich verbonden heeft zonder prijsverhoging te verstrekken. 11 Verjaringstermijn In principe tien jaar. Nogal wat mensen denken dat een factuur na één jaar verjaard is en dat ze dan niet meer moeten betalen. Maar dat is evenwel zelden het geval. Als algemene regel geldt immers dat de meeste facturen tussen zelfstandigen na verloop van tien jaar verjaren. Vanwaar het misverstand ? Ook in de relatie handelaar - particulier is de algemene verjaringstermijn tien jaar. Slechts in heel uitzonderlijke gevallen geldt daar evenwel een verjaringstermijn (eigenlijk een "vermoeden van betaling") van één jaar. Maar het gaat dan echt om uitzonderlijke gevallen waar normaal gezien niet gefactureerd wordt, zoals bv. verkopen door de melkboer, bakker, visboer of groenteboer. Een particulier die bv. na drie jaar nog een factuur van zijn aannemer krijgt zal dus wel nog moeten betalen. Maar soms is de verjaringstermijn een stuk korter dan tien jaar. We overlopen de belangrijkste gevallen. Soms vijf jaar. In een aantal specifieke gevallen heeft de wetgever evenwel een kortere verjaringstermijn voorzien van vijf jaar. Dat is het geval voor advocaten en deskundigen. Om hun ereloon op te eisen hebben advocaten immers slechts vijf jaar de tijd vanaf de beëindiging van hun taak. Soms één jaar of nog minder. Een heel belangrijke uitzondering in de praktijk is de indexering van de huur. Een verhuurder die vergeet te indexeren kan slechts één jaar teruggaan voor het indexeren van de huur. Gaat het om zgn. woninghuur (de huurder is er o.a. gedomicilieerd), dan bedraagt deze termijn zelfs maar drie maanden. Ook voor de horeca (hotels, restaurants, cafés) geldt een bijzonder korte termijn van zes maanden. Die termijn van zes maanden geldt evenwel niet voor alcoholische dranken waarvoor men totaal niets meer kan opeisen zodra de klant de zaak heeft verlaten. Let op ! Als u naar de rechtbank moet binnen de verjaringstermijn (u wordt dus gedagvaard), dan begint de verjaring weer helemaal vanaf nul te lopen. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 13 12 Aandachtspunten bij het maken van de factuur 1. Houd rekening met een betalingstermijn Noem een redelijke betalingstermijn op de factuur. Gangbaar zijn perioden tussen de 21 en 30 dagen maar korter of langer mag. Niet elk bedrijf betaalt even snel. Als je een bedrijf bent gestart en je kunt pas facturen maken nadat de dienst of het product geleverd is, houd dan rekening met een behoorlijk liquiditeitsgat en debiteuren administratie. In Nederland betalen bedrijven vaak pas na 40 dagen. Als je pas een factuur kunt sturen na 4 weken (omdat de dienst of het product pas na die tijd is geleverd) verdien je je geld dus pas na een dag of 70-80. Houd hier rekening mee en factuureer indien nodig in delen of een bedrag vooruit. 2. Een gemaakte factuur is direct geldig Let op dat een factuur die gemaakt is ook direct meetelt voor de omzetbelasting. Als je op 30 september voor 25.000 euro aan facturen kunt maken en deze worden pas in de eerste week van november betaald (zie punt 1) dan moet je de Belastingdienst 4.750 (het BTW bedrag over de 25.000) voorschieten. De Belastingdienst wil de omzetbelasting al binnen 30 dagen ontvangen en de omzetbelasting wordt gecalculeerd op de verstuurde facturen en niet op het bedrag dat op de rekening wordt bijgeschreven (Er zijn wederom uitzonderingen mogelijk. Vraag in dat geval informatie aan bij de Belastingdienst.). Houd opnieuw rekening met voldoende liquiditeit of stuur facturen in dat geval op de eerste dag van een nieuw kwartaal. 3. Facturen maken is verplicht Een factuur kun je prima iets later maken, maar niet veel later. De Belastingdienst verplicht officieel dat je binnen 10 dagen na levering de factuur maakt. Het is dus niet toegestaan om even de omzet van oktober november en december naar het nieuwe jaar door te schuiven als dit fiscaal voordeliger is (wij doen liever geen uitspraken over of het ook niet gebeurt). 4. Een factuur mag niet zomaar worden vernietigd Houd er rekening mee dat een factuur altijd geldig is (zie ook punt 2). Een factuur moet opvolgend zijn en mag dus niet zomaar vervallen. Het kan voorkomen dat er bedragen veranderen of facturen komen te vervallen. Omdat factuurnummers opeenvolgend moeten zijn kunnen deze nummers echter niet zomaar verdwijnen. Ook staan er data op de factuur, dus de Belastingdienst kan na controle zien dat er een latere factuur voor een eerdere factuur datum is komen te staan. Dit kan niet. Facturen kunnen vervallen indien hier een bewijsvorm voor is. Bijvoorbeeld aangetekende facturen die niet opgehaald zijn en dus retour worden gestuurd. Bewaar deze dan ook als bewijslast. Naar klanten waar nog wel contact mee is kan een nieuwe credit factuur worden verstuurd. De factuur kan dan worden verrekend met een factuur die een positief bedrag voor de ontvanger als resultaat heeft en zo tegen elkaar worden weggestreept. De credit factuur krijgt dan een eigen factuur nummer en zo is alles weer in orde. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 14 Is een BTW-nummer correct? De laatste twee cijfers van het BTW nummer vormen een controlegetal. Aan de hand van deze zogenaamde ‘Modulus97' methode kan worden geverifieerd of een BTW-nummer correct is. Concreet betekent dit dat de twee laatste cijfers gelijk zijn aan het verschil tussen 97 en de rest van de deling van de eerste zeven cijfers door 97. Even een voorbeeld: Het gegeven BTW nummer is 884 233 786 8842337/97 = 91158 met als rest 11 Verschil tussen 97 en de rest van de deling = 97 – 11 = 86 = de laatste twee cijfers van het BTW nummer. Berekenen van de factuur Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 15 de creditnota = de kredietnota Een creditnota is een document opgesteld door de verkoper om het verschuldigde bedrag vermeld op een factuur te mogen verminderen. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 16 OEFENINGEN Steeds afronden tot 2 cijfers na de komma Vraag 1 Vraag 2 Vraag 3 Vraag 4 225 met 25 % korting geeft 375 258 met 35 % korting geeft 888 met 12 % korting geeft 5 500 met 75 % korting geeft Vraag 5 Vraag 6 Vraag 7 Vraag 8 1000 met 20,50 % korting geeft 2250 met 35,75 % korting geeft 375 met 12,50 % korting geeft 25894 met 86 % korting geeft Korting voor contante betaling (=KCB) oef Basisbedrag: BTWpercentage: Handelskorting: KCB: 1 2500 21% 10% 2% geef het resultaat (dit is een voorbeeld) oef Totaal exclusief BTW: BTW-bedrag: Totaal inclusief BTW: KCB: 1 2250 463,05 2713,05 45 en nu … het echte werk oef Basisbedrag: BTWpercentage: Handelskorting: KCB: 2 2500 21% 10% 2% 3 45800 12% 6% 3% Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 17 4 8000 6% 15% 2% 5 20546 21% 35% 3% 6 55445 21% 22% 2% 7 50000 6% 28,50% 2% 8 568899 6% 21,70% 3% 9 50050 12% 3% 3% Totaal exclusief BTW: BTW-bedrag: Totaal inclusief BTW: KCB: geef Oef 2 3 4 5 6 7 8 9 Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 18 OEFENINGEN Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 19 het ondernemingsnummer Alle zelfstandigen die een bedrijf oprichten hebben zo een ondernemingsnummer nodig. Dit nummer kan enkel worden toegekend via een ondernemersloket. Het oude handelsregister en handelsregisternummer zijn afgeschaft. De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een gegevensbank opgericht door FOD Economie waarin identificatiegegevens van ondernemingen zijn samengebracht. De KBO past in het streven van de Belgische overheid om de administratieve procedures voor bedrijven te vereenvoudigen om bij te dragen tot een efficiëntere organisatie ven de overheidsdiensten. Elke onderneming moet zich laten inschrijven in de KBO. Bij inschrijving krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer toegekend. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon. Het gebruik daarvan is verplicht. Het ondernemingsnummer bestaat uit tien cijfers. Het eerste cijfer is 0 of 1. De structuur ervan is xxxx.xxx.xxx . Het ondernemingsnummer is dezelfde als het btw-nummer met een 0 voor de cijfers. BTW-plichtige ondernemingen moeten het ondernemingsnummer laten voorafgaan door de afkorting BTW BE. Niet BTW-plichtige ondernemingen vermelden enkel het ondernemingsnummer. Het ondernemingsnummer dient vermeld te worden bij alle contacten met de overheid en op alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere uitgaande stukken. Het ondernemingsnummer moet ook op zichtbare wijze aangebracht zijn op de gebouwen en marktkramen die je voor je beroep gebruikt. Andere formaliteiten die men moet regelen zijn 1. Openen van een zichtrekening 2. Oprichtingsakte bij de creatie van een vennootschap 3. BTW-hoedanigheid aanvragen 4. Aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds 5. Speciale vergunningen 6. Verplichte verzekeringen 7. Werken met personeel zie: http://www.ondernemingsnummeraanvragen.be/ Vennootschappen moeten ook het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’ vermelden, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap haar zetel heeft. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 20 persoonlijk rekeningnummer Het openen van een rekening bij een financiële instelling verloopt zeer eenvoudig. Men vult een aanvraagformulier in en geeft een aantal voorbeelden van zijn handtekening. De bank kent een persoonlijk rekeningnummer toe dat bestaat uit 12 cijfers, verdeeld in 3 groepjes: vb. 320-0585453-31 • • • De eerste 3 cijfers vormen het identificatienummer van de financiële instelling. De volgende 7 cijfers vormen het persoonlijk rekeningnummer van de rekeninghouder. De laatste 2 cijfers vormen het controlegetal. Met dit controlegetal wordt nagegaan of er geen vergissing gebeurde bij het noteren van de 10 eerste cijfers. (Het controlegetal is de rest van de deling van de eerste 10 cijfers door 97). IBAN & Bic bij buitenlandse handelingen Grensoverschrijdende betalingen in Europa kunnen voortaan sneller en veiliger worden uitgevoerd dankzij het IBAN (international bank account number). Men heeft er dus alle belang bij zijn IBAN evenals de BIC (SWIFT- adres) van zijn bank te vermelden als men de begunstigde bent van een buitenlandse betaling. bankrekeningnummer nationale betalingen: 320-0585453-31 IBAN: BE04 3200 5854 5331 BIC van ING: BBRUBEBB Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 21 De verkoopsvoorwaarden Verkoopsvoorwaarden zijn de afspraken of voorwaarden waartegen een verkoper bereid is een goed of een dienst te verkopen. Zij zijn voor alle klanten hetzelfde. Ze staan vermeld in een globale tekst. Je vindt ze meestal op de achterkant van een handelsdocument. Soorten: ==> algemene verkoopsvoorwaarden: geldig voor alle klanten; ==> bijzondere verkoopsvoorwaarden: specifiek voor een bepaalde klant of een bepaalde verkoop. De voornaamste verkoopsvoorwaarden zijn: de hoeveelheid of kwantiteit : - correct aangeven; - verschillende kortingen op het gewicht zijn van toepassing; de kwaliteit: omschrijven d.m.v. merk, herkomst, staal, code of klassering, beschrijving; de betaling: betalingstermijnen: contant, op termijn, onder rembourse, op afbetaling; de prijs: - afronden op 2 cijfers na de komma; - verschillende kortingen op de prijs zijn van toepassing; de levering: - franco thuis; - af magazijn. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 22 Algemene verkoopsvoorwaarden van CLAESSENS NV Algemeen/toepassing Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtshandelingen waarbij CLAESSENS NV als (potentieel) verkoper en/of leverancier optreedt. Van deze voorwaarden kan slechts schriftelijk worden afgeweken. Dergelijke afwijkingen kunnen geen gevolgen hebben voor toekomstige overeenkomsten. Aanbiedingen/totstandkoming overeenkomst Alle aanbiedingen van CLAESSENS NV zijn vrijblijvend. Indien de koper een bestelling plaatst, komt de overeenkomst uitsluitend tot stand wanneer CLAESSENS NV deze schriftelijk aanvaardt of een begin met de uitvoering daarvan maakt. Aanvulling overeenkomst CLAESSENS NV zal op verzoek van de koper alle aangegeven wijzigingen in de opdracht uitvoeren, op voorwaarde dat deze redelijkerwijze uitvoerbaar zijn. De verkoper heeft het recht een meerprijs in rekening te brengen. Prijzen Alle prijzen zijn af magazijn Zellik en exclusief btw, tenzij anders vermeld of overeengekomen. CLAESSENS NV behoudt zich het recht om de prijzen vermeld in de catalogus zonder voorafgaand bericht te wijzigen. Aflevering/levertijd De door CLAESSENS NV aangehouden gebruikelijke levertijden gelden als indicatie en niet als fatale termijn. Aflevering geschiedt op een adres, tenzij anders overeengekomen. CLAESSENS NV mag de verschuldigde prestatie(s) in gedeelten nakomen. CLAESSENS NV heeft het recht 4 % meer of minder dan het aantal bestelde artikelen te leveren aan de koper en in rekening te brengen. Betaling Alle facturen zijn betaalbaar binnen dertig dagen na de factuurdatum. Indien binnen die termijn de betaling niet heeft plaatsgehad, zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling door de verkoper een verwijlrente mogen worden aangerekend van 20 % per jaar, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur. De koper kan bezwaar aantekenen tegen de factuur binnen de betalingstermijn. Eigendomsvoorbehoud CLAESSENS NV behoudt het eigendomsrecht van de door hem geleverde of te leveren artikelen tot dat het volledige factuurbedrag is voldaan. Klachten en verjaring De koper heeft de verplichting bij aflevering te onderzoeken of de zaken aan de overeenkomst beantwoorden. Indien dit niet het geval is, dient de koper CLAESSENS NV daarvan binnen acht dagen na aflevering schriftelijk en gemotiveerd in kennis te stellen. Feiten die zich openbaren meer dan een jaar na aflevering kunnen niet de stelling rechtvaardigen dat de zaak niet aan de overeenkomst beantwoordt. Beantwoordt het afgeleverde niet aan de overeenkomst, dan is CLAESSENS NV naar zijn keuze slechts gehouden tot aflevering van het ontbrekende, herstel van de afgeleverde zaak of vervanging van de afgeleverde zaak. Ontbinding/bevrijding Indien de koper niet, niet behoorlijk of niet tijdig aan een verplichting uit de overeenkomst voldoet, kan CLAESSENS NV, zonder enige verplichting tot schadevergoeding, de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden of de (verdere) uitvoering van de overeenkomst opschorten. CLAESSENS NV kan in elk van die gevallen eisen dat de koper toch nog aan zijn verplichtingen voldoet. Ditzelfde geldt ook in geval van faillissement of ondercuratelestelling van de koper of stillegging of liquidatie van diens bedrijf. Schadevergoeding CLAESSENS NV is slechts aansprakelijk voor schade die aan zijn opzet of grove schuld te wijten is. CLAESSENS NV bedingt alle wettelijke en contractuele verweermiddelen, welke het ter afwering van zijn eigen aansprakelijkheid ten opzichte van de koper kan inroepen. Toepasselijk recht/bevoegde rechter Op alle rechtsbetrekkingen tussen CLAESSENS NV en de koper is het Belgisch recht van toepassing. Voor alle geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waartoe Zellik behoort. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 23 Specifieke verkoopsvoorwaarden Modellen Om de kwaliteit van een artikel goed te kunnen beoordelen, kunt u een of meerdere modellen vrijblijvend aanvragen. Als u dit voor 12 uur doet, wordt het model binnen de 24 uur verzonden en geleverd. U kunt de modellen twee weken op zicht behouden. De modellen worden gefactureerd maar indien u de modellen onbeschadigd en in de originele verpakking terugstuurt, wordt de retourzending binnen de veertien dagen gecrediteerd. Bestelwijze Voor opdrachten met opdruk in uw eigen huisstijl: verstuur uw opdracht met een bruikbaar opdrukvoorbeeld uitsluitend per post of per e-mail. Grafisch bruikbaar zijn: digitale aanlevering: alle gebruikte Lettertypes aanleveren alleen PMS-kleuren gebruiken. Indien dit niet mogelijk is, stuur dan een kleurenstaal per post bij aanleveren op cd-rom vragen we om altijd een print en druktechnische gegevens mee te sturen bij aanlevering per e-mail moeten alle bestanden worden verkleind met behulp van Winzip of Stuffit (ongeacht de bestandsgrootte) zwart-wit voorbeeld: bij opdruk in meer dan een kleur, kleurgescheiden prints met PMS-nummers aanleveren briefhoofd (geen kopie of sticker) met uw embleem, logo en/of speciaal lettertype Bij uw opdracht met standaardlettertype, gelieve de letter van het gewenste Lettertype (hieronder) en de door u gewenste drukkleur aan te geven. A: CLAESSENS NV Century B: CLAESSENS NV Century cursief C: CLAESSENS NV Garamond D: CLAESSENS NV Garamond cursief E: CLAESSENS NV Arial Unicode MS F: CLAESSENS NV Mangal Orderbevestiging Deze ontvangt u binnen de twee werkdagen na ontvangst van uw opdracht. Gelieve de orderbevestiging te controleren en bij eventuele onjuistheden, binnen de 24 uur contact te nemen met uw contactpersoon. Als wij een wijziging in uw definitief order (mits nog mogelijk) moeten doorvoeren, worden de hieraan verbonden kosten aan u doorgerekend en zal de levertijd met minimaal vijf werkdagen worden vertraagd. Instelkosten Dit zijn kosten voor zetwerk, het maken van drukplaten en het instellen van de drukmachines. Opdruk- en instelkosten gelden per artikel, per kleur en per zijde tenzij anders aangegeven. Leveringsvoorwaarden Bij ieder artikel staat de Levertijd met opdruk aangegeven in de catalogus. Voor de promotieartikelen geldt een levertijd van tien werkdagen. Voor de relatiegeschenken bedraagt de levertijd vijftien werkdagen. Leveringen zijn exclusief verzendkosten en btw. Levering af Zellik. De uiterste krediettermijn is dertig dagen na factuurdatum. Indicatie van de verzendkosten in België Tot 5 kg € 6,75 Tot 10 kg € 9,50 Tot 20 kg € 12,75 Tot 50 kg € 15,50 Tot 100 kg € 21,75 Pallet € 42,50 Bebat verwijderingsbijdrage (http://www.bebat.bet) BEBAT is een vereniging zonder winstoogmerk (vzw), opgericht in 1995 in het kader van een Belgische wet betreffende milieutaksen. Doet dat door de batterijen te sorteren en te recycleren. CLAESSENS NV staat voor alle batterijen € 0,1239 per stuk of aan BEBAT voor een milieuvriendelijke verwerking. CLAESSENS NV staat voor alle zaklampen € 0,20 per stuk of aan BEBAT FLASHLIGHT. De wettelijke heffingen worden afzonderlijk op de factuur aan u doorgerekend. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 24 BTW BTW-plichtige is eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend, leveringen van goederen en diensten verricht die in dit Wetboek zijn omschreven, ongeacht op welke plaats de economische activiteit wordt uitgeoefend. Basistarieven van de btw De btw wordt berekend op de maatstaf van heffing tegen tarieven die verschillen volgens hetgeen wordt verhandeld. De tarieven zijn vastgelegd bij koninklijk besluit en zijn nu als volgt: 6 % vooral voor basisproducten en geleverde diensten met een sociaal karakter (bijvoorbeeld: levensnoodzakelijke producten, personenvervoer, landbouwdiensten …) 12 % voor bepaalde goederen en geleverde diensten die vanuit economisch of sociaal oogpunt belangrijk zijn (bijvoorbeeld: kolen, margarine, abonnement voor betaaltelevisie …) 21 % voor handelingen die betrekking hebben op goederen of diensten die niet elders werden vermeld (bijvoorbeeld: nieuwe auto's, huishoudelijke apparaten, cosmetica ...) MAATSTAF VAN HEFFING PRIJS - de commerciële korting (handelskorting) + de vervoerkosten + de verzekeringskosten + de betaalde commissies + de verloren verpakking = Subtotaal - de financiële korting = MAATSTAF VAN HEFFING + BTW op maatstaf van heffing + terugstuurbare verpakking + financiële korting = TE BETALEN FACTUURBEDRAG Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 25 Soorten belastingplichtigen gewone belastingplichtige forfetaire landbouwer vrijgestelde kleine onderneming vrijgestelde belastingplichtige gemengde belastingplichtige toevallige belastingplichtige buitenlandse belastingplichtige Intracommunautaire leveringen Uw klant woont in een ander land van de Europese Unie : BTW of niet ? Indien u goederen levert aan een klant die in een andere lidstaat van de Europese Unie is gevestigd, gelden bijzondere BTW-regels. In essentie komen die erop neer dat de levering vrijgesteld is van BTW als de afnemer zelf BTW-plichtig is in een andere lidstaat. Er wordt wel van u verwacht dat u de nodige bewijzen kunt voorleggen opdat u vrij van BTW zou kunnen factureren. Dat is niet altijd even eenvoudig. Wanneer zeker BTW aanrekenen ? Als de buitenlandse koper u geen BTW-nummer van zijn land geeft, moet u altijd BTW rekenen. In dat geval is hij ofwel particulier, ofwel verkeert hij in één van de door de BTWwetgeving bepaalde gevallen waarin hij Belgische BTW moet betalen. Wat er ook van zij, uw zorg is het niet : geen BTW-nummer betekent facturatie met BTW. Wanneer geen BTW aanrekenen ? Vrijstelling van BTW is mogelijk als EN uw klant een BTW-belastingplichtige is die 'als zodanig optreedt in een andere lidstaat' (bedoeld wordt : die de aankoop doet voor zijn beroepsactiviteit) EN de goederen verzonden of vervoerd worden buiten België maar binnen de Europese Unie door u, de koper of voor rekening van één van uw beiden. Men zegt in dat geval dat u een intracommunautaire levering verricht. Daartegenover staat een intracommunautaire verwerving door de koper : hij zal in zijn land BTW moeten betalen op de aankoop. Merk wel op dat u op uw facturen altijd moet vermelden waarom u zonder BTW verkoopt. Voor de vrijgestelde intracommunautaire leveringen doet u dat met de zin "Intracommunautaire levering -Vrij van BTW bij toepassing van artikel 39bis, 1° W.B.T.W.". Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 26 Hoe bewijzen dat u geen BTW moest aanrekenen? Cruciaal in deze regeling is dat het land van levering de vrijstelling maar verleent indien de leverancier voldoende waarborgen kan bieden dat de verwerving in het land van verwerving wel degelijk zal belast worden. Dit is niet meer dan logisch, aangezien anders de intracommunautaire transactie aan elke BTW dreigt te ontsnappen. Maar welke waarborgen kan het land van oorsprong eisen van de BTW-belastingplichtige ? De Europese wetgeving bevat hierover geen concrete bepalingen. Ze zegt enkel dat de Lidstaten de vrijstelling moeten verlenen "onder de voorwaarden die zij vaststellen om een juiste en eenvoudige toepassing van de vrijstelling te verzekeren en alle fraude, ontwijking en misbruik te voorkomen." De voorwaarden die de Belgische BTW-wetgeving stelt, zijn de volgende : de verkoper moet bewijzen dat de afnemer een belastingplichtige is die voor de BTW geïdentificeerd is in een andere Lidstaat (in concreto moet de Belgische leverancier het BTW-nummer van de afnemer verifiëren. Voor de manier waarop u dat kan doen : zie onder) de verkoper moet de verzending of het vervoer bewijzen, aan de hand van stukken die hij op ieder verzoek van de BTW-ambtenaren moet kunnen voorleggen. Die stukken zijn onder andere de contracten, de bestelbons, de vervoerfacturen, de vervoerdocumenten, de betalingsstukken enz... Het is dan ook uiterst belangrijk om de nodige stukken in verband met de verkoop aan de buitenlandse belastingplichtige op te maken en/of te vragen én bij te houden. Anders loopt u een ernstig risico dat de BTW-administratie bij een controle alsnog BTW zal aanrekenen op de verkoop, met de interest en de gebruikelijke boetes erbovenop. In dit verband is het interessant om ook nog te wijzen op de volgende toelichtingen van de BTW-administratie : o de intracommunautaire levering moet bewezen worden met een geheel van documenten : geen enkele van de hierboven opgesomde documenten is voldoende of noodzakelijk op zich. In ieder geval kunnen de betalingsberichten die door de financiële instellingen worden afgeleverd een belangrijk bewijsmiddel zijn. Daarom raadt de administratie de ondernemingen aan om, tenzij uitzonderlijk, geen contante betaling te aanvaarden - indien een vervoer verricht wordt door of voor rekening van een volgende klant (bvb. in het geval van kettingverkopen waarbij het vervoer wordt verricht door de laatste klant) geldt er geen vrijstelling voor de aan deze levering voorafgaande leveringen Wat betreft de bewijsvoering bij een intracommunautaire levering indien het transport door uzelf gebeurde, raden wij u aan om eenvoudige bewijsstukken te bewaren. Dat kan zijn onder andere bonnetjes voor aankoop van brandstof ter plaatse, of restaurant- of snackbonnetjes van bij uw EU-klant. Op deze wijze kan u, minstens, aantonen dat u ter plekke bent geweest voor de levering. Onmogelijk bewijs wanneer vervoer door afnemer zelf ? In de praktijk is het bewijs dat men zonder BTW mocht factureren vooral problematisch wanneer het vervoer gebeurt door de koper met zijn eigen middelen. Doordat er geen vervoerder tussenkomt is het zeer moeilijk om het bestaan van het vervoer te bewijzen. Sommige controleurs hanteren een hele strikte interpretatie van de regels en beweren dat ook in die gevallen de vrijstelling maar kan verleend worden indien er vervoersdocumenten zijn. Daardoor ontzeggen ze echter de verkoper de vrijstelling waarop hij volgens de logica van het systeem recht heeft. Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 27 Anderzijds betekent dit voor de koper een dubbele belasting, want die moet wel degelijk in zijn land de BTW betalen op de intracommunautaire verwerving. Weliswaar kan de koper dan in een later stadium de ten onrechte gerekende Belgische BTW recupereren, maar dat kan een hele poos duren. Indien u niet overtuigd bent van de geldigheid van een buitenlands BTW-nummer kunt u dit op de volgende manieren checken bij de BTW-administratie schriftelijk : Ministerie van Financiën, Centrale Eenheid voor de administratieve samenwerking met de andere EEG-Lid-Staten op het gebied van de BTW, R.A.C.Financietoren, Kruidtuinlaan 50, bus 39, 1010 Brussel telefonisch : 02/210 29 79 of 02/210 29 88 of 02/210 29 94 of 02/210 29 95 - per fax : 02/210 29 20 Medecontractant Toepassing: Werken in onroerende staat, uitgevoerd door een BTW belastingplichtige. Indien je als BTW-belastingsplichtige werken laat uitvoeren in onroerende staat (bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden, reinigen, afbreken), dan is de leverancier verplicht gebruik te maken van het principe van ‘verlegging van heffing’ en dient de medecontract de btw naar zijn aangifte te verleggen. Hij mag bijgevolg geen BTW op de factuur vermelden of in rekening brengen, maar moet wel volgende vermelding op de factuur zetten: “Belasting te voldoen door de medecontractant, koninklijk besluit nr. 1, art. 20” Indien roerende goederen worden geleverd en geïncorporeerd worden in het onroerend goed, is de verlegging ook van toepassing. Hierbij is het niet van belang of de leverancier een geregistreerd aannemer is of niet. Bronnen: K.B. nr. 1, art 20 Wet van 4 augustus 1978 Voorbeeld: U laat een vloer leggen in uw bedrijfsgebouw (2.000 euro excl BTW) De leverancier mag dan geen BTW in rekening brengen en factureert u 2.000 euro in plaats van 2.000 + 21% BTW. U krijgt deze factuur waarop staat vermeld “Belasting te voldoen door de medecontractant, koninklijk besluit nr. 1, art. 20”. U dient in uw BTW aangifte deze 21% aan te geven en tegelijkertijd terug te vragen. Op deze manier dient u de BTW niet meer voor te schieten. (betalen aan de leverancier en pas in uw eerstvolgende aangifte terugvragen) Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015 28 Welke handelingen: 1. bouwen, verbouwen, afwerken, inrichten, herstellen, onderhouden, reinigen en afbreken van een onroerend goed of een deel ervan 2. levering met plaatsing van een roerend goed dat door die plaatsing onroerend uit zijnaard wordt 3. levering met plaatsing van : centrale verwarming, airconditioning sanitaire installatie elektrische installatie elektrische belinstallaties, alarmtoestellen, huistelefoon ingebouwde kasten, ingerichte keukens luiken, rolluiken aan de buitenkant van een gebouw wandbekleding, vloerbekleding 4. plaatsen, herstellen, onderhouden en reinigen van onder 3. bedoelde goederen Uittreksel 44 BTW wetboek Vrijgesteld van BTW artsen, tandartsen, kinesitherapeuten, vroedvrouwen, verplegers en verpleegsters, verzorgers en verzorgsters, ziekenoppassers en ziekenoppassters, masseurs en masseuses van wie de diensten van persoonsverzorging zijn opgenomen in de nomenclatuur van de geneeskundige verstrekkingen inzake verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering; ziekenhuizen, psychiatrische inrichtingen, klinieken en dispensaria; het vervoer van zieken of gewonden met speciaal daartoe uitgeruste vervoermiddelen; de diensten verstrekt door exploitanten van sportinrichtingen en inrichtingen voor lichamelijke opvoeding (indien geen winstoogmerk) het verstrekken van school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding en -herscholing, en het verrichten van de nauw daarmee samenhangende diensten en leveringen van goederen, zoals het verschaffen van logies, spijzen en dranken Administratief Bediende Boekhouden CEVORA Hendrik Claessens februari 2015