Innovatie: een goed begin is meer dan het halve werk Onderzoek naar de impact van de VOORT innovatiemethode Herman van den Bosch Hoogleraar Management Educatie Open Universiteit 1 Inhoud 1 2 3 4 5 6 2 Inleiding: de ‘ideation’ fase van innovatie ......................................................................... 3 De VOORT innovatiemethode en de ‘ideation’ fase ......................................................... 7 De VOORT innovatiemethode in de praktijk .................................................................. 13 De fase van ‘new product development’ ........................................................................ 19 De grenzen van de stuurbaarheid van innovatie ............................................................ 23 Conclusie....................................................................................................................... 27 1 Inleiding: de ‘ideation’ fase van innovatie Innovatie is ‘hot’, al is dat nog pas korte tijd. De basis voor denken over innovatie geruime tijd geleden gelegd door Schumpeter (1939). Hij betoogde dat bedrijven er verstandiger aan doen om te concurreren met innovatieve producten dan op basis van hun prijs. Ook andere nog steeds actuele denkbeelden over innovatie, namelijk dat innovatie bestaat uit creatieve destructie en dat de beste innovaties het resultaat zijn van combineren van bestaande ideeën, zijn afkomstig van Schumpeter. Innovaties kunnen het gevolg zijn van ideeën van werknemers, klanten, leveranciers of adviseurs. Deze ideeën kunnen spontaan opwellen of worden opgewekt tijdens speciaal daarvoor ingerichte sessies (Boeddrich, 2004). Maar voor zo’n idee uitmondt in een te vermarkten product of dienst kunnen er nog vele jaren van onderzoek nodig zijn. Soms blijven ideeën ook liggen en pas tientallen later wordt duidelijk hoe ze gebruikt kunnen worden. In het geval van de stoommachine duurde dat meer dan een halve eeuw. De publicaties over innovatie kunnen in grote lijnen worden verdeeld in twee groepen: normatief versus empirisch getinte studies. ‘Normatief’ getinte bedrijfskundige publicaties gaan in op modelmatige benaderingen, zoals het stage-gate model van Cooper1: Uitgangspunt is dat het succes en de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten afhangen van systematisch onderscheiden en consequent volgen van een aantal fasen. Om dit proces zo veel mogelijk gestructureerd te laten verlopen wordt vaak het stage-gate model gebruikt (Tidd & Bessant, 2013; Grönlund, Rönnberg Sjödin, & Frishammar, 2010; Cooper, 2008). Het stage-gate model is een conceptueel en operationeel systeem voor het managen van de ontwikkeling van een nieuw product (Cooper, 2008). Hierbij wordt ervan uitgegaan dat productinnovatie een proces is dat, net als andere processen, gemanaged kan worden (Cooper, 1990). Bij de ‘gate’ tussen de verschillende ‘stages’ wordt een Go/No-go beslissing genomen (Cooper, 1988; Hüsig & Kohn, 2003; Kim & Wilemon, 2002). Zie afbeelding 1. Afbeelding 1: Het stage-gate model Verschillende auteurs (Tidd & Bessant, 2013; Sethi & Iqbal, 2008; Ajamian & Koen, 2002; Herstatt & Verworn, 2001) wijzen erop dat het traditionele stage-gate model vooral geschikt is voor incrementele innovaties. Koen, et al. (2002) pleiten voor een meer iteratieve overgang tussen de afzonderlijke fasen. In ieder geval zijn er, onafhankelijk van de gekozen 1 Met dank aan Erik Vastenburg voor de selectie van de literatuur over het stage-gate model 3 aanpak, altijd momenten in het innovatieproces waarop besloten moet worden of een idee verder uitgewerkt dan wel (voorlopig) geparkeerd wordt. Er is een groot aantal van varianten op het stage-gate model in omloop, variërend van 3 – 13 fasen. In essentie is er sprake van de opeenvolging van ‘uitvinding’, ‘ontwikkeling’, ‘testen’ en ‘vermarkten’. ‘Empirisch’ getinte bedrijfskundige publicaties zijn gebaseerd op de analyse van de ontwikkeling van producten en diensten in de praktijk. Een van de meest bekende voorbeelden is het Minnesota Innovation Research Program (MIRP) onder leiding van Andrew van de Ven (2008). In de periode 1983 – 1993 zijn meerjarige longitudinale veldstudies uitgevoerd in 14 verschillende arbeidsorganisaties. Het verloop van innovatieprocessen in die organisaties is gedetailleerd beschreven. Achteraf zijn deze processen geduid en is vast komen te staan dat er nauwelijks lineaire verbanden zijn te vinden tussen kenmerken van het innovatieproces en het behaalde resultaat. Wel is vastgesteld dat een beperkt aantal variabelen invloed uitoefent op het feitelijke verloop van een innovatieproces. Deze variabelen zijn achteraf ook te traceren. Voorspellen hoe de interactie tussen deze variabelen zal verlopen en waartoe deze leidt, is nagenoeg onmogelijk. Het patroon dat hieruit resulteert is noch regelmatig, noch willekeurig, maar in het verlengde van het complexiteitsdenken ‘chaotisch’ (Fonseca, 2002). Fasen kunnen hierin nauwelijks worden ontdekt, wel een aantal gemeenschappelijke kenmerken. Beide benaderingen sluiten elkaar niet uit. De ‘normatieve’ benadering kan in de eerste plaats gezien worden als een verzameling richtlijnen over aanpak en sturing van een proces. De chaos die Van de Ven waarneemt kan het gevolg is van een gemis aan ‘sturing’. In alle cases die Van de Ven beschrijft, opereren weliswaar ‘innovation managers’, maar Van de Ven merkt op dat deze vaak specifieke kennis van innovatie missen. Aangenomen wordt dat de cases die Van de Ven e.a. beschrijven, sterk verschillen in de mate waarin sprake was van een planmatige aanpak en in het op de juiste wijze toepassen van beschikbare modellen daarvoor. Ik acht het aannemelijk dat bij een planmatige aanpak een meer gefaseerd, doelmatig en effectief resultaat mogelijk is. Gelet op de vele onverwachte interne en externe ontwikkelingen, de implicaties van veranderende opvattingen bij het management en het niet uitkomen van optimistische verwachtingen over de mogelijkheid tot opschalen van vindingen, is het aannemelijk om te stellen dat ook de best geleide projecten geen voorspelbaar verloop hebben en dat succes niet bij voorbaat gegarandeerd is (Tidd & Bessant, 2013; Huizingh, 2011). De grote vraag is dus welke vorm van ‘sturing’ de beste kans op succes heeft. Het blijkt dat van veel projecten die voortijdig worden afgebroken of waar sprake is van product-falen, de initiële fase niet goed is gegaan (Cooper & Kleinschmidt, 1986). Zo stellen Hüsig & Kohn (2003) dat genereren van ideeën meestal de nadruk krijgt, terwijl de selectie van de juiste ideeën wordt verwaarloosd. Een veel voorkomende fout is dat iemand ineens met een goed idee komt en dat vervolgens iedereen zich daar enthousiast op stort. Overigens is het feit dat veel organisaties in het geheel niet aan innoveren toekomen, nog veel erger. Verschillende auteurs zijn dan ook van mening dat de grootste kansen om de effectiviteit van het innovatieproces te vergroten, liggen in het eerste fase van het innovatieproces (e.g. Kim & Wilemon, 2002; Backman, Börjesson, & Setterberg, 2007; Koen, et al., 2002). Deze wordt 4 doorgaans ‘fuzzy front end’ (Hüsig & Kohn, 2003) of ‘ideation’ fase genoemd. Het beginstadium van het innovatieproces en zijn impact op de daarop volgende productontwikkeling staat in dit onderzoek centraal. De onderzoeksvraag is: Kan een succesvol verloop van de ‘ideation’ fase met een daarop toegespitste methodiek worden gestuurd en welke uitwerking heeft deze methodiek op het verdere verloop van het innovatieproces?. Hiervoor zijn de begrippen ‘innovatie’ en ‘ontwikkeling’ enerzijds en ‘producten en ‘diensten’ anderzijds door elkaar gebruikt. We spreken meestal pas van innovatie als het om wezenlijke vernieuwingen (incrementeel of radicaal) gaat die aanslaan op de markt. Bij ‘ontwikkeling’ kan er ook sprake zijn van het doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen of aanpassingen. Of er sprake is van innovatie in plaats van ontwikkeling, is vaak vooraf niet duidelijk. Bovendien is het begrip innovatie de laatste jaren ook sterk opgerekt. Daarom wordt in het navolgende niet veel moeite gedaan om beide begrippen uit elkaar te houden. Ook zal niet steeds worden gesproken over de ontwikkeling van producten én diensten. De begrippen productontwikkeling en productconcepten gaan over zowel producten als diensten. Dit onderzoek neemt een bestaande methodiek voor de ontwikkeling van concepten voor nieuwe producten of diensten als uitgangspunt, namelijk de VOORT innovatiemethode. De indruk bestond dat een aanzienlijk aantal bedrijven en organisaties de ‘ideation’ fase succesvol hebben doorlopen dankzij deze methode. Het onderzoek gaat onder meer over de juistheid van deze indruk, waaruit een succesvol verloop bestaat, wat daarbij de kritieke succesfactoren zijn en wat de impact van een met succes afgeronde ‘initiation’ fase is op het verdere verloop van het innovatieproces. Meer in detail, het onderzoek bestaat uit vier onderdelen, elk met twee specifieke onderzoeksvragen. De VOORT Innovatie methode getoetst In paragraaf 2 komen de volgende twee onderzoeksvragen aan de orde: 1. Welke zijn in het licht van systematische sturing van de ‘ideation’ fase de belangrijkste kenmerken van de VOORT innovatiemethode? 2. Geldt de VOORT innovatiemethode als een systematische aanpak van veel voorkomende problemen tijdens de ‘ideation’ fase, die we uit de literatuur kennen? Ervaringen van gebruikers In paragraaf 3. komen de ervaringen van gebruikers met de VOORT innovatiemethode aan de orde. 1. Beschouwen gebruikers deze methode als een effectieve aanpak van het genereren van concepten voor nieuwe producten en diensten (proces)? 2. Verschaffen de concepten voor nieuwe producten en diensten de informatie die noodzakelijk is om een besluit tot voortzetting van het innovatietraject te kunnen nemen (resultaat)? De impact van de ‘ideation’ fase op de fase van productontwikkeling Uiteraard kan pas van een innovatie worden gesproken als de ontwikkelde concepten die tijdens de ‘ideation fase ontwikkeld zijn op de markt worden gebracht. Paragraaf 4 geeft een antwoord op de volgende vragen: 5 1. Schept een kwalitatief goed concept voor nieuwe producten of diensten voorwaarden voor een succesvolle voortzetting van het innovatieproces? 2. Draagt een planmatige aanpak van de ‘ideation’ fase bij aan de ontwikkeling van competenties (kennis, vaardigheden en mind-set) die een weloverwogen aanpak van het vervolg aannemelijk maken. De maakbaarheid van innovatie Paragraaf 5 diept de fundamentele vraag naar de maakbaarheid van innovatie verder uit. Hierbij gaat het om twee vragen: 1. Hoe verhoudt de visie op innovatie van deelnemers aan het onderzoek zich tot het beeld over innovatie in de empirische innovatieliteratuur? 2. Onderscheidt het beeld dat gebruikers hebben van het innovatietraject dat start met en voortbouwt op de VOORT innovatiemethode zich van hun visie op innovatie in het algemeen? Van dit onderzoek mogen geen ultieme uitspraken worden verwacht. Het hanteren van een experimentele onderzoekdesigns is uitgesloten. In dat geval zou een reeks projecten mét een planmatige aanpak vergeleken moeten worden met projecten zonder. In dat geval moest het aantal projecten groot genoeg zijn en mochten er tussen deze projecten niet al te veel verschillen bestaan. Een irrealistische veronderstelling 6 2 De VOORT innovatiemethode en de ‘ideation’ fase Gepland en gefaseerd of niet, de goede afloop van innovatieprocessen is allerminst zeker. Veel pogingen om een nieuw product of een nieuwe dienst te ontwikkelen worden halverwege afgebroken en veel producten en diensten die uit dergelijke processen voortvloeien, is na de introductie op de markt slechts een kort leven beschoren. Met deze mislukte projecten is ongeveer 50% van alle R&D kosten gemoeid (Booz Allen & Hamilton, 1982). Vaak kan de mislukking van een project worden herleid op het verloop van de ‘ideation’ fase van het ontwikkelingsproces. Deze fase begint op het moment dat een organisatie een (vaag) idee heeft voor een nieuw product of besluit te gaan nadenken over zulke producten. Ze eindigt ruwweg met het besluit om een concept voor een nieuw product verder te ontwikkelen. Maar zelfs al bij het afbakenen van dit eerste stadium is de praktijk weerbarstig. Soms besluit men een half voltooid concept alsnog op te pakken, soms wordt er al heel snel besloten om prototypen van twee alternatieve producten of diensten op de markt aan te bieden en de reactie van het publiek te peilen. Bij potentieel disruptieve innovaties is hier veel voor te zeggen. Soms begint men pas aan een meer systematische overweging van de mogelijkheden als een aanvankelijke intuïtieve aanpak is vastgelopen. De VOORT innovatiemethode Kortom, er kan veel mis gaan in de eerste fase van het innovatieproces. Gijs van Wulfen geeft 10 verschillende voorbeelden daarvan en als er meer tegelijk optreden, gaat het goed mis (Van Wulfen 2012). Onnodig te zeggen dat er grote behoefte is om de kans op succes tijdens de ‘ideation fase’ te vergroten. Dit is de intentie van de VOORT innovatiemethode. De VOORT innovatiemethode heeft betrekking op de eerste drie stappen van het oorspronkelijke ‘stage-gate model; ‘discovery’, ‘scoping’ en ‘business case’. Het proces vervangt twee ‘gates’; ‘ídea screen’ en ‘second screen’. Aan het einde van het proces draagt de ontwikkelgroep het resultaat van haar werk over aan het management, dat een besluit moet nemen over het al dan niet verder gaan met een of meer van de ontwikkelde productconcepten (‘gate 3’). Afbeelding 2: De innovatie expeditie 7 De VOORT innovatiemethode bestaat uit een proces dat is gestructureerd als een expeditie, waaraan een aantal medewerkers van de organisatie deelneemt (Afbeelding 2) Hierbij worden vijf fasen doorlopen: Vertrekken Ontdekken Ontwikkelen Reflecteren Terugkeren In de fase van het Vertrekken wordt de opdracht vastgesteld. Hierbij speelt het management een belangrijke rol. Een goede opdracht geeft richting aan de expeditie en er kunnen randvoorwaarden worden geformuleerd. Ook groot belang is de samenstelling van het team. In de eerste fase dringt de uitdaging door tot alle leden van het team. Een veel gemaakte fout is dat zo’n team zich meteen daarna bezig gaat houden met het genereren van nieuwe ideeën en er in de kortste keren muren vol hangen met ‘geeltjes’. De afwezigheid van criteria maakt hieruit selecteren vervolgens erg lastig. In de VOORT innovatiemethode gaan de deelnemers daarom de fase van het Ontdekken in. Ze maken kennis met (potentiële) klanten en hun wensen omtrent nieuwe producten en diensten. Voor veel deelnemers aan het proces is deze fase een revelatie, zeker als klanten thuis worden opgezocht. Aan het einde van deze fase hebben de deelnemers een betere kijk op wat kansrichtingen wordt genoemd. Ook verkennen ze wat er al op de markt aan relevante producten wordt aangeboden en welke nieuwe technologieën hierbij bruikbaar zijn. Met deze bagage gaan de expeditieleden het proces van Ontwikkelen in. Nu kan er gebrainstormd worden en via een gefaseerd proces worden uiteindelijk12 ideerichtingen gekozen en aangescherpt. De criteria die aan het begin van het proces waren geformuleerd spelen bij de selectie daarvan een belangrijke rol. In de fase van het Reflecteren staat onderzoek centraal naar wat potentiële klanten vinden van de ontwikkelde concepten. Dit kan gebeuren met focusgroepen of online. De 12 eerder ontwikkelde concepten kunnen aan de hand van de verkregen informatie verder worden verbeterd, waarna er een selectie wordt gemaakt van 3 – 5 concepten. Deze worden in de fase van het Terugkeren uitgewerkt tot even zo veel ‘mini new business cases’. Deze worden aan het management voorgelegd ter verdere besluitvorming. Zie voor een uitgebreide beschrijving van de stappen en de gebruikte methodiek, de handboeken van Gijs van Wulfen (2012, 2013). Aan het hiervoor beschreven proces ligt een aantal uitgangspunten ten grondslag met betrekking tot proces en methode: Eigenschappen die betrekking hebben op het innovatieproces: 1. De VOORT innovatiemethode gaat pas over tot genereren van nieuwe productideeën nadat de deelnemers hun kennis van de markt, de klantvraag en nieuwe technische hulpmiddelen hebben verdiept. 2. Het proces streeft naar genereren van vele ideeën in eerste instantie en naar kritisch beoordelen en maken van een selectie in tweede instantie. Dit doet een beroep op tegengestelde competenties zoals creativiteit en analytisch vermogen. 3. Het team bestaat uit zeer betrokken personen, die tevens in staat zijn hun eigen ideeën ‘open minded’ te beoordelen. 4. Een vastgelegde procedure wordt consequent maar niet tegen elke prijs gevolgd; uitgangspunt is voorts een nauwkeurige fasering van het proces. 5. De betrokkenheid van het hogere management in het proces is georganiseerd en gereguleerd. 8 6. Bij de beoordeling van ideeën spelen overwegingen ontleend aan de markt en aan de technische haalbaarheid van de concepten een belangrijke rol. 7. Het proces wordt afgerond met zodanig uitgewerkte plannen dat het management over voldoende gegevens beschikt om een Go/No-go besluit te kunnen nemen Eigenschappen met betrekking tot de methode 1. De methode voorziet dat het projectleiderschap binnen de eigen organisatie wordt belegd; de (externe of interne) procesbegeleider verduidelijkt waar nodig het proces en draagt bij aan een goed verloop ervan. 2. De methode stimuleert een gelijkwaardige inbreng van alle leden van de projectgroep. 3. Bij het genereren van nieuwe ideeën worden ook buitenstaanders ingeschakeld met als doel bedrijfsblindheid tegen te gaan. 4. Het vooraf verschaffen van informatie over het procesverloop op papier beoogt begrenzing van de invloed van de persoonlijke eigenschappen en voorkeuren van de projectleider. De validiteit van de VOORT innovatiemethode Een succesvolle planmatige inrichting van de ‘ideation fase dient zo veel mogelijk problemen te adresseren die zich blijkens onderzoek tijdens deze fase kunnen voordoen. Het ontwerp van de VOORT innovatiemethode stoelt daarom op inzichten uit de innovatieliteratuur. Het eerste deel van het onderzoek was erop gericht om de breedte en diepte van de ‘kennisbasis’ van de VOORT innovatiemethode vast te stellen. Hiertoe is een toetsingsinstrument gemaakt. Dit toetsingsinstrument is gebaseerd op problemen die zich tijdens de ‘ideation’ fase kunnen voordoen. Hiertoe zijn een aantal bevindingen van het Minnesota Innovation Research Project samengevat. Deze zijn weergegeven in kolom 1 van tabel 1. De tweede kolom koppelt aan elk van deze kenmerken een aanbeveling om het gesignaleerde probleem te adresseren. Deze aanbevelingen zijn ontleend aan een compilatie van 39 onderzoeksartikelen door Florén en Frismaer (2012) Vervolgens zijn de kenmerken van de VOORT innovatiemethode, waarvan de belangrijkste hiervoor zijn beschreven, gekoppeld aan het overzicht van problemen en aanbevelingen. Dit is gebeurd in de derde kolom. Tabel 1: Feitelijke kenmerken en aanbevelingen met betrekking tot de ‘ideation fase’ Feitelijk verloop van innovatieprojecten Gevalideerde aanbevelingen voor succesvol verloop van ontwikkelingsprojecten Confrontatie kenmerken VOORT innovatiemethode aan toetsingskader Heeft geen eenduidig startmoment / emergent. Geleidelijke bewustwording van betrokkenheid bij nieuw project. Duidelijk moment aanwijzen waarop ontwikkelingsproject begint; Opgedane ervaring uit de voorafgaande periode maximaal benutten Innovatieteam start vanuit welomschreven opdracht De initiatiefase duurt veel langer dan gedacht en kan jaren voortslepen Zorgdragen voor adequaat projectmanagement dat tevens primaire verbinding is met het management Voorziet in projectleider (intern) en procesbegeleider (intern of extern) 9 Zorgvuldige selectie van projectteam: niet paritair maar op basis van sociale en creatieve competenties Hanteert diverse criteria bij selectie teamleden: Diversiteit afdelingen, functies en competenties Evenwichtigheid naar sekse en leeftijd Affiniteit met opdracht Bij de start van een ontwikkelingsproject dient het management zo veel mogelijk prioriteiten en randvoorwaarden te formuleren Adequate mate van formalisering van het ontwikkelingsproces: bekendheid binnen organisatie afbakening taken en verantwoordelijkheden maatstaven om de voortgang te meten Prioriteiten en randvoorwaarden formuleren in opdrachtomschrijving. Mogelijkheid tot toelichten in startbijeenkomst De opdracht van het ontwikkelteam ligt vast en er is een gefixeerd tijdschema. Een ontwikkelingsproject ontstaan vaak uit de samensmelting van verschillende parallel verlopende initiatieven Van meet af aan streven naar betrokkenheid van verschillende functionarissen en afdelingen: inbreng deskundigheid en betrokkenheid vanuit de organisatie Mogelijkheid tot overleg met deskundigen binnen bedrijf tijdens terugkeerfase Impulsen van buiten en tussentijds veranderende prioriteiten zorgen voor een schoksgewijze voortgang van het project Proactief verzamelen van informatie uit de buitenwereld: ontwikkelingen bij concurrenten; legale issues Tot twee maal toe wordt nader onderzoek verricht onder potentiële klanten en naar technische mogelijkheden Gegeven de randvoorwaarden moet een projectteam de vrijheid hebben om tussentijdse afwegingen te maken m.b.t. conflicterende doelen inzake functionaliteit van nieuwe product, duur van proces en kosten Deze omstandigheden spelen een belangrijke rol bij het formuleren van criteria aan het begin van het proces en het beoordelen van productideeën later in het proces Zich aandienen van een 'champion' die geleidelijk enthousiaste trekker wordt De aanwezigheid van een ‘product champion’ actief stimuleren - Tijdens de startfase wordt herhaaldelijk nieuwe deskundigheid ‘geïmporteerd’ hetgeen tot voortdurend bijstellen van het ontwikkelingsproces leidt Voortdurende toetsing van de technologische haalbaarheid en daarmee samenhangende kosten van productconcepten Gebeurt in de fase van de beoordeling van de productconcepten Zoeken naar externe samenwerking en zo nodig aanpassing van team met personen van buiten Tijdens de ontwikkelfase worden tevens buitenstaanders uitgenodigd De bewuste beslissing om een ontwikkelingsproces te starten heeft vaak diverse interne en externe oorzaken Het verloop van het proces is afhankelijk van toevalligheden, die de koers sterk kunnen beïnvloeden (pad-afhankelijkheid) 10 Op het moment dat de startfase naar een einde loopt, verschuift het accent naar het onderzoek van de realiseringsconsequenties. Dit kan een nieuwe bron zijn van aanpassingen binnen het ontwikkelingsproces Voortschrijdende selectie van ideeën op basis van criteria als haalbaarheid en wenselijkheid Geschiedt in diverse stadia van het proces door afwisseling tussen genereren van nieuwe ideeën en afwijzen daarvan in het licht van gestelde eisen Betrokkenheid van potentiële klanten op een vroeg tijdstip Geschiedt twee maal in het proces Voorstellen voor de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten zijn vaak overoptimistisch (onderschatten realiseringstermijn en benodigde resources) Startfase leidt tot een nauwkeurige productdefinitie: concept te bedienen markt en behoeften van gebruikers concurrentie benodigde technologie vereiste resources Komt overeen met de eisen die aan een ‘mini new business case’ worden gesteld Tijdens het ontwikkelingsproces worden vaak tegenslagen verdoezeld Multidisciplinair review panel dat constructief commentaar levert op de ontwikkelde productconcepten vanuit een technisch, financieel en marktperspectief. - Grote en vaak tegenstrijdige betrokkenheid van en bemoeienis door hoger management bij project Georganiseerde betrokkenheid van hoger management Gerealiseerd door middel van de ‘opstappersgroep’ Vroegtijdige afstemming van productontwikkeling en strategie van bedrijf/organisatie Gebeurt door middel van startdocument en startbijeenkomst Zorgdragen van voldoende resources voor de ontwikkeling van nieuwe productconcepten Gebeurt in het bijzonder door sterk benadrukken van beschikbaarheid van voldoende tijd Uit het bovenstaande blijkt dat de VOORT innovatiemethodiek, mits conform de richtlijnen uitgevoerd, vrijwel volledig voldoet aan het toetsingskader voor planmatige aanpak van de ‘ideation’ fase, dat is samengesteld op basis van zowel empirisch getinte als normatieve literatuur. In aanvulling hierop, maakt de VOORT innovatiemethode eigenstandige keuzen, die overigens niet in strijd zijn met het toetsingskader Een innovatieteam opereert in relatieve afzondering. Hierdoor wordt mogelijk de interne consistentie van de productideeën versterkt. Een innovatieteam heeft niet de opdracht om mogelijkheden tot externe samenwerking te onderzoeken. Dit is incidenteel overigens wel gebeurt. Beoordeling van productideeën gebeurt niet door een extern multidisciplinair review panel maar binnen de ontwikkelgroep. Deze kan hiervoor externe adviseurs of interne deskundigen uitnodigen. 11 Cooper & Edgett hebben op basis van onderzoek in 160 bedrijven, 18 methoden onderscheiden om tot nieuwe ideeën te komen en deze gerangschikt naar frequentie van gebruik en gepercipieerde effectiviteit (2008; zie ook Tidd & Bessant, 2013, p. 265). Zij onderscheiden grofweg twee methoden: zij die uitgaan van het genereren van concepten door een bedrijf of instelling zelf en zij die zijn gebaseerd op klantenonderzoek. De eerste methode wordt het meest gebruikt, maar de effectiviteit wordt middelmatig genoemd. De laatstgenoemde methode scoort hoog op zowel voorkomen als eraan toegeschreven effectiviteit. De VOORT innovatiemethode is een combinatie van beide en kan derhalve als zeer bruikbaar en effectief worden beschouwd. Conclusie In deze paragraaf is een antwoord gezocht op twee vragen 1. Welke zijn in het licht van systematische sturing van de ‘ideation’ fase de belangrijkste kenmerken van de VOORT innovatiemethode? 2. Geldt de VOORT innovatiemethode als een systematische aanpak van veel voorkomende problemen tijdens de ‘ideation’ fase, die we uit de literatuur kennen? De kenmerken van de VOORT innovatiemethode kunnen als volgt worden samengevat: Groepsgewijze aanpak op basis van duidelijke opdrachtformulering Gestructureerd proces op basis van expeditie analogie Ontwikkelen van productideeën in nauwe samenhang met onderzoek naar klantfricties en -wensen Systematisch genereren en convergeren van ideeën, uitmondend in 3 – 5 ‘mini new business cases’ Gestructureerde deelname aan proces door directie en externe deskundigen Begeleiding door zowel projectleider en procesbegeleider De validiteit van de VOORT innovatiemethode als planmatige aanpak van de ‘ideation’ fase is vastgesteld op basis van een toetsingskader, gebaseerd op empirische en normatieve literatuur. Dit betekent dat de VOORT innovatiemethode is toegerust om nagenoeg alle problemen te adresseren die zich tijdens de ‘ideation’ fase kunnen voordoen. 12 3 De VOORT innovatiemethode in de praktijk Het onderzoek naar de waardering en de waargenomen effecten van de VOORT innovatiemethode vond van januari – mei 2014 plaats in 10 bedrijven en instellingen. Zij hebben de VOORT innovatiemethode gebruikt tussen 2007 en 2013. Er is bewust gekozen voor een grote spreiding: Daar waar de VOORT innovatiemethode kortgeleden is doorlopen kan men zich het verloop van dit proces het best herinneren. In bedrijven en instellingen waar dit proces langer geleden heeft plaatsgevonden kan de follow-up beter worden bestudeerd. Gesproken is met de opdrachtgevers (meestal leden van de directie) en de (interne) projectleiders. In één organisatie is alleen met de interne projectleider gesproken. De geselecteerde bedrijven en instellingen waren zeer divers van aard: Productie van goederen: 3x Gezondheidszorg: 3x Uitgeverij: 2x Dienstverlening: 2x Het innovatieproces Allereerst is gevraagd waarom men gezocht heeft naar een methodiek die behulpzaam is bij het doorlopen van de ‘ideation’ fase. Tabel 2 vat de antwoorden samen Tabel 2: Motieven voor een planmatige aanpak van de ‘ideation’ fase Innovatie een centrale plaats in organisatie geven 10 Belang van innovatie 6 Noodzaak van ontwikkeling nieuwe producten 4 Bezuiniging aanpakken om te veranderen 1 Buiten bestaande denkkaders treden 4 Bestaande organisatie meer innovatie-gericht maken 3 Methodische aanpak van innovatie 4 Projectmatige aanpak 1 Procesmatige aanpak 2 Belang van neutrale buitenstaander n = 10 1 Uit de antwoorden blijkt dat er hoge verwachtingen bestonden over de rol die de VOORT innovatiemethode kan spelen bij de verbetering van de eigen praktijk. Vervolgens is nagegaan in welke mate de ondervraagden de kenmerken herkennen aan de hand waarvan hierboven de VOORT innovatiemethode is gevalideerd (Tabel 3). Tabel 3: Kenmerken van het proces van ‘ideation’ Kenmerken Mate waarin werd voldaan niet enigszins wel 13 Welomschreven opdracht Samenstelling team is overwogen Mate waarin marktonderzoek plaatsvindt 0 0 0 0 2 6 19 17 13 Gereguleerde rol opdrachtgever Voorziening onbevooroordeeld genereren van ideeën Transparantie keuze productconcepten Onderbouwing productideeën 0 0 0 2 2 1 0 7 17 18 19 10 Tegengaan van 'groupthink' Balans interne en externe projectleider 0 0 3 1 16 18 N=19 Uit deze antwoorden blijkt dat de deelnemers aan VOORT innovatietrajecten de eigenschappen van de methode vrijwel over de hele linie herkennen. Er wordt alleen enig voorbehoud gemaakt als het gaat om de verwerking van klantinformatie en de mate waarin de men erin is geslaagd om productideeën vanuit een bedrijfseconomisch perspectief te onderbouwen. Hierop kom ik aanstonds terug. Alle ondervraagde personen zijn tevreden over het doorlopen proces. Gevraagd om de tevredenheid uit te drukken op een schaal van 1 - 10, oordeelt men gemiddeld met 8,1 (standaarddeviatie 0,6). De deelnemers aan het onderzoek hebben zich ook uitgesproken over wat zij beschouwen als sterke en zwakke punten van de manier waarop het VOORT innovatietraject in hun organisatie is verlopen (Tabel 4). Tabel 4: De kracht van de VOORT innovatiemethode Aantal Methodische aanpak 17 (aantal bedrijven/organisaties) 9 Systematische aanpak 11 Meer grondige aanpak 4 Dwingt een stap voor stap aanpak af 4 Geen stappen overgeslagen 2 Beheerst creatief proces 2 Creativiteit in bedrijf gestimuleerd 3 Innovatieafdeling opgezet 2 Innovatie is zichtbaarder geworden 1 Innovatie wordt samenhangend geheel 1 Gericht op postvatten van innovatie in de organisatie 16 (aantal bedrijven en organisaties) 9 Vergroting intern draagvlak uitkomsten 3 Heeft aanleiding gegeven tot belangrijke follow-up activiteiten 3 Vertrouwd raken met innovatie belangrijker dan resultaat 3 Innovatie staat meer centraal op de agenda 3 Cultuurveranderingstraject 3 Meer inzicht in inhoud van innovatie 1 14 Dwingt voldoende tijd vrij te maken 1 Innovatieve mindset 3 Meer personen betrokken bij innovatie 1 Enthousiasme / trots 1 Bevordert samenwerking 8 (aantal bedrijven en organisaties) 6 Bedrijf-brede samenwerking 4 Collectief of sociaal proces, teamontwikkeling 5 Creëert voortrekkersgroep, uitverkorenen 2 Leidt tot betere producten en diensten 7 (aantal bedrijven en organisaties) 6 Leidt tot meer radicale vernieuwing 1 Beter eindproduct 2 Maakte ontdekken van nieuwe producten mogelijk 3 Professionele aanpak innovatie 3 Vermindert vrijblijvendheid, ideeën worden uitgewerkt 1 Is georiënteerd op de omgeving 7 (aantal bedrijven en organisaties) 5 Start vanuit inzicht in consument 6 Dwingt naar buiten kijken af 3 Verhoogt doelmatigheid 3 (aantal bedrijven en organisaties) 3 Innovatieproces versneld 1 Minder stokpaardjes berijden N=19 2 De bovenstaande tabel parafraseert alle gemaakte opmerkingen. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen het aantal respondenten en het aantal bedrijven en instellingen dat deze respondenten vertegenwoordigen. Geïnterviewde konden zo veel kenmerken noemen als ze wilden en deze zijn ingedikt tot zes categorieën: Methodische aanpak: het systematische en doordachte karakter van de werkwijze die er mede toe leidt dat alle relevante aspecten aandacht krijgen. Gericht op postvatten van innovatie in de organisatie: Ontwikkeling van gerichtheid op innovatie: blijvende verandering in kennis en houding ten aanzien van het belang van innovatie Bevordering samenwerking: bijeenbrengen van medewerkers met een grote diversiteit aan achtergronden en daarmee tegengaan van verkokering Kwaliteit producten en diensten: zorgvuldige en stapsgewijze aanpak van het innovatieproces leidt tot betere producten en diensten Oriëntatie op de omgeving; oriëntatie van medewerkers buiten de organisatie, in het bijzonder klanten 15 Verhoging doelmatigheid: verbetering van de relatie tussen nagestreefde doelen en daarvoor in te zetten middelen. In de tabel is zowel het aantal respondenten genoemd dat naar een categorie verwijst al het aantal organisaties dat zij vertegenwoordigen. Uit de tabel blijkt dat vrijwel alle geïnterviewde personen expliciet verwijzen naar de eerste twee categorieën, te weten de methodische aanpak van het proces en de ontwikkeling van gerichtheid op innovatie. Ondervraagden hebben ook aan aantal kritische kanttekeningen geplaatst bij hun ervaringen met het VOORT-Innovatieproces (Tabel 5) Tabel 5: Kritische kanttekeningen Aantal Beschikbare tijd en deskundigheid 13 (aantal bedrijven en organisaties) 9 Kwaliteit van klantonderzoek is gebaat met meer tijd Sommige mensen missen kennis 6 2 Onvoldoende mogelijkheid om kennis te verzamelen 1 Ontwikkeling kwalitatief goede productideeën is lastig 2 Kost tijd voordat mensen elkaar leren kennen 3 Meer aanpassing aan sector gewenst 1 Te weinig ervaring en affiniteit in organisatie 2 Meer tijd en deskundigheid in operationele fase 1 Onvoldoende afstemming tussen ontwikkelteam en directie 4 (aantal bedrijven en organisaties) 4 Proces eindigde abrupt 1 Directie is niet goed met resultaat omgegaan 1 Te hoog gespannen verwachtingen / teleurstelling 1 Te weinig communicatie met rest van organisatie 1 Mate van vernieuwing 4 (aantal bedrijven en organisaties) 4 Deelnemers bleven te dicht bij bestaande producten 4 n=19 De waargenomen tekortkomingen liggen op drie gebieden: Beschikbare tijd en deskundigheid: De meest gemaakte opmerking is dat men achteraf te weinig tijd heeft besteed aan onderzoek naar klantfricties en klantwensen. Enkele respondenten waren verder van mening dat het team over te weinig specifieke deskundigheid beschikte, met name op financieel gebied. Onvoldoende afstemming tussen ontwikkelingsteam en directie: Resultaten van het ontwikkelingsteam kregen onvoldoende of te laat follow-up. Onvoldoende vernieuwing: de ontwikkelde producten en diensten sloten te veel aan bij het bestaande aanbod 16 De opmerkingen over tekortkomingen moeten worden gezien in de context van de positieve totaal-beoordeling. Men is tevreden, maar desgevraagd, ziet men mogelijkheden tot verbetering. De bruikbaarheid van het resultaat Het beoogde resultaat van het VOORT Innovatieproces bestaat uit drie tot vijf ‘mini new business cases’. Dit zijn onderbouwde voorstellen voor innovatieve producten en/of diensten. De onderbouwing dient dusdanig te zijn dat de directie op goede gronden een beslissing kan nemen om een productidee verder te gaan uitwerken. De beschrijving van een productidee - hier ‘mini new business case’ - moet in elk geval de volgende informatie verschaffen: De potentiële klantvraag en de potentiële omvang daarvan; De bijdrage aan het bedrijfsresultaat, in het bijzonder de geschatte ontwikkel- en productiekosten en te genereren opbrengsten; De maakbaarheid van het product, eventueel met inschakeling van derden; Het interne draagvlak van het product waarbij de mate waarin het past binnen de strategie van het bedrijf alsmede zijn urgentie een belangrijke rol speelt. Enkele deelnemers aan het onderzoek noemden overigens nog aanvullende typen informatie, zoals het innovatieve karakter en de aanwezigheid van andere potentiële aanbieders. Hun oordeel of de voorgelegde new business cases de voornoemde typen informatie opleverden, liep uiteen van enigszins tot ja (Tabel 6). Tabel 6: Mate waarin ‘mini new business cases’ voldoende informatie opleverden Niet Enigszins Ja Klantvraag 1 7 11 Bedrijfsresultaat 2 10 7 Maakbaarheid 1 8 10 Draagvlak 1 2 16 n=19 Ook werd ook gevraagd naar het relatieve belang van de vier voornoemde bronnen van informatie. Daarbij plaatste men de klantvraag duidelijk voorop. Dit is een bevestiging van de conclusie die Freeman & Soete 1997, oorspronkelijk 1974) trokken uit de analyse van een groot aantal studies naar factoren die het welslagen van innovatie bepalen. De andere drie komen min of meer gelijk op de tweede plaats. Tijdens het gesprek hebben enkele ondervraagden uit eigen beweging niet één, maar twee rapportcijfers uitgedeeld voor het VOORT Innovatietraject. Ze wilde daarmee tot uitdrukking brengen dat hun waardering voor het proces hoger was dan die voor het resultaat, dat overigens nog steeds als voldoende werd beoordeeld. De meeste respondenten zijn van mening dat de kwaliteit van de ‘mini new business cases’ op punten kan worden verbeterd. Dit geldt met name voor informatie over de klantvraag en over het te realiseren resultaat. Diverse ondervraagden merkten op dat agendaproblemen 17 van de leden van het team en niet de VOORT innovatiemethode zelf, de oorzaak zijn van de hiaten in de informatie. De voorziene tijd in de fase van ‘Ontdekken’ is daardoor niet volledig benut. Ook raadplegen van interne experts in de fase van ‘Terugkeren’ bij de uitwerking van de productideeën naar ‘mini new business cases’ heeft lang niet altijd plaatsgevonden. Een laatste opmerking is van meer methodologische aard. Het tijdstip van het onderzoek kwam voor een aantal respondenten op een moment waarop de ‘mini new business cases’ al hadden geleid tot het vermarkten van producten en diensten. Het is waarschijnlijk dat tegenvallers bij de opbrengst van nieuwe producten en diensten achteraf zijn toegeschreven aan de kwaliteit van de ‘mini new business cases’. Hierop wordt later teruggekomen. Conclusie In deze paragraaf is gezocht naar een antwoord op de volgende vragen: 1. Beschouwen gebruikers de VOORT innovatiemethode als een effectieve aanpak van het genereren van concepten voor nieuwe producten en diensten (proces)? 2. Verschaffen de concepten voor nieuwe producten en diensten de informatie die noodzakelijk is om een besluit tot voortzetting van het innovatietraject te kunnen nemen (resultaat)? Alle betrokkenen zijn onverdeeld positief over de VOORT innovatiemethode. Daarbij is de bijdrage aan de ontwikkeling van een innovatieve cultuur binnen de betrokken organisaties zeker zo waardevol als het specifieke resultaat in de vorm van ‘mini new business cases’. De informatie die de ‘mini new business cases’ bevatten, werd in een aantal gevallen achteraf niet geheel toereikend genoemd om een Go-beslissing te rechtvaardigen. Dit betrof gegevens met betrekking tot de klantvraag en in het bijzonder met betrekking tot het bedrijfsresultaat. 18 4 De fase van ‘new product development’ Deze paragraaf gaat over de periode na afronding van het VOORT innovatietraject, de fase van ‘new product development’. In deze paragraaf staan we stil bij de vraag of met succes afronden van een traject in de ‘ideation fase’ de kans verhoogt op succesvolle afronding van de fase van ‘new product development’. Een positieve impact kan twee redenen hebben: (1) De sturende rol van ‘mini new business cases’ en (2) de transfer van competenties die zijn verworven tijdens de ‘ideation’ fase. In de eerste plaats is de follow up in kaart gebracht van alle ‘mini new business cases’ uit de tien onderzochte organisaties. De resultaten zijn ondergebracht in tabel 7. De tabel toont in eerste instantie hoeveel mini new product cases er ontwikkeld zijn in de onderzochte bedrijven. Dit aantal varieert conform de bedoeling van de methodiek van drie tot vijf per organisatie. Direct nadat de mini new business cases zijn gepresenteerd, neemt de directie een besluit over welke ‘mini new business cases’ in eerste instantie uitgewerkt worden. De tabel laat zien om hoeveel cases dat ging. In de meeste gevallen hebben de betrokken organisaties direct aansluitend op een Gobeslissing na afronding van het VOORT innovatietraject, een of meer projecten gestart. Blijkbaar vonden de directies op dat moment dat ze voldoende geïnformeerd waren. Het feit dat ze bij het ontwikkelingsproces betrokken zijn geweest, maakt aannemelijk dat ze zich al in een vroeg stadium een oordeel hadden gevormd over de follow-up. Meestal zijn een of meer leden van het team dat de ‘mini new business cases’ heeft ontworpen betrokken bij de fase van ‘new product development’. In enkele gevallen is tijdens het ontwikkelingstraject nog een of meer malen een Go/No gobeslissing genomen. Dit heeft geleid tot beëindiging van enkele projecten. De meest genoemde reden daarvoor was dat de technische uitvoerbaarheid lastiger bleek en de kansen op succes bij nader inzien minder waren. Tabel 7: Follow-up mini new business cases uit de periode 2007 – 2014. Organisatie 1 Jaar VOORT-Innovatietraject 2013 2013 2013 2010 2011 2011 2008 2012 2007 2013 Aantal mini new business cases Aantal mini new business cases in Implementatietraject Aantal mini new business cases dat heeft geleid tot vermarkte producten/diensten 3 4 4 4 4 4 3 4 4 5 39 3 3 2 4 3 3 2 2 4 3 29 1 3 0 3 2 2 2 1 4 0 18 N 1 2 0 2 1 2 0 1 4 0 13 E 0 1 0 1 0 0 2 0 0 0 4 J 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 N Gebleken geldigheid aannames mini E new product business cases J 1 2 0 0 2 0 2 0 4 0 11 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 2 0 1 0 3 0 1 0 0 0 0 5 Verandering product/dienst ten opzichte van oorspronkelijke idee 2 3 4 5 6 7 8 9 10 19 Een aantal van de producten waarvan de ontwikkeling in 2013 is gestart bevindt zich nog ‘in de pijplijn. In de follow-up fase van het VOORT innovatietraject is slechts in enkele gevallen aanzienlijk afgeweken is van het oorspronkelijke concept. Dat wil zeggen dat de meeste producten of diensten op de markt zijn gebracht, op de manier die de leden van de projectgroep zich hadden voorgesteld. Uiteraard komt dat mede omdat zij in vrijwel alle gevallen een rol hebben gespeeld in de fase van ‘new product development’. Van trajecten die de stage-gate methoden volgen, blijkt dat (57%) van de uitontwikkelde productideeën een implementatietraject is ingaan. Daarvan wordt uiteindelijk (37,5%) op de markt gebracht; dat is in totaal 1:7 (Cooper, 2005). Uit tabel 7 blijkt dat 29 / 39 (74%) van de ‘mini new business cases’ is doorontwikkeld en dat daarvan 18 / 29 (66%) heeft geleid tot een marktintroductie. Dit laatste getal komt nog hoger uit als de VOORT Innovatietrajecten die gestart zijn in 2013 buiten beschouwing worden gelaten omdat implementatie doorgaans 18-30 maanden duurt. Het resultaat wordt dan 14 / 18 (77%); een rendement dat zeer goed mag heten. In alle gevallen dat er sprake was op de markt brengen van nieuwe producten of diensten is aan de deelnemers aan het VOORT innovatietraject gevraagd hoe deze achteraf de juistheid van aannames in de ‘mini new business cases’ beoordelen. Ten aanzien van klantvraag en marktomvang beantwoordden 6 geïnterviewde personen (uit zes verschillende organisaties) dat de verwachtingen hoger lagen dan het uiteindelijke resultaat. Deze vaststelling spoort met eerder onderzoek naar de mate waarin het verwachte technische en commerciële resultaat achteraf daadwerkelijk werd bereikt of overtroffen. Dit is slechts in een minderheid van de onderzochte cases het geval (Mansfeld 1972; zie ook Tidd & Bessant 2013, p. 379). Uit het voorafgaande komt een duidelijk beeld naar voren. De onderzochte organisaties hebben in meerderheid na afronding van het VOORT-Innovatietraject snel besloten welke ‘mini new business cases’ in eerste instantie geïmplementeerd worden. Het ‘momentum’ in de organisatie is daarbij goed benut en vaak versterkt en verbreed. Geloof is de kansen van de nieuw bedachte producten en diensten overheerste en voedde de wens om deze snel op de markt te brengen. De fase van ‘new product development’ richtte zich daarom vooral op de realisering van ‘mini new business cases’ in technische en organisatorische zin. Een aantal implementatietrajecten leidde dan ook op relatief korte tijd tot vermarkten van producten of diensten. Deze waren meestal in lijn met wat de makers van de ‘mini new business case’ voor ogen hadden. Deze waren ook vaak bij de implementatie betrokken. Opnieuw onderzoeken van de aannames van de ‘mini new business case’ of het maken van een volledige business case werd meestal niet nodig geacht. Het is mogelijk dat de instructie aan de leden van een innovatieteam tijdens de ‘ideation fase’ hierbij een rol speelt. De VOORT innovatiemethode positioneert zich als een vervanging van de eerste drie fasen van het oorspronkelijke stage-gate model, dus inclusief het maken van een business case (Van Wulfen, 2012, p. 58). Hierdoor kan het beeld ontstaan dat na het nemen van een Gobeslissing door de directie, een ‘business case’ niet meer nodig is, ondanks het feit dat een ‘mini new business case’ minder diep graaft dan in een ‘business case’ gebruikelijk is. Overigens moet de waarde van business cases in het geval van innovatieve producten en diensten niet worden overschat. Als men zich had laten leiden door business cases, waren 20 er vermoedelijk geen auto’s, PC’s of iPads op de markt gekomen. Vooraf de omvang van de markt bepalen van een innovatief product is vrijwel ondoenlijk. In plaats van business cases wordt daarom vaak gekozen voor pilotprojecten en/of prototyping, waarbij in het laatste geval wordt geaccepteerd dat de op de markt gebrachte producten (nog) niet aan alle specificaties voldoen. Maar ook dan, voorspellen hoe innovatieve producten het op de markt doen, is vrijwel onmogelijk. Niettemin achteraf kan worden vastgesteld dat in enkele gevallen verzamelen van meer informatie over klantvraag en het bedrijfsresultaat, de kwaliteit van de ontwikkelde producten had kunnen verbeteren. Aan alle betrokkenen zijn vragen gesteld over omstandigheden die positief hebben bijdragen aan het verloop van de fase van ‘new product development’. De antwoorden van de geïnterviewde personen zijn herleidt tot antwoorden per bedrijf of organisatie. (n = 10) Van zo’n geaggregeerd antwoord is afgezien, indien de probleemeigenaar en de projectleider tegenstrijdige antwoorden gaven. Tabel 8 heeft het resultaat weer. Tabel 8: Kenmerken van de fase van ‘new product development’ ? n.v.t. Nee Enigszins Ja A. De effectiviteit van de fase van ‘new product development’ is beïnvloed door: 1. De beschikbaarheid van ‘mini new business cases’ 0 0 1 1 8 6 0 1 1 2 3 3 2 1 1 4. Inschakeling van externe begeleiding 3 0 5 0 2 B. Onnodig tijdsverlies tussen de ‘ideation’ fase en de ‘fase van ‘product development’. 1 0 5 2 2 C. De fase van ‘new product development’ was lastiger dan voorzien 2 0 2 2 4 2. De ‘generieke’ expertise over innovatie die is opgedaan tijdens de ‘ideation’ fase 3. De reeds aanwezige ervaring met productontwikkeling in de organisatie Opnieuw kan worden vastgesteld dat brede overeenstemming bestaat over het feit dat de ‘mini new business cases’ de effectiviteit van de fase van ‘new product development’ in positieve zin hebben beïnvloed. De meeste respondenten vonden het lastig om te beoordelen of de effectiviteit van de fase van ‘new product development’ is verbeterd door competenties die zijn ontstaan tijdens het voorafgaande VOORT innovatietraject. Slechts in twee organisaties was men daarvan overtuigd. Slechts één organisatie schreef de effectiviteit van de fase van ‘new product development’ toe aan reeds aanwezige expertise op dit gebied. Sommige organisaties betwijfelden daarentegen of de fase van ‘new product development’ wel zo effectief is verlopen of dat er voldoende competenties in huis waren. Tenslotte is nagegaan of er – mede gelet op de afwezigheid van voldoende expertise – wederom een beroep is gedaan op externe begeleiding. In enkele gevallen was deze vraag niet eenduidig te beantwoorden, bijvoorbeeld omdat samenwerking met een kennisinstelling 21 ook werd gerekend tot externe begeleiding. In de meeste gevallen was het antwoord ontkennend. Het feit dat bij de start van de fase van ‘new product development’ tijdverlies is geleden blijkt in enkele van die organisaties nadelig te zijn geweest voor het ‘elan’ en het vertrouwen. Niet bekend is wat dit voor de ontwikkelde producten of diensten heeft betekend. Het is al met al niet verwonderlijk dat de meeste organisaties de fase van ‘new product development’ lastiger vonden ervaren dan gedacht. Conclusie In paragraaf 4 is gezocht naar een antwoord op de volgende vragen: 1. Schept een kwalitatief goed concept voor nieuwe producten of diensten’ voorwaarden voor een succesvolle voortzetting van het innovatieproces? 2. Draagt een planmatige aanpak van de ‘ideation’ fase bij aan de ontwikkeling van competenties (kennis, vaardigheden en mind-set) die een weloverwogen aanpak van het vervolg aannemelijk maken. Vastgesteld is dat de aanwezigheid van ‘mini new business cases’, verreweg de grootste impact heeft gehad op de effectiviteit van de ‘new product development’. De VOORT innovatiemethode is een krachtig instrument dat niet alleen leidt tot bruikbare productideeën, maar tevens richting geeft aan de fase van productontwikkeling. Deze conclusie onderstreept de urgentie van beantwoorden van de vraag hoe de informatie in ‘mini new product business cases’ over klantvraag en bedrijfsresultaat verder verbeterd kan worden. Deelname aan het VOORT Innovatietraject draagt bij aan de gerichtheid op innovatie van medewerkers, maar niet zonder meer aan de ontwikkeling van competenties op het gebied van ‘new product development’. Vastgesteld is dat deze expertise in de meeste bedrijven te kort schiet. Meer expertise met betrekking tot vermarkten van nieuwe producten en diensten had in sommige gevallen geleid tot herziening van de aannames van de ‘mini new business cases’, tot de uitwerking van een echte business case of tot een strategie van ‘pilotting’ en/of ‘prototyping’. Maar ook dat is geen garantie dat op de markt gebrachte producten of diensten succesvol zijn. Externe ondersteuning had eveneens de kwaliteit van het resultaat kunnen verbeteren. 22 5 De grenzen van de stuurbaarheid van innovatie In deze laatste paragraaf komt opnieuw de vraag aan de orde hoe het ‘chaotische’ verloop van innovatie zoals Van de Ven dat in de praktijk vaststelde, zich verhoudt tot de impact van planmatige sturing daarvan. De ‘Minnesota Innovation Research Studies’ onder leiding van Van de Ven (2008) hebben een aantal kenmerken van innovatieprocessen aan het licht gebracht die lastig door middel van systematische sturing te beïnvloeden zijn Tabel 9 vat deze kenmerken samen. Van de Ven stelde vast dat het voorkomen van deze kenmerken - vaak in samenhang - voor een belangrijk deel verklaart, waarom innovatieprocessen ‘chaotisch’ verlopen. Tabel 9: Kenmerken van innovatie in de praktijk 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Feitelijk verloop van innovatieprojecten Nieuwe producten maken vaak gebruik van bestaande componenten. Het gevolg is vaak bijstelling van het productidee Tijdens de productontwikkeling komen geregeld nieuwe (technische) inzichten en marktinformatie beschikbaar. Het oorspronkelijke productidee wordt hieraan aangepast Personen of afdelingen binnen het bedrijf proberen de ontwikkeling van een nieuw product voortdurend te beïnvloeden Het ontwikkelingsproces wordt omwille van de snelheid vaak uiteengelegd in diverse parallel verlopende deelprojecten. Het komt dan voor dat de componenten niet meer aansluiten en er aanpassingen nodig zijn. Tijdens het ontwikkelen van een nieuw product doen zich vaak problemen voor die bij de acceptatie van het productconcept niet waren voorzien Naar mate een ontwikkelingsproces vordert nemen spanningen tussen projectleiding en management toe, vaak omdat tussentijdse doelen, streefdata niet worden gehaald en budgets niet toereikend zijn Het overschrijden van budgets en het uitlopen van streefdata leidt vaak niet tot stopzetten van een ontwikkelingsproces vanwege de investeringen die hebben plaatsgevonden. De groep die bij de innovatie betrokken is wisselt geregeld van samenstelling De leden van de projectgroep hebben eigen agenda’s en ze handelen strategisch. Het management beschikt hierdoor niet altijd over adequate informatie Indien management zijn vertrouwen verliest, gaat het zich zelf steeds directer met het ontwikkelingsproces bezighouden Samenwerken met externe partijen levert lastig oplosbare problemen op Voordat een nieuw product uit ontwikkeld is worden onderdelen van het ontwikkelingsproces al waar mogelijk geïmplementeerd. Dit betekent dat de desbetreffende componenten lastiger aangepast kunnen worden. Marketing en verkoop worden vaak te laat bij de ontwikkeling van nieuwe producten betrokken Aangenomen wordt dat indien degenen die bij een innovatieproces betrokken zijn, meer van deze kenmerken in dit proces herkennen, de kans daalt dat dit proces stuurbaar is. Om deze reden is de herkenbaarheid van deze kenmerken een van de onderwerpen van dit onderzoek. Aan de betrokkenen zijn 13 items voorgelegd, die overeenkwamen met bovenstaande kenmerken. Bij elk item werd gevraagd of men dit typerend vond voor 23 innovatieprocessen. Men kon kiezen uit de antwoordalternatieven ‘weet niet’, ‘niet van toepassing’ , ‘eens’, ‘enigszins mee eens’, ‘niet mee eens’. Gevraagd is om elk item te beoordelen vanuit twee verschillende invalshoeken. Het eerste is het beeld dat men heeft van innovatie in het algemeen, dus los van de ervaringen die zijn opgedaan met de VOORT innovatiemethode en haar follow-up. Het tweede is de ervaring opgedaan tijdens het VOORT-Innovatietraject, en de follow-up daarvan in de fase van ‘new product development’. Tabel 10 toont de som van de scores op de afzonderlijke items. Een bevestigend antwoord scoort 2, het antwoord ‘enigszins’ scoort 1 en het antwoord nee scoort 0 en dat geldt ook voor ‘weet niet’ of ‘niet van toepassing’. De scores zijn daarna herleidt op een schaal van 0 100. Naar mate de score hoger is, komt het beeld van respondenten over innovatie meer overeen met de bevindingen van Van de Ven. De gemiddelde score van 64% bij het beeld van innovatie in het algemeen, duidt op een zwakke maar positieve overeenkomst. De gemiddelde score van 44% als respondenten het VOORT Innovatietraject en zijn follow-up in gedachten nemen, wijst op een veel zwakkere overeenkomst. In de mate waarop de zienswijze van de respondenten correspondeert met de wijze waarop Van de Ven het innovatieproces typeert, treden aanzienlijke verschillen tussen de afzonderlijke items. Dit blijkt duidelijk uit de kleuren die in tabel 11 zijn aangebracht. Bij rood overheerst een bevestigend antwoord; bij oranje zijn de vragen overwegend met ‘enigszins’ beantwoord en bij groen domineren de ontkennende antwoorden. Beide cijferreeksen blijken sterk te correleren (85%). Dat betekent dat de gevallen waar men het meest instemt met Van de Ven als het om een oordeel over innovatie in het algemeen gaat, ook de gevallen zijn, waar men het meest mee instemt als het om VOORT en zijn follow-up gaat. Men is veel echter veel minder stellig (gemiddeld 20 procentpunten). Respondenten gebruiken in het laatste geval veel vaker het oordeel ‘enigszins’ waar zij in het geval van innovatie in het algemeen een bevestigend antwoord geven. Nieuwe (technische) inzichten en marktinformatie gelden over de hele linie als aanleiding om het innovatieproces te herzien (1). Dit gaat uiteraard ook op in geval van onverwachte problemen (3), al is men hier in het (post) VOORT innovatietraject optimistischer over. Ook de noodzaak om bij de implementatie van het innovatieproces (deels) bestaande componenten te gebruiken leidt volgens de ondervraagden tot (enigszins) bijstellen van het productidee en de gemaakte planning. Een aantal kenmerken heeft betrekking op de verhouding tussen directie en innovatieteam (4, 5 en 6). Men kan zich vinden in het feit dat groeiende spanningen tussen beide ertoe leidt dat de directie de regie overneemt, maar in de concrete situatie tijdens en na het VOORTInnovatietraject is hiervan niet of nauwelijks sprake geweest. Het voorkomen van allerlei pogingen vanuit de hele organisatie om innovatieprocessen te beïnvloeden (7) is voor veel deelnemers aan het onderzoek enigszins herkenbaar, ook in geval van het VOORT traject en zijn follow-up. Te laat initiëren van marketing activiteiten (8), voortijdig op de markt brengen van onderdelen van een nieuw product (9) en hanteren van een eigen agenda door het innovatieteam (10) herkent men enigszins als het om innovatie in het algemeen gaat, maar niet in het VOORT-traject en zijn follow-up. De overige kenmerken die Van de Ven noemt (11, 12 en 13) zijn voor de ondervraagden niet herkenbaar. 24 Tabel 10: Vergelijking van scores tussen de referentiekaders ‘Algemeen’ en ‘VoortInnovatietraject’ Modus Algemeen 1. Aanpassing productidee als gevolg van beschikbaar komen van nieuwe (technische) inzichten en marktinformatie 89 2. Bijstelling productidee door gebruik van bestaande componenten 89 3. Problemen die in eerdere stadia niet voorzien waren 82 4. Groeiende spanning tussen ontwikkelteam en directie als gevolg van uitlopende budgets en tijd 76 5. Indien management zijn vertrouwen verliest, gaat het zich zelf steeds directer met het ontwikkelingsproces bezighouden 76 6. Doorzetten van ontwikkelingsprojecten ondanks budgetoverschrijding en nieuwe inzichten 68 7. Organisatiebrede beïnvloeding van het ontwikkelingsproces 63 8. In een te laat stadium van productontwikkeling betrekken van marketing en verkoop 63 9. Voortijdig op de markt brengen van onderdelen van een nieuw product vermindert de mogelijkheid van aanpassingen in een latere fase 55 10. Ontoereikende informatie bij het management als gevolg van eigen agenda van ontwikkelingsteam 55 11. Fricties als gevolg van parallelliseren 42 12. Samenwerken met externe partijen levert lastig oplosbare problemen op 42 13. Fricties als gevolg van wisseling in de samenstelling van het ontwikkelingsteam 32 Gemiddeld 64 Voort-traject 84 58 58 50 45 39 53 34 34 29 29 26 29 44 Conclusie In paragraaf 5 is gezocht naar het antwoord op twee vragen 1. Hoe verhoudt de visie op innovatie van deelnemers aan het onderzoek zich tot het beeld over innovatie in de empirische innovatieliteratuur? 2. Onderscheidt het beeld dat gebruikers hebben van het innovatietraject dat start met en voortbouwt op de VOORT innovatiemethode zich van hun visie op innovatie in het algemeen? 25 De visie van de deelnemers aan dit onderzoek op innovatie in het algemeen komt in wisselende mate overeen met de kenmerken van innovatie, die naar voren zijn gekomen uit de Minnesota Innovation Research Studies van Van de Ven et al. Kenmerken die betrekking hebben op onvoorziene omstandigheden, waartoe ook een veranderende opstelling van de directie hoort (1, 3 – 6, 10) zijn voor de deelnemers aan het onderzoek duidelijk herkenbaar. Kenmerken die hun aangrijpingspunt vinden in de bredere context van bedrijf of instelling (2, 7 – 9, 11) zijn in meerderheid enigszins herkenbaar en de overige kenmerken (12, 13) worden niet herkend. De herkenning van de kenmerken van innovatie tijdens en na het VOORT-traject correleert met het algemene beeld. De deelnemers aan het onderzoek zijn echter veel optimistischer over de mogelijkheid om de kenmerken die Van de Ven heeft waargenomen, te beïnvloeden met een planmatige aanpak en goed overleg. Uitsluitend in geval van onvoorziene omstandigheden (1, 3) is er in beide gevallen sprake van een tamelijk hoge mate van herkenning. Voor de rest worden alleen kenmerken die samenhangen met spanningen met de directie en de bredere organisatorische context enigszins herkend (2, 4, 7). In alle andere gevallenis er niet of nauwelijks sprake van herkenning van de kenmerken van Van de Ven. 26 6 Conclusie Dit onderzoek heeft gezocht naar een antwoord op de vraag of een planmatige aanpak van de ‘ideation’ fase van innovatie mogelijk is en of deze aanpak tevens tot betere resultaten in latere fasen van het innovatieproces leidt. Hiervoor zijn interviews afgenomen in 10 organisaties die in de periode 2007 – 2013 de VOORT innovatiemethode hebben toegepast. Doel van de VOORT innovatiemethode is langs systematische weg verbeteren van de effectiviteit van de ‘ideation fase’ en indirect van het innovatieproces als geheel. Hanteren van de VOORT innovatiemethode heeft in elk van de onderzochte bedrijven en instellingen geleid tot een aantal ‘mini new business cases’. Enkele van deze trajecten zijn alsnog beëindigd, andere lopen nog of hebben inmiddels geresulteerd in nieuwe producten of diensten. Het oordeel over de VOORT innovatiemethode van de 19 personen waarmee gesproken is, varieert van ruim voldoende (7) tot uitmuntend (10). De gemiddelde score is goed (8,1). Deze hoge score heeft overwegend twee redenen: In de eerste plaats de uitkomst van het traject: Drie tot vijf ‘mini new business cases’, waarvan de meeste zeer bruikbaar werden bevonden. Men is van mening dat deze zonder de VOORT innovatiemethode niet tot stand gekomen zouden zijn. Men schrijft dit unaniem toe aan het systematische, coöperatieve en motiverende karakter van het doorlopen proces. Verschillende ondervraagde personen gaven aan dat men in het verleden te snel startte met brainstormen en dan geen raad wist met de ‘ontelbare’ ‘geeltjes’. Of dat men zich liet meeslepen door één idee, dat op krachtige wijze was gepromoot. De meest krachtige onderdelen van de VOORT innovatiemethode zijn de inventarisatie van klantfricties en het systematisch reduceren van ideeën naar een beperkt aantal ‘mini new business cases’. In de tweede plaats is men unaniem van mening dat het doorlopen van het VOORT innovatietraject heeft geleid tot een verandering van de houding binnen de organisatie ten gunste van innovatie. Vaak werd gesproken van een bijdrage aan de ontwikkeling van een innovatiecultuur of van een innovatie ‘mindset’. Als gevolg hiervan is innovatie hoger op de agenda komen te staan en is er veel animo om aan innovatietrajecten deel te nemen. Er zijn enkele kritische kanttekeningen gemaakt over het verloop van het proces. Deze hebben niet rechtstreeks te maken met de kwaliteit van de VOORT innovatiemethode als zodanig. Een aantal geïnterviewde personen betreurt niet meer tijd aan onderzoek naar klantfricties en klantwensen te hebben besteed. In de fase van ‘Ontdekken’ was er sprake van activiteiten die niet van te voren konden worden ingepland, zoals gesprekken met klanten en andere activiteiten die tot doel hadden om de potentiële markt van de organisatie beter te leren kennen. Een aantal respondenten gaf aan dat de voorziene tijd niet gehaald is als gevolg van ‘agendadwang’. Een andere omissie heeft betrekking op de fase van ‘Terugkomen’ waaraan (interne) deskundigen op technisch en financieel gebied een grotere bijdrage hadden kunnen leveren. Als gevolg van deze omissies, is de informatie in de ‘mini new business cases’ over klantwensen, technische haalbaarheid en in het bijzonder bedrijfsresultaat niet altijd optimaal. 27 Het aantal ‘mini new business cases’ dat een traject van ‘new product development’ is ingegaan, is aanzienlijk hoger dan na afronding van de ‘ideation’ fase gebruikelijk is. Hetzelfde geldt voor het aantal trajecten dat heeft geleid tot op de markt brengen van producten en diensten. In de meeste gevallen hebben de betrokken organisaties de fase van ‘new product development’ in eigen beheer uitgevoerd en geen beroep gedaan op externe ondersteuning. Meestal is geen aanvullend onderzoek verricht en de op de markt gebrachte producten komen dan ook veelal overeen met wat de auteurs van de ‘mini new business cases’ voor ogen stond. De deelnemers aan het onderzoek schrijven de effectiviteit van de fase van productontwikkeling toe aan de aanwezigheid van uitgewerkte ‘mini new business cases’. Terugkijkend op de follow-up van het VOORT-Innovatietraject, is een aantal (6) van ondervraagde personen van mening dat het resultaat van de op de markt gebrachte producten minder is dan verwacht. Dit is in lijn met eerdere studies op dit gebied. De indruk is, dat dit in het onderhavige geval komt door niet geheel toereikende deskundigheid op het gebied van ‘new product’ development’, waarvan een deel van de ondervraagden zich overigens ook zelf bewust is. Met meer expertise op het gebied van ‘new product development’ had men vaker besloten om aanvullend onderzoek te doen of meer diepgravende ‘business cases’ te maken. Waar dat niet mogelijk was vanwege het innovatieve karakter van het nieuwe product, was ‘pilotting’ en ‘prototyping’ aan de orde geweest, bij voorkeur opnieuw in samenspraak met de gebruikers. Gesteld kan daarom worden dat meer diepgaande informatie over klantvraag en resultaat in de ‘mini new product cases’ – zoals hiervoor bepleit – een positieve uitwerking op ‘new product development’ zal hebben. Dit geldt tevens voor verdere vergroting van de professionaliteit van degenen die betrokken zijn bij ‘new product development’. Tenslotte is gebleken dat ondervraagden niet lichtvaardig aankijken tegen de problemen die met innoveren samengaan. De problemen met innovatie die Van de Ven in de Minnesotastudie heeft geobserveerd werden deels herkend. Men is echter vol goede moed dat een planmatige aanpak een deel van deze problemen kan adresseren. Dit kan waarschijnlijk in nog sterkere mate als men – naast een blijvende investering in ‘ideation’ méér investeert in de fase van de ‘new product development’. De meeste bedrijven en instellingen waarmee tijdens dit onderzoek is gesproken, worden geconfronteerd met snel veranderende markten. Voor een aantal not-for-profit organisaties, in het bijzonder in de gezondheidszorg, geldt dat het veld radicaal verandert als gevolg van nieuwe denkbeelden over zorg en de noodzaak tot bezuiniging. Innovatie is mede dankzij de VOORT innovatiemethode een bestendig onderdeel geworden van de onderzochte organisatie. Zij zijn doende een brede groep medewerkers actief te betrekken bij het ontwikkelen van nieuwe producten en - daarmee samenhangend - de organisatie zelf te herontwerpen. In de organisaties waarmee tijdens dit onderzoek is gesproken is sprake van groeiend besef van urgentie. Tevens realiseren zij zich – in wisselende mate - dat zij nog een lange weg hebben te gaan, waarbij zij winst kunnen behalen uit intensivering van de contacten met klanten en cliënten. 28 Literatuur Ajamian, G., & Koen, P. (2002). Technology Stage-GateTM: A Structured Process for Managing High-Risk New Technology Projects. In P. Belliveau, A. Griffin, & S. Somermeyer, The PDMA ToolBook 1 for New Product Development (pp. 267-296). New York: John Wiley & Sons Inc. Backman, M., Börjesson, S., & Setterberg, S. (2007). Working with concepts in the fuzzy front end: exploring the context for innovation for different types of concepts at Volvo Cars. R&d Management , 37 (1), 17-28. Boeddrich, H. (2004). Ideas in the workplace: a new approach towards organizing the fuzzy front end of the innovation process. Creativity and innovation management , 13 (4), 274-285. Cooper, R. (2008). Perspective: The Stage‐Gate® Idea‐to‐Launch Process—Update, What's New, and NexGen Systems. Journal of Product Innovation Management , 25 (3), 213-232. Cooper, R. & Edgett, S.: (2008) Ideation for product innovation: What are the best methods. In PDMA Visions, Product Development and Management Organization Cooper, R. (1990). Stage-Gate systems: a new tool for managaing new products . Business Horizons , 44-54. Cooper, R. (1995). Product leadership. New York, Basic Books Cooper, R., & Kleinschmidt, E. (1993). Screening new products for potential winners. Long Range Planning , 26 (6), 74-81. Florén, H., & Frishammar, J. (2012). From Preliminary Ideas to Corroborated Product Definitions: Managing the front end of new product development. California Management Review , 54 (4), 20-43. Fonseca, J.: (2002)Complexity and emergence in Organizations, chapter 5: Innovation as a complex respons process. Routledge, New York Freeman, Chris & Soete, Luc (1997): The economics of industrial innovation, Routledge, New York Grönlund, J., Rönnberg Sjödin, D., & Frishammar, J. (2010). Open Innovation and the StageGate Process: A revised model for new product development. California management review , 52 (3), 106-131. Hüsig, S., & Kohn, S. (2003). Factors influencing the front end of the innovation process: a comprehensive review of selected empirical NPD and explorative FFE studies. Proceedings of the 10th IPDMC (p. 14). Brussels: IPDMC. Herstatt, C., & Verworn, B. (2001). The "fuzzy front end" of innovation, . Opgeroepen op Februari 18, 2014, van Working Papers / Technologie- und Innovationsmanagement, 29 Technische Universität Hamburg-Harburg: http://nbn-resolving.de/urn:nbn:de:gbv:830-opus1637 Huizingh, E. (2011). Innovatiemanagement. Amsterdam: Pearson Education Benelux BV. Khurana, A., & Rosenthal, S. (1998). Towards holistic “front ends” in new product development. Journal of Product Innovation Management , 15 (1), 57-74. Kim, J., & Wilemon, D. (2002). Focusing the fuzzy front–end in new product development. R&D Management , 32 (4), 269-279. Koen, P., Greg, M., Ajamian, G., Boyce, S., Clamen, A., Fisher, E., et al. (2002). Fuzzy front end: effective methods, tools and techniques. In P. Belliveau, A. Griffin, & S. Somermeyer, The PDMA toolbook for new product development. New York: John Wiley & Sons Inc. Mansfield, E. et al: Research and innovation in the modern corporation, Macmillan, London Schumpeter, J.: (1939) Business Cycles: A theoretical, historical and statistical analysis of the capitalist process, New York, McGrawhill Tidd, J., & Bessant, J. (2013). Managing innovation; integrating technological, market and organizational change. Southern Gate, West Sussex, England: John Wiley & Sons Ltd. Van de Ven, A., Polley, D., Garud, R., Venkataraman, S (2008): The innovation journey, Oxford University Press, New York. Van Wulfen, Gijs (2012) : Nieuwe producten en diensten bedenken, versie 3.0 De VOORT innovatiemethode, Pearson, Amsterdam 2012 Van Wulfen, Gijs (2013): The innovation expedition. A visual toolkit to start innovation. Bis Publishers, Amsterdam 30