Rapport werkgroep Inkomen in volmacht

Rapport Inkomen in volmacht
Inhoudsopgave
1. Aanbiedingsbrief .................................................................................................................................. 3
2. Voorbeeld- Samenwerkingsovereenkomst Volmacht(VSV), bijlagen 1A en 1B .................................. 4
3. Aandachtspunten model Poolovereenkomst, bijlage 2 ........................................................................ 4
4. Aandachtspunten audit inkomensverzekeringen voor projectgroep Auditing Verbond van
Verzekeraars/ NVGA, bijlage 3 ............................................................................................................ 5
5. NVGA protocol inkomensverzekeringen, bijlage 4 .............................................................................. 6
6. Checklist Inkomen in Volmacht, bijlage 5 ............................................................................................ 7
7. Aandachtspunten werknemersverzekeringen(AOA/WIA) in inkomensvolmacht, bijlage 6 ................ 8
8. Handleidingen beschrijvingen inkomensverzekering systeemhuizen, bijlagen 7a, 7b, 7c .................. 9
Bijlage 1a Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht (VSV) ................................................. 11
Bijlage 1b Aanhangsel VSV Volmacht Inkomensverzekering ............................................................... 43
Bijlage 2 Aandachtspunten Poolovereenkomst Inkomensverzekeringen ............................................. 49
Bijlage 3 Aandachtspunten Audit Inkomensverzekeringen ................................................................... 50
Bijlage 4 NVGA protocol Inkomensverzekeringen ................................................................................ 52
Bijlage 5 Checklist Inkomen in Volmacht .............................................................................................. 56
Bijlage 6 Aandachtspunten werknemersverzekeringen inkomen in Volmacht ...................................... 57
Bijlage 7a Handleiding Inrichting inkomensverzekeringen ANVA 5 ...................................................... 58
Bijlage 7b Handleiding Inrichting Inkomensverzekeringen CCS ........................................................... 59
Bijlage 7c Handleiding Inrichting Inkomensverzekeringen DIAS .......................................................... 60
317548806
2
1. Aanbiedingsbrief
Amersfoort, december 2009
Geachte gevolmachtigde,
Hierbij treft u aan het aanbiedingsrapport van de werkgroep Inkomen in Volmacht, in opdracht van de
stuurgroep volmachten.
Het doel van de werkgroep was het bepalen en het uitwerken van uniforme procesformats c.q.
protocollen en nader te definiëren non concurrentiële onderdelen voor het voeren van
inkomensverzekeringen in volmacht. Dit ter bevordering van een efficiënte samenwerking tussen
volmachtgevers - en nemers.
De werkgroep heeft zich de vraag gesteld wat begrepen moet worden onder het begrip inkomen.
Een onderscheid kan worden gemaakt tussen werkgevers- en werknemersverzekeringen.
Per 1 januari 2008 richt de volmachtmarkt zich vooral op de dekking voor de werkgever; verzuim
(conventioneel en stoploss), WGA Eigen Risicodragerschap en collectieve ongevallen. De
werkgeversverzekering zal dan ook als primair aandachtsgebied worden genomen.
In de werkzaamheden is echter ook aandacht gegeven voor knelpunten bij werknemersverzekeringen
(WGA hiaat).
Binnen de werkgroep is gestreefd naar een zo groot mogelijke praktische implementatie van de
voorstellen voor zowel de volmachtgever als de volmachtnemer. Namens de werkgroep spreek ik de
verwachting uit dat deze adviezen mogen bijdragen tot een efficiëntere samenwerking tussen
volmachtgevers en volmachtnemers binnen de branche inkomensverzekeringen.
Met vriendelijke groet,
namens de werkgroep
Jaap de Louw,
voorzitter
Leden werkgroep inkomen in volmacht:
J. de Louw (Avéro Achmea)
C. van Ham (Kettlitz Wulfse Verzekeringen)
E. Braak (Gouda & Bredius Assuradeuren)
K. Schipper (Generali)
J. van der Moezel (Geerts Financiële Dienstverleners)
K. van Dalen (Reaal Verzekeringen)
L. Janssen (Avéro Achmea)
317548806
voorzitter
secretaris
3
2. Voorbeeld- Samenwerkingsovereenkomst Volmacht(VSV),
bijlagen 1A en 1B
3. Aandachtspunten model Poolovereenkomst, bijlage 2
In de afgelopen jaren zijn vanuit de NVGA en het Verbond van Verzekeraars veel initiatieven ontplooid
om zoveel mogelijk te komen tot een modellering in de contractering verzekeraar – gevolmachtigde.
De contractsvrijheid van partijen blijft geheel vrij maar een aantal onderwerpen is model in een
volmachtrelatie. Nu bestaat de constructie uit een algemene volmacht, een model
samenwerkingsovereenkomst volmacht (VSV) en individuele instructies. Hoewel inkomen een aparte
branche is ligt het voor de hand aan te sluiten bij de gekozen juridische opzet.
De poolovereenkomst kan verwijzen naar afspraken in de VSV of het apart regelen voor alle
betrokken partijen (bijv. winstregeling).
Een keuze voor een addendum op de bestaande VSV is de meest logische keuze voor
contractspartijen. Dit neemt niet weg dat een volmachtnemer die slechts een inkomensvolmacht
aangaat een VSV gericht op inkomen voorgelegd moet krijgen.
Bij deze rapportage zijn als bijlagen opgenomen:
a. het aanhangsel voor inkomen bij bestaande volmachten
b. de VSV inkomen voor nieuwe volmachten met uitsluitend een inkomensvolmacht
De werkgroep is van mening dat het model poolovereenkomst ook gebruikt kan worden voor
inkomensvolmachten. Wel dienen partijen separaat afspraken te maken over de
schadereserveringsmethodiek en de verwerking van de schadereserve in de resultatenrekening. Ook
met het oog op mededingingsrechtelijke aspecten adviseert de werkgroep dat contractpartijen hier zelf
invulling aan dienen te geven.
317548806
4
4. Aandachtspunten audit inkomensverzekeringen voor
projectgroep Auditing Verbond van Verzekeraars/ NVGA, bijlage 3
Op dit moment loopt er binnen het Verbond en NVGA een complete review van het auditproces
waarbij de nadruk ligt op de efficiency en de kosten. De werkgroep wil hieraan een inhoudelijke
bijdrage leveren zonder het werkgebied van de NVGA Verbondswerkgroep Audit te betreden.
In de bijlage 3. treft u daarom ook een lijst aan van specifieke op inkomen betrekking hebbende
onderwerpen aan die van belang zijn voor de AO/IC. De werkgroep Inkomen in Volmacht draagt met
de opzet van aandachtspunten de verdere verwerking en verankering over aan de Verbond/NVGA
werkgroep Audits. De werkgroep adviseert de punten in bijlage 3 in AO/IC audit mee te nemen.
317548806
5
5. NVGA protocol inkomensverzekeringen, bijlage 4
Gegevens die van belang zijn voor een adequate rapportage voor de inkomens branche zijn vaak niet
voorhanden. Dit komt door de verschillende opzet van de software pakketten die gebruikt worden als
ook door de individuele inregeling van het systeem door de gevolmachtigde.
Het is van belang te komen tot een goede objectieve inventarisatie van gegevens die nodig zijn voor
adequate informatie op het gebied van inkomen. Dit staat los van initiatieven op dit gebied van
commerciële aanbieders.
Belangrijk aandachtspunt in deze is de schadereservering. Schadereservering en monitoring van de
schadelast dient tussen de individuele verzekeraar en gevolmachtigde te blijven.
In de bijlage 4 is een NVGA protocol voor inkomensverzekeringen opgenomen met omschrijving van
de relevante (werknemer- en verzuim) gegevens.
317548806
6
6. Checklist Inkomen in Volmacht, bijlage 5
Het is voor een gevolmachtigde van belang te beschikken over een lijst met aandachtspunten die van
belang zijn voor het inrichten van een inkomensvolmacht. Voorbeelden hiervan zijn zaken als
casemanagement, opleiding van medewerkers en de opbouw van de administratie.
In de bijlage 5 treft u een dergelijke lijst aan.
317548806
7
7. Aandachtspunten werknemersverzekeringen(AOA/WIA) in
inkomensvolmacht, bijlage 6
Wil een gevolmachtigde werknemersverzekeringen in volmacht gaan voeren dan worden er aparte
eisen gesteld aan zijn bedrijfsvoering. De betreffende WGA-verzekeringen worden immers als
pensioentoezegging gezien. Daarom is de Pensioenwet van toepassing. De gevolmachtigde wordt in
deze als pensioenuitvoerder voor WGA Hiaat en WGA excedent beschouwd die aan een aantal
verplichtingen dient te voldoen.
In de bijlage 6 treft u de belangrijkste aandachtspunten aan die van belang zijn bij het voeren van
werknemersverzekeringen in volmacht.
317548806
8
8. Handleidingen beschrijvingen inkomensverzekering
systeemhuizen, bijlagen 7a, 7b, 7c
Op verzoek van de werkgroep Inkomen in volmacht heeft Volmachtbeheer een beschrijving gemaakt
van een mogelijke inrichting voor de producten die binnen het assortiment vallen van de zorg- en
inkomensvolmachten. In de bijlagen 7a,7b,7c treft u de handleidingen aan voor een beschrijving van
een inkomensvolmacht in de systeempakketten ANVA, CCS en DIAS.
317548806
9
Bijlage 1a Variant voor volmacht Inkomensverzekeringen
Deze variant wijkt af van de standaard VSV 2007 door uitbreiding van de in Bijlage 2 opgenomen
relevante wet en regelgeving en door een tweetal aanvullende optionele teksten onder de kopjes
“Bijlage 9” en “Bijlage 10”.
De VSV kan worden toegepast als sprake is van een volledige nieuwe volmachtsamenwerking (geen
toevoeging van een Inkomensvolmacht (VSV) bij een reeds lopende Schadevolmacht (VSV).
Bijlage 1b Aanhangsel uitbreiding
samenwerkingsovereenkomst (VSV)
In deze bijlage is tevens opgenomen een aanhangsel dat kan worden toegepast als er reeds sprake is
van een lopende volmachtsamenwerking (VSV).
Als voorbeeld is hier van kracht een reeds VSV voor Schadeverzekeringen waar via het aanhangsel
een uitbreiding Inkomensverzekering wordt geformaliseerd.
317548806
10
Bijlage 1a Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst
Volmacht (VSV)
Dit document bevat versie 2007 van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht waarvan
de eerste versie in 2005 is gepubliceerd.
De Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht is opgesteld door de Werkgroep
Toezichtsvereisten Verbond van Verzekeraars – NVGA.
De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van de Voorbeeld Samenwerkingsovereenkomst Volmacht
niet bindend en louter indicatief van aard is. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken.
317548806
11
VOORBEELD SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht
Het gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te
wijken.
De ondergetekenden,
1. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig
vertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Maatschappij",
en
2. ………, gevestigd en kantoorhoudende te ………. aan ……….., te dezer zake rechtsgeldig
vertegenwoordigd door ………….., hierna te noemen "de Gevolmachtigde",
de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:
Overwegende:
a.
dat de Maatschappij het schadeverzekeringsbedrijf uitoefent en zich richt op in Nederland
gesitueerde risico’s als nader omschreven in deze overeenkomst;
b.
dat de Gevolmachtigde voldoet aan het met betrekking tot de Gevolmachtigd agent bepaalde
in de Wet op het financieel toezicht (Wft);
c.
dat de Maatschappij aan de Gevolmachtigde, in zijn hoedanigheid als omschreven in artikel
1:1.. van de Wft, volmacht heeft verleend;
d.
dat de Maatschappij tot verlening van de volmacht is overgegaan met erkenning van de eigen
onafhankelijke en zelfstandige positie van de Gevolmachtigde in de bedrijfskolom met
betrekking tot de afzet en distributie van verzekeringen, die met zich meebrengt dat de
Gevolmachtigde nimmer verplicht is verzekeringen in de volmacht af te sluiten en voorts dat
hij gerechtigd is als gevolmachtigd agent van andere verzekeraars op te treden;
e.
dat de rechtsverhouding tussen partijen mede wordt bepaald door de voorschriften met
betrekking tot uitbesteding door verzekeraars die zijn opgenomen in Hoofdstuk 5 van het
Besluit prudentiële regels Wft (H5 BprWft), met de inhoud waarvan Partijen bekend zijn;
f.
dat Partijen de tengevolge van die volmachtverlening ontstane rechtsverhouding nader
wensen te regelen in deze overeenkomst met inachtneming van het bepaalde in H5 BprWft;
zijn overeengekomen als volgt:
I.
Algemene bepalingen inzake de verleende volmacht
1.
Verlening volmacht
1.1.
Op <datum> heeft de Maatschappij aan de Gevolmachtigde volmacht verleend. De volmacht
is opgemaakt overeenkomstig het door de Minister van Financiën in Bijlage A behorende bij
artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft vastgestelde model (de Modelvolmacht). De
Gevolmachtigde verklaart met de inhoud hiervan bekend te zijn en deze te aanvaarden. Deze
overeenkomst inclusief de bijbehorende instructie(s) en bijlagen is onlosmakelijk met de
volmacht verbonden.
317548806
12
1.2.
De volmacht is voor onbepaalde tijd verleend met inachtneming van het in de Wft en deze
overeenkomst bepaalde.
1.3.
Partijen zijn deze overeenkomst aangegaan met de bedoeling daarmee mede te voldoen aan
de in H5 BprWft opgenomen bepalingen. Ingeval op dat punt twijfel bestaat zal de tekst van
H5 BprWft doorslaggevend zijn.
1.4.
Aan de verleende volmacht liggen de volgende documenten ten grondslag:
a. de door de Maatschappij overeenkomstig de Modelvolmacht opgemaakte volmacht;
b. deze overeenkomst met bijlagen.
Deze documenten vormen met elkaar één geheel. Indien de teksten van de betreffende
documenten op punten met elkaar of met de overeenkomst in tegenspraak zijn, dan prevaleert
tussen partijen de tekst van deze overeenkomst.
1.5.
Indien DNB of de Autoriteit Financiële Markten (AFM) de Maatschappij een maatregel oplegt,
waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat die de Gevolmachtigde aanleiding zou
kunnen geven tot wijziging of opzegging van deze overeenkomst, dan is de Maatschappij
gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Gevolmachtigde.
1.6.
Indien de AFM de Gevolmachtigde een maatregel oplegt, waarvan redelijkerwijs kan worden
aangenomen dat die de Maatschappij aanleiding zou kunnen geven tot wijziging van deze
overeenkomst of tot opzegging van deze overeenkomst en intrekking van de volmacht, dan is
de Gevolmachtigde gehouden deze maatregel onverwijld te melden aan de Maatschappij.
1.7.
Behoudens de gevallen waarbij aan een van beide partijen in deze overeenkomst een
eenzijdige wijzigingsbevoegdheid is toegekend kan deze overeenkomst slechts worden
gewijzigd met instemming van beide partijen.
1.8.
Iedere wijziging van deze overeenkomst wordt onder vermelding van de ingangsdatum
vastgelegd in een door beide partijen ondertekend en genummerd aanhangsel bij deze
overeenkomst.
1.9.
Indien de volmacht eindigt als gevolg van het feit dat de Gevolmachtigde of de Maatschappij
als verdwijnende rechtspersoon is betrokken bij een juridische fusie, zal - behoudens in het
geval dat conform het bepaalde in artikel 14.2 sub d gebruik wordt gemaakt van het recht om
de volmacht te beëindigen - door respectievelijk aan de verkrijgende rechtspersoon per de
datum van de juridische fusie een volmacht worden verleend. De nieuwe volmacht zal worden
opgemaakt overeenkomstig de Modelvolmacht. Deze overeenkomst inclusief de bijbehorende
instructie(s) en bijlagen zal onlosmakelijk met de nieuwe volmacht verbonden zijn.
2.
Werkzaamheden van de Gevolmachtigde
2.1.
De bevoegdheden van de Gevolmachtigde omvatten de in de conform de Modelvolmacht
opgemaakte volmacht omschreven werkzaamheden en bevoegdheden.
2.2.
Wijzigingen van de in lid 1 van dit artikel omschreven werkzaamheden en bevoegdheden zijn
slechts geldig indien en voor zover zij blijken uit deze overeenkomst en/of de daarbij
behorende bijlagen dan wel voortvloeien uit een wettelijk voorschrift.
2.3.
Tot de werkzaamheden en bevoegdheden van de Gevolmachtigde behoren ook het in
rekening brengen, incasseren en afdragen van de verschuldigde Assurantiebelasting.
2.4.
De Gevolmachtigde voert zijn werkzaamheden steeds uit overeenkomstig de als bijlage 1 aan
deze overeenkomst gehechte Service Level Agreement.
2.5.
De Maatschappij kan de Gevolmachtigde instructies geven met betrekking tot de wijze waarop
hij zijn aan de volmacht verbonden werkzaamheden en bevoegdheden dient uit te oefenen.
Behoudens in het geval de aard van de gegeven instructies onverwijlde uitvoering vereist en
317548806
13
de Maatschappij dit nadrukkelijk aan de Gevolmachtigde heeft meegedeeld, is de
Gevolmachtigde in beginsel gehouden de instructies binnen 45 (vijfenveertig) dagen uit te
voeren. Indien de aard van de instructies of de wijze van bedrijfsvoering daartoe aanleiding
geeft, zullen de Maatschappij en de Gevolmachtigde in onderling overleg een andere termijn
vaststellen.
2.6.
Indien de in lid 5 van dit artikel bedoelde instructie niet voortvloeit uit wet- of regelgeving of
wijzigingen in het beleid van de Maatschappij die voor al haar gevolmachtigden gelden en
evenmin het gevolg is van een door DNB of de AFM aan de Maatschappij gegeven
aanwijzing, doch voor de Gevolmachtigde dermate vérstrekkende gevolgen heeft, dat van
hem in redelijkheid niet kan worden gevergd dat hij dienovereenkomstig handelt, kan hij
daartegen schriftelijk bezwaar maken bij de Maatschappij. Handhaaft de maatschappij de
instructie, en heeft onderling overleg niet tot een oplossing geleid, dan bestaat er een geschil
in de zin van artikel 15 van deze overeenkomst dat op de daarin omschreven wijze kan
worden beslecht.
3.
Verstrekking informatie
3.1.
De Maatschappij zal naar beste weten de Gevolmachtigde op de hoogte stellen en houden
van de bijzonderheden, waarvan hij op de hoogte dient te zijn om de voor hem uit de volmacht
en deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen naar behoren te kunnen nakomen.
3.2.
De Gevolmachtigde zal naar beste weten de Maatschappij op de hoogte stellen en houden
van de bijzonderheden, waarvan hij in het kader van de volmacht en deze overeenkomst op
de hoogte dient te zijn.
3.3.
De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde in staat stellen te voldoen aan haar
wettelijke verplichtingen en hij zal de daartoe benodigde informatie op eerste verzoek van de
Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de Gevolmachtigde
zulks verhindert.
3.4.
De Gevolmachtigde zal de Maatschappij te allen tijde die informatie verstrekken die nodig is
om haar in staat te stellen een risicoanalyse met betrekking tot de uitbesteding van
werkzaamheden als bedoeld in H5 BprWft te vervaardigen. Hij zal deze informatie op eerste
verzoek van de Maatschappij aan haar verstrekken, tenzij een eigen wettelijke plicht van de
Gevolmachtigde zulks verhindert.
3.5.
Daar waar nodig zal de Maatschappij de Gevolmachtigde in staat stellen om aan zijn uit lid 3
en lid 4 van dit artikel voortvloeiende verplichtingen jegens haar te kunnen voldoen
4.
Verplichtingen jegens De Nederlandsche Bank
De Gevolmachtigde verstrekt aan DNB alle door deze met betrekking tot de volmacht gevraagde
inlichtingen, voor zover deze niet vallen onder een op hem rustende wettelijke geheimhoudingsplicht.
De Gevolmachtigde verschaft DNB desgevraagd toegang tot de relevante boeken en administratieve
bescheiden en volgt na kennisgeving door de Maatschappij de met zijn bedrijfsprocessen verband
houdende aan de Maatschappij gegeven aanwijzingen van DNB op. De Gevolmachtigde informeert de
Maatschappij onverwijld over de aan DNB met betrekking tot de volmacht te verstrekken inlichtingen
respectievelijk het door DNB te houden onderzoek van boeken en administratieve bescheiden.
5.
Samenwerking met Bemiddelaars
5.1.
Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om verzekeringen te sluiten via bemiddeling door
een Bemiddelaar als bedoeld in de Wft, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de
Maatschappij. Tenzij Partijen anders zijn overeengekomen dient deze toestemming voor
iedere Bemiddelaar afzonderlijk te worden verkregen. Het staat de Maatschappij vrij om een
ter zake gegeven toestemming op ieder moment in te trekken, tenzij deze toestemming is
verleend ten aanzien van een Bemiddelaar die tot dezelfde groep behoort als de
Gevolmachtigde.
317548806
14
5.2.
De Gevolmachtigde werkt uitsluitend samen met Bemiddelaars die beschikken over de
krachtens de Wft vereiste vergunning(en). Hij verbindt zich jegens de Maatschappij erop toe te
zien dat deze Bemiddelaars de afspraken naleven waaraan de Maatschappij zich mede in het
kader van zelfregulering door de bedrijfstak conformeert.
5.3.
Jaarlijks zal de Gevolmachtigde aan de Maatschappij overzichten zenden, bestaande uit
naam, adres, woonplaats en vergunnings-registratiegegevens van de Bemiddelaars met wie
hij samenwerkt.
5.4.
Met iedere Bemiddelaar met wie hij samenwerkt dient de Gevolmachtigde een
samenwerkingsovereenkomst te sluiten waarvan de inhoud door de Maatschappij vooraf is
goedgekeurd. Deze goedkeuring wordt geacht te zijn verleend indien de
samenwerkingsovereenkomst gelijkluidend is aan de overeenkomst die de Maatschappij
gebruikt bij samenwerking met Bemiddelaars.
5.5.
Het is de Gevolmachtigde niet toegestaan om een Bemiddelaar met wie hij samenwerkt
voorlopige dekkings- en/of schaderegelingsbevoegdheden te verlenen, tenzij hij hiervoor
vooraf schriftelijke toestemming van de Maatschappij heeft verkregen.
5.6.
De Gevolmachtigde is verplicht de door de Wft vereiste vergunning(en) van de Bemiddelaar in
het door de AFM aangehouden register te controleren:
a. bij het begin van de samenwerking;
b. na begin van de samenwerking éénmaal per jaar;
c. indien hij redenen heeft om aan te nemen dat de Bemiddelaar niet (meer) over de juiste
vergunningen beschikt.
5.7.
De Gevolmachtigde betaalt uit te keren schadepenningen rechtstreeks aan de verzekerde of
de rechthebbende, indien hij weet of behoort te weten dat:
a. aan de Bemiddelaar surseance van betaling is verleend;
b. de Bemiddelaar in staat van faillissement verkeert;
c. onder de Bemiddelaar een derdenbeslag is gelegd ten laste van de verzekerde of de
rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd;
d. aannemelijk is dat de Bemiddelaar deze schadepenningen niet aan de verzekerde of
rechthebbende voor wie de uitkering is bestemd zal doorbetalen of met deze zal
verrekenen.
6.
Fraude
6.1.
De Gevolmachtigde conformeert zich aan het Protocol betreffende preventie en bestrijding
van fraude in de verzekeringsbranche en treft maatregelen ter voorkoming van fraude door
werknemers, adviseurs, Bemiddelaars, verzekeringnemers, verzekerden en overige
belanghebbenden.
6.2.
De Maatschappij kan in het kader van het door haar vastgestelde beleid met betrekking tot
fraudepreventie eisen stellen aan de in het eerste lid van dit artikel bedoelde maatregelen. De
Gevolmachtigde is gehouden aan deze eisen te voldoen.
6.3.
De Gevolmachtigde licht de Maatschappij onverwijld in over ieder geval waarin een
vermoeden bestaat van fraude met een verzekering die in volmacht van de Maatschappij is
gesloten en draagt de behandeling daarvan over aan de Maatschappij. De Maatschappij kan
de Gevolmachtigde nadere instructies geven ter afwikkeling van dit geval en/of ter voorkoming
van gevallen van fraude in de toekomst.
6.4.
De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij, daaronder begrepen de
instructies met betrekking tot het raadplegen en gebruik van gegevens die in het Fraude
Informatie Systeem Holland (FISH) zijn opgeslagen, met betrekking tot de voorkoming en
opsporing van fraude bij de acceptatie van verzekeringen en bij de behandeling van schaden
op te volgen.
317548806
15
6.5.
De Gevolmachtigde dient de instructies van de Maatschappij inzake registratie van gegevens
in het FISH op te volgen.
7.
Gebondenheid aan wet- en regelgeving, gedragscodes en overige regelingen
7.1.
Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de
relevante wet- en regelgeving, waaronder uitdrukkelijk begrepen H5 BprWft en eventuele
latere uitbreidingen hierop en aanpassingen hiervan. Een overzicht van wat in elk geval als
relevante wet- en regelgeving wordt aangemerkt is opgenomen in bijlage 2 bij deze
overeenkomst.
7.2.
Partijen zullen bij de uitvoering van deze overeenkomst handelen met inachtneming van de
gedragscodes en overige regelingen die zijn opgenomen in bijlage 3 bij deze overeenkomst.
Indien de Maatschappij na het sluiten van deze overeenkomst nieuwe gedragscodes of
overige regelingen aanvaardt kan zij van de Gevolmachtigde verlangen dat hij instemt met
opname hiervan in het in bijlage 3 bij deze overeenkomst opgenomen overzicht.
7.3.
Partijen voeren hun werkzaamheden op zodanige wijze uit dat zij naar beste weten en
kunnen:
a. zelf voldoen aan de voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving, gedragscodes en
overige regelingen;
b. er voorzover noodzakelijk naar vermogen toe bijdragen dat de wederpartij te allen tijde zal
kunnen voldoen aan de voor hem voor deze volmacht relevante wet- en regelgeving,
gedragscodes en overige regelingen.
7.4
De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde op de hoogte van alle voor hem in het kader van de
uitvoering van zijn werkzaamheden als gevolmachtigd agent relevante regelgeving,
gedragscodes en overige regelingen waaraan zij zich heeft verbonden en verschaft hem
desgevraagd daarvan de tekst.
8.
Voorschiften met betrekking tot de bedrijfsvoering alsmede de administratieve
organisatie en interne controle (AO/IC)
8.1.
De Gevolmachtigde draagt zorg voor een beheerste en integere bedrijfsvoering.
8.2.
Optie 1 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en interne
controle tenminste voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in de Kwaliteitsnormering van de
Nederlandse Vereniging van Gevolmachtigde Assurantiebedrijven (NVGA). Deze eisen zijn
opgenomen in bijlage 4 bij deze overeenkomst. De Maatschappij heeft het recht om
aanvullende eisen te stellen aan de administratieve organisatie en interne controle indien de
Kwaliteitsnormering van de NVGA na het sluiten van deze overeenkomst zodanig wordt
gewijzigd, dat kwaliteitseisen en –normen geacht kunnen worden te zijn verlaagd.
Optie 2 De Gevolmachtigde draagt er zorg voor dat zijn administratieve organisatie en interne
controle tenminste voldoen aan de eisen zoals geformuleerd in bijlage 4 bij deze
overeenkomst.
8.3.
De Gevolmachtigde verstrekt de Maatschappij jaarlijks binnen 6 (zes) maanden na afloop van
het boekjaar een door een accountant op schrift gestelde mededeling met betrekking tot de
opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en interne
controle volgens het model dat is opgenomen in bijlage 5 bij deze overeenkomst.
8.4.
De Gevolmachtigde verklaart en garandeert:
a. dat de gegevens en bestanden van de maatschappijen voor wie hij als gevolmachtigd
agent optreedt logisch te scheiden zijn;
b. dat de gescheiden informatieverstrekking aan de maatschappijen voor wie hij als
gevolmachtigd agent optreedt is gewaarborgd;
317548806
16
c.
dat de privacy-aspecten van verzekeringnemers, verzekerden en overige belanghebbenden zijn gewaarborgd.
8.5.
Indien in de onderneming van de Gevolmachtigde zowel het assurantiebemiddelingsbedrijf als
het volmachtbedrijf wordt uitgeoefend neemt de Gevolmachtigde adequate maatregelen om in
het geval van een belangenconflict een zorgvuldige uitoefening van het volmachtbedrijf te
waarborgen.
8.6.
De Gevolmachtigde beschikt over een calamiteitenplan dat erin voorziet dat in geval van een
calamiteit zodanige maatregelen worden getroffen dat de in het kader van de werkzaamheden
als gevolmachtigd agent essentiële bedrijfsprocessen kunnen worden voortgezet.
8.7.
De Gevolmachtigde draagt zorg voor zodanige beveiligingsmaatregelen dat informatie, hoe
dan ook opgeslagen of vastgelegd, niet door onbevoegden kan worden ingezien, gewijzigd,
gekopieerd, vernietigd of ontvreemd.
8.8.
De Gevolmachtigde draagt zorg voor een zodanige inrichting van zijn administratie, dat in
geval van beëindiging van de volmacht alle op de datum van beëindiging of, indien dit later is,
de datum van overdracht met betrekking tot de volmacht respectievelijk de door de
Gevolmachtigde opgebouwde volmachtportefeuille bestaande rechten en verplichtingen
kenbaar en verifieerbaar zijn.
9.
Controle door de Maatschappij
9.1.
De Maatschappij heeft het recht om de uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot
de volmacht te controleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de door de
Gevolmachtigde ingerichte administratieve organisatie en interne controle bestaat, is opgezet
en werkt volgens het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde.
9.2.
De Maatschappij heeft voorts het recht om de wijze waarop de Gevolmachtigde in individuele
gevallen zijn werkzaamheden met betrekking tot acceptatie en schaderegeling uitvoert te controleren. Deze controle heeft tot doel vast te stellen of de Gevolmachtigde zijn
werkzaamheden op het gebied van acceptatie en schaderegeling uitvoert volgens het in of
krachtens deze overeenkomst bepaalde alsmede de hem terzake door de Maatschappij
gegeven instructies.
9.3.
De Maatschappij kan de controles als bedoeld in dit artikel door een derde laten uitvoeren
tenzij de Gevolmachtigde gegronde bezwaren heeft tegen de persoon of de onderneming die
met de controle wordt belast.
9.4.
De Maatschappij informeert de Gevolmachtigde met inachtneming van een termijn van ten
minste 14 (veertien) dagen over een voorgenomen controle.
9.5.
De Gevolmachtigde verleent aan de controle zijn volledige medewerking en verschaft de
Maatschappij toegang tot de administratie met betrekking tot de volmacht. De Gevolmachtigde
verleent de benodigde assistentie en verschaft de gevraagde informatie. De Maatschappij
houdt zich tijdens de controle aan de bij de Gevolmachtigde gebruikelijke maatregelen en
procedures ter bescherming van persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.
9.6.
De Maatschappij kan de Gevolmachtigde op basis van haar bevindingen nadere instructies
geven.
9.7.
De Maatschappij stelt de Gevolmachtigde in het bezit van het concept van haar rapport van
bevindingen en stelt hem in staat daarop te reageren alvorens zij daaraan conclusies verbindt.
317548806
17
9.8.
Partijen behandelen de informatie, bevindingen en conclusies die verband houden met de
controle vertrouwelijk. Het is de Partijen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van
de wederpartij niet toegestaan deze informatie, bevindingen en conclusies aan derden ter
inzage te geven of ter beschikking te stellen, met uitzondering van derden die bij de wet met
het toezicht op financiële dienstverleners zijn belast.
10.
Accountantsverklaring
10.1.
De Gevolmachtigde voorziet de financiële jaarrapportage aan de Maatschappij over haar
volmacht van een door een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk
Wetboek afgegeven verklaring met betrekking tot de getrouwheid van de financiële jaarrapportage en stelt deze uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar in het
bezit van de Maatschappij.
10.2.
De in lid 1 van dit artikel bedoelde verklaring dient overeen te stemmen met het in bijlage 5 bij
deze overeenkomst opgenomen model, tenzij de accountant een geclausuleerde verklaring
afgeeft.
11.
Aansprakelijkheid
11.1.
Partijen zijn jegens elkaar aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een
toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze overeenkomst.
11.2.
Partijen behouden zich in ieder voorkomend geval jegens elkaar het recht voor om
daadwerkelijk over te gaan tot aansprakelijkstelling en/of het nemen van rechtsmaatregelen.
Het uitblijven van aansprakelijkstelling of het nemen van rechtsmaatregelen in een
voorkomend geval laat de rechten van Partijen in andere gevallen onaangetast.
11.3.
De Gevolmachtigde zal de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting nauwkeurig
nakomen en de Maatschappij vrijwaren voor de gevolgen die voor de Maatschappij mochten
ontstaan indien de Gevolmachtigde de wettelijke bepalingen inzake de assurantiebelasting
niet of niet behoorlijk nakomt.
12.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
12.1.
De Gevolmachtigde dient bij het aangaan van deze overeenkomst te beschikken over een
beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerde som van € 2.500.000,(twee miljoen vijfhonderdduizend euro) per aanspraak of gebeurtenis en per jaar. De
Gevolmachtigde dient deze verzekering gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot
1 (één) jaar na het einde daarvan in stand te houden.
12.2.
De in lid 1 van dit artikel bedoelde verzekering dient de aansprakelijkheid van de
Gevolmachtigde en van door hem ingeschakelde derden te dekken wegens fouten, verzuim of
nalatigheden in de uitoefening van de volmacht en dient in overeenstemming te zijn met
hetgeen in de branche gebruikelijk is. Indien dat niet het geval is kan de Maatschappij van de
Gevolmachtigde verlangen dat hij de dekking dienovereenkomstig laat aanpassen.
12.3.
De Maatschappij is gerechtigd van de Gevolmachtigde inzage in de polis van zijn
beroepsaansprakelijkheidsverzekering te verlangen teneinde te controleren of deze aan het in
dit artikel bepaalde voldoet. De Gevolmachtigde dient deze inzage te allen tijde te
verschaffen.
12.4.
Indien de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar de beroepsaansprakelijkheidsverzekering
van de Gevolmachtigde opzegt of royeert dan wel de dekking daarvan schorst dient de
Gevolmachtigde hiervan onverwijld mededeling te doen aan de Maatschappij.
317548806
18
13.
Aansluiting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening
13.1.
De Gevolmachtigde dient bij het aangaan van deze overeenkomst over een aansluiting bij de
Stichting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD) te beschikken en deze
aansluiting gedurende de looptijd van deze overeenkomst en tot één jaar na het einde
daarvan in stand te houden.
13.2.
De Maatschappij is gerechtigd van de Gevolmachtigde inzage in zijn bewijs van aansluiting te
verlangen. De Gevolmachtigde dient deze inzage te allen tijde te verschaffen.
14.
Beëindiging van de overeenkomst
14.1.
Deze overeenkomst kan door elk van de Partijen bij aangetekend schrijven worden opgezegd
tegen 1 januari van ieder jaar met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste 4 (vier)
maanden.
14.2.
Elk van de Partijen is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke
tussenkomst en zonder dat hij enige vergoeding ter zake van de beëindiging verschuldigd zal
worden te beëindigen wegens een dringende, aan de wederpartij onverwijld meegedeelde
reden. Onder dringende redenen worden verstaan:
a. intrekking door de AFM van de vergunning om als gevolmachtigd agent op te treden;
b. intrekking door DNB van de vergunning om als verzekeraar actief te zijn in de branche
waarvoor volmacht is verleend;
c. wanneer de Gevolmachtigde surseance van betaling aanvraagt of in staat van
faillissement wordt verklaard of wanneer op de verzekeraar door DNB de noodregeling als
bedoeld in Hoofdstuk 3.5 van de Wft van toepassing wordt verklaard;
d. wanneer de zeggenschap in een van de Partijen wijzigt door juridische fusie met of
overname door een derde partij en de wederpartij dermate gegronde bezwaren heeft
tegen samenwerking met die derde partij dat van hem in redelijkheid niet kan worden
gevergd dat hij de overeenkomst in stand laat;
e. wanneer de wederpartij niet voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen of niet voldoet aan
de verplichtingen die uit deze overeenkomst voorvloeien en hierin volhardt, ook na
ingebrekestelling per aangetekende brief met een redelijke termijn voor nakoming;
f. wanneer de Gevolmachtigde het in of krachtens deze overeenkomst bepaalde met
betrekking tot de uitvoering van zijn werkzaamheden, het als bijlage 1 aan deze
overeenkomst gehechte Service Level Agreement daaronder nadrukkelijk begrepen,
herhaaldelijk op een zodanige wijze niet of onvoldoende nakomt, ook na schriftelijk op zijn
tekortkomingen te zijn gewezen, dat voortzetting van de volmacht met het oog op het
toezicht waaraan de Maatschappij is onderworpen redelijkerwijs niet van de Maatschappij
kan worden gevergd;
g. wanneer de Maatschappij daartoe een aanwijzing ontvangt van DNB of de AFM;
h. wanneer de Gevolmachtigde daartoe een aanwijzing ontvangt van de AFM;
i. wanneer de Gevolmachtigde fraude gedoogt, pleegt of doet plegen, dan wel pogingen
daartoe onderneemt of daaraan zijn medewerking verleent.
Het in dit lid bedoelde beëindigingsrecht laat andere rechten van Partijen die op grond van de
wet of deze overeenkomst aan hen toekomen onverlet. Door beëindiging vervalt evenwel met
onmiddellijke ingang de bevoegdheid van de Gevolmachtigde om namens de Maatschappij
verzekeringsovereenkomsten aan te gaan.
14.3.
Indien deze overeenkomst door de Maatschappij wordt beëindigd wegens een in lid 2 van dit
artikel bedoelde dringende reden of indien de Gevolmachtigde deze overeenkomst opzegt
anders dan om een dringende reden en Partijen geen afspraken hebben gemaakt over
oversluiting van de portefeuille, draagt de Gevolmachtigde op het eerste verzoek daartoe de
door hem gevormde portefeuille en de daarop betrekking hebbende stukken, waaronder
begrepen alle gegevens en bescheiden betreffende de op de grond van deze overeenkomst
behandelde verzekeringen en schaden, over aan de Maatschappij of de door haar
aangewezen derde.
317548806
19
14.4.
Indien de datum van de overdracht als bedoeld in lid 3 van dit artikel later is gelegen dan de
dag waarop deze overeenkomst wordt beëindigd blijft de Gevolmachtigde met betrekking tot
de door hem gevormde verzekeringsportefeuille tot de datum van overdracht, doch uiterlijk tot
3 (drie) maanden na de dag van de beëindiging, alle door de Maatschappij verlangde
werkzaamheden verrichten.
14.5.
Optie 1 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden
beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende
reden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, heeft de Gevolmachtigde het recht
de tot de door hem gevormde verzekeringsportefeuille behorende verzekeringen per de datum
waarop deze overeenkomst is beëindigd respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag
met instemming van de verzekeringnemer over te sluiten naar een andere verzekeraar. Indien
de opzegging door de Gevolmachtigde als bedoeld in dit lid verband houdt met intrekking van
de vergunning van de Maatschappij dan wel met een aanwijzing van de AFM dan zullen de
verzekeringen direct worden overgesloten.
Optie 2 Indien de Maatschappij de overeenkomst anders dan wegens een dringende reden
beëindigt of indien de Gevolmachtigde de overeenkomst beëindigt wegens een dringende
reden als bedoeld in lid 2 sub b, c, d, e en h van dit artikel, treden Partijen in overleg over de
wijze waarop de door de Gevolmachtigde gevormde verzekeringsportefeuille zal worden
beheerd. Daarbij nemen Partijen tot uitgangspunt dat de tot de portefeuille behorende
verzekeringen in beginsel aan de Maatschappij zullen worden overgedragen en door de
Maatschappij zullen worden beheerd per de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd
respectievelijk de eerstvolgende premievervaldag.
14.6.
Indien de Maatschappij deze overeenkomst anders dan wegens een dringende reden
beëindigt en de Gevolmachtigde als gevolmachtigd agent belast met het beheer en de
afwikkeling van de door hem gevormde verzekeringsportefeuille, blijft de Gevolmachtigde met
betrekking tot deze verzekeringen optreden als ware hij een gevolmachtigd agent tot uiterlijk
12 (twaalf) maanden na de datum waarop deze overeenkomst is beëindigd, tenzij Partijen
over de wijze waarop de in volmacht lopende verzekeringen worden beheerd en afgewikkeld
in onderling overleg een hiervan afwijkende afspraak maken. Met betrekking tot de
betreffende verzekeringen blijft deze overeenkomst zoveel mogelijk van kracht.
14.7.
Het hiervoor in dit artikel bepaalde ziet uitsluitend op de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid
van gevolmachtigd agent. De Maatschappij verbindt zich na beëindiging van deze
overeenkomst de rechten van de Gevolmachtigde in zijn hoedanigheid van Bemiddelaar met
betrekking tot de door hem als gevolmachtigd agent gevormde verzekeringsportefeuille te
respecteren, tenzij de Maatschappij gegronde bezwaren heeft tegen diens betrokkenheid als
Bemiddelaar.
15.
Geschillen
15.1.
Op de volmacht en deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
15.2.
Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de volmacht of deze overeenkomst zullen
worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
15.3.
Onverminderd het bepaalde in lid 2 van dit artikel kunnen Partijen gezamenlijk besluiten hun
geschil te beslechten overeenkomstig het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut.
15.4.
Van een geschil in de zin van dit artikel is sprake indien een Partij de wederpartij daarvan
schriftelijk mededeling doet alsmede in de gevallen waarin dat in deze overeenkomst is
bepaald.
317548806
20
II.
Bijzondere bepalingen inzake de verleende volmacht
16.
Omvang van de volmacht
17.
Gebondenheid aan Branches en Limieten
18.
Pools
19.
Richtlijnen en instructies Acceptatie
20.
Richtlijnen en instructies Schadebehandeling
21.
Resultatenrekening
22.
Beloning
23.
Kosten
24.
Rapportage en verantwoording
317548806
21
Bijlage 1.
Service Level Agreement
Toelichting
Deze bijlage bevat een Service Level Agreement (SLA). In dit SLA zijn de service levels opgenomen
met betrekking tot activiteiten die direct gerelateerd zijn aan de integriteit van de bedrijfsvoering.
Teneinde de leesbaarheid te bevorderen is gekozen voor een schematische, overzichtelijke weergave
met korte omschrijvingen per onderdeel. De activiteiten waarvoor service levels gelden zijn als volgt
gegroepeerd:
 Acceptatie
 Schadebehandeling
 Portefeuillebeheer
 Financiële administratie en rapportage
 Fraude
Per activiteit is in de kolommen tijdigheid, kwaliteit, servicegraad steeds kort weergegeven welke eisen
daaraan door verzekeraars worden gesteld.
Wanneer bepaalde kolommen niet zijn ingevuld, wil dat niet zeggen, dat op die terreinen geen service
levels kunnen of mogen worden vastgesteld. Omdat zij niet voldoen aan het criterium “van belang voor
integere bedrijfsvoering” zijn deze op deze plaats echter niet nader uitgewerkt. Voorschriften,
richtlijnen en afspraken alsmede daarmee verband houdende service levels op terreinen die niet direct
zijn gerelateerd aan de integriteit van de bedrijfsvoering zijn elders in deze overeenkomst of in
specifieke bijlagen (zoals de acceptatie- en schadebehandelingsinstructies) opgenomen.
SLA
Acceptatie
Omvang
Tijdigheid
Aanmelden kentekens
binnen 28 dagen
Afmelden kentekens
binnen 10 dagen na
bericht verzekerde
binnen 8 dagen
Afgifte polis en polisvoorwaarden (elektronisch of op
papier)
Bewaartermijnen 1
Bewaartermijnen 2
Bewaartermijnen 3
Bewaartermijnen 4
Servicegraad
art 34 verklaring te allen tijde
zien te voorkomen
minimale eisen omtrent gegevens op
polisblad (informatie risicodrager (al
dan niet verwijzing naar depot))
minimaal gelijkwaardig aan
model risicodrager
opstellen beleid inzake conflicterende
situaties bemiddelaar en gevolmachtigd
agent. altijd fiat feitelijk leider nodig.
t.a.v. wijze van acceptatie (incl.
naselectie), opmaak polis, voldoen aan
branches, termijnen, limieten en
verzekeringsgebieden. vier ogen
principe. aanstellen coördinator
aanstellen coördinator en controle van
de uitvoering
voorkomen
belangenverstrengeling
bemiddelaar / GA
waarborgen serviceniveau
behandeling en afgifte correct en
volledig royementsaanhangsel /
malusregistratie / FISH-registratie
minimaal gelijkwaardig aan
model risicodrager
Kwaliteit
Servicegraad
afgelegde autopolis 7
jaar
afgelegde zakelijke
brandpolissen 10 jaar
afgelegde AVB (loss
occurrence) 30 jaar
andere afgelegde
polissen 5 jaar
Functionele scheiding
Interne controle
doorlopend
Klachtenprocedure
(voorzover GA bevoegd is
te behandelen)
Prolongatie
binnen 14 dagen
reactie aan klager
Royement
Kwaliteit
verzenden vóór de
prolongatiedatum
binnen 14 dagen
bericht aan klant
mogelijkheid om klachten in te
dienen duidelijk communiceren
via pv en avf
Schadebehandeling
Omvang
Tijdigheid
Bewaartermijnen 1
Functionele scheiding
afgelegde
letselschaden 10 jaar
alle andere afgelegde
schaden 5 jaar
doorlopend
Interne controle
doorlopend
Klachtenprocedure
(voorzover GA bevoegd is
te behandelen)
binnen 14 dagen
reactie aan klager
Reserveren
elke nieuwe schade
binnen 5 dagen
invoeren & reserveren
Bewaartermijnen 2
opstellen beleid inzake conflicterende
situaties bemiddelaar en gevolmachtigd
agent. altijd fiat feitelijk leider nodig.
t.a.v. wijze van schadebehandeling,
dekkingscontrole, limiteringen,
uitkering, verhaal, voortgang, incl.
naselectie. vier ogen principe.
aanstellen kwaliteitscoördinator
aanstellen klachtencoördinator en
controle van de uitvoering
regelmatige controle / update van
reserves a.d.h.v. gewijzigde inzichten /
uitkeringen / oude openstaande
reserves
mogelijkheid om klachten in te
dienen duidelijk communiceren
via saf
Portefeuillebeheer
Omvang
Tijdigheid
Kwaliteit
Servicegraad
Management Informatie
Systeem (MIS) - als basis
voor het kunnen uitoefenen
van beheersactiviteiten Bescherming
persoonsgegevens
per kwartaal
vergelijking kengetallen
gebruik tool voor analyse portefeuille.
daarnaast eenduidige norm voor
rendement.
dusdanig gebruikmaken van
MIS-tools dat portefeuille
daadwerkelijk als verzekeraar
gemanaged wordt
doorlopend
afschermen gegevens voor
derden (niet zijnde
volmachtgever?)
Cumulatiebewaking
met regelmaat,
minimaal 1 x per jaar
Naselectie
met regelmaat,
minimaal 1 x per jaar
Systeembeheer
dagelijkse back up
procedure
protocol voor bescherming
persoongegevens. gebruik
persoonsgegevens melden op avf, pv
en saf
cf. afspraken m.b.t. aanlevering
protocol bestandsgegevens of specifiek
verzoek VG
protocol voor portefeuillebeheer /
naselectie. vaststellen en uitvoeren van
protocol
waarborging juistheid en volledigheid
van gegevens en behoud van gegevens
(via back up). hantering van uniforme
coderingen voor bestands-overdracht.
Kwaliteit
Servicegraad
waarborging van een adequate
debiteurenadministratie (facturatie- en
herinneringsprocedures)
up to date en adequate
debiteuren-administratie en
achterstandsbewaking,
minimaal gelijkwaardig als bij
volmacht-gever. tbv klant
overzichtelijke nota's maken en
juistheid van openstaande
nota's controleren.
Financiële
administratie /
rapportage
Omvang
Bewaartermijnen
Debiteurenadministratie /
Achterstandsbewaking 1
Interne controle
Opgave schaden aan FISH
Tijdigheid
wettelijke
bewaartermijnen
hanteren (7 jaar)
* 1e herinnering 16
dagen na vervaldag
* 2e herinnering (&
opschorting) 3 weken
na 1e herinnering
* 3e herinnering 3
weken na 2e
herinnering
* Beschikbaar hebben
van een eigen
incassobeleid
doorlopend
aanlevering elke
maand
prudent omgaan met naselectie
richting klant
systeem dient continuïteit
gegevens te waarborgen, ook
bij calamiteiten
t.a.v. financiële adm (boekingen,
reserveringen, etc) / waarborging
scheiding administraties. vier ogen
principe. aanstellen coördinator
iedere schade melden bij FISH inclusief
reservering + melding afwikkeling
schade
juistheid en volledigheid van
bestandsoverdracht controleren
Fraude
Omvang
Tijdigheid
Kwaliteit
Fraude-beleid formuleren
en implementeren
Doorlopend
Opstellen van een fraudeprocedure Voldoende slagvaardige fraudeaanpak binnen bedrijf, die wordt
/ - beleid
Benoemen van een interne
fraudecontactpersoon
Servicegraad
gedragen door zowel
management als operationele
afdelingen (acceptatie en
schadebehandeling)
Formuleren van fraude-indicatoren
Toepassen van de richtlijnen uit de
werkgroep Fraudebeheersing
Volmachten
Actief fraudepreventie- en
opsporingsbeleid voeren
Doorlopend
Fraudepreventie conform beleid
integreren in acceptatie- en
schadebehandelingsrichtlijnen
Fraude-opsporing conform beleid
integreren in acceptatie- en
schadebehandelingsrichtlijnen
FISH aanschaf / gebruik
Fraude-indicatoren
Fraudeprotocol (voldoen
aan)
Acceptanten en schadebehandelaars
opleiden in fraude-preventie en opsporing
gebruik FISH conform afspraken
nieuwe aanvragen /
naamswijzigingen
binnen 10 dagen
toetsen / hercontrole na
3 maanden / nieuwe
schaden melden aan &
controleren bij FISH
databank & freezelijst
bij elke acceptatie /
adequaat gebruik van deze indicatoren
schadebehandeling
toetsen
doorlopend / melding
relevante info aan
databanken of VG
(denk aan FISH /
SVMM) binnen 14
dagen
Functionele scheiding
doorlopend
Interne controle
opstellen beleid inzake conflicterende
situaties bemiddelaar en gevolmachtigd
agent. altijd fiat feitelijk leider nodig.
jaarlijks representatieve bestrijding van fraude als onderdeel van
steekproef m.b.t.
interne controle bij acceptatie,
acceptatie /
schadebehandeling en financiële
schadebehandeling /
administratie
financiële administratie
100% controle dmv FISH bij
iedere nieuwe verzekering.
Juistheid / zuiverheid van
aanmeldingen. prudentie
daarbij betrachten.
fraudebewustzijn integreren in
organisatie GA
pro-actief opstellen. in geval
van twijfel kwestie voorleggen
aan volmachtgever. prudent
met fraudemelding omgaan.
FISH registratie melden aan
klant
Bijlage 2.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Relevante Wet- en regelgeving
Wet op het financieel toezicht
Besluit prudentiële regels Wft
Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen
Bijlage A behorende bij artikel 16 van de Uitvoeringsregeling Wft (Modelvolmacht)
Wet bescherming persoonsgegevens
Regeling Informatieverstrekking Aan Verzekeringnemers
Regeling incidenten kredietinstellingen en verzekeraars
Regeling Customer Due Diligence kredietinstellingen en verzekeraars
Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen
Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering
Ziektewet
Werkeloosheidswet
Wet Arbeid en Zorg (WAZO)
Wet Uitbreiding Loondoorbetalingsplicht Bij Ziekte (WULBZ)
Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting Bij Ziekte (VLZ)
Bijlage 3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Gedragscodes en overige regelingen
Overeenkomst Vereenvoudigde Schaderegeling
Gedragscode van het Verbond van Verzekeraars
Gedragcode verwerking persoonsgegevens in de financiële dienstverlening
Gedragscode expertisediensten
Protocol betreffende preventie en bestrijding van fraude in de verzekeringsbranche
CIS protocol
Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem voor financiële instellingen (EVR registratie)
Gepubliceerde uitspraken van organen van het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening met
een bindend karakter
Gepubliceerde uitspraken van organen van het Verbond van Verzekeraars die met de beslechting
van geschillen tussen de leden zijn belast, voorzover deze een bindend karakter hebben
NVGA Bestandprotocol voor de gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens tussen
gevolmachtigden en verzekeraars
NVGA protocol voor uitwisseling van financiële gegevens tussen gevolmachtigden en
verzekeraars
Bedrijfsregeling ROYDATA
Bijlage 4.
NVGA Kwaliteitsnormering / Eisen aan de AO/IC Gevolmachtigde
Inhoud:
1. Organisatorische en juridische aspecten
2. Acceptatie
3. Schadebehandeling
4
5
6
schadelastbeheersing
toetsing
klachtenprocedure
De NVGA-kwaliteitsnormering bestaat uit 17 eisen. De eisen zijn genummerd van 1.1 tot en met 6.1. Bij deze
eisen is, waar relevant, een toelichting opgenomen. Deze toelichtingen vormen een integraal onderdeel van de
eisen.
In deze kwaliteitsnormering wordt gesproken over de “financiële dienstverlener”. Hieronder wordt verstaan de
financiële dienstverlener die het bedrijf van gevolmachtigde agent uitoefent. Met “Wft” wordt bedoeld de Wet op
het financieel toezicht en met “AFM” de Autoriteit Financiële Markten.
1.
1.1
Organisatorische en juridische aspecten
Indien de financiële dienstverlener zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigde agent
uitoefent, zijn adequate maatregelen genomen om in het geval van conflicterende situaties, een
zorgvuldige uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent te bewerkstelligen.
Toelichting:
Een zorgvuldige en objectieve uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde agent, zowel ten opzichte van de volmachtgever
als ten opzichte van de bemiddelaar en verzekerde is vereist. Financiële dienstverleners die naast gevolmachtigde agent ook
als bemiddelaar functioneren, kunnen daarbij worden geconfronteerd met conflicterende situaties.
Van deze financiële dienstverleners wordt verlangd dat zij een beleid hebben vastgesteld ten aanzien van de handelswijze in
conflicterende situaties. Daarnaast dient een scheiding aanwezig te zijn in de verantwoordelijkheden en
(beslissings)bevoegdheden tussen het bemiddelingsbedrijf en het bedrijf van gevolmachtigde agent. Een volstrekte
taakscheiding is daarentegen niet vereist. Taakscheiding zou immers de efficiencyvoordelen schaden.
De in eis 1.1 genoemde maatregelen, worden geacht adequaat te zijn wanneer:
I.
Mogelijke conflicterende situaties zijn geïnventariseerd. Bijvoorbeeld betreffende het aanvragen, wijzigen, opzeggen
en royeren van verzekeringen en de beoordeling van schaden/schadeclaims.
II.
Een beleid is vastgesteld en vastgelegd, waarin de handelswijze in het geval van conflicterende situaties is bepaald.
III.
Een onderscheid is gemaakt tussen verantwoordelijkheden en (beslissings-) bevoegdheden van enerzijds de
gevolmachtigde agent en anderzijds het bemiddelingsbedrijf.
IV.
De financiële dienstverlener handelt overeenkomstig de maatregelen onder I, II en III.
De maatregelen dienen te zijn vastgelegd in de onder par. 2.2 en 3.1 vereiste procedures.
Voorts dienen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ten behoeve van het bedrijf van gevolmachtigde agent
werkzame medewerkers te zijn bepaald. Zie hiervoor paragrafen 2.2, 3.1 en 4.1.
1.2 De financiële dienstverlener heeft vakbekwaamheidseisen vastgesteld voor alle medewerkers met
taken betreffende de beoordeling van verzekeringsaanvragen (acceptanten) en/of taken op het gebied
van schadebehandeling (schaderegelaars). De medewerkers waarvoor deze vakbekwaamheidseisen
gelden, voldoen aan de gestelde eisen.
Toelichting:
Vakbekwaamheidseisen kunnen bestaan uit opleidingseisen maar ook uit andere kwalificaties zoals
(computer-)vaardigheden en persoonlijke kenmerken.
De financiële dienstverlener bepaalt zelf de vakbekwaamheidseisen, waarbij het niveau wel dient te zijn afgestemd op de
bevoegdheden en functies van de medewerkers alsmede op de eisen die door of krachtens de Wft aan de deskundigheid van
deze medewerkers worden gesteld.
De financiële dienstverlener dient een registratie van de vakbekwaamheidseisen bij te houden alsmede te kunnen aantonen dat
de betreffende medewerkers aan de gestelde eisen voldoen.
1.3 De feitelijk leidinggevende met betrekking tot het onderdeel “gevolmachtigde agent” van de door de
AFM verleende vergunning voldoet aan de opleidingseisen die door of krachtens de Wft ter zake zijn
gesteld.
Toelichting:
De feitelijk leidinggevende is degene die de dagelijkse leiding heeft over de activiteiten van de gevolmachtigde agent en als
zodanig bij de AFM is aangemeld. Aangenomen wordt dat de feitelijk leidinggevende in overeenstemming met de eisen van de
Wft ook daadwerkelijk aanwezig is en leiding geeft aan de medewerkers van de gevolmachtigde agent.
1.4 De betrouwbaarheid van de (mede-)beleidsbepalers en de feitelijk leidinggevende(n) van de
gevolmachtigde agent voldoen aan de eisen die daaraan door of krachtens de Wft worden gesteld.
Toelichting:
Deze eis is van toepassing bij aanvraag van het lidmaatschap of wijziging van feitelijk leidinggevende. De NVGA kan verzoeken
aan te tonen dat aan deze eis is voldaan.
1.5 De feitelijke leidinggevende is als zodanig vermeld in de inschrijving van de financiële dienst-verlener
in het handelsregister van de Kamer van koophandel.
Toelichting:
Aan deze eis wordt voldaan als degene die als feitelijk leidinggevende optreedt blijkens de inschrijving in het Handelsregister
over voldoende bevoegdheden beschikt om zijn taken, in het bijzonder in het licht van de bepalingen in de Wet op het financieel
toezicht, adequaat te kunnen vervullen.
1.6 De financiële dienstverlener is ingeschreven in het door de AFM gehouden register van financiële
dienstverleners als zijnde houder van een vergunning voor het onderdeel “gevolmachtigde agent”.
Toelichting:
Een indirecte inschrijving via een moederbedrijf is eveneens toegestaan.
1.7 De financiële dienstverlener voldoet aan haar wettelijke verplichtingen inzake de Wet Bescherming
Persoonsgegevens.
Toelichting:
De financiële dienstverlener dient te zijn aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens in het kader van de Wet
Bescherming Persoonsgegevens. Aanmeldingsformulieren worden door het College
Bescherming Persoonsgegevens verstrekt.
1.8 De financiële dienstverlener beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een
verzekerde som van tenminste € 2.500.000,- per aanspraak.
Toelichting:
Risico’s inzake beroepsaansprakelijkheid, verbonden aan het uitoefenen van de gevolmachtigde agent, moeten zijn verzekerd.
Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering ten behoeve van uitsluitend een eventueel tussenpersonenbedrijf volstaat niet.
2.
2.1.1
Acceptatie
De financiële dienstverlener oefent het bedrijf van gevolmachtigde agent uit namens tenminste
twee verschillende volmachtgevers.
Toelichting:
Het betreft de eis voor minimaal twee volwaardige volmachten; deelvolmachten zoals reisverzekeringen en
rechtsbijstandverzekeringen worden niet meegerekend.
2.2 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor de acceptatie van verzekeringen met
duidelijke processtappen en controlemomenten.
Toelichting:
Doelstelling van deze eis is kwaliteitsborging van de procedure voor aanvragen, wijzigingen, opzeggingen en royementen van
verzekeringen.
De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij alle
betrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met
de volmachtgever.
De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de
feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn
gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.
De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de acceptatie van aanvragen, wijzigingsverzoeken en opzeggingen
van verzekeringen.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de ondertekening en vrijgave van verzekeringsbewijzen
(functiescheiding tussen acceptatie van de verzekering en ondertekening van de polis is vereist).
Afspraken over het gebruik en de acceptatie van aanvraag- en/of wijzigingsformulieren voor verzekeringen, met name daar
waar deze niet persoonlijk worden ingevuld en/of ondertekend door de klant.
Controle en bewakingspunten in de procedure.
Beheer en controle van verzekeringsvoorwaarden, acceptatielimieten en tarieven.
2.3 De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het beheer van gegevens van de
verzekeringsadministratie.
Toelichting:
Het betreft zowel gegevens in de vorm van documenten als elektronische gegevens, waarvan het voor uitvoering van het bedrijf
van gevolmachtigde agent van belang is dat deze adequaat worden beheerd.
De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij alle
betrokken medewerkers. De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met
de volmachtgever.
De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de
feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn
gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.
De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:
Archivering van gegevens: bepaling van te archiveren gegevens, wijze van archivering en archiveringstermijn.
Inzage in gegevens: bevoegdheden en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot de gegevens.
Bescherming van gegevens tegen verloren gaan: back-up en andere protectie van computergegevens, bescherming van
fysieke dossiers tegen externe invloeden.
3.
3.1
Schadebehandeling
De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het behandelen van schaden.
Toelichting:
Doelstelling van deze eis is kwaliteitsborging van de schadebehandeling.
De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij alle
betrokken medewerkers.
De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever.
De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de
feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn
gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.
De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende het beoordelen en toekennen van schadeclaims.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de fiattering van de uitbetaling van de schade-uitkeringen
(functiescheiding tussen de schaderegelaar en fiatteert van de uitbetaling is vereist).
Afspraken over het gebruik en de acceptatie van schadeaangifteformulieren, met name daar waar deze niet persoonlijk
worden ingevuld en/of ondertekend door de klant.
Afspraken over acceptabele bewijsstukken ter onderbouwing van schadeclaims
Controle en (voortgangs)bewakingspunten in de procedure.
Coulance-uitkeringen, voor zover ten laste van de volmachtresultaten.
Afhandeling van conflicten met verzekerden en/of het bemiddelingsbedrijf.
4.
4.1.1
Schadelastbeheersing
De financiële dienstverlener beschikt over een procedure voor het analyseren en rapporteren van
volmachtresultaten, waaronder de schadelast.
Toelichting:
Doelstelling van deze eis is een tijdige en getrouwe rapportage van de volmachtresultaten.
De procedure dient schriftelijk of op andere wijze te zijn vastgelegd en ter inzage beschikbaar en bekend te zijn bij de betrokken
medewerkers.
De procedure moet in overeenstemming zijn met de volmachtovereenkomst en andere afspraken met de volmachtgever.
De vastgelegde procedure dient zodanig te worden onderhouden, dat deze te allen tijde een getrouw beeld geeft van de
feitelijke situatie. Duidelijk dient te zijn wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de procedure. Afspraken moeten zijn
gemaakt over het wijzigen van de procedure en het uitgeven van nieuwe versies.
De volgende onderwerpen dienen procedureel te zijn vastgelegd:
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende de rapportage van de volmachtresultaten.
Wijze van, frequentie en onderwerpen van rapportage.
De jaarlijkse rapportage dient tenminste inzicht te geven in:
stand rekening courant
- geboekte premie, provisie en tekencommissie
inkomende en uitgaande premiereserve
geboekte en uitbetaalde schades
inkomende en uitgaande schadereserve
-
5.
5.1
kosten welke ten laste komen van de volmachtresultaten
baten welke ten gunste komen van de volmachtresultaten
vereiste aanvullende gegevens zoals aantal kentekens t.b.v. RDW
De maand of kwartaalrapportage kan beperkter zijn, een en ander conform de overeenkomst met de volmachtgever.
Toetsing
De financiële dienstverlener laat jaarlijks door een accountant met certificerende bevoegdheid
controle uitoefenen omtrent de financiële stromen in het bedrijf van gevolmachtigde agent.
Toelichting:
De accountantscontrole dient betrekking te hebben op:
Stand rekening courant per begin en einde boekjaar.
Hoogte van de schadereserve per einde boekjaar.
Geboekte premie, inclusief eenmalige boekingen.
Geboekte provisie.
Geboekte tekencommissie.
Uitbetaalde schades.
Kosten en baten, ten laste cq ten gunste van de volmachtresultaten.
Een goedkeurende verklaring van een accountant omtrent de bovenstaande elementen is vereist. Deze verklaring wordt aan de
volmachtgever(s) ter beschikking gesteld. De financiële dienstverlener voldoet aan deze eis als hij aan de volmachtgever een
goedkeurende verklaring overlegt over de financiële jaarrapportage als bedoeld in artikel 10 van de Voorbeeld
Samenwerkingsovereenkomst Volmacht.
5.2 De financiële dienstverlener toetst zelf tenminste éénmaal per twee jaar of zij aan de NVGAkwaliteitsnormering voldoet.
Toelichting:
Doelstelling van de zelftoetsing is vaststelling of de financiële dienstverlener aan de NVGA-kwaliteitsnormering voldoet. De
wijze van toetsing wordt door de financiële dienstverlener bepaald.
De resultaten van de zelftoetsing dienen schriftelijk te worden vastgelegd en gerapporteerd aan het management.
De personen die de toetsing uitvoeren dienen bekend te zijn met de eisen van de NVGA-kwaliteitsnormering en onafhankelijk te
zijn ten opzichte van de te toetsen onderwerpen.
5.3 Het management van de financiële dienstverlener beoordeelt tenminste eenmaal per twee jaar de
resultaten van de toetsingen in relatie tot de NVGA-kwaliteitsnormering en verstrekt de NVGA
desgevraagd een eigen verklaring inzake de uitkomst.
Toelichting:
De (mede-)beleidsbepaler(s) van de financiële dienstverlener en de feitelijk leidinggevende(n) beoordelen de resultaten van de
accountantscontrole en de zelftoetsing, teneinde de overeenstemming met de NVGA-kwaliteitsnormering vast te stellen.
Waar noodzakelijk neemt de financiële dienstverlener tijdig maatregelen om te voldoen aan de NVGA-kwaliteitsnormering.
Wanneer de uitvoering van de maatregelen niet binnen drie maanden kan plaatsvinden, wordt de NVGA-toetsingscommissie
kwaliteitsnormering hierover schriftelijk geïnformeerd.
Op basis van de resultaten stelt de financiële dienstverlener een eigen verklaring op naar NVGA-model. De eigen verklaring
wordt door de feitelijk leider ondertekend.
6.
6.1
Klachtenprocedure
De financiële dienstverlener is aangesloten bij het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening
(Kifid) onder aanvaarding van het bindende karakter van de geschillenbeslechting door de
Geschillencommissie van het Kifid tot het daarvoor vastgestelde bedrag voor alle door het Kifid
in behandeling genomen klachten.
Toelichting
Indien verzekerde een klacht heeft over een lid van de NVGA in diens hoedanigheid als gevolmachtigde agent wordt
verondersteld dat de belanghebbende en het NVGA-lid proberen om onderling tot overeenstemming te komen.
Als overeenstemming uitblijft dient het NVGA-lid de belanghebbende te wijzen op de mogelijkheid om zijn klacht voor te leggen
aan het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening. Het NVGA-lid dient bij het Kifid te zijn aangesloten op basis van
aanvaarding van alle uitspraken van de Geschillencommissie als bindend advies.
----------------------------------------------
Bijlage 5.
Model-accountantsverklaring en -mededeling
In deze bijlage zijn modelteksten opgenomen voor de accountantsverklaring financiële rapportage
(artikel 10 van de overeenkomst) en de accountantsmededeling AO/IC (artikel 8.3 van de
overeenkomst).
Teneinde hulpmiddelen te bieden aan de Gevolmachtigde en diens accountant bij de beoordeling van
bestaan, opzet en werking van de administratieve organisatie en de interne controle zijn voorts
toegevoegd:
- een overzicht van AO/IC-doelstellingen in het kader van de financiële jaarrapportage aan de
maatschappijen.
- een overzicht van mogelijke controlepunten.
Modeltekst accountantsverklaring bij periodieke opgaven volmachtafrekening
ACCOUNTANTSVERKLARING EX ARTIKEL 10.1 VAN DE SAMENWERKINGS-OVEREENKOMST
VOLMACHT TUSSEN DE GEVOLMACHTIGDE EN DE MAATSCHAPPIJ VAN 1 JANUARI 2006 1
Opdracht
Wij hebben2 bijgaande door ons gewaarmerkte financiële jaarrapportage van … (naam
Gevolmachtigde) te … (statutaire vestigingsplaats), opgesteld ingevolge artikel 10.1. van de
samenwerkingsovereenkomst volmacht met ……..(naam Maatschappij) met betrekking tot het jaar
20063, gecontroleerd. De financiële jaarrapportage is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de
leiding van de huishouding4. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de
financiële jaarrapportage te verstrekken. Deze verklaring is bestemd voor ….(naam gebruiker) te ….
(zetel gebruiker).
Werkzaamheden
Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking
tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en
uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële jaarrapportage
geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door
middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen
in de financiële jaarrapportage. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor
financiële verslaggeving die bij het opmaken van de financiële jaarrapportage zijn toegepast en van
belangrijke schattingen die de leiding van de huishouding4 daarbij heeft gemaakt. Wij zijn van mening
dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.
Oordeel
Wij zijn van oordeel dat de getrouwheid van de financiële jaarrapportage voldoet aan de bepalingen
van de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen ……… (naam Gevolmachtigde) en
……..(naam Maatschappij) en is opgesteld met inachtneming van de grondslagen van waardering
zoals toegelicht op pagina ….5
Plaats, datum
1
2
3
4
5
Datum van ondertekening van de volmachtovereenkomst, ter eenduidige identificatie
Indien de accountantsverklaring wordt voorzien van een adressering, kunnen in de
eerste paragraaf de woorden ‘Wij hebben’ worden vervangen door ‘Ingevolge uw
opdracht hebben wij’.
Respectievelijk: ‘voor het jaar eindigend op …….’ (gebroken boekjaar).
Afhankelijk van de aard van de huishouding te vervangen door een meer passende
aanduiding zoals ‘het bestuur van de vennootschap’ (B.V./N.V.), vereniging, stichting enz.
Verwijzing naar de waarderingsgrondslagen in het jaarverslag.
Modeltekst Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden AO/IC
VERTROUWELIJK
De directie van
Betreft:
Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden volgens artikel 8.3 van de
Samenwerkingsovereenkomst volmacht van 1 januari 2006 met betrekking tot de
opzet en het bestaan alsmede de werking van de administratieve organisatie en
interne controle
Geachte,
Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden (toelichten) verricht met
betrekking tot het voldoen door de Gevolmachtigde aan de AO/IC- (Administratieve
Organisatie/Interne Controle) doelstellingen, zoals opgenomen in bijlage 5 van de
samenwerkingsovereenkomst volmacht van 1 januari 2006. Voor een omschrijving van deze opdracht
verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging van ………. c.q. verwijzen wij naar het controleprotocol.
In dit controleprotocol zijn specifieke risicoanalyses opgenomen en is een uitgewerkt normenkader
weergegeven. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden en is uitsluitend
bestemd voor de leiding van de Gevolmachtigde en voor de tot kennisname bevoegde functionarissen
van de Maatschappijen met wie een samenwerkingsovereenkomst volmacht is gesloten op grond
waarvan dit rapport is vereist. De rapportage mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden worden
verstrekt zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf.
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
Onze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde
richtlijnen inzake opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. De
opdracht houdt in dat op de AO/IC van het volmachtbedrijf geen accountantscontrole is toegepast en
dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat,
indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of
beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden
kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest
Verrichte werkzaamheden
Ingevolge uw opdracht hebben wij de opzet, bestaan per 31 december 2006 en werking van de AO/IC
over de periode 1 januari – 31 december 2006 van de Gevolmachtigde getoetst aan de geformuleerde
AO/IC-doelstellingen en uitgewerkt normenkader.
De AO/IC-doelstellingen hebben wij gebaseerd op << vermelden bron doelstellingen>>. Waar nodig
geacht hebben wij deze doelstellingen gesorteerd en aangevuld naar een opzet die (meer) aansluit bij
de procesdecompositie van de Gevolmachtigde en die tevens door zowel Maatschappijen als de
NVGA gehanteerd wordt bij audits.
Deze sortering is als volgt:
 Acceptatieproces van polissen;
 Schadeproces rondom schademeldingen;
 Financiële administratie met betrekking tot afstemming met maatschappij;
 General controls en randvoorwaarden (functiescheiding, documentatie en AO-beschrijvingen).
De toetsing heeft plaatsgevonden met gebruikmaking van een of meer van de volgende methodieken:
 Inwinnen van inlichtingen
 Bevestiging van derden
 Verificatie van boekingen en documenten
 Verificatie van activa (inventarisatie)
 Waarneming ter plaatse
 Narekenen


Herhalen van procedures
Cijferanalyses
Met inachtneming van het bovenstaande hebben wij conform de opdrachtbevestiging c.q. conform het
protocol de volgende werkzaamheden verricht.
Acceptatieproces
1. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
2. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
3. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
4. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
(…..)
Schadeproces
5. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
6. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
7. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
8. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
(…..)
Financiële administratie
9. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
10. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
11. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
12. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
(…..)
General controls en randvoorwaarden
13. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
14. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
15. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
16. Wij zijn nagegaan (voorzover noodzakelijk en relevant de gebruikte methodiek vermelden) of
(…..)
Uitkomsten verrichte werkzaamheden
Acceptatieproces
1. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
2. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
3. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
4. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
(…..)
Schadeproces
5. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
6. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
7. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
8. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
(…..)
Financiële administratie
9. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
10. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
11. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
12. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
(…..)
General controls en randvoorwaarden
13. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
14. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
15. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
16. Wij hebben vastgesteld dat << bevinding >>.
(…..)
Wij wijzen erop dat deze uitkomsten niet zonder meer gelden na de datum van afsluiting van ons
onderzoek, omdat nadien veranderingen in het getroffen stelsel van maatregelen kunnen zijn
aangebracht.
Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud
van deze rapportage verder toe te lichten.
Hoogachtend,
Overzicht AO/IC-doelstellingen in het kader van de financiële jaarrapportage
aan de Maatschappij(en)
Algemeen
Krachtens de samenwerkingsovereenkomst volmacht tussen de Maatschappij en de Gevolmachtigde
dient de Gevolmachtigde aan de Maatschappij periodiek te overleggen:
1. een accountantsverklaring met betrekking tot de financiële jaarrapportage over de volmacht;
2. een mededeling van zijn accountant met betrekking tot de opzet, het bestaan en de werking van
de administratieve organisatie en de interne controle binnen zijn organisatie.
In bijlagen bij de samenwerkingsovereenkomst zijn modellen voor deze documenten opgenomen.
In dit document wordt een overzicht gegeven van die doelstellingen met betrekking tot de AO/IC
(binnen het volmachtbedrijf van de Gevolmachtigde) die van belang zijn om een juiste en volledige
afrekening met de Maatschappij te waarborgen. Overige AO/IC maatregelen, noodzakelijk in het kader
van de met de verzekeringsmaatschappij gesloten overeenkomst, zijn hier niet opgenomen.
Dit overzicht heeft geen normatief karakter en dient ook niet als zodanig te worden begrepen of
gehanteerd. De bedoeling is aan de Gevolmachtigde en diens accountant met dit overzicht een
hulpmiddel te bieden aan de hand waarvan de grondslagen en de inrichting van de administratieve
organisatie en de interne controle in het kader van de financiële jaarrapportage aan de
Maatschappij(en) kunnen worden beoordeeld in verband met de hiervoor genoemde te overleggen
documenten.
Behandelen aanvragen en acceptatie van nieuwe en gewijzigde polissen
 De acceptatie van nieuwe aanvragen en mutatieaanvragen vindt volledig en juist plaats, conform
de richtlijnen en limieten en overige acceptatierichtlijnen van de Maatschappij.
 Posten boven de limiet of buiten de richtlijnen (‘specials’) worden herkenbaar en op een
betrouwbare wijze geadministreerd.
 Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd.
 Ongewenste kandidaat-verzekerden (ongewenste risico’s, gemelde fraudeurs) worden niet
geaccepteerd.
Opmaken polissen
De polis wordt op een betrouwbare wijze opgemaakt conform de acceptatiebeslissing (inclusief
eventuele clausules en andere beperkingen van de dekking) en de afspraken met de Maatschappij.
Facturering premies en debiteurenbewaking
 Prolongatie en naverrekeningen (met name transport, bedrijfsschadeverzekeringen en AVB) van
alle actieve polissen vinden tijdig, volledig en juist plaats.
 Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd.
 Premieachterstand wordt tijdig en volledig bewaakt en de juiste acties worden ondernomen
conform het beleid van de Maatschappij.
 Dekkingopschorting en/of royement als gevolg van premieachterstand vindt tijdig plaats.
Behandelen claims
 Er bestaat volledig inzicht in de gemelde maar nog te behandelen schades.
 Het vaststellen van de schadereservering vindt tijdig, juist en volledig en conform het beleid van
de Maatschappij plaats en de reserveringsadviezen van de maatschappij worden op een
betrouwbare wijze verwerkt.
 De schades of schadereserveringen van € 12.500 of meer (voor gepoolde polissen, de
respectievelijke bedragen voor aandeel van de maatschappij) worden volledig en tijdig gemeld bij
de Maatschappij.
 Schadeclaims worden juist behandeld, namelijk conform de polisvoorwaarden, de richtlijnen en
limieten, de schaderegelingovereenkomst en het beleid van de Maatschappij en de claims worden
op een betrouwbare wijze verwerkt en uitbetaald.
 Uitkeringen vinden niet plaats als de dekking is opgeschort.


Naar aanleiding van (schuld)schades wordt de Bonus/Malus-trede juist, volledig en tijdig
aangepast.
Betaalde schades waarvoor derden aansprakelijk zijn, worden, waar mogelijk, altijd en tijdig op
deze derden verhaald.
Fraudemanagement
 Bij acceptatie en schadebehandeling wordt gewerkt volgens het fraudeprotocol van het Verbond
voor Verzekeraars en het beleid van de Maatschappij.
 Bij acceptatie en schadebehandeling wordt gebruik gemaakt van beschikbare landelijke ‘zwarte
lijsten’ en overige relevante gegevens, zodat aan geregistreerde kandidaat-verzekerden geen
dekking wordt verstrekt (of enkel tegen bepaalde voorwaarden).
Beheer polis- en schadedossiers
De polis- en schadedossiers worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige
wettelijke bewaartermijnen en het beleid van de Maatschappij.
Beheer rekening-courant en aanlevering gegevens aan maatschappij.
 De rekening-courantgegevens, reserveringsgegevens en gegevens van ‘specials’, pools en
collectiviteiten worden juist, volledig en tijdig verwerkt.
 Borderellen (rekening-courantoverzicht per maatschappij met premie, schade en provisietotalen)
en overzichten met reserveringsgegevens volgens het NVGA-formaat worden tijdig aangemaakt.
 Rekening-courantgegevens alsmede gegevens ten behoeve van reserveberekening zijn
controleerbaar.
 Polis- en schadegegevens worden volgens het NVGA-formaat juist, tijdig en volledig aangeleverd.
Actief portefeuillebeheer
 Op basis van juiste en volledige informatie worden de portefeuilleontwikkelingen en het verloop
van het resultaat periodiek geanalyseerd en aan de Maatschappij gerapporteerd.
 Premies worden conform de voorschriften van de Maatschappij vastgesteld en juist verwerkt in het
systeem van de Gevolmachtigde.
Riskmanagement
 Het calamiteitenplan waarborgt bij storingen of bij grote en kleine calamiteiten dat de contractueel
afgesproken verplichtingen inzake de in de volmacht verzekerde polissen tijdig worden
nagekomen.
 De organisatorische continuïteitsmaatregelen zijn aantoonbaar effectief.
 De technische continuïteitsmaatregelen sluiten aan met de businesseisen en zijn aantoonbaar
effectief.
 Het securitybeleid van de Gevolmachtigde is duidelijk en eenduidig en is in lijn met de securityeisen van de Maatschappij.
 De vertrouwelijkheid van de informatie wordt voldoende en conform de wet- en regelgeving
gewaarborgd.
 De integriteit van de informatie wordt gewaarborgd.
 Toegang tot de technische infrastructuur is beperkt tot geautoriseerde medewerkers.
 De database en de applicatie werken op betrouwbare wijze teneinde de betrouwbaarheid van de
gegevensverwerking te waarborgen.
 De Gevolmachtigde heeft alle financiële aansprakelijkheden jegens de Maatschappij voldoende
afgedekt.
 De Gevolmachtigde voldoet aan de doelstellingen ten aanzien van interne controle zoals deze zijn
overeengekomen met de Maatschappij.
Overzicht mogelijke controlepunten AO/IC ten behoeve van het Rapport van
specifiek overeengekomen werkzaamheden
Hieronder is een overzicht van een aantal mogelijke controlepunten opgenomen die gebruikt kunnen
worden voor het Rapport van specifiek overeengekomen werkzaamheden inzake de bestaan, opzet
en werking van de AO/IC van de Gevolmachtigde. Dit overzicht is puur informatief van aard en is niet
limitatief. De genoemde controlepunten zijn niet dwingend voorgeschreven maar bedoeld als
hulpmiddel bij de concrete invulling van de door de accountant te verrichten werkzaamheden.
Algemeen
1. Algehele beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle, governance, general
IT controls, compliance aan wet- en regelgeving en toegepaste grondslagen van waardering
2. Verricht specifieke risicoanalyses op basis van onder andere uitkomsten van algehele beoordeling
onder 1 en bepaal controleaanpak (systeemgerichte en gegevensgerichte controles)
3. Zijn risicoanalyses voldoende specifiek en is het normenkader in voldoende mate uitgewerkt en
opgenomen in het controleprotocol
Acceptatieproces
1
De medewerkers, betrokken bij het invoeren van polissen, zijn alleen in dienst van het
volmachtbedrijf.
2
Acceptatie van nieuwe polissen en/of mutaties geschiedt conform de richtlijnen van de
maatschappijen.
3
Polissen boven de limiet of buiten de richtlijnen worden herkenbaar geadministreerd.
4
Gepoolde polissen worden herkenbaar en op een betrouwbare wijze geadministreerd.
5
Aan de hand van interne/externe systemen vindt toetsing plaats ten einde ongewenste
kandidaat-verzekerden niet te accepteren.
6
Polissen worden op betrouwbare wijze opgemaakt conform de richtlijnen van de
maatschappijen, waar nodig met toevoeging van de juiste clausules.
7
Premies zijn conform de voorschriften van de maatschappijen vastgesteld en juist verwerkt.
8
Mutaties worden volledig, juist en tijdig gefactureerd.
9
Gedurende een periode (omschrijven) zijn premieachterstanden tijdig en volledig bewaakt en
zijn de juiste acties conform het beleid van de maatschappij ondernomen.
10
Polissen worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige wettelijke
bewaartermijn en het beleid van de Maatschappij.
11
Dekkingopschorting en/of royement als gevolg van premieachterstand vindt tijdig plaats.
12
Gedurende een periode (omschrijven) zijn alle actieve polissen tijdig, juist en volledig
geprolongeerd.
13
De systematiek voor naselectie en heroverweging van polissen wordt uitgevoerd ten einde de
risico’s van de portefeuille te verminderen.
Schadeproces
14
De medewerkers, betrokken bij de schadebehandeling, zijn alleen in dienst van het
volmachtbedrijf.
15
Schademeldingen worden tijdig vastgelegd met opening van een bijbehorend schadedossier.
16
Schadedossiers worden volledig, inzichtelijk en duurzaam bewaard conform de geldige
wettelijke bewaartermijn en het beleid van de Maatschappij.
17
Gedurende een periode (omschrijven) bestaat volledig inzicht in gemelde maar nog te
behandelen schades.
18
Schadereservering vindt tijdig, juist en volledig plaats, conform het beleid van de maatschappij.
Schadereservingsadviezen van de Maatschappij worden tijdig en juist verwerkt.
19
Ingeval schadebedragen en/of schadereserveringen de per maatschappij vastgestelde limiet
(voor gepoolde polissen, de respectievelijke bedragen voor aandeel van de Maatschappij)
overschrijden worden hiervan volledig en tijdig melding gemaakt bij de Maatschappij.
20
Schades worden behandeld conform de polisvoorwaarden, de richtlijnen en de limieten van de
Maatschappij.
21
22
23
24
25
26
27
28
Dekkingscontrole vindt plaats zodanig dat de juiste bedragen worden vergoed en/of uitkering
van schadebedragen niet plaatsvindt als de dekking is opgeschort.
Verhaalbare schades worden tijdig (norm?) op derden verhaald.
Coulancebetalingen worden gedaan binnen de limieten van de Maatschappij en volgens een
vaste procedure.
Coulancebetalingen worden als zodanig verantwoord in de financiële administratie en worden
intern zijn gecontroleerd.
Afwikkeling van schadedossiers vindt plaats volgens de procedures van de Gevolmachtigde
inclusief controles.
De koppeling tussen het schade- en acceptatieproces is zodanig gewaarborgd dat voor
acceptatie en fraudepreventie relevante feiten en omstandigheden worden uitgewisseld.
Bij de schadebehandeling wordt gewerkt volgens het fraudeprotocol van het Verbond van
Verzekeraars en het beleid van de Maatschappij.
Bij de schadebehandeling wordt gebruik gemaakt van beschikbare landelijke ‘zwarte lijsten’ en
overige relevante gegevens.
Financiële administratie
29
De rekening-courant-, reservering- en special/poolgegevens met betrekking tot een aantal
(specificeren) polissen en schadedossiers zijn juist, volledig en tijdig verwerkt.
30
Borderellen en overzichten met reserveringsgegevens volgens NVGA-formaat worden tijdig
aangemaakt.
31
Gegevens ten behoeve van schadereserveberekening zijn juist en volledig vastgelegd in de
rekening-courant.
32
Polis- en schadegegevens zijn juist, tijdig en volledig volgens het NVGA-format aangeleverd.
General controls en randvoorwaarden
33
Functiescheiding in de applicatie(s) is gewaarborgd.
34
De AO/IC en het organisatiediagram zijn beschreven en toegankelijk voor de medewerkers van
het volmachtbedrijf.
35
Documentatie van de applicatie(s) en de technische infrastructuur is beschikbaar voor het
waarborgen van de IT-omgeving.
36
Het calamiteitenplan waarborgt in opzet bij storingen of bij grote en kleine calamiteiten dat
contractueel afgesproken verplichtingen inzake de in de volmacht verzekerde polissen tijdig
kunnen worden nagekomen.
37
De organisatorische en technische continuïteitsmaatregelen zijn in opzet aantoonbaar effectief.
38
Het beveiligingsbeleid van de Gevolmachtigde is duidelijk, eenduidig en in lijn met de eisen van
de Maatschappij.
39
Van een aantal (specificeren) polissen is vastgesteld dat de gegevens door logische
toegangsbeveiliging zijn beschermd tegen ongeautoriseerde toegang conform wet- en regelgeving.
40
De toegang tot de technische infrastructuur is beperkt is tot geautoriseerde medewerkers.
41
Databases en applicaties werken zodanig dat de betrouwbaarheid van de gegevensverwerking
is gewaarborgd.
Bijlage 6.
Overzicht Branches en Limieten
Bijlage 7.
Acceptatie-instructies
Bijlage 8.
Schadebehandelings-instructies
Bijlage 9.
Model-Resultatenrekening
Optioneel:
In afwijking van hetgeen gebruikelijk is bij schadeverzekeringen wordt hier een Voorziening
toekomstige uitkeringen opgenomen voor het voorafgaande respectievelijk het huidige boekjaar.
Deze Voorziening bevat de actuarieel bepaalde reserve voor de toekomstige uitkeringen. Een model
waarmee de omvang van deze Voorziening kan worden berekend wordt door de Maatschappij ter
beschikking gesteld aan de Gevolmachtigde.
Bijlage 10. Overzicht berekening tekencommissie en winstcommissie
Bijlage 11. Overzicht Kosten voor rekening Maatschappij
Bijlage 12. Model Periodieke afrekening
Optioneel:
Aanvullend op de krachtens Bijlage 12 van de Overeenkomst te verstrekken gegevens zal de
Gevolmachtigde de Maatschappij minimaal éénmaal per kwartaal inlichten over de omvang van de
Voorziening toekomstige uitkeringen en de wijze waarop deze tot stand is gekomen.
Bijlage 1b Aanhangsel VSV Volmacht Inkomensverzekering
Dit document bevat een voorbeeld voor een aanhangsel bij de Voorbeeld
Samenwerkingsovereenkomst Volmacht model 2007, waarin de aanpassingen die noodzakelijk zijn bij
verlening van een volmacht voor inkomensverzekeringen zijn vastgelegd.
Dit voorbeeld-aanhangsel is opgesteld door de Werkgroep Verzuimvolmacht Verbond van
Verzekeraars – NVGA.
De Werkgroep wijst erop, dat de inhoud van dit voorbeeld-aanhangsel niet bindend en louter indicatief
van aard is. Het staat partijen te allen tijde vrij daarvan af te wijken.
Aanhangsel nummer <<NUMMER>> (volmacht Inkomensverzekering) bij de
Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht
Het gaat om een niet-bindend, louter indicatief model. Het staat partijen geheel vrij van het model af te wijken.
De ondergetekenden,
1. <<NAAM VERZEKERAAR>> , gevestigd en kantoorhoudende te <<PLAATS, ADRES>>, te dezer
zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door << FUNTIE en NAAM>>, hierna te noemen "de
Maatschappij",
en
2. <<NAAM GA>>, gevestigd en kantoorhoudende te <<PLAATS, ADRES>>, te dezer zake
rechtsgeldig vertegenwoordigd door << FUNTIE en NAAM>>, hierna te noemen "de
Gevolmachtigde",
de Maatschappij en de Gevolmachtigde hierna gezamenlijk ook te noemen “Partijen”:
Overwegende:
g.
dat Partijen op <<DATUM>> een Overeenkomst met betrekking tot verleende volmacht
hebben gesloten << OPTIONEEL: en daaraan op <<DATUM>> een Addendum/Aanhangsel
hebben toegevoegd (gezamenlijk>> hierna te noemen: de Overeenkomst);
h.
dat zij deze Overeenkomst wensen uit te breiden tot het terrein van Inkomensverzekeringen,
waardoor de Overeenkomst aanvulling behoeft;
i.
dat Partijen deze aanvulling conform het bepaalde in de artikelen 1.7 en 1.8 van de
Overeenkomst schriftelijk wensen vast te leggen in dit Aanhangsel;
Zijn de volgende aanvullingen op de Overeenkomst overeengekomen:
Bijlage 2. Relevante Wet- en regelgeving:
Aan de lijst wordt toegevoegd:
16. Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen
17. Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering
18. Ziektewet
19. Werkeloosheidswet
20. Wet Arbeid en Zorg (WAZO)
21. Wet Uitbreiding Loondoorbetalingsplicht Bij Ziekte (WULBZ)
22. Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting Bij Ziekte (VLZ)
Bijlage 6. Overzicht Branches en Limieten
Het Overzicht Branches en Limieten wordt uitgebreid met het Overzicht Branches en Limieten
Inkomensverzekering dat in Bijlage 1 bij dit Aanhangsel is opgenomen.
Bijlage 7. Acceptatie-instructies
Voor de verzekeringen waarop dit Aanhangsel betrekking heeft gelden de afwijkende acceptatieinstructies zoals opgenomen in Bijlage 2 bij dit Aanhangsel.
<<OPTIONEEL>> Bijlage 9. Winstdelingsregeling
Voor de verzekeringen waarop dit Aanhangsel betrekking heeft wordt een separate resultatenrekening
en winstdeling vastgesteld. De winstdeling geschiedt volgens de methodiek zoals vastgelegd in
Bijlage 9 van de Overeenkomst met dien verstande dat bij Opbrengsten en Kosten een Voorziening
toekomstige uitkeringen wordt opgenomen voor het voorafgaande respectievelijk het huidige
boekjaar. Deze Voorziening bevat de actuarieel bepaalde reserve voor de toekomstige uitkeringen.
Een model waarmee de omvang van deze Voorziening kan worden berekend wordt door de
Maatschappij ter beschikking gesteld aan de Gevolmachtigde.
<<OPTIONEEL>> Bijlage 12. Model Periodieke Afrekening
Voor de verzekeringen waarop dit Aanhangsel betrekking heeft gelden de richtlijnen en modellen
zoals opgenomen in Bijlage 3 bij dit Aanhangsel.
Aanvullend op de krachtens Bijlage 12 van de Overeenkomst te verstrekken gegevens zal de
Gevolmachtigde de Maatschappij minimaal éénmaal per kwartaal inlichten over de omvang van de
Voorziening toekomstige uitkeringen en de wijze waarop deze tot stand is gekomen.
Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend te <plaats> op <datum>,
Namens de Maatschappij
Namens de Gevolmachtigde
Naam
Naam
Functie
Functie
Bijlage 1.
Overzicht Branches en Limieten Inkomensverzekering
1.
Branches en Limieten
2.
Provisie en tekencommissie
3.
Kosten
Bijlage 2
Acceptatie Inkomensverzekeringen
1.
Verzekeringsvoorwaarden en tarieven
2.
Acceptatie-instructies
3.
Dossiers en dossiervorming
Bijlage 3.
Model Periodieke afrekening
1
Richtlijnen/modellen administratie
2
Richtlijnen/modellen financieel maandoverzicht
3
Richtlijnen/modellen informatieverstrekking
4
Kwartaalafrekening
Bijlage 2 Aandachtspunten Poolovereenkomst
Inkomensverzekeringen
De standaard poolovereenkomst zoals die laatstelijk is gepubliceerd is goed bruikbaar voor
inkomensvolmachtpools. Er is in de standaardtekst eigenlijk geen onderscheid te maken.
Wel dienen partijen afspraken te maken over de schadereseveringsmethodiek en de verwerking van de
schadereserve in de resultatenrekening. Dit is een aandachtspunt voor zowel de poolovereenkomst als
de volmachtovereenkomst. Het is om mededingingsrechtelijke aspecten niet gewenst om daarvoor een
standaard vast te stellen.
Bijlage 3 Aandachtspunten Audit Inkomensverzekeringen
De aandachtspunten betrefffen de van de bestaande AO- IC checklist t.b.v. Schadeverzekeringen
afwijkende specifieke onderdelen, gericht op Inkomensverzekeringen.
Specifieke vragen Inkomen uit vragenlijst audit.
Onderdeel Algemeen
12
Van welk managementinformatiesysteem maakt u
gebruik:
-
VRA
AMIS
CCS level 6/7
Info navigator
Excel
ODBC
Anders namelijk….
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Over welke managementinformatie kunt u periodiek
beschikken?
a Portefeuillesamenstelling per branche
b Resultaten per branche
c Resultaten per subagent
d Achterstandslijsten debiteuren
e Stand schadereserve
f Special overzichten
g Inzicht verhaalschaden
h Schadeoorzaak (schade codelijst)
i Schade verdeling zw1 en zw2
j Schadeverdeling per dekkingsvorm
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Ja / Nee
Op welke wijze reageert u (pro-actief / reactief) op
basis van de beschikbare managementinformatie?
Welke selecties stelt u daarnaast evt. zelf nog samen?
Wordt de informatie gebruikt t.b.v.:
- Naselectie op de bestaande portefeuille
- Evt. aanpassingen in acceptatiebeleid /
premiestelling resp. schadebehandelingsbeleid
binnen de eigen volmacht
20
Ja / Nee
Ja / Nee
Waar worden offertegegevens opgeslagen?
(denk hierbij aan verzuimgegevens van vóór de
ingangsdatum)
Onderdeel Acceptatie
15
Hoe wordt gewaarborgd dat bedrijfstakken waarin
geen verzuimverzekeringen worden aangeboden,
niet geaccepteerd worden?
Worden de arbogegevens bij aanstelling
geverifieerd?
16
Ja/nee?
Zo ja, op welke wijze?
Onderdeel Schadebehandeling
8
Wat is de rol van de arbodienst bij verdere behandeling, controle of vaststelling van schaden?
19
20
Hoe wordt omgegaan met interventie(vergoedingen)?
Hoe wordt voorkomen dat voor werknemers die onder het vangnet vallen een uitkering wordt
gedaan?
Bijlage 4 NVGA protocol Inkomensverzekeringen
Inleiding
Vanuit de werkgroep Inkomen is het gebruik van het NVGA protocol onderzocht voor gebruik bij
inkomensverzekeringen. In dit document worden een aantal mogelijke vormen van administreren
omschreven. Verder worden enkele tips voor het gebruik gegeven.
Marktsituatie
De werkgroep schat in dat een overgroot deel van de gevolmachtigden met een extern pakket voor de
registratie van de werknemers en de ziek - en hersteld meldingen werkt. De ziekmeldingen worden dus
niet rechtstreeks in het ANVA, CCS of DIAS pakket geplaatst.
Administratie met externe verzuimpakketten
1. Gegevens in het externe pakket:
- Algemene gegevens
- De actuele werknemers gegevens
- Lopende ziektegevallen
- Poortwachterbewaking
- Registratie doormelding naar ARBO dienst
- Vanuit het pakket worden aangeleverd:
o schadecijfers
o prolongatiegegevens
o premiegegevens
In bijlage 2 een opsomming van de mogelijk te gebruiken gegevens:
2. Gegevens in het administratiepakket / NVGA protocol
Doordat vrijwel alle werknemers-details in het externe pakket worden geregistreerd kan in
ANVA/CCS/DIAS worden volstaan met de registratie van de meest belangrijke gegevens op
werkgeversniveau zoals:
- verzekeringstechnische loonsom
- aantal werknemers
- % vakantietoeslag
- % meeverzekerde werkgeverslasten
- dekkingspercentage jaar 1 en 2
- premie %
- voorwaarden / clausules
- wachttijd in dagen/ bedrag
Zie bijlage 1 voor een uitgebreide opsomming.
ANVA / CCS / DIAS worden derhalve gebruikt om de premie in rekening te brengen en de schade
uit te keren. Doordat de standaard boekingsmethodieken worden gebruikt, kunnen de premies en
schaden derhalve ook worden gerapporteerd via het NVGA protocol. Zie de aparte paragraaf voor
het hanteren van de schadereserve.
3. Schadereserve
De externe verzuimpakketten leveren (mogelijk / vooralsnog) geen schadereserve aan. Als de
volmachtgever(s) derhalve inzicht in de schadereserve willen hebben, zal deze richtlijnen moeten
afgeven om periodiek (gelijk lopend met de RC aanlevering) de reserve te bepalen.
Tips:
- doe dit op polisniveau (werkgeversniveau)
- focus op de ‘dreigend’ langdurige en langdurige ziektegevallen, maar hou bij afgesloten
ziektegevallen rekening met de 28 dagen regel
- combineer het bijwerken van de reserve met het boeken van de schade
- afgewerkte schadegevallen op 0 stellen
- werk bijvoorbeeld vanuit een overzicht openstaande schadereserve (van de vorige periode)
4. Naverrekenen
Aangezien vooraf de juiste salarissen niet bekend zijn wordt over het algemeen jaarlijks
naverrekend. Echter, de meeste externe verzuimpakketten worden maandelijks bijgewerkt.
Daardoor zijn de meest recente salarisgegevens beschikbaar.
Het valt in deze situatie te overwegen om per maand achteraf te prolongeren, waarmee het
naverrekenen kan worden vermeden.
5. Prolongeren
Over het algemeen zijn om te kunnen prolongeren de volgende gegevens nodig (vanuit het externe
pakket):
- verzekeringstechnisch loon
- aantal werknemers
Totdat er koppelingen beschikbaar zijn tussen de verzuimpakketten en ANVA / CCS / DIAS moeten
de gegevens handmatig worden overgezet.
Het is wellicht nuttig om een overzicht te maken vanuit ANVA / CCS / DIAS met de gegevens:
polisnummer, vt loon en aantal werknemers en deze (al dan niet digitaal) te vergelijken met de
gegevens uit het bestand van het externe verzuimpakket. (Situatie oud < = > nieuw)
Alleen de verschillen moeten worden gecorrigeerd.
6. Schadegegevens
Zoals bij ‘schadereserve’ al aangegeven wordt op werkgeversniveau de schade geregistreerd. Per
ziektegeval is van belang een aantal gegevens vast te leggen en te volgen:
Ongeval (ja/nee)
Schuldige 3e / verhaal / regres
Probleemanalyse (ja/nee)
Plan van aanpak (ja/nee)
Datum aanpassing plan van aanpak (datum)
Note:
Partijen kunnen in onderling overleg bepalen aanvullende gegevens vast te leggen.
Bijlage 1
(alle gegevens zijn in Level 7 van CCS te gebruiken. In-uitloop desgewenst regelen via voorwaarden)
Omschrijving
label ANVA Toelichting
Klantgegevens
Naam
00002
Voorletters
00003
Voorvoegsels
00004
Straat
00008
Huisnummer
00009
huisnummer toevoeging
01024
Postcode
00011
Woonplaats
00010
straat postadres / postbus
00033
huisnummer postadres / postbusnummer
00034
huisnummer toevoeging postadres
01026
postcode postadres
00035
woonplaats postadres
00037
Klantniveau of polisniveau (zie bij polis)
BIK code hoofdactiviteit
02418
polisgegevens algemeen
Polisnummer
Ingangsdatum
Premievervaldatum
Hoofdvervaldatum
Contractvervaldatum
Contractduur
Betaaltermijn
betaalwijze (omschrijving)
soort verzekering
Branchespecifieke gegevens
BIKcode hoofdactiviteit
loonsom (label 'jaarloon polis')
verzekerde loonsom (label 'verzekerd'
bedrag)
opslagpercentage loon (o.a. vakantiegeld)
opslagpercentage meeverzekerde
werkgeverslasten
dekkingspercentage 1e jaar
dekkingspercentage 2e jaar
aantal werknemers
Uitkeringsduur
Premiepercentage
eigen risico termijn (wachtdagen /
conventioneel)
eigen behoud percentage (StopLoss)
maximale uitkering StopLoss (= x-aantal
maal eigen behoud)
inloop meeverzekerd j/n
uitloop meeverzekerd j/n
10004
10008
10006
10147
10031
10009
10007
10016
10142
11100
10069
10039
???
11054
11053
11077
10074
10066
10117
10065
???
???
???
???
met name: conventioneel of StopLoss.
branche (omschrijving)
Polisniveau
Het op jaarbasis verloonde bedrag
De verzekerde loonsom (een salaris kan
bijvoorbeeld afgetopt zijn)
Over het verzekerde loon wordt het
percentage vakantiegeld berekend
Dit percentage wordt berekend over
verzekerd loon + vakantiegeld
label "aantal deelnemers".
geen standaard rubriek
geen standaard rubriek
geen standaard rubriek
geen standaard rubriek
Bijlage 2 Werknemer- en verzuimgegevens
Algemene gegevens
Polisnummer;
Ingangsdatum;
Contractduur;
Premiepercentage;
Wachtdagen /eigen behoud;
% vakantiegeld (meeverzekerd)
% werkgeverslasten (meeverzekerd)
(evt.) Mantelnummer
% dekking 1e en 2e jaar.
Arbodienst (incl. contractnummer)
Werknemer
NAW;
Geboortedatum;
Datum in dienst;
Datum uit dienst;
WAO instroom;
Deeltijd %;
Loon (Aantal periodes)
Soort dienstverband
Per ziektegeval
Waar / hoe bereikbaar
Datum eerste ziektedag;
Datum ziekmelding;
Aantal ziektedagen;
Datum wijziging AO;
Status uitkering (lopend, afgesloten, nieuw, uitgesloten);
Soort verzuim (geen medische informatie);
Vangnet J/N;
Regres J/N;
AO percentage;
Datum herstel;
Als één ziektegeval registreren bij herstel binnen 4 weken.
Bijlage 5 Checklist Inkomen in Volmacht
1. Algemene aspecten
1.1.
algemene kwaliteitscriteria, kennis en ervaring
1.2.
specifieke vakkennis inkomensverzekeringen, permanente educatie
1.3.
ICT-infrastructuur, systeemhuispakket, webtechnologie
1.4.
specifieke software voor verzuimregistratie en schadereserveringen
1.5.
inrichten ICT-helpdesk voor beantwoorden vragen van relaties
1.6.
functiescheidingen
1.7.
handboeken, werkprocedures en instructies algemeen
1.8.
financiele administratie en rapportage
1.9.
debiteurenadministratie
1.10. interne controle
1.11. fraudebeleid en protocollen
1.12. bewaartermijnen
1.13. klachtenafhandeling
1.14. bescherming persoonsgegevens, medische informatie (CBP-richtlijnen)
2. Wet- en regelgeving
2.1.
Burgerlijk Wetboek, loondoorbetaling
2.2.
Ziektewet, vangnetregeling
2.3.
Wet Verbetering Poortwachter
2.4.
Arbo Wetgeving
2.5.
WIA, werknemers en werkgevers
3. Acceptatie, Administratie, Schadebehandeling
3.1.
handboek verzuim, werkinstructies en procedures
3.2.
vormen van verzekering
3.3.
limiteringen, instructies
3.4.
offerteprocedures
3.5.
acceptatiecriteria, risicofactoren
3.6.
maatwerkregeling
3.7.
specifieke overeenkomsten, mantels
3.8.
schadebehandeling
3.9.
reserveringsbeleid
3.10. overdracht schadebehandeling
3.11. verzuimregistratie
3.12. verzuimcontrole
3.13. verzuimbegeleiding
3.14. reintegratie
3.15. rol Arbodienst
3.16. deskundigen oordeel, second opinion
3.17. polis- en portefeuillebeheer
3.18. royementen
3.19. naverrekening & experience rating
4. Managementinformatie
Bijlage 6 Aandachtspunten werknemersverzekeringen
inkomen in Volmacht
Wil een gevolmachtigde werknemersverzekeringen in volmacht gaan voeren dan worden er aparte
eisen gesteld aan zijn bedrijfsvoering. De betreffende verzekeringen kunnen vaak, maar niet altijd, als
pensioentoezegging worden gezien.
Het ligt niet voor de hand dat de uitkeringsadministratie voor werknemersverzekeringen door een
gevolmachtigde in de nabije toekomst geheel zelfstandig uitgevoerd zal worden. Het betreft hier
namelijk complexe werkzaamheden op het gebied van loonadministratie en uitvoering van de
Pensioenwet (PW).
Het antwoord op de vraag of een product valt onder de Pensioenwet is niet makkelijk te beantwoorden.
Bij de schadeverzekering is het van belang of de werkgever een toezegging heeft aangeboden aan zijn
werknemer of niet. Gezien de vele varianten die hierin mogelijk zijn komt men niet weg met de
opmerking dat uitsluitend een excedent dekking van de verzekering valt onder de Pensioenwet. Voor
deze notitie gaat het te ver om nader op deze materie in te gaan en volstaan we met deze opmerking.
De Pensioenwet die op 1 januari 2007 van kracht is geworden stelt zwaardere eisen aan de uitvoering
en de communicatie. De gevolmachtigde dient rekening te houden met de wettelijke verplichtingen:
 De verzekeraar moet een pensioenreglement en een pensioenovereenkomst verstrekken aan
de werkgever;
 Deelnemers hebben het recht om gratis bij de pensioenuitvoerder een reglement op te vragen
en zelfs nog meer aanvullende gegevens;
 De verzekeraar moet aan elke nieuwe deelnemer een startbrief verstrekken;
 De pensioenuitvoerder moet rechtstreeks aan de deelnemers informatie verstrekken en niet
meer via de werkgever. Indien het adres onjuist is dan dient navraag gedaan te worden bij het
GBA in de laatst bekende woonplaats;
 Er moet jaarlijks een opgave aan de deelnemers worden verstrekt waarin de rechten worden
vermeld;
 De communicatie moet voldoen aan vast gelegde normen conform de UPO (Uniform Pensioen
Overzicht).
Om ervoor te zorgen dat pensioenoverzichten gemakkelijk vergelijkbaar en optelbaar zijn,
hebben de koepels van verzekeraars en pensioenfondsen (Verbond van Verzekeraars,
Vereniging van Bedrijfstakpensioenfondsen en Stichting voor Ondernemingspensioenfondsen)
de handen ineengeslagen en het Uniform Pensioenoverzicht in het leven geroepen. Er kan
worden volstaan met de vermelding van de NAW-gegevens en wat betreft de aanspraken het
vermelden van een percentage;
 Er worden extra eisen gesteld m.b.t. de incasso en betalingsachterstanden;
 Wanneer er uitkering plaatsvindt vanuit één van de WIA-werknemersverzekeringen kan het zo
zijn dat de verzekeraar/ volmachtnemer de loonadministratie (bruto-nettotraject) moet
verzorgen. Bijvoorbeeld wanneer werknemer niet meer in dienst is bij de werkgever.
Naast de hierboven genoemde mogelijke administratieve werkzaamheden zijn er nog andere
overwegingen die het voeren van werknemersverzekeringen in de weg staan.
De werkgroep noemt hier:
1.
De financiële consequenties bij een verkeerde acceptatie zijn (fors) groter dan de huidige
verzekeringen in volmacht. Dit legt een grotere verantwoordelijkheid met zich mee
(consequenties voor beroepsaansprakelijkheidsverzekering e.d.)
2.
Poolvorming ligt minder voor de hand. Risicodragers zullen meer dan anders hechten aan eigen
voorwaarden.
3.
Het gaat hier om langlopende verplichtingen die 100% tekening stimuleert
4.
Het intermediair van de gevolmachtigde heeft vaak geen commerciële relatie met de
werknemer, wel met de werkgever.
5.
Werknemersverzekeringen Inkomen kunnen worden getypeerd als ‘’long-term’’ risico’s. Dit
brengt complicaties met zich mee in geval sprake is van run off situaties.
Bijlage 7a Handleiding Inrichting inkomensverzekeringen
ANVA 5
http://www.volmachtbeheer.nl/vmx/modules/bibliotheek/download.aspx?id=221
Bijlage 7b Handleiding Inrichting Inkomensverzekeringen
CCS
http://www.volmachtbeheer.nl/vmx/modules/bibliotheek/download.aspx?id=222
Bijlage 7c Handleiding Inrichting Inkomensverzekeringen
DIAS
http://www.volmachtbeheer.nl/vmx/modules/bibliotheek/download.aspx?id=223