PowerPoint-presentatie - Bestuurszaken

Audit Vlaanderen, uw
partner in integriteit?
Integriteitsbenadering in auditaanpak Audit Vlaanderen
Wim De Naeyer
Manager-auditor
10 april 2014
Agenda
• Situering Audit Vlaanderen
• Integriteitsbeleid
• Rol Audit Vlaanderen: preventie, detectie,
reactie
2
Situering Audit Vlaanderen
3
Historiek Audit Vlaanderen
 8 september 2000 : oprichting van de entiteit Interne Audit in het
ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.
 8 december 2000 : bevoegdheid voor auditopdrachten in VOI’s.
 16 april 2004 : oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap
Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA).
 1 april 2006 : operationalisering van IAVA.
 6 februari 2009 : aanpassingen aan oprichtingsbesluit m.b.t. de
bevoegdheid en het werkterrein, alsook van de taakstelling van
IAVA.
 1 januari 2014 : operationalisering Audit Vlaanderen
4
Missie Audit Vlaanderen
Audit Vlaanderen heeft als missie
• een onafhankelijke, objectieve en bekwame
partner van de lokale besturen en de Vlaamse
administratie te zijn
• bij de beheersing van de financiële, wettelijke
en organisatorische risico’s,
• om een toegevoegde waarde te creëren bij de
uitbouw van een efficiënte, effectieve,
ethische en kwaliteitsvolle organisatie.
5
Werkterrein Audit Vlaanderen
• de lokale besturen
–
–
–
–
de gemeenten;
de autonome gemeentebedrijven;
de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
de OCMW-verenigingen titel VIII, hoofdstuk I, van het
OCMW-decreet, met uitzondering van de
ziekenhuisverenigingen;
– de provincies;
– de autonome provinciebedrijven.
• de Vlaamse administratie (departementen, IVA’s,
publiekrechtelijk vormgegeven EVA’s en VRT)
• Ca. 900 entiteiten
6
Onafhankelijk:
aansturing Audit Vlaanderen
7
Organigram Audit Vlaanderen
8
“Auditdecreet” van 5 juli 2013
Decreet houdende de organisatie van audittaken bij de
Vlaamse administratie en de lokale besturen en tot wijziging
van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003, het
Gemeentedecreet van 15 juli 2005, het Provinciedecreet van 9
december 2005, het decreet van 19 december 2008
betreffende de organisatie van de openbare centra voor
maatschappelijk welzijn, het decreet van 27 maart 2009
betreffende radio-omroep en televisie, het decreet van 8 juli
2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding,
de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending
ervan, en de controle door het Rekenhof en het decreet van
13 juli 2012 houdende bepalingen tot begeleiding van de
tweede aanpassing van de begroting 2012.
9
Taakstelling Audit Vlaanderen
• Art. 34 kaderdecreet bestuurlijk beleid
§ 1. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen van de departementen, de intern
verzelfstandigde agentschappen en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde
agentschappen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan.
Zij voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is
gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.
Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde
administratieve entiteiten.
De Vlaamse regering regelt de oprichting en de interne werking van en het toezicht op deze
entiteit.
De bevoegdheid en het werkterrein van Audit Vlaanderen omvat tevens de Vlaamse openbare
instellingen van categorie A, zoals bedoeld in de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle
op sommige instellingen van openbaar nut, en de Eigen Vermogens met rechtspersoonlijkheid,
die verbonden zijn aan de in het eerste lid vermelde entiteiten.
10
Taakstelling Audit Vlaanderen
• Art. 34 kaderdecreet bestuurlijk beleid
§ 2. Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle
informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en
installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie worden uitgevoerd. Audit
Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn
opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden op een volledige wijze te
antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.
§ 3. Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen
van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt.
11
Taakstelling Audit Vlaanderen
• Art. 265 van het Gemeentedecreet
In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit
plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel
34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003.
Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en
formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits,
overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en
activiteiten te onderzoeken.
Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde
besturen.
• Identieke aanpassingen in Provincie- en OCMW-decreet
12
Taakstelling Audit Vlaanderen
Evaluatie v/h interne controlesysteem via:
• Operationele/organisatie audit
• Financiële audit
• Compliance audit
• Ad-hocopdrachten
• Forensische audits
Geplande audits
= reguliere audits
80% van
auditcapaciteit
Vraaggestuurde
en
incidentgedreven
audits
20% van
auditcapaciteit
Integriteitsbeleid
14
Invalshoeken integriteitsbeleid
• Stimulerende benadering
integer handelen stimuleren
• Controlerende benadering
gedrag van personeelsleden controleren
15
Volwaardig integriteitsbeleid
• Gestructureerde aanpak
doel: onregelmatigheden, normvervaging en
laakbare praktijken voorkomen en detecteren
• Evenredige aandacht aan 3
integriteitsobjectieven:
preventie, detectie en reactie
16
Doelgroep integriteitsbeleid
5%
superintegere
mensen
17
90%
beïnvloedbare
mensen
5%
niet-integere
mensen
Rol Audit Vlaanderen
The untouchables?
Gestapo???
18
Sherlock Holmes?
Partner?
Preventie
19
Preventieve rol in integriteitsbeleid
• Aandacht voor integriteitsbenadering in de
reguliere auditopdrachten (doelstelling
“integriteit” in leidraad
organisatiebeheersing).
• Ontwikkeling van een handreiking
integriteitsbeleid.
• Audit Vlaanderen is kernlid van het Bureau
Integriteit van de Vlaamse administratie.
20
Integriteitsbeleid vanuit
interne controle / organisatiebeheersing
• Art. 33 kaderdecreet Bestuurlijk Beleid:
“De interne controle is in het bijzonder gericht op:
• het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en
efficiënt beheer van risico's;
• de naleving van regelgeving en procedures;
• de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering;
• de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt
inzetten van de middelen;
• de bescherming van haar activa en de voorkoming van fraude.”
21
Interne Controle / Organisatiebeheersing
• Organisatiebeheersing wordt uitgebouwd vanuit
risicoanalyse
• Analyse integriteitsrisico’s
• Kwetsbare functies
• Organisatorische kwetsbaarheden
• Uitbouw integriteitsbeleid op basis van kennis van
de integriteitsrisico’s
22
Integriteit in de leidraad
organisatiebeheersing
EFFECTIVITEIT
PLAN
A
C
T
Belanghebbendenmanagement
Doelstellingen en risicomanagement
HRM
DO
Facility mgt
Info / comm
Monitoringsystemen
EFFICIENTIE
23
ICT
Cultuur
Financieel
mgt
CHECK
Organisatiestructuur
Veranderingsmanagement
I
N
T
E
G
R
I
T
E
I
T
K
W
A
L
I
T
E
I
T
Integriteit in de leidraad
organisatiebeheersing
• 10 thema’s
• Doelstellingen inzake
organisatiebeheersing
• Beheersmaatregelen
• Integriteit komt in meerdere of mindere mate
aan bod in elk van de thema’s
24
Handreiking integriteitsbeleid
25
Handreiking integriteitsbeleid
• 10 thema’s
• Controledoelstellingen
• Randvoorwaarden, maatregelen en vragen
• Mogelijke resultaten / concretiseringen
26
Maturiteitsinschatting
Integriteit
• Kent de organisatie haar integriteitsrisico’s?
• organisatorische kwetsbaarheden
• kwetsbare functies
• Is er een overkoepelende aanpak om ten aanzien van deze
risico’s preventieve en detectieve beheersmaatregelen te
stellen?
• Zijn de nodige beheersmaatregelen ingebouwd?
• …
27
Leidraad IC/OB en
Handreiking Integriteitsbeleid
• Leidraad Interne Controle /
Organisatiebeheersing
• Handreiking Integriteitsbeleid
(www.bestuurszaken.be/integriteit)
28
Detectie
29
Detectierol in integriteitsbeleid
• Indicaties van onregelmatigheden bij audits
• Meldpunt / klokkenluiders
• Datamining / detectie-audits
30
Meldpunt Integriteit
• Cf. plenaire sessie voormiddag door Kristien
Verbraeken
31
Detectie-audits
• Analyseren van grote hoeveelheden gegevens
aan de hand van moderne
monitoringmechanismen.
• Doel: ongebruikelijke, afwijkende of
merkwaardige patronen aan de oppervlakte
brengen.
• Verder onderzoek moet uitwijzen of
afwijkingen kunnen worden verklaard of er
sprake is van onregelmatigheden.
32
Reactie
33
Reactieve rol in integriteitsbeleid
Bij twijfel of indicaties van mogelijke
onregelmatigheden:
• Vooronderzoek
• Indien nodig forensische audit
34
Wat zijn forensische audits?
• Geheel van activiteiten bestaande uit het
verzamelen, controleren, bewerken, analyseren
van en rapporteren over gegevens met het oog
op waarheidsbevinding en / of bewijsvoering
• Dient uitgevoerd te worden binnen een geijkt
referentiekader op het terrein van juridisch /
financiële geschillen en / of onregelmatigheden
(waaronder fraude)
35
Reden forensische audit
• Bij twijfel of bij indicaties van mogelijke
onregelmatigheden, kan door Audit Vlaanderen
een forensische audit worden opgestart
• Vermijden dat er geen onderzoek wordt ingesteld
of dat onderzoek wordt gevoerd door personen
die niet over de vereiste deskundigheid,
onafhankelijkheid of onpartijdigheid beschikken
• Indien forensische audit uitwijst dat een misdrijf
of een mogelijk misdrijf werd gepleegd, wordt
parket/CDBC ingelicht door Audit Vlaanderen
36
Doel forensische audit
• Vaststellen of er werkelijk een misdrijf is gepleegd en, in
voorkomend geval, de fraudeur(s) identificeren en de
fraudeomvang vaststellen → Het onderzoek beoogt de
waarheid aan het licht te brengen
• Een forensische audit is ook noodzakelijk om onschuldigen
vrij te pleiten van onterechte verdenkingen en ongegronde
verdachtmakingen
• Forensische audits hebben eveneens een ontradend effect.
Ze moeten voorkomen dat fraudes worden herhaald of
worden aangemoedigd door het uitblijven van gericht
onderzoek
37
Toegang tot informatie
• Audit Vlaanderen heeft toegang tot alle
informatie, documenten en goederen
• Audit Vlaanderen heeft toegang tot alle
gebouwen, ruimtes en installaties
• Geheimhouding van bronnen
• Vertrouwelijkheid van informatie
38
Procedure forensische audit
• Grondig trapsgewijs vooronderzoek
• Vooronderzoek
nagaan of de melding(en) en/of vermoedens van malversaties degelijk
onderbouwd zijn en steunen op betrouwbare aanknopingspunten
• Inschatten van de aanvraag
antwoord op 3 vragen:
– Is de aangeleverde informatie betrouwbaar?
– Is een forensische audit noodzakelijk?
– Is onmiddellijke opstart van een forensische audit vereist?
39
Procedure forensische audit
• Analyse vermoede onregelmatigheden
• Opstellen actieplan (maatwerk)
• Auditwerkzaamheden
40
Procedure forensische audit
• Rapportering
– op een objectieve wijze meedelen van de vastgestelde feiten en eventueel
gepleegde inbreuken
– indien mogelijk worden forensische auditrapporten verrijkt met
aanbevelingen en “bestuurlijke boodschappen”
– het rapport moet de bevoegde personen toelaten de nodige maatregelen
te treffen, een herhaling van de feiten te voorkomen en de belangen van
de organisatie te vrijwaren
• Eventueel melding aan parket/CDBC
41
Forensische onderzoekstechnieken
• functiegevoeligheidsanalyse (“Wat zou een fraudeur, indien hij in deze
functie is tewerkgesteld, kunnen uitrichten?”)
• opstellen van schema’s en flowcharts (fraudepatronen worden
gemakkelijker herkend)
• interviews met verdachten en andere personen
• elektronische bestandsanalyses met specifieke software (data-analyse
- sleutelwoordanalyse)
• computer assisted forensic audit techniques (specifieke forensische
software om onregelmatige transacties, rekeningen of trends en / of
verbanden te ontdekken)
42
Forensische onderzoekstechnieken
• raadplegen van publiek toegankelijke nationale en internationale
databanken in geval van belangenvermenging of collusie met externe
partijen (informatie over bedrijfsmandaten en intercompany relaties)
• gebruik van data-recovery software
• office screenings
• documentanalyse (nazicht van documenten op vormgebreken en
onregelmatigheden en vergelijking van de gegevens met externe
bronnen)
43
Forensische onderzoekstechnieken
• uitvoeren van analytische testen (analyse van cijferreeksen en ratio’s)
- opsporen van ongewone fluctuaties en afwijkingen in de saldi van de
rekeningen.
• verbandcontroles en detailcontroles (afhankelijk van het resultaat
van de verbandcontroles)
• inventarisaties
• boekhoudkundige reconciliaties
44
Forensische auditcel Audit
Vlaanderen
• Forensische audit vereist specifieke vaardigheden,
kennis en geijkt referentiekader (denk o.a. aan privacy,
beperkingen m.b.t. private veiligheid, bewijskracht
verworven materiaal, …)
• Audit Vlaanderen heeft deskundigheid opgebouwd
door opleiding en ervaring en beschikt momenteel
over een competentiecentrum met individuele
specialisaties (5 ervaren fraudeonderzoekers)
• Hoofdzakelijk Certified Fraud Examiner (ACFE),
Registered Forensic Auditor (IFA) en/of Master in
Forensic Auditing (AMS)
45
Enkele belangrijke principes
• “Bevriezen” van bewijzen/informatie
• Verzamelen van het best mogelijke
authentieke bewijs, met respect voor de
toepasselijke regels
• Pas confrontatie als alle bewijzen zijn
verzameld en alle mogelijke alternatieve
“vluchtwegen” zijn uitgesloten
46
Enkele cijfers
Na 13 jaar IAVA/Audit Vlaanderen:
• 46 forensische audits uitgevoerd,
waarvan 28 geïnitieerd op basis van
klokkenluidersmeldingen
• Resultaten van klokkenluidersmeldingen: ongeveer 3/4e van
de aantijgingen bleken correct.
• 15 detectieaudits rond overheidsopdrachten,
personeelsverloning, aanvragen subsidiedossiers en
betaalgegevens (sinds 2009)
47
Enkele cijfers
• Resultaten van detectie-audits: bijna alle
uitgevoerde detectieaudits brachten
onregelmatige dossiers aan het licht (belangrijk:
“onregelmatig” is niet noodzakelijk frauduleus!)
• Ongeveer 1/2e van de forensische audits hadden
geheel of gedeeltelijk betrekking op
overheidsopdrachten
48
Enkele voorbeelden
• Enkele ophefmakende forensische audits uit
het verleden:
– Sociale huisvestingssector
– Viaduct van Vilvoorde
– Agentschap voor Facilitair Management
49
Sociale huisvestingssector
50
Viaduct van Vilvoorde
Agentschap voor
Facilitair Management
Contactgegevens
Wim De Naeyer
Manager-auditor
Audit Vlaanderen
Boudewijnlaan 30 bus 24
1000 Brussel
02 553 45 48
[email protected]
www.auditvlaanderen.be
53