Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement
Een huishoudelijk reglement bevat regels en richtlijnen in aanvulling op de statuten. Een stichting
moet beschikken over statuten, het opstellen van een huishoudelijk reglement is niet verplicht.
In de statuten zet u alles wat (voor zover u op dat moment kunt bepalen) minstens vijf jaar zal blijven
gelden. Alle overige zaken die u wilt vastleggen, zet u in het huishoudelijk reglement. Dit zijn dus
afspraken, regels en richtlijnen die mogelijkerwijs op korte of middellange termijn kunnen wijzigen.
Zouden die in de statuten staan, dan moet u voor elke wijziging langs de notaris. Dat werkt vertragend
en kost geld.
Het huishoudelijk reglement:






is een uitwerking van en een aanvulling op de statuten;
kan behalve afspraken, regels en richtlijnen ook de taken en bevoegdheden van bestuursleden
bevatten. Ook procedures en werkwijzen kunnen in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd, of
er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen. Legt u ze vast in het huishoudelijk reglement dan
is wijziging alleen mogelijk door een bestuursbesluit;
mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang
boven het huishoudelijk reglement;
kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering. Het is gebruikelijk dat het eerste huishoudelijk
reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen op de bestuursvergadering.
is openbaar en door belangstellenden (zoals donateurs) op te vragen.
Het is handig om het huishoudelijk reglement jaarlijks tegen het licht te houden en waar nodig aan te
passen.
Op de volgende pagina’s treft u twee voorbeelden huishoudelijk reglement aan. Het eerste is vrij
uitvoerig. U kunt naar eigen behoefte zaken inkorten, of nog andere zaken toevoegen.
Het tweede voorbeeld is veel beknopter en regelt vooral de interne werkwijze van het noodfonds.
1
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016
Het onderstaande huishoudelijk reglement is een voorbeeld om zelf naar believen aan te passen aan de
eigen situatie. Her en der zijn keuzemogelijkheden gegeven.
Huishoudelijk reglement van de Stichting Noodfonds ...................
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de bestuursvergadering van ........
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
 De stichting: de Stichting Noodfonds < naam >, gevestigd te ................. ingeschreven bij de
Kamer van Koophandel te ............. onder nummer .....................
 De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op
....................... bij notaris .....................
 Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel {4 }van de Statuten.
 Vrijwilliger, een natuurlijk persoon die namens de stichting voor en ten behoeve van
mensen in financiële nood activiteiten onderneemt.
Deelnemende kerken
De kerken/geloofsgenootschappen die schriftelijk hebben aangegeven deel te nemen aan de stichting
zijn de volgende:
1.
2.
3.
4.
5.
Etc
Toetreding van andere kerken/geloofsgenootschappen is mogelijk, een voorstel hiertoe wordt in het
bestuur besproken. Het bestuur van de stichting maakt vervolgens afspraken met het betreffende
kerkbestuur.
Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan voor een periode van {vier }jaar:

Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en zo nodig herzien. Het wordt ter inzage
gelegd voor de deelnemende kerken óf ….. het Diaconaal overleg van alle deelnemende
diaconieën/caritassen óf….. het Diaconaal platform. Na goedkeuring van ……. stelt het bestuur het
beleidsplan vast in de eerstvolgende vergadering (publicatie is nodig i.v.m. de ANBI status).

Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de
bestuursvergadering is vastgesteld.

Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting
en geeft de kaders waarbinnen gewerkt moet worden.
2
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016
Taken en bevoegdheden van bestuursleden
Samenstelling, benoeming en ontslag, beloning en bevoegdheden bestuur (zie statuten)
De voorzitter
 Heeft de algemene leiding van de stichting;
 Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe, indien door het bestuur gewenst samen met één
ander bestuurslid;
 Overlegt met officiële instanties;
 Geeft leiding aan het bestuur;
 Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
 Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
 Leidt de bestuursvergaderingen;
 Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit
huishoudelijk reglement;
 Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, hetbeleidsplan op en herziet dit
jaarlijks.
De vicevoorzitter
 Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
De penningmeester
 Voert de financiële administratie;
 Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name ingeval van opvolging;
 Maakt het financiële gedeelte van het beleidsplan;
 Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuelespaarrekeningen, beleggingen en investeringen
als een goed huisvader;
 Naast de penningmeester zal de voorzitter, of een ander aan te wijzen bestuurslid, in het bezit zijn
van een bankpas. Dit om in het kader van transparantie en integriteit, mede inzage te kunnen
hebben in de lopende financiën;
 Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële
controle uit;
 Stel tijdig, uiterlijk in oktober de begroting voor het volgende kalenderjaar op;
 Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van
projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
De secretaris
 Maakt van elke vergadering een verslag;
 Stelt het niet-financiële gedeelte van het beleidsplan op;
 Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
 Stelt de overige bestuursleden op de hoogte van de binnenkomende post en e- mails via CC;
 Beantwoordt de binnenkomende e-mail met een CC naar de andere bestuursleden;
 Neemt kennis van de post, verzorgt de daaruit voortvloeiendecorrespondentie en handelt deze
af met een CC naar andere bestuursleden;
 Archiveert alle relevante documenten en bewaart deze tenminste gedurende een periode van
zeven jaar;
3
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016



Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
Voert, samen met een aan te wijzen bestuurslid, de eindredactie van teksten op de website;
Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de
huisstijl.
Websitebeheerder
 Beheert de website;
 Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
Vergaderingen bestuur (zie statuten)
Communicatie en PR
Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
 Deelnemende kerken
 Donateurs
 Sponsoren
 Gesubsidieerde goede doelen (afhankelijk van het in de statuten geformuleerde doel)
 Maatschappelijke organisaties
 Lokale overheid
 De media
Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid
daarna afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige
bestuursleden. Jaarlijks wordt er een overzicht gemaakt van de PR activiteiten, inclusief een kort
communicatieplan.
Bestuursbesluiten aangaande toekenningen
Het bestuur:
 neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen verdragen tot een
bedrag van …….., en stellen de overige bestuursleden onverwijld op de hoogte van dergelijke
besluiten.
Inkomsten
 Jaarlijks vindt overleg en gezamenlijke besluitvorming plaats van het bestuur met de deelnemende
diaconieën over de bijdrage van elke diaconie. Het jaarbudget van de stichting zal overeenkomstig
deze afspraken worden doorberekend aan de diaconieën.
 Het bestuur zal zich inspannen om de inkomsten aan te vullen met giften en legaten van
particulieren, alsmede donaties van bedrijven, serviceclubs, vermogensfondsen etc.
Donaties
 Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort opde bankrekening van de
stichting.
 Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat
bestuurslid een ontvangstbevestiging. De donatie wordt zo spoedig mogelijk afgedragen aan de
penningmeester. (zie ook statuten)
4
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016
Boekjaar en jaarstukken
 Het bestuur laat de boeken van de stichting onderzoeken door een externe kascommissie, deze is
samengesteld uit leden van het Diaconaal Platform óf gemeenteleden van deelnemende
gemeenten/parochies.
 De externe kascommissie brengt verslag uit van haar bevindingen aan het bestuur binnen vier
maanden na het afsluiten van het boekjaar.
 Het bestuur stuurt de ontvangen verantwoording onverwijld door naar de Raad van Toezicht ten
behoeve van controle en advies.
Raad van toezicht óf deelnemersraad (uitwerking artikel 12 ad 1 van de statuten)
De Raad van toezicht of een deelnemersraad (bijv. afgevaardigden vanuit het Diaconaal platform) houdt
toezicht op het realiseren van de doelen van de stichting met een ANBI-status. Bij een stichting met
werkgroepen is het nu al aan te raden een toezichthoudend orgaan in te stellen. Vanwege de ANBIstatus zal dit hoogstwaarschijnlijk in 2017 door de belastingdienst ook verplicht worden gesteld
(Validatiestelsel Rijksoverheid).
Instelling en benoeming leden
Het Stichtingsbestuur stelt een Raad van toezicht in door een verzoek daartoe voor te leggen aan de
deelnemende kerken. Deze kunnen een lid (toezichthouder) en een plaatsvervanger voordragen. De
leden van de Raad van toezicht benoemen zelf uit hun midden een voorzitter. De Raad van toezicht
bestaat uit ten minste 3 leden.
Taken en bevoegdheden
De Raad van toezicht adviseert het bestuur van de stichting.
Concreet houdt de Raad toezicht op:

de maatschappelijke effecten of het maatschappelijke resultaat van de Stichting

de realisatie van het doel van de Stichting, en in het bijzonder de Werkgroep Noodfonds

het naleven van wet- en regelgeving

het voldoen aan de eisen van de financiële verslaggeving

de interne controle en risicobeheersing

de te leveren kwaliteit en kwantiteit van producten en diensten

de doelmatigheid en efficiency

de integriteit en de identiteit.

het besturen van de stichting en de werkgroepen.
Functioneren van de Raad van toezicht
 De Raad van toezicht regelt zijn eigen werkzaamheden zoals zijn informatievoorziening,
samenstelling en kwaliteit en deskundigheidsbevordering.
 Over de uitoefening van deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden legt de raad
verantwoording af in een eigen jaarverslag. Dit verslag wordt bij het jaarverslag van het bestuur
gevoegd.
 De Raad van toezicht draagt zorg voor bekendheid bij en ondersteuning door het kerkgenootschap
dat zij vertegenwoordigen.
 De Raad van toezicht rapporteert jaarlijks aan de deelnemende kerken.
 Als de Raad van toezicht het beleidsplan, de begroting, de jaarrekening en/of het jaarverslag niet
goedkeurt, deelt deze dit mee aan de deelnemende kerken.
5
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016



In het uiterste geval kan de Raad van toezicht haar vertrouwen in het Bestuur of een van de leden
van het Bestuur opzeggen met mededeling daarvan aan de deelnemende kerken.
De Raad van toezicht kan de voorzitter van het Stichtingsbestuur op zwaarwegende gronden uit zijn
functie ontheffen en deelt dit mee aan de deelnemende diaconieën.
De voorzitter heeft het recht de vergaderingen van de Raad van toezicht bij te wonen.
Declaraties
 Vrijwilligers hebben recht op vergoeding van de noodzakelijk uitgaven en kosten die zij maken ten
behoeve van de stichting.
 Reiskosten kunnen gedeclareerd worden tegen een vergoeding van {bijv.€0,19} per gemaakte
kilometer.
 De bedragen voor vergoeding van gemaakte reiskosten worden bij besluit van het bestuur van de
stichting vastgesteld en telkens wanneer dit noodzakelijk blijkt, aangepast.
 Voor declaraties wordt een standaardformulier gebruikt.
 Bestuursleden en vrijwilligers zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen
voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
Vrijwilligersverzekering
De stichting draagt zorg voor verzekering van vrijwilligers en de leden van het bestuur van de stichting.
NB. Vaak heeft de burgerlijke overheid een verzekering voor alle vrijwilligers werkzaam binnen haar
grenzen.
Vraag wel goed na of de bestuurdersaansprakelijkheid voldoende geregeld is!
Slotbepalingen
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het
bestuur.
Enkele voorbeelden van andere dagelijkse, praktische regels en procedures (zie VOORBEELD 2),
die u in het huishoudelijk reglement kunt vastleggen, zijn:
a. het gebruik van ruimten en materialen
b. de intakeprocedure
c. regeling voor beoordeling en toekenning van geld en goederen
d. de manier waarop de financiële administratie wordt bijgehouden
e. de manier waarop klantgegevens al dan niet worden vastgelegd (evt. cliënt-volgsysteem)
f. het rooster van aftreden
Als u deze zaken niet in een huishoudelijk reglement vastlegt, dan kunt u vanuit het
huishoudelijk reglement verwijzen naar bijlagen bij het huishoudelijk reglement of het
beleidsplan.
-voorbeeld 2-
6
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016
Huishoudelijk reglement
1.
Inleiding
In de vergadering van ……. van Noodfonds …….is voorgenomen om een stichting Noodfonds op te
richten. Dit besluit werd door ………. van de deelnemende kerken goedgekeurd. De stichting is op
………….. opgericht door Notaris …, te … en .. ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te …..
De deelnemende kerken zijn:
1. …
2 … (etc.)
Dit reglement bevat praktische uitvoeringsbesluiten binnen het in de stichtingsakte geschetste
oogmerk. Het reglement is vastgesteld door het Noodfonds …..op ……en ter kennisneming
voorgelegd aan de deelnemende kerken.
2. Doelstelling
2.1 Het bieden van financiële hulp aan natuurlijke personen, inwoners van de Gemeente
……….., die om welke reden dan ook in acute financiële nood verkeren of dreigen te
geraken.
2.2 Het voorkomen van willekeur in de hulpverlening en het verdelen van lasten over de
deelnemende kerken.
2.3 Het verzorgen van scholing, onder andere in schuldhulpverlening óf signaleren, aan diakenen
van de deelnemende kerken.
2.4 Het voorkomen van het zogenaamd "shoppen" door hulpvragers.
2.5 Het verkrijgen van financiële middelen, in de vorm van giften, legaten en erfstellingen.
3. Voorwaarden
3.1 De hulp zal worden verleend zonder onderscheid naar sekse, ras of afkomst, geaardheid
of godsdienst.
3.2 De hulp is incidenteel. Structurele ondersteuning is een taak van de overheid en een structurele
verbetering van de positie van uitkeringsgerechtigden of anderen met een minimum inkomen valt
onder haar verantwoordelijkheid. De kerken behouden hun vrijheid ten aanzien van incidentele of
structurele financiële hulpverlening uit eigen middelen. Om het overzicht te houden worden
vertegenwoordigers van de deelnemende kerken gevraagd hun financiële hulpverlening te melden bij
Stichting Noodfonds om het ‘shoppen' te voorkomen.
3.3 Belangenbehartiging in de vorm van een signaal naar politiek en samenleving ziet de stichting als
haar taak.
3.4 De privacy van de hulpvrager dient ten allen tijde gewaarborgd te zijn. Gegevens van de hulpvrager
zullen uitsluitend in de administratie van de stichting worden geregistreerd en mogen niet voor andere
doeleinden gebruikt worden.
3.5 De hulpverlening mag de waardigheid van de hulpvrager en het Noodfonds niet schaden.
3.6 Hulp uit het Noodfonds is pas mogelijk als de wettelijke voorzieningen geen uitkomst
bieden of wanneer deze een onoverkomelijke drempel opwerpen.
3.7 Bij een afwijzing door de overheid zal de hulpvrager zoveel mogelijk gestimuleerd worden een
bezwaar bij deze overheidsinstelling in te dienen. Leidt dit tot het terugkrijgen van een gift, dan dient
deze gift direct te worden terugbetaald. De verstrekte lening wordt geheel of gedeeltelijk direct
opeisbaar.
7
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016
4. Uitvoering
4.1 De aanvraag moet in principe worden ingediend via Xxx, of ten kantore van de stichting.
4.2 De hulp wordt in beginsel als lening verstrekt. De hulpvrager dient daartoe weI een
aflossingscapaciteit te hebben. lndien deze capaciteit niet of niet voldoende aanwezig is, kan
besloten worden tot een gift of eventueel een gift in natura.
4.3 De financiële hulp wordt te allen tijde overgemaakt naar de crediteuren, in principe nooit
aan de hulpvrager.
4.4 Per hulpvrager mag maximaal € xxx,- versterkt worden. Van dit bedrag zal de gift nooit hoger
zijn dan 30% van het verstrekte bedrag.
4.5 Aan een gift dienen altijd twee bestuurders hun goedkeuring te geven.
4.6 De financiële begeleiding van de kerstpakkettenactie wordt in de administratie van het Noodfonds
gevoerd.
4.7 Waarborgen en andere onderpanden dienen bij de voorzitter van het Noodfonds te
worden afgegeven.
5. Bestuur en beheer
5.1 Het Noodfonds wordt beheerd door vier bestuursleden als afgevaardigden van de deelnemende
kerken die zijn geaccepteerd door het Diaconaal Overleg Xxx.
5.2 Het Noodfonds ontvangt haar middelen door jaarlijkse storting van de deelnemende kerken, zoals
afgesproken in de najaarsvergadering van het Diaconaal Overleg Xxx.
5.3 De bijdrage aan het Noodfonds wordt evenredig verdeeld over de deelnemende kerken.
5.4 Bij een dreigend tekort kan aan de deelnemende kerken worden gevraagd om een extra storting
te doen in het Noodfonds.
5.5 Het bestuur van het Noodfonds brengt jaarlijks in de voorjaarsvergadering verslag uit aanDiaconaal
Overleg Xxx over het gevoerde beleid.
5.6 Jaarlijks zal het Noodfonds aan het Platform Diaconaal Overleg Xxx een financiële
verantwoording worden afgelegd, voor het eerst over <jaar>.
5.7 In gevallen waarin niet is voorzien beslist het voltallige bestuur van het Noodfonds.
5.8 Uit de leden van het ……worden twee leden benoemd als kascontrolecommissie voor een periode
van twee jaar. Deze leden mogen eenmaal herbenoemd worden. Zij controleren eenmaal per jaar de
boeken en bescheiden van het Noodfonds.
8
Toolkit Handleiding oprichten kerkelijk noodfonds 2016