Financieel protocol Biesbosch Museum - ANBI

Financieel protocol Biesbosch Museum
Doelstelling financieel protocol
Dit protocol is opgesteld om inzicht te verschaffen in
• de aard en omvang van de kosten die door de instelling zijn gemaakt ten behoeve van de werving
van gelden en het beheer van de stichting Biesbosch Museum, alsmede de aard en omvang van de
uitgaven van het Biesbosch Museum;
• de aard en omvang van de inkomsten van de stichting Biesbosch Museum;
• de aard en omvang van het vermogen van de stichting Biesbosch Museum
Organisatiestructuur Stichting Biesbosch Museum
Organisatie schema:
Bs
Di
MM
a
Co
Be/
Ad
Be/
Re
Be/
On
In
Vr
Overzicht functionarissen:
Bs= bestuur
Di= directeur
Co= conservator/archivaris
Be/Ad= beheerder/ administratief medewerker
Be/Re= beheerder/medewerker reserveringen
Be/In = beheerder/onderhoud
In= interieurverzorger
Vr= vrijwilliger
De directeur legt direct verantwoording af aan het bestuur dat bestaat uit minimaal vijf personen.
Het bestuur, bestaande uit minimaal vijf personen, wordt geleid door de voorzitter en kent verder een
penningmeester en secretaris.
Gezien de beperkte omvang van de personeelsbezetting in relatie met de ruime openingstijden van
het museum komen, met uitzondering van de conservator en de interieurverzorgster, alle geledingen
in de organisatie direct met de kasgeldstroom in aanraking. Het betalingsverkeer per bank geschiedt
via internet. De directeur en penningmeester hebben de beschikking over een bankpas met toegang
tot internetbankieren.
Financiële logistiek
Inkomsten
De inkomsten van het museum bestaan uit:
- subsidies
- sponsorbedragen
- inkomsten uit entree, winkel en horeca
Ad1
Er is op structurele basis een jaarlijkse subsidie van de gemeente Werkendam. Op 1 mei van het jaar
dat vooraf gaat aan het jaar waarop de subsidie betrekking heeft, dient een begroting ingediend te
worden bij de Gemeente werkendam. Het definitieve subsidiebedrag wordt toegekend in november
voorafgaand aan het subsidiejaar. Het subsidiebedrag wordt in februari en juli van het subsidiejaar per
bank in twee termijnen uitbetaald
Ad2
Met de verschillende sponsors zijn sponsorcontracten afgesloten. In juni worden de facturen
opgemaakt door de administratief medewerker en aan de sponsors verzonden.
Ad3
De inkomsten uit museumgerelateerde activiteiten worden via de kassa’s van het museum en via de
horeca-automaten ontvangen.
De opbrengst van de horeca-automaten wordt voordat het museum opent uit de automaten gehaald,
geteld en in de kassa gestort onder omzet automaten.
Elke dag wordt door de dienstdoende beheerders na sluitingstijd van het museum het kasgeld geteld.
Via het programma Weldata wordt dagelijks een uitdraai gemaakt van kasinkomsten en –uitgaven.
Indien nodig wordt een bankstorting voorbereid en afgestort. Via een online keypas kan de
bankstorting bij de RABO- bank vooraangemeld worden.
Uitgaven
De uitgaven bestaan uit:
-
Personeelskosten (Salarissen en vrijwilligersvergoedingen)
Huisvestingskosten (huur & onderhoud gebouw en energiekosten)
Contracten m.b.t. onderhoud, beveiliging, abonnementen
Onderhoudskosten apparatuur & collectie
Kantoorkosten Inkoop winkel en horeca
Verzekeringen
Accountantskosten
De administratief medewerkster verwerkt wekelijks een weekstaat van de kassahandelingen en
factureert op basis van deze weekstaat de uitstaande rekeningen.
De administratief medewerkster verwerkt ook wekelijks der bankafschriften en bereidt de betaling van
uitgaande facturen voor
De complete boekhouding (kasweekstaten, uitgaande en inkomende facturen) worden met het
boekhoudprogramma Multivers Lite van Unit 4 door de administratief medewerkster verwerkt.
Deze rapporteert de weekstaten en de in- en uitgaande facturen aan de directeur die ze beoordeelt
en accordeert.
Verantwoordelijkheden en taken m.b.t. financieel beheer
Vrijwilligers
De balievrijwilligers ontvangen een training m.b.t. bediening van de kassa en de pinapparatuur en
verrichten de kashandelingen.
Beheerders
De dienstdoende beheerders tellen na sluitingstijd van het museum het kasgeld; maken de uitdraai
van de dagstaten en controleren of de verschillende bedragen (kasgeld, verkopen op rekening en
kasuitgaven) met de op de dagstaat vermelde bedragen overeenkomt. De beheerders maken indien
het kassaldo hoger is dan € 750,-- een kasstorting klaar en storten via sealbags af via de nachtkluis
van de Rabobank Werkendam.
Beheerder/Administratief medewerkster
Verwerkt weekstaten, in- en uitgaande rekeningen, dagafschriften, bereidt bankbetalingen via batches
en de BTW aangifte voor.
Directeur
Accordeert weekstaten, in- en uitgaande facturen en verricht via internetbankieren wekelijkse
betalingen en de salarisbetalingen die aangeleverd zijn door het administratiekantoor. Verricht via
internet de aangifte BTW.
De directeur is door het bestuur gemachtigd en heeft een betalingsbevoegdheid tot € 5.000,--.
Penningmeester/Voorzitter
De penningmeester en/of voorzitter paraferen steekproefsgewijs de lopende administratie.
Voor betalingen tussen € 5.000,-- en € 25.000,-- is toestemming van voorzitter of penningmeester van
de stichting benodigd.
Voor betalingen boven € 25.000,-- is toestemming van voorzitter en penningmeester benodigd.
Verantwoording personeel richting bestuur
Er is in de regel elke wekelijks contact tussen voorzitter en directeur over de lopende zaken.
De directeur verantwoordt zich richting bestuur op de bestuursvergaderingen die 1 x in de 4-6 weken
gehouden worden. De penningmeester en de voorzitter ontvangen wekelijks per email een PDFbestand van de rekeningafschriften die gedownload worden.
Verantwoording binnen bestuur
De penningmeester rapporteert op de bestuursvergaderingen over de financiële stand van zaken in de
tussen de bestuursvergadering liggende periode.
Controle op jaarrekening
Ottevanger Accountancy verzorgt jaarlijks in februari de controle op de jaarrekening en verleent na
goedkeuring aansluitend medio maart een samenstellingsverklaring.
Voorafgaand aan de controle wordt een vragenlijst opgesteld. De beantwoorde lijst wordt samen met
de proef-en saldibalans en de kolommenbalans van de jaarcijfers uit Multivers aangeleverd. De
stukken voor de jaarrekening worden voorbereid door de directeur en de administratief medewerkster.
Er vinden twee gesprekken van de accountant met een afvaardiging van het museum bestaande uit
voorzitter, penningmeester en directeur plaats. Het eerste gesprek bij het aanleveren van de cijfers;
het tweede bij het aanbieden van de concept jaarrekening.
De definitieve jaarrekening wordt geagendeerd in een bestuursvergadering en door het bestuur
geaccordeerd.
Bankrekeningen
De stichting is klant van de Rabobank in Werkendam en beschikt daar over de volgende rekeningen:
Lopende rekening (Rek.nr. 36.87.36.261)
Rendementsrekening (Rek.nr. 36.70.738.362)
De stichting wil een uitbreiding van het museum realiseren en heeft de positieve exploitatiesaldi van
de afgelopen jaren op een rentedragende rendementsrekening gezet.
De stichting heeft geen rekeningen bij andere financiële instellingen.
Liquiditeit
Bezoek aan het Biesbosch Museum kent een relatief seizoensgebonden karakter. Vanaf maart/april
begint het bezoek op gang te komen. Doordat de eerste termijn van de gemeentelijke subsidie eind
januari/begin februari ontvangen wordt, is de liquiditeit in het begin van het jaar gewaarborgd. In de
periode voorseizoen, hoogseizoen en naseizoen bieden de inkomsten uit entree, winkel en horeca
alsmede de inkomsten uit sponsoring voldoende liquiditeit. Bovendien wordt de tweede termijn van de
subsidie medio augustus ontvangen.
Opheffing van de stichting
Bij opheffing van de stichting zal een batig liquidatiesaldo worden besteed aan een kwalificerende
goede doeleninstelling, dan wel een instelling die op enige andere wijze het algemeen belang dient en
een ANBI-status heeft.