Gratis schoolboeken: welke rol heeft de MR?

Gratis schoolboeken: welke rol
heeft de MR?
Bij 5010, de informatie- en adviesdienst voor ouders met vragen over het onderwijs worden
regelmatig vragen gesteld over gratis schoolboeken en de schoolkosten in het voortgezet
onderwijs. Aanleiding om een aantal zaken over de invoering van de gratis schoolboeken op een rij
te zetten. Wij richten ons daarbij specifiek op de ouders en leerlingen in de
medezeggenschapsraden. Zij zijn immers vanuit hun positie als medezeggenschapsraadslid de
eerste informatiebron voor de ouders en leerlingen van de school.
Na een lange periode van voorbereiding is op 1 augustus 2009 invulling gegeven aan het
kabinetsbesluit, genomen in 2006, tot invoering van gratis schoolboeken voor het voortgezet
onderwijs. Dit besluit is mede genomen op aandringen van de landelijke ouderorganisaties,
waaronder OUDERS & COO.
Meer dan boeken
De directies van de scholen zaten niet te wachten op de invoering van de gratis schoolboeken.
Voor hen betekent het veel werk.
In het dagelijks taalgebruik wordt gesproken over gratis schoolboeken, maar deze formulering is
onvolledig. In artikel 6e van de Wet op het voortgezet onderwijs staat het volgende:
1. Het bevoegd gezag stelt elk jaar om niet aan een leerling lesmateriaal ter beschikking.
2. Onder lesmateriaal wordt verstaan: lesmateriaal dat naar vorm en inhoud is gericht op
informatieoverdracht in onderwijsleersituaties en waarvan het gebruik binnen het
onderwijsaanbod door het bevoegd gezag specifiek voor het desbetreffende leerjaar is
voorgeschreven.
Enerzijds wordt uit de wettekst duidelijk dat het gaat om meer dan alleen schoolboeken; er staat
immers lesmateriaal. Onder lesmateriaal wordt verstaan: werk-, project- en tabellenboeken en
digitaal les- en leermateriaal. Anderzijds zijn er ook beperkingen: het gaat om materiaal voor een
bepaald leerjaar. Dat betekent dat woordenboeken, een atlas en de schoolagenda, de
rekenmachine en zaken als sportkleding, gereedschap en schrijfmaterialen niet onder de definitie
vallen.
In deze folder sluiten we aan bij de gangbare terminologie en spreken we over invoering van gratis
schoolboeken.
Uitleg begrippen
Om inzicht te krijgen in de rol van de medezeggenschapsraad bij de gratis schoolboeken maken
wij een koppeling met het invoeringsproces, dat moet worden doorlopen om tot een verantwoorde
invoering te komen.
Op vrijwel alle scholen zal een boekenfonds zijn ingesteld. Alleen als de school een volledig
digitale leeromgeving gaat inrichten is een boekenfonds niet aan de orde. In deze folder gaan we
uit van het gebruik van schoolboeken.
Bij de gratis schoolboeken heeft de school drie keuzemogelijkheden:
Keuzemogelijkheid 1: een intern of extern boekenfonds of een facilitair boekenfonds
Bij een intern boekenfonds neemt de school zelf een groot aantal verantwoordelijkheden op zich.
De school bestelt de boeken bij een leverancier en wordt eigenaar van de boeken. De school
distribueert de boeken, beheert de voorraden en verzorgt de administratie. De leerlingen krijgen de
boeken in bruikleen en bij onverantwoord gebruik vraagt de school een vergoeding.
Bij een extern boekenfonds voert een boekenleverancier het leeuwendeel van het werk uit. De
school geeft naar inhoud aan welke schoolboeken geleverd moeten worden en voor welk bedrag.
De verdere organisatie, zoals het administratieve werk en de distributie van de boeken, ligt bij de
leverancier. Deze is ook verantwoordelijk voor de inname van de boeken na gebruik en kan bij
slordig gebruik een vergoeding vragen. In het contract tussen school en leverancier wordt het hoe
en wat gespecificeerd.
Bij een facilitair boekenfonds is de school ook de eigenaar van de boeken, maar zijn de
bijkomende werkzaamheden uitbesteed.
Keuzemogelijkheid 2: een openbare of een niet-openbare aanbesteding, op grond van selectie- en
gunningscriteria
Scholen moeten in alle situaties de levering van de schoolboeken aanbesteden. Bij een bedrag
boven de € 206.000,- moet de school Europees aanbesteden. Bij beide vormen kan gekozen
worden voor openbaar of niet-openbaar aanbesteden.
Na publicatie van een openbare aanbesteding worden alle leveranciers in de gelegenheid gesteld
een offerte in te dienen en maakt de school de keuze op basis van vooraf vastgestelde
gunningscriteria.
Bij de gunningscriteria gaat het om de eisen die de school aan de levering van de boeken stelt.
Bijvoorbeeld de leveringstermijn, mogelijkheid tot teruggave van te veel bestelde boeken,
mogelijkheden tot jaarlijkse aanpassing van de boekenlijst en de prijs van het pakket.
Het moet vooraf duidelijk zijn hoe de gunning gewogen wordt, wat zijn de belangrijkste criteria?
Bij een niet-openbare aanbesteding vindt eerst publicatie plaats met verzoek tot deelneming aan
de aanbestedingsprocedure. De school maakt een selectie uit de aangemelde leveranciers en
vraagt hen een offerte in te dienen. De selectie van leveranciers is gebonden aan de vooraf
opgestelde criteria.
De selectiecriteria zijn de eisen die de school stelt aan de boekenleveranciers. Dit mogen geen
onredelijke criteria zijn. Het is bijvoorbeeld onredelijk om te eisen dat een leverancier in dezelfde
plaats is gevestigd als de school; het gaat erom dat de leverancier op tijd levert en niet om de
vestigingsplaats.
Wel mogen eisen gesteld worden ter zake van de deskundigheid van de leverancier en de
financiële draagkracht. Ook kan naar referenties worden gevraagd.
Bij de selectie moet objectief en transparant te werk worden gegaan.
Keuzemogelijkheid 3: het al dan niet vragen van een borg en het vaststellen van de hoogte
daarvan
Schoolboeken zijn gratis, maar er mag wel borg of statiegeld worden gevraagd. Als scholen dit
doen moeten ze hiervoor een regeling treffen. In zo’n regeling kan staan dat de (ouders van de)
leerlingen borg betalen of een boete krijgen als een boek beschadigd is. Scholen kunnen ouders
echter niet verplichten een borg te betalen.
De aanbesteding en de daarbij behorende bevoegdheden van de medezeggenschapsraad
In onderstaande tabel kunt u lezen hoe het proces van aanbesteding en de bemoeienis daarbij van
de medezeggenschapsraad verloopt.
Stap 1. Overgang van een oud naar een nieuw contract
Analyse van de bestaande situatie
•
nu
Hoe heeft het schoolbestuur de verkrijging van schoolboeken voor de leerlingen
geregeld? Is er sprake van een boekenfonds?
•
Welke afspraken zijn er met de huidige leverancier?
•
Hoe zijn de vaksecties op school betrokken bij de aanschaf van de schoolboeken?
•
Zijn de ouders tevreden over de aanschaf van de schoolboeken?
•
Zijn de leerlingen betrokken bij de aanschaf van de boeken en lesmaterialen?
Rol medezeggenschapsraad
Bij de analyse van de bestaande situatie kan de medezeggenschapsraad een beroep doen op het
informatierecht dat in artikel 8 Wms (Wet medezeggenschap op scholen) staat omschreven: de
medezeggenschapsraad ontvangt van het bevoegd gezag, al dan niet gevraagd, tijdig alle
inlichtingen die deze voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. Ook kan de
medezeggenschapsraad een beroep doen op het overlegrecht zoals dat geregeld is in artikel 6
Wms:
1.
Het bevoegd gezag en de medezeggenschapsraad komen bijeen, indien daarom onder
opgave van redenen wordt verzocht door de medezeggenschapsraad.
2.
De medezeggenschapsraad en een geleding zijn bevoegd tot bespreking van alle
aangelegenheden de school betreffende.
Met gebruikmaking van het initiatiefrecht, geregeld in artikel 6 lid 2 Wms kan gevraagd worden of
een enquête onder ouders en leerlingen kan worden gehouden met betrekking tot de inhoud,
samenstelling en levering van het boekenpakket zodat de wensen van ouders en leerlingen
worden meegewogen bij de voorbereiding en de besluitvorming.
OUDERS & COO adviseert medezeggenschapsraden vroegtijdig gebruik te maken van deze
rechten.
Stap 2. Voorbereiding van de aanbesteding, een nieuw contract
Organisatie van het aanbestedingsproces
•
Doet de school het zelfstandig of met andere scholen?
•
Participeert de school in een inkoopcollectief?
•
Laat de school zich ondersteunen door een externe organisatie?
•
Wordt het een intern of extern boekenfonds?
•
Wordt het een openbare of een niet-openbare aanbesteding?
Opstellen van de selectie- en gunningscriteria
•
Ontwikkelen van een selectieleidraad:
- Wat wordt de looptijd van het contract?
- Prijs en kwaliteit van het pakket.
- Hoogte van de borg of het statiegeld.
•
Welke wensen zijn er voor het contract?
- Wijzigingsmogelijkheden tijdens de contractperiode.
- Een vast aanspreekpunt bij de leverancier.
- Is tussentijds bestellen mogelijk?
- Terugkoopgarantie.
- Worden de pakketten op school afgeleverd of aan huis?
Rol medezeggenschapsraad
Ook in deze fase is het van belang geïnformeerd te zijn en betrokken te worden bij de
voorbereiding. Belangrijk is dat voordat tot aanbesteding wordt overgegaan er gestreefd wordt naar
een maximaal draagvlak bij de leerling-, ouder- en personeelsgeleding ten aanzien van de inhoud
en de samenstelling van het boekenpakket; de leveringscriteria en de organisatie van het proces.
Vanwege de complexiteit van het aanbestedingsproces heeft een aantal scholen een
aanbestedingscommissie in het leven geroepen. Aan deze commissie kan een ouder of een
leerling uit de MR deelnemen.
Omdat het vragen van geld van de ouders voor de borg valt onder het begrip ‘vrijwillige
ouderbijdrage’, kan dit alleen plaatsvinden als de oudergeleding van de medezeggenschapsraad
instemming daarvoor verleent. Dit is geregeld in artikel 14, tweede lid onder c Wms: ‘de vaststelling
of wijziging van de hoogte en de vaststelling of wijziging van de bestemming van de middelen die
van de ouders of de leerlingen worden gevraagd zonder dat daartoe een wettelijke verplichting
bestaat onderscheidenlijk zijn ontvangen op grond van een overeenkomst die door de ouders is
aangegaan’.
De oudergeleding heeft hiermee ook een middel in handen om te zorgen dat de hoogte van de
borg in verhouding is tot de waarde van het boekenpakket. Een borg van ongeveer 10% van de
waarde kan als richtlijn dienen. De MR kan ook meedenken over de wijze waarop met de borg
wordt omgegaan: is er bijvoorbeeld een innamencommissie die de staat van de boeken controleert
en die toeziet dat de ontvangen rente over de borg ten goede komt aan de leerlingen? Instemming
van de oudergeleding van de MR met de borg betekent overigens nog niet dat individuele ouders
aan dat besluit gehouden kunnen worden. Het betreft immers een vrijwillige bijdrage.
Stap 3. De besluitvorming
Bij de besluitvorming over de wijze van uitvoering van de gratis schoolboeken komen alle in de
voorgaande stappen gedane keuzes en afwegingen tot een definitieve afronding.
De besluitvorming is pas definitief als de medezeggenschapsraad zijn formele advies heeft
kenbaar gemaakt. Een aantal medezeggenschapsaangelegenheden zal afhankelijk van de keuze
voor een intern of extern georganiseerd boekenfonds door het bestuur aan de
medezeggenschapsraad en/of de geledingenraden moeten worden voorgelegd.
Bij een negatief advies of het onthouden van een advies zal nader overleg moeten plaatsvinden en
behoort wanneer men geen overeenstemming bereikt een geschillenprocedure tot de
mogelijkheden.
Rol medezeggenschapsraad
Een groot aantal medezeggenschapsaangelegenheden speelt bij het tot stand komen van het
boekenfonds een rol:
Adviesbevoegdheden medezeggenschapsraad
•
Op grond van artikel 11 b Wms inzake het financiële beleid: de gratis schoolboeken zijn
een onderdeel van de lumpsum. Het bestuur moet voorleggen aan de MR hoe daar in
beleidsmatige zin mee wordt omgegaan.
•
Op grond van artikel 11 d Wms zal in de meeste gevallen sprake zijn van een duurzame
samenwerking met een andere instelling: de leverancier van de boeken.

Artikel 11 f Wms kan aan de orde zijn als de school besluit de organisatie in eigen beheer
te doen en schoolmedewerkers opdracht krijgen dit uit te voeren.
Instemmingsbevoegdheden medezeggenschapsraad/geledingenraad
•
Artikel 10 c/artikel 13 e Wms. De gratis schoolboeken worden beschikbaar
gesteld op basis van een aantal spelregels, die opgenomen kunnen zijn in een
schoolreglement of leerlingenstatuut. Bijvoorbeeld dat de boeken zorgvuldig
beheerd moeten worden:
- De boeken moeten worden gekaft.
- Leerlingen zijn verplicht de gehuurde boeken te vervoeren in een stevige
schooltas.
- Er moet een borg worden betaald.
•
Artikel 14 tweede lid onder a Wms. De gevolgen voor de ouders en de leerlingen
inzake de duurzame samenwerking met de boekenleverancier moeten voor
instemming afzonderlijk worden voorgelegd aan de ouder- en de leerlingengeleding.
Hiervoor hebben wij al aangegeven dat het vragen van een borg niet valt onder de
aanbestedingsprocedure voor de gratis schoolboeken, maar een aparte
medezeggenschapsaangelegenheid is. Er wordt immers een bijdrage van de ouders gevraagd die
niet is gebaseerd op een wettelijke verplichting.
Als het bestuur ook leermiddelen wil laten aanschaffen die buiten de definitie van de gratis
lesmaterialen vallen, zoals atlassen, woordenboeken, gereedschap en (sport)kleding, dan kan dit
met de vrijwillige ouderbijdrage als de instemming van de ouder-/leerlingengeleding is verkregen
op grond van artikel 14 Wms tweede lid onder c en d Wms. Dit beleid moet ook via de schoolgids
vooraf aan alle ouders kenbaar zijn gemaakt, waarbij er op gewezen wordt dat het hier een
vrijwillige bijdrage betreft. Ook kan de school verzoeken aan de ouders de gevraagde materialen
zelf aan te schaffen. Een derde mogelijkheid is dat de school de woordenboeken en atlassen zelf
aanschaft en de leerlingen ze in de lessen kunnen gebruiken.
Een andere valkuil is dat de school niet uitkomt met de lumpsumbekostiging van de overheid en
met de vrijwillige ouderbijdrage een duurder boekenpakket wil aanschaffen. Dit geldt ook als het
bestuur een deel van de schoolboeken wil bekostigen vanuit de vrijwillige ouderbijdrage, omdat de
kosten voor de schoolboeken meer zijn dan de door de overheid berekende bijdrage.
Brochure
De landelijke organisaties voor ouders in het onderwijs hebben samen met het ministerie van OCW
en de Stichting Leerplan Ontwikkeling (SLO) een brochure uitgegeven: Uw bijdrage aan de
schoolkosten. Alle scholen hebben deze brochure met informatie voor de oudergeleding in de
medezeggenschapsraad – waarover hebt u iets te zeggen en waarover niet? – ontvangen. Een
digitaal exemplaar vindt u op www.ouders.net.
Handige sites
•
www.infowms.nl: informatie over taken en bevoegdheden van de medezeggenschapsraad
•
www.ouders.net: site van de landelijke ouderorganisatie voor ouders met kinderen in het
christelijk en oecumenisch onderwijs OUDERS &COO

www.5010vooroudersoveronderwijs.nl informatie en advies voor ouders over onderwijs
OUDERS & COO, september 2013
OUDERS & COO is de landelijke organisatie van en voor ouders, ouder- en medezeggenschapsraden in
het christelijk en oecumenisch onderwijs. Kijk voor meer informatie op www.ouders.net.
OUDERS & COO I Postbus 125 I 3970 AC Driebergen I 0343 513434 I www.ouders.net