Junior Medewerker AZ (5)

Basisgegevens functie
Functiebenaming:
Medewerker Consulaire afdeling (CA)
Dienstonderdeel/post: C.G. Istanboel
Functieniveau:
L06
Aantal basis uren:
37.5 uur p/w
Contract periode:
12 maanden
Algemene karakteristieken



De Medewerker CA is primair belast met werkzaamheden op het gebied van de
visum dienstverlening, paspoortafgifte en het leveren van logistiekadministratieve ondersteuning en neemt beslissingen bij de uitvoering van
(onderdelen van) de consulaire dienstverlening;
De Medewerker CA is verantwoording schuldig aan het Hoofd Consulaire Zaken
van de eenheid voor wat betreft de juistheid van de verstrekte informatie en de
rechtmatige toepassing en uitvoering van vigerende wettelijke regelingen,
procedures en instructies;
Kennis verkrijgen/bijhouden van relevante wet- en regelgeving, instructies en
richtlijnen zijn van belang voor een correcte aanpak en uitvoering van de
werkzaamheden;
Indicatief Takenpakket

Is belast met de uitvoering van de consulaire dienstverlening in de meest brede
zin des woords, waaronder:
-
Het in behandeling nemen van aanvragen voor de afgifte van reisdocumenten,
visum- en MVV- aanvragen, het toetsen van de diverse bescheiden, het
invoeren van de aanvragen in de diverse geautomatiseerde systemen en het
uitreiken van aangemaakte reisdocumenten en visa;
Het mondeling en schriftelijk verstrekken van (achtergrond)informatie,
richtlijnen en adviezen m.b.t. aanvragen voor de afgifte van visum- en MVVaanvragen.
-

-
-
Het leveren van logistiek- administratieve ondersteuning door:
Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het
op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling
benodigde informatie;
Het zorgdragen voor het samenstellen van een overzichtelijk
visumaanvraagdossier ten behoeve van de archivering.
feitelijk opgedragen takenpakket
TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN
omschrijving taken:
-
-
-
-
-
Via balie CG dan wel externe dienstverlener (VFS Global) innemen en
behandelen van visum- en MVV aanvragen, inclusief verificatie documenten,
registratie en verdere administratieve afhandeling
Houden van (diepte) interviews m.b.t. visum –en mvv aanvragen
Innemen en registratie van aanvragen van Nederlandse reisdocumenten,
alsmede administratieve afhandeling, waaronder doorzending naar RSO –OEU
in Praag en uitreiking reisdocumenten
Meedraaien in het roulatie-systeem waarbij betrokkene goed gefundeerde
adviezen uitbrengt aan beslismedewerker (zijn advies geeft) over de te nemen
beslissing op visumaanvragen.
Telefonische informatie verstrekking omtrent status lopende visum- en paspoort
aanvragen en uitleg geven over te volgen procedures.
Volgen van wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving (zowel
Nederlandse als Turkse) en deze wijzigingen zodanig “vertalen” dat informatie
hierover verstrekt kan worden aan de belanghebbende autoriteiten.
Afnemen van dan wel vertalen voor uitgezonden medewerker tijdens diepteinterviews
Verlenen van consulaire bijstand aan Nederlanders in Turkije
Assistentie bij uitvoering gedetineerdenbeleid Nederlandse gedetineerden in
Turkije
omschrijving resultaatgebieden:
-
-
Levert bijdrage aan een goede dienstverlening in de ruimste zin des woords
Levert kwalitatief goed werk af;
Het zorgdragen voor het digitaal dan wel hard copy samenstellen van
overzichtelijke dossiers ten behoeve van de archivering op de diverse
onderwerpen
Zorgt ervoor dat vervalste documenten en overige fraude, w.o.
persoonsverwisselingen, als zodanig worden herkend
Draagt zorg voor een juiste afdracht van geïnde visum leges;
Blijft op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving.
WERKOMGEVING
Het Consulaat-generaal in Istanboel behoort tot de grotere consulatengeneraal in het postennet. De bezetting van de post bestaat uit 13
uitgezonden medewerkers: Consul-Generaal, Plv CdP tvs HEA, Hoofd PCZ,
HCIZ, senior consulair medewerker (Plv.HCZ), 2 x consulair medewerkster,
Immigration Liason Officer (ILO), KMAR attaché, 4 leden van het in Istanbul
gehuisveste Syrië-team.
Daarnaast zijn er 24 lokaal aangenomen medewerkers werkzaam. De
consulaire/visumafdeling telt vier uitgezonden en 9 lokale medewerkers, allen
gehuisvest op de begane grond. Het grootste deel van de werkzaamheden
wordt in beslag genomen door het visumafgifte proces (thans voorzien
38.000 visa in 2015). De meest voorkomende andere consulaire
werkzaamheden zijn afgifte reisdocumenten (plusminus 2500 per jaar),
consulaire verklaringen, gedetineerdenbegeleiding (ongeveer 70
gedetineerden). De lokaal aangenomen medewerkers spreken allen minstens
de talen Nederlands, Engels en Turks. Ze zijn op de hoogte van regelgeving
en werken al geruime tijd op de afdeling. Het team is hecht, is bereid hard te
werken en er heerst geen 9-5 mentaliteit.
Informatie over de samenstelling van het team waarin gewerkt gaat worden:
De Afdeling Consulaire Zaken bestaat uit een uitgezonden Hoofd (HCZ), plv. Hoofd
CZ, één uitgezonden Consulair medewerker en negen lokale medewerkers waarvan
er één als Eerste Medewerker fungeert . De sr medewerker Cz houdt zich primair
bezig met gedetineerdenzorg en de administratieve ondersteuning van de afdeling
(w.o archiefzaken), Om een inzichtelijk, controleerbaar en integer werkproces te
bewerkstelligen, rouleren de medewerkers dagelijks tussen de in de “omschrijving
taken” genoemde functies van Front-Office (baliewerkzaamheden) en Back-office
(registratie, verificatie en controle, advies) medewerker.
VEREISTEN VOOR DE FUNCTIE
Kennis en ervaringsvelden*:
- theoretische- en praktische kennis van het Schengen visumverleningsproces;
- kennis van het Visum Informatie Systeem (NVIS), reisdocumenten
aanvraagsysteem (biometrie, aanvraagstation DAM), Kompas (consulaire
bijstand en registratie Nederlanders) en overige automatiserings- en
informatiesystemen binnen BZ;
- goede kennis van de Nederlandse, Turkse en Engelse taal
- Kennis van het Arabisch strekt tot aanbeveling
- Sociale en communicatieve vaardigheden
* Genoemde kennis –en ervaringsvelden zijn een doel: van kandidaten wordt niet verwacht deze zaken direct
100% te beheersen, maar wel wordt de bereidheid gevraagd de kennis op zo kort mogelijke termijn op te
doen.
Competenties van belang voor deze functie:
 Empathie
 Initiatief
 Klantgerichtheid
 Oordeelsvorming
 Samenwerken
 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Korte typering van de gezochte medewerker:
Gezocht wordt naar een persoon die na een korte inwerkperiode volledig ingezet kan
worden. De kandidaat moet klantvriendelijk zijn en beschikken over goede
omgangsvormen. Voor wat zijn/haar werk betreft moet hij of zij praktisch ingesteld
zijn, accuraat kunnen werken, stressbestendig zijn en een grote mate van
zelfstandigheid tonen. Daarnaast moet hij/zij weten om te gaan met vertrouwelijke
informatie en integer zijn.
Kennis & Vaardigheden
Werk- en denkniveau: MBO- niveau
Ervaringsniveau: Relevante ervaring gewenst






Kennis van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, interne administratieve
procedures, werkinstructies en de formele bevoegdheids- en procedureregels en
van de taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
Kennis (op hoofdlijnen) over het DCV-beleid;
Vaardigheid in het vormen en bijhouden van dossiers;
Vaardigheid in het verstrekken van informatie over uitvoeringsregelgeving en
procedures;
Kennis van de relevante consulaire (geautomatiseerde) systemen, o.a. DAMRD/NVIS/KOMPAS en vaardigheid in de toepassing ervan;
Sociale en communicatieve vaardigheden.
Contacten



Met het (lijn) management van de post en collega’s over adviezen op consulair
gebied en bij de uitvoering van toepasselijke regelgeving, om voorstellen te doen
in geval van knelpunten en om oplossingsrichtingen en adviezen aan te geven;
Met lokale autoriteiten en belangenorganisaties om hen een toelichting te geven
op de interpretatie van betreffende wetten en regelgeving;
Met (inter) departementale instanties/instellingen (w.o. DCV, IND) om van hen
medewerking te verkrijgen bij de uitvoering van de werkzaamheden over de wijze
waarop de regelgeving moet worden toegepast;
Overige Opmerkingen
Het visumafhandelingsproces van de posten in Turkije is aan veranderingen
onderhevig. Eind 2015, begin 2016 zullen de werkzaamheden van de visum back
offices worden overgeheveld naar het RSO-OEU in Praag. Dit heeft consequenties
voor de inhoud van de werkzaamheden.
Nadere inlichtingen kunnen worden ingewonnen bij het Hoofd Consulaire en Interne
Zaken, de heer H.Gebuis/ CG Istanboel/ +902123932106 of
[email protected]