vlaamse landmaatschappijde zorg voor de open ruimte in vlaanderen

HANDLEIDING
Raadplegen van processen op het intranet
Deze nota legt uit hoe je processen kan raadplegen op het intranet.
Versie
1.0
2.0
Aanpassing
Sneuvelnota
Raadplegen van TO BE processen
toegevoegd
Goedkeuring nota door:
Auteur
Maarten Stieperaere
Maarten Stieperaere
Datum
5 mei 2008
2 april 2009
Op:
PROCESSEN VAN DE VLM OP HET INTRANET
Vorig jaar startte de VLM met het inventariseren en modelleren van de bestaande
processen. We doen dit met behulp van ARIS, een programma waaraan een
procesbibliotheek hangt. Alle reeds gemodelleerde processen zijn online raadpleegbaar
op http://processen.vlm.be2.
De huidige processen zijn terug te vinden door, na inloggen, in de linkerkolom op
Explorer te klikken. De processen zijn terug te vinden in de map Main Group/AS IS/ en
onderverdeeld in een aantal niveaus. Als je deel uitmaakt van een projectteam dat
helpt toekomstige processen uit te tekenen (TO BE processen) of je moet voorstellen
valideren, dan moet je, na inloggen, in de linkerkolom op Explorer te klikken. De
toekomstige processen zijn terug te vinden in de map Main Group/TO BE/ waar je in
mappen de processen terugvindt. Er is één map per project.
De huidige processen zijn onderverdeeld in de volgende niveaus:
0.
Organisatiediagram
1.
Hoofdprocessen
2.
Processen
3.
Activiteiten
4.
Detail
5.
Systeem Detail
De handigste manier om de processen te bekijken is door te starten met de
procesboom. Alle hoofdprocessen van de VLM staan erin weergegeven met centraal
alle kernprocessen, dit zijn de processen in uitvoering van de eigenlijke VLMopdrachten. Zij worden ondersteund door de ondersteunende processen, bijvoorbeeld
het berekenen en uitbetalen van lonen. Daarnaast zijn er ook managementprocessen
terug te vinden zoals het opstellen van een begroting. Naast elk hoofdproces is een
klein icoontje terug te vinden waarop je kan klikken om in te zoomen. Je kan dit
1
Login is gast en wachtwoord is Processen.
2
Login is gast en wachtwoord is Processen.
vergelijken met een routeplanner. Ook daar zie je eerst een overzichtskaartje met het
begin en eindpunt om geleidelijk aan in te zoomen tot op straatniveau. Onmiddellijk
starten op een te klein detailniveau zou verwarrend werken. Het niveau met de typische
procesmodellen is het activiteitenniveau of het detailniveau dat, zoals de naam zegt,
gedetailleerd de activiteiten beschrijft. Het systeem detail is informatica-technisch en
wordt niet door de procesbeheerder en/of –verantwoordelijken ingevuld.
Meestal is onmiddellijk duidelijk waarvoor het proces of activiteit staat. Meer informatie
kan je steeds terugvinden door op het prentje (= object) te klikken waarvan je graag
mee informatie had gezien. Er verschijnt dan een vak met object information. Een
occurrence geeft weer waar een object nog is terug te vinden. Op die manier kan je
bijvoorbeeld door op een rol of dienst te klikken zien in hoeveel processen of
activiteiten die rol of dienst betrokken is. De relationships geven weer wat die rol of
dienst ook moet doen, bijvoorbeeld een taak uitvoeren, een beslissing nemen of
geïnformeerd worden. Dit is heel interessant om na te gaan hoeveel verschillende
taken een bepaalde rol allemaal moet uitvoeren.
Er staat vaak nogal veel informatie in één scherm terwijl je misschien enkel in de
procesmodellen bent geïnteresseerd. Geen nood, boven het model staat een knop
(naast deze waarmee je kan in- en uitzoomen) waarmee je weergave van het model op
een volledig scherm kan krijgen. Als je in een proces op contact klikt kom je voorlopig
bij een dummy uit. Opmerkingen en suggesties kunnen steeds worden doorgemaild
naar [email protected]. Mails die naar dat adres worden verstuurd komen bij de
procesbeheerder en –verantwoordelijken terecht.
Hoe moet je een procesmodel lezen? Het EFQM3 definieert een proces als volgt: “Een
proces is een opeenvolging van activiteiten die waarde toevoegen door vereiste output
te genereren vanuit diverse inputs”. Een bedrijfsproces start daarom steeds met een
gebeurtenis die van buiten het proces komt en transformeert inputs in outputs gebruik
makend van regels en middelen. De output is ofwel het eindresultaat dat we willen
bereiken of een input voor een volgend proces. Processen zijn meestal onderdeel van
een keten van processen. De activiteiten worden doorgaans uitgevoerd door
verschillende rollen (bijvoorbeeld, een dossierbehandelaar of een dienst). Processen
hebben meetbare doelstellingen en streefwaarden op basis waarvan de actuele
prestatie kan worden gemeten (vereist bijhouden van kengetallen)4. Een beschrijving
van de binnen de VLM gebruikte symbolen is terug te vinden in DMS5.
3
European Foundation for Quality Management
4
AMELIOR, opleiding business proces analist
5
Schrijf hiervoor Verklaring symbolen BPM in het veld Titel en druk op enter.
Op http://processen.vlm.be zijn alle gemodelleerde VLM-processen in verschillende
graden van detail terug te vinden. Iedereen is welkom om de processen door te nemen
en opmerkingen op de bestaande modellen te geven of verbetervoorstellen te
formuleren en deze door te sturen naar [email protected]. Als je niet goed weet hoe
je een procesmodel moet lezen, stuur ons een mailtje en wij nemen met jou contact op
om een woordje uitleg te geven.