x29_0420_1473_019_10xBijlage_BAP_2008-3_
advertisement
VLAAMSE LANDMAATSCHAPPIJ GEDRAGSCODE VOOR HET GEBRUIK VAN INTERNET, E-MAIL EN SOCIALE MEDIA DOOR DE PERSONEELSLEDEN VAN DE VLAAMSE LANDMAATSCHAPPIJ INHOUD 1. Waarom deze gedragscode? 2. Doelstelling van de gedragscode 3. Basis van de gedragscode Personeelsstatuut, interne richtlijnen en afspraken Wetgeving Overleg 4. Structuur van de gedragscode Deel 1: de huisregels Deel 2: de toelichting 5. Gedragscode 5.1 De huisregels 5.1.1. Algemeen principe 5.1.2. Opsomming van de huisregels 5.1.3. Overzicht meldpunten en belangrijke telefoonnummers 5.1.3.1. Centraal meldpunt 5.1.3.2. Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk 5.1.3.3. Andere welzijnsklachten of suggesties 5.1.3.4. Meldpunt Informatiebeveiliging 5.1.3.5. Helpdesk 5.1.3.6. Juridische vragen 2 5.1.3.7. Communicatie 5.1.4 Toelichting bij de huisregels 5.1.4.1. Algemene Toelichting 5.1.4.2. Toelichting bij ongeoorloofde berichten 5.1.4.3. Deelname aan sociale media 5.2 Melding en voortgangscontrole van misbruiken 5.3 Controle van het gebruik van e-mail en het internet 5.4. Maatregelen in geval van ongeoorloofd gebruik 5.5. Toegang tot gegevens – verbetering 1 Waarom deze gedragscode? De Vlaamse Landmaatschappij moedigt in haar beleid steeds het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen aan. De Vlaamse Landmaatschappij, afgekort VLM, wenst aan alle personeelsleden toegang tot het internet te verlenen met een persoonlijk e-mailadres. Hiermee wil de VLM de communicatie en de informatieverspreiding binnen de organisatie alsook met derden bevorderen. De VLM is ervan overtuigd dat dit kan bijdragen tot de verhoging van de kwaliteit van de arbeid en de dienstverlening. De behoefte aan een duidelijke gedragscode binnen de VLM is nodig opdat elke gebruiker op een deontologische en verantwoorde manier deze communicatiemiddelen zou aanwenden. Dit is niet alleen noodzakelijk voor de goede werking van de infrastructuur of omdat de wetgeving dit vereist, maar ook omdat nieuwe middelen effectief en efficiënt moeten gebruikt worden. 3 2. Doelstelling van de gedragscode Bij het opstellen van de gedragscode is getracht een gepast evenwicht te vinden tussen een verantwoord gebruik van de communicatiemiddelen zoals internet en e-mail enerzijds en de bescherming van de belangen en in het bijzonder van de privacy van de gebruikers anderzijds. Deze gedragscode is opgesteld met het doel duidelijke afspraken te maken met betrekking tot het gebruik van deze communicatiemiddelen die de VLM ter beschikking stelt van haar personeelsleden en die eigendom zijn van de VLM. Naast het regelen van het gebruik van deze middelen heeft deze gedragscode ook de bedoeling de personeelsleden duidelijk te informeren over de controlemaatregelen die op hen van toepassing zullen zijn. Het is belangrijk dat elk personeelslid vooraf duidelijk weet : - wat van haar/hem verwacht wordt bij het gebruik van het internet en e-mail - welke controles de VLM kan doorvoeren - welke de eventuele gevolgen kunnen zijn voor het personeelslid bij misbruik - bij wie de personeelsleden terecht kunnen voor bijkomende informatie en klachten De gedragscode wil terzelfder tijd ook : - waken over de veiligheid en de betrouwbaarheid van de communicatie van de onderneming en van derden - de dienstverlening op het netwerk verzekeren - de goede naam van de VLM als verantwoord internetgebruiker beschermen - de privacy en de veiligheid van de gebruikers te beveiligen - elk ongewenst gedrag te vermijden - de informatiebeveiliging en het gebruik van sociale media verzekeren. 4 3. Basis van de gedragscode De gedragscode van de VLM is gebaseerd op de omzendbrief ICT/2004/02 van 25 juni 2004 betreffende de gedragscode voor het gebruik van internet, e-mail en prikborden voor de personeelsleden van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Deze gedragscode gaat uit van de bestaande wetgeving, interne richtlijnen, afspraken en overleg. Vanzelfsprekend baseert de gedragscode zich ook op algemeen gangbare regels over hoe wij op een beschaafde manier met elkaar omgaan. Daarbij staat wederzijds respect centraal. Een goed gebruik van het internet en e-mail is immers niet alleen de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden of de ICT-verantwoordelijken maar van elke gebruiker. Daarom is het aangewezen dat elke gebruiker deze communicatiemiddelen op een professionele, sociaal, ethisch en juridisch correcte wijze aanwendt. Het oneigenlijk of onethisch gebruik van deze werkmiddelen schaadt immers de belangen van de VLM en haar personeelsleden. De VLM verwacht van iedere gebruiker dat deze bij het gebruik van deze communicatiemiddelen de nodige zin voor verantwoordelijkheid en wederzijds respect aan de dag legt. De VLM kan deze gedragscode indien nodig wijzigen en zal hierbij rekening houden met de geldende regels inzake informatieverstrekking aan het personeel en de regels inzake overleg. Personeelsstatuut, interne richtlijnen en afspraken o.m. - - - - beleidsverklaring welzijn, milieuzorg en geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk de VLM-waarden en persoonlijke vaardigheden het Vlaams Personeelsstatuut, afgekort VPS (Besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid) (rechtstreeks : http://personeel.vlaanderen.be/statuten/) het arbeidsreglement van de VLM waaronder punt 14 inzake ICT Informatiebeveiliging, terug te vinden op Flits onder Berichten aan het personeel het agentschapsspecifiek besluit van de VLM (besluit van de Vlaamse regering van 18 juli 2008 houdende de instellingsspecifieke regeling van de rechtspositie van het personeel van de Vlaamse Landmaatschappij) omzendbrief PEBE/DVO/2006/6 van 6 juli 2011 betreffende de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie (rechtstreeks : http://www.bestuurszaken.be/deontologische-code) Documenten informatiebeveiliging VLM terug te vinden op Flits onder informatiedomein “Informatiebeveiliging” De deontologische code van 14 december 2010 die vastgesteld werd voor de personeelsleden van de Vlaamse landmaatschappij Wetgeving o.m. - wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie (B.S., 30 mei 2007) 5 - - wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen (B.S., 30 mei 2007) wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van het werk wet van 11 juni 2002 betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk (B.S., 22 juni 2002) decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid (B.S., 14 september 2002) decreet van 7 juli 2006 houdende de goedkeuring van de normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en houdende wijziging van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid (B.S., 5 september 2006) koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van het werk (B.S., 31 maart 1998) koninklijk besluit van 17 mei 2007 betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk (B.S. 6 juni 2007) Overleg Overleg met het entiteitsoverlegcomité op 12 december 2011. 6 4. Structuur van de gedragscode De gedragscode bestaat uit twee delen: een deel met de huisregels en een deel met de toelichting. Deel 1: de huisregels In de huisregels vindt u in een oogopslag een kort en duidelijk overzicht van de regels en aanbevelingen die u in acht moet nemen bij het gebruik van internet en e-mail. Deel 2: de toelichting In de toelichting wordt dieper ingegaan op de huisregels. U krijgt er achtergrondinformatie over: - wat in richtlijnen en de wet wordt omschreven als aanvaardbaar gebruik van elektronische communicatiemiddelen - hoe u omgaat met typische fenomenen die samenhangen met en voortkomen uit het gebruik van e-mail en internet in het algemeen - bij wie u terecht kunt met klachten over e-mails - welke maatregelen het lijnmanagement kan nemen wanneer u deze gedragscode niet naleeft. 7 5. Gedragscode 5.1 De huisregels 5.1.1. Algemeen principe Bij de VLM gelden de volgende huisregels bij het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Deze regels gelden zowel bij interne als bij externe communicatie. Het gebruik van de ICT-middelen door de personeelsleden van de VLM dient te beantwoorden aan de deontologische code van de Vlaamse overheid. Het “zorgvuldig beheer van de middelen” omschreven onder punt 4.5. uit deze code, wordt hieronder in het kort hernomen. Het is evident dat u als personeelslid van de VLM altijd waakt over het zorgvuldig, en dus ook het zuinige beheer van de middelen die de overheid, onder meer door middel van belastinggeld, ter beschikking heeft voor de uitvoering van haar diensten. De middelen die u tijdens uw werk gebruikt, zijn publieke middelen. U gaat er niet alleen mee om als een goed huisvader, maar bent ook bereid om verantwoording af te leggen over het gebruik van die middelen. Omdat de middelen dienen om het algemeen belang na te streven, gebruikt u ze met oog voor zuinigheid, efficiëntie en effectiviteit. We bekijken middelen in de ruime zin: alles wat eigendom is van de overheid of betaald wordt door de overheid. Voorbeelden zijn: gelden, telefoon, gsm, internet, e-mail, kantoorbenodigdheden, gereedschappen, voertuigen, maar ook uw werktijd. Als personeelslid gebruikt u de middelen waarvoor ze bedoeld zijn. Dat wil zeggen dat u niet ongeoorloofd gebruikmaakt van de middelen voor privédoeleinden. In zeer beperkte mate en in uitzonderlijke situaties kan het occasionele gebruik van de middelen voor privégebruik gerechtvaardigd zijn. Dat kan alleen met de uitdrukkelijke toestemming van uw leidinggevende. Het is moeilijk om een algemene grens te trekken. Daarom zijn goede afspraken in uw eigen dienst belangrijk: een goede dialoog leidt tot het efficiënte en effectieve gebruik van de middelen. De VLM biedt haar personeelsleden een aantal informatie- en communicatie technologieinstrumenten (ICT-instrumenten) aan voor de uitoefening van hun taken. ICT-instrumenten zijn bijvoorbeeld: computer, laptop, printer, USB-stick, toegang tot het internet en tot toepassingen, opslagcapaciteit op servers, telefoon, fax, gsm, kopieertoestel. Die ICT-middelen zijn erg belangrijk voor de werking van de VLM. Het ongeoorloofde gebruik van de middelen kan leiden tot hogere kosten en vertragingen, en brengt soms zelfs het behalen van organisatiedoelen in gevaar. Daarom gelden er specifieke afspraken voor het omgaan met ICT-instrumenten. Het uitgangspunt is dat u ICT-middelen gebruikt waarvoor de VLM ze aan u aanbiedt. In principe worden de communicatiemiddelen door de VLM aan haar personeelsleden ter beschikking gesteld voor de 8 uitvoering van de aan hun opgedragen taken. Voor veel personeelsleden van de VLM is het internet een belangrijke bron van informatie bij de ondersteuning en uitvoering van hun werk. De VLM verwacht van haar medewerkers de discipline en verantwoordelijkheid om het internet correct en efficiënt als werkinstrument te gebruiken. (zie ook verder: afspraken over het gebruik van sociale media) 5.1.2 Opsomming van de huisregels In het algemeen is elk gebruik dat indruist tegen de essentie van deze gedragscode of de instructies die de gebruiker krijgt van vanwege zijn hiërarchische meerdere, verboden. Gebruik de middelen op een wettelijke manier en respecteer de volgende afspraken : - - - - - - Occasioneel gebruik van de middelen voor privédoeleinden is alleen mogelijk als dat de uitvoering van uw taken en uw productiviteit en die van uw collega's niet in het gedrang brengt. Voor bepaalde middelen is privégebruik toegestaan als sociaal voordeel Blijf beleefd en professioneel in uw online communicatie, geschreven berichten komen soms anders over dan bedoeld. Pas tijdens de uitoefening van uw taak dezelfde basisprincipes toe voor e-mailberichten als bij de gewone briefwisseling of een telefoongesprek. (Voor briefwisseling zie directienota nr. 11 terug te vinden op Flits – Directienota nr. 11 – Briefwisseling) Bij deelname aan sociale media platformen, indien noodzakelijk voor de uitvoering van uw taken, neemt u de richtlijnen van de deontologische code in acht (onder punt 4.6. spreekrecht en spreekplicht), bent u verantwoordelijk en loyaal en maakt u tijdens de deelname duidelijk of u in eigen naam spreekt of namens de organisatie. Deelname aan sociale media is waarschijnlijk niet uw volledige taakinhoud. Vergeet de rest van uw werk niet en gebruik sociale media tijdens de werkuren alleen voor uw werk (zie toelichting 5.1.4.3.) Verstuur (dit houdt ook in het doorsturen en terugzenden) geen berichten met de volgende inhoud : - berichten die obsceen of beledigend zijn - berichten die in strijd zijn met de openbare orde - berichten die in strijd zijn met de goede zeden - berichten die het privé-leven van iemand aantasten - berichten met discriminerende of xenofobische inslag of die daartoe aanzetten - berichten met commercieel karakter Verstuur geen kettingbrieven Verstuur geen virussen of valse virusmeldingen. Krijgt u er toch een binnen via e-mail, breng dan onmiddellijk de Helpdesk op de hoogte Verstuur geen berichten die bedoeld zijn om mensen te bedreigen of aan te vallen, te pesten of ongewenst seksueel te benaderen. Pas ook op met sarcasme en cynisme. Een bericht in geschreven vorm kan door een lezer verkeerd geïnterpreteerd worden Voer geen verhitte discussies (‘flaming’) via e-mail Bezoek geen sites die zich tegen de grondbeginselen van de democratie en de rechtstaat keren, die kwetsend of beledigend zijn, die in strijd zijn met de goede zeden (vb. internetlocaties die pornografisch, racistisch of enig ander materiaal bevatten), of die een gevaar voor verslaving vormen. Als u toevallig (per vergissing of uit onwetendheid) op een dergelijke site of vindplaats terechtkomt, moet u de verbinding ermee onmiddellijk stoppen. Dat impliceert dat zoiets zeer zelden kan voorkomen en dat de bezoektijd beperkt is tot enkele seconden. 9 Uiteraard is het maken van een afdruk, het downloaden en/of het klasseren, de verspreiding in gelijke welke vorm van dergelijk of enig ander misplaatst materiaal ten strengste verboden - Respecteer de wet op het auteursrecht (wet betreffende het auteursrecht, gepubliceerd op 27 juli 1994). Dat betekent onder meer dat u alleen teksten of afbeeldingen van derden mag verspreiden en gebruiken met de toestemming van de oorspronkelijke auteur. Daarbij moet u zowel de auteursrechten van derden als die van de VLM respecteren - Gebruik ICT-middelen met zorg, als een goed huisvader, en beveilig zowel de toestellen, de toepassingen als de informatie die u bewaart op die middelen, beveilig de informatie die u zelf via ICT gebruikt en deel de informatie met anderen volgens de afspraken die gelden in de VLM (zie documenten informatiebeveiliging VLM) - Verspreid geen vertrouwelijke gegevens betreffende de werkgever of medewerkers, tenzij dit redelijkerwijze noodzakelijk is voor de goede uitvoering van het werk - Spring voorzichtig om met uw wachtwoorden. Log niet aan via de account van collega's - Verspreid of download geen uitgebreide e-mail of bestanden die het systeem kunnen bezwaren - Het gebruik van uw e-mail account van de VLM is verboden voor partijpolitieke doeleinden, of in enige publicatie of media die de neutraliteit van het agentschap in vraag kunnen stellen - Bij het versturen van een e-mail vanaf uw eigen account, maakt u uzelf bekend. Uw uitgaande e-mail bevat steeds een visuele handtekening (dit is een automatische handtekening die uit de volgende standaard elementen bestaat volgens de huisstijl : - naam en functie van het personeelslid - benaming van de VLM - telefoon- en faxnummer - het adres van de website van de VLM - Wees erg voorzichtig met het bekendmaken van uw e-mail adres om de ontvangst van ongeoorloofde berichten (zie toelichting 5.1.4.2) te vermijden. Vul daarom uw e-mail adres niet zomaar in op om het even welke website en antwoord niet op om het even welke ontvangen e-mail. Reageer op geen enkele wijze op SPAM (d.i. het bestoken met commerciële berichten - zie toelichting 5.1.4.2.4.) - Automatisch wordt aan elk e-mail bericht van de gebruiker, privé-berichten inbegrepen, de disclaimer aangehecht - e-commerce Er zijn locaties op het internet die informatie, producten of software aanbieden tegen betaling door middel van een kredietkaart. Het doorgeven van kredietkaartnummers over een onveilig medium als het internet, wordt ten stelligste afgeraden. Personeelsleden die in opdracht van de maatschappij bestellingen plaatsen via het internet mogen hierbij de nummers van de kredietkaarten toebehorend aan de VLM niet gebruiken. Voor de betaling van deze bestellingen wordt enkel de factuur als klassiek betaalmiddel aanvaard. Van het voorgaande kan worden afgeweken mits uitdrukkelijke toestemming van de leidend ambtenaren zelf. De personeelsleden volgen hierbij de procedure die vastgelegd is in de directienota nr. 06 - delegatie van bevoegdheden – bestelprocedure en terug te vinden is op Flits. De VLM raadt aan erg voorzichtig te zijn bij het verrichten van aankopen voor privégebruik via het internet : 10 - Winkel bij vertrouwde e-commerce handelaars. Op de website van de Banc Card Company vindt u een lijst met aangesloten 'betrouwbare' e-commerce handelaars. - Informeer u vooraleer u een aankoop verricht. Lees aandachtig de algemene verkoopsvoorwaarden, controleer de cöordinaten van de e-commerce handelaar en verzamel productinformatie - Wees voorzichtig met het geven van uw persoonlijke gegevens. Lees de "privacy policy' van de e-commerce handelaar en controleer in welke mate de gevraagde gegevens relevant zijn voor de uitvoering van de aankoop. - Als u een aankoop verricht in een virtuele winkel, controleer of de betaling veilig verloopt. Let daarom vooral op het gesloten slotje in Microsoft Explorer of een volledig sleuteltje in Netscape Communicator, linksonderaan uw computerscherm. Daarnaast staat bovenaan uw browser het internetadres 'https://www' in plaats van 'http://www' - Bewaar een afdruk van uw internetbetalingen, zo weet u steeds welke aankopen u heeft verricht. - Als u een vermoeden heeft dat men misbruik maakt van uw kredietkaartgegevens op het internet, verwittig dan onmiddellijk Card Stop (070 344 344) - Geef het nummer van uw kredietkaart alleen om daadwerkelijk een bestelling te plaatsen, dus nooit om een andere reden. Bijvoorbeeld om te bewijzen dat u meerderjarig bent. 11 5.1.3 Overzicht meldpunten en belangrijke telefoonnummers 5.1.3.1. Centraal meldpunt Op het centraal meldpunt kan u altijd rechtstreeks terecht met alle klachten of meldingen van overtredingen op de gedragscode van de VLM. Het centraal meldpunt neemt hierbij de nodige vertrouwelijkheid in acht bij de verdere verdeling en behandeling van uw klacht. Centraal meldpunt : Mevr. Ann De Baerdemaeker Telefoon : 02/543.72.10 E-mail : [email protected] 5.1.3.2. Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk Met vragen of klachten over geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk kunt u in eerste instantie terecht bij de interne vertrouwenspersonen op de Centrale Directie van de VLM : Contactpersonen : Geert Bogaert, Lieve Vandersyppe Interne Vertrouwenspersonen Telefoon : Geert Bogaert: 02/543.73.36, Lieve Vandersyppe: 02/ 543.72.39 GSM : Geert Bogaert: 0494/56.49.91, Lieve Vandersyppe: 0499/99.43.04 E-mail : [email protected], [email protected], [email protected] Voor de overige hulpverleningsmogelijkheden verwijzen we naar het arbeidsreglement van de VLM dat u kan terugvinden op Flits. 5.1.3.3. Andere welzijnsklachten of suggesties Voor andere welzijnsklachten of vragen die verband houden met misbruik/gebruik van e-mail en internet zoals bv. : discriminatie, seksisme, racisme, goede zeden, het voeren van verhitte discussies en het bestoken met commerciële berichten (flaming en spamming), kan u steeds terecht bij : Contactpersonen : Geert Bogaert, Lieve Vandersyppe Telefoon : Geert Bogaert: 02/543.73.36, Lieve Vandersyppe: 02/ 543.72.39 GSM : Geert Bogaert: 0494/56.49.91, Lieve Vandersyppe: 0499/99.43.04 E-mail : [email protected], [email protected], [email protected] Elke klacht of suggestie die via dit kanaal binnenkomt wordt onderzocht en geëvalueerd. U krijgt steeds een bericht bij de ontvangst en een bericht over de voortgang van uw klacht of suggestie. Klachten die via het kanaal ‘welzijn’ binnenkomen en die verband houden met geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag, worden vertrouwelijk doorgespeeld aan de interne vertrouwenspersoon bij de VLM. Overige klachten of suggesties worden met betrokken afdelingen, diensten of personen opgelost. 5.1.3.4. Meldpunt Informatiebeveiliging 12 Bij het meldpunt informatiebeveiliging kunt u terecht met vragen en meldingen over : - de wachtwoordenpolitiek van de VLM - incidenten inzake informatieveiligheid met vertrouwelijk en persoonsgebonden karakter - aanvragen tot inzage van uw communicatiegegevens en het verzoek tot verbetering Contactpersoon : Antoon Dobbelaere Informatieveiligheidsverantwoordelijke Telefoon : 02.543.73.52 E-mail : [email protected] 5.1.3.5. Helpdesk Bij de Helpdesk (via de applicatie Topdesk) kunt u terecht met al uw vragen of met meldingen van problemen over : - incidenten inzake informatieveiligheid zonder vertrouwelijk of persoonsgebonden karakter - virussen - nepvirussen of hoaxes - de ICT-infrastructuur zoals onder meer : – het installeren van software op uw computer – het gebruik van de bandbreedte bij het versturen of downloaden van uitgebreide e-mails of bestanden – problemen met hardware of software – levering van ICT supplies (toners e.d.) E-mail : [email protected] http://flits.vlm.be 5.1.3.6. Juridische vragen Met juridische vragen over de toepassing van deze gedragscode zoals het ongeoorloofd gebruik en vragen in verband met auteursrechten kan u terecht bij de contactpersoon van de Dienst Juridische Zaken : Contactpersoon : Hilde Janssens Telefoon : 02.543.72.12 E-mail : [email protected] 5.1.3.7. Communicatie Met vragen over het beleid van de VLM inzake interne en externe communicatie kan u terecht bij : Contactpersoon : Jan Mosselmans – Woordvoerder – PR _Belanghebbendenmanagement Telefoon : 02.543.72.15 E-mail : [email protected] 5.1.3.8. Integriteit 13 Met alle vragen en opmerkingen over de deontologische codes van de Vlaamse overheid en de VLM, incl. specifieke gedragscodes, kan je terecht bij de competentiecoördinator integriteit, de vertrouwenspersonen integriteit en bij de competentieleider integriteit van je afdeling : Competentiecoördinator integriteit Contactpersoon : Kim Croes Telefoon : 02/543.73.14 GSM : 0499/99.43.03 E-mail : [email protected] Vertrouwenspersonen integriteit Contactpersonen : Geert Bogaert, Lieve Vandersyppe Interne Vertrouwenspersoon Telefoon : Geert Bogaert: 02/543.73.36, Lieve Vandersyppe: 02/ 543.72.39 GSM : Geert Bogaert: 0494/56.49.91, Lieve Vandersyppe: 0499/99.43.04 E-mail : [email protected], [email protected], [email protected] Competentiecoördinatoren integriteit Contactpersoon Algemene diensten: Paul De Ligne Contactpersoon IG: Etienne Goormachtigh Contactpersonen Mestbank: Stefan De neef, Johan Decrop Contactpersoon Projectrealisatie: Bart De Schutter Contactpersoon Platteland: Petra Delputte Contactpersoon Staf: Frans Gevaert Contactpersoon PA Limburg (na Scoop 2 lees afdeling Regio Oost, werkzetel Limburg) : Kristof Merckx Contactpersoon PA Vlaams-Brabant (na Scoop 2 lees afdeling Regio Oost, werkzetel VlaamsBrabant): Myriam Arits Contactpersoon PA Antwerpen (na Scoop 2 lees afdeling Regio Oost, werkzetel Antwerpen): Carien Arnoldus Contactpersoon PA Oost-Vlaanderen (na Scoop 2 lees afdeling Regio West, werkzetel OostVlaanderen):: Godfried Bekaert Contactpersoon PA West-Vlaanderen (na Scoop 2 lees afdeling Regio West, werkzetel WestVlaanderen):: Christine Vandierendounck 14 5.1.4 Toelichting bij de huisregels 5.1.4.1 Algemene toelichting De huisregels werden onder meer opgesteld op basis van het VPS (Besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid). In grote lijnen legt het VPS de volgende deontologische rechten en plichten op aan de personeelsleden bij de algemene uitoefening van hun taak : een loyale en correcte ambtsuitoefening (art. II 1), spreekrecht (art. II 2, § 1), spreekplicht (art. II 2, § 2 en de rechtsbescherming van de klokkenluiders in art. II 3 en II 4), klantvriendelijkheid en integriteit (objectieve en neutrale ambtsuitoefening) (art. II 5), recht op en plicht tot vorming (art. II 6). De juiste draagwijdte van deze bepalingen wordt verduidelijkt in een deontologische code waardoor de Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken het algemene personeelsbeleid aanstuurt (zie art. II 7). Het is vanzelfsprekend dat dezelfde rechten en plichten ook gelden bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door de personeelsleden. Wij citeren een paar belangrijke passages uit het VPS : Volgens het VPS moeten de personeelsleden in de omgang met anderen en in de contacten met het publiek de persoonlijke waardigheid respecteren en handelen zonder discriminatie : - VPS, deel II, artikel. II 1, § 2: “In de omgang met anderen en in contacten met het publiek respecteert het personeelslid de persoonlijke waardigheid en handelt zonder discriminatie.” De personeelsleden oefenen hun taken op een loyale en correcte wijze uit onder het gezag van zijn hiërarchische meerderen : - VPS, deel II 1, § 1 : Het personeelslid zet zich op een actieve en constructieve wijze in voor de realisatie van de opdracht en de doelstellingen van de diensten van de Vlaamse overheid.” “Het personeelslid oefent zijn functie op een loyale en correcte wijze uit onder het gezag van zijn lijnmanager en/of functionele chef. De personeelsleden zijn vanuit hun functie gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Vertrouwelijke informatie kan niet meegedeeld worden, ook niet in elektronische vorm, aan personen die niet bevoegd zijn er kennis van te nemen. Met vertrouwelijke informatie wordt bedoeld medische, fiscale, sociale of andere gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van andere personeelsleden of burgers. Dit verbod blijkt uit artikel II 2. van het VPS : “Onverminderd de reglementering inzake openbaarheid van bestuur, is het hem enkel verboden feiten bekend te maken die betrekking hebben op : 1° de veiligheid van het land; 2° de bescherming van de openbare orde; 3° de financiële belangen van de overheid; 15 4° het voorkomen en het bestraffen van strafbare feiten; 5° het medisch geheim; 6° het vertrouwelijke karakter van commerciële, intellectuele en industriële gegevens; 7° het interne beraad, zolang in de betrokken aangelegenheid geen eindbeslissing is genomen. Het is hem ook verboden feiten bekend te maken waarvan de bekendmaking de concurrentiepositie van de organisatie waarin hij werkt kan schaden of waarvan de bekendmaking een inbreuk is op de rechten en de vrijheden van de burger, in het bijzonder op het privé-leven, tenzij de betrokkene toestemming heeft verleend om de op hem betrekking hebbende gegevens openbaar te maken.” Houd bij het gebruik van e-mail ook altijd rekening met de volgende principes : - U dient zich bewust te zijn van de relatieve onbetrouwbaarheid en het “open” karakter van het internet. Het e-mail-systeem is niet geschikt om gevoelige en vertrouwelijke informatie door te zenden. Het versturen van dergelijke informatie gebeurt best langs de officiële kanalen. Emails kunnen immers vrij makkelijk onderschept, gewijzigd of nagemaakt worden. - Als u van binnen de VLM elektronische berichten krijgt die niet stroken met de principes van deze gedragscode, stuurt u het bericht door naar het centrale meldpunt, en brengt u uw hiërarchische overste ervan op de hoogte. - Als u van buiten de VLM elektronische berichten ontvangt waarvan u vindt dat ze echt niet toelaatbaar zijn, meldt u dat bij het centrale meldpunt. 16 5.1.4.2 Toelichting bij ongeoorloofde berichten 1. Discriminerende berichten E-mails met tekst of multimedia met discriminerende inslag, zijn niet alleen ongeoorloofd, maar zijn ook in strijd met de verschillende wetten inzake discriminatie. - Wat valt onder discriminatie? De wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, heeft tot doel met betrekking tot de aangelegenheden geregeld in die wet (waaronder de arbeidsbetrekkingen), een algemeen kader te creëren voor de bestrijding van discriminatie op grond van leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een handicap, een fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst (beschermde criteria door de wet). De tweede wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen, heeft tot doel met betrekking tot de aangelegenheden (waaronder de arbeidsbetrekkingen), een algemeen kader te creëren voor de bestrijding van discriminatie op grond van het geslacht. Voor de toepassing van deze wet wordt een direct onderscheid op grond van zwangerschap, bevalling of moederschap, geslachtsverandering gelijkgesteld met een direct onderscheid op grond van het geslacht. De wet van 30 juli 1981 heeft tot doel met betrekking tot de aangelegenheden geregeld in deze wet (waaronder de arbeidsbetrekkingen), een algemeen kader te creëren voor de bestrijding van discriminatie op grond van nationaliteit, een zogenaamd ras, huidskleur, afkomst of nationale of etnische afstamming. - De ambtenaar en de wetten inzake discriminatie De verschillende wetten inzake discriminatie maken een onderscheid tussen burgers en ambtenaren. Voor ambtenaren worden de sancties verdubbeld. 2. Schending van goede zeden E-mails versturen met plaatjes, teksten, multimediale bestanden van seksuele aard, in het bijzonder pornografie, pedofilie, bestialiteit, sadomasochisme en necrofilie, en reclame voor diensten van seksuele aard is een aanslag op de goede zeden en dus niet toegestaan. Het consulteren van erotische en pornografische sites, zelfs indien het gaat om wettelijke publicaties is verboden. 3. Geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag en stalken Geweld op het werk is elk feit waarbij een werknemer van de VLM of een andere persoon (klant, werknemer van een andere overheidsdienst, werknemer van een externe firma, …) psychisch of fysiek wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk. Pesterijen op het werk zijn: - meerdere gelijkaardige of uiteenlopende onrechtmatige gedragingen 17 - buiten of binnen de VLM - die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd, - die tot doel of gevolg hebben dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een werknemer van de VLM of een andere persoon (klant, werknemer van een andere overheidsdienst, werknemer van een externe firma, …) bij de uitvoering van zijn werk wordt aangetast, dat zijn betrekking in gevaar wordt gebracht of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd - en die zich vooral uiten in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften. Deze gedragingen kunnen vooral verband houden met godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, geslacht, ras of etnische afstamming. Ongewenst seksueel gedrag op het werk is - elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie - dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd. E-mailberichten als vorm van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, zijn niet toegestaan. Dit geldt voor e-mailberichten aan collega’s en aan andere personen waarmee u bij de uitvoering van uw werk in contact komt. Pas ook op met sarcasme, cynisme en plagerijen in e-mailberichten. Een bericht in geschreven vorm kan door een lezer verkeerd geïnterpreteerd worden. Meer informatie over pesten en stalken vindt u in het arbeidsreglement van de VLM. 4. Verhitte discussies voeren en het bestoken met commerciële berichten - Verhitte discussies voeren (flaming) Verhitte discussies voeren (flaming) is een typisch fenomeen bij het gebruik van e-mail. Het komt erop neer dat gebruikers tactloos en ongezouten, en veelal ongevraagd, hun mening verkondigen of reageren op andermans berichten. Dat kan gebeuren als iemand (volgens iemand anders) een fout begaat. Als andere bezoekers zich in de discussie mengen, breekt in sommige gevallen een heuse flame war uit. Die elektronische veldslagen eindigen al te vaak in een ongecontroleerde scheldwoordenpartij die daarenboven veel tijd en (negatieve) energie vergt. Wees dus vergevingsgezind, scheld niet of lach iemand niet uit als hij een fout maakt. - Bestoken met commerciële berichten (spamming) Spam, ook wel junkmail of unsolicited commercial e-mail genoemd, is het versturen van commerciële e-mailberichten naar een grote groep mensen of elektronische prikborden die daar niet om vragen. Het versturen kan eenmalig zijn, maar het kan evengoed met een hoge frequentie herhaald worden. In het laatste geval spreken wij over een mailbom. Spam wordt verstuurd door bedrijven of privé-personen die op een goedkope en snelle manier veel mensen willen bereiken. De meeste spamberichten nemen de vorm aan van : 18 – kettingbrieven – uitnodigingen voor piramidespelen – reclame voor pornowebsites en telefoonsekslijnen – aanbiedingen voor kwakzalverijproducten – aanbiedingen voor illegale software. Spammen komt niet alleen agressief en storend over, het belast ook de infrastructuur. Spammen is niet toegestaan, wat de inhoud van het bericht ook is. 5. Schending van het auteursrecht Houd bij het versturen of het gebruik van grafische elementen, zoals foto’s, illustraties, filmpjes of tekst rekening met het auteursrecht dat er mogelijk op rust. Wilt u een werk gebruiken waarop auteursrechten rusten, neem dan schriftelijk contact op met de eigenaar ervan. Korte citaten kunt u gebruiken op voorwaarde dat u de bron duidelijk aangeeft. Afbeeldingen, videofragmenten, geluidsfragmenten en ander multimediamateriaal mag u enkel gebruiken als de eigenaar van het materiaal expliciet toestemming heeft gegeven voor het gebruik of als het materiaal afkomstig is van een bron waar geen auteursrecht op rust. - Het auteursrecht De volgende werken kunnen vallen onder het auteursrecht : – letterkundige werken – muziekwerken – audiovisuele werken – beelden – computerprogramma’s – databanken. U overtreedt de auteurswet als u zonder toestemming van de houder van het auteursrecht een werk hergebruikt of aanpast. Enkele voorbeelden van overtredingen zijn : – werken digitaliseren, zoals foto’s of cartoons inscannen – werken op een andere drager kopiëren, zoals software kopiëren, rapporten kopiëren van een cd-rom op uw harde schijf – werken hergebruiken, zoals foto’s van een website halen om op een andere website te publiceren. - Het auteursrecht in e-mailberichten Bij het auteursrecht in e-mails moet u een onderscheid maken tussen de ontvanger en de verzender. Als u iemand een bericht via e-mail stuurt met een werk waarop auteursrechten rusten, zorgt u ervoor dat een kopie van uw bericht zowel bij de provider als bij uw ontvanger terechtkomt. Als u geen toestemming vraagt voor het gebruik van dat werk, overtreedt u de wet op de auteursrechten. Voor uw ontvanger rijzen er geen problemen. Hij moet zelf geen toestemming vragen aan de auteur om dat bericht te lezen. 19 - Software, shareware, freeware Op de meeste commerciële softwareproducten rusten auteursrechten. Die software mag alleen worden geïnstalleerd met de toestemming van de fabrikant. In de praktijk betekent dat u over een geldige gebruikerslicentie moet beschikken. Shareware en freeware worden ten onrechte beschouwd als software zonder auteursrechten. Dat is evenwel niet zo. De makers van dit soort software blijven hun auteursrechten behouden. Deze software beschikt altijd over een gebruikersovereenkomst waarin precies staat beschreven wat u moet doen om de auteursrechten te respecteren. Lees voor de installatie van free- of shareware altijd aandachtig de gebruikersovereenkomst. Wilt u nieuwe software op uw computer installeren, neem dan contact op met locale informaticaverantwoordelijke of de Helpdesk (tel.7272). 6. Misbruik maken van de account van een collega Ongevraagd aanloggen via de account van een collega, al of niet tijdens zijn of haar afwezigheid, en onder die account ongeoorloofde berichten versturen, is verboden. Spring voorzichtig om met uw wachtwoord, net zoals u dat doet met de PIN-code van uw bankkaart. Uw gekozen paswoord is strikt persoonlijk en geheim en mag aan niemand doorgegeven worden. U kiest best geen paswoord dat gemakkelijk te raden is. Elke gebruiker is verantwoordelijk voor de onder zijn paswoord gedane acties. Wanneer u uw arbeidsplaats voor langere tijd verlaat, sluit u best het werkstation af zodat uw computer niet onbeheerd achterblijft. U kan ook een schermbeveiliging installeren en beveiligen met een schermbeveiliging. Meer informatie over de wachtwoordenpolitiek van de VLM en instructies over hoe u uw wachtwoord kunt aanpassen, vindt u in de documenten inzake informatiebeveiliging. 7. Virussen en nepvirussen (hoaxes) Krijgt u via e-mail een virus binnen of hebt u er een vermoeden van dat uw computer door een virus is getroffen, neem dan onmiddellijk contact op met de helpdesk ([email protected]) - Virussen Het met opzet verspreiden van virussen met de bedoeling schade toe te brengen, is ontoelaatbaar en strafbaar. - Waarschuwingsberichten voor nepvirussen (hoaxes) Geregeld circuleren er waarschuwingsberichten voor niet-bestaande virussen. Die berichten worden ook wel hoaxes genoemd. Ze worden rondgestuurd om onrust en verwarring te zaaien. Stuur deze berichten niet door, maar neem onmiddellijk contact op met het meldpunt informatiebeveiliging. U kunt een hoax meestal zelf herkennen aan de volgende specifieke kenmerken vertoont : – De hoax bevat een oproep om het bericht naar zo veel mogelijk mensen door te sturen. 20 – De melding wordt vaak kracht bijgezet met veel hoofdletters en uitroeptekens, en er wordt vrijwel altijd een groot bedrijf zoals Microsoft, IBM of America Online, ten onrechte, als bron genoemd. – Er is meestal sprake van een e-mail die niet geopend mag worden, de gevolgen als u dat wel doet, zijn volgens het bericht desastreus. - Voorbeeld van een hoax Hier vindt u een voorbeeld van een typische hoax. De kenmerkende elementen zijn vet gedrukt. VIRUS WARNING !!!!!! If you receive an email titled "WIN A HOLIDAY" DO NOT open it. It will erase everything on your hard drive. Forward this letter out to as many people as you can. This is a new, very malicious virus and not many people know about it. This information was announced yesterday morning from Microsoft; please share it with everyone that might access the internet. Once again, pass this along to EVERYONE in your address book so that this may be stopped. Also, do not open or even look at any mail that says "RETURNED OR UNABLE TO DELIVER" This virus will attach itself to your computer components and render them useless. Immediately delete any mail items that say this. AOL has said that this is a very dangerous virus and that there is NO remedy for it at this time. Please practice cautionary measures and forward this to all your online friends ASAP. 8. Elektronische kettingbrieven Via e-mail krijgt u soms kettingbrieven waarin wordt gevraagd om de e-mail door te sturen naar iedereen die u kent. Soms wordt geld beloofd, al dan niet nadat u eerst zelf een bepaald bedrag gestort hebt. De meeste kettingbrieven hebben helemaal geen nut. Ga er dus niet op in, ook al lijkt de boodschap een uitgesproken humanitair karakter te hebben (bijvoorbeeld: stuur een wenskaart naar een kankerpatiëntje). Bevat de e-mail een bijlage, open die dan in géén geval en verwijder het bericht uit uw inbox. De kans dat een virus is meegestuurd is reëel. 9. Anoniem of onder een valse naam berichten versturen Een e-mailadres aanmaken om uw identiteit te verbergen en vervolgens berichten versturen onder een valse of andere naam, om collega’s of andere personen waarmee u bij de uitvoering van uw werk in contact komt, te bedreigen of aan te vallen, te pesten, ongewenst seksueel te benaderen, te stalken, te spammen of virussen toe te sturen, is ontoelaatbaar. Een uitgaande e-mail bevat steeds een visuele (automatische) handtekening die opgebouwd is uit de volgende standaard elementen volgens de huisstijl : - naam en functie van het personeelslid - benaming van de VLM - telefoon- en faxnummer - het adres van de website van de VLM. 21 Aan elk professioneel bericht, alsook de privé-berichten, van de gebruiker wordt onderstaande disclaimer automatisch aangehecht. Disclaimer e-mails (http://www.vlm.be/algemeen/siteoverzicht/Pages/wettelijke.aspx) De inhoud van onze e-mails en hun toegevoegde bestanden zijn vertrouwelijk en alleen bestemd voor het gebruik door de geadresseerde personen. Indien u per vergissing e-mails ontvangt, gelieve deze e-mails en hun toegevoegde bestanden te vernietigen. Kopiëren, verdelen of ander gebruik, onder welke vorm ook, van de inhouden en van de toegevoegde bestanden, is ten strengste verboden. De inhoud van de e-mails en de toegevoegde bestanden zijn afkomstig van de auteur en verbindt niet noodzakelijk de VLM tenzij dit bevestigd wordt d.m.v. een ter zake geldig ondertekend document van de VLM. Wij bevestigen dat de e-mails en hun toegevoegde bestanden zijn gecontroleerd op computervirussen wat niet garandeert dat ze volledig vrij zijn van computervirussen. 10. Het verzenden of donwnloaden van uitgebreide e-mail of bestanden die het systeem kunnen bezwaren Deze handelingen nemen veel bandbreedte in. Dat vertraagt het netwerk en heeft dus gevolgen voor het werk van collega's. Zorg daarom voor een redelijk, professioneel en zinvol gebruik van het internet tijdens het werk. 5.1.4.3. Deelname aan sociale media De deontologische code behandelt onder punt 4.6 “Spreekrecht en Spreekplicht’ de deelname aan sociale media. a) Omschrijving Sociale media is een verzamelnaam voor alle toepassingen op internet waarmee je met elkaar kan communiceren en informatie delen. Al die internettoepassingen vallen onder de noemer “web 2.0”. Cruciaal daarbij is dat de gebruiker niet alleen consumeert maar ook gemakkelijk zelf inhoud aan het medium toevoegt. Het is een tweerichtingsverkeer. Bloggen of twitteren, reageren op blogs en fora, deelnemen aan communitysites als Facebook, Netlog en Linkedin: het zijn allemaal voorbeelden van deelnames aan sociale media. b) Visie op het gebruik van sociale media Sociale media is een nuttig instrument of kanaal voor interactie en samenwerking. De doelgroepen kunnen burgers, bedrijven en middenveldorganisaties zijn maar ook collega’s, andere ambtenaren, overheidsorganisaties en zelfs internationale organisaties en personen. We zetten sociale media in als ze een logisch onderdeel vormen van een project of taak. Met het inzetten van sociale media kiest de VLM voor het verlaten van de top-down houding en dus voor een actievere betrokkenheid van haar doelgroepen in beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering. 22 U kunt op die platformen deelnemen aan gesprekken over materies waar u als medewerker van de VLM deskundig in bent. Dat kan een troef zijn voor de organisatie: het kan contacten met de samenleving nauwer en intenser maken en u kunt uw professionele ideeën toetsen aan de realiteit. Deelname aan sociale media brengt ook een aantal risico's met zich mee, die zowel voor de organisatie als voor u zelf gevolgen kunnen hebben. Belangrijk is dat u ook op sociale media de richtlijnen van de deontologische code in acht neemt, verantwoordelijk en loyaal bent en duidelijk maakt of u in eigen naam spreekt of namens de organisatie. De code licht toe dat u als personeelslid principieel spreekrecht hebt en in een aantal gevallen ook spreekplicht. Feitelijke informatie moet daarbij correct, volledig en objectief worden gepresenteerd. Wie een persoonlijk standpunt of kritiek op de overheid formuleert, maakt duidelijk dat hij in eigen naam spreekt. Spreekrecht geldt ook voor uw deelname aan sociale media platformen. Deelname aan sociale media is waarschijnlijk niet uw volledige taakinhoud. Vergeet de rest van uw werk niet en gebruik sociale media tijdens de werkuren alleen voor uw werk. Aanvullend en louter informatief voor het personeel is een document uitgewerkt “10 groene regels voor het gebruik van sociale media bij de VLM”. Die folder kan gebruikt worden bij de interne communicatie rond het gebruik van sociale media bij de VLM. 23 5.2. Melding en voortgangscontrole van misbruiken U kan op twee manieren klachten en meldingen van overtredingen op deze gedragscode indienen : - ofwel via het centrale meldpunt vermeld onder punt 5.1.3. van deze gedragscode. Gebeurt de overtreding door een personeelslid van de VLM dan brengt u ook uw hiërarchische overste op de hoogte. - ofwel naargelang het onderwerp van de overtreding via de meldpunten en aangeduide contactpersonen onder punt 5.1.3. van deze gedragscode. De klachten die ingediend worden via het centrale meldpunt worden verdeeld, afhankelijk van de aard en het onderwerp, tussen de verschillende meldpunten onder punt 5.1.3. Het centrale meldpunt neemt hierbij de privacy van het personeelslid in acht en verdeelt en behandelt de klacht met de nodige vertrouwelijkheid. Iedere klacht of melding wordt onderzocht en geëvalueerd. Is een klacht of een melding gegrond, dan gebeurt de voortgangscontrole als volgt : – Is het de eerste overtreding van de persoon in kwestie, dan wordt die persoon herinnerd aan deze gedragscode. – Bij een volgende overtreding wordt de eerste evaluator van de persoon op de hoogte gebracht. Als u meer informatie wilt over de werking van het meldpunt of als u de status van uw klacht wilt opvragen, dan kunt u steeds terecht bij : Centraal meldpunt : Mevr. Ann De Baerdemaeker Telefoon : 02/543.72.10 E-mail : [email protected] 24 5.3. Controle van het gebruik van e-mail en het internet Het lijnmanagement kan, onder de volgende voorwaarden, controles (laten) uitvoeren op het email-, intranet- en internetgebruik door het opvragen bij informatieveiligheidsverantwoordelijke, Toon Dobbelaere en het kennisnemen van de gegevens inzake de telecommunicatie die betrekking hebben op de personeelsleden : - De controle kan enkel als doel hebben een ongeoorloofd gebruik zoals gedefinieerd in deze omzendbrief te voorkomen of te beteugelen. - Een controle gebeurt enkel op uitdrukkelijke vraag van het lijnmanagement onder wie zijn gezag de betrokken personeelsleden staan. Met lijnmanagement worden bedoeld de gedelegeerd bestuurder, de algemeen directeur en de afdelingshoofden. De schriftelijke aanvraag dient te voldoen aan de hieronder vermelde voorwaarden en wordt overgemaakt aan de VLM, Informatieveiligheidsverantwoordelijke,Toon Dobbelaere. onder gesloten omslag met de vermelding “persoonlijk”. Bij de verdere briefwisseling in het kader van deze controle dienen alle betrokkenen de nodige omzichtigheid aan de dag te leggen, zo dient alle briefwisseling met betrekking tot het opvragen van geïndividualiseerde gegevens onder gesloten omslag te worden verstuurd met de vermelding “persoonlijk”. - Er kan enkel een controle worden uitgevoerd op het gebruik van e-mail, intranet en internet gedurende een periode die start vanaf de datum van de aanvraag. De in het verleden (dit is vóór de datum van aanvraag) ontstane gegevens, worden door de ICTdienstverleners uitsluitend bewaard (gelogd) om de goede werking van het netwerk na te gaan en de goede uitvoering van de ICT-diensten te garanderen. Een uitzondering op voormeld principe geldt indien de wetgever een controle van in het verleden ontstane gegevens toestaat of oplegt. Dat is momenteel reeds zo bij daden van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De wetgever heeft in de Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn op de werknemers bij de uitvoering van hun werk de werkgever opgedragen om bij feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag een snel en onpartijdig onderzoek uit te voeren. Dat onderzoek kan dus ook via een controle van in het verleden ontstane gegevens gebeuren. - De controle moet beperkt blijven tot de periode die noodzakelijk is om het doel te bereiken. - De volgende globale gegevens kunnen, zonder dat daar een directe aanleiding voor is (doch met inachtneming van alle voorwaarden die hier worden vermeld) worden opgevraagd bij de informatieveiligheidsverantwoordelijke : – wat het internetgebruik betreft : per entiteit (afdeling, provinciale afdeling, zetel, agentschap) een lijst van de bezochte websites, alsook de frequentie en het volume van de doorgezonden informatie; – wat het e-mailgebruik betreft : per postbus of per gebruiker, het volume van de gedurende een bepaalde periode verzonden en ontvangen e-mailberichten gedurende een bepaalde periode 25 - De volgende geïndividualiseerde gegevens kunnen enkel worden opgevraagd indien er, op grond van bepaalde feiten, bij een vermoeden van ongeoorloofd gebruik door een bepaald personeelslid bestaat : – wat het internetgebruik betreft : de door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode bezochte websites alsook de frequentie en het volume van de doorgezonden informatie; – wat het e-mailgebruik betreft : het aantal door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode verzonden emailberichten, de grootte van elk bericht en de geadresseerden. De aanvraag bevat een uitdrukkelijke verklaring van het lijnmanagement dat er een gegrond vermoeden bestaat van ongeoorloofd gebruik van de elektronische middelen door het betrokken personeelslid. - De inhoud van een e-mailbericht kan nooit worden vrijgegeven. De bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing wanneer gerechtelijke autoriteiten gegevens van een bepaald personeelslid opvorderen in het kader van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek. De bovenstaande voorwaarden zijn evenmin van toepassing voor de kennisname van de gegevens inzake telecommunicatie door de ICT-dienstverleners die enkel tot doel heeft de goede werking van het netwerk na te gaan en de goede uitvoering van de ICT-diensten te garanderen. 5.4. Maatregelen in geval van ongeoorloofd gebruik Indien ongeoorloofd gebruik van deze communicatiemiddelen is vastgesteld, kan het lijnmanagement optreden met alle gepaste middelen die krachtens het Vlaams Personeelsstatuut gelden. 5.5. Toegang tot gegevens – verbetering U kan de gegevens met betrekking tot het gebruik van uw onlinecommunicatie inkijken bij de VLM Informatieveiligheidsverantwoordelijke via een aanvraag via de helpdesk in Topdesk ([email protected]) overeenkomstig de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens. U kan indien nodig een verzoek tot verbetering van deze gegevens indienen.
