Vereenvoudigde factuur

Speciale vereisten voor digitaal factureren
Digitaal factureren neemt tegenwoordig een hoge vlucht. De meeste economische
voordelen vloeien overigens niet voort uit besparingen op druk- en frankeerkosten, maar
eerder uit de volledige procesautomatisering en –integratie van bestelling tot betaling
tussen handelspartners.
Je moet je afvragen of er andere factuurvereisten gelden voor digitale (elektronische)
facturen.
Basisgegevens
Allereerst volgt hieronder een opsomming van de basisgegevens die altijd op je facturen
vermeld dienen te worden:
- Jouw volledige naam (juridische naam of handelsnaam, indien deze geregistreerd is
bij de Kamer van Koophandel) en de naam van jouw afnemer;
- Jouw volledige vestigingsadres en dat van je afnemer;
- Jouw BTW-nummer;
- Jouw KvK-nummer;
- De datum waarop de factuur is uitgereikt;
- Een uniek volgnummer;
- Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd;
- Het aantal geleverde goederen of diensten;
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd;
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW;
- Het BTW-tarief dat je in rekening brengt;
- Het BTW-bedrag;
- Het totaalbedrag, inclusief BTW.
Aanvullende regels
In sommige situaties gelden aanvullende regels voor facturen. Hieronder volgt een
opsomming van een aantal situaties waarvoor aanvullende regels gelden:
1. Wanneer je tussenhandelaar bent in een ABC-transactie; naast de verplichte
gegevens vermeld je dan ook het BTW-identificatienummer van afnemer C in het
EU-land van C en “Verlegging vereenvoudigde ABC-regeling” of
“Intracommunautaire levering”.
2. Wanneer je een acceptgiro verstuurt; je kunt dan het strookje dat de afnemer
houdt als factuur beschouwen. Daarop moet je vermelden: datum waarop de
acceptgiro verstuurd is, de naam van je bedrijf, een omschrijving van de goederen
of diensten die je hebt geleverd en het BTW-bedrag of gegevens aan de hand
waarvan dit berekend kan worden, zoals het totaalbedrag en het BTW-tarief.
3. Je afnemer maakt de factuur op; op de factuur moet dan vermeld worden:
“Factuur uitgereikt door afnemer”. In deze situatie gelden de volgende regels: Je
hebt met je afnemer vooraf afgesproken dat jouw afnemer de factuur opmaakt. Je
bent als leverancier aansprakelijk voor de juistheid van de factuur van jouw
afnemer. Indien je niet akkoord gaat met de factuur moet je de afnemer hiervan
tijdig op de hoogte brengen. De factuur is dan ongeldig en je moet dan zelf een
factuur uitreiken of je moet het met de afnemer eens worden over een verbeterde
factuur. De leverancier is verantwoordelijk voor de afdracht van de BTW aan de
belastingdienst, ook als dat bedrag te hoog is.
4. Wanneer je gebruik maakt van automatische afschrijvingen; De datum waarop de
afschrijving plaatsvind/plaatsvond moet vermeld zijn naast de overige verplichte
gegevens.
5. Als je detailhandelaar bent; als detailhandelaar hoef je alleen een factuur uit te
reiken indien de klant daar om vraagt en je weet of zou moeten weten dat die
klant daadwerkelijk ondernemer is. Deze regeling geldt ook indien je uitgever van
tijdschriften bent.
6. Als je levert op basis van een doorlopende overeenkomst, bijvoorbeeld
abonnementen; Dan kun je op de factuur, in plaats van de datum van de levering,
het tijdvak vermelden waarover je factureert. Deze periode mag niet langer zijn
dan een jaar. Doorlopende intracommunautaire leveringen worden steeds geacht te
zijn voltooid bij afloop van elke kalendermaand.
7. Indien een fiscaal vertegenwoordiger BTW betaalt; Betaalt een fiscaal
vertegenwoordiger voor jou de BTW die je in rekening brengt en doet hij namens
jou aangifte? Vermeld dan ook naam, adres en BTW-nummer van deze
vertegenwoordiger op de factuur.
8. Je hebt een groothandel; Groothandelszaken kunnen in plaats van een omschrijving
van de geleverde goederen een code gebruiken. Je vraagt bij de belastingdienst
hiervoor een vergunning aan. Bovendien moeten de coderingen door de
belastingdienst zijn goedgekeurd. Je bent verplicht je afnemers een overzicht te
geven met de betekenis van de codes. Je vermeldt op dit overzicht en op jouw
factuur de datum en het nummer van de goedkeuring.
9. Indien je werkt met kortingen en vooruitbetalingen; Kortingen en vooruitbetalingen
die je aftrekt van het bedrag dat je in rekening brengt, vermeldt je op de factuur.
Je hoeft geen BTW te betalen over kortingen die je geeft. Geef je korting op
voorwaarde dat jouw klant jou vóór een bepaalde datum betaalt? Als jouw klant
later betaalt, dan moet je over de niet genoten korting alsnog BTW betalen. Heeft
jouw afnemer recht op aftrek van BTW? Dan kan hij de BTW over de niet genoten
korting alleen aftrekken als je hem een aanvullende factuur stuurt.
10. Als je werkt met een kredietbeperkingstoeslag om ervoor te zorgen dat jouw
klanten op tijd betalen; Deze toeslag betalen klanten indien ze te laat betalen.
Over deze toeslag moet je BTW betalen. Je telt de kredietbeperkingstoeslag op bij
het factuurbedrag. Meestal is dit een percentage van het totaalbedrag. Omdat je
vooraf niet weet op de klant op tijd gaat betalen, reken je geen BTW over de
toeslag. Betaalt de klant op tijd, dan hoef je verder niets te doen. Als hij te laat
betaalt en betaalt hij daardoor ook de toeslag, dan betaal je BTW over dit bedrag.
11. Levering van margegoederen; In dat geval kun je mogelijk gebruik maken van de
margeregeling. Je berekent de BTW over de winstmarge en niet over de omzet. Op
de factuur vermeld je de verkoopprijs. Je mag geen BTW op de factuur vermelden,
maar de moet een van de volgende termen letterlijk vermelden:
- bijzondere regeling – gebruikte goederen
- bijzondere regeling – kunstvoorwerpen
- bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten
12. Indien je meerdere afzonderlijke goederen of diensten aan dezelfde klant levert;
Als je meerdere afzonderlijke goederen of diensten aan een klant levert, mag je
een periodieke factuur maken. Voorwaarde is dat de periode waarover je
factureert, niet langer is dan een kalendermaand.
13. Levering nieuwe vervoermiddelen; Als je een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel
levert aan een particulier of een ondernemer uit een ander EU-land, ben je
verplicht om een factuur uit te reiken. Vermeld daarop de gegevens die nodig zijn
om te bepalen of een vervoermiddel nieuw of bijna nieuw is. Dat doe je
bijvoorbeeld met het kentekenbewijs.
14. Reisbureauregeling; Als je de reisbureauregeling toepast, vermeld je geen BTW op
de factuur voor reisdiensten, maar de tekst: “bijzondere regeling reisbureaus”.
15. Inruil door klant; Bij een ruiltransactie vermeld je op de factuur naast de verplichte
gegevens de waarde van beide geruilde goederen en de BTW die daarover betaald
moet worden. Vindt de inruil geheel in natura plaats, dan moet je de waarde van
de geruilde goederen vaststellen en op de factuur vermelden.
16. Verleggingsregeling; In sommige situaties betaalt niet de leverancier, maar de
afnemer de BTW. Bij de verleggingsregeling reken je geen BTW, maar vermeld je op
de factuur: “BTW verlegd” en het BTW-nummer van de afnemer.
17. Vrijgestelde goederen en diensten; Als je vrijgestelde goederen of diensten levert,
vermeld je op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is. Dat is niet nodig als
uit de omschrijving op de factuur blijkt dat de vrijstelling van toepassing is.
18. Intracommunautaire levering; BTW-identificatienummers van jezelf en van de
afnemer dienen vermeld te worden. Er moet op de factuur vermeld worden dat het
een intracommunautaire levering betreft. Je factureert met 0% BTW. Vrijwel iedere
situatie is weer anders; plaats van levering goederen of dienst, vervoer door andere
landen, door externe transportonderneming, etc. Schakel de adviseur van OOvB in
om een specifieke situatie voor te leggen en je krijgt een pasklaar antwoord!
Vereenvoudigde factuur
In enkele gevallen is het mogelijk om een vereenvoudigde factuur op te stellen. Dat mag
wanneer het factuurbedrag inclusief BTW maximaal € 100 bedraagt of wanneer de factuur
een wijziging is van de oorspronkelijke factuur.
- De datum waarop de factuur wordt uitgereikt;
- Jouw volledige naam en adresgegevens;
- Welke goederen of diensten er zijn geleverd;
- De BTW;
- Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur).
Verplichtingen
Voorts moet je kunnen laten zien dat de factuur door de afzender (jij dus!) is verstuurd en
niet is veranderd. De factuur moet dus authentiek en integer zijn. En de belastingdienst
moet de factuur kunnen controleren. Daartoe hoeft de factuur niet geprint te worden,
maar deze moet elektronisch opgeslagen worden. De bewaartermijn is zeven jaar en voor
facturen met betrekking tot onroerend goed tien jaar.
Extra vereisten
Wat zijn de extra vereisten voor digitale facturen?
Jouw afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Dat betekent dat jouw klant de digitale
factuur mag weigeren als hij/zij de factuur niet in elektronische vorm wil ontvangen.
Overleg dus eerst met je klant alvorens je overgaat op digitale facturering! Dat is het enige
aanvullende vereiste voor digitaal factureren.