Gebruik van social media binnen Scouting Nederland

Protocol social media
Gebruik van social media binnen Scouting Nederland
Social media biedt volop kansen om te laten zien dat je
trots bent op Scouting en dat wat je bij Scouting doet.
Het kan daardoor bijdragen aan een betere
zichtbaarheid van Scouting en het versterken van het
imago. Intern, bij jeugdleden en vrijwilligers, maar ook
extern, bij niet-scouts, relaties en leveranciers. Social
media maakt het delen van informatie en kennis met
verschillende doelgroepen veel eenvoudiger en
efficiënter. Er ontstaan waardevolle relaties, in de
breedste zin van het woord. Ook het verbeteren van
dienstverlening behoort tot de kansen.
Het gebruik van social media roept ook vragen op.
(Vrijwilligers)werk en privé zijn niet (meer) zo gemakkelijk
te scheiden. En dat hoeft ook niet. Het uitgangspunt is dat
social media een waardevolle bijdrage leveren aan de
organisatie. Toch ziet de een meer kansen terwijl de ander
in social media vooral bedreigingen ziet. Om hierin de
balans te vinden en om het gebruik van social media niet
tot misverstanden te laten leiden, is dit protocol ontwikkeld.
Scouting Nederland is trots op de betrokkenheid en vakkundigheid van vele vrijwilligers in talloze
landelijke projecten en teams. Het protocol social media geldt daarom zowel voor alle landelijk
vrijwilligers als beroepskrachten. Waar ‘medewerker(s)’ wordt gelezen kan dat aangepast worden naar
‘vrijwilliger’ en andersom.
Voorbeelden
 Tussen beroepskrachten ontstaat discussie over de tijd die iemand op het werk besteedt aan
Facebook. Informatie opzoeken op internet en contacten onderhouden via e-mail zijn wel
gangbaar.
 Een leidinggevende vindt dat een medewerker zich te veel profileert via social media en
spreekt hem daarop aan.
 Een vrijwilliger Twittert uit een vertrouwelijke bijeenkomst of heeft kritiek op de eigen
(project)organisatie.
 Iemand wil op zijn privé Facebook-account schrijven over de voortgang van een evenement
en zijn of haar rol hierin, maar weet niet goed of dat mag.
 Een vrijwilliger geeft via Twitter en blog kritiek op een leverancier, terwijl de organisatie in
onderhandeling is over een schadevergoeding.
Scouting Nederland is actief in onderstaande social media en interactieve platforms:
Twitter
LinkedIN
ScoutBlog
YouTube
Instagram
@Scouting_NL
Scouting.nl/linkedin (group)
linkedin.com/company/scoutingnederland (company)
Scouting.nl/Blog
ScoutTVnl
Scouting_NL
Facebook
Google+
ScoutingNederland
Google.com/+scoutingnederland
Storify
Flickr
Scouting_NL
Scouting-Nederland
Scouting Nederland monitort en participeert actief in niet-eigen kanalen.
Protocol social media – Scouting Nederland – januari 2017
1
Gedragscode professioneel gebruik social media binnen Scouting Nederland
1. Je mag kennis en andere waardevolle informatie delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en
Scouting Nederland niet schaadt.
2. Scouting Nederland juicht de open dialoog en het uitwisselen van ideeën en het delen van kennis
toe. Dit kun je doen op persoonlijke titel. Bij organisatie-gerelateerde onderwerpen sluit je af met
vermelding van je echte naam, je functie en organisatie. Je schrijft in de eerste persoon.
3. Je bent persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die je, voor zover dat niet tot je functie
behoort, publiceert op sociale netwerken, blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn
op user-generated content. Je bent je ervan bewust dat wat je plaatst voor langere tijd openbaar
blijft, met gevolgen voor je privacy.
4. Publiceer je op een ander kanaal dan het officiële Scouting Nederland-kanaal over een onderwerp
dat wel te maken kan hebben met Scouting Nederland, dan maak je kenbaar vanuit welke rol je
publiceert. Eventueel aangevuld met een disclaimer waarin staat dat, in geval van een persoonlijk
standpunt, dit niet overeen hoeft te komen met dat van de organisatie.
5. Je verstrekt geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie over leden, klanten, partners of
leveranciers zonder hun goedkeuring.
6. Je respecteert beeld-, auteurs- en citaatrecht en bovenal degene tot wie je je richt. Etnische laster,
persoonlijke beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt
gerespecteerd. Als je publiceert over een andere organisatie zorg je ervoor dat wat je zegt feitelijk
en juist is, zonder deze in diskrediet te brengen. Gooi geen olie op het vuur in debatten, maar blijf
feitelijk.
7. Je mag actief zijn op social media mits het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van je functie kan
het gebruik van social media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken
hierover afspraken.
8. Vrijwilligers en medewerkers zijn zich bewust van hun relatie met Scouting Nederland in online
sociale netwerken. Als je actief bent op social media voor de organisatie in verband met dagelijkse
werkzaamheden, zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met hoe je je
in tekst, beeld en geluid zou presenteren ten overstaan van collega's en klanten.
9. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of
te verwijderen.
10. Scouting Nederland wil eerlijk en transparant zijn. Wanneer uitingen worden gedaan vanuit een
andere naam, bijvoorbeeld op een persoonlijk account van een medewerker, dan worden de
organisatie en functie altijd bekendgemaakt.
11. Bestuurders, directie, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de
strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid rond activiteiten op social media.
Op grond van hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Zij zijn
zich bewust dat leden, vrijwilligers en medewerkers lezen wat zij schrijven.
12. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met Scouting Nederland is het
verstandig contact te zoeken met Team communicatie Scouting Nederland. Uiteindelijk is het
helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je post of publiceert. Het kan echter geen kwaad
advies in te winnen.
Protocol social media – Scouting Nederland – januari 2017
2
Afspraken registratie en gebruik social media landelijke projecten / evenementen
Social media zijn een prachtig kanaal om te communiceren over projecten en evenementen. Naast het
protocol social media, gelden hiervoor een aantal afspraken rondom registratie en gebruik. Voor
projecten geldt dat gebruik wordt gemaakt van de bestaande social media kanalen van Scouting
Nederland. Voor evenementen en (landelijke leden)activiteiten geldt dat gebruik gemaakt kan worden
van enkele speciaal voor het evenement geopende accounts. Hiervoor geldt:
 Team communicatie van Scouting Nederland verzorgt voorafgaand aan het evenement de
registratie van deze kanalen en blijft hoofdbeheerder van de accounts zodat de continuïteit
gewaarborgd blijft.
 De te gebruiken accounts zijn ‘tijdloos’. @Scout_In op Twitter of Instagram kan zo iedere twee
jaar opnieuw gebruikt worden, zonder vanaf nul te gaan bouwen aan een online volgersgroep.
 Team communicatie van Scouting Nederland verzorgt de toegang tot de kanalen aan de
communicatiemedewerkers van het project of evenement en biedt hierbij de mogelijkheid gebruik
te maken van een Social Media Management- en monitoringtool.
 Accounts voor deelprojecten of subonderdelen (troepen bij een Wereld Jamboree, subkampen bij
een Nawaka) kunnen in overleg met Team communicatie Scouting Nederland aangemaakt
worden door het communicatieteam van het evenement. Dit team is in dat geval hoofdbeheerder
van de ‘subaccounts’, zorgt voor archivering van de gegevens en verzorgt de toegang tot het
account aan de medewerkers van het subonderdeel.
o Het communicatieteam van het evenement draagt na registratie, zorg voor overdracht van
de gegevens van aangemaakte accounts, aan Team communicatie Scouting Nederland.
o Voor Facebook geldt de stelregel dat voor deelprojecten of subonderdelen een besloten
groep wordt aangemaakt.
 Te allen tijden (zowel bij hoofd- als subaccounts) geldt dat Team communicatie uit naam van de
vereniging Scouting Nederland eigenaar en eindverantwoordelijk is.
Voorbeelden:
 Communicatie op social media voor een project als Scouting Academy of team als HRM, loopt via
de bestaande Scouting Nederland accounts, via Team communicatie Scouting Nederland.
 Communicatie op social media voor een landelijke ledenactiviteit zoals de HIT, Scout-In of
Nawaka, verloopt via een speciaal voor het evenement geregistreerd account. Het
communicatieteam van het project krijgt toegang tot de accounts.
 Een subkamp van het Nawaka krijgt toegang tot een door het communicatieteam van het
evenement aangemaakt account voor het subkamp. De communicatie van de deelnemers van het
subkamp verloopt via een besloten Facebookgroep, terwijl de algemene communicatie rondom
het evenement verloopt via het hoofdaccount, een Facebookpagina. De gegevens van dit
subaccount zijn bekend bij Team communicatie Scouting Nederland.
Protocol social media – Scouting Nederland – januari 2017
3