Bestuursevaluatie 2016

Bestuursevaluatie 2016
Samenvatting
De evaluatie over 2016 is gehouden met de 13 aanbevelingen voor goed sportbestuur, van
NOC*NSF als richtlijn.
2016 was voor het bestuur van de NeFUB een rumoerig jaar, waarbij veel brandjes moesten
worden geblust, veel beleidsmatige ontwikkelingen moesten worden gemaakt en de
financiële positie van de NeFUB snel moest worden verbeterd. Het bestuur kijkt terug op een
goed jaar, met fijne successen en mooie ontwikkelingen. Echter ziet het bestuur ook dat
NeFUB in 2016 veel uitvoerend (operationeel) werk heeft gedaan, meer dan strategisch en
tactisch voor NeFUB. Het bestuur zou graag meer mensen inzetten op de juiste (deel)functies,
maar ziet dat langere inzet van vrijwilligers terugloopt. Dit is ook een van de redenen dat veel
bestuursleden ook operationeel actief zijn.
Het bestuur heeft ervaren dat het imago van de NeFUB en haar bestuur niet heel positief was,
het voorgaande bestuur was slecht zichtbaar en het was onduidelijk wat ze voor de bond aan
het doen waren. De bestuursleden hebben gewerkt aan zichtbaarheid en transparantie van
de werkzaamheden die zijn aangepakt, door in de ontwikkelingen vrijwilligers en
geïnteresseerden te betrekken maar ook fysiek naar evenementen, competities en
uitreikingen te gaan en over werkzaamheden actief te communiceren op social media.
Daarnaast heeft het bestuur ervaren dat er geen vastgelegde afspraken waren over de
topsport segmenten van floorball in Nederland, waarmee onduidelijk was waar bijvoorbeeld
prioriteiten lagen en wat bij aanstelling aan de stafleden is gevraagd / aangegeven is dat
werd/wordt verwacht.
Inleiding
In 2016 is de NeFUB begonnen met een grotendeels nieuw bestuur. Over 2016 waren
geen specifieke (jaar)plannen gemaakt, maar er waren voldoende uitdagingen voor het
nieuwe bestuur om op te pakken. Om toch een goed evaluatie te kunnen doen over 2016
hebben we besloten met elkaar te spreken over de 13 aanbevelingen voor goed sportbestuur,
zoals deze door NOC*NSF worden aangeboden.
Aanbeveling 1 – Eenheid
‘Het bestuur zorgt voor eenheid binnen de organisatie door eenheid in beleid, organisatie en
structuur. Het bestuur straalt dit uit en leeft dit na. Het zorgt hiermee voor maximale
transparantie en voorspelbaarheid van de organisatie’
Onder deze aanbeveling kun je denken aan een meerjarenbeleidplan, de meerjarenbegroting
en het hebben van een visie en missie.
Het NeFUB bestuur heeft in 2016 veel gewerkt aan het maken van een nieuwe visie en
missie, waarmee de toon voor de ontwikkelingen voor floorball in Nederland de komende
jaren richting gegeven wordt. Dit hebben we gedaan in een combinatie van een fysieke
training, de input van de brainstormdag ‘Design de NeFUB’ en de ambities en kansen die het
nieuwe bestuur voor de NeFUB ziet. De aanpak van deze missie en visie is als positief
ervaren, maar bijna het voltallige bestuur heeft aangegeven dat het misschien nog beter was
geweest dat we samen meer tijd hiervoor hadden besteedt. Het resultaat is er niet minder
om, maar in de uitvoering hadden we graag langer bepaalde gesprekken gevoerd over de
elementen in de missie en visie.
Daarnaast hebben we in 2016 een nieuw meerjarenplan en een nieuwe meerjarenbegroting
gemaakt. Deze sluiten naar wens aan bij de missie en visie. Ook hierbij geldt dat we hebben
gemerkt dat we als bestuur zijnde dit graag minder gehaast hadden opgepakt. Echter het
beleid dat uiteindelijk opgeleverd is, staan we zeker achter en dat wordt ook volop aangepakt
om voortgang te realiseren.
Aanbeveling 2 – Topsportstatuut
‘De organisatie stelt vanwege onder meer de grote (financiële) en specifieke belangen en
complexiteit van de topsport een topsportstatuut op’
Hier hebben we het over rechten en plichten van iemand in topsport, evenals beleid rondom
topsport en duidelijke bevoegdheden van de betrokken partijen.
In 2016 heeft het bestuur gewerkt aan het verduidelijken van de posities en verwachtingen
van onze topsporters en de vrijwilligers betrokken bij onze topsport. Hiervoor heeft het
bestuur een start gemaakt aan het ontwikkelen van een beleid over topsport. Dit beleid heeft
in 2016 nog niet geleid tot een afgerond beleidsstuk, maar de belangrijkste ontwikkelingen
voor het invullen van het beleid zijn gemaakt. De implementatie is beoogd voor 2017.
Het ontwikkelen van het nieuwe beleid is ontstaan uit diverse noodzaken: de behoefte van
duidelijkheid over de rol en samenwerking van vrijwilligers en het NeFUB bestuur evenals de
behoefte aan eenduidige afspraken over spelers die in aanmerking komen voor meerdere
nationaal team trajecten. Het opstellen van het beleid is gestart door met de diverse
bestuursleden en een aantal nationaal team vrijwilligers in gesprek te gaan. Ook de
ervaringen van spelers en de toekomstwensen van vrijwilligers en bestuursleden zijn
meegenomen in de ontwikkeling van het beleidsdocument. Deze aanpak is door het bestuur
als prettig ervaren, omdat de kennis van de reeds betrokken vrijwilligers meegenomen wordt
in de ontwikkelingen van beleid.
Aanbeveling 3 – Financieel Statuut
‘Het bestuur zorgt dat zij een goed financieel beleid en passende administratieve organisatie
voert, vastgelegd in een financieel statuut’
Hierin wordt gekeken naar de jaarrekening, balans, het inzetten van een kascontrole
commissie en/of accountant, en het verkleinen van de risico’s van aansprakelijkheid voor
betrokken vrijwilligers.
De financiën waren een van de grootste uitdagingen van 2016. Het ontbreken van een
penningmeester en het niet naar wens functioneren van de voorgaande penningmeester
zorgde ervoor dat het aangetreden bestuur geen goed beeld had van de financiële situatie
van NeFUB. Het bestuur heeft in samenwerking met boekhoudkantoor HISLA en het NeFUB
bondsbureau de huidige achterstanden in kaart gebracht, dit bracht geen mooi beeld voor de
toekomst van NeFUB. Het bestuur heeft direct acties ondernomen om besparingen aan te
gaan, betaalregelingen getroffen met schuldeisers en schuldenaren evenals kritisch gekeken
naar waar de kosten uit ontstaan.
Uit dit alles zijn een aantal concrete acties gekomen, de grootste hierin waren het onderzoek
naar uitbesteding van de financiële administratie aan het bedrijf Bondscenter en het zoeken
naar een alternatief voor de te dure huisvesting.
De gesprekken met Bondscenter waren goed, het bedrijf biedt alles dat NeFUB nodig heeft
en de samenwerking zou verzorgen dat een aantal van onze vrijwilligersfuncties vele malen
minder intensief zouden worden. Echter het prijskaartje dat eraan gebonden was, heeft het
bestuur doen besluiten om (nu) niet in zee te gaan met Bondscenter. Andere partijen op de
markt waren niet direct beschikbaar en waren niet (veel) goedkoper.
Daarnaast hebben we gezocht naar een goedkopere huisvesting . Na gesprekken met de
Nederlandse IJshockey Bond, de Nederlandse Handboog Bond en onderzoek naar shared
offices, was de beste optie voor ons bureau om in te huizen bij de Nederlandse Handboog
Bond. Dit alles heeft geleid tot de verhuizing van NeFUB kantoor naar Papendal, Arnhem. De
verhuizing heeft op korte termijn veel interactie met andere partijen in de sportwereld met zich
meegebracht, hierdoor kan de bond op langere termijn meer interactie realiseren en daar
waar mogelijk samenwerking met andere bonden realiseren en intensiveren.
Over 2015 en 2016 was geen jaarbegroting terug te vinden, daardoor was het lastig te
evalueren met de ALV of het gevoerde beleid van 2015 (en daarmee ook 2016 nu)
gerealiseerd kon worden en waar de NeFUB uitgaven niet overeenkwamen met de
verwachtingen. Mede daardoor is de kascontrole over 2015 uitgevoerd door een externe
kascommissie, bestaande uit een bevriende accountant en haar collega met een warm hard
voor floorball. Het advies over onder andere hoe de boekhouding te verduidelijken, is in 2016
direct meegenomen, toen het bestuur de financiële stukken en situatie ging uitzoeken.
Eind 2016 heeft het bestuur een start gemaakt met gesprekken over het verkleinen van
risico’s voor vrijwilligers, en leden. Hier is nog geen direct resultaat op geboekt in 2016, maar
is nog in verdere ontwikkeling.
Het bestuur kijkt over deze punten terug op een vruchtbaar 2016. Door het aanpakken van de
serieuze kansen voor de NeFUB zijn de grootste financiële risico’s verdwenen of verkleind.
De proactieve aanpak en de ‘yes, we can!’ houding draagt bij aan veel successen, groot en
klein.
De aanpak van de verhuizing, het onderzoek naar de mogelijkheden en samenwerking met
Bondscenter en het onderzoeken naar de mogelijkheden voor betaalbare verzekeringen laten
zien dat de NeFUB als bond op zoek is naar het realiseren van financiële gezondheid en
stabiliteit van de bond.
Aanbeveling 4 – Besturingsmodel
‘Het bestuur stelt duidelijk vast op welke manier de organisatie bestuurd wordt. Het
heroverweegt en actualiseert met regelmaat het gehanteerde besturingsmodel’
Dit onderwerp zorgt ervoor dat de werkzaamheden binnen de bond op de juiste plaats belegd
zijn en worden, stimuleert onder andere een bestuur van oneven aantal in grootte.
Wanneer we kijken naar het huidige bestuur en de werkzaamheden die zij verricht is de
algehele conclusie dat er in 2016 veel inhoudelijk is gewerkt. Dit was ook nodig om de bond
weer een betere positie te geven, maar dit zorgt ook voor een grote werkdruk op de
bestuursleden.
Er is een onderscheidt tussen het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur, maar op dit
moment is daar in de uitvoering weinig van te merken. Alle vergaderingen worden via Skype
door het voltallige bestuur bijgewoond en het dagelijks bestuur heeft geen daadwerkelijk
separate vergaderingen . Het dagelijks bestuur vergadert vaak in voorbereiding op de
algemene bestuursvergadering en stemt dan zaken af zodat de algemene vergadering beter
voorbereid ingegaan wordt.
Het bestuur heeft in 2016 6 leden gekend, waaronder Voorzitter, Secretaris, Bestuurslid
Topsport, bestuurslid Jeugd en Ontwikkeling, Bestuurslid media en bestuurslid FAN. 2016
kende geen aangestelde penningmeester. In de ALV van het najaar van 2016 is het
algemeen bestuurslid topsport uit haar functie gestapt, daar zij onvoldoende aandacht kon
schenken aan haar onderwerpen zonder in tijdsnood te komen. Zij heeft afscheid genomen
van het bestuur in de ALV van het najaar 2016.
Aanbeveling 5 - Bestuursfuncties
‘Bij de uitoefening van een bestuursfunctie is het belangrijk dat de juiste persoon op de juiste
plaats zit, er voldoende vernieuwing is, de wijze van voordragen en benoemen transparant is
en het organisatiegeheugen goed is gewaarborgd’
Dit punt is vooral over het aanstellingsproces van een nieuw bestuurslid, maar ook over de
continuïteit van kennis en ontwikkelingen binnen de bond.
In 2016 hebben we een bijna voltallige bestuurswissel meegemaakt. Maar de procedures van
aanstelling waren open en transparant. De interesse van het bestuurslid Jeugd en
Ontwikkeling was korter dan regulier voorafgaand aan de ALV, maar de ALV zag de
noodzaak van het invullen van deze vacature en kon akkoord gaan met aanstelling in de ALV
van het voorjaar 2016 in plaats van wachten tot de ALV van het najaar 2016.
Wat merkbaar is dat nieuwe mensen zich vaak pas aanmelden voor de openstaande functie
als de invulling noodzaak is geworden. Het vermoeden is dat dit mede komt door de
uitstraling en het handelen van voorgaand bestuur. Het beeld dat daarvan leeft is niet heel
positief, het nieuwe bestuur werkt hard aan het verbeteren van het imago van
sportbestuurder zijn voor NeFUB.
Het voorgaande bestuur heeft weinig overdracht gedaan, maar het huidige bestuur ziet de
meerwaarde van documenteren wel. Daarom zijn diverse beleidsafspraken al
gedocumenteerd, is een meerjarenplan en –begroting gemaakt, evenals een jaarbegroting en
jaarplan.
Aanbeveling 6 – gedragscode bestuur
‘Het bestuur stelt een gedragscode vast waaraan bestuursleden zich in hun handelen
(moeten) houden en legt deze ter kennisneming voor aan de ALV’
Dit onderwerp is over de onkostenregelingen, geschenkenregelingen en een regeling over
zakelijke transacties met derde-belanghebbenden. Ook het hebben van een kascommissie
en het maken van een jaarverslag valt hieronder.
In 2016 is een jaarverslag over 2015 gemaakt, in een nieuw formaat. In 2017 maken we in dit
formaat weer een jaarverslag. Het nieuwe formaat was beter leesbaar en werd positief
ontvangen. De onkostenregelingen zijn opnieuw ingesteld, het bestuur is bewust van de
financiële positie van de bond en onderling worden bestuursleden op eventuele rare uitgaven
gecontroleerd. Er is een declaratieregeling, welke soms niet heel duidelijk is over wat wel en
niet kan. In 2017 zal hier zeker aandacht aan besteed worden, daar de ervaringen uit het
verleden met het huidige declaratiebeleid niet altijd even positief zijn geweest. De
wetenschap dat het huidige bestuur met gezond verstand functioneert, zorgt voor rust. Echter
dit is geen garantie voor de toekomst, dus er zal zeker in de toekomst meer gedocumenteerd
moeten worden rondom deze gedragscode en regelingen.
Aanbeveling 7 – Bestuurdersaansprakelijkheid
‘Het bestuur bespreekt de noodzaak of wenselijkheid om zich voor
bestuurdersaansprakelijkheid te verzekeren en legt zijn oordeel gemotiveerd voor aan de
ALV’
In 2016 is de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering gecontinueerd. De ALV heeft dit
geaccordeerd.
Aanbeveling 8 - Transparantie
‘Het bestuur vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld schema en is transparant over de
agenda en bestuursbesluiten die de ALV aangaan. Slechts in gemotiveerde
uitzonderingsgevallen kunnen er klemmende redenen van privacy of discretie zijn om niet
volledig transparant te zijn’
Het bestuur vergadert tweewekelijks via Skype en probeert minimaal 4x per jaar fysiek met
elkaar te overleggen. De stukken van de vergadering zijn op te vragen. De ALV documentatie
staat beschikbaar via de NeFUB website voor publiek.
Aanbeveling 9 – Aftreden Bestuurders
‘Het bestuur bevordert dat bestuursleden tussentijds aftreden bij: a) frequente afwezigheid
waar ze door medebestuursleden op zijn aangesproken, b) onvoldoende functioneren, c)
structurele onenigheid van inzichten, d) onverenigbaarheid van belangen, e) indien dit
anderszins door het bestuur wordt geacht’
In 2016 is de penningmeester officieel afgetreden door frequent afwezig zijn en onvoldoende
functioneren. Ondanks dat het onwenselijk is dat er geen penningmeester is, was het
noodzakelijk voor de voortgang van de bond in 2016 dat deze aftreding plaatsvond.
Aanbeveling 10 – Agenda bestuur
‘Het bestuur overlegt en besluit tenminste eenmaal per jaar over: a) het algemene beleid en
de strategie, de hieraan verbonden (financiële) risico’s en de financiële stand van zaken,
hieronder vallen ook begroting en jaarrekening; b) de eigen werkwijze en taakverdeling, het
eigen en individuele functioneren; c) de relatie met de directie’
De NeFUB kent geen directie. Het bestuur vergadert structureel over voortgang van beleid en
implementatie van nieuw beleid, evenals de financiële gevolgen of risico’s van besluiten. Bij
de ontwikkeling van jaarplan en begroting is aan beide onderwerpen meerdere vergaderingen
besteedt, en veelvuldig contact geweest
Aanbeveling 11 – Directiestatuut
‘Het bestuur stelt op basis van het vastgestelde besturingsmodel een helder directieprofiel
vast en legt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie duidelijk vast
in een directiestatuut. De positie van de directeur wordt in de statuten verankerd.’
De NeFUB kent geen officiële directie, maar in dit onderdeel zit ook het ‘goed
werkgeverschap’ verankert. In 2016 hebben we veel gesproken over de bureaumedewerker
en het beschikbaar maken van een vaste aanstelling. Jaarlijks moet een
functioneringsgesprek gehouden worden, dit ligt onder de verantwoording van het dagelijks
bestuur.
Aanbeveling 12 – Controletaak ALV
‘Het bestuur zorgt ervoor dat de ALV haar controletaak naar behoren kan uitvoeren.’
De documenten ten behoeve van de ALV dienen tijdig bij de leden te worden aangeboden.
De ALV vind half jaarlijks plaats en de stukken worden 2 weken voorafgaand aan de ALV
gedeeld met de leden. In 2016 zijn er 2 ALV’s geweest, 1 in het voorjaar en 1 in het najaar.
De ALV van het voorjaar had de aanstelling van de kandidaat bestuursleden en de financieel
benodigde verhoging van contributiegelden als belangrijkste agendapunten. De ALV van het
najaar had het meerjarenplan, de meerjaren begroting, evenals het jaarplan en de begroting
2017 op de agenda. In de ALV van het najaar is ook aandacht besteedt aan de
noodzakelijke aanpassing van de statuten, om de rechten van onze aansluiting bij ISR te
continueren. De ALV’s 2016 waren de eerste sinds 2014 waarbij informatievoorziening
tijdig en compleet gedaan zijn.
Aanbeveling 13 - Statuten en reglementen
‘Het bestuur zorgt ervoor dat de organisatie in ieder geval naast de statuten, de volgende
reglementen heeft: een tuchtreglement, een dopingreglement, een regeling tegen seksuele
intimidatie, een regeling tegen discriminatie en racisme en een regeling voor klachten’
De NeFUB was en is aangesloten bij de ISR en de Nationale Doping Autoriteit. Een separaat
reglement is er niet voor de bovenstaande onderwerpen, maar de aansluiting bij ISR en het
hebben van een vertrouwenscontactpersoon is de basis bij deze zaken.