Handreiking financiering van peer-voorlichting over

Handreiking financiering van peer-voorlichting over
seksuele diversiteit
Peter Dankmeijer
Deze handreiking gaat over het werven van geld voor voorlichtingswerk. Waarom zou je dat doen?
Eenvoudigweg omdat je nu eenmaal geld nodig hebt om dit werk te doen. Je hebt reiskosten van
voorlichters, maar dat niet alleen. Je moet ook je training van mensen betalen, je porti voor een
mailing. Misschien maak je een folder over je werk, of een folder of brochure voor leerlingen.
Misschien wil je ook docenten nog iets geven om over na te denken. En af en toe mag je de
voorlichters ook wel belonen. Met een feestje, een maaltijd, of misschien wil je ze wel een vergoeding
geven.
E zijn best veel financiers die aan dit mooie werk willen bijdragen. Om ze ook daadwerkelijk zover te
krijgen dat ze je een budget geven, moet je wel wat investeren. Het is goed om in je groep iemand te
vinden (of iemand bij je groep te halen) die het leuk vindt om die contacten te leggen en er een mooi
voorstel bij te maken. Want als je deze taak neerlegt bij mensen die zich hebben aangemeld om
(alleen) in groepen voorlichting te geven, dan wordt dit een extra klus. En als die klus dan ook nog
eens niet leuk vindt, dan straalt dat van het voorstel af, en dat werkt niet. Maar plannen maken en
mensen enthousiast maken voor je werk is ook leuk. Deze handreiking geeft tips voor hoe je dat
systematische kan doen. Als je nog (veel) meer wilt lezen, raden we je aan om het boekje "van
dromen naar scoren" van MOVISIE (http://www.movisie.nl/smartsite.dws?ch=def&id=117472) te
kopen.
Soorten financiering
Deze handreiking is gebaseerd op een training over fondsenwerving die EduDivers aan voorlichters
gaf in 2011 en op gesprekken over fondsenwerving met diverse groepen. Uit deze ervaringen bleek
dat het vooraf nodig is om enkele basisbegrippen uit te leggen.
Veel deelnemers aan de training hadden geen idee waarvoor ze precies geld wilden hebben.
"Gewoon, voor wat we doen", zeiden ze. In dit verband is het nodig om duidelijk onderscheid te maken
tussen exploitatiefinanciering, projectfinanciering en productfinanciering.
Exploitatiefinanciering
Exploitatiefinanciering is een jaarlijks bedrag dat een organisatie soms krijgt voor de basiskosten van
de organisatie. Basiskosten zijn bijvoorbeeld huur, verzekeringen en soms loonkosten voor een of
meer algemene medewerkers zoals een directeur of een secretariaat.
In het geval van een lokale belangenorganisatie zou voorlichting misschien gerekend kunnen worden
tot de exploitatie, maar omdat het over concrete doelgerichte activiteiten gaat, is dat meestal niet zo.
Mocht het wel zo zijn, dan gaat het over de vaste kosten, zoals training van vrijwilligers,
telefoonkosten en mailingkosten. Meestal is het bedrag dan een onderdeel van de totale
1
exploitatiefinanciering van de hele organisatie.
Veel voorlichters zouden het liefst exploitatiefinanciering krijgen voor voorlichting met het argument
dat het eigenlijk doorlopende activiteiten en kosten zijn. Er zijn echter nog maar weinig financiers die
exploitatiefinanciering geven. Fondsen doen dit nooit en gemeente stappen er steeds meer vanaf. De
meeste gemeenten vinden dat organisaties die de moeite waard zijn om te blijven bestaan, toch
gefinancierd zouden moeten kunnen worden uit de bijdragen van hun belangstellende leden of uit
verkoop van diensten.
Projectfinanciering
Projectfinanciering betekent dat tijdelijk geld kunt krijgen voor een activiteit met een kop en een staart.
Een project heeft en duidelijk doel en concrete activiteiten waarmee dat doel bereikt wordt. Je kunt
projectfinanciering voor voorlichting krijgen als je voorlichting beperkt in tijd en scope is. Bijvoorbeeld
als je voorlichting op ROC's wilt starten, en eenmalig die scholen wilt mailen, bellen, een aanbod wilt
ontwikkelen, om nadat je binnen bent gekomen, het aanbod kostendekkend (met bijdragen van de
scholen) voor te zetten.
Als je jaar na jaar voor hetzelfde 'project' geld blijft aanvragen, maak je jezelf ongeloofwaardig. Wat je
wel kunt doen, is elk jaar of elke twee jaar een nieuw project aanvragen dat voortbouwt op vorige
projecten. Zo zou het denkbeeldige ROC-project dat we net noemden, kunnen worden gevolgd door
een project dat vakgerelateerde voorlichtingsmodules ontwikkeld voor specifieke MBO-opleidingen. En
dat project zou weer gevolgd kunnen worden door een integratieproject, waarin ROC-docenten
betrokken worden bij het vast invoeren van dergelijke methoden in hun lessen.
In sommige gevallen kan je door een reeks geslaagde projecten zo'n vertrouwen en positie bij een
financier opbouwen, dat men bereid is om meerjarige projectfinanciering of programmafinanciering te
geven. In programmafinanciering hoef je de activiteiten niet hele gedetailleerd aan te geven. De
financier vertrouwt dan dat je de deskundigheid hebt om je programma voorstel jaarlijks met een
werkplan te onderbouwen.
Productfinanciering
Productfinanciering betekent dat je voor het leveren van producten of resultaten wordt betaald. Dan
kan je bijvoorbeeld een bedrag krijgen voor een aantal voorlichtingen. Om productfinanciering te
kunnen krijgen, moet je uitrekenen wat de kosten per product of dienst zijn door de totale kosten per
jaar te delen door het aantal voorlichtingen.
Dit is een meer zakelijke manier van financieren. Technisch gezien noemt men dit soms ook een
projectsubsidie, in dat geval heb je een inspanningsverplichting maar als het niet lukt, hoef je alleen te
verantwoorden waarom het niet is gelukt. Het kan ook formeel een aanbesteding (contract) zijn. Dan
krijg je echt betaald per voorlichting: als je minder voorlichtingen deed als afgesproken, krijg je alleen
de uitgevoerde diensten uitbetaald.
Koers op projectfinanciering
In deze handreiking sluiten we aan op de gangbare praktijk van voorlichtingsgroepen. Als er geld te
krijgen is, is dat meestal in de vorm van lokale subsidie of een bijdrage van een landelijk fonds. Het
2
gaat dan om tijdelijke bijdragen die vernieuwing of een ontwikkeling moeten stimuleren. Deze context
leidt tot twee belangrijke conclusies voor lokale voorlichtingsgroepen:
1. Als de gemeente geen exploitatiefinanciering verschaft, en er wel projectsubsidies mogelijk
zijn, moet je als voorlichtingsgroep concreet bedenken hoe je de activiteiten van de groep kunt
indelen in een serie van tijdelijke projecten, met een kop en een staart, die dezelfde of
opeenvolgende doelen hebben.
2. Voor de vaste kosten is het nodig dat de voorlichtingen kostendekkend zijn of worden. Dat wil
zeggen dat je niet afhankelijk bent van subsidies voor reguliere werkzaamheden.
Eerste ideeën
In de praktijk is het soms lastig om in je manier van denken over voorlichting de omslag te maken van
"we gaan naar scholen en doen onze voorlichting voor wie dat wil" naar een meer doelgerichte,
strategische en projectmatige manier van denken. We geven hier wat tips om dit makkelijker te
maken. Het best is om in de groep, of met een paar geïnteresseerde mensen uit de groep een
kwartier bij elkaar te zitten en te brainstormen. Brainstormen betekent dat iedereen alles mag zeggen,
dat je alles opschrijft en dat je elkaars opmerkingen niet afbreekt. De brainstormbegeleider kan de
volgende vragen stellen om opmerkingen los te maken. Stel de aanvullende vragen alleen als ze niet
vanzelf op komen.
1. Waar zijn we trots op uit de afgelopen tijd? Persoonlijk, bereikte doelen in groepen, als
voorlichtingsgroep...
2. Wat kan nog verbeterd worden? Werving voorlichters, training, voorlichtingsprogramma('s), bereik
van bepaalde typen scholen, effecten op bepaalde typen leerlingen, inbedding in scholen...
Na de brainstorm kan je kort discussiëren over de vragen:
3. Wat zijn onze 3 belangrijkste krachtpunten als groep. Wat willen we uitbouwen?
4. Als we 1 (of 2 of 3) van de genoemde verbeterpunten zouden moeten kiezen om in het komende
jaar te verbeteren, welke zou dat dan zijn en waarom?
Ga achteraf voor jezelf of in een fondsenwerfgroepje na of deze eerste ideeën passen binnen de
prioriteiten en capaciteiten van je organisatie als geheel. Brainstorm ook vast in dit groepje over
mogelijke partners (inclusief fondsen) en maak een top 2 met minimaal een financier en een partner.
Een stappenplan voor fondsenwerving
De stappen die je nu kunt zetten van dit eerste idee tot een definitief voorstel aan een financier zijn:
1. Maak een briefing (een korte uiteenzetting van het idee om mensen warm te maken)
3
2. Bespreek de briefing met mogelijke partners (waaronder potentiële financiers)
3. Sluit waar mogelijk bondgenootschappen
4. Werk je briefing uit tot een logisch projectplan
5. Maak een stappenplan
6. Maak een begroting
7. Dien de aanvraag in
Waarom deze stappen? Het is belangrijk om vanaf het begin je financiers te betrekken. Zie je
financiers als partner en niet alleen als geldbuidel. dat zal men waarderen. Als je jouw financier als
partner serieus neemt, ga je natuurlijk ook na wat je partner zelf wil. Daarom moet een briefing open
zijn, zodat er mogelijkheden zijn voor aanpassing en samenwerking. Een plan is altijd sterker als je
samenwerkt, bijvoorbeeld met partners die soortgelijke doelen hebben maar andere netwerken of
competenties. Zo zullen meldpunten discriminatie of GGD´s mogelijk een rol kunnen spelen in je plan.
Die afspraken en bondgenootschappen moet je al in het begin maken.
Een goed projectplan zit logisch in elkaar om de logica te checken kan je een zogenaamd logical
framework gebruiken: dat geeft aan of je activiteiten logisch samenhangen met je doelen en of je
voldoende nagedacht hebt over mogelijke valkuilen. Een stappenplan is nodig om je begroting te
kunnen maken.
De briefing
Schrijf je eerste idee op in de vorm van een briefing van maximaal 1 A4tje. Met deze notitie kan je bij
anderen informeren of het een goed idee is. Het is vooral bedoeld voor de mogelijke financiers en
samenwerkingspartners.
Voor de je briefing schrijft, is het handig om te besluiten wie je voorkeurspartners zijn. Als je dat weet,
kan je via hun website of door ze even te bellen nagaan wat hun prioriteiten en beperkingen zijn. Je
moet bijvoorbeeld voorkomen dat je geld aanvraagt voor een onderzoekje bij een fonds dat geen
onderzoek wil financieren. En als een financier zegt dat hun prioriteit jongeren onder de 16 is, dan
heeft het geen zin om een ROC-project hier aan te vragen. In en bijlage hebben we korte
beschrijvingen gegeven van 12 fondsen die je kunt benaderen, als hun prioriteiten aansluiten op jullie
doelen.
In de briefing moeten de meest noodzakelijke gegevens staan, zodat mensen snappen waar het
project over gaat. Onze suggesties voor de inhoud van een briefing is de volgende.
1. Titel
2. Behoeften (waarom wil je dit project doen, wie heeft er wat aan)
3. Doelen (wat heb je na het project bereikt?)
4. Strategie (hoe bereik je het doel, welke. partner doet wat)
4
5. Indicatie voor een begroting (hoeveel betaalde uren ongeveer, hoeveel kosten aan activiteiten
en materiaal, wat draag je zelf bij uit eigen budget of vrijwillige uren, wat ga je aanvragen)
Maak van de briefing een prettig leesbaar stukje. Het is tenslotte een vorm van reclame voor jouw
goede idee.
Nog een laatste tip, die wij geleerd hebben van iemand die bij een groot fonds werkt. Veel fondsen
krijgen aanvragen die nogal algemeen gesteld zijn:
"We doen onderzoek naar de situatie rond homoseksualiteit in scholen, we ontwikkelen een
methodiek om attitudes te verbeteren, we proberen de methode 20 keer uit, we vragen de docenten
feedback en passen de methodiek zo aan dat hij goed bij de leerlingen past".
Een fonds kijkt of een aanvraag uniek en vernieuwend is. Dat doen ze bijvoorbeeld door in zo'n plan
het woord "homoseksualiteit" of "LHBT" denkbeeldig te vervangen door een andere doelgroep,
bijvoorbeeld "gehandicapten" of "orthodoxe christenen". Als het voorstel dan nog steeds min of meer
logisch klinkt, is het geen uniek voorstel. Deze check kun je zelf ook op je voorstel doen. Pas je
briefing aan zodat het uniek wordt voor jouw doelgroep, hun situatie en voor jouw organisatie.
Bijvoorbeeld:
"De Vereniging LHBT Belangen Hillegom krijgt signalen dat de bewoners in de bollenstreek moeite
hebben met homoseksualiteit. Dit heeft te maken met hun Christelijke achtergrond. Het ROC in de
regio heeft een grote interactie met het lokale bedrijfsleven en leidt studenten op die in de lokale
dienstverlening gaan werken. Ons doel is om de lokale dienstverlening en het sociale klimaat in de
bollenstreek te verbeteren door ROC-studenten voor te lichten over homoseksualiteit. Ons doel is om
aandacht voor tolerantie rond seksuele diversiteit structureel in te bouwen in het programma van het
ROC in Hillegom. Daarbij willen we samenwerken met de GGD die goed contact heeft met het ROC
en er een evidence based programma over seksuele vorming begeleidt. Samen met de GGD en de
docenten van de opleiding zullen we in 3 MBO opleidingen (commerciële dienstverlening, AKA richting
handel, bollenkwekerij) een specifiek programma over seksuele diversiteit ontwikkelen, dat aansluit op
de beroepscompetenties van die leerterreinen, op het GGD programma en op de Christelijke
overtuiging van de studenten. In het programma zetten we vrijwilliger peer-educators in, omdat blijkt
dat hun eigen verhaal en hun feedback over de sociale werkelijkheid van LHBT een enorme impact
heeft op studenten. De docenten van de opleidingen worden nauw betrokken bij het programma en
zullen het programma van onafhankelijk commentaar voorzien. Het programma zal in de pilotperiode
tenminste 20 keer worden uitgevoerd en circa 600 studenten bereiken. Met de scholen spreken we af
dat het programma een vast onderdeel van het curriculum wordt en dat de deelname van peer5
educators door het ROC wordt vergoed. Hierdoor is duurzame voortzetting van het programma project
gegarandeerd.
Bondgenootschappen sluiten
Een plan is vaak sterker als je samenwerkt met partners die jullie netwerk en vaardigheden kunnen
aanvullen. Het hebben van een of enkele samenwerkingspartners laat ook zien dat je samen voor een
doel gaat en niet alleen eenkennig met je eigen organisatie bezig bent. Kies voor partners die het
leuk vinden om met je samen te werken, enthousiast zijn over je idee en die zichzelf als echte partner
willen zien. Als je met een professionele partners werkt, en je wilt zelf vrijwillig werken, maak dan
vooraf snel duidelijk wat je voorwaarden zijn. Bijvoorbeeld dat je voor overleg en organisatie van het
project maximaal een dagdeel per maand kunt besteden en dat het overleg buiten jouw werktijd moet
plaatsvinden. Dit voorkomt wrijving en misverstanden.
Neem contact op met je potentiële partners en vraag een reactie op het eerste idee (de briefing). De
belangrijkste vraag in dit stadium is of ze het leuk genoeg vinden om mee te doen. De belangrijkste
vraag aan de mogelijk financier(s) is of het idee binnen de prioriteiten en voorwaarden past.
Bespreek het idee verder met de geïnteresseerde partners en neem hun ideeën en prioriteiten in het
plan mee. Vraag ook of ze voor cofinanciering kunnen zorgen. Het best is om dit life te doen, zo leer je
elkaar kennen en een echt partnerschap op te bouwen.
Geef de partners tijd om na te denken, maar geef wel een deadline om te beslissen of ze willen
meedoen.
Maak een korte beschrijving van hoe je gaat samenwerken: wie is sterk in welke rol, welke
hoofdverdeling in taken (laat niet iedereen alles doen), geef aan wie verantwoordelijk wordt voor wat,
hoeveel geld elke partner grofweg krijgt en wie beslist bij meningverschillen1.
Betrek de partners bij de volgende stappen. Als dit niet mogelijk of gewenst is, informeer ze dan in
ieder geval over de voortgang tot de aanvraag en eventuele toekenning. Zorg dat alle deelnemende
partners het ingediende plan ook krijgen, zodat ze weten wat er mede namens hen gevraagd wordt.
Onderhandel de uurtarieven en tarieven voor andere zaken zoals drukkosten enz. met je partners (bij
voorkeur op basis van realistische inschattingen of offertes). Zie daarvoor ook onder de paragraaf
"begroting".
1
Meningsverschillen kan je het best oplossen door eerst gewoon goed te overleggen, maar als je er niet samen uitkomt, de
knoop te laten doorhakken door de aanvrager van het plan. Die is uiteindelijk juridisch eindverantwoordelijk.
6
7
Het logical framework
Om na te gaan of je plan logisch in elkaar zit, kan je het volgende "logical framework" invullen. Dit is
geen noodzakelijke klus, maar het helpt je wel om je plan meer precies uit te werken en meer
samenhangend te maken.
Logisch
Projectkader
Acties
Meetbare indicatoren
Evaluatie
Algemeen
doel
Wat is het algemene
doel van het project
Waaraan (met welke
indicatoren) kun je
meten of zien dat het
algemene doel bereikt
is?
Hoe kom je aan de
informatie waarmee
je de indicatoren
meet?
Specifieke
doelen
Wat zijn de
specifieke doelen van
het project?
Welke indicatoren
laten duidelijk zien dat
de specifieke doelen
bereikt zijn?
Op basis van welke
informatiebronnen
meet je de
indicatoren of maak
je ze zichtbaar?
Welke methoden
gebruik je om deze
gegevens te
krijgen?
Aannames
Welke factoren en
voorwaarden buiten
de
verantwoordelijkheid
van het
bondgenootschap
zijn nodig om de
doelen te bereiken?
Met welke risico's
moet je rekening
houden?
Verwachte
resultaten
Resultaat 1
Resultaat 2
Wat zijn de
verwachte resultaten
(producten, diensten,
concrete effecten)
van het project die de
gestelde doelen
bereiken?
Welke partner neemt
verantwoordelijkheid
voor welk resultaat?
Welke indicatoren
laten zien of en in
hoeverre de resultaten
bereikt zijn?
Welke indicatoren
en
verzamelmethoden
gebruik je om de
resultaten aan te
tonen?
Aan welke
voorwaarden moet
worden voldaan
zodat de resultaten
op tijd bereikt
worden?
Activiteiten
Resultaat 1
Activiteit 1.1
Activiteit 1.2
Resultaat 2
Wat zijn de
belangrijkste
activiteiten in het
project? Geef aan in
welke volgorde ze
uitgevoerd moeten
worden om de
resultaten te
bereiken. Cluster de
activiteiten per
resultaat. Geef aan
welke partner
verantwoordelijk is
voor welke activiteit.
Welke middelen heb je
nodig om deze
activiteiten uit te
voeren (personeel,
apparatuur, materialen,
training, voorraden,
onderaanbestedingen.
Hoe meet/toon je de
voortgang van je
activiteiten? Hoe is
de verslaglegging
daarvan?
Zijn en voorwaarden
voorafgaand aan het
project? Met welke
externe factoren
moet je rekening
houden om de
activiteiten te kunnen
uitvoeren?
8
Het stappenplan
Het logical framework geeft wel inzicht in wat je gaat doen, maar nog niet in hoe en wanneer. Om de
taakverdeling met je partners en intern te regelen en om een helder beeld te krijgen van wat er
wanneer moet gebeuren is het nodig om een stappenplan te hebben. Benoem in de lijst wie wat doet.
Dat kan er als volgt uitzien:
1. COC Hillegom organiseert een startbespreking van de partners (januari)
2. De GGD benadert opleiding X van het ROC, COC Hillegom benadert opleiding Y van het
ROC (februari)
3. COC Hillegom en de GGD ontwikkelen een basisprogramma, wat daarna voor opleidingen X
en Y door elk van hen wordt aangepast aan de specifieke beroepscompetenties (maart)
4. Etc.
Het toevoegen van een stappenplan vergroot het realisme van het plan.
De begroting
Een begroting bestaat altijd uit een kopje personeelskosten en een kopje activiteitenkosten.
Personeelskosten zijn alle kosten die je nodig hebt voor inzet van medewerkers. Om zichtbaar te
maken dat je met vrijwilligers werkt, is het goed om het aantal uren door vrijwilligers (maar zonder
bedrag) op te nemen in het overzicht. Vrijwilligersvergoedingen horen onder activiteitenkosten.
Personeelskosten
Een normaal extern uurtarief anno 2012 is €75 euro per uur. Dit is inclusief indirecte uren (uren die je
medewerker aan intern overleg, vakantie, ziekte, en studie besteedt) en overhead (telefoonkosten,
huur, porti enzovoorts). Normaliter hoef je dit tarief niet te onderbouwen. Als je het wel moet
onderbouwen, kan je een overzichtje maken waarin de werkelijke loonkosten zijn opgenomen, een
percentage indirecte uren, en welk deel van de huur, telefoonkosten enzovoorts je toerekent aan het
tarief. Een medewerker op het niveau van adviseur (CAO Welzijn, schaal 9) zal je via een eigen
loonadministratie circa € 27 euro per uur kosten.
Mensen aanstellen op een payroll contract
Als je zelf nog nooit een medewerker hebt aangesteld en je wilt dat wel doen, kan je het best een
aanstelling regelen via een payroll organisatie, bijvoorbeeld Tentoo. Een medewerker op het niveau
van adviseur (CAO Welzijn, schaal 9) zal je via payroll circa € 42 euro per uur kosten.
De payroll organisatie neemt dan alle administratieve zaken en risico's van je over. Je hoeft alleen een
factuur voor de loonkosten te betalen en de medewerker leiding te geven. Een payroll aanstelling is
weliswaar circa 30% duurder dan zelf een loonadministratie beginnen, maar het bespaart je veel
zorgen. Het is zeker aan te raden als je een medewerker voor slechts tijdelijk en voor een of twee
dagen per week aanstelt.
9
Activiteitenkosten
Alle kosten die geen loonkosten zijn, noemen we activiteitenkosten. De meest voorkomende
activiteitenkosten zijn:

Vrijwilligersvergoedingen (de vrijwilliger moet 23 jaar of ouder zijn. Hij/zij krijgt een vergoeding
van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar.
Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor de inzet; dat wil
zeggen dat je daarnaast geen andere vergoedingen mag geven voor reiskosten enz. Zie de
regels van de belastingdienst: http://belastingdienst.nl/particulier/vrijwilligers/vrijwilligers02.html.)

Mailingkosten (bereken hoeveel adressen je wilt mailen, de kosten van het kopiëren, de
envelop en de porti)

Vormgeving en drukkosten (vraag bij voorkeur vooraf offertes op, dan kom je niet voor
verrassingen te staan)

Reiskosten (check hoeveel een gemiddelde reis kost en schat het aantal reizen in)

Kosten van een evenement (vraag offertes op voor huur van een ruimte, catering, schat in wat
de aankleding enz. kost)
Hoe de begroting er uiteindelijk precies uitziet, is vaak afhankelijk van de eisen van de financier. Veel
financiers hebben een eigen formulier of format dat je moet invullen. Een aantal financiers vindt het
prettig om zowel bij de personeelskosten als de activiteitenkosten duidelijk te kunnen zien waar het
geld aan besteed wordt. In dat geval kan je in de begroting elke 'klus' opnemen als werkpakket en de
uren en andere kosten daarbij zetten. Bijvoorbeeld:
Begroting en realisatie
item
begroting
toelichting
Personeelskosten
Werkpakket 1
€ 0,00
Werkpakket 2
€ 0,00
LOONKOSTEN
€ 0,00
Activiteitenkosten
activiteit 1
begroting
details budget
toelichting
€ 0,00
*onderdeel a
activiteit 2
€ 0,00
*onderdeel a
ACTIVITEITENKOSTEN
€ 0,00
TOTAAL
€ 0,00
Inkomsten
10
INKOMSTEN
€ 0,00
SALDO
€ 0,00
Kostprijs voorlichting
In een enkel geval wil de financier een overzicht zien van de kostprijs van de voorlichting. Dit kun je op
twee manieren voorrekenen. Hieronder staat een voorbeeld waarin we ervan uit zijn gegaan dat je
werkt met betaalde voorlichters.
Kostprijsberekening voorlichting met betaalde
voorlichters
per uur
2 vlrs.
0,5 uur coordinatie
overhead 25%
reiskosten
incl. BTW
1 uur
€ 30,00
€ 60,00
€ 15,00
€ 75,00
€ 18,75
€ 20,00
€ 113,75
€ 135,36
2 uur
€ 60,00
€ 240,00
€ 15,00
€ 255,00
€ 63,75
€ 20,00
€ 338,75
€ 403,11
serie 4x
€ 240,00
€ 480,00
€
15,00
€ 495,00
€ 123,75
€
20,00
€ 638,75
€ 760,11
Hieronder een voorbeeld van een (minimale) kostprijsberekening voor voorlichting met onbetaalde
vrijwilligers.
Kostprijsberekening voorlichting met vrijwillige voorlichters
Folder werving
voorlichters
Folder voor scholen
Mailing
Training vrijwilligers
Vergader/intervisiekosten
Overhead 25%
€
50,00
€ 200,00
€ 100,00
€ 1.250,00
€ 175,00
€ 443,75
€ 2.218,75
aantal
kostprijs
aantal
voorlichtingen per
vrijwilligers in 7 maanden voorlichting
5
35 €
63,39
10
70 €
31,70
15
105 €
21,13
Uit dit overzicht blijkt dat de minimale prijs die een groep zou moeten vragen voor een voorlichting
tussen de € 40 en € 60 euro ligt.
11
Het is goed dit soort inkomsten geheel of gedeeltelijk in je begroting in te bouwen.
Dien de aanvraag in
Bereidt de formele documenten niet op het laatste moment voor, vooral niet als je financier een
deadline heeft. Denk aan (recent bewijs van) registratie bij de Kamer van Koophandel, kopieën van je
statuten, beschrijving van je organisatie of van de personen die meewerken, organogram. Check de
eisen van de financier en kom er niet op de zondag voor de indieningdatum achter dat je dit vergeten
bent te regelen.
Zet alles in het model dat de financier vereist.
Zorg dat het voorstel gecontroleerd is en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van je
organisatie.
Maak een nette aanbiedingsbrief waarin je de titel van het project en het gevraagde bedrag noemt.
Verstuur het plan voor de deadline; verstuur het bij grotere bedragen voor de zekerheid aangetekend,
of vraag om een ontvangstbevestiging.
Tot slot
We kunnen ons voorstellen dat je groep vooral bestaat uit mensen die gewoon praktisch willen
voorlichten. Misschien maakt het de meeste van je groepsleden niet veel uit waar ze voorlichten of wat
de strategie van de groep is. Een discussie over zo'n strategie is wel nodig als je aan fondsenwerving
wilt doen. De vraag hoe je dat wilt aanpakken is breder dan de vraag naar hoe je aan geld komt.
COC Nederland en EduDivers zijn bereid je te helpen deze discussie in je groep te voeren of om
praktisch aan de slag te gaan met projectontwikkeling en fondsenwerving. Aarzel niet om contact op te
nemen!
12