hoe een accountant zijn dna verandert

Exact Online
CASE STUDY
HOE EEN ACCOUNTANT
ZIJN DNA VERANDERT
www.exactonline.nl
2
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
HOE EEN ACCOUNTANT ZIJN DNA VERANDERT
En daarna dat van ondernemers
‘Onze branche staat op zijn kop omdat we allemaal
vinden dat we onze klanten moeten adviseren –
maar veel kantoren weten niet zo goed in wat dan.
‘Mede daarom woonde Kees Koopmanschap van
De Coop & Haegen in 2013 een workshop bij. Hij
bleek een klik met de workshopleider te hebben, en
ze maakten samen een toekomstvisie en strategie
voor het kantoor.
Nieuw model
Een onderdeel daarvan was een heel nieuw
model voor het kantoor met drie bouwstenen:
Cijfers as a Service, fiscale dienstverlening en
DNA Management. Cijfers as a Service gaat over
de basisdiensten: boekhouding, fiscale aangifte,
jaarcijfers, salarisadministratie en prognoses.
‘Daarmee ga je je niet onderscheiden, maar het is
wel iets wat je als jezelf respecterend accountants­
kantoor moet doen.“
3
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
DNA Management
Hoe je vooruit komt
Wat verder gaat de fiscale dienstverlening, waarbij
fiscale optimalisatie, financiële planning en estate
planning horen. Maar het echt nieuwe onder­
deel was DNA management. Daarbij helpen ze
MKB’ers een solide toekomst voor hun bedrijven
op te bouwen. Ze werken dan aan een bedrijfs­
visie en een toekomststrategie. Daar hoort ook
een managementagenda en kwartaalbegeleiding
bij, legt Koopmanschap uit: ‘Want vaak worden
consul­tants ingehuurd, die maken met onder­
nemers een toekomstvisie, en vervolgens zijn ze
weg. Wij blijven het monitoren’.
Ze hebben nu 25 cliënten die bezig zijn met een
DNA traject. Allemaal ondernemers die in de
gaten hebben dat ze vooruit moeten denken om
vooruit te komen. Koopmanschap vertelt dat ze
zien dat de markt verandert. ‘Veel ondernemers
weten wel dat ze moeten veranderen, maar ze
weten niet hoe.’ Het DNA Management pro­
gramma helpt hen daar dus bij.
4
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Wat na het plan komt
Cloud is een voorwaarde
Ze dagen de ondernemers uit om na te denken
over zijn toekomst en de buitenwereld, bij­
voorbeeld met stellingen. Dan volgen er SWOT
Analyses, het bepalen van hun identiteit, een
strategie en alles wat daarbij hoort. ‘Maar dan,’
zegt Koopmanschap, ‘moet je het nog gaan doen.
En wij pakken dan door. We kijken dan naar welke
cultuur er bij je gewenste bedrijf hoort; hoe is je
proces en organisatie geregeld, wat is je merk­
waarde… Op deze manier krijg je echt een struc­
tuur in je bedrijf. “
Bij het vormen van een (nieuwe) structuur hoort
ook het straktrekken van processen. Onderdeel
daarvan is bij De Coop & Haegen altijd de admi­
nistratie: die gaat de cloud in. Die stap heeft het
kantoor zelf eind 2013 al gemaakt. Het is volgens
Koopmanschap zelfs een voorwaarde om onder­
nemers van goed advies kunnen voorzien: ‘Je
moet ondernemers eerst ontzorgen wat betreft
hun administratie. En je moet ervoor zorgen dat
ondernemers realtime inzicht hebben in hun
financiële positie.’
5
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Nieuwste technologie
Cloud verandert het kantoor
Ze keken naar verschillende oplossingen, maar
kozen uiteindelijk voor Exact Online omdat dat
nieuwere technologieën gebruikt. ‘Ik denk ook dat
het vooral gebruiksvriendelijker is.’ Mede daarom
hebben ze al hun klanten in 1 keer omgezet naar
de cloud: ‘Wij hebben echt die keuze gemaakt: als
men wil dat wij de administratie voeren, doen we
dat alleen in de cloud.’
Bij De Coop & Haegen komen de facturen via
NewViews in Exact Online terecht. Daarbij hebben
ze Visionplanner aan Exact Online gekoppeld, voor
de extra rapportage mogelijkheden. Door deze
werkwijze houden nog maar 4 van de 18 mede­
werkers zich bezig met invoerwerk. De rest houdt
zich bezig met andere taken zoals salarisadmi­
nistratie, het samenstellen van jaarrekeningen,
en fiscale aangifte. Koopmanschap: ‘Ik houd me
samen met een business consultant bezig met
acquisitie en het hele DNA Management traject.’
6
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Cloud Accountant certificaat
Goed voor ondernemer en accountant
Tijdens het acquisitieproces laat hij zijn potentiële
klanten letterlijk een plaatje zien waarop staat
hoe ze met Exact Online en de andere software
werken. In die zin is hóe en met welke oplossing
ze werken dus een belangrijk selling point. Dat
bleek laatst ook weer: ‘We hebben zelfs een klant
binnengehaald omdat we accountants met Cloud
Accountant certificaten hebben. Die heeft echt op
de Exact site gekeken om te zien welke accoun­
tant er bij hem paste.’
Toch zijn niet alle ondernemers zich al bewust van
de voordelen die werken in de cloud biedt: Hen
willen ze overigens wel bewuster maken van de
mogelijkheden. Dat doen ze onder andere door
het organiseren van events: ‘Dan laten we ze zien
hoe makkelijk het werkt en hoe ze dan mee kun­
nen kijken.’ Dat is niet alleen in het voordeel van
de ondernemer, maar ook van de accountant:
‘De kwaliteit van ons werk gaat er ook door
omhoog.’ En dat is niet alleen zo omdat het
­verwerken van de administratie sneller gaat…
7
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Klantrelatie verandert
Inzicht staat centraal
Wat gebeurt er dan nog meer zodra een onder­
nemer in de cloud gaat werken? ‘Op het moment
dat ze om zijn, krijg je een heel andere relatie met
de ondernemer. Hij, gaat ineens vragen stellen
over zijn boekhouding: ‘wat is dat en hoe komt het
daar?’.’ Ook wordt er meer online samengewerkt
tussen ondernemers en accountants.
Bij De Coop & Haegen zelf zijn er ook dingen ver­
anderd door de nieuwe werkwijze. Vroeger, vertelt
Koopmanschap, werkten ze aangifte-gedreven,
maar dat is niet langer het geval. ‘Nu zeggen we:
we moeten die administratie up to date hebben,
goed met onze klanten communiceren, zorgen dat
ze meekijken. De aangifte omzetbelasting is daar
wel een afgeleide van, maar centraal staat nu dat
de klant realtime inzicht heeft in zijn administra­
tie. En dat is een heel andere manier van denken.’
8
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
De Coop & Haegen Adviseurs en Accountants
18 medewerkers
700 klanten in verschillende branches
Werken sinds eind 2013 met Exact Online Accountancy Advanced
Hun klanten gebruiken Exact Online en Exact Online Handel
Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan
200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun
dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen.
Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als
zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming
met 1550 collega’s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende
bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt.
Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het
volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op
wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen.
Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business
model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact.
Exact. Focus on what’s next.
www.exact.nl
Exact
Molengraaffsingel 33
2629 JD Delft
Nederland
Tel: 0800 - 66 54 631
E-mail: [email protected]
Site: www.exactonline.nl
© Exact Group B.V., 2015. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.