hoe een bedrijf 180 graden draait

Exact Online
CASE STUDY
HOE EEN BEDRIJF 180
GRADEN DRAAIT
www.exactonline.nl
2
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
HOE TENSING
BINNEN 1 JAAR 180
GRADEN DRAAIDE
Tensing, een mobility en Geo- ICT software
specialist, bestaat al sinds 1986. Toen het bedrijf
eind 2013 vanuit een doorstart werd overgenomen,
moest het roer om, vertelt CFO Patrick Witte:
‘We wilden min of meer opnieuw beginnen, dus we
namen ook afscheid van oude werkwijzen.’
Naast een andere accountant waren ze ook op
zoek naar een automatiseringspakket waarin
de bedrijfsprocessen efficiënt zijn ingericht en
aansluiten bij de huidige organisatie. Ze hadden
namelijk ‘de stekker getrokken uit alle bestaande
systemen’. Waarom? Witte: ‘Zo moesten mensen weer gaan nadenken, ik moest het zelf ook.
Want dan ga je pas zien waar je slagen zou kunnen
maken door te automatiseren.’
3
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Deloitte ctrl voor MKB
Ketenoptimalisatie
Voor die automatiseringsslag kwamen ze terecht
bij Deloitte ctrl, een onderdeel van Deloitte dat er
specifiek is voor het MKB en hen helpt efficiënter
te werken en te administreren. Door de doorstart
en de overgang van 1 bedrijf naar 4 Bv’s was er
binnen Tensing sterke behoefte aan inzicht in het
bedrijf en de verschillende administraties. Vanuit
Deloitte ctrl ging Job Lammers met hen aan de
slag: op het gebied van ketenoptimalisatie is hij dé
specialist.
Job Lammers van Deloitte ctrl: ‘We hebben als
eerste een blauwdruk gemaakt van de financiële
processen. Daaruit bleek dat er veel applicaties
in gebruik waren die handmatig op elkaar waren
aangesloten. Zo was de financiële administratie
heel hard bezig om alle data uit verschillende
bronnen en systemen over te nemen en over te
zetten in een ander applicatie, om van daaruit te
factureren.’
4
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Nieuw systeem nodig
Exact Online & het ctrl platform
Witte bevestigt dit: ‘Er draaiden oudere softwaresystemen naast elkaar en mensen moesten op
meerdere plekken hun informatie invoeren dus
men snakte al naar een applicatie.’ Er was dus
haast geboden bij het vinden en implementeren van een nieuw systeem. Na een intensieve
maar korte analyse van de bedrijfsprocessen
kwam Deloitte ctrl met twee opties voor Tensing.
Uiteindelijk werd ervoor gekozen om met Exact
Online te gaan werken omdat die het beste aansloot op de activiteiten en het business model.
Doorslaggevend was dat Exact Online een goede
tool heeft voor projectmanagement. Witte: ‘Omdat
de consolidatie (van de rapportages, red.) toch in
de portal van Deloitte zou worden gedaan, was
juist de project management tool de belangrijkste
toegevoegde waarde.’ Lammers: ‘Met de portal
krijgen ze geconsolideerde rapportages over alle
entiteiten heen.’ Daarnaast geeft dit platform
klanten toegang tot hun financiële gegevens en
verschillende rapportages.
5
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Slim samenwerken via het ctrl platform
Hoe je IT’ers tevreden houdt
Ook kunnen klanten daar zelf hun documenten
voor de jaarrekening aanleveren. Witte: ‘Door hun
portal maak je zelf ook gestructureerder zaken
beschikbaar en richt je het proces efficiënter in
voor accountants. Dat levert enorm veel tijdwinst
op, wat ook een voordeel heeft – het is niet gebaseerd op het traditionele uren-factuurtje model.’
De keuze voor Exact Online werd – naast geschiktheid voor de bedrijfsprocessen binnen Tensing –
gemotiveerd door het gebruiksgemak: een factor
die niet te onderschatten valt. En zeker niet als
je verwacht dat mensen er elke dag mee gaan
werken. Witte: ‘Als je een software of IT bedrijf
bent en je mensen ook affiniteit met IT hebben…
die willen gewoon software die je snel snapt, die
altijd werkt.’
6
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Sneller én beter factureren
Minder fouten, meer controle
Maar er was nog meer winst te behalen, vertelt
Witte: ‘Vroeger werd een mailtje gestuurd naar
finance. Zo’n mailtje kon natuurlijk gedelete
worden, en het was foutgevoelig, er staat geen
termijn op…’ Dat is nu wel anders: ‘Nu wordt een
project vooraf ingevoerd, milestones worden erin
gezet en op het moment dat die milestone bereikt
wordt, wordt dat aangevinkt vanuit de operatie en wordt er automatisch een factuurvoorstel
klaargezet bij finance. De medewerker bij finance
heeft een lijstje factuurvoorstellen staan als hij
’s ­ochtends inlogt en met een druk op de knop
kunnen die facturen ook gegenereerd worden.’
Witte vertelt dat rapporteren nu vlot gaat.
En omdat de controle wat finance betreft nu beter
is, wordt er ook nog sneller gefactureerd: ‘Dan
is er nog de foutgevoeligheid: de communicatie tussen finance en operatie is strakgetrokken
en ­buiten het informele spreek- en mailcircuit
gehouden.’ Daarmee bedoelt hij dat, terwijl
gegevens voor facturen vroeger in gesprekken of
mailtjes (die niet perse gelezen worden) ­werden
gecommuniceerd, dat nu niet meer gebeurt
omdat er een vast traject voor staat – een traject
waarmee je menselijke fouten voorkomt.
7
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Uren bijhouden gaat soepel
Eigen verantwoordelijkheid nemen
Bij de operatie is de urenregistratie gestroomlijnd:’
Urenregistratie is natuurlijk belangrijk, maar mensen vinden het vervelend als het te lang duurt.
Dus dat was een verbeterslag. En het is mooi dat
er nu inzage is in de planning: hoe ver ben je in je
project? Die informatie is beschikbaar en wordt
ook bijgehouden. En niet in verschillende Excel
sheetjes.’
Voor een bedrijf als Tensing is goede controle over
projecten natuurlijk essentieel. Lammers: ‘Tensing
wilde dat medewerkers (zelfstandig) inzicht hadden in de projecten en de voortgang ervan, dat
ze weten hoeveel uren ze declarabel zijn – en
zo de verantwoordelijkheid voor de projecten bij
de medewerkers zelf neerleggen. Het mooie van
Exact is dat iedereen kan meedraaien met een
project en afhankelijk van zijn rechten bepaalde
dingen kan inzien en daardoor kan proberen er
ook invloed op uit te oefenen.’
8
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Implementatie: Eén week
Kritische vragen zijn leuk
Omdat het einde van het jaar een natuurlijk
moment was om over te schakelen, zijn de mensen van Tensing in januari 2015 meteen begonnen met uren schrijven in Exact Online. Dat ging
behoorlijk soepel, vertelt Witte: ‘Om met de software te werken is toch vrij eenvoudig, en ook de
implementatie was snel gedaan. In een week was
het up en running.’
Lammers bevestigt dat de implementatie snel
en soepel verliep. Volgens hem kwam dat mede
doordat de medewerkers van Tensing echt
behoefte hadden aan een nieuw systeem en
enthousiast trainingen volgden, vertelt Lammers:
‘Iedereen ging ervoor. Wat voor ons ook leuk was,
was dat we veel kritische vragen kregen als ‘hoe
moet ik dit oplossen’ in plaats van vragen als ‘
waarom moet ik dit doen?’. Ze wilden het zo optimaal mogelijk inzetten. Dus het was ook een leuke
implementatie.’
9
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Integratie met andere software
De volgende stap
Natuurlijk volgen er nog andere stappen. Want
bij ketenoptimalisatie kijkt Deloitte ctrl verder
dan alleen verkoopprocessen. Onder andere het
inkoopproces wordt bekeken. In het geval van
Tensing werd er al gewerkt met een scanoplossing
van Blue 10, een Exact partner. Die oplossing kon
simpelweg worden aangesloten op Exact Online.
Ook wil Tensing uiteindelijk in de VS gaan werken
met Exact Online, en Salesforce erop aansluiten.
Lammers: ‘Op het moment dat een opdracht is
gegund willen ze dat er twee dingen gaan gebeuren: dat, als de klant nog niet ‘bestaat’, die automatisch wordt aangemaakt in Exact Online en dat
het project wordt aangemaakt, zodat de mensen
uren kunnen schrijven.’ Daar gaat een team van
Deloitte ctrl zo nodig mee aan de slag.
Goed aan te sluiten
Dat geldt ook voor andere software. Witte:
‘Een voordeel van Exact Online is ook dat het met
een aantal andere softwarepakketen te verbinden is. Voor de komende tijd staat dus ook op de
agenda om goed in te regelen dat je echt maar
op één plek informatie hoeft in te voeren ten
aanzien van uren, maar ook verlofaanvragen en
vakantiedagen.“
10
EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY
Tensing
Tensing, een mobility en GEO-ICT software specialist.
70 medewerkers
Werken met Exact Online Project Management sinds 1 januari 2015
www.tensing.com
Deloitte ctrl
Specifiek gericht op het MKB
Biedt o.a. advies op gebied van bedrijfsprocessen
www.ctrl.nl
Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan
200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun
dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen.
Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als
zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming
met 1550 collega’s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende
bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt.
Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het
volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op
wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen.
Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business
model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact.
Exact. Focus on what’s next.
www.exact.nl
Exact
Molengraaffsingel 33
2629 JD Delft
Nederland
Tel: 0800 - 66 54 631
E-mail: [email protected]
Site: www.exactonline.nl
© Exact Group B.V., 2015. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.