12.1.1. Formulier identificatie natuurlijke persoon – cliënt

Handboek interne procedure AWW
in toepassing van het Reglement van 30 juli 2013 ter uitvoering van de Wet
van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel
voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, aangaande
vastgoedmakelaars (B.S. 20 augustus 2013, Ed. 2)
Gegevens van het kantoor van de vastgoedmakelaar
 Naam en in voorkomend geval vennootschapsvorm:
 Adres maatschappelijke zetel:
 Exploitatiezetels:
 BIV-nummer:
Handleiding interne procedure AWW
Voorafgaande toelichting
Huidig document is bestemd om de vastgoedmakelaars1 bij te staan bij het opstellen en het
inwerkingstellen van passende interne maatregelen en controleprocedures, zoals opgelegd
enerzijds door artikel 16 van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van
het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna
de AWW) en anderzijds door het Reglement goedgekeurd bij Koninklijk besluit van 30 juli
2013 (hierna het Reglement).
Overeenkomstig artikel 6 AWW dienen vastgoedmakelaars hun volledige medewerking te
verlenen aan de toepassing van de wet. Zij zetten hiertoe alle nodige middelen in om daden
van witwassen van geld en van financiering van terrorisme te identificeren, en organiseren
hiervoor een adequate interne controle.
Dit voorbeeld van handleiding voor het opstellen van interne controleprocedures heeft geen
verplicht of normatief karakter. Het komt de vastgoedmakelaars toe zich hierop in
voorkomend geval te inspireren in functie van hun noden en/of van hun eigen bestaande
controleprocedures en/of –maatregelen of met deze die ze wensen toe te passen. Het
document kan op zich worden gebruikt, maar wij raden aan om het (in voorkomend geval) te
integreren in de eigen bestaande documenten inzake procedures.
Huidig document vervangt de AWW of het Reglement niet, doch strekt ertoe de
vastgoedmakelaars en hun medewerkers toe te laten de antiwitwasreglementering beter te
begrijpen en in werking te stellen, op een wijze die aangepast is aan de eigen structuur en
omvang van het kantoor. Aanpassingen, weglatingen en toevoegingen kunnen worden
aangebracht in functie van de omvang, de activiteit van het kantoor en de aard van het
cliënteel.
1
De vastgoedmakelaars als bedoeld in artikel 2, 4° van de Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van
het beroep van vastgoedmakelaar.
“4° vastgoedmakelaar : wie een of meer van de onder 5°, 6° en 7°, vermelde activiteiten uitoefent:
5° bemiddelaar : wie voor rekening van derden bepalende bijstand verleent met het oog op het tot stand komen
van een overeenkomst van verkoop, aankoop, ruil, verhuring of overdracht van onroerende goederen, onroerende
rechten of handelsfondsen;
6° syndicus : wie handelt in het kader van het beheer en behoud van de gemene delen van de gedwongen medeeigendom van gebouwen of groepen van gebouwen in de zin van de artikelen 577-2 en volgende van het
Burgerlijk Wetboek;
7° rentmeester : wie voor rekening van derden activiteiten ontwikkelt inzake het beheer van onroerende
goederen of van onroerende rechten, andere dan de activiteit als syndicus;”
v.30 juni 2015
1
Handleiding interne procedure AWW
Deze handleiding is enkel richtinggevend en zal later moeten aangevuld worden met de
procedures en tools die, opgesteld in onderling overleg met de FOD Economie, ter
beschikking zullen gesteld door het BIV (Beroepsinstituut van vastgoedmakelaars). Indien de
vastgoedmakelaar op de gepaste wijze gebruik maakt van de procedures en tools die hem
door het BIV, opgesteld in onderling overleg met FOD Economie, ter beschikking zullen
worden gesteld, wordt hij vermoed te voldoen aan de verplichtingen opgenomen in het
Reglement (Art. 2 § 3 Reglement).
De controle op de naleving door de vastgoedmakelaar van alle verplichtingen voorzien in de
AWW en het reglement zal gebeuren door de Federale Overheidsdienst Economie (FOD
Economie - de Algemene Directie Controle en Bemiddeling van de Federale Overheidsdienst
Economie, K.M.O., Middenstand en Energie).
Bijkomende informatie is beschikbaar op de website van de Cel voor Financiële
Informatieverwerking (hierna CFI) (www.ctif-cfi.be) en op de website van de Financial Action
Task Force on Money Laundering (hierna FATF) opgericht in het kader van de Organisatie
voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling.
v.30 juni 2015
2
Handleiding interne procedure AWW
Inhoud
1.
Algemene inleiding......................................................................................................... 7
2.
Aanduiding van verantwoordelijke voor de toepassing van de AWW in ons kantoor .. 8
3.
Volledige medewerking................................................................................................ 11
4.
Klantenonderzoek ........................................................................................................ 12
4.1.
Identificatie en acceptatie............................................................................................ 12
4.2.
Het begrip cliënt ........................................................................................................... 12
4.3.
Cliëntenidentificatie ..................................................................................................... 12
4.3.1. Wanneer? ..................................................................................................................... 12
4.3.2. Hoe?
4.4.
13
Identificatie van de cliënt ............................................................................................. 14
4.4.1. Identificatie van natuurlijke personen.......................................................................... 14
4.4.2. Identificatie van rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische
constructies
17
4.4.3. Identificatie van een onverdeeldheid en splitsing van rechten .................................... 19
4.5.
Identificatie van de lasthebber .................................................................................... 20
4.6.
Identificatie van de uiteindelijke begunstigde ............................................................. 20
4.6.1. Hoe?
20
4.6.2. Identificatie of controle kan niet uitgevoerd worden................................................... 22
4.6.3. Splitsing van rechten .................................................................................................... 23
4.7.
Tussenkomst buiten België van een exclusief agent of een lasthebber ...................... 23
4.8.
Derde zaakaanbrenger ................................................................................................. 23
4.9.
Vrijstellingen van de identificatieverplichting.............................................................. 26
4.10. Cliëntenacceptatiebeleid ............................................................................................. 27
4.10.1.
Inhoud cliëntenacceptatiebeleid ............................................................................. 27
v.30 juni 2015
3
Handleiding interne procedure AWW
4.10.2.
Risico-factoren ........................................................................................................ 28
4.10.2.1. Risico-factoren voorzien in artikel 12 van de AWW ............................................... 28
4.10.2.2. Risico-factoren voorzien in artikel 15 van het Reglement ...................................... 30
4.10.2.3. Andere risico-factoren ............................................................................................ 31
4.11. Gevolgen van verhoogd risico ...................................................................................... 32
4.11.1.
Algemene gevolgen ................................................................................................. 32
4.11.2.
Gevolgen in de aanwezigheid van politieke prominente personen ........................ 33
4.12. Mogelijke bronnen van informatie .............................................................................. 33
4.13. Modaliteiten................................................................................................................. 34
4.13.1.
Beslissingsbevoegdheid ........................................................................................... 34
4.13.2.
Formulieren ............................................................................................................. 34
4.13.3.
Praktische procedure in ons kantoor ...................................................................... 35
5.
Voortdurende waakzaamheid ...................................................................................... 36
5.1.
Algemeen ..................................................................................................................... 36
5.2.
Verscherpte waakzaamheid ......................................................................................... 38
5.3.
Identificatie van de contractspartij .............................................................................. 38
6.
Bewaring van documenten .......................................................................................... 40
7.
Meldingsplicht .............................................................................................................. 41
7.1.
De meldingsplicht aan de CFI: principe ........................................................................ 41
7.2.
Witwassen van geld en financiering van terrorisme: begrip ....................................... 41
7.3.
Specifieke gevallen ....................................................................................................... 43
7.3.1. Mogelijke melding ingevolge problemen bij het uitvoeren van het klantenonderzoek in
toepassing van artikel 7, § 4 en artikel 8, § 4 van de AWW ................................................... 43
7.3.2. Landen en gebieden die een risico vormen voor de integriteit van het internationale
financiële stelsel als gevolg van het gebrek van deze landen in de strijd tegen het witwassen
van geld en de financiering van terrorisme: artikel 27 van de AWW ..................................... 43
7.3.3. Vermoedens van witwassen van geld afkomstig uit ernstige fiscale fraude, al dan niet
georganiseerd – in toepassing van artikel 28 van de AWW ................................................... 44
v.30 juni 2015
4
Handleiding interne procedure AWW
7.4.
Wie, hoe, gevolgen? ..................................................................................................... 44
7.4.1. Persoon verantwoordelijk voor de meldingen aan de CFI ............................................ 44
7.4.2. Vorm van de melding ................................................................................................... 45
7.4.3. Vertrouwelijk karakter van de melding: tipping off-verbod ......................................... 45
7.4.4. Behoud van de opdracht of van de cliënt nadat een melding werd gedaan................ 45
7.4.5. Immuniteit .................................................................................................................... 46
8.
Beperking van betaling in contanten ........................................................................... 47
8.1.
Verkoop onroerend goed ............................................................................................. 47
8.2.
Betaling dienstprestaties.............................................................................................. 47
9.
Aanwerving en aanstelling van medewerkers ............................................................. 48
10.
Opleiding en sensibilisering van het personeel ........................................................... 49
10.1. Inleiding ........................................................................................................................ 49
10.2. Inhoud van de opleiding............................................................................................... 49
10.3. Vorm en frequentie ...................................................................................................... 50
10.4. Documentatie - informatie........................................................................................... 50
11.
Controle........................................................................................................................ 52
12.
Formulieren en schema’s ............................................................................................. 53
12.1. Identificatieformulieren ............................................................................................... 53
12.1.1.
Formulier identificatie natuurlijke persoon – cliënt ................................................ 53
12.1.2.
Formulier identificatie natuurlijke persoon – lasthebber ........................................ 57
12.1.3.
Formulier identificatie rechtspersoon – cliënt......................................................... 59
12.1.4.
Formulier identificatie rechtspersoon – lasthebber ................................................ 63
12.1.5.
Identificatieformulier uiteindelijke begunstigde(n) ................................................ 65
12.1.6.
Identificatieformulier publieke prominente persoon .............................................. 72
12.1.7.
Identificatieformulier mede contractspartij ............................................................ 77
12.1.8.
Formulier risk-based approach: risicogeoriënteerde aanpak ................................. 81
12.1.9.
Formulier – intern verslag ....................................................................................... 83
v.30 juni 2015
5
Handleiding interne procedure AWW
12.2. Schema’s ...................................................................................................................... 88
12.2.1.
Schema identificatie natuurlijke persoon = cliënt / lasthebber............................... 88
12.2.2.
Schema identificatie van het voorwerp en de aard van de zakelijke relatie ........... 89
12.2.3.
Schema identificatie rechtspersoon / juridische structuur ...................................... 90
12.2.4.
Schema identificatie uiteindelijke begunstigden .................................................... 92
13.
FATF - aanbevelingen ................................................................................................... 94
14.
Niet-meewerkende landen .......................................................................................... 98
15.
Indicatoren KB (ernstige fiscale fraude) ..................................................................... 103
16.
Model meldingsformulier CFI..................................................................................... 105
v.30 juni 2015
6
Handleiding interne procedure AWW
1. Algemene inleiding
Deze handleiding is in ons kantoor in voege sinds …../…../2014.
Zij heeft tot doel om de in ons kantoor toe te passen procedures vast te leggen inzake de
strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, met inbegrip van de
te gebruiken werkdocumenten.
Deze procedures dienen te worden geïntegreerd in de gebruikelijke controles van de
dossiers en de opdrachten, met als opzet enerzijds, de verplichtingen van de
vastgoedmakelaars inzake de AWW na te komen, en anderzijds om door middel van de
formalisering van de uitgevoerde taken te kunnen aantonen dat het door de AWW en het
Reglement vereiste klantenonderzoek werd uitgevoerd en het geheel van de wettelijke en
normatieve verplichtingen werd nagekomen.
Eenieder in ons kantoor wordt geacht zich in te zetten voor de toepassing, alsook de
naleving van de reglementering en de huidige procedurehandleiding, teneinde enerzijds
risico’s op een misbruik van ons kantoor voor witwasdoeleinden of de financiering van
terrorisme maximaal te beperken, en anderzijds het risico te beperken dat onze
tuchtrechtelijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid in het gedrang zou komen in geval een
dergelijke verrichting zich zou voordoen bij een van onze cliënten.
Teneinde in de meest algemene zin te vermijden dat ons kantoor een zakelijke relatie zou
aangaan met dubieuze personen, in de zin van de betreffende wetgeving, zal bij het
cliëntenacceptatiebeleid en de aanvaarding van opdrachten de nodige voorzorg worden
genomen en de gepaste waakzaamheid aan de dag worden gelegd.
In geval de medewerkers zich vragen stellen bij een verrichting, bij een cliënt of meer
algemeen bij de toepassing van de wet of in geval van een vermoeden van witwassen,
nemen deze contact op met de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet binnen
ons kantoor, zodat, voor zover als nodig, de vastgoedmakelaar een intern verslag zal
opstellen (zie procedure atypische verrichtingen – punt 5.1. van deze handleiding) zoals
bedoeld in art 14 AWW.
Ons kantoor neemt de nodige maatregelen om zich ervan te vergewissen dat wij uiterlijk 30
mei 2014, de cliënten met wie een zakelijke relatie reeds loopt, hebben geïdentificeerd
overeenkomstig de voorschriften van het Reglement.
Ons kantoor neemt de nodige maatregelen om het bedoelde cliënt-acceptatiebeleid ten
uitvoer te kunnen leggen vóór 30 mei 2014.
v.30 juni 2015
7
Handleiding interne procedure AWW
2. Aanduiding van verantwoordelijke voor de toepassing van de AWW
in ons kantoor
De vastgoedmakelaar moet een of meer personen aanduiden die verantwoordelijk zijn voor
de toepassing van de AWW in hun kantoor (art. 20 Reglement). Deze personen zijn
voornamelijk belast met de toepassing van de beleidslijnen en procedures, evenals met het
onderzoek van de schriftelijke verslagen die worden opgesteld, teneinde er zo nodig een
passend gevolg aan te geven.
De anti-witwasverantwoordelijke(n) moet(en) binnen de onderneming over de
beroepservaring, het hiërarchische niveau en de bevoegdheden beschikken die nodig zijn
om die functie effectief en autonoom te kunnen uitoefenen.
In ons kantoor, is de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet:
Naam:
Voornaam:
Adres:
Tel.:
GSM:
Andere:
E-mail:
Aangesteld door ……
op …./…./2….. en dit voor een periode van … of onbepaalde duur
Optioneel: indien betrokkene onbeschikbaar is kan men contact opnemen met:
Naam:
Voornaam:
Adres:
Tel.:
GSM:
Andere:
E-mail:
Aangesteld door ……
op …./…./2….. en dit voor een periode van … of onbepaalde duur
Zijn rol bestaat erin binnen ons kantoor te waken over de toepassing van de wetgeving, het
Reglement en van de huidige handleiding van interne controleprocedures.
Hij waakt (zij waken) er over dat het verbod op betaling in contanten gerespecteerd wordt.
De anti-witwasverantwoordelijken zijn belast met de vaststelling en invoering van de
procedures voor interne controle, informatieverstrekking en -centralisatie om verrichtingen
die met het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme verband houden, te
voorkomen, op te sporen en te verhinderen.
v.30 juni 2015
8
Handleiding interne procedure AWW
De anti-witwasverantwoordelijke(n) moet(en) de procedures van interne vorming uitdenken
en organiseren, zodat de verplichtingen inzake identificatie, inzake bewaring en
voornamelijk inzake bijzondere verslaggeving door werknemers en vertegenwoordigers
worden begrepen en uitgevoerd.
De anti-witwasverantwoordelijk(en) moet(en) zorgen voor de informatiedoorstroming naar
de Cel voor financiële informatieverwerking en de informatie die van de Cel voor financiële
informatieverwerking komt. Zij zijn de bevoorrechte contactpersonen voor de Cel voor
financiële informatieverwerking en de FOD Economie met betrekking tot alle vragen over de
voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De anti-witwasverantwoordelijken moeten tenminste eenmaal per jaar een schriftelijk of
elektronisch activiteitenverslag opmaken over de toepassing van de AWW binnen de
onderneming. Dit jaarlijks verslag wordt opgesteld op basis van een model opgemaakt in
onderling overleg met het BIV door de FOD Economie en wordt aan deze overgemaakt op de
wijze door hem vastgesteld en dit uiterlijk op 30 juni van het volgend jaar. [Het ‘jaarverslag
2014’ dient ten uitzonderlijke titel verstuurd toegestuurd te worden vóór 15 september
2015.]
Dit jaarlijks activiteitenverslag wordt bewaard gedurende de voorgeschreven termijn van vijf
jaar.
Hij is tevens de contactpersoon voor de opvolging van bijkomende informatievragen
vanwege de CFI, evenals voor contacten met het BIV en de FOD Economie.
In het geval dat er een melding aan de CFI moet worden gedaan, is hij de persoon die
hiermee belast is en tot wie men zich binnen het kantoor zal richten.
v.30 juni 2015
9
Handleiding interne procedure AWW
v.30 juni 2015
10
Handleiding interne procedure AWW
3. Volledige medewerking
Ons kantoor verleent haar volledige medewerking aan de toepassing van de AWW, door alle
nodige middelen in te zetten om daden van witwassen van geld en van financiering van
terrorisme te identificeren. (art. 2 § 2 Reglement)
In dit kader wordt deze interne procedure waarin de diverse specifieke verplichtingen die
volgen uit de AWW, en het Reglement verder verduidelijkt voor de concrete toepassing
ervan in ons kantoor.
v.30 juni 2015
11
Handleiding interne procedure AWW
4. Klantenonderzoek
4.1.
Identificatie en acceptatie
De vastgoedmakelaar dient zijn cliënt te identificeren en terzake
cliëntenacceptatiebeleid te implementeren. (art. 3 tot en met 16 Reglement)
een
Deze verplichtingen dienen te worden uitgevoerd vóór de aanvaarding van cliënten en
opdrachten.
In die optiek dienen de volgende procedurele stappen te worden gezet door de
dossierverantwoordelijken als onderdeel van cliëntenacceptatie, opdrachtacceptatie en de
opvolging van de cliënt en de opdracht.
4.2.
Het begrip cliënt
De cliënt van een vastgoedmakelaar is de persoon waarmee de vastgoedmakelaar een
overeenkomst van dienstverlening heeft gesloten met als voorwerp :
 de bemiddeling met het oog op de verkoop, aankoop, ruil, verhuring of afstand van
onroerende goederen, onroerende rechten of handelsfondsen;
 of het beheer van onroerende goederen of van onroerende rechten;
 of het syndicschap van onroerende goederen in mede-eigendom;
4.3.
Cliëntenidentificatie
4.3.1. Wanneer?
De vastgoedmakelaar dient zijn cliënten en de lasthebbers van zijn cliënten te identificeren
en hun identiteit te verifiëren, aan de hand van een bewijsstuk, waarvan een afschrift wordt
genomen, op papier of op elektronische informatiedrager :
1° voordat zij een zakelijke relatie aanknopen waardoor betrokkenen gewone cliënten
worden;
2° voordat de cliënt, buiten een zakelijke relatie als bedoeld onder 1°, een verrichting
uitvoert voor een bedrag van 10.000 EUR of meer, ongeacht of zij wordt uitgevoerd in één of
in verscheidene verrichtingen waartussen een verband lijkt te bestaan;
v.30 juni 2015
12
Handleiding interne procedure AWW
3° wanneer er, in de andere gevallen dan bedoeld onder 1° en 2° hierboven, een vermoeden
van witwassen van geld of financiering van terrorisme bestaat;
4° wanneer de vastgoedmakelaar twijfelt aan de waarachtigheid of aan de juistheid van de
identificatiegegevens over een bestaande cliënt, of indien na zijn identificatie voor het
aanknopen van een zakelijke relatie, vermoedens rijzen dat de door hem verstrekte
identificatiegegevens onjuist of vals zijn; of indien betwijfeld wordt of de persoon die een
verrichting wenst uit te voeren in het kader van een voorheen aangegane zakelijke relatie,
wel degelijk de destijds geïdentificeerde cliënt of lasthebber is.
In principe dienen klantenonderzoeksmaatregelen te worden verricht voorafgaand aan de
aanvang van de opdracht.
4.3.2. Hoe?
Het verrichten van een klantenonderzoek2 omvat minimaal en in ieder geval (via het volledig
invullen van de toepasselijke formulieren en documenteren op basis van documenten of
informatie afkomstig van een betrouwbare en onafhankelijke bron):
2
"Client due diligence" (CDD) -maatregelen
v.30 juni 2015
13
Handleiding interne procedure AWW
 identificatie van de cliënt en verificatie van diens identiteit;
 identificatie van de lasthebber van de cliënt;
 indien van toepassing, de identificatie van de natuurlijke persoon (of personen) die
uiteindelijk begunstigde is (zijn) (d.i. de persoon die meer dan 25 % van
stemrechten/aandelen bezit of die de controle uitoefent over 25 % of meer van het
vermogen van de cliënt en/of de persoon namens wie een opdracht wordt uitgevoerd) en
dit te controleren, door middel van risicogeoriënteerde en adequate maatregelen;
 bepalen van een risicoprofiel voor elke cliënt (zie punt 4.10 van deze handleiding).
Elk van de klantenonderzoeksmaatregelen die hierboven zijn opgesomd, dient te worden
uitgevoerd, maar de dossierverantwoordelijken (of aangestelden) kunnen de omvang van
dergelijke maatregelen op een "risk-based approach" bepalen en dit naargelang van het
type cliënt, de sector, de aard van de transactie, de betrokken jurisdicties, de zakelijke
relatie, en andere.
De dossierverantwoordelijken moeten kunnen aantonen dat de genomen maatregelen in
verhouding staan tot het risico zoals bepaald. Met andere woorden, van de
dossierverantwoordelijken wordt ter zake verwacht dat zij een redelijk oordeel toepassen. In
geval van twijfel moet worden overlegd met de verantwoordelijke van het kantoor voor de
toepassing van de AWW.
4.4.
Identificatie van de cliënt
4.4.1. Identificatie van natuurlijke personen
De identificatie en de verificatie betreffen voor natuurlijke personen :
 de naam en voornaam,
 geboortedatum en geboorteplaats,
 en, in de mate van het mogelijke, het adres.
De identificatie en de verificatie betreffen eveneens het doel en de aard van de zakelijke
relatie.
v.30 juni 2015
14
Handleiding interne procedure AWW
Dit houdt in dat de vastgoedmakelaar nagaat welk type zakelijke relatie de cliënt met hem
wenst aan te knopen en welk type verrichtingen hij in het kader van die zakelijke relatie
wenst uit te voeren, alsook kennis neemt van alle nuttige en relevante informatie die inzicht
verschaffen in de beweegredenen die de cliënt ertoe nopen deze zakelijke relatie aan te
gaan.
De vastgoedmakelaars sluiten in de regel transacties in de fysische aanwezigheid van de
cliënt. Bij deze « face to face » transacties moet de identiteit van de cliënt geverifieerd
worden aan de hand van zijn identiteitskaart.
Indien de cliënt zijn woonplaats heeft in het buitenland, kan zijn identiteit ook worden
geverifieerd aan de hand van zijn paspoort of het rijbewijs voor personen van buitenlandse
nationaliteit.
De identiteit van een in België gevestigde persoon van buitenlandse nationaliteit die niet
over een door de Belgische autoriteiten uitgereikte identiteitskaart beschikt omwille van zijn
wettelijk statuut op het Belgisch grondgebied, mag worden geverifieerd aan de hand van
een geldig bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister of, als hij omwille van zijn
statuut niet over een dergelijk bewijs beschikt, aan de hand van een geldig, door de
Belgische openbare overheden uitgereikt document dat de wettelijkheid van zijn verblijf in
België attesteert.
Indien het adres van de cliënt niet is vermeld op het bewijsstuk dat hij voorlegt, of indien de
vastgoedmakelaar twijfelt aan de juistheid van het opgegeven adres, moet hij in de mate
van het mogelijke deze gegevens verifiëren aan de hand van een ander document dat als
bewijs kan dienen voor het ware adres van de cliënt en maakt hij hiervan een kopie.
Teneinde de identificatiegegevens van de cliënt te kunnen staven en de kennis van de cliënt
door de vastgoedmakelaar te verbeteren, kunnen deze identificatiemaatregelen onder
meer inhouden :
 dat wordt geëist dat de cliënt bijkomende documenten overlegt ter staving van zijn
identiteit;
 dat de beschikbare informatie wordt getoetst aan de informatie die kan worden
ingewonnen via betrouwbare, van de cliënt onafhankelijke bronnen;
 dat geregeld post op naam wordt verstuurd naar het adres van de cliënt en dat wordt
gezorgd voor een strikte opvolging van de terugkerende post.
Indien uitzonderlijk toch identificatie op afstand plaatsvindt, dan neemt de
vastgoedmakelaar specifieke en passende identificatiemaatregelen om tegemoet te komen
aan het grotere risico voor witwassen van geld en voor financiering van terrorisme dat
v.30 juni 2015
15
Handleiding interne procedure AWW
ontstaat wanneer zakelijke relaties of verrichtingen worden aangegaan met een cliënt die
met het oog op de identificatie niet fysiek aanwezig is.
De identiteit van een cliënt moet ter gelegenheid van de identificatie op afstand geverifieerd
worden aan de hand van :
1. hetzij de elektronische identiteitskaart van de cliënt;
2. hetzij een gekwalificeerd certificaat in de zin van de wet van 9 juli 2001 houdende
vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische
handtekeningen en certificatiediensten en in de zin van Richtlijn 1999/93/EG van het
Europees Parlement en de Raad van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk
kader voor elektronische handtekeningen, voor zover :
a. dit gekwalificeerd certificaat is uitgereikt :
- door een certificatiedienstverlener die gevestigd is in een lidstaat van de Europese
Economische Ruimte en daartoe geaccrediteerd is overeenkomstig de bepalingen van de
Europese richtlijn betreffende de elektronische handtekeningen, of
- door een andere certificatiedienstverlener die gevestigd is in een lidstaat van de
Europese Economische Ruimte en waarvan de vastgoedmakelaar voorheen reeds heeft
besloten de certificaten als bewijsstuk te aanvaarden na een voorafgaand en
gedocumenteerd onderzoek naar zijn reputatie en certificatieprocedures, of
- door een andere certificatiedienstverlener die gevestigd is in een derde land, die voldoet
aan de voorwaarden van artikel 16, § 2, van de voormelde wet van 9 juli 2001 en waarvan
de vastgoedmakelaar voorheen reeds heeft besloten de certificaten als bewijsstuk te
aanvaarden na een voorafgaand en gedocumenteerd onderzoek naar zijn reputatie en
certificatieprocedures;
b. de procedure voor het uitreiken van dit gekwalificeerd identiteitscertificaat een face to
face identificatie van de cliënt inhoudt door de certificatiedienstverlener zelf of,
overeenkomstig zijn procedures, door de personen die hij daartoe machtigt;
c. dit gekwalificeerd certificaat niet is uitgereikt onder een schuilnaam;
d. de vastgoedmakelaar onmiddellijk, systematisch en automatisch controleert of het
voorgelegde certificaat niet is verlopen of niet is herroepen door de
certificatiedienstverlener die het certificaat had uitgereikt;
3. hetzij een kopie van een bewijsstuk dat de cliënt aan de vastgoedmakelaar heeft bezorgd,
voor zover de identificatie geschiedt met het oog op het aanknopen van een zakenrelatie.
De vastgoedmakelaars dienen hun beslissing tot aanvaarding van de certificaten die zijn
uitgereikt door de certificatiedienstverleners bedoeld hierboven, op periodieke basis te
herzien in het licht van een update van de informatie waarover zij beschikken.
v.30 juni 2015
16
Handleiding interne procedure AWW
De vastgoedmakelaar moet, indien nodig en in de mate van het mogelijke, nagaan of de
inlichtingen in de identificatiestukken worden gestaafd door andere stukken, gegevens of
verklaringen. In voorkomend geval moet tevens ook nagegaan worden of de uiterste
geldigheidsdatum van de identificatiestukken niet is overschreden.
4.4.2. Identificatie van rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische
constructies
Voor rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies betreffen de
identificatie en verificatie :
 de maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel;
 de naam en voornaam van de bestuurders, van de trustee, van de beschermer (in
voorkomend geval),
 evenals de kennis van de bepalingen om verbintenissen aan te gaan voor de
rechtspersoon, trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie.
De identificatie en de verificatie betreffen eveneens het doel en de aard van de zakelijke
relatie.
v.30 juni 2015
17
Handleiding interne procedure AWW
Dit houdt in dat de vastgoedmakelaar nagaat welk type zakelijke relatie de cliënt met hem
wenst aan te knopen en welk type verrichtingen hij in het kader van die zakelijke relatie
wenst uit te voeren, alsook kennis neemt van alle nuttige en relevante informatie die inzicht
verschaffen in de beweegredenen die de cliënt ertoe nopen deze zakelijke relatie aan te
gaan.
Indien de cliënt een rechtspersoon naar Belgisch recht is, moet zijn identiteit, ter
gelegenheid van zijn identificatie geverifieerd worden aan de hand van de volgende
bewijsstukken :
1° de recentste versie van de gecoördineerde statuten of de geactualiseerde statuten van de
rechtspersoon-cliënt die zijn neergelegd ter Griffie van de Rechtbank van Koophandel of
gepubliceerd zijn in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad;
2° de lijst van de bestuurders van de rechtspersoon-cliënt en de bekendmaking van hun
benoeming in het Belgisch Staatsblad, of enig ander bewijsstuk aan de hand waarvan hun
hoedanigheid van bestuurder kan worden bewezen, zoals elke publicatie in het Belgisch
Staatsblad waarin die personen als bestuurders worden vermeld, of de bij de Nationale Bank
van België neergelegde jaarrekening;
3°
de
recentste
publicatie
in
het
Belgisch
vertegenwoordigingsbevoegdheden van de rechtspersoon-cliënt.
Staatsblad
van
de
Indien de cliënt een rechtspersoon naar buitenlands recht is, moet zijn identiteit, ter
gelegenheid van zijn identificatie, geverifieerd worden aan de hand van gelijkwaardige
bewijsstukken als vermeld hierboven en die vertaald zijn in een van de landstalen of in het
Engels.
Het type van informaties/documenten dat normaliter nodig zou zijn om aan deze
verplichting gevolg te geven is het volgende :
(i) de naam, de juridische vorm en het bewijs van bestaan – de verificatie zou bijvoorbeeld
kunnen geschieden met een attest van oprichting, een attest van conformiteit, een
vennootschapscontract, of enig ander document uit een onafhankelijke en betrouwbare
bron waaruit naam, vorm en bestaan van de cliënt blijken;
(ii) de machten waardoor de rechtspersoon beheerd en gebonden wordt (bijvoorbeeld de
statuten van een vennootschap) alsook de namen van de relevante personen die de
leidingfuncties bekleden binnen de rechtspersoon (directeurs-generaal bijvoorbeeld);
(iii) het adres van de maatschappelijke zetel en, wanneer dit verschillend is, dat van één der
voornaamste activiteitsplaatsen.
Indien de cliënt een trust, feitelijke vereniging, een fiducie of enige andere juridische
structuur zonder rechtspersoonlijkheid is, neemt de vastgoedmakelaar voor de identificatie
ervan kennis van zijn of haar bestaan, aard, doel en wijze van beheer en
vertegenwoordiging.
v.30 juni 2015
18
Handleiding interne procedure AWW
Vervolgens verifieert de vastgoedmakelaar deze informatie aan de hand van documenten
die daartoe als bewijs kunnen dienen, en maakt hij hiervan een kopie.
Als onderdeel van deze identificatie neemt de vastgoedmakelaar kennis van de lijst van
personen die gemachtigd zijn om het beheer van deze cliënt waar te nemen en verifieert hij
deze gegevens aan de hand van een document dat daartoe als bewijs kan dienen.
Voor de juridische constructies, zoals de trusts, omvat deze identificatie de kennisneming en
verificatie van de identiteit van de trustschepper, de trustee(s), de beschermer (in
voorkomend geval).
De vastgoedmakelaar moet, indien nodig en in de mate van het mogelijke, nagaan of de
inlichtingen in de identificatiestukken worden gestaafd door andere stukken, gegevens of
verklaringen. In voorkomend geval moet tevens ook nagegaan worden of de uiterste
geldigheidsdatum van de identificatiestukken niet is overschreden.
4.4.3. Identificatie van een onverdeeldheid en splitsing van rechten
Indien de cliënt een onverdeeldheid is, moet de voorgeschreven identificatie en
identiteitsverificatie worden uitgevoerd voor elke onverdeelde eigenaar.
v.30 juni 2015
19
Handleiding interne procedure AWW
Bij splitsing van rechten moet deze identificatie en identiteitsverificatie worden uitgevoerd
voor de vruchtgebruikers, erfpachters of opstalhouders.
4.5.
Identificatie van de lasthebber
De identificatie en verificatie van de lasthebbers van de cliënt moet gebeuren vooraleer de
lasthebbers gebruik maken van de bevoegdheid waardoor ze de cliënt die ze
vertegenwoordigen verbinden.
De identificatie gebeurd op dzelfde wijze zoals vermeld hierboven in 4.4.1 tot 4.4.3.
De
vastgoedmakelaar
dient
bovendien
na
te
gaan
welke
vertegenwoordigingsbevoegdheden zijn toegekend aan de personen die in naam van de
cliënt optreden en deze gegevens te verifiëren aan de hand van documenten die daartoe als
bewijs kunnen dienen. Hiervan dient de vastgoedmakelaar een kopie te maken.
Worden inzonderheid bedoeld :
 de wettelijke vertegenwoordigers van een handelingsonbekwame cliënt;
 de personen die krachtens een algemene of bijzondere lastgeving gemachtigd zijn om op
te treden in naam van een cliënt;
 de personen die gemachtigd zijn om op te treden als vertegenwoordiger van een cliënt in
zijn relaties met de onderneming wanneer die cliënt een rechtspersoon, een feitelijke
vereniging of enige andere juridische structuur zonder rechtspersoonlijkheid is.
4.6.
Identificatie van de uiteindelijke begunstigde
4.6.1. Hoe?
De vastgoedmakelaar moet, in voorkomend geval, ook de uiteindelijke begunstigden
identificeren en redelijke maatregelen nemen, afgestemd op het door de klant en de
zakelijke relatie gestelde risico op geldwitwassen en terrorismefinanciering, om hun
identiteit te controleren, zodat hij overtuigd is dat hij weet wie de uiteindelijke begunstigde
is, en wanneer het rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies
betreft, moet hij passende, op het risico afgestemde maatregelen nemen om inzicht te
krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt.
v.30 juni 2015
20
Handleiding interne procedure AWW
De rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies moeten de
identiteit van hun uiteindelijke begunstigden aan de vastgoedmakelaar meedelen, op basis
van een vragenlijst waarvan het model door het BIV opgemaakt wordt in onderling overleg
met de FOD Economie (in afwachting van dit model kan het model van titel 12.1.5 van deze
handleiding gebruikt worden). De vastgoedmakelaar onderzoekt de pertinentie en de
geloofwaardigheid van de meegedeelde inlichtingen.
Voor de identificatie van de uiteindelijke begunstigden zijn volgende identificatiegegevens
vereist:
 voor natuurlijke personen : de naam en voornaam, geboortedatum en geboorteplaats,
en, in de mate van het mogelijke, het adres.
 Voor rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies betreffen
de identificatie en verificatie : de maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel;
de naam en voornaam van de bestuurders, van de trustee, van de beschermer (in
voorkomend geval), evenals de kennis van de bepalingen om verbintenissen aan te gaan
voor de rechtspersoon, trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie.
De vastgoedmakelaar neemt alle redelijke maatregelen om de identiteit van de uiteindelijke
begunstigden te verifiëren aan de hand van de documenten als bedoeld in 4.4.1 tot 4.4.3.
Indien de cliënt een handelsvennootschap of een vennootschap met handelsvorm is, moet
onder de «natuurlijke persoon of personen die op een andere wijze de controle hebben over
het bestuur van de vennootschap» worden verstaan:
 de in de artikelen 5 tot 9 van het Wetboek van Vennootschappen bedoelde natuurlijke
personen die, zonder meer dan 25 % van de aandelen of de stemrechten te bezitten of te
controleren, rechtstreeks of onrechtstreeks de feitelijke controle over de vennootschap
bezitten;
 alsook de personen die, zonder bevoegd te zijn om de cliënt te vertegenwoordigen in zijn
relaties met de vastgoedmakelaar, een mandaat waarnemen in het bestuursorgaan van
de vennootschap.
Indien de cliënt een rechtspersoon is, maar geen handelsvennootschap of vennootschap
met handelsvorm, moet onder « natuurlijke personen of personen die de controle hebben
over 25 % of meer van het vermogen van de rechtspersoon » de personen worden verstaan
die, zonder bevoegd te zijn om de cliënt te vertegenwoordigen in zijn relaties met de
vastgoedmakelaar, een mandaat waarnemen in het bestuursorgaan van de cliënt.
v.30 juni 2015
21
Handleiding interne procedure AWW
Indien de cliënt een feitelijke vereniging of enige andere juridische structuur zonder
rechtspersoonlijkheid is, zoals een trust of een fiducie, moet onder « natuurlijke persoon of
personen die de controle hebben over 25 % of meer van het vermogen van de juridische
constructie » onder meer de personen worden verstaan die de macht hebben om een
aanzienlijke invloed uit te oefenen op haar beheer, met uitzondering lasthebbers die
bevoegd zijn om de vereniging bij de onderneming te vertegenwoordigen (deze zijn al
geïdentificeerd als lasthebber).
Wanneer de vastgoedmakelaar, op grond van het onderzoek van de informatie die de cliënt
hem over de identiteit van zijn uiteindelijke begunstigden heeft meegedeeld, kan
concluderen dat die informatie pertinent en geloofwaardig is, gaat hij over tot de
identiteitsverificatie van de uiteindelijke begunstigden.
Als er redenen bestaan om te twijfelen aan de pertinentie of de geloofwaardigheid van de
door de cliënt meegedeelde informatie, neemt de vastgoedmakelaar alle andere passende
maatregelen om de uiteindelijke begunstigden van de cliënt te identificeren, alsook alle
redelijke maatregelen om hun identiteit te verifiëren.
4.6.2. Identificatie of controle kan niet uitgevoerd worden
Indien het voor de vastgoedmakelaar niet mogelijk is de identiteit van de uiteindelijke
begunstigden te controleren aan de hand van bovenvermelde documenten, neemt hij alle
redelijke maatregelen om deze controle te verrichten aan de hand van andere documenten
of informatiebronnen waaraan redelijkerwijs geloof mag worden gehecht.
Indien het redelijkerwijs niet mogelijk is de identiteit van de betrokken personen te
verifiëren, stelt de vastgoedmakelaar hierover een schriftelijke verantwoording op die hij in
het identificatiedossier van de cliënt bewaart.
Bij de toepassing van zijn cliëntacceptatiebeleid (zoals hierna gedetailleerd) houdt de
vastgoedmakelaar rekening met het feit dat de identiteit van de uiteindelijke begunstigden
niet kon worden geverifieerd.
Hij weigert een zakenrelatie aan te knopen of een door de cliënt gewenste verrichting uit te
voeren als het risico van witwassen van geld of terrorismefinanciering onredelijk toeneemt
als gevolg van het feit dat de identiteit van de uiteindelijke begunstigden niet kon worden
geverifieerd.
Naargelang
de
risicogevoeligheid
actualiseren
de
vastgoedmakelaars
de
identificatiegegevens van de uiteindelijke begunstigden van een cliënt met wie zij een
zakelijke relatie hebben als blijkt dat de informatie die zij over hen bezitten niet langer
actueel is.
v.30 juni 2015
22
Handleiding interne procedure AWW
De vastgoedmakelaar weigert de zakelijke relatie aan te knopen of de door de cliënt
gewenste verrichting uit te voeren als hij redenen heeft om aan te nemen dat het gebrek
aan pertinentie of geloofwaardigheid van de door de cliënt meegedeelde informatie ertoe
strekt de identiteit van één of meer uiteindelijke begunstigden te verhullen. Bovendien
bepaalt hij of een melding aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking moet worden
verricht.
4.6.3. Splitsing van rechten
Ingeval van splitsing van rechten hebben de identificatieplicht van de uiteindelijke
begunstigden en de verplichte verificatie van hun identiteit betrekking op de naakte
eigenaars, de eigenaars in het kader van een erfpachtovereenkomst en de opstalgevers in
het kader van een opstalovereenkomst.
4.7. Tussenkomst buiten België van een exclusief agent of een
lasthebber
Onverminderd artikel 5 van de Wet van 11 februari 2013 houdende organisatie van het
beroep van vastgoedmakelaar, dient een vastgoedmakelaar die, voor het aanknopen of
onderhouden van zakenrelaties met cliënten of voor het uitvoeren van occasionele
verrichtingen voor cliënten, buiten België een beroep doet op exclusief gevolmachtigde
agenten of op lasthebbers, deze tussenkomende personen schriftelijk de procedure te
verduidelijken die zij, met inachtneming van de AWW en het Reglement, bij de identificatie
en identiteitsverificatie van de cliënten moeten volgen.
Daarnaast dient de vastgoedmakelaar voor een passend toezicht op de naleving van deze
procedures te zorgen.
Wanneer een vastgoedmakelaar met dergelijke tussenkomende personen werkt, blijft zijn
persoonlijke verantwoordelijkheid voor de naleving van de bepalingen van de AWW en het
Reglement onverminderd gelden.
4.8.
Derde zaakaanbrenger
Indien het kantoor en/of de dossierverantwoordelijke hiervoor opteert, kan de procedure
van de derde zaakaanbrenger worden toegepast om de klantenonderzoeksmaatregelen te
voldoen. In dergelijk geval blijft het kantoor echter nog steeds verantwoordelijk voor het
voldoen van de klantenonderzoeksmaatregelen.
v.30 juni 2015
23
Handleiding interne procedure AWW
Als “derde zaakaanbrenger” kan enkel worden beschouwd:
1° een kredietinstelling of een financiële instelling is als bedoeld in artikel 2, lid 1, punten 1
en 2 van Richtlijn 2005/60/EG, 3 die in België of in een ander land van de Europese
Economische Ruimte is gevestigd, of een gelijkwaardige instelling die gevestigd is in een
derde land aangeduid door de Koning krachtens artikel 37, § 2, eerste lid, 2°, waarvan de
wetgeving gelijkwaardige verplichtingen en controles oplegt als die waarin richtlijn
2005/60/EG voorziet en die zijn onderworpen aan een verplichte professionele registratie,
erkend bij wet. 4
2° een bedrijfsrevisor, een externe accountant, een extern belastingconsulent, een erkend
boekhouder, een erkend boekhouder-fiscalist, een notaris of een andere onafhankelijke
beoefenaar van juridische beroepen is als bedoeld in artikel 2, lid 1, punt 3, a) en b) van
richtlijn 2005/60/EG, die in België of in een ander land van de Europese Economische Ruimte
is gevestigd, of in een derde land aangeduid door de Koning krachtens artikel 37, § 2, eerste
lid, 4°, waarvan de wetgeving gelijkwaardige verplichtingen en controles oplegt als die
waarin richtlijn 2005/60/EG voorziet en die zijn onderworpen aan een verplichte
professionele registratie, erkend bij wet. 5
Opdat een derde zaakaanbrenger een tussenkomst zou mogen verrichten, dient aan de
volgende voorwaarden te zijn voldaan :
1° de vastgoedmakelaar moet vooraf verifiëren of de derde zaakaanbrenger voldoet aan de
voorwaarden, en moet de documenten bewaren waarop hij zich hiervoor heeft gebaseerd;
2° de derde zaakaanbrenger moet er zich vooraf schriftelijk toe verbinden om
vastgoedmakelaar onverwijld de identificatiegegevens te bezorgen van de cliënten die
voornemens is te introduceren of hun uiteindelijke begunstigden, alsook om
vastgoedmakelaar, van zodra hij daarom verzoekt, een kopie te bezorgen van
documenten aan de hand waarvan hij hun identiteit heeft geverifieerd.
de
hij
de
de
3
Een (andere) vastgoedmakelaar valt niet onder dit begrip en kan dus niet beschouwd worden als “derde
zaakaanbrenger”.
4
In het Koninklijk Besluit van 19 juli 2013 (B.S. 25/7/2013) werden enkel volgende landen aangeduid: Australië,
Brazilië, Canada, Hong Kong, India, Japan, Zuid-Korea, Mexico, Singapore, Zwitserland, Zuid-Afrika en Verenigde
Staten.
5
Hiervoor bestaat nog geen Koninklijk Besluit.
v.30 juni 2015
24
Handleiding interne procedure AWW
Onder bovenvermelde voorwaarden mogen de vastgoedmakelaars de uitkomst aanvaarden
van het klantenonderzoek dat is uitgevoerd door een derde zaakaanbrenger die in een land
van de Europese Economische Ruimte of in een derde land is gevestigd, ook al zijn de
gegevens of bewijsstukken met betrekking tot de identificatie of identiteitsverificatie
verschillend van die welke vereist worden door AWW of door de ter uitvoering hiervan
genomen maatregelen.
De verplichtingen laten volbrengen door een derde zaakaanbrenger is echter enkel mogelijk
indien deze laatste de cliënten persoonlijk face-to-face heeft geïdentificeerd.
De vastgoedmakelaar die een beroep doet op een derde zaakaanbrenger, moet zich ervan
vergewissen dat deze de identificatie en de identiteitsverificatie van de geïntroduceerde
cliënt en van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden volledig en correct heeft
uitgevoerd, conform de voor hem geldende wetgeving. Zo nodig gaat hij zelf over tot een
aanvullende of zelfs volledig nieuwe identificatie en identiteitsverificatie van de
geïntroduceerde cliënt, zijn lasthebbers of zijn uiteindelijke begunstigden conform de
bepalingen van de AWW en het Reglement.
v.30 juni 2015
25
Handleiding interne procedure AWW
4.9.
Vrijstellingen van de identificatieverplichting
De AWW-wet voorziet in diverse vrijstellingen van de identificatieverplichting om reden van
het persoonlijke profiel van de betrokken cliënt of van zijn uiteindelijke begunstigde(n) als:
a)
een cliënt of een uiteindelijke begunstigde die een kredietinstelling of een financiële
instelling is als bedoeld in artikel 2 van richtlijn 2005/60/EG, die in België of in een
ander land van de Europese Economische Ruimte is gevestigd, of een gelijkwaardige
instelling die gevestigd is in een derde land aangeduid door de Koning krachtens artikel
37, § 2, eerste lid, 2°, waarvan de wetgeving gelijkwaardige verplichtingen en controles
oplegt als die waarin richtlijn 2005/60/EG voorziet; 6
b)
de cliënt of de uiteindelijke begunstigde een beursgenoteerde vennootschap is
waarvan de effecten in een land van de Europese economische ruimte zijn toegelaten
tot de handel op een gereglementeerde markt in de zin van Richtlijn 2004/39/EG, of
een vennootschap die op de beurs is genoteerd in een derde land aangeduid door de
Koning krachtens artikel 37, § 2, eerste lid, 3°, waar openbaarmakingsvereisten gelden
die in overeenstemming zijn met de Gemeenschapswetgeving; 7
c)
een cliënt of een uiteindelijke begunstigde die een Belgische publieke
overheidsinstantie is (federale, communautaire, gewestelijke, provinciale of
gemeentelijke overheid, beroepsorden zoals het BIBF, IAB of het IBR,
overheidsbedrijven zoals de Post, Belgacom, BATC, BIAC of de NMBS);
d)
cliënten die Europese publieke autoriteiten of instellingen zijn, opgenomen in de door
de Koning overeenkomstig artikel 37, § 2, eerste lid, 5°, opgemaakte lijst. 8
6
In het Koninklijk Besluit van 19 juli 2013 (B.S. 25/7/2013) werden enkel volgende landen aangeduid: Australië,
Brazilië, Canada, Hong Kong, India, Japan, Zuid-Korea, Mexico, Singapore, Zwitserland, Zuid-Afrika en Verenigde
Staten.
7
Hiervoor bestaat nog geen Koninklijk Besluit.
8
In het Koninklijk Besluit van 19 juli 2013 (B.S. 25/7/2013) werden enkel volgende instellingen aangeduid: het
Europees Parlement; de Raad van de Europese Unie; de Europese Commissie; het Hof van Justitie van de
Europese Unie; de Europese Rekenkamer; het Europees Economisch en Sociaal Comité; het Comité van de
Regio’s; de Europese Investeringsbank; het Europees Investeringsfonds; de Europese Centrale Bank; de Europese
Ombudsman; de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming; de Europese Bankautoriteit; de Europese
Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen; de Europese Autoriteit voor effecten en markten; het
Europees Comité voor systeemrisico’s; het Europees Systeem voor financieel toezicht; het Bureau voor
publicaties van de Europese Unie; het Europees Bureau voor personeelsselectie; de Europese Bestuursschool; de
Europese Dienst voor extern optreden. De gespecialiseerde agentschappen opgericht door de Europese
autoriteiten worden ook bedoeld in artikel 11, § 1, 5°, van de wet van 11 januari 1993 op voorwaarde dat ze
voldoen aan de voorwaarden vastgelegd in artikel 3.1 van Richtlijn 2006/70/EG van de Commissie van 1 augustus
2006 tot vaststelling van uitvoeringsmaatregelen van Richtlijn 2005/60/EG van het Europees Parlement en de
Raad wat betreft de definitie van «politiek prominente personen» en de technische criteria voor vereenvoudigde
klantenonderzoeksprocedures en voor vrijstellingen op grond van occasionele of zeer beperkte financiële
(vervolg voetnoot)
v.30 juni 2015
26
Handleiding interne procedure AWW
Deze vrijstelling van de identificatieverplichting heeft betrekking op zowel de cliënt zelf als
op zijn lasthebber(s) en uiteindelijke begunstigde(n).
De vastgoedmakelaar wordt aanbevolen om schriftelijk vast te leggen op welk(e)
document(en) hij zich heeft gebaseerd bij zijn beslissing om van de vrijstelling van de
identificatieverplichting gebruik te maken, en deze bij te houden.
Bovendien kan de vastgoedmakelaar in geen geval een beroep doen op een vrijstelling van
de identificatieverplichting zodra de omstandigheden vermoedens van witwassen van geld
of financiering van terrorisme meebrengen op het moment dat de zakenrelatie wordt
aangegaan of daarna. In dit geval dient de beroepsbeoefenaar over te gaan tot de
identificatie, overeenkomstig wat de toelichtingsnota ter zake bepaalt. Als het kantoor over
een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet beschikt, dient de beroepsbeoefenaar
deze persoon op de hoogte te brengen via een schriftelijk verslag.
4.10. Cliëntenacceptatiebeleid
4.10.1. Inhoud cliëntenacceptatiebeleid
De vastgoedmakelaar dient een aan zijn activiteiten aangepast cliënt-acceptatiebeleid uit te
stippelen en ten uitvoer te leggen, dat hem in staat stelt zijn volledige medewerking te
verlenen aan de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
door op passende wijze kennis te nemen van en een onderzoek in te stellen naar de
kenmerken van de cliënten die een beroep op hem doen, en/of de diensten of verrichtingen
waarvoor die cliënten een beroep op hem doen, inzonderheid ten aanzien van het risico om
betrokken te raken bij het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
In het kader van het cliënt-acceptatiebeleid dient de vastgoedmakelaar objectieve criteria te
bepalen op basis waarvan de cliënten worden onderverdeeld in categorieën waaraan
vereisten van verschillende niveaus worden gekoppeld, rekening houdend met de
kenmerken van de activiteit van de vastgoedmakelaar, en van de cliënten tot wie hij zich
richt, om zo een passende risicoschaal vast te kunnen stellen.
Deze risicoschaal houdt ten volle rekening met :
 situaties met een verhoogd risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering die
worden gedefinieerd in artikel 12, §§ 2 en 3 AWW en artikel 15 van het Reglement, en
activiteiten en op voorwaarde dat de persoon of instelling bedoeld in de wet onderzocht heeft of deze
voorwaarden zijn nageleefd en een schriftelijk verslag opstelt van de bevindingen van dit onderzoek.
v.30 juni 2015
27
Handleiding interne procedure AWW
 specifiek door elke vastgoedmakelaar gedefinieerde risicocriteria, waarbij met name
rekening wordt gehouden met de kenmerken van de door hem aangeboden diensten en
producten en van de cliënten tot wie hij zich richt.
Het cliëntacceptatiebeleid kan ook rekening houden met situaties met een laag risico op
witwassen van geld of terrorismefinanciering die worden gedefinieerd in artikel 11, § 1 en §
2, 5°, van de AWW (die gevallen waarin geen identificatie moet gebeuren zoals vermeld in
4.9 hierboven).
Bij de evaluatie van het risico op geldwitwassen of terrorismefinanciering dat gebonden is
aan de klantentypes, aan de landen of de geografische zones, aan de producten, diensten,
verrichtingen of de bijzondere verdelingskanalen, kan om voorbeelden te hebben van
situaties met potentieel hogere of lagere risico’s gebruik worden gemaakt van de door FATF
opgemaakte lijst met risicovoorbeelden in de FATF-aanbevelingen zoals herzien in februari
2012, in de Interpretatieve nota bij Aanbeveling 10. Deze voorbeelden zijn geen dwingende
bestanddelen van de FATF-normen en ze worden slechts bij wijze van oriëntatie gegeven. Ze
zijn niet exhaustief en ofschoon ze nuttige indicatoren kunnen vormen, is het mogelijk dat ze
niet in alle gevallen pertinent zijn. (zie titel 13 van deze Handleiding)
4.10.2. Risico-factoren
Het cliëntacceptatiebeleid van de vastgoedmakelaar voorziet erin dat cliënten die mogelijk
een specifiek risico vormen, pas als cliënt worden aanvaard na een grondig onderzoek en
nadat ter zake op een passend hiërarchisch niveau een beslissing is genomen.
4.10.2.1. Risico-factoren voorzien in artikel 12 van de AWW
Hieronder ressorteren onder meer volgende beoogde transacties :
 wanneer zij een zakelijke relatie aangaan met of een verrichting uitvoeren voor een cliënt
die bij de identificatie niet fysiek aanwezig is.
 wanneer ze zakelijke relaties aangaan of verrichtingen uitvoeren met of voor rekening
van :
1° politiek prominente personen die in het buitenland wonen, namelijk natuurlijke
personen die een prominente publieke functie bekleden of hebben bekleed;
2° directe familieleden van de in 1° bedoelde personen;
3° of naaste geassocieerden van de in 1° bedoelde personen.
v.30 juni 2015
28
Handleiding interne procedure AWW
Voor de toepassing van deze factoren wordt onder "natuurlijke personen die een
prominente publieke functie bekleden of hebben bekleed", de volgende personen verstaan:
1°
staatshoofden,
staatssecretarissen;
regeringsleiders,
ministers,
afgevaardigde
ministers
en
2° parlementsleden;
3° leden van hooggerechtshoven, grondwettelijke hoven en andere hoge rechterlijke
instanties die doorgaans beslissingen nemen waartegen geen verder beroep mogelijk is;
4° leden van rekenkamers en van directies van centrale banken;
5° ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge legerofficieren;
6° leden van bestuursorganen, leidinggevende of toezichthoudende organen van
overheidsbedrijven.
Functies van een middelbaar of ondergeschikt niveau vallen niet onder de in het tweede lid
genoemde categorieën. Onder de in het tweede lid genoemde categorieën vallen, waar
toepasselijk, de functies uitgeoefend op Europees en internationaal niveau.
Onder voorbehoud van de toepassing van de verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen
afhankelijk van de risicogevoeligheid van de cliënten, dient de vastgoedmakelaar, een
persoon die zijn prominente publieke functie in bovenvermelde zin reeds ten minste één
jaar heeft beëindigd, niet langer te beschouwen als een politiek prominent persoon.
Voor de toepassing van deze paragraaf wordt onder "directe familieleden van de bedoelde
personen", de volgende personen verstaan :
1° de echtgenoot of echtgenote;
2° een partner die naar het nationale recht van de bedoelde persoon als gelijkwaardig met
een echtgenoot of echtgenote wordt aangemerkt;
3° de kinderen en hun echtgenoten of partners;
4° de ouders.
v.30 juni 2015
29
Handleiding interne procedure AWW
Voor de toepassing van deze paragraaf wordt onder "naaste geassocieerden van bedoelde
personen", de volgende personen verstaan :
1° elke natuurlijke persoon van wie bekend is dat deze met een bovenvermelde genoemde
persoon de gezamenlijke uiteindelijke begunstigde is van juridische entiteiten of juridische
constructies, of met de genoemde persoon verbonden is door andere nauwe zakelijke
relaties;
2° elke natuurlijke persoon die de enige uiteindelijke begunstigde is van een rechtspersoon
of juridische constructie waarvan geweten is dat deze de facto opgericht werd ten voordele
van een persoon bedoeld in het eerste lid, 1°.
De vereiste specifieke maatregelen omvatten :
1° het in werking stellen van passende en geschikte procedures in functie van het risico om
uit te maken of een cliënt of zijn uiteindelijke begunstigde een politiek prominent persoon
is;
2° het verkrijgen van toestemming van personen op een passend hiërarchisch niveau
alvorens zakelijke relaties met dergelijke cliënten aan te gaan;
3° het nemen van passende maatregelen naargelang de risicogevoeligheid, om de herkomst
van het vermogen en van de fondsen vast te stellen die bij de zakelijke relatie of verrichting
worden gebruikt;
4° het doorlopend verscherpt controleren van de zakelijke relatie.
4.10.2.2. Risico-factoren voorzien in artikel 15 van het Reglement
Hieronder ressorteren onder meer volgende beoogde transacties :
 wanneer zij een zakelijke relatie aangaan met of een verrichting uitvoeren voor een cliënt
die bij de identificatie niet fysiek aanwezig is;
 de verkoop of de aankoop van een onroerend goed tegen een veel lagere prijs dan zijn
verkoopswaarde;
 aanzienlijke investeringen in vastgoed uitgevoerd door personen of vennootschappen
gevestigd in een land of een gebied dat door de FATF wordt gekwalificeerd als een land of
een gebied dat niet aan de witwasbestrijding meewerkt, of ten aanzien waarvan de FATF
tegenmaatregelen of een verhoogde waakzaamheid aanbeveelt (zie titel 14 van deze
Handleiding);
v.30 juni 2015
30
Handleiding interne procedure AWW
 de belangrijke investeringen in vastgoederen door personen of vennootschappen op de
«EU consolidation sanction list»;
 verrichtingen met een wanverhouding tussen de uitgevoerde vastgoedtransactie en de
sociaal-economische situatie van de cliënt;
 verrichtingen door natuurlijke personen die op afstand zijn geïdentificeerd aan de hand
van een kopie van een bewijsstuk;
 verrichtingen van wie de uiteindelijke begunstigden personen zijn van wie de identiteit
niet kon worden geverifieerd, en/of van wie de geboorteplaats en -datum niet kon
worden geïdentificeerd, en/of in verband met wie geen pertinente informatie kon
worden verzameld over hun adres, en/of die handelingsonbekwaam of algemeen bekend
zijn als delinquent;
 verrichtingen met politiek prominente personen, hun directe familieleden of naaste
geassocieerden;
 de verrichtingen met rechtspersonen waarvan het eigen vermogen lager is dan de
koopprijs van het pand;
 de geografische afstand tussen de verblijfplaats van de cliënt of de ligging van het
betrokken pand enerzijds en het kantoor of de verblijfplaats van de door hem gekozen
vastgoedmakelaar anderzijds;
 het feit dat de cliënt een niet-ingezetene is;
 het feit dat de cliënt actief is in een economische sector die vatbaar is voor witwassen
van geld of terrorismefinanciering;
 het feit dat de cliënt een vennootschap is waarvan een aanzienlijk deel van het kapitaal
wordt vertegenwoordigd door aandelen aan toonder die gemakkelijk van eigenaar
kunnen veranderen zonder dat de vastgoedmakelaar daarvan op de hoogte is;
 het feit dat de cliënt een trust, een feitelijke vereniging of een andere juridische structuur
is waarvan een goede kennis een meer diepgaande analyse vereist;
 het feit dat de cliënt een vennootschap in oprichting is;
 het feit dat de cliënt een VZW is of een buitenlandse non profit organisatie;
 het feit dat de cliënt ongebruikelijk kenmerken vertoont voor de vastgoedmakelaar.
4.10.2.3. Andere risico-factoren
Bij de evaluatie van het risico op geldwitwassen of terrorismefinanciering dat gebonden is
aan de klantentypes, aan de landen of de geografische zones, aan de producten, diensten,
v.30 juni 2015
31
Handleiding interne procedure AWW
verrichtingen of de bijzondere verdelingskanalen, kan om voorbeelden te hebben van
situaties met potentieel hogere of lagere risico’s gebruik worden gemaakt van de door FATF
opgemaakte lijst met risicovoorbeelden in de FATF-aanbevelingen zoals herzien in februari
2012, in de Interpretatieve nota bij Aanbeveling 10. Deze voorbeelden zijn geen dwingende
bestanddelen van de FATF-normen en ze worden slechts bij wijze van oriëntatie gegeven. Ze
zijn niet exhaustief en ofschoon ze nuttige indicatoren kunnen vormen, is het mogelijk dat ze
niet in alle gevallen pertinent zijn. (zie titel 13 van deze bijlage)
4.11. Gevolgen van verhoogd risico
4.11.1. Algemene gevolgen
Wanneer het risico op geldwitwassen of terrorismefinanciering hoger ligt, moet de
vastgoedmakelaar zijn waakzaamheidsmaatregelen versterken in functie van het
geïdentificeerde risico. Hij moet in het bijzonder de graad en aard versterken van de
bewaking van de zakelijke relatie om te bepalen of deze verrichtingen of activiteiten
ongewoon of verdacht lijken.
De versterkte waakzaamheidsmaatregelen die toe te passen zijn op zakelijke relaties met
een hoger risico, omvatten bijvoorbeeld het volgende :
 het verkrijgen van nadere informatie over de cliënt (bijvoorbeeld beroep, activavolume,
informatie beschikbaar in openbare gegevensbanken op het internet enz.) en het
regelmatiger bijhouden van de identificatiegegevens van de klant en de uiteindelijke
begunstigde;
 het verkrijgen van nadere informatie over de overwogen aard van de zakelijke relatie;
 het verkrijgen van informatie over de oorsprong van het geld of van het vermogen van de
cliënt;
 het verkrijgen van informatie over de redenen van de overwogen of uitgevoerde
verrichtingen;
 het verkrijgen van de toestemming van de hoge leiding om de zakelijke relatie te starten
of voort te zetten;
 het versterken van de bewaking van de zakelijke relatie door de vermeerdering van het
aantal en de frequentie van de controles en het selecteren van de verrichtingsschema’s
waarvoor grondiger onderzoek noodzakelijk is;
 de uitvoering van de eerste betaling via een rekening op naam van de cliënt bij een bank
waarvoor gelijkaardige waakzaamheidsnormen gelden.
v.30 juni 2015
32
Handleiding interne procedure AWW
4.11.2. Gevolgen in de aanwezigheid van politieke prominente personen
Ten opzichte van buitenlandse politieke prominenten, zijnde personen die belangrijke
publieke functies in een vreemd land uitgeoefend hebben of uitoefenen (ongeacht of zij
klant of uiteindelijke begunstigde zijn), moeten vastgoedmakelaars boven de normale
waakzaamheidsmaatregelen betreffende klanten :
a) over passende risicobeheersystemen beschikken waarmee bepaald kan worden of de
klant of de uiteindelijke begunstigde een politiek prominent is (via cumulatieve raadpleging
van internet, handelsgegevensbank, verklaring van de klant op basis van een vragenlijst (zie
voorbeeld in titel 12.1.6 van deze handleiding),…);
b) de toestemming van de hoge leiding bekomen om zulke zakelijke relaties te starten of, als
het gaat om een bestaande klant, voort te zetten;
c) redelijke maatregelen nemen om de oorsprong van het vermogen en het geld vast te
stellen;
d) voor een continue bewaking zorgen van de zakelijke relatie.
Vastgoedmakelaars moeten redelijke maatregelen nemen om te bepalen of een cliënt of
uiteindelijke begunstigde een Belgische prominent is, d.i. een natuurlijk persoon die
belangrijke politieke functies in België uitoefent of uitgeoefend heeft, of een persoon die
een belangrijke functie uitoefent of heeft uitgeoefend binnen of voor rekening van een
internationale organisatie zoals de Verenigde Naties en de aangesloten internationale
organisaties zoals de Internationale Maritieme Organisatie, de gewestelijke internationale
organisaties zoals de Raad van Europa, de instellingen van de Europese Unie, de Organisatie
voor Veiligheid en Samenwerking in Europa en de Organisatie van Amerikaanse Staten, de
internationale militaire organisaties zoals de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie, en de
economische organisaties zoals deWereldhandelsorganisatie en de Associatie van ZuidoostAziatische Staten, enz.
Wanneer de zakelijke relaties met Belgische prominenten of met personen die een
belangrijke functie uitoefenen of uitgeoefend hebben binnen of voor rekening van een
internationale organisatie, een hoger risico inhouden, moeten de vastgoedmakelaars de
maatregelen onder de punten (a), (b), (c) en (d) toepassen.
De op alle types van prominenten toepasselijke verplichtingen zouden ook dienen te worden
toegepast op de familieleden van deze prominenten en de met hen nauw verbondenen.
4.12. Mogelijke bronnen van informatie
v.30 juni 2015
33
Handleiding interne procedure AWW
Enkele van de mogelijke informatiebronnen voor de beoordeling van de aanvaardbaarheid
van cliënten zijn:
 gewezen professionele adviseurs/vastgoedmakelaars…;
 onderzoeksbureaus
of
informatieverstrekkende
Dun&Bradstreet, Graydon, Infobase, Vadis …);
bedrijven
(vb.Companyweb,
 rapporten van kredietratingbureaus;
 ministeries, toezichthoudende instanties en handelsorganisaties;
 zakelijke contacten en bestaande cliënten in vergelijkbare bedrijven;
 publiek
beschikbare informatie, zoals jaar-/tussentijdse verslagen, informatieve
circulaires en een lijst van sancties;
 van de VS of de OESO uitgaande sancties tegen landen of personen;
 persdiensten of -commentaar en andere via het internet beschikbare informatie.
4.13. Modaliteiten
4.13.1. Beslissingsbevoegdheid
De aanvaarding van een cliënt of van een opdracht behoort in ons kantoor tot de
verantwoordelijkheid van XXX….. (of van de dossierverantwoordelijke), na analyse van de
karakteristieken van de (potentiële) cliënt en van de opdracht in het bijzonder met
betrekking tot het risico op witwassen van geld.
4.13.2. Formulieren
Bij de aanvaarding van cliënten en opdrachten zullen volgende bijgevoegde documenten
worden gebruikt (ziet titel 12 van deze Handleiding):
 identificatieschema’s
 identificatieformulieren
 formulier risicobepaling
Het cliëntenidentificatieformulier en het formulier risicobepaling, volgens de modellen die
ons kantoor gebruikt, moeten met aandacht worden ingevuld en dit in principe voorafgaand
aan elke acceptatie. Deze formulieren moeten regelmatig worden geactualiseerd.
v.30 juni 2015
34
Handleiding interne procedure AWW
4.13.3. Praktische procedure in ons kantoor
 verzamelen van de identificatiedocumenten (zie formulieren en schema’s);
 deze documenten worden gekopieerd;
 analyse van deze documenten met het oog op het bekomen van redelijke zekerheid dat
het om relevante en geloofwaardige documenten gaat en niet om valse stukken;
 voornoemde documenten en de bijlagen ter staving (zoals identiteitskaart, paspoort,
enz…) dienen te worden bewaard gedurende ten minste vijf jaar te rekenen vanaf het
einde van de zakelijke relatie met de cliënt9.
Bij dit alles wordt niet uit het oog verloren dat de cliënt de verklaring betreffende de
uiteindelijke begunstigde moet invullen en ondertekenen (zie formulier en schema, zie titel
12.1.5 en 12.2.4).
9
Voor meer gedetailleerde informatie over de procedures inzake de bewaring: zie titel 6 van dze Handleiding.
v.30 juni 2015
35
Handleiding interne procedure AWW
5. Voortdurende waakzaamheid
5.1.
Algemeen
De vastgoedmakelaar moet een bestendige waakzaamheid aan de dag leggen ten opzichte
van de zakelijke relatie en een aandachtig onderzoek verzekeren van de uitgevoerde
verrichtingen om zich ervan te vergewissen dat deze stroken met de kennis die hij heeft van
zijn cliënt, van zijn commerciële activiteiten en, indien nodig, van de herkomst van de
fondsen.
Onverminderd de toepassing van het cliëntacceptatiebeleid hierboven bedoeld onderzoekt
de vastgoedmakelaar aandachtig alle verrichtingen of feiten die hij bijzonder vatbaar acht
voor witwassen van geld of financiering van terrorisme wegens hun aard of ongebruikelijk
karakter gelet op de activiteiten van de cliënt, dan wel de begeleidende omstandigheden of
de hoedanigheid van de betrokken personen.
Hij stelt een lijst op met passende criteria en omstandigheden die hem in staat moeten
stellen atypische verrichtingen op te sporen, waarbij in het bijzonder aandacht wordt
besteed aan de kennelijke economische grondslag en legitimiteit van de verrichtingen en
feiten. (zie titel 12.1.9 van deze Handleiding – bijlage bij het verslag)
Als atypische verrichtingen moeten onder andere worden beschouwd :
 verrichtingen waarbij een persoon voor eigen rekening of voor rekening van een derde
een onroerend goed koopt dat hij vervolgens snel voor een veel hogere prijs
doorverkoopt. Deze operatie kan tot stand komen via stromannen of via
tussenvennootschappen;
 betalingen in naam van de cliënt op de rekening van een vastgoedkantoor vanuit een
financiële instelling gevestigd in een land of een gebied dat door de FATF wordt
gekwalificeerd als een land of een gebied dat niet aan de witwasbestrijding meewerkt, of
ten aanzien waarvan de FATF tegenmaatregelen of een verhoogde waakzaamheid
aanbeveelt;
 de aankoop van onroerende goederen via hypothecaire leningen die voortijdig worden
terugbetaald;
 verrichtingen waarbij de cliënt de intentie heeft in contanten te betalen.
BIV-leden kunnen deze lijst zelf verder aanvullen.
v.30 juni 2015
36
Handleiding interne procedure AWW
De vastgoedmakelaar stelt een schriftelijk verslag op over dit onderzoek; dit verslag wordt
door de anti-witwasverantwoordelijke(n) bewaard gedurende voorgeschreven termijn van
vijf jaar en ter beschikking gesteld van de FOD Economie indien deze erom verzoekt. (zie titel
12.1.9 van deze Handleiding)
De anti-witwasverantwoordelijke(n) stelt (stellen) de werknemers in kennis van de passende
criteria die hen in staat moeten stellen om atypische verrichtingen op te sporen waaraan zij
specifieke aandacht moeten besteden en waarover zij een schriftelijk verslag moeten
opstellen.
Bij het onderzoek van de verrichtingen wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de
kennelijke economische grondslag en legitimiteit van die verrichtingen.
De bestendige waakzaamheid houdt ook de verplichting in de gehanteerde criteria en het
hierboven bedoelde cliëntacceptatiebeleid te actualiseren in functie van het risico.
De hierboven bedoelde constante waakzaamheidsplicht houdt onder meer voor de
vastgoedmakelaar de verplichting in om over te gaan tot de controle en, in voorkomend
geval, de actualisering van de identificatiegegevens waarover hij beschikt over de cliënten
met wie hij een zakelijke relatie heeft, wanneer hij over aanwijzingen beschikt dat die
gegevens niet langer actueel zijn. Hij actualiseert en controleert de identificatiegegevens
minstens om de twee jaar, zelfs indien hij geen aanwijzingen heeft dat de gegevens niet
meer actueel zijn.
Bij de actualisering van de identificatiegegevens moeten de nieuwe gegevens worden
gecontroleerd overeenkomstig de bepalingen van de titel 4.4.1 tot 4.4.3 van deze
Handleiding.
De vastgoedmakelaar mag geen zakelijke relatie aanknopen met of een occasionele
verrichting uitvoeren voor een op afstand geïdentificeerde cliënt, wanneer er redenen
bestaan om aan te nemen dat de cliënt een rechtstreeks contact probeert te vermijden om
zijn ware identiteit gemakkelijker te kunnen verhullen, of wanneer vermoed kan worden dat
de cliënt voornemens is verrichtingen uit te voeren die verband houden met het witwassen
van geld of de financiering van terrorisme of wanneer de te verrichten transacties in het
kader van die relatie impliceren dat met contant geld wordt betaald.
Wanneer de vastgoedmakelaar zijn waakzaamheidsplicht niet kan nakomen, mag hij geen
zakelijke relatie aanknopen of in stand houden. Hij beslist of een melding aan de Cel voor
financiële informatieverwerking zich opdringt.
De documenten, gegevens of informatie dienen op basis van het risicoprofiel regelmatig te
worden geactualiseerd. Bv.: deze cyclus bedraagt 3 jaar voor cliënten met een laag risico en
jaarlijks voor cliënten met een verhoogd risico (frequentie van de cyclus is echter zelf in te
vullen door elk kantoor).
v.30 juni 2015
37
Handleiding interne procedure AWW
5.2.
Verscherpte waakzaamheid
In volgende omstandigheden wordt in toepassing van de AWW door ons kantoor een
verscherpte waakzaamheid toegepast:
 als de cliënt (natuurlijke persoon) niet fysiek aanwezig is bij de identificatie
 als de cliënt in het buitenland blijkt te wonen en dus mogelijks een “politiek prominente
persoon” is.
Wat betreft de personen die onder de definitie “politiek prominente persoon” die in het
buitenland woont, verwijzen wij naar paragraaf 4.10.2.1 van deze Handleiding.
Deze personen kunnen hetzij cliënt, hetzij uiteindelijke begunstigde zijn. Derhalve zal ons
kantoor een verscherpte waakzaamheid aan de dag moeten leggen ten aanzien van een
cliënt-rechtspersoon of van elke andere juridische constructie waarvan de uiteindelijke
begunstigde een politiek prominente persoon zou zijn, zoals dit het geval zou kunnen zijn
voor patrimoniumvennootschappen, trusts of familiebedrijven die toebehoren aan politiek
prominente personen.
Beide situaties worden beschouwd als een verhoging van het witwasrisico en vragen om
toepassing van bijkomende maatregelen zoals omschreven in punt 4.11.2. van deze
handleiding.
5.3.
Identificatie van de contractspartij
In het kader van zijn waakzaamheidsplicht neemt de vastgoedmakelaar alle noodzakelijke
maatregelen om de personen, die zonder hiertoe met de vastgoedmakelaar een
overeenkomst gesloten te hebben, door diens bemiddeling een onderhandse overeenkomst
ondertekenen die leidt tot verkoop, aankoop, ruil of afstand van onroerende goederen of
onroerende rechten, vooraf te identificeren, aan de hand van een bewijsstuk waarvan een
afschrift wordt genomen, op papier of op elektronische informatiedrager (zie model in titel
12.1.7 van deze Handleiding).
De identificatie betreft voor natuurlijke personen : de naam en voornaam, geboortedatum
en geboorteplaats, en, in de mate van het mogelijke, het adres.
De natuurlijke personen worden geïdentificeerd aan de hand van hun identiteitskaart of hun
inschrijving in het vreemdelingenregister. Indien deze natuurlijke persoon zijn woonplaats
heeft in het buitenland, kan zijn identificatie ook gebeuren aan de hand van zijn paspoort of
het rijbewijs voor personen van buitenlandse nationaliteit.
v.30 juni 2015
38
Handleiding interne procedure AWW
Voor rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies betreft de
identificatie :
- de maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel;
- de naam en voornaam van de bestuurders evenals de bepalingen om verbintenissen aan te
gaan voor de rechtspersoon, trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie.
Een rechtspersoon, trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie naar Belgisch recht
wordt geïdentificeerd aan de hand van de volgende bewijsstukken :
1° de recentste versie van de gecoördineerde statuten of de geactualiseerde statuten van de
rechtspersoon die zijn neergelegd ter Griffie van de Rechtbank van Koophandel of
gepubliceerd zijn in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad;
2° de lijst van de bestuurders van de rechtspersoon en de bekendmaking van hun
benoeming in het Belgisch Staatsblad, of enig ander bewijsstuk aan de hand waarvan hun
hoedanigheid van bestuurder kan worden bewezen, zoals elke publicatie in het Belgisch
Staatsblad waarin die personen als bestuurders worden vermeld, of de bij de Nationale Bank
van België neergelegde jaarrekening;
3°
de
recentste
publicatie
in
het
Belgisch
vertegenwoordigingsbevoegdheden van de rechtspersoon;
Staatsblad
van
de
Een rechtspersoon, trust, fiducie of soortgelijke juridische constructie naar buitenlands recht
wordt geïdentificeerd aan de hand van gelijkwaardige bewijsstukken als vermeld hierboven
en die vertaald zijn in een van de landstalen of in het Engels.
De vastgoedmakelaar moet tevens alle redelijke maatregelen nemen om ook de
uiteindelijke begunstigden te identificeren van de personen bedoeld hierboven en op risico
gebaseerde en adequate maatregelen nemen om hun identiteit te controleren.
v.30 juni 2015
39
Handleiding interne procedure AWW
6. Bewaring van documenten
De
dossierverantwoordelijke
draagt
er
zorg
voor
de
verzamelde
klantenonderzoeksdocumenten en de informatie te bewaren voor een periode van ten
minste vijf jaar te rekenen vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt.
De vastgoedmakelaar bewaart gedurende een periode van ten minste vijf jaar vanaf de
uitvoering van de verrichtingen op welke informatiedrager ook een kopie van de
registraties, de borderellen en stukken van de uitgevoerde verrichtingen om ze nauwkeurig
te kunnen reconstrueren. Hij registreert de uitgevoerde verrichtingen op zodanige wijze dat
hij aan de verzoeken om inlichtingen kan voldoen binnen de in het Reglement
voorgeschreven termijn.
Verder moeten volgende documenten ook minstens gedurende 5 jaar worden bewaard:
 het intern verslag met bijlagen in het geval van vaststelling van atypische verrichtingen,
de analyse hiervan en de beslissing waartoe deze analyse heeft geleid op het vlak van de
aan de CFI mee te delen informatie;
 het jaarverslag dat werd opgesteld door de verantwoordelijke voor de toepassing van de
wet (in geval het kantoor een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet
aanstelde) .
De bewijsstukken, de identificatiegegevens en de verslagen zullen op volgende wijze worden
bewaard: bv. kopies inscannen of opslaan in het elektronisch dossier van de cliënt of enkel
kopies in een afzonderlijk papieren dossier per cliënt. [Elk kantoor dient hier zelf te
beschrijven hoe en waar deze stukken dienen te worden bewaard.]
v.30 juni 2015
40
Handleiding interne procedure AWW
7. Meldingsplicht
7.1.
De meldingsplicht aan de CFI: principe
Wanneer de vastgoedmakelaar weet of vermoedt dat een uit te voeren verrichting verband
houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, wordt dit, vooraleer de
verrichtingen uit te voeren, schriftelijk of elektronisch ter kennis gebracht van de Cel voor
financiële informatieverwerking en wordt in voorkomend geval de termijn meegedeeld
binnen dewelke die verrichting moet worden uitgevoerd.
Wanneer de vastgoedmakelaar weet of vermoedt dat een uit te voeren verrichting verband
houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, maar dit niet ter kennis
kan brengen van de Cel voor financiële informatieverwerking vooraleer de verrichting uit te
voeren, wordt onmiddellijk na de uitvoering van de verrichting de Cel voor financiële
informatieverwerking hiervan schriftelijk of elektronisch in kennis gesteld.
Dit is slechts mogelijk :
 hetzij omdat het niet mogelijk is om de uitvoering van de verrichting, gezien haar aard,
uit te stellen;
 hetzij omdat het uitstel van aard zou kunnen zijn de vervolging van de begunstigden van
het vermeende witwassen van geld en de vermeende financiering van terrorisme te
beletten.
In dit geval wordt de reden vermeld waarom een kennisgeving, vooraleer de verrichting uit
te voeren, niet mogelijk was.
Wanneer aan de vastgoedmakelaar een feit bekend wordt dat op witwassen van geld of op
financiering van terrorisme zou kunnen wijzen, dan wordt de Cel voor financiële
informatieverwerking hiervan onmiddellijk schriftelijk of elektronisch in kennis gesteld.
7.2.
Witwassen van geld en financiering van terrorisme: begrip
Art. 5 van AWW omschrijft dit als volgt:
§ 1. Voor de toepassing van deze wet wordt verstaan onder "witwassen van geld":
-
de omzetting of overdracht van geld of activa met de bedoeling de illegale herkomst
ervan te verbergen of te verdoezelen of een persoon die betrokken is bij een misdrijf
v.30 juni 2015
41
Handleiding interne procedure AWW
waaruit dit geld of deze activa voortkomen, te helpen ontkomen aan de rechtsgevolgen
van zijn daden;
- het verhelen of verhullen van de aard, oorsprong, vindplaats, vervreemding, verplaatsing
of eigendom van geld of activa waarvan men de illegale herkomst kent;
- de verwerving, het bezit of het gebruik van geld of activa waarvan men de illegale
herkomst kent;
- de deelneming aan, de medeplichtigheid tot, de poging tot, de hulp aan, het aanzetten
tot, het vergemakkelijken van of het geven van raad betreffende een van de in de drie
voorgaande punten bedoelde daden.
§ 2. Voor de toepassing van deze wet wordt onder financiering van terrorisme verstaan: de
verstrekking of verzameling van fondsen, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks,
met de bedoeling of wetende dat deze geheel of gedeeltelijk zullen worden gebruikt door een
terrorist of een terroristische organisatie of voor het plegen van een of meerdere
terroristische daden.
§ 3. Voor de toepassing van deze wet is de herkomst van geld of activa illegaal wanneer
deze voortkomen uit:
1°) een misdrijf dat in verband staat met:
- terrorisme of de financiering van terrorisme;
- georganiseerde misdaad;
- illegale drughandel;
- illegale handel in wapens, goederen en koopwaren met inbegrip van antipersoonsmijnen
en/of submunitie;
- handel in clandestiene werkkrachten;
- mensenhandel;
- exploitatie van de prostitutie;
- illegaal gebruik bij dieren van stoffen met hormonale werking of illegale handel in
dergelijke stoffen;
- illegale handel in menselijke organen of weefsels;
- fraude ten nadele van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen
- ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd;
- verduistering door personen die een openbare functie uitoefenen en corruptie;
- ernstige milieucriminaliteit;
- namaak van muntstukken of bankbiljetten;
- namaak van goederen;
- zeeroverij.
2°) een beursmisdrijf, het onwettig openbaar aantrekken van spaargelden of het verlenen
van beleggingsdiensten, diensten van valutahandel of van geldoverdracht zonder
vergunning;
3°) een oplichting, misbruik van vertrouwen, misbruik van vennootschapsgoederen, een
gijzeling, een diefstal of afpersing, of een misdrijf dat verband houdt met de staat van
faillissement.
v.30 juni 2015
42
Handleiding interne procedure AWW
7.3.
Specifieke gevallen
7.3.1. Mogelijke melding ingevolge problemen bij het uitvoeren van het
klantenonderzoek in toepassing van artikel 7, § 4 en artikel 8, § 4 van de AWW
Overeenkomstig artikel 7, § 4 van AWW mag ons kantoor met een cliënt geen zakelijke
relatie aangaan of in stand houden, noch verrichtingen voor hem uitvoeren indien geen
klantenonderzoek kan worden verricht over de cliënt of zijn lasthebber(s), overeenkomstig
onze leidraad voor acceptatie van cliënten. In dat geval moet worden uitgemaakt of een
melding aan de CFI zich opdringt overeenkomstig de artikelen 26 tot 28 van de AWW.
Hetzelfde geldt als ons kantoor geen klantenonderzoek kan verrichten over de uiteindelijke
begunstigde(n) van de cliënt. Dit geldt tevens wanneer vennootschappen, rechtspersonen
en juridische constructies, nalaten om ons de vereiste inlichtingen te verstrekken of ons
informatie verstrekken die niet afdoende of geloofwaardig lijkt te zijn met het oog op de
identificatie van de uiteindelijke begunstigde(n).
In dergelijk geval moet de dossierbeheerder, of in voorkomend geval de verantwoordelijke
voor de toepassing van de wet uitmaken of een melding aan de CFI zich opdringt
overeenkomstig de artikelen 26 tot 28 van de AWW.
7.3.2. Landen en gebieden die een risico vormen voor de integriteit van het
internationale financiële stelsel als gevolg van het gebrek van deze landen in de
strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme: artikel 27
van de AWW
De Koning kan in uitvoering van artikel 27 van de AWW een lijst maken van verrichtingen of
feiten waarbij natuurlijke of rechtspersonen betrokken zijn die gedomicilieerd, geregistreerd
of gevestigd zijn in een Staat of een gebied waarvan de wetgeving als ontoereikend wordt
erkend door een bevoegde internationale instantie voor het overleg en de coördinatie of
waarvan door deze instantie wordt aangenomen dat hun gebruiken een hinderpaal vormen
in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De in deze lijst opgenomen verrichtingen of feiten zouden automatisch leiden tot een
melding aan de CFI.
Tot op heden rust er, bij gebreke van een KB, op de beroepsbeoefenaars nog geen dergelijke
automatische meldingsplicht.
v.30 juni 2015
43
Handleiding interne procedure AWW
De CFI houdt evenwel de beroepsbeoefenaars, hetzij rechtstreeks, hetzij via de instituten, op
de hoogte door middel van specifieke toelichtingsnota’s van de landen en de gebieden, die
beoogd worden zonder hier evenwel te verwijzen naar art. 27 van de AWW of melding te
maken van een bijzondere meldingsplicht betreffende verrichtingen door personen
gevestigd in dergelijke landen of gebieden.
Deze lijst, die kan worden gedownload via de websites van de instituten of de CFI, zal
worden bijgewerkt na elke plenaire vergadering van de FAG die gewoonlijk elk jaar in de
maanden oktober, februari en juni plaatsvindt. Het is daarom noodzakelijk regelmatig de
webstek van de Cel te raadplegen, in het bijzonder in oktober, februari en juni om zeker over
de nieuwe bijgewerkte lijst van niet-meewerkende landen en gebieden te beschikken (zie
voor laatste versie titel 14 van deze Handleiding).
7.3.3. Vermoedens van witwassen van geld afkomstig uit ernstige fiscale fraude,
al dan niet georganiseerd – in toepassing van artikel 28 van de AWW
Wanneer de vastgoedmakelaar vermoedt dat een feit of een verrichting verband kan
houden met witwassen van geld afkomstig uit ernstige fiscale fraude, al dan niet
georganiseerd, brengt hij dit onmiddellijk schriftelijk of elektronisch ter kennis van de Cel
voor financiële informatieverwerking en wel zodra hij minstens een van de indicatoren
vaststelt bedoeld in het KB van 3 juni 200710. Men kan de tekst van het zogenaamde
indicatoren-KB in bijlage (zie titel 15 van deze handleiding) terugvinden.
De indicatoren zijn een bijkomend hulpmiddel om ernstige fiscale fraude, al dan niet
georganiseerd, op te sporen.
In geval een daadwerkelijk vermoeden bestaat dat er geld wordt witgewassen voortkomend
uit ernstige fiscale fraude moet dit ter kennis worden gebracht van de CFI. Het feit dat één
van deze indicatoren voorkomt, volstaat niet om automatisch aanleiding te geven tot een
melding aan de CFI.
7.4.
Wie, hoe, gevolgen?
7.4.1. Persoon verantwoordelijk voor de meldingen aan de CFI
De mededeling aan de Cel voor financiële informatieverwerking van bedoelde financiële
informatie wordt in principe gedaan door de antiwitwasverantwoordelijke(n).
10
Koninklijk besluit van 3 juni 2007 (B.S. van 13 juni 2007).
v.30 juni 2015
44
Handleiding interne procedure AWW
Als deze niet beschikbaar is, dient u contact te nemen met zijn plaatsvervanger waarvan u
de naam kan terugvinden in titel 2 van deze handleiding.
Elke werknemer en elke vertegenwoordiger van de vastgoedmakelaar deelt evenwel
persoonlijk aan de Cel voor financiële informatieverwerking informatie mee telkens wanneer
de hierboven bedoelde procedure niet kan worden gevolgd. Dit is onder meer het geval
wanneer er geen anti-witwasverantwoordelijke(n) is (zijn) aangesteld of wanneer deze
afwezig is (zijn) of zijn (hun) verantwoordelijkheid niet opneemt (opnemen).
Elke vastgoedmakelaar is verplicht om aan de Cel voor financiële informatieverwerking, of
aan één van haar leden of aan één van haar personeelsleden, die daartoe is aangewezen
door de magistraat die de Cel leidt of door zijn plaatsvervanger, alle informatie mede te
delen, die zij nuttig acht voor de vervulling van haar opdrachten overeenkomstig de wet en
dit binnen de door haar bepaalde termijn.
7.4.2. Vorm van de melding
In ons kantoor wordt de melding in principe per e-mail gedaan op volgend adres:
[email protected].
Een meldingsformulier bevindt zich in bijlage (zie titel 16 van deze handleiding). Voor de
rubrieken waarvoor men niet over de gevraagde inlichtingen beschikt, volstaat het de
vermelding “niet beschikbaar” te gebruiken.
7.4.3. Vertrouwelijk karakter van de melding: tipping off-verbod
De vastgoedmakelaars mogen in geen geval aan de betrokken cliënt of aan derden
mededelen dat informatie werd meegedeeld aan de Cel voor financiële
informatieverwerking of dat een opsporingsonderzoek wegens witwassen van geld of
financiering van terrorisme aan de gang is. Dit is het zogenaamde “tipping off”-verbod.
Dit verbod geldt niet wat betreft de mededeling aan de FOD Economie of de kennisgeving
voor repressieve doeleinden.
7.4.4. Behoud van de opdracht of van de cliënt nadat een melding werd gedaan
De eventuele mogelijkheid tot voortzetting van de zakelijke relatie met de cliënt dient
gemotiveerd te worden goedgekeurd door het bestuursorgaan van het kantoor.
v.30 juni 2015
45
Handleiding interne procedure AWW
7.4.5. Immuniteit
Voor de goede orde wordt eraan herinnerd dat tegen de vastgoedmakelaar die te goeder
trouw een melding deed aan de CFI geen enkele burgerlijke rechtsvordering, noch een strafof tuchtvordering kan worden uitgesproken en dit in uitvoering van artikel 32 van de AWW.
In het geval dat CFI een mededeling doet aan de procureur des Konings of aan de federale
procureur maken de bedoelde kennisgevingen en de bijkomende informatie geen deel uit
van het dossier, teneinde de anonimiteit van zijn auteurs te beschermen.
v.30 juni 2015
46
Handleiding interne procedure AWW
8. Beperking van betaling in contanten
8.1.
Verkoop onroerend goed
De prijs van de verkoop van een onroerend goed mag enkel vereffend worden door middel
van overschrijving of cheque. (art. 20 AWW)
De verkoopovereenkomst en –akte, opgesteld door de vastgoedmakelaar, moeten het
nummer van de financiële rekening vermelden die gedebiteerd werd of zal worden om de
prijs en, in voorkomend geval, het voorschot over te dragen of een verklaring bevatten van
de partijen, waarin dit nummer wordt vermeld en, bij gebrek hieraan, de wijze waarop deze
gefinancierd zal worden.
Wanneer de vastgoedmakelaars (en notarissen) vaststellen dat voornoemde bepaling niet
werd nageleefd, brengen zij dit onmiddellijk schriftelijk of elektronisch ter kennis van de Cel
voor financiële informatieverwerking.
8.2.
Betaling dienstprestaties
De prijs van één of meerdere dienstprestaties geleverd door een vastgoedmakelaar, mag
niet in contanten worden vereffend uitgezonderd uitgezonderd voor een bedrag dat 10%
van de prijs van de dienstprestatie niet overstijgt, en voor zover dit bedrag niet hoger is dan
3.000 euro ongeacht of de dienstprestatie plaatsvindt in één verrichting of via meerdere
verrichtingen waartussen een verband lijkt te bestaan. (Art. 21 AWW)
Wanneer dit verbod niet wordt gerespecteerd brengt de betrokken dienstverstrekker dit
onmiddellijk ter kennis van de CFI. Na advies van de CFI en na overleg met de
vertegenwoordigers van de betrokken sectoren, legt de Koning bij besluit vast welke
dienstverstrekkers verplicht zijn de niet-naleving van dit verbod ter kennis te brengen van de
CFI. 11
De overtredingen van dit verbod wordt gestraft met een geldboete van 250 tot 225 000
euro (x 6). Evenwel mag deze geldboete niet meer bedragen dan 10 % van de ten onrechte
in contanten betaalde sommen. De schuldenaar en de schuldeiser zijn hoofdelijk
aansprakelijk voor de betaling van de geldboete.
11
Hiervoor bestaat nog geen Koninklijk Besluit.
v.30 juni 2015
47
Handleiding interne procedure AWW
9. Aanwerving en aanstelling van medewerkers
Bij de aanwerving of promotie van personeel of medewerkers zal het kantoor steeds nagaan
of betrokkenen over de nodige bekwaamheid en moraliteit beschikken voor de uitoefening
van hun taak en niet alleen in het algemeen doch in het bijzonder op het vlak van de AWW
en dit in functie van het risico dat verbonden is aan de uit te voeren taak of functie.
In uitvoering van artikel 17, alinea 2 van de AWW voert ons kantoor volgende procedure in
bij de aanwerving of promotie van onze medewerkers en bij de aanwijzing van onze
vertegenwoordigers:
 in het voorafgaand gesprek wordt gepeild naar de kennis van de kandidaat inzake de
AWW. Hierbij wordt rekening gehouden met het ervaringsniveau en de toekomstige
functie. Hierbij kunnen volgende vragen worden gesteld:
o
weet u of ons beroep onderworpen is aan bepaalde verplichtingen inzake de
AWW ?
o
heeft u een vorming of onderwijs genoten inzake de AWW?
o
weet u wat een witwasmelding is?
 peilen naar de technische competenties inzake het herkennen van verdachte transacties,
in het kader van de AWW, alsook de deontologische ingesteldheid daartegenover.
 voorafgaand wordt aan de betreffende persoon gevraagd een bewijs van goed zedelijk
gedrag voor te leggen, afgeleverd door de gemeente van de woonplaats. De opgevraagde
bewijzen worden na nazicht vernietigd en mogen dus niet worden bewaard.
In elk geval wordt elke nieuwe medewerker door de verantwoordelijke voor de toepassing
van de wet, door het bestuur of door de dossierverantwoordelijke steeds minstens in kennis
gesteld van de in ons kantoor toepasselijke procedures en documenten (met inbegrip van
deze handleiding). In functie van de vaardigheden en de vereisten van de functie zal
eventueel in een aanvullende opleiding worden voorzien.
v.30 juni 2015
48
Handleiding interne procedure AWW
10. Opleiding en sensibilisering van het personeel
10.1. Inleiding
De vastgoedmakelaar neemt passende maatregelen om zijn werknemers en zijn
vertegenwoordigers met de bepalingen van de AWW en het Reglement vertrouwd te
maken.
Deze maatregelen houden in dat de betrokken werknemers en vertegenwoordigers
informatie ontvangen die hen in staat moet stellen om de verrichtingen en de feiten te leren
onderkennen die met het witwassen van geld of met financiering van terrorisme verband
kunnen houden en om hen te onderrichten hoe in die gevallen moet gehandeld worden.
De informatieverstrekking richt zich in het bijzonder op de werknemers die daadwerkelijk in
aanraking komen met cliënten in een verband waarin er vragen over het witwassen van geld
en de financiering van terrorisme kunnen gesteld worden.
De werknemers worden in kennis gesteld van de te volgen procedures bij de overlegging van
schriftelijke verslagen aan de anti-witwasverantwoordelijke(n) en van de termijnen
waarbinnen deze verslagen moeten worden overgemaakt.
De vastgoedmakelaar wendt de nodige middelen aan en werkt passende procedures uit om,
onder de verantwoordelijkheid van de anti-witwasverantwoordelijke(n), zo snel mogelijk
over te gaan tot de analyse van de schriftelijke verslagen, om te bepalen of die verrichtingen
of die feiten ter kennis moeten gebracht worden van de Cel voor financiële
informatieverwerking.
De organisatie van deze vorming gebeurt door de verantwoordelijke voor de toepassing van
de AWW.
Dit geldt voor alle personeelsleden die door de taken die zij verrichten voor de cliënten, of
door de verrichtingen die zij uitvoeren, het risico lopen te worden geconfronteerd met
pogingen tot witwassen van geld of met financiering van terrorisme.
Het volgen van deze opleidingen is verplicht voor alle betrokkenen en uitzonderingen
worden niet toegestaan.
10.2. Inhoud van de opleiding
v.30 juni 2015
49
Handleiding interne procedure AWW
De concrete inhoud van de opleidingsprogramma’s zal telkens aangepast zijn aan de
vereisten van de functie, doch zij zullen er op gericht zijn om alle medewerkers:
 de interne procedures inzake identificatie en identiteitsverificatie van de cliënten, hun
lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, alsook het klantenonderzoek met betrekking
tot het voorwerp en de aard van de zakenrelatie of verrichting aan te leren;
 de binnen het kantoor geldende risicogeoriënteerde aanpak aan te leren;
 de verrichtingen en feiten die met witwassen verband kunnen houden te leren
onderkennen;
 te helpen de vereiste kennis te verwerven en de nodige kritische reflex te ontwikkelen
om atypische verrichtingen of feiten vast te stellen;
 hen te helpen de nodige kennis van de interne procedures te verwerven om op passende
wijze te reageren wanneer zij met dergelijke verrichtingen of feiten worden
geconfronteerd;
 op de hoogte te houden van de evoluties, zowel op wettelijk als op reglementair vlak en
van de gevolgen van deze wijzingen voor de interne procedures.
10.3. Vorm en frequentie
 Voor de nieuwe medewerkers of aanstellingen in een functie met een grotere
verantwoordelijkheid streeft het kantoor ernaar om deze binnen de x-aantal dagen na
aanwerving de basisvorming te geven. Deze vorming wordt georganiseerd door de
verantwoordelijke of bestaat uit de toepassing van de door het kantoor opgemaakte/ter
beschikking gestelde e-learningmodule [door kantoor aan te vullen].
 Voor de bestaande medewerkers zal er bv. minstens om de 2 jaar [zelf te bepalen door
elk kantoor] een opleiding worden voorzien. Deze opleiding kan intern of extern
gebeuren en is verplicht. De medewerkers worden tijdig in kennis gesteld van de datum.
Indien de omstandigheden dit vereisen kunnen er steeds bijkomende opleidingen
worden voorzien en/of zal de informatie via een interne nota worden verspreid.
 Ook de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet en/of alle vastgoedmakelaars
van het kantoor zullen ter zake de nodige opleidingen volgen.
 Er wordt een archief bijgehouden van de gevolgde opleidingen door het personeel (vb.
ondertekende aanwezigheidslijsten), om te bewijzen dat de verplichtingen ter zake
worden nageleefd.
10.4. Documentatie - informatie
De toepassing van de AWW en deze Handleiding vereisen onze permanente aandacht.
v.30 juni 2015
50
Handleiding interne procedure AWW
Het kantoor stelt daarom haar medewerkers volgende informatie ter beschikking op
………………………………………….…. (verwijzen naar plaats in bibliotheek of intranet of andere
plaats waar alles ter beschikking is):








Huidige handleiding
De AWW
De normen en omzendbrieven van het Instituut
Publicaties (bv artikelen …..)
Syllabi van de basisvorming en de jaarlijkse opleidingen
De interne nota’s
E-learning-modules
……..
[Elk kantoor kan deze lijst zelf bepalen en/of aanvullen].
v.30 juni 2015
51
Handleiding interne procedure AWW
11. Controle
De afschriften van bewijsstukken en verslagen zoals vermeld in titel 6 van deze Handleiding
worden door de vastgoedmakelaar ter beschikking gehouden van de FOD Economie en op
diens eerste verzoek wordt inzage ervan verleend.
De afschriften van de jaarlijkse activiteitenverslagen zoals vermeld in titel 2 van deze
Handleiding worden door de vastgoedmakelaar systematisch jaarlijks langs elektronische
weg bezorgd aan de FOD Economie, op volgend adres: [email protected]
Elke vastgoedmakelaar is verplicht om aan de FOD Economie, of aan één van haar daartoe
aangestelde ambtenaren, alle informatie mede te delen, die zij nuttig achten voor de
vervulling van haar controleopdrachten, en dit binnen de door hen bepaalde termijn.
Onverminderd de bevoegdheden van de officieren van de gerechtelijke politie worden de
overtredingen van de bepalingen van dit reglement opgespoord en vastgesteld door de
ambtenaren van de FOD Economie alsook door de daartoe door de Minister van Economie
aangestelde ambtenaren.
De vastgoedmakelaars zijn ertoe gehouden om aan de hierboven bedoelde ambtenaren toe
te laten om :
1. tijdens de gewone openings- of werkuren binnen te treden in de werkplaatsen,
gebouwen, belendende binnenplaatsen en besloten ruimten waartoe zij voor het vervullen
van hun opdracht toegang moeten hebben;
2. alle dienstige vaststellingen te doen, zich op eerste vordering ter plaatse de documenten,
stukken of boeken die zij voor hun opsporingen en vaststellingen nodig hebben, te doen
voorleggen en daarvan afschrift te nemen.
De minister bevoegd voor Economie kan, op basis van vaststellingen, een administratieve
geldboete opleggen overeenkomstig artikel 40 van de AWW (van 250 tot 1.250.000 euro),
na de betrokkenen te hebben gehoord of hen daartoe behoorlijk te hebben opgeroepen. De
geldboete wordt ten gunste van de Schatkist geïnd door de Administratie van de belasting
over de toegevoegde waarde, der registratie en domeinen.
v.30 juni 2015
52
Handleiding interne procedure AWW
12. Formulieren en schema’s
12.1. Identificatieformulieren
12.1.1. Formulier identificatie natuurlijke persoon – cliënt
IDENTIFICATIE NATUURLIJKE PERSOON - CLIËNT
Referentie/dossiernummer /Naam van de cliënt
I. INSCHATTING WITWASRISICO: Omschrijf hier kort de aard van de opdracht / verrichtingen
/ zakelijke relatie en voorlopige inschatting van het witwasrisico (laag / verhoogd):
Laag risico: JA/NEE – Verhoogd risisco: JA/NEE
Omschrijf waarom:
JA
NEEN(*)
JA
NEEN(*)
IV. De cliënt wordt beoogd door de uitzonderingen van artikel 11 AWW?
JA
NEEN(*)
A. De cliënt kredietinstelling of financiële instelling is als bedoeld in artikel 2
van de richtlijn 2005/60/EG die gevestigd is in een land vermeld in art. 11, §
1, 1° AWW?
JA
NEEN
B. De cliënt is een beursgenoteerde vennootschap is die voldoet aan art. 11,
§ 1, 2° AWW?
JA
NEEN
C. De cliënt is een Belgische publieke overheidsinstantie?
JA
NEEN
D. De cliënt is een ) Europese publieke autoriteit of instelling is die
opgenomen op een lijst als bedoeld door art. 11, § 1, 5° AWW?
JA
NEEN
II. De cliënt wenst een zakelijke relatie aan te gaan?
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
III. De cliënt is een occasionele cliënt en het geheel van de opeenvolgende
verrichtingen bedraagt niet meer dan 10 000 EUR?
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
v.30 juni 2015
53
Handleiding interne procedure AWW
v.30 juni 2015
54
Handleiding interne procedure AWW
V. De cliënt wordt aangebracht door derde zaakaanbrenger?
JA
NEEN(*)
A. De derde zaakaanbrenger beantwoordt aan de vereisten van de AWW?
JA
NEEN(*)
B. De deze derde zaakaanbrenger onmiddellijk de inlichtingen doorgegeven
die hij bezit over de identiteit van de cliënt, en in voorkomend geval diens
lasthebbers en uiteindelijke begunstigden?
JA
NEEN(*)
C. De deze derde zaakaanbrenger er zich toe verbonden om, op eerste
verzoek, onmiddellijk een afschrift te bezorgen van de bewijsstukken aan de
hand waarvan hij de identiteit van de personen heeft gecontroleerd?
JA
NEEN(*)
D. De inlichtingen van en identificatie door de zaakaanbrenger worden
betrouwbaar geacht?
JA
NEEN(*)
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
VI. PERSOONSGEGEVENS
Voornaam
Naam
Geboorteplaats
Geboortedatum
Straat
Postcode
Nr.
Gemeente
Tel
Fax
E-mail
bus
Land
GSM
URL http//:
Vet = verplicht in te vullen
cursief = aanbevolen
overige = optioneel
VII. VERIFICATIE PERSOONSGEGEVENS (*)
VII.1 Face-to-face: cliënt is aanwezig
Identiteitskaart JA / NEEN Nr.-identiteitskaart
Paspoort (**)
JA / NEEN Nr.-paspoort
Vervaldatum:
VII.2 Op afstand: cliënt is niet aanwezig! verhoogde waakzaamheid vereist!
E-id.
JA / NEEN
Nr.- identiteitskaart
Certificaat
JA / NEEN
Uitgereikt door:
Vervaldatum-herroeping:
v.30 juni 2015
55
Handleiding interne procedure AWW
VII.3 Andere relevante en geloofwaardige bewijsstukken dan onder VII.1. of VII.2. en geen
specifiek risico op witwassen
Omschrijf en documenteer (*)
(*) kopie (papier-elektronisch) nemen van het document op basis waarvan de identiteit
wordt geverifieerd.
(**) natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland.
(***) natuurlijke persoon is in België gevestigd doch heeft geen identiteitskaart: inschrijving
vreemdelingenregister of ander document uitgereikt door de Belgische overheid.
VIII. CONTROLE PEP (*) – LIJSTEN / DATABESTANDEN
Natuurlijke persoon is een PEP
JA(**) / NEEN
(*) PEP : Politically Exposed Person / Politiek Prominente Personen die in het buitenland
wonen of Belgische PEP
(**) Indien ja, dan moeten de ter zake geldende interne procedures worden toegepast.
IX. AARD EN VOORWERP VAN DE ZAKELIJKE RELATIE
Omschrijf kort de aard van de opdracht / verrichtingen / zakelijke relatie:
X. IDENTIFICATIE VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN
! GA NAAR HET FORMULIER VERKLARING UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN !
Opgemaakt op
Naam + voornaam vastgoedmakelaar/verantwoordelijke voor
de toepassing van de wet:
Handtekening
Opdracht voor cliënt / lasthebber werd
beëindigd op ……../……/201…
Bijwerking / nazicht gegevens op ../……/201…
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
v.30 juni 2015
56
Handleiding interne procedure AWW
12.1.2. Formulier identificatie natuurlijke persoon – lasthebber
IDENTIFICATIE NATUURLIJKE PERSOON-LASTHEBBER
Referentie dossier
cliënt:
I. PERSOONSGEGEVENS
Voornaam
Naam
Geboorteplaats
Geboortedatum
Straat
Nr.
Postcode
Gemeente
Tel
Fax
bus
Land
GSM
E-mail
URL http//:
Vet = verplicht in te vullen
cursief = aanbevolen
overige = optioneel
II. VERIFICATIE PERSOONSGEGEVENS (*)
II.1 Face-to-face: lasthebber is aanwezig
Identiteitskaart JA / NEEN Nr.-identiteitskaart
Paspoort (**)
JA / NEEN Nr.-paspoort
Vervaldatum :
II.2 Op afstand: lasthebber is niet aanwezig! verhoogde waakzaamheid vereist!
E-id.
JA / NEEN
Nr.identiteitskaart
Certificaat
JA / NEEN
Uitgereikt door :
Vervaldatum-herroeping:
II.3 Andere relevante en geloofwaardige bewijsstukken dan onder II.1. of II.2. en geen
specifiek risico op witwassen (***)
Omschrijf en
documenteer(*)
(*) kopie (papier-elektronisch) nemen van het document op basis waarvan de identiteit
wordt geverifieerd.
(**) natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland.
(***) natuurlijke persoon is in België gevestigd doch heeft geen identiteitskaart: inschrijving
vreemdelingenregister of ander document uitgereikt door de Belgische overheid.
v.30 juni 2015
57
Handleiding interne procedure AWW
III. VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID
Omschrijf / documenteer vertegenwoordigingsbevoegdheid (vb. kopieer de statuten /
laatste balans NBB):
IV. CONTROLE PEP (*) – LIJSTEN / DATABESTANDEN
Natuurlijke persoon is een
JA(**) / NEEN
PEP?
(*) PEP: Politically Exposed Person / Politiek Prominente Personen die in het buitenland
wonen of Belgische PEP.
(**) Indien ja, dan moeten de ter zake geldende interne procedures worden toegepast.
Opgemaakt op
Naam + voornaam vastgoedmakelaar/verantwoordelijke voor
de toepassing van de wet:
Handtekening
Opdracht voor cliënt /lasthebber werd
beëindigd op ……../……/201…
Bijwerking /nazicht gegevens op
……../……/201…
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
v.30 juni 2015
58
Handleiding interne procedure AWW
12.1.3. Formulier identificatie rechtspersoon – cliënt
IDENTIFICATIE RECHTSPERSOON-JURIDISCHE STRUCTUUR-CLIËNT
Referentie / dossiernummer / benaming
I. INSCHATTING WITWASRISICO: Omschrijf hier kort de aard van de opdracht / verrichtingen
/ zakelijke relatie en voorlopige inschatting van het witwasrisico (laag / verhoogd):
Laag risico: JA/NEE – Verhoogd risico: JA/NEE
Omschrijf waarom:
JA
NEEN(*)
JA
NEEN(*)
IV. De cliënt wordt beoogd door de uitzonderingen van artikel 11 AWW?
JA
NEEN(*)
A. De cliënt kredietinstelling of financiële instelling is als bedoeld in artikel 2
van de richtlijn 2005/60/EG die gevestigd is in een land vermeld in art. 11, §
1, 1° AWW?
JA
NEEN
B. De cliënt is een beursgenoteerde vennootschap is die voldoet aan art. 11,
§ 1, 2° AWW?
JA
NEEN
C. De cliënt is een Belgische publieke overheidsinstantie?
JA
NEEN
D. De cliënt is een ) Europese publieke autoriteit of instelling is die
opgenomen op een lijst als bedoeld door art. 11, § 1, 5° AWW?
JA
NEEN
II. De cliënt wenst een zakelijke relatie aan te gaan?
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
III. De cliënt is een occasionele cliënt en het geheel van de opeenvolgende
verrichtingen bedraagt niet meer dan 10 000 EUR?
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
v.30 juni 2015
59
Handleiding interne procedure AWW
V. De cliënt wordt aangebracht door derde zaakaanbrenger?
JA
NEEN(*)
A. De derde zaakaanbrenger beantwoordt aan de vereisten van de AWW?
JA
NEEN(*)
B. De deze derde zaakaanbrenger onmiddellijk de inlichtingen doorgegeven
die hij bezit over de identiteit van de cliënt, en in voorkomend geval diens
lasthebbers en uiteindelijke begunstigden?
JA
NEEN(*)
C. De deze derde zaakaanbrenger er zich toe verbonden om, op eerste
verzoek, onmiddellijk een afschrift te bezorgen van de bewijsstukken aan de
hand waarvan hij de identiteit van de personen heeft gecontroleerd?
JA
NEEN(*)
D. De inlichtingen van en identificatie door de zaakaanbrenger worden
betrouwbaar geacht?
JA
NEEN(*)
(*)
indien neen, ga naar VI. Indien ja, zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij
andersluidend cliëntenacceptatiebeleid.
VI. RECHTSPERSOON
Naam + rechtsvorm
Gecoördineerde
statuten
JA / NEEN
Ondernemingsnummer
Maatschappelijke zetel
Straat
Postcode
Nr.
Gemeente
Tel
Fax
bus
Land
GSM
E-mail
URL
Exploitatiezetel
Straat
Nr
Postcode
Gemeente
Tel
Fax
GSM
E-mail
Vet = verplicht in te vullen
bus
URL
Overige: optioneel
v.30 juni 2015
60
Handleiding interne procedure AWW
VII. HET BESTUUR VAN DE RECHTSPERSOON
Voornaam + Naam /
Rechtsvorm + Maatschappelijke
benaming (*)
Hoedanigheid
(**)
(***)
Publicatie benoeming /
vertegenwoordigingsbevoegdheid
JA / NEEN
(*)
De natuurlijke personen bestuurders/zaakvoerders die optreden namens de
rechtspersoon, dienen vervolgens elk afzonderlijk te worden geïdentificeerd via het
formulier identificatie natuurlijke persoon lasthebber
(**)
zaakvoerder, bestuurder, lid directiecomité of andere hoedanigheid zoals vaste
vertegenwoordiger van “naam rechtspersoon + ondernemingsnummer”.
(***)
Bron publicatie benoeming / vertegenwoordigingsbevoegdheden toevoegen (papier of
elektronisch).
VIII. JURIDISCHE STRUCTUUR ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID
VIII.1.Omschrijf hier kort de aard en het doel van de structuur en documenteer:
VIII.2. Beheer en vertegenwoordiging (*)
Voornaam + Naam /
Rechtsvorm + Maatschappelijke
benaming
Hoedanighei
d
Vertegenwoordigingsbevoegdh
eid
(*)
Indien de structuur een onverdeeldheid is, worden hier alle onverdeelde eigenaars (zie
omzendbrief) opgesomd en verder geïdentificeerd als NP/RP.
IX. AARD EN VOORWERP VAN DE ZAKELIJKE RELATIE
Omschrijf kort de aard van de opdracht:
X. IDENTIFICATIE VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN
! GA NAAR HET FORMULIER VERKLARING UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN !
Opgemaakt op
Naam + voornaam vastgoedmakelaar/verantwoordelijke
voor de toepassing van de wet:
Handtekening
v.30 juni 2015
61
Handleiding interne procedure AWW
Opdracht voor cliënt werd beëindigd op
……../……/201…
Bijwerking / nazicht gegevens op ../……/201…
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
v.30 juni 2015
62
Handleiding interne procedure AWW
12.1.4. Formulier identificatie rechtspersoon – lasthebber
IDENTIFICATIE RECHTSPERSOON-JURIDISCHE STRUCTUUR-LASTHEBBER
Referentie dossier cliënt:
I. RECHTSPERSOON-LASTHEBBER
Naam + rechtsvorm
Gecoördineerde statuten
JA / NEEN
Ondernemingsnummer
Maatschappelijke zetel
Straat
Nr.
Postcode
Gemeente
Tel
Fax
bus
Land
GSM
E-mail
URL
Exploitatiezetel
Straat
Nr.
Postcode
Gemeente
Tel
Fax
GSM
E-mail
Vet = verplicht in te vullen
bus
URL
Overige: optioneel
II. HET BESTUUR VAN DE RECHTSPERSOON-LASTHEBBER
Voornaam + Naam /
Rechtsvorm + Maatschappelijke
benaming (*)
Hoedanigheid
(**)
(***)
Publicatie benoeming
/vertegenwoordigingsbevoegdheid
JA / NEEN
de natuurlijke personen bestuurders/zaakvoerders die namens de rechtspersoon
optreden, moeten vervolgens elk afzonderlijk worden geïdentificeerd via het formulier
identificatie natuurlijke persoon lasthebber .
(**)
zaakvoerder, bestuurder, lid directiecomité of andere hoedanigheid zoals vaste
vertegenwoordiger van “naam rechtspersoon + ondernemingsnummer”.
(***)
bron publicatie benoeming / vertegenwoordigingsbevoegdheden toevoegen (papier of
elektronisch).
(*)
v.30 juni 2015
63
Handleiding interne procedure AWW
III. DE LASTHEBBER IS JURIDISCHE STRUCTUUR ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID
III.1.Omschrijf hier kort de aard en het doel van de structuur en documenteer:
III.2. Beheer en vertegenwoordiging (*)
Voornaam + Naam /
Rechtsvorm + Maatschappelijke
benaming
Hoedanigheid Vertegenwoordigingsbevoegdheid
(*)
Indien de structuur een onverdeeldheid is, worden hier alle onverdeelde eigenaars
opgesomd en verder geïdentificeerd als NP/RP
IV. VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID VAN DE LASTHEBBER
Omschrijf / documenteer (bv. kopie van de statuten) de vertegenwoordigingsbevoegdheid:
Opgemaakt op
Naam + voornaam vastgoedmakelaar/verantwoordelijke voor
de toepassing van de wet:
Handtekening
Opdracht voor lasthebber cliënt werd
beëindigd op ……../……/201…
Bijwerking / nazicht gegevens
op……../……/201…
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
Voornaam + naam + handtekening
vastgoedmakelaar
v.30 juni 2015
64
Handleiding interne procedure AWW
12.1.5. Identificatieformulier uiteindelijke begunstigde(n)
IDENTIFICATIEFORMULIER VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN
De wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna
“Witwaspreventiewet”) bepaalt dat de vastgoedmakelaar een aantal verplichtingen hebben
met betrekking tot het identificeren van hun cliënten. Een van deze plichten betreft de
identificatie van de “Uiteindelijke Begunstigden” van hun cliënten.
Volgens de Witwaspreventiewet zijn de Uiteindelijke Begunstigden van een wettelijke
entiteit de natuurlijke personen die direct of indirect minstens 25% van het vermogen of
minstens 25% van de stemrechten van de vennootschap bezitten of die, in feite of in rechte,
de controle over de rechtspersoon bezitten.
We vragen u dit formulier in te vullen door alle vragen zorgvuldig te beantwoorden en de
gevraagde informatie te verstrekken. U kunt de toelichtingen bij dit formulier raadplegen als
u meer informatie wenst.
We wijzen erop dat alle aandeelhouders met een belang van 25% of meer in
vennootschappen die aandelen aan toonder hebben uitgegeven, wettelijk verplicht zijn om
die belangen aan de vennootschap te melden (art. 515bis W. Venn).
Ondergetekende(n)
die
optreedt/optreden
als
vertegenwoordiger(s)
van
………………………………………………………………………………………………………….…….. [Naam van de
wettelijke entiteit] met KBO-nr.: ………………..[KBO-nr.]:
1.
Naam en voornaam: …………………………………………………………….......(zie toelichting punt 2)
Functie: …………………………....…………………………………………………........(zie toelichting punt 2)
2.
Naam en voornaam: …………………………………………………………….......(zie toelichting punt 2)
Functie: …………………………....…………………………………………………........(zie toelichting punt 2)
3.
Naam en voornaam: …………………………………………………………….......(zie toelichting punt 2)
Functie: …………………………....…………………………………………………........(zie toelichting punt 2)
v.30 juni 2015
65
Handleiding interne procedure AWW
1°
… bevestigt/bevestigen dat de wettelijke entiteit (cliënt) aandelen aan toonder heeft
uitgegeven die nog in omloop zijn.
Die verplichting heeft betrekking op rechtspersonen die aandelen aan toonder hebben
uitgegeven (bijvoorbeeld naamloze vennootschappen en commanditaire vennootschappen op
aandelen). Vermeld uw situatie en ga naar punt 2°.
❑ Ja
❑ Nee
2°
a) … bevestigt/bevestigen dat op (datum) ____/ ____/ ______, de Uiteindelijke
Begunstigden Aandeelhouders de volgende natuurlijke personen zijn, die minstens
25% van het vermogen of minstens 25% van de stemrechten van de vennootschap
bezitten of daar controle over uitoefenen.
Gelieve de gegevens in de onderstaande tabel aan te vullen of te corrigeren. Als een of meer
Uiteindelijke Begunstigden Aandeelhouders (een) beursgenoteerde vennootschap(pen) is (zijn),
zie 2°c).
Naam
Voornaam
Geboortedatum
Geboorteplaats
Functie
Adres
(in de vennootschap,
indien van toepassing)
% van de
aandelen
Voeg een kopie van de identiteitskaart van elke Uiteindelijke Begunstigde Aandeelhouder toe. Zie
toelichting punt 7 voor meer info.
2° b) … bevestigt/bevestigen dat op (datum) ____/ ____/ ______, de volgende natuurlijke
personen de Uiteindelijke Begunstigden Besluitvormers van de wettelijke entiteit zijn.
Zie toelichting punten 4-5-6 voor meer info. Als een of meer Uiteindelijke Begunstigden
Besluitvormer(s) (een) beursgenoteerde vennootschap(pen) is (zijn), zie 2°c).
Naam
Voornaam
Geboortedatum
Geboorteplaats
Adres
Functie
(in de
onderneming)
v.30 juni 2015
66
Handleiding interne procedure AWW
Voeg een kopie van de identiteitskaart van elke Uiteindelijke Begunstigde Besluitvormer toe.
Zie toelichting punt 7 voor meer info.
2°
c) Als een of meer Uiteindelijke Begunstigden (zowel Aandeelhouders als
Besluitvormers) (een) beursgenoteerde vennootschap(pen) is (zijn), vul dan de
onderstaande tabel in.
Naam
vennootschap
Adres
maatschappelijke
zetel
Beurs
% van de
aandelen
Besluitvormer
(indien van
toepassing)
Ga naar punt 3° als u punt 2°a) of 2°c) niet kon beantwoorden.
3°
Als er geen Uiteindelijke Begunstigden Aandeelhouders zijn met een
meerderheidsbelang of als er geen Uiteindelijke Begunstigden Aandeelhouders zijn:
❑ … bevestigt/bevestigen dat geen enkele Uiteindelijke Begunstigde van deze
wettelijke entiteit in het bezit is van minstens 25% van het vermogen of de
stemrechten van de wettelijke entiteit (gelieve dit aan te kruisen als het van toepassing is).
4°
verklaar/verklaren op eer dat de op het inlichtingenformulier verstrekte gegevens
oprecht en juist zijn en verbindt/verbinden zich er onherroepelijk toe om de
vastgoedmakelaar onmiddellijk en schriftelijk op de hoogte te brengen van elke
wijziging in de lijst met Uiteindelijke Begunstigden (zowel Aandeelhouders als
Besluitvormers) van deze wettelijke entiteit en een kopie van de
identiteitsdocumenten van de nieuwe Uiteindelijke Begunstigden te verstrekken.
v.30 juni 2015
67
Handleiding interne procedure AWW
Naam (Namen) en handtekening(en) van de aangever(s):
…………………………………………………………………………………………..
Belangrijk! Voeg bij dit formulier een kopie van de identiteitskaart van elke Uiteindelijke Begunstigde
Aandeelhouder of Besluitvormer.
Plaats hierboven naast uw naam een geldige handtekening.
v.30 juni 2015
68
Handleiding interne procedure AWW
TOELICHTING bij de “Verklaring betreffende Uiteindelijke Begunstigden”
1.
Waarom moeten vastgoedmakelaars een «Verklaring betreffende Uiteindelijke
Begunstigden» vragen?
De wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de
financiering van terrorisme bepaalt dat vastgoedmakelaars de Uiteindelijke Begunstigden van hun
cliënten moeten identificeren.
De Uiteindelijke Begunstigde(n) is of zijn de natuurlijke persoon of personen voor (rekening van) wie
een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan of die de uiteindelijke
controle heeft of hebben over de cliënt.
De Uiteindelijke Begunstigden van rechtspersonen, trusts en andere rechtsvormen zonder
rechtspersoonlijkheid zijn dus de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van de cliënt of
er de uiteindelijke controle over hebben.
Om te voldoen aan deze wettelijke plicht om de Uiteindelijke Begunstigde van een rechtspersoon te
identificeren en te rapporteren, moet door de vertegenwoordigers van de cliënt-vennootschap een
“Verklaring betreffende Uiteindelijke Begunstigden” worden ingevuld. Het is wettelijk verplicht om de
vastgoedmakelaar te informeren over de Uiteindelijke Begunstigden.
2.
Wie moet de verklaring invullen en ondertekenen?
De verklaring moet worden ingevuld door de personen die bevoegd zijn om de vennootschap of
entiteit statutair te vertegenwoordigen.
3.
Waarom zijn de Uiteindelijke Begunstigden belangrijk?
De Uiteindelijke Begunstigden van een rechtspersoon worden belangrijk geacht omdat zij controle
uitoefenen over de rechtspersoon. Controle uitoefenen betekent in dit geval dat zij in staat zijn om de
aanstelling van de meerderheid van de bestuursleden en/of directeuren beslissend te beïnvloeden of
dat zij de oriëntatie van de vennootschap op beslissende wijze kunnen beïnvloeden.
4.
Uiteindelijke Begunstigden: soms ook «eigenaars» of «besluitvormers» genoemd
De term “Uiteindelijke Begunstigden” wordt doorgaans geïnterpreteerd als “eigenaars” of “bezitters”.
Deze interpretatie is correct maar onvolledig. Alle natuurlijke personen die 25% of meer van het
vermogen of 25% of meer van de stemrechten bezitten of controleren worden beschouwd als
Uiteindelijke Begunstigden.
Naast deze controlerende aandeelhouders worden ook andere natuurlijke personen beschouwd als
Uiteindelijke Begunstigden. Deze personen worden de begunstigde “besluitvormers” genoemd.
Deze benaming verwijst over het algemeen naar de personen die een officieel mandaat hebben in de
raad van bestuur van de vennootschap. Dat zijn bijvoorbeeld de Bestuursvoorzitter/Chief Executive
Officer (CEO), Financieel Directeur/Chief Financial Officer (CFO) of thesaurier (of gelijkwaardige titels).
Alle mandatarissen van de raad van bestuur moeten worden vermeld, alsook hun functie.
v.30 juni 2015
69
Handleiding interne procedure AWW
Tot slot omvat de definitie van de Uiteindelijke Begunstigden ook de natuurlijke personen die geen
controlerend aandeel hebben in de vennootschap noch een officieel mandaat, maar die de facto een
gelijkaardige controle uitoefenen over de vennootschap. Controle uitoefenen betekent in staat zijn om
de benoeming van de meeste bestuursleden en/of directeuren op beslissende wijze te beïnvloeden of
om de oriëntatie van de vennootschap op beslissende wijze te beïnvloeden. Deze personen worden
eveneens beschouwd als begunstigde “besluitvormers”.
5. Wat als een rechtspersoon aandeelhouder is in uw vennootschap?
Uiteindelijke Begunstigden moeten over het algemeen bij naam genoemde natuurlijke personen zijn.
Als de eigenaars van een rechtspersoon zelf een of meer vennootschappen zijn, dan is extra informatie
vereist om de identiteit vast te stellen van de natuurlijke personen die de eigenaars van deze
vennootschappen zijn.
Deze natuurlijke personen moeten rechtstreeks worden vermeld als de Uiteindelijke Begunstigde(n) op
de verklaring van de vennootschap of vereniging ongeacht het aantal “tussenstappen”.
Om inzicht te verschaffen in de tussenstappen moeten de controlerende aandeelhouders van de
onderliggende rechtspersonen worden geïdentificeerd. Bijvoorbeeld: als vennootschap A voor meer
dan 25% in handen is van vennootschap B, dan moeten alle controlerende aandeelhouders (>25%) van
vennootschap B worden vermeld als Uiteindelijke Begunstigden van vennootschap A. In ingewikkelder
gevallen waarbij vennootschap B voor 25% eigendom is van vennootschap C, moeten de controlerende
aandeelhouders van vennootschap C worden vermeld als Uiteindelijke Begunstigden van
vennootschap A.
U wordt verzocht het percentage van aandeelhouderschap te vermelden op het formulier. Voor
indirecte eigendom is het niet nodig om het percentage van het percentage te berekenen maar is het
voldoende om in dit vakje “indirect” te vermelden.
In bepaalde gevallen, die hieronder vermeld staan, kan de Uiteindelijke Begunstigde een andere
rechtspersoon zijn.
6. Wie moet er als uiteindelijke begunstigde worden genoemd?
De volgende lijst geeft aan wie er voor de diverse soorten rechtspersonen als Uiteindelijke Begunstigde
moet worden beschouwd.
A. Vennootschappen (behalve non-profitorganisaties)
A.1 De vennootschap is niet-beursgenoteerd en wordt gecontroleerd door een beperkt
aantal belangrijke aandeelhouders of eigenaars
Het bezit van of de controle over 25% (of meer) van de aandelen of stemrechten wordt beschouwd als
een controlerend aandeel. Ook de uitoefening van minstens 25% van de stemrechten op de algemene
vergadering van de vennootschap wordt beschouwd als een controlerend aandeel. De eigendom kan
rechtstreeks of onrechtstreeks zijn (bijvoorbeeld via tussenliggende vennootschappen) of een
combinatie van beide.
In dit geval moeten de aandeelhouders of eigenaars bij naam worden genoemd in de verklaring,
samen met de “besluitvormers”.
v.30 juni 2015
70
Handleiding interne procedure AWW
A.2 De vennootschap is niet-beursgenoteerd en er zijn meerdere kleinere aandeelhouders of
eigenaars.
(Alle situaties die niet onder de definitie van A.1 vallen, vallen onder A.2)
In dit geval is het in de praktijk moeilijk of onmogelijk om de namen van alle eigenaars te vermelden.
Er moet dan een verklaring worden afgelegd dat geen enkele afzonderlijke aandeelhouder 25% of
meer van de aandelen in handen heeft. De controle van de vennootschap wordt geacht in handen te
zijn van de bestuurders, d.w.z. dat alleen de namen van de “besluitvormers” op de verklaring moeten
worden ingevuld.
A.3 De vennootschap is niet-beursgenoteerd, maar is in handen van een andere
vennootschap die wel beursgenoteerd is.
Hierbij moet een verklaring worden opgesteld die de bezittende beursgenoteerde vennootschap + de
beurs vermeldt waarop die bezittende vennootschap is genoteerd.
A.4 De vennootschap is gedeeltelijk beursgenoteerd.
Voor vennootschappen die gedeeltelijk beursgenoteerd zijn en gedeeltelijk in particuliere handen
berusten, moeten de Uiteindelijke Begunstigden van het private gedeelte nog altijd worden
geïdentificeerd zoals in A1 of A2.
B. Non-profit organisaties (vzw, asbl).
Niemand “bezit” een non-profitorganisatie.
In deze gevallen moet de verklaring de namen bevatten van de personen die de feitelijke controle
uitoefenen of uitvoerende beslissingen nemen, d.w.z.: de “besluitvormers” van de nonprofitorganisatie.
Zie toelichting in punt 4 hierboven.
C. Stichtingen, trusts, fiduciaires enz.
Niemand “bezit” een stichting, trust of fiduciaire. In deze gevallen is de Uiteindelijke Begunstigde:
• Een natuurlijke persoon die, rechtstreeks of onrechtstreeks, controle uitoefent over meer dan 25%
van het vermogen van de trust of stichting, d.w.z. de “besluitvormers”. Zie toelichting in punt 4
hierboven.
• Elke natuurlijke persoon die, rechtstreeks of onrechtstreeks, een begunstigde is van meer dan 25%
van het eigendom van de trust of stichting. Dat zijn de personen die uitdrukkelijk als begunstigden zijn
vermeld in de trustakte, of de personen die als begunstigden kunnen worden beschouwd.
7. Welke documenten bijvoegen?
In aanvulling op het ingevulde formulier moet de vennootschap of rechtspersoon voor de personen die
in de verklaring als Uiteindelijke Begunstigde zijn vermeld of genoemd fotokopieën verstrekken van de
identiteitskaart (voor de Europese residenten) of van het paspoort (voor niet Belgische residenten).
v.30 juni 2015
71
Handleiding interne procedure AWW
12.1.6. Identificatieformulier publieke prominente persoon
IDENTIFICATIEFORMULIER VAN DE POLITIEK PROMINENTE PERSONEN
De wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (hierna
“Witwaspreventiewet”) bepaalt dat de vastgoedmakelaar een aantal verplichtingen hebben
met betrekking tot het identificeren van hun cliënten. Een van deze plichten betreft de
identificatie van de “politiek prominente personen die in het buitenland wonen, hun
familieleden en naaste geassocieerden” en voor “Belgische politieke prominente personen,
hun familieleden en naaste geassocieerden” onder hun cliënten en de uiteindelijke
begunstigden van hun cliënten.
Volgens de Witwaspreventiewet zijn “politiek prominente personen”:
1°staatshoofden, regeringsleiders,
staatssecretarissen;
ministers,
afgevaardigde
ministers
en
2°parlementsleden;
3°leden van hooggerechtshoven, grondwettelijke hoven en andere hoge rechterlijke
instanties die doorgaans beslissingen nemen waartegen geen verder beroep mogelijk
is;
4°leden van rekenkamers en van directies van centrale banken;
5°ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge legerofficieren;
6°leden van bestuursorganen, leidinggevende of toezichthoudende organen van
overheidsbedrijven.
Functies van een middelbaar of ondergeschikt niveau vallen niet onder de in het
tweede lid genoemde categorieën.
Onder de genoemde categorieën vallen, waar toepasselijk, de functies uitgeoefend op
Europees of internationaal niveau.
De personen die hun prominente publieke functie in de bovenvermelde zin reeds ten
minste één jaar hebben beëindigd, zijn niet langer te beschouwen als een politiek
prominent persoon.
Volgens het Reglement voor de vastgoedmakelaars zijn “Belgische politiek prominente
personen”:
een natuurlijk persoon die belangrijke politieke functies in België uitoefent of
uitgeoefend heeft, of een persoon die een belangrijke functie uitoefent of heeft
uitgeoefend binnen of voor rekening van een internationale organisatie zoals de
v.30 juni 2015
72
Handleiding interne procedure AWW
Verenigde Naties en de aangesloten internationale organisaties zoals de
Internationale Maritieme Organisatie, de gewestelijke internationale organisaties
zoals de Raad van Europa, de instellingen van de Europese Unie, de Organisatie voor
Veiligheid en Samenwerking in Europa en de Organisatie van Amerikaanse Staten, de
internationale militaire organisaties zoals de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie,
en de economische organisaties zoals de Wereldhandelsorganisatie en de Associatie
van Zuidoost-Aziatische Staten, enz.
Worden beschouwd als “directe familieleden” van de politieke prominente personen, de
volgende personen:
1° de echtgenoot of echtgenote;
2° een partner die naar het nationale recht van de bedoelde persoon als gelijkwaardig
met een echtgenoot of echtgenote wordt aangemerkt;
3° de kinderen en hun echtgenoten of partners;
4°de ouders.
Onder “naaste geassocieerden” van de politiek prominente personen, worden de volgende
personen verstaan:
1°elke natuurlijke persoon van wie bekend is dat deze met een politiek prominente de
gezamenlijke uiteindelijke begunstigde is van juridische entiteiten of juridische
constructies, of met de genoemde persoon verbonden is door andere nauwe zakelijke
relaties;
2°elke natuurlijke persoon die enige uiteindelijke begunstigde is van een
rechtspersoon of juridische constructie waarvan geweten is dat deze de facto
opgericht werd ten voordele van een politiek prominente persoon.
We vragen u dit formulier in te vullen door alle vragen zorgvuldig te beantwoorden en de
gevraagde informatie te verstrekken. U kunt de toelichtingen bij dit formulier raadplegen als
u meer informatie wenst.
We wijzen erop dat indien u de gevraagde informatie niet verschaft, wij geen verrichtingen
kunnen uitvoeren.
v.30 juni 2015
73
Handleiding interne procedure AWW
Bekleedt u, of hebt u in de afgelopen 12 maanden, een politiek mandaat of een openbaar
ambt bekleed op regionaal, nationaal of internationaal niveau?
1.
Zo ja, gelieve de juiste naam van het mandaat of het ambt te vermelden
Functie: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
2.
Beschrijving en rol van het mandaat of het ambt:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3.
Land waar het mandaat of het ambt uitgeoefend wordt of werd:
………………………………………………………………………………………………………
4.
Mandaat of ambt opgenomen op (datum) : … … … … … … … … … … … … … … … …
5.
Mandaat of ambt neergelegd op (datum) : … … … … … … … … … … … … … … … …
Bekleden of hebben uw ouders, één of meerdere van uw kinderen, uw echtgeno(o)t(e) of
partner, of naaste geassocieerde(n) een politiek mandaat of een openbaar ambt bekleed
op regionaal, nationaal of internationaal niveau?
1.
Zo ja, gelieve de naam, voornaam en adres van de houder(s) van het mandaat of het
ambt, alsook de juiste naam van het mandaat of het ambt te vermelden
Naam: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Voornaam: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Adres: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Functie: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
2.
Beschrijving en rol van het mandaat of het ambt:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3.
Land waar het mandaat of het ambt uitgeoefend wordt of werd:
………………………………………………………………………………………………………
4.
Mandaat of ambt opgenomen op (datum) : … … … … … … … … … … … … … … … …
5.
Mandaat of ambt neergelegd op (datum) : … … … … … … … … … … … … … … … …
v.30 juni 2015
74
Handleiding interne procedure AWW
Ingeval de cliënt of de begunstigde een familiale, patrimonium- of
managementvennootschap is, bevindt zich dan onder de aandeelhouders of de al dan niet
actieve bestuurders van de vennootschap een persoon die een politiek mandaat of een
openbaar ambt bekleed op regionaal, nationaal of internationaal niveau?
1.
Zo ja, gelieve de naam, voornaam en adres van de houder(s) van het mandaat of het
ambt, alsook de juiste naam van het mandaat of het ambt te vermelden
Naam: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Voornaam: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Adres: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Functie: … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
2.
Beschrijving en rol van het mandaat of het ambt:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
3.
Land waar het mandaat of het ambt uitgeoefend wordt of werd:
………………………………………………………………………………………………………
4.
Mandaat of ambt opgenomen op (datum) : … … … … … … … … … … … … … … … …
5.
Mandaat of ambt neergelegd op (datum) : … … … … … … … … … … … … … … … …
6.
Band met de onderneming : … … … … … … … … … … … … … … … …
Naam (Namen) en handtekening(en) van de aangever(s):
…………………………………………………………………………………………..
Plaats hierboven naast uw naam een geldige handtekening.
v.30 juni 2015
75
Handleiding interne procedure AWW
TOELICHTING bij de “Verklaring betreffende PEP”
1.
Waarom moeten vastgoedmakelaars een «Verklaring betreffende PEP» vragen?
De wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de
financiering van terrorisme bepaalt dat vastgoedmakelaars specifieke maatregelen moeten treffen
voor de identificatie wanneer ze zakelijke relaties aangaan of verrichtingen uitvoeren met of voor
rekening van PEP.
In voorgaand formulier werd aangeduid wat er dient te worden verstaan onder PEP, directe
familieleden en naaste geassocieerden.
Om te voldoen aan deze wettelijke plicht om de voormelde personen te identificeren en te
rapporteren, moet door de cliënt of vertegenwoordigers van de cliënt-vennootschap een “Verklaring
betreffende PEP” worden ingevuld indien de vastgoedmakelaar hierom verzoekt.
2.
Wie moet de verklaring invullen en ondertekenen?
De verklaring moet worden ingevuld door de personen die cliënt zijn of de cliënt vertegenwoordigen of
die bevoegd zijn om de vennootschap of entiteit statutair te vertegenwoordigen.
v.30 juni 2015
76
Handleiding interne procedure AWW
12.1.7. Identificatieformulier mede contractspartij
BESTENDIGE WAAKZAAMHEID: IDENTIFICATIE MEDE CONTRACTSPARTIJ
In het kader van hun waakzaamheidsplicht neemt de vastgoedmakelaar alle redelijke
maatregelen om de personen, die zonder hiertoe met de vastgoedmakelaar een
overeenkomst gesloten te hebben, door diens bemiddeling een onderhandse
overeenkomst ondertekenen dat leidt tot verkoop, aankoop, ruil of afstand van
onroerende goederen of onroerende rechten, vooraf te identificeren, aan de hand van een
bewijsstuk waarvan een afschrift wordt genomen, op papier of op elektronische
informatiedrager.
NATUURLIJKE PERSOON
Details
Naam
.................................................................
Voornaam
..............................................................
Geboortedatum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Geboorteplaats
..............................................................
Nationaliteit
..............................................................
Adres
Straat en huisnummer
.......................................................
Gemeente
..........................................................
Postcode
.........................................................
Land (als niet België) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kopie van hun identiteitskaart of hun inschrijving in het vreemdelingenregister toevoegen.
Indien deze natuurlijke persoon zijn woonplaats heeft in het buitenland, kan zijn
identificatie ook gebeuren aan de hand van zijn paspoort of het rijbewijs voor personen
van buitenlandse nationaliteit.
v.30 juni 2015
77
Handleiding interne procedure AWW
RECHTSPERSOON
Details
Maatschappelijke naam
.......................................................
Rechtsvorm
..........................................................
Nationaliteit
..........................................................
Adres (zetel)
Straat en huisnummer
......................................................
Gemeente
..........................................................
Postcode
..........................................................
Land (indien niet België). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ondernemingsnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Details met betrekking tot de BESTUURDERS (elke bestuurder)
Naam
..............................................................
Voornaam
..........................................................
Geboortedatum
..........................................................
Geboorteplaats
..........................................................
Nationaliteit
..........................................................
Adres
Straat en huisnummer
......................................................
Gemeente
........................................................
Postcode
.......................................................
Land (indien niet België) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
v.30 juni 2015
78
Handleiding interne procedure AWW
Details met betrekking de BEVOEGDHEID VERBINTENISSEN AAN TE GAAN voor de
rechtspersoon of de trust (volmachthouders)
Naam
.............................................................
Voornaam
.........................................................
Geboortedatum
..........................................................
Geboorteplaats
..........................................................
Nationaliteit
..........................................................
Adres
Straat en huisnummer
....................................................
Gemeente
......................................................
Postcode
........................................................
Land (indien niet België) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kopie toevoegen van:
- recentste versie van de gecoördineerde statuten of de geactualiseerde statuten
van de rechtspersoon die zijn neergelegd ter Griffie van de Rechtbank van
Koophandel of gepubliceerd zijn in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad;
- de lijst van de bestuurders van de rechtspersoon en de bekendmaking van hun
benoeming in het Belgisch Staatsblad, of enig ander bewijsstuk aan de hand
waarvan hun hoedanigheid van bestuurder kan worden bewezen, zoals elke
publicatie in het Belgisch Staatsblad waarin die personen als bestuurders worden
vermeld, of de bij de Nationale Bank van België neergelegde jaarrekening;
- recentste
publicatie
in
het
Belgisch
Staatsblad
van
de
vertegenwoordigingsbevoegdheden van de rechtspersoon.
v.30 juni 2015
79
Handleiding interne procedure AWW
INDIEN ER TWIJFEL BESTAAT OVER DE VRAAG OF DE MEDECONTRACTSPARTIJ HANDELT
VOOR EIGEN REKENING OF ZEKERHEID DAT HIJ NIET VOOR EIGEN REKENING HANDELT OF
INDIEN MEDECONTRACTSPARTIJ EEN RECHTSPERSOON IS, VRAAG DAN ALS
VASTGOEDMAKELAAR
DAT
DE
CONTRACTSPARTIJ
HET
FORMULIER
“IDENTIFICATIEFORMULIER UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN” INVULT.
..............
.......... . ....... .... ..
DATUM
NAAM EN HANDTEKENING
v.30 juni 2015
80
Handleiding interne procedure AWW
81
12.1.8. Formulier risk-based approach: risicogeoriënteerde aanpak
FORMULIER RISICOBEPALING
Zie hoofdstuk 4.10 van deze handleiding
Referentie/dossiernummer/identiteit cliënt
Risiconiveau(*)
Criterium
Cliënt
LAAG
HOOG
Verrichting
LAAG
HOOG
Synthese
LAAG
HOOG
(*)
Commentaar
omcirkelen wat past. ZIE BIJLAGE
Opgemaakt op
Naam + voornaam vastgoedmakelaar/verantwoordelijke voor de
toepassing van de wet:
Handtekening
v.30 juni 2015
Handleiding interne procedure AWW
BIJLAGE BIJ FORMULIER RISICOBEPALING
De in bijlage gehanteerde punten zijn slechts indicatief. U als vastgoedmakelaar zal steeds
zelf moeten oordelen of gelet op de specifieke omstandigheden het risico moet verhoogd
of verlaagd worden.
A
Risicoprofiel verbonden met IDENTITEIT CLIËNT
 Is cliënt bij de identificatie NIET fysiek aanwezig?
 Is cliënt, lasthebber of uiteindelijke begunstigde politiek prominent persoon?
 Wordt persoon verdacht van (medewerking aan) terroristische activiteiten?
 Valt cliënt onder embargomaatregelen van de VN en/of EU?
 Is cliënt rechtsonbekwame natuurlijke persoon (minderjarige, onbekwaamverklaard…)?
 Is cliënt afkomstig uit of woont hij in land die op lijst FAG staat van niet-meewerkende
landen?
 Heeft cliënt, lasthebber of uiteindelijke begunstigd een bewijskrachtig document
voorgelegd ter identificatie dat “verdachte elementen” bevat (bijv.: foto komt los, niet
volledig geplastificeerd, verlopen document…)?
B
Risicoprofiel verbonden met VERRICHTING
 Waarde van de transactie
 Wens geuit om te betalen in contanten
 Onroerend goed bestemd voor professioneel gebruik zonder link met huidige
beroepswerkzaamheid
 veel verbouwingswerken nodig aan onroerend goed
 Laatste verkoop van het betrokken onroerend goed dateert van minder dan 3 jaar
v.30 juni 2015
82
Handleiding interne procedure AWW
12.1.9. Formulier – intern verslag
Formulier verslag atypische verrichting
zie art 14, § 1 van AWW / art 18 Reglement / punt 5 van deze handleiding
Referentie/dossiernummer/iden
titeit cliënt
1. .. Aard verrichting:
2. .. Datum verrichting:
3. .. Bedragen:
4. .. Elementen/informatie die de
grondslag
vormen
voor
(*)
huidig onderzoek :
5. .. Stappen
die
werden
ondernomen
om
verduidelijking te bekomen:
6. Antwoorden
rechtvaardiging
bekomen:
die
of
werd
7. Evaluatie na 6:
7.1.Twijfel werd opgeheven:
ja
neen
7.2. Beslissing tot aangifte CFI:
ja
neen
Indien ja bij 7.2.: voor de aangifte
weerhouden aanwijzingen die
leiden tot een vermoeden van
witwassen:
Toegevoegde stukken:
(*)
o.a. verrichting die door haar aard vatbaar is voor witwassen, het ongebruikelijk karakter
gelet op de activiteit van de cliënt (ontbreken van economische grondslag, legitimiteit), de
omstandigheden of de hoedanigheid van de betrokken personen. ZIE BIJLAGE
v.30 juni 2015
83
Handleiding interne procedure AWW
Opgemaakt op
Naam + voornaam vastgoedmakelaar/verantwoordelijke voor
de toepassing van de wet:
Handtekening
v.30 juni 2015
84
Handleiding interne procedure AWW
BIJLAGE BIJ VERSLAG ATYPISCHE VERRICHTING
De vastgoedmakelaar moet met een bijzondere aandacht elke verrichting onderzoeken die
hij, uit hun aard of door hun ongebruikelijk karakter gelet op de activiteiten van de cliënt,
de begeleidende omstandigheden of de hoedanigheid van de betrokken personen,
bijzonder vatbaar acht voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.
Onderstaand document kan als leidraad dienen bij het opstellen van dergelijk verslag.
Elke vastgoedmakelaar dient subjectief de afweging te maken of een melding al dan niet
aangewezen is (met uitzondering van de verplichte indicaties i.v.m. de betaling van de
verkoopprijs).
1
Melding aan CFI
Melding aan CFI
JA /
NEE
Reden waarom er toch geen melding zal gebeuren: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...............................................................................
2
Indicaties van risico op witwassen of financiering van terrorisme
Verplichte indicaties
Voornemen voor vereffening deel verkoopprijs niet door middel van overschrijving of
cheque
Specifieke indicaties
A
M.b.t. cliënt
 Identificatie van cliënt, lasthebber of uiteindelijke begunstigde verliep moeizaam
 Cliënt, lasthebber of uiteindelijke begunstigde is politiek prominent persoon
B
M.b.t. verkoopsvoorwaarden
 Abnormale verkoopsvoorwaarden
C
M.b.t. betaling verkoopprijs
a
Betaling verkoopprijs door lening van erkende financiële instelling
 Betaling verkoopprijs door lening van erkende financiële instelling van buiten Europese
Unie
v.30 juni 2015
85
Handleiding interne procedure AWW
 Betaling verkoopprijs door lening van erkende financiële instelling uit fiscaal paradijs,
onvoldoende implementatie witwaswetgeving, absoluut bankgeheim
 Twijfel over geldigheid documenten vereist door lener
 Back-to-back lening (lening gewaarborgd door geldsom
 Bedrag van de lening overschrijdt de verkoopprijs en bijhorende kosten
 Vervroegde terugbetaling (korter dan helft loopduur lening)
b
Betaling verkoopprijs door lening van niet erkende financiële instelling
c
Betaling verkoopprijs zonder lening:
 Onvoldoende persoonlijk vermogen
 Betaling door derde (andere dan ascendenten in rechte lijn)
 Oorsprong gelden niet verifieerbaar of onbetrouwbaar
 Betaling via rekening waarvan titularis niet overeenstemt met de koper (tenzij volmacht)
d
Complexiteit financiering

Meerdere partijen, gekruiste leningen….
e
Onverklaarbare wijziging in financiering
D
M.b.t. verloop verkoop (overdreven snelheid gewenst)
E
M.b.t. het onroerend goed
 bestemd voor professioneel gebruik zonder link met huidige beroepswerkzaamheid
 veel verbouwingswerken nodig aan onroerend goed
 Laatste verkoop van het betrokken onroerend goed dateert van minder dan 3 jaar
 Onroerend goed wordt verkocht met grote meerwaarde
 Onroerend goed wordt verkocht met grote minderwaarde
 Verkoopprijs verschilt van aanzienlijk van marktwaarde

Onroerend goed wordt wederverkocht in verschillende delen
v.30 juni 2015
86
Handleiding interne procedure AWW
F
M.b.t. contractspartij
 Identificatie van medecontractspartij kon niet uitgevoerd worden
 Nationaliteit of woonplaats van buiten Europese Unie of uit fiscaal paradijs, onvoldoende
witwaswetgeving, absoluut bankgeheim...
 Onbekend of postbusadres
 De contractspartij is een politiek prominent persoon
 De contractspartij is onbekwaamverklaard
 De contractspartij is een rechtspersoon die minder dan één jaar geleden werd opgericht
 De contractspartij is een rechtspersoon en de aankoop overtreft aanzienlijk het eigen
vermogen
 De contractspartij is fysiek niet aanwezig
 Koper is niet/weinig geïnteresseerd in verkoopprijs
 Koper is niet/weinig geïnteresseerd in kenmerken en staat van het onroerend goed
 Koper is gekend voor meerdere aan- en verkopen in de laatste 5 jaar
 Koper investeert in onroerend goed zonder interesse om goed zelf te betrekken
 Koper wijzigt tijdens uitvoering verrichting
 Koper is gerelateerd aan verkoper (familie, nationaliteit, zelfde lasthebber...)
 Tussenpersoon is gerelateerd aan partijen (familie, nationaliteit, zelfde lasthebber...)
G Andere:
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
...............................................................................
v.30 juni 2015
87
Handleiding interne procedure AWW
12.2. Schema’s
12.2.1. Schema identificatie natuurlijke persoon = cliënt / lasthebber
Natuurlijke persoon = cliënt / lasthebber
Te identificeren gegevens
Verificatiedocument
Verplichte gegevens:
Belg met woonplaats in België: identiteitskaart
of geldig pasoort (is document gelijkwaardig
 Naam, voornaam
 Geboorteplaats en -datum
aan identiteitskaart).
Niet-Belg met woonplaats in België: een
document dat hem door de Belgische
overheden wordt uitgereikt conform zijn
statuut op het Belgisch grondgebied
(verblijfsvergunning, bewijs van inschrijving in
het vreemdelingenregister).
Natuurlijke persoon met woonplaats in het
buitenland: paspoort of rijbewijs
Facultatieve gegevens (in de mate van
het mogelijke) :
 adres
Indien het adres niet op de hierboven vermelde
documenten werd opgenomen: in de mate van
het mogelijke deze gegevens verifiëren aan de
hand van een ander document dat als bewijs
kan dienen voor het ware adres van de cliënt
Aanvullende maatregelen in functie van het risiconiveau in hoofde van de cliënt, zakelijke
relatie of verrichting, identificatie al dan niet op afstand:
 Hetzij elektronische identiteitskaart;
 Hetzij afschrift van het certificaat van een geldige elektronische handtekening afkomstig
van een certificatieautoriteit (mits voorwaarden voldaan);
 Fiscale aangifte, paspoort, rijbewijs, sociale zekerheidskaart, geboortebewijs…;
 Aftoetsen aan de hand van betrouwbare andere bronnen: onafhankelijke externe
bronnen of opzoekings-en onderzoekmotoren (o.a. Companyweb, Graydon, Dun &
Bradstreet…);
 Binnen een redelijke termijn overgaan tot face-to-face-identificatie.
v.30 juni 2015
88
Handleiding interne procedure AWW
12.2.2. Schema identificatie van het voorwerp en de aard van de zakelijke relatie
Identificatie van het voorwerp en de aard van de zakelijke relatie:
 kennisneming van de doelstelling die de cliënt nastreeft met het aanknopen van de
zakelijke relatie;
 kennisneming van het type verrichtingen dat hij wenst uit te voeren.
Dit onderzoek hangt af van:
 de activiteitensector waarbinnen de cliënt werkzaam is;
 de geografische ligging van de activiteiten;
 de risicogevoeligheid van de cliënt.
Identificatie:
 Activiteit van de cliënt ;
 herkomst van de fondsen of van het
vermogen;
Bronnen:
 afstemming met de statuten en het
jaarverslag;
 website van de cliënt;
 onafhankelijke externe bronnen of
opzoekings- en onderzoeksmotoren (bv.
Graydon, Companyweb, Dun & Bradstreet,
enz).
v.30 juni 2015
89
Handleiding interne procedure AWW
12.2.3. Schema identificatie rechtspersoon / juridische structuur
Cliënt/lasthebber = een rechtspersoon / juridische structuur
Te identificeren gegevens
Verificatiedocument
Rechtspersoon:
Rechtspersoon naar Belgisch recht:
 Maatschappelijke benaming
 de gecoördineerde statuten die ter griffie van
de rechtbank van koophandel zijn neergelegd
 Maatschappelijke zetel
of in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad
 Lijst van bestuurders
zijn gepubliceerd;
 de bepalingen betreffende de
 de lijst van de bestuurders van de cliëntvertegenwoordigingsbevoegdheid
rechtspersoon en de bekendmaking van hun
benoeming in het Belgisch Staatsblad, of enig
ander bewijsstuk aan de hand waarvan hun
hoedanigheid van bestuurder kan worden
bewezen, zoals elke publicatie in het Belgisch
Staatsblad waarin die personen als
bestuurders worden vermeld, of de bij de
Nationale Bank van België neergelegde
jaarrekening;
 de recentste publicatie van de
vertegenwoordigingsbevoegdheden van de
cliënt-rechtspersoon in het Belgisch
Staatsblad;
 of enig ander document afkomstig van
betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen
of opzoekings- en onderzoeksmotoren indien
de cliënt, zakelijke relatie of verrichting een
laag risico op witwassen van geld of
terrorismefinanciering inhouden.
Rechtspersoon naar buitenlands recht:
 gebruik van gelijkaardige bewijsstukken als
deze opgesomd voor de rechtspersonen naar
Belgisch recht: Kbis (Fr), Mémorial
Luxembourgeois, Kamer van Koophandel (NL);
 of enig ander document afkomstig van
betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen
of opzoekings- en onderzoeksmotoren indien
de cliënt, zakelijke relatie of verrichting een
laag risico op witwassen van geld of
terrorismefinanciering inhouden.
Juridische structuren andere dan een
Juridische structuren andere dan een
rechtspersoon:
rechtspersoon:
Verificatie van die informatie aan de hand van
 bestaan, de aard, het doel;
 de wijze van beheer;
alle documenten die daartoe als bewijs kunnen
 vertegenwoordiging van de
dienen eventueel aangevuld met informatie
betrokken juridische structuur.
afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke
v.30 juni 2015
90
Handleiding interne procedure AWW
De lasthebber die de cliënt
vertegenwoordigt in zijn zakelijke relatie
met de vastgoedmakelaar:
 identificatie van de lasthebber;
 identificatie van de bevoegdheid van
de lasthebber om de vennootschap
te verbinden.
externe bronnen of opzoekings- en
onderzoeksmotoren.
 verificatie van de identiteit van de lasthebber
aan de hand van de identiteitskaart, het
paspoort, het bewijs van inschrijving in het
vreemdelingenregister of enig ander
document;
 verificatie van de bevoegdheid om de
rechtspersoon/juridische structuur te
verbinden;
 publicatie van de
vertegenwoordigingsbevoegdheden,
organigram, een organisatienota, een interne
of externe mededeling aan de rechtspersoon
of juridische structuur, een persbericht of enig
ander document afkomstig van onafhankelijke
externe bronnen of opzoekings- en
onderzoeksmotoren.
v.30 juni 2015
91
Handleiding interne procedure AWW
12.2.4. Schema identificatie uiteindelijke begunstigden
Uiteindelijke begunstigden
Wie?
De uiteindelijke begunstigde beoogt de
persoon of personen:
 die in rechte de controle hebben over de
rechtspersoon: de personen die meer
dan 25 % van de aandelen of
stemrechten van een niet-genoteerde
vennootschap bezitten of dit
rechtstreeks of onrechtstreeks
controleren;
 die in feite een controle uitoefenen op
de rechtspersoon: de personen die de
controlebevoegdheid uitoefenen op de
vennootschap door het uitoefenen van
mandaten in het bestuursorgaan en die
haar beheer als dusdanig beïnvloeden
doch niet optreden in de relatie met de
beroepsbeoefenaar;
 die voordeel halen uit de verrichting of
zakelijke relatie.
Te identificeren gegevens
Verplichte gegevens:
 Naam, voornaam
Hoe?
 Taak van de cliënt: verplichting om de
identiteit van zijn uiteindelijke
begunstigden mee te delen aan de hand
van de oprichtingsakte van de
vennootschap, het nominatief
aandeelhoudersregister, of de
vennotenlijst, de lijst van de
aanwezigheden op algemene
vergaderingen, enz.;
 Taak van de vastgoedmakelaar:
o onderzoek van de relevantie en de
geloofwaardigheid van de door de
cliënt meegedeelde informatie;
o bijkomende verificaties via de
toetsing aan de hand van andere
openbare of onafhankelijke externe
bronnen of opzoekings- en
onderzoeksmotoren. Deze
bijkomende verificaties hangen af van
de risicogevoeligheid van de cliënt,
zakelijke relatie of verrichting op het
vlak van witwassen van geld of
terrorismefinanciering.
Verificatiedocument
Documenten te leveren door de cliënt zelf
indien het gaat om de uiteindelijke
begunstigde van een rechtspersoon:
 Oprichtingsakte (publicatie Belgisch
Staatsblad, KBis, Kamer van
Koophandel…),
 Aandelenregister, aanwezigheidslijst
algemene vergadering…
Natuurlijke persoon is uiteindelijke
begunstigde van de opdracht:
identiteitskaart, paspoort, bewijs van
inschrijving in vreemdelingenregister of elk
ander overheidsdocument.
v.30 juni 2015
92
Handleiding interne procedure AWW
Facultatieve gegevens (in de mate van het
mogelijke):
 geboorteplaats en –datum
 adres.
Indien het adres niet vermeld is in voormelde
documenten:
 Verklaring ondertekend door cliënt
betreffende het adres
 In voorkomend geval, versturen van post
op naam met follow-up van
teruggekeerde zending.
Indien uiteindelijke begunstigde ook lasthebber is: identificatie overeenkomstig de regels
voor lasthebbers
v.30 juni 2015
93
Handleiding interne procedure AWW
13. FATF - aanbevelingen
Risicovoorbeelden in de FATF-aanbevelingen zoals herzien in februari 2012, in de
Interpretatieve nota bij Aanbeveling 10.
H. RISK BASED APPROACH
14. The examples below are not mandatory elements of the FATF Standards, and are
included for guidance only. The examples are not intended to be comprehensive, and
although they are considered to be helpful indicators, they may not be relevant in all
circumstances.
Higher risks
15. There are circumstances where the risk of money laundering or terrorist financing is
higher, and enhanced CDD measures have to be taken. When assessing the money
laundering and terrorist financing risks relating to types of customers, countries or
geographic areas, and particular products, services, transactions or delivery channels,
examples of potentially higher-risk situations (in addition to those set out in
Recommendations 12 to 16) include the following:
(a) Customer risk factors:
 The business relationship is conducted in unusual circumstances (e.g. significant
unexplained geographic distance between the financial institution and the customer).
 Non-resident customers.
 Legal persons or arrangements that are personal asset-holding vehicles.
 Companies that have nominee shareholders or shares in bearer form.
 Business that are cash-intensive.
 The ownership structure of the company appears unusual or excessively complex given
the nature of the company’s business.
(b) Country or geographic risk factors:
 Countries identified by credible sources, such as mutual evaluation or detailed
assessment reports or published follow-up reports, as not having adequate AML/CFT
systems.
v.30 juni 2015
94
Handleiding interne procedure AWW
 Countries subject to sanctions, embargos or similar measures issued by, for example, the
United Nations.
 Countries identified by credible sources as having significant levels of corruption or other
criminal activity.
 Countries or geographic areas identified by credible sources as providing funding or
support for terrorist activities, or that have designated terrorist organisations operating
within their country.
(c) Product, service, transaction or delivery channel risk factors:
 Private banking.
 Anonymous transactions (which may include cash).
 Non-face-to-face business relationships or transactions.
 Payment received from unknown or un-associated third parties
Lower risks
16. There are circumstances where the risk of money laundering or terrorist financing may
be lower. In such circumstances, and provided there has been an adequate analysis of the
risk by the country or by the financial institution, it could be reasonable for a country to
allow its financial institutions to apply simplified CDD measures.
17. When assessing the money laundering and terrorist financing risks relating to types of
customers, countries or geographic areas, and particular products, services, transactions or
delivery channels, examples of potentially lower risk situations include the following:
(a) Customer risk factors:
 Financial institutions and DNFBPs – where they are subject to requirements to combat
money laundering and terrorist financing consistent with the FATF Recommendations,
have effectively implemented those requirements, and are effectively supervised or
monitored in accordance with the Recommendations to ensure compliance with those
requirements.
 Public companies listed on a stock exchange and subject to disclosure requirements
(either by stock exchange rules or through law or enforceable means), which impose
requirements to ensure adequate transparency of beneficial ownership.
v.30 juni 2015
95
Handleiding interne procedure AWW
 Public administrations or enterprises.
(b) Product, service, transaction or delivery channel risk factors:
 Life insurance policies where the premium is low (e.g. an annual premium of less than
USD/EUR 1,000 or a single premium of less than USD/EUR 2,500).
 Insurance policies for pension schemes if there is no early surrender option and the
policy cannot be used as collateral.
 A pension, superannuation or similar scheme that provides retirement benefits to
employees, where contributions are made by way of deduction from wages, and the
scheme rules do not permit the assignment of a member’s interest under the scheme.
 Financial products or services that provide appropriately defined and limited services to
certain types of customers, so as to increase access for financial inclusion purposes.
(c) Country risk factors:
 Countries identified by credible sources, such as mutual evaluation or detailed
assessment reports, as having effective AML/CFT systems.
 Countries identified by credible sources as having a low level of corruption or other
criminal activity.
In making a risk assessment, countries or financial institutions could, when appropriate, also
take into account possible variations in money laundering and terrorist financing risk
between different regions or areas within a country.
18. Having a lower money laundering and terrorist financing risk for identification and
verification purposes does not automatically mean that the same customer is lower risk for
all types of CDD measures, in particular for ongoing monitoring of transactions.
Risk variables
19. When assessing the money laundering and terrorist financing risks relating to types of
customers, countries or geographic areas, and particular products, services, transactions or
delivery channels risk, a financial institution should take into account risk variables relating
to those risk categories. These variables, either singly or in combination, may increase or
decrease the potential risk posed, thus impacting the appropriate level of CDD measures.
Examples of such variables include:
 The purpose of an account or relationship.
 The level of assets to be deposited by a customer or the size of transactions undertaken.
v.30 juni 2015
96
Handleiding interne procedure AWW
 The regularity or duration of the business relationship.
Enhanced CDD measures
20. Financial institutions should examine, as far as reasonably possible, the background and
purpose of all complex, unusual large transactions, and all unusual patterns of transactions,
which have no apparent economic or lawful purpose. Where the risks of money laundering
or terrorist financing are higher, financial institutions should be required to conduct
enhanced CDD measures, consistent with the risks identified. In particular, they should
increase the degree and nature of monitoring of the business relationship, in order to
determine whether those transactions or activities appear unusual or suspicious. Examples
of enhanced CDD measures that could be applied for higher-risk business relationships
include:
 Obtaining additional information on the customer (e.g. occupation, volume of assets,
information available through public databases, internet, etc.), and updating more
regularly the identification data of customer and beneficial owner.
 Obtaining additional information on the intended nature of the business relationship.
 Obtaining information on the source of funds or source of wealth of the customer.
 Obtaining information on the reasons for intended or performed transactions.
 Obtaining the approval of senior management to commence or continue the business
relationship.
 Conducting enhanced monitoring of the business relationship, by increasing the number
and timing of controls applied, and selecting patterns of transactions that need further
examination.
 Requiring the first payment to be carried out through an account in the customer’s name
with a bank subject to similar CDD standards.
Simplified CDD measures
21. Where the risks of money laundering or terrorist financing are lower, financial
institutions could be allowed to conduct simplified CDD measures, which should take into
account the nature of the lower risk. The simplified measures should be commensurate with
the lower risk factors (e.g. the simplified measures could relate only to customer acceptance
measures or to aspects of ongoing monitoring). Examples of possible measures are:
v.30 juni 2015
97
Handleiding interne procedure AWW
 Verifying the identity of the customer and the beneficial owner after the establishment of
the business relationship (e.g. if account transactions rise above a defined monetary
threshold).
 Reducing the frequency of customer identification updates.
 Reducing the degree of on-going monitoring and scrutinising transactions, based on a
reasonable monetary threshold.
 Not collecting specific information or carrying out specific measures to understand the
purpose and intended nature of the business relationship, but inferring the purpose and
nature from the type of transactions or business relationship established.
Simplified CDD measures are not acceptable whenever there is a suspicion of money
laundering or terrorist financing, or where specific higher-risk scenarios apply.
Thresholds
22. The designated threshold for occasional transactions under Recommendation 10 is
USD/EUR 15,000. Financial transactions above the designated threshold include situations
where the transaction is carried out in a single operation or in several operations that
appear to be linked.
Ongoing due diligence
23. Financial institutions should be required to ensure that documents, data or information
collected under the CDD process is kept up-to-date relevant by undertaking reviews of
existing records, particularly for higher-risk categories of customers.
14. Niet-meewerkende landen
v.30 juni 2015
98
Handleiding interne procedure AWW
Rechtsgebieden met strategische tekortkomingen op het gebied van de
bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme zoals vastgesteld door
de Financiële Actiegroep (FAG) en de te nemen maatregelen voor deze
rechtsgebieden
19 februari 2016
Deze mededeling vervangt de voorgaande mededeling van 23 oktober 2015.
I.
Openbare verklaring van de FAG van 19 februari 2016
De FAG heeft in haar openbare verklaring van 19 februari 2016 twee rechtsgebieden
benoemd die een aanzienlijk risico vormen voor het internationale financiële stelsel wegens
het ontbreken van een allesomvattend stelsel ter bestrijding van witwassen en financiering
van terrorisme, waaronder twee rechtsgebieden waarvoor de FAG vereist dat er
tegenmaatregelen worden genomen.
Rekening houdend met deze openbare verklaring van de FAG, en de risico’s van witwassen
en financiering van terrorisme die voortvloeien uit de tekortkomingen die bij deze
rechtsgebieden werden vastgesteld, moeten de instellingen en personen bedoeld in de wet
van 11 januari 1993 verscherpte klantenonderzoeksmaatregelen toepassen voor de
occasionele verrichtingen die ze uitvoeren met, en voor de zakelijke relaties die ze aangaan of
in stand houden met, hun cliënten wanneer personen gedomicilieerd of gevestigd in een van
deze twee rechtsgebieden of die andere banden hebben met deze rechtsgebieden die in
welke hoedanigheid dan ook tussenkomen (als cliënt, lasthebber of uiteindelijke begunstigde)
bij de verrichting of de zakelijke relatie.
Deze lijst zal worden bijgewerkt na elke plenaire vergadering van de FAG die gewoonlijk elk
jaar in de maanden oktober, februari en juni plaatsvindt. Het is daarom raadzaam regelmatig
de webstek van de CFI te raadplegen, in het bijzonder in oktober, februari en juni, om zeker
over de nieuwe bijgewerkte lijst van niet-meewerkende rechtsgebieden en gebieden te
beschikken.
1.
Rechtsgebieden waarvoor de FAG haar leden en andere rechtsgebieden verzoekt
tegenmaatregelen te nemen om hun financiële stelsel te beschermen tegen de voortdurende en
aanzienlijke risico’s van witwassen en de financiering van terrorisme die uitgaan van
1.1. Iran
De FAG blijft bijzonder bezorgd over de tekortkomingen van Iran om het risico van
financiering van terrorisme aan te pakken en de ernstige dreiging die dit vormt voor de
integriteit van het internationale financiële stelsel.
De FAG herhaalt haar oproep aan haar leden en verzoekt alle rechtsgebieden met aandrang
hun financiële instellingen aan te raden bijzondere aandacht te besteden aan zakelijke
relaties en verrichtingen met Iran, met inbegrip van Iraanse vennootschappen en financiële
instellingen. Naast verhoogde waakzaamheidherhaalt de FAG eveneens haar oproep van
25 februari 2009 aan haar leden en verzoekt ze alle rechtsgebieden met
aandrang doeltreffende tegenmaatregelen te nemen om hun financiële sector te
beschermen tegen de risico’s van witwassen en financiering van terrorisme die uitgaan van
v.30 juni 2015
99
Handleiding interne procedure AWW
Iran. De FAG dringt er nog steeds op aan dat rechtsgebieden zich dienen te beschermen
tegen correspondentrelaties die gebruikt worden om de tegenmaatregelen te omzeilen en te
vermijden en tegen praktijken ter vermindering van risico’s. Ze moeten rekening houden met
de risico’s van witwassen en financiering van terrorisme wanneer ze verzoeken van Iraanse
financiële instellingen in overweging nemen om bijkantoren en dochterondernemingen in hun
rechtsgebied te openen. Vanwege de voortdurende dreiging van terrorismefinanciering die
uitgaat van Iran moeten rechtsgebieden de al genomen maatregelen beoordelen en
overwegen of er bijkomende maatregelen moeten worden genomen of de bestaande regeling
moet worden versterkt.
De FAG verzoekt Iran met klem om de tekortkomingen op het vlak van de bestrijding van
witwassen en financiering van terrorisme onmiddellijk op gepaste wijze aan te pakken, in het
bijzonder door financiering van terrorisme strafbaar te stellen en de vereisten voor de
melding van verdachte verrichtingen effectief in de praktijk te brengen. Indien Iran geen
concrete stappen onderneemt om het stelsel ter bestrijding van financiering van terrorisme te
verbeteren zal de FAG in juni 2016 overwegen haar leden te vragen deze tegenmaatregelen
te verscherpen.
In dit verband verwijst de CFI ook naar de rechtstreeks toepasselijk beperkende maatregelen,
alsook
de
rechtstreeks
toepasselijke
tegenmaatregelen,
opgelegd
overeenkomstig Verordening (EU) nr. 267/2012 van de Raad van 23 maart 2012 betreffende
beperkende maatregelen ten aanzien van Iran en tot intrekking van Verordening (EU) nr.
961/2010 (geconsolideerde versie).
1.2. Democratische Volksrepubliek Korea
De FAG blijft bezorgd over de aanzienlijke tekortkomingen van de Democratische
Volksrepubliek Korea in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van
terrorisme en de ernstige dreiging die dit vormt voor de integriteit van het internationale
financiële stelsel. De FAG verzoekt de Democratische Volksrepubliek Korea met klem de
tekortkomingen op het vlak van de bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme
onmiddellijk op gepaste wijze aan te pakken.
De FAG herhaalt haar oproep van 25 februari 2011 aan haar leden en verzoekt alle
rechtsgebieden met aandrang hun financiële instellingen aan te raden bijzondere aandacht te
besteden aan verrichtingen en zakelijke relaties met de Democratische Volksrepubliek Korea,
met inbegrip van vennootschappen en financiële instellingen uit de Democratische
Volksrepubliek Korea.
Naast verhoogde waakzaamheid verzoekt de FAG haar leden en alle rechtsgebieden met
aandrangdoeltreffende tegenmaatregelen te nemen om hun financiële sector te
beschermen tegen de risico’s van witwassen en financiering van terrorisme die uitgaan van
de Democratische Volksrepubliek Korea.
Rechtsgebieden dienen zich ook te beschermen tegen correspondentrelaties die gebruikt
worden om de tegenmaatregelen te omzeilen en te vermijden en tegen praktijken ter
vermindering van risico’s. Ze moeten rekening houden met de risico’s van witwassen en
financiering van terrorisme wanneer ze verzoeken van financiële instellingen uit de
v.30 juni 2015
100
Handleiding interne procedure AWW
Democratische Volksrepubliek Korea in overweging
dochterondernemingen in hun rechtsgebied te openen.
nemen
om
bijkantoren
en
In dit verband verwijst de CFI ook naar de rechtstreeks toepasselijke beperkende
maatregelen opgelegd in deVerordening (EG) Nr. 329/2007 van de Raad van 27 maart 2007
betreffende beperkende maatregelen ten aanzien van de Democratische Volksrepubliek
Korea (geconsolideerde versie).
De CFI wijst er ook op dat de beperkende maatregelen die door de EU ten aanzien van
andere landen werden genomen van toepassing blijven (geconsolideerde lijst van landen
waarvoor beperkende maatregelen gelden).
II.
De naleving van de normen ter bestrijding van witwassen en financiering
van terrorisme over de hele wereld verbeteren: een voortdurend proces – 19
februari 2016
Als onderdeel van haar voortdurende evaluatie van de naleving van de normen ter bestrijding
van witwassen en financiering van terrorisme, benoemde de FAG tot op heden de
volgende rechtsgebieden die strategische tekortkomingen vertonen op het gebied
van de bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme, waarvoor ze met
de FAG een actieplan opstelden. Hoewel de situatie voor elk rechtsgebied verschilt, heeft
elk rechtsgebied zich schriftelijk politiek geëngageerd om de vastgestelde tekortkomingen aan
te pakken. De FAG is verheugd met dit engagement. De FAG zal bijkomende rechtsgebieden
blijven benoemen die een risico vormen voor het internationale financiële stelsel.
Rekening houdend met deze informatie, en de risico’s die van deze rechtsgebieden uitgaan,
wordt aanbevolen dat de instellingen en personen bedoeld in de wet van 11 januari 1993 bij
de toepassing van hun risicoanalyse rekening houden met de specifieke risico’s die van
onderstaande rechtsgebieden uitgaan:
Afghanistan
Bosnië en Herzegovina
Democratische Volksrepubliek Laos
Guyana
Irak
Jemen
Myanmar
Oeganda
Papoea-Nieuw-Guinea
Syrië
Vanuatu
Rechtsgebieden die niet meer aan de voortdurende opvolgingsprocedure van de FAG
onderworpen zijn:
Algerije
v.30 juni 2015
101
Handleiding interne procedure AWW
Angola
Panama
Meer details over de tekortkomingen van elk van deze rechtsgebieden vindt u in het
document “De naleving van de normen ter bestrijding van witwassen en financiering van
terrorisme over de hele wereld verbeteren: een voortdurend proces – 19 februari 2016”.
v.30 juni 2015
102
Handleiding interne procedure AWW
15.Indicatoren KB (ernstige fiscale fraude)
3 juni 2007 – Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 28 van de Wet van 11 januari
1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van
geld en de financiering van terrorisme
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder “wet”: de wet van 11
januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen
van geld en de financiering van terrorisme.
Art. 2. De in artikel 28 van de wet bedoelde indicatoren zijn de volgende:
1° de tussenkomst van opgerichte of overgenomen schermvennootschappen met
maatschappelijke zetel in een fiscaal paradijs of offshorecentrum of op het privé-adres van
een stroman, of die atypische verrichtingen uitvoeren gelet op hun maatschappelijk doel, of
die een onzeker of incoherent maatschappelijk doel hebben;
2° het gebruik van vennootschappen waarin kort voor het uitvoeren van de verdachte
financiële verrichtingen verscheidene statutaire wijzigingen zijn opgetreden zoals het
aanduiden van een nieuwe bestuurder, de wijziging van de maatschappelijke benaming, de
uitbreiding of wijziging van het maatschappelijk doel of de verplaatsing van de
maatschappelijke zetel;
3° de tussenkomst van tussenpersonen (stromannen) die optreden voor rekening van
vennootschappen betrokken bij de financiële verrichtingen;
4° het uitvoeren van financiële verrichtingen die verdacht of atypisch zijn gelet op de
gewoonlijke uitoefening van de activiteiten van de onderneming, in sectoren die zeer
concurrentieel zijn of bijzonder gevoelig voor BTW-carrousel fraude, zoals bijvoorbeeld de
sectoren voor computerapparatuur, voertuigen, telefonie (GSMs), textiel, hi-fi, video en
elektronica;
5° de zeer forse stijging in een korte tijdspanne van de omzet op recent geopende
bankrekening(en) die tot dan toe weinig of niet gebruikt werden, door een exponentiële
toename van het aantal verrichtingen en hun omvang;
6° de vaststelling van onregelmatigheden in de facturen die worden voorgelegd ter
rechtvaardiging van de financiële verrichtingen, zoals het ontbreken van een BTW-nummer,
nummer van een financiële rekening, factuurnummer, adres of data of wanneer deze
gegevens niet kunnen worden verstrekt;
v.30 juni 2015
103
Handleiding interne procedure AWW
7° het gebruik van doorsluisrekeningen en de opeenvolging van meerdere verrichtingen,
waaronder desgevallend zelfs beperkte opnames in contanten (afhouden van commissies),
voor een omvangrijk totaal bedrag, terwijl er vaak nauwelijks enig positief saldo op de
rekeningen staat;
8° het gebruik van tussenrekeningen of rekeningen van titularissen van niet-financiële
beroepen als doorsluisrekening waardoor de identificatie van de werkelijke economische
begunstigde en van de banden tussen de oorsprong en de bestemming van de fondsen
wordt bemoeilijkt. Dit gebruik kan ook worden gekenmerkt door het aanwenden van
complexe vennootschapstructuren en juridische en financiële constructies die de beheersen bestuurmechanismen weinig transparant maken;
9° de internationale dimensie van de financiële verrichtingen waardoor hun economische en
financiële rechtvaardiging moeilijk kan worden begrepen daar ze zich meestal beperken tot
het louter transiteren van fondsen die uit het buitenland komen en er weer naar vertrekken;
10° de weigering van de cliënt of zijn onmogelijkheid om onderliggende stukken voor te
leggen aangaande de herkomst van de ontvangen fondsen of voorgehouden grondslag van
de betaling;
11° het organiseren van insolvabiliteit door de snelle verkoop van activa aan verbonden
natuurlijke of rechtspersonen of aan niet-marktconforme voorwaarden;
12° het gebruik van back-to-back leningen die erin bestaan fondsen naar het buitenland te
transfereren voor een kredietaanvraag bij een bankinstelling in dat land waarbij de fondsen
als garantie in bewaring worden gegeven om de geleende fondsen daarna naar het land van
oorsprong te repatriëren, waardoor het proces wordt voltooid daar de vennootschap in
werkelijkheid aan zichzelf leent;
13° de betaling van commissielonen aan buitenlandse vennootschappen zonder
commerciële activiteit evenals de storting of overschrijving naar België vanuit dergelijke
vennootschappen.
v.30 juni 2015
104
Handleiding interne procedure AWW
16. Model meldingsformulier CFI
Model van melding aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking omtrent een
vermoeden van witwassen van geld of een vermoeden van financiering van terrorisme in
uitvoering van de Wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het
financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, bestemd
voor ondernemingen en personen bedoeld in artikel 2, § 1 van de wet.
1. MELDER
Voornaam + naam:
Maatschappelijke benaming:
Adres:
Tel.:
Email:
Fax:
Referte
2. CLIENT
Voor natuurlijke personen: naam, voorna(a)m(en), beroep, adres, geboortedatum,
nationaliteit, nummer identiteitskaart of paspoort, rekeningnummer(s), ander
refertenummer, datum van de eerste contactname met de melder, desgevallend
ondernemingsnummer.
Voor vennootschappen, juridische entiteiten, zoals verenigingen, juridische constructies,
zoals trusts en soortgelijke structuren:
-
Maatschappelijke benaming, rechtsvorm, maatschappelijke zetel, maatschappelijk
doel of economische sector, ondernemingsnummer, datum van de eerste
contactname met de melder, rekeningnummer(s), ander refertenummer;
-
identiteit van de natuurlijke persoon die bij de verrichting tussenkwam, zijnde de
bestuurder, de trustee (desgevallend de „potector“ of de „settlor“), of enig andere
persoon die bevoegd is om de vennootschap, de juridische entiteit, de juridische
constructie of soortgelijke structuur te vertegenwoordigen (naam, voornaam, adres,
geboortedatum, nationaliteit, nummer identiteitskaart of paspoort).
v.30 juni 2015
105
Handleiding interne procedure AWW
Omschrijving van het voorwerp en de aard van de zakenrelatie:
______________________________________________________________________
3. LASTHEBBER(S) VAN DE CLIENT
Voor natuurlijke
personen: naam, voorna(a)m(en), beroep, adres, geboortedatum,
nationaliteit, nummer identiteitskaart of paspoort, rekeningnummer(s), ander
refertenummer, datum van de eerste contactname met de melder, desgevallend
ondernemingsnummer.
Voor vennootschappen, juridische entiteiten, zoals stichtingen, juridische constructies, zoals
trusts en soortgelijke structuren:
-
maatschappelijke benaming, rechtsvorm, maatschappelijke zetel, maatschappelijk
doel of economische sector, ondernemingsnummer, datum van de eerste
contactname met de melder, rekeningnummer(s), ander refertenummer;
-
identiteit van de natuurlijke persoon welke in de verrichting is tussengekomen,
zijnde de bestuurder, de trustee, of ieder ander persoon die bevoegd is om de
vennootschap, de juridische entiteit, de juridische constructie of soortgelijke
structuur te vertegenwoordigen (naam, voornaam, adres, geboortedatum,
nationaliteit, nummer identiteitskaart of paspoort).
4. UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE: DE NATUURLIJKE PERSOON OF DE NATUURLIJKE
PERSONEN VOOR WIENS REKENING DE VERRICHTING/ACTIVITEIT WORDT
UITGEVOERD/OF DE NATUURLIJKE PERSOON OF DE NATUURLIJKE PERSONEN DIE DE
UITEINDELIJKE EIGENAAR IS/ZIJN VAN OF HET ZEGGENSCHAP HEEFT/HEBBEN OVER DE
CLIENT
Voor natuurlijke personen: naam, voorna(a)m(en), beroep, adres, geboortedatum,
nationaliteit, nummer identiteitskaart of paspoort, rekeningnummer(s), ander
refertenummer, desgevallend ondernemingsnummer.
v.30 juni 2015
106
Handleiding interne procedure AWW
Voor vennootschappen, juridische entiteiten zoals stichtingen, juridische constructies en
soortgelijke structuren: identificatie van de natuurlijke personen die de cliënt in laatste
instantie bezitten of controleren. Wanneer de cliënt of de houder van een
controleparticipatie een beursgenoteerde vennootschap is, moeten haar aandeelhouders
niet worden geïdentificeerd en moet hun identiteit niet worden nagegaan.
5. ANDERE PERSONEN DIE TUSSENKOMEN IN DE VERRICHTING OF IN DE FEITEN
Andere natuurlijke personen of rechtspersonen (identificatie zoals in punt 2 hierboven) die
in de verrichting tussenkomen als opdrachtgever, borg, tegenpartij of tussenkomende bank
of andere tussenpersoon, vermelde refertes, enz, of die een rol spelen in de vermelde feiten.
6. BESCHRIJVING VAN DE VERRICHTING OF VAN DE FEITEN
Aard van de verrichting of feit dat een aanwijzing van witwassen of van financiering van
terrorisme kan zijn, bedrag, munt, plaats (naam en adres van het kantoor), datum, enz.
7. UITVOERING VAN DE VERRICHTING
Termijn binnen dewelke de verrichting door de melder zal worden uitgevoerd. Indien de
verrichting uitgevoerd werd vooraleer de CFI werd ingelicht, reden aangeven waarom de CFI
niet voorafgaandelijk op de hoogte werd gebracht.
v.30 juni 2015
107
Handleiding interne procedure AWW
8. AANWIJZINGEN VAN WITWASSEN EN VAN FINANCIERING VAN TERRORISME
Aanwijzingen die laten vermoeden dat de feiten verband houden met witwassen van geld of
met financiering van terrorisme of een poging tot witwassen van geld of tot financiering van
terrorisme kunnen vormen.
9. STRAFONDERZOEK
Hier aangeven zo er reeds een strafonderzoek hangend is of zo er contacten zijn tussen de
aangever en een gerechtelijke overheid of een politiedienst. Zo ja, het dossiernummer of de
identiteit van de contactpersoon vermelden.
10. EVENTUEEL COMMENTAAR
11. EVENTUELE BIJLAGEN
Datum
Naam en functie van de ondertekenaar
Handtekening
v.30 juni 2015
108