Downloaden als DOCX-bestand: "Omzendbrief 7 maart 2015"

Omzendbrief
7 maart 2014
Gericht aan de directies van de voorzieningen voor residentiële en semi-residentiële opvang,
behandeling en begeleiding voor personen met een handicap
VRAGEN NAAR:
Nadine Frison (kostenstaten en registraties) of Lies Peeters (afrekeningen)
TELEFOON:
02/225.85.33 of 02/225.85.27
E-MAIL:
[email protected] of [email protected]
BIJLAGE(N):
geen
Koppeling
afwerken
afrekeningsdossier
met
bevestigen
kostenstatendossier en bevraging cliëntgebonden gegevens
van
Geachte,
Alle minderjarigenvoorzieningen zijn vanaf 2015 ingestapt in een MFC-project. Ondertussen hebben
ook alle voorzieningen voor meerderjarigen bevestigd dat ze vanaf 2015 in een FAM-project zullen
stappen. Concreet betekent dit dat vanaf 1/1/2015 alle erkende voorzieningen en diensten, op
thuisbegeleiding na, in een zorgvernieuwingsproject zijn ingestapt.
Wij begrijpen dat deze overgang de nodige flexibiliteit van u vraagt en dat verschillende
subsidiesystemen gelijktijdig laten lopen niet evident is. Daarom streven wij ernaar om de klassieke
dossiers zo snel mogelijk en geïntegreerd af te werken.
We wensen u dan ook via deze omzendbrief op de hoogte te brengen van een aantal te volgen
richtlijnen om een vlotte afwerking van de dossiers 2013 en 2014 te kunnen garanderen.
1
Afrekeningsdossiers 2013:
Vanaf het tweede kwartaal 2015 zullen de ambulante – en (semi-)residentiële afrekeningsdossiers
2013 behandeld worden. We willen er dan ook op aandringen om, indien het nog niet gebeurde, uw
kostenstatendossier 2013 definitief te bevestigen. We streven er naar om binnen een zelfde periode,
waar mogelijk gelijktijdig, uw convenantendossiers te behandelen. Mogen we vragen om ook de
nodige stukken in kader van deze dossiers te bezorgen. Eventuele dossiers overbruggingszorg 2013
worden eveneens meegenomen in deze afrekeningscyclus. De subsidiedossiers 2013 worden dus
zoveel als mogelijk gelijktijdig afgewerkt.
De afrekeningsdossiers thuisbegeleiding worden chronologisch afgewerkt. Het criterium bij afwerking
is dat we dienen te beschikken over een volledig afrekeningsdossier.
2
Afrekeningsdossiers 2014:
Voor het werkingsjaar 2014 zal er een geïntegreerde afrekening gebeuren: dit houdt in dat alle
subsidiedossiers tegelijk zullen afgerekend worden. Concreet betekent dit dat pas een volgnummer
kan gegeven worden als alle onderstaande items ingediend zijn:
1 van 3




Alle nodige afrekeningsdossiers: hetzij FAM/MFC dossier, hetzij dagprijsdossier; alsook
eventueel ambulant dossier, eventuele persoonsvolgende convenanten (PVC dossier) en
eventuele overbruggingszorgdossiers.
Bevestigd kostenstatendossier 2014 en eventuele excel begeleid werken (zie verder).
Bevraging over de cliëntgebonden gegevens (zie verder).
De eventuele gegevens convenanten heroverweging en laag frequent mobiele
vervolgondersteuning (uiterlijk 18 maart 2015 via Mia Aeschbacher).
Afhankelijk van het startjaar van het FAM- en MFC-project zal u al dan niet een bevraging over
cliëntgebonden gegevens ontvangen:
2.1 FAM en MFC startjaar 2012 en 2013:
Deze (semi-)residentiële voorzieningen zullen voor het afrekeningsdossier 2014 nog een
bevraging ontvangen over de cliëntgebonden gegevens:
 MFC: de financiële bijdrage, de socio-culturele toelage en het zakgeld
minderjarigen.
 FAM’s de financiële bijdrage en socio-culturele toelage.
2.2 FAM en MFC startjaar 2014:
Deze voorzieningen zullen voor het afrekeningsdossier 2014 nog een bevraging ontvangen
over de cliëntgebonden gegevens:
 MFC: de financiële bijdrage, de socio-culturele toelage en het zakgeld minderjarigen.
 FAM: de socio-culturele toelage
2.3
FAM en MFC startjaar 2015:
Deze voorzieningen moeten met volgende punten rekening houden:
1. De voorzieningen bevestigen zo snel mogelijk hun klassieke kostenstatendossier 2014. De
dienst kostenstaten is momenteel bezig de beslissingsrapporten door te nemen. U
ontvangt van ons een seintje zodra u de correctie F-dagen kan doorgeven. Opmerking
t.a.v. dagcentra: vergeet u ook niet de gegevens van begeleid werken zo spoedig
mogelijk en uiterlijk 31 maart 2015 door te geven.
2. Het kostenstatendossier 2014 bevestigt u vóór 30 april 2015.
3. U bezorgt alle (zie boven) nodige afrekeningsdossiers 2014, uiterlijk tegen 30/6/2015.
Voor de afhandeling van de dossiers 2014 vallen we terug op de bevestigingsdatum van uw
kostenstaten 2014. Natuurlijk dient u uw subsidiedossiers 2014 volledig en tijdig in te dienen.
Deze manier van werken heeft het voordeel dat het klassieke luik rond de cliënten als eerste
luik binnen het klassieke subsidieproces kan afgesloten worden. In een volgende fase volgt
dan het dagprijsdossier en het ambulante afrekeningsdossier 2014.
Voor de subsidiedossiers van de thuisbegeleidingsdiensten wijzigt er niets. Zij worden op
chronologische manier afgehandeld.
Een belangrijke opmerking: Vermits uw voorziening vanaf 2015 in een
zorgvernieuwingsproject is gestapt, mogen dus vanaf 2015 geen kostenstaten meer ingediend
worden bij het VAPH. Mocht u toch nog m.b.t. 2015 kostenstaten ingediend hebben, vragen
we u om direct actie te ondernemen en de betrokken kostenstaten 2015 te schrappen ten
einde de VAPH-databank op orde te krijgen. In dat geval graag ook een mail naar
[email protected] van zodra u deze schrapping heeft uitgevoerd.
2 van 3
Door deze manier van afrekenen kan het klassieke subsidieproces zowel voor u als voorziening, als
voor het VAPH op een structurele en snelle manier worden afgesloten.
Alvast bedankt voor uw bereidwillige medewerking.
Met vriendelijke groeten,
James Van Casteren
Administrateur-generaal
3 van 3