Digitalisering financiële processen

eFactureren in de praktijk bij Purmerend
24 september 2014
Harry van der Aar & Martin de Lange
Agenda
• 14.00 Inloop en kennismaking
• 14.20 Welkom en voorstelronde
• 14.30 Presentatie ‘eFacturen in de praktijk bij
Purmerend’
• 15.00 Realtime demonstratie Factuurtotaal
• 15.30 Vragen & discussie
• 16.00 Hapje & drankje
• 17.00 Sluiting
3
Visie op eFactureren voor Gemeenten
E-FACTURATIE VOOR GEMEENTEN
ANNO NU
(KLIK OP DE LINK VOOR DE VIDEO)
4
Introductie Gemeente Purmerend
•
80.000 inwoners
•
Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein
•
13 afdelingen
•
30.000 facturen/jaar
•
60 budgethouders
•
300 ad hoc materiedeskundigen
•
Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen)
•
Decade als financieel systeem
5
Doorlooptijd project
• Jul-2010
Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’
• Jun-2011
Inrichten en testen 2020 vision
• Jan-2012
Start met 2020 vision
• Jun-2013
Voorbereiden integratie Gemeente Beemster
• Mei-2013
Start test Factuurportal
• Jan-2014
Gemeente Beemster geïntegreerd
• Jun-2014
Start Factuurtotaal
6
Financieel systeem Decade
•
•
•
•
•
Het huidige financiële systeem Decade voldoet aan onze wensen
Decade is naar tevredenheid bij een groot aantal gemeentes in gebruik
Decade bevat geen ‘bestel’-module en geen ‘scanning van inkoopfacturen’. Het
pakket voorziet wel in een workflow. (situatie 2010)
Voordelen van het aanschaffen van een dergelijk pakket boven vervanging van
Decade zijn:
• Veel lagere investering
• Minder ingrijpende gevolgen voor de organisatie (werkwijzen, koppelingen,
functioneel beheer)
• Ontworpen om een specifiek proces te ondersteunen, bijvoorbeeld het
afhandelen van inkoopfacturen
Een dergelijke oplossing komt ook tegemoet aan de wens om niet afhankelijk te zijn
van Decade. Bij vervanging van Decade in de toekomst hoeven alleen koppelingen
aangepast te worden
7
Kwalitatieve voordelen digitaal systeem
•
Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles
•
Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden
•
Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers
beter in staat zijn elkaar te vervangen
•
Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ (sitiatie
2010)
•
Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder
partner wordt om zaken mee te doen
8
Aandachtspunten bij digitaliseren
“Bezint eer gij begint”
•Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie;
•informeren van de ondernemingsraad
•communicatie richting de organisatie
•bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen
•creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie;
•samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en
medewerkers uit de vakafdelingen
•communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe?
•bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning
•selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier
•projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen
9
Beoogde resultaten
•
Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie
•
Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid)
•
Budgettoetsing begroting en projecten
•
Betaling binnen 20 dagen
•
Betaalproces automatiseren
•
Raadplegen factuur op ieder moment
•
Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos)
•
Factuurmatching met verplichting
•
Juni 2014: inkomende facturen elektronisch
10
Iedereen doet mee!
11
Pilot Factuurportal
12
Start Factuurtotaal
• Juni 2014: Start Factuurtotaal
– Selectie van top 10 leveranciers (1e wave)
– Communicatie richting leveranciers
• September 2014: Uitrollen crediteurenbestand (gefaseerd)
– Huidige ‘pdf-leveranciers’ (2e wave)
– Huidige ‘papieren leveranciers’ (3e wave)
13
Workflow Factuurtotaal
14
Demonstratie Factuurtotaal
15
Vragen
16