Document

28 januari 2015
Algemene Leden Vergadering
MHCV
Ruud Janssen
Eric Vennekens
Algemene Leden Vergadering
AGENDA
20.00 uur
Welkom
20.10 uur
Mededelingen
20.45 uur
Voorstel voorbereiding nieuwbouw
20.50 uur
Besluit
21.00 uur
Rondvraag
28 januari 2015
Algemene Leden Vergadering
MEDEDELINGEN
• Bestuurswijziging
• Beknopte analyse van de jaarrekening
• Terugblik Zaalcompetitie
• Vacature communicatiefunctionaris
• Vacature Lustrumfeest
28 januari 2015
Plan van aanpak
28 januari 2015
BESLUITVORMINGSPROCES
Duidelijkheid omtrent proces
•
•
Het is evident dat duidelijkheid omtrent het proces en de wijze waarop besluiten genomen worden
essentieel zijn voor creëren en behouden van draagvlak van de diverse belanghebbenden
Communicatie en bevoegdheden daaromtrent dienen onderdeel te zijn van een master plan
Voorgestelde acties
•
•
Er zal een plan opgesteld moeten komen waarin op diverse niveaus (financieel, bouwkundig, juridisch,
bestuurlijk) aan een ieder duidelijk gemaakt wordt, wat wanneer nodig is om naar een volgende fase
van het proces te gaan
Dit proces dient onderdeel uit te maken van de opdracht voor een op te richten project organisatie en
dient als basis voor het mandaat van de stuurgroep
Plan van aanpak
Besluit nodig van leden: 2 ALV’s
•
Wat vragen we van de ALV vandaag:
- opdracht geven aan het bestuur een stuurgroep samen te stellen
- instemming met de opdracht aan de stuurgroep
- toestemming aan bestuur/stuurgroep investeringen te doen ter voorbereiding op een Go – No Go
•
In de volgende volgende ALV (na zomer 2015) zullen we het volgende vragen:
- besluitvorming: Start nieuwbouw clubhuis  Go of een No Go
28 januari 2015
Plan van aanpak:
28 januari 2015
OPDRACHT
Stuurgroep
•
Bereid gedetailleerd voorstel voor de Algemene Ledenvergadering op basis waarvan de leden kunnen
besluiten over het al dan niet starten met de bouw van een nieuw clubhuis
•
Het besluit dient tenminste details te bevatten aangaande de financiële en juridische gevolgen voor de
club en haar leden en dient een impressie te geven van het ontwerp.
•
Uitgangspunt is dat alle in het voorstel genoemde actiepunten, verplichtingen, contracten etc.
afgestemd zijn en in beginsel akkoord zijn bevonden door alle partijen waarbij een afwijzend besluit van
de ALV de enige ontbindende voorwaarde is.
•
Het bestuur machtigt de stuurgroep om tot een maximum bedrag van 50.000 euro verplichtingen aan te
gaan die de vereniging binden met dien verstanden dat deze verplichtingen uitsluitend dienen te
voorbereiding van het eerder genoemde voorstel. Het bedrag zal in termijnen door het bestuur
beschikbaar worden gesteld.
•
Teneinde de voortgang te monitoren maakt de stuurgroep een projectplan met concrete timing en
mijlpalen waarover zij het bestuur tenminste iedere twee weken een voortgangsrapportage uitbrengt
Plan van aanpak
Project organisatie met commissies
28 januari 2015
Uitgangspunten
• Drie commissies met elk een
duidelijke opdracht en mandaat
• In de voorbereiding zullen leden
worden betrokken bij selectie van
het ontwerp & architect
• Bestuur zal voortgang en scope
bewaken
• Na de zomer definitief voorstel over
nieuwbouw
Communicatie matrix
Plan van aanpak
28 januari 2015
OPDRACHT
Bouwcommissie
•
Bereid in samenspraak met de financiële en juridische commissie een minimum van drie scenario's
voor op basis waarvan de stuurgroep voorstel kan voorbereiden ter accordering van het bestuur en ter
voorbereiding van besluitvorming in de ALV ten aanzien van de bouw van een nieuw clubhuis
•
De scenario's dienen bij voorkeur visueel gemaakt te zijn door middel van een schets waarbij de diverse
scenario's zijn voorzien van de bouwkundige, juridisch en financiële gevolgen. De scenario's dienen
getoetst en financieel haalbaar geacht te zijn door de financiële commissie .
•
De bouwcommissie is verantwoordelijk voor het benaderen en selecteren van de teams van architecten
en bouwers die in aanmerking komen voor het ontwerpen en bouwen van het clubhuis. Uiteindelijke
keuze zal door de stuurgroep aan het bestuur worden voorgelegd.
•
Het wordt de bouwcommissie niet toegestaan de vereniging op enigerlei wijze te binden anders dan
binnen het kader genoemd in de opdracht van de stuurcommissie
.
28 januari 2015
Plan van aanpak
Bouwcommissie
Concept
Bestaande situatie
•
•
•
•
•
Geheel nieuw clubhuis
•
Andere locatie op terrein
•
Onderzoek naar inspeelveld
•
Toegang via nieuw fietspad
•
Extra parkeerplaatsen
Architectkosten
Constructeur
Bouwleges
Kadastrale metingen
•
•
•
Bodemonderzoek
Sonderingskosten
Wijziging
bestemmingsplan
Plan van aanpak
28 januari 2015
OPDRACHT
Financiële commissie
•
Bereid in samenspraak met de juridische en bouwcommissie een minimum van drie scenario's voor op
basis waarvan de stuurgroep voorstel kan voorbereiden ter accordering van het bestuur en ter
voorbereiding van besluitvorming in de ALV ten aanzien van de bouw van een nieuw clubhuis
•
De financiële scenario's dienen zowel een korte als lange termijn beschouwing te geven van de gevolgen
van de bouw van een nieuw clubhuis waarbij expliciet aandacht gegeven dient te worden aan de risico’s
voor de leden en de vereniging als geheel
•
De financiële commissie wordt door het bestuur gemachtigd in contact te treden met derden (bijv.
geldverstrekkers, tussenpersonen, overheden, sponsoren) aangaande het ter beschikking krijgen van
financiële middelen
•
Het wordt de financiële commissie niet toegestaan de vereniging op enigerlei wijze te binden anders
dan binnen het kader genoemd in de opdracht van de stuurcommissie
Plan van aanpak
28 januari 2015
OPDRACHT
Juridische commissie
•
Bereid in samenspraak met de financiële en bouwcommissie een voorstel voor, voor een juridische
structuur ten behoeve van de bouw van een nieuwe clubhuis waarbij gestreefd dient te worden naar
minimale financiële en bestuurlijk risico’s voor de vereniging en haar leden.
•
In het voorstel dient rekening gehouden te worden met bestaande juridische overeenkomsten zoals
erfpacht, erfdienstbaarheden, huurovereenkomsten etc. . De kosten van een mogelijke aanpassing van
de juridische structuur dient onderdeel uit te maken van het totale financiële overzicht van de bouw van
het clubhuis
•
Het voorstel dient te zijn verwoord in terminologie die voor niet juridisch geschoolde leden begrijpelijk
is.
•
Het wordt de juridische commissie niet toegestaan de vereniging op enigerlei wijze te binden anders
dan binnen het kader genoemd in de opdracht van de stuurcommissie
Plan van aanpak
BEZETTING COMMISSIES EN COMMUNICATIE MATRIX
28 januari 2015
Plan van aanpak
Project organisatie met commissies
28 januari 2015
Uitgangspunten
• Drie commissies met elk een
duidelijke opdracht en mandaat
• In de voorbereiding zullen leden
worden betrokken bij selectie van
het ontwerp & architect
• Bestuur zal voortgang en scope
bewaken
• Na de zomer definitief voorstel over
nieuwbouw
Communicatie matrix
28 januari 2015
Besluiten
Besluit 1
 De ledenvergadering geeft het bestuur de opdracht stuurgroep samen te
stellen met de opdracht een voorstel voor te bereiden op basis waarvan
de leden kunnen kiezen over te gaan tot de bouw van een nieuw clubhuis
JA
NEE
28 januari 2015
Besluiten
Besluit 2
 Is de ledenvergadering akkoord met de opdracht die het bestuur heeft
geformuleerd voor de stuurgroep, inclusief de investeringen die in dat
kader noodzakelijk zijn?
JA
NEE
28 januari 2015
Rondvraag
Ruud Janssen
Eric Vennekens
28 januari 2015
Dank voor de komst
Ruud Janssen
Eric Vennekens