Overeenkomst - Techniek Educatie Delft

OVEREENKOMST
Overeenkomstnummer:
Datum:
Deze overeenkomst maakt het mogelijk om subsidie aan te vragen onder de naam van Techniek
Educatie Delft. Hier zitten voorwaarden aan vast. Dit houdt in dat het bestuur van de stichting (de
toezichthouders) op de hoogte moet(en) zijn over ontwikkelingen die voor hen van belang zijn. De
stichting moet te allen tijde inzicht kunnen geven in de financiële positie. Er moet worden gelet op
zakelijke en privé belangen.
Naam aanvrager en eindverantwoordelijke:
Organisatie:
Naam project:
Naam organisatie/fonds:
Vraagt een bedrag aan van: €
De aanvrager heeft informatie aangeleverd in de vorm van een projectplan of het formulier ingevuld
en ingediend bij het bestuur van Techniek Educatie Delft. Deze is besproken en goedgekeurd op
………………………………..(datum) te Delft.
Werkzaamheden c.q. resultaten moeten uitgevoerd zijn voor (datum)…………………………………..
Tussentijdse wijzigingen schriftelijk melden. Wanneer de geleverde prestatie niet in verhouding staat
tot de gemaakte kosten, kan op de eindafrekening 100 % in mindering worden gebracht. Achteraf
aangebrachte wijzigingen maken dit contract ongeldig.
Aanvragen zijn op basis van “no-cure, no-pay“. Dit houdt in dat uitsluitend bij het (gedeeltelijk)
binnenhalen van de subsidie een percentage van de subsidiesom in rekening zal worden gebracht.
Ondertekenaars gaan akkoord met het bovenstaande en de algemene voorwaarden zoals in bijlage 1
en 2 staan vermeld. Na ontvangst verzoeken wij u binnen 10 dagen een getekend exemplaar te
retourneren, adres: Techniek Educatie Delft, Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft.
Handtekening
Voorzitter Techniek Educatie Delft
Handtekening
Aanvrager
-----------------------------Voorzitter
---------------------------------Naam
Techniek Educatie Delft – Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft - Rabobank 1428.84.472.
pagina 1 van 6
BIJLAGE 1
S.V.P. Graag onderstaande tekst goed doorlezen en aanstrepen wat van toepassing is.
1. Techniek Educatie Delft ontvangt minimaal twee maanden voor aanvang
project/programma/activiteit een projectaanvraag conform het TED aanvraagformulier of een
projectplan met begroting. 5 % van het toegekende bedrag gaat naar de stichting.
 Aanvrager zorgt hier zelf voor.
 Aanvrager vraagt ondersteuning hiervoor bij Stichting Techniek Educatie.
De stichting kan een geheel nieuw projectplan voor u opstellen of een bestaand projectplan
redigeren, zodat een subsidie technisch goed onderbouwde aanvraag ontstaat.
Hier zijn kosten aan verbonden, naast de 5 % kosten van het toegekende bedrag voor de
stichting. In overleg worden deze extra kosten besproken.
2. Techniek Educatie Delft kan de aanvraag alleen in behandeling nemen als de aanvrager akkoord
gaat met de voorwaarden in de daarvoor opgestelde overeenkomst.
 Aanvrager gaat akkoord met de voorwaarden en is geheel verantwoordelijk voor het
aanvragen van de subsidie bij mogelijke subsidiegevers, de uitvoer van de resultaten, de
boekhouding/begroting van het project en de eindevaluatie. Kosten zijn 5 % van het
toegekende subsidiebedrag.
 De aanvrager is eindverantwoordelijk voor de uitvoer van de resultaten en de boekhouding,
maar vraagt ondersteuning voor het aanvragen van subsidies bij derden. De aanvrager krijgt
een vast contactpersoon toegewezen. De volgende werkzaamheden worden uit handen
genomen:
o Selecteren van subsidiegevers.
o Opvragen voorwaarden/formulieren.
o Invullen van formulieren of schrijven van subsidieaanvragen/projectplan.
Dit is een conceptversie en definitieve versie + begroting.
o Begeleiden van aanvragen persoonlijk gesprek/telefonisch met subsidiegevers.
o Bespreken beschikking en opzetten van de administratie.
o Uitnodigen van subsidiegever voor evenement.
o Schrijven van verantwoording en een bedankbrief.
Hier zijn kosten aan verbonden van 10 % van € 15.000 (en meer) tot oplopend 20 % bij €
5.000 (en minder) van het toegekende subsidiebedrag.
3. Overige diensten kunnen (optioneel) en tegen betaling en in overleg worden uitgevoerd. Denk
hierbij aan de uitvoering van het plan, PR en communicatie, projectmanagement, begeleiden van
eventuele controles naar aanleiding van aangevraagde subsidie.
Techniek Educatie Delft – Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft - Rabobank 1428.84.472.
pagina 2 van 6
FACTURERING
(eventueel per overeenkomst aanpassen)
De aanvrager stuurt een factuur met een verwijzing van het project en deze overeenkomst naar
Stichting Techniek Educatie aan het toegekende subsidiebedrag minus de kosten van Stichting
Techniek Educatie. Het factuurbedrag wordt binnen 10 werkdagen overgemaakt op de gewenste
rekening van de aanvrager na ontvangst subsidie van derden.
Aanvrager dient zelf rekening te houden met het afdragen van de btw. Factuur is hierdoor inclusief of
exclusief BTW.
Nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd ontvangt de stichting Techniek Educatie de schriftelijke
evaluatie en definitieve financiële begroting van het genoemde project en onder vermelding van
factuurnummer en datum.
Kosten
De minimale kosten zijn 5 % van het toegekende bedrag gaat naar de Stichting Techniek Educatie.
Deze kosten worden gebruikt voor overhead en werkkapitaal van de stichting. De kosten worden op
de factuur van de aanvrager in mindering gebracht op het toegekende subsidiebedrag.
Bij extra ondersteuning van het aanvragen van de subsidie zijn de kosten:
€ 15.000 (en meer) – 10 %
€ 14.000 – 11 %
€ 13.000 – 12 %
€ 12.000 – 13 %
€ 11.000 – 14 %
€ 10.000 – 15 %
€ 9.000 – 16 %
€ 8.000 – 17 %
€ 7.000 – 18 %
€ 6.000 – 19 %
€ 5.000 (en minder) - 20 %
van het toegekende subsidiebedrag.
Techniek Educatie Delft – Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft - Rabobank 1428.84.472.
pagina 3 van 6
BIJLAGE 2
Algemene voorwaarden
1. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden maken deel uit van alle subsidie overeenkomsten waar Techniek Educatie Delft
(hierna te noemen als TED) partij bij is.
2. Voorwaarden financiële bijdrage
De uitvoerende organisatie heeft TED alle informatie in de vorm van een beschrijving inclusief
begroting gegeven welke noodzakelijk is om haar aanvraag te kunnen beoordelen. Doet zich enige
wijziging in de gegeven informatie voor, dan meldt de uitvoerende organisatie dat.
De uitvoerende organisatie is verantwoordelijk voor een doeltreffende uitvoering van datgene wat
inhoudelijk en financieel in haar aanvraag beschreven werd.
3. Financiële bijdrage
Het door TED toegezegde en door haar met de uitvoerende organisatie overeengekomen bedrag
geldt als maximumbedrag. De financiële bijdrage van TED is inclusief eventueel door de uitvoerende
organisatie verschuldigde belasting.
4. Voortgangs- en eindrapportage
4.1. De uitvoerende organisatie zendt vanaf de aanvang van het tijdvak waarvoor die bijdrage werd
verleend, één of meer schriftelijke rapportage(s) over de voortgang van datgene waarvoor een
financiële bijdrage werd verstrekt. Na het einde of de voltooiing van datgene waarvoor een financiële
bijdrage werd verstrekt dan wel het einde van het genoemde tijdvak, ontvangt TED van de
uitvoerende organisatie een schriftelijke eindrapportage, bestaande uit een inhoudelijke en een
financiële rapportage.
4.2. De rapportage(s) moet(en) het voor TED mogelijk maken om de (eind)resultaten te toetsen aan
de in de beschrijving weergegeven doelstellingen, activiteiten, impact en output van de financiële
bijdrage.
4.3. Alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming van TED kan de uitvoerende organisatie
afwijken van het rapportageschema en/of de opleveringsdatum van een individuele rapportage.
5. Financiële verantwoording
5.1. Binnen drie maanden na afloop van de uitvoeringsperiode van het project waarvoor TED een
financiële bijdrage verleende brengt de uitvoerende organisatie schriftelijk verslag uit aan TED van de
totale baten en lasten in vergelijking met de begroting die toegevoegd aan de beschrijving aan TED is
verstrekt.
5.2. Wanneer de uitvoerende organisatie niet voldoet aan de financiële verantwoordingen in dit
artikel vastgelegd dan is TED gerechtigd nog verschuldigde financiële bijdrage(n) niet te betalen en/of
verleende subsidies terug te vorderen.
Techniek Educatie Delft – Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft - Rabobank 1428.84.472.
pagina 4 van 6
6. Evaluatie
6.1. Een project of programma danwel een organisatie dat/die door TED – al dan niet mede - is
gefinancierd kan worden geëvalueerd door TED. De uitvoerende organisatie verplicht zich aan de
uitvoering van dergelijke evaluatie mee te werken.
7. Gevolgen mogelijke belangenverstrengeling
Tussen leden van het toezichthoudend orgaan en de leden van het bestuur c.q. de directie van de
uitvoerende organisatie mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan, waaronder
begrepen – maar niet beperkt tot – huwelijk, geregistreerd partnerschap of ongehuwd samenwonen
en bloed- of aanverwantschap tot in de derde graad. Indien er wel sprake is van een relatie als
hiervoor bedoeld, dient de uitvoerende organisatie daarvan onmiddellijk mededeling te doen aan
TED. Het bestaan van een dergelijke relatie geeft TED het recht om de met de uitvoerende
organisatie gesloten overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen respectievelijk die
overeenkomst per direct te ontbinden zonder rechterlijke tussenkomst en verplicht de uitvoerende
organisatie om de in de overeenkomst opgenomen gevolgen van de beëindiging onmiddellijk uit te
voeren.
9. Beëindiging overeenkomst
9.1. Een overeenkomst waarin een financiële bijdrage van TED is vastgelegd treedt in werking door
ondertekening van die overeenkomst door beide partijen. De overeenkomst wordt als geëindigd
beschouwd wanneer TED het inhoudelijke en financiële eindrapport van de uitvoerende organisatie
schriftelijk heeft goedgekeurd. De evaluatie genoemd in artikel 6 blijft te allen tijde mogelijk, ook na
het geëindigd zijn van de overeenkomst waarin de financiële bijdrage van TED werd vastgelegd.
9.2. TED kan de met de uitvoerende organisatie gesloten overeenkomst met onmiddellijke ingang
beëindigen respectievelijk die overeenkomst per direct ontbinden zonder rechterlijke tussenkomst
wanneer zich voor of tijdens de looptijd van de overeenkomst één of meer van de navolgende
omstandigheden voordoet:
- de uitvoerende organisatie komt één of meer van haar uit de met TD gesloten overeenkomst en
deze algemene voorwaarden voortvloeiende verplichtingen niet na;
- bij besteding, geheel of ten dele, door de uitvoerende organisatie van de financiële bijdrage van
TED voor een ander doel dan waarvoor die financiële bijdrage was bedoeld door TED;
- wanneer de uitvoerende organisatie de activiteiten waarvoor TED haar financiële bijdrage
toezegde, geheel of ten dele, volgens de overeengekomen beschrijving niet meer wil of kan
uitvoeren;
- wanneer de omstandigheden zodanig veranderd zijn dat het doel en/of de goede naam van de
uitvoerende organisatie is aangetast;
- wanneer zes maanden na het sluiten van een overeenkomst met TED nog geen begin is gemaakt
met de besteding van de financiële bijdrage van TED;
- wanneer de uitvoerende organisatie niet tijdig voldoet aan haar inhoudelijke of financiële
rapportageplicht (dan kan TED – naar haar uitsluitende keuze – ook besluiten betalingen op te
schorten);
Techniek Educatie Delft – Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft - Rabobank 1428.84.472.
pagina 5 van 6
- wanneer de omstandigheden bij de uitvoerende organisatie anders blijken te zijn dan aan TED
bekend ten tijde dat een overeenkomst met haar gesloten werd dan wel anders zijn geworden;
- wanneer de uitvoerende organisatie failleert of surseance van betaling heeft aangevraagd dan wel
beslag wordt gelegd op de activa van de uitvoerende organisatie, tenzij dat beslag binnen vier weken
na het leggen daarvan werd opgeheven.
9.3. Beëindiging of ontbinding van een overeenkomst wordt schriftelijk meegedeeld.
Techniek Educatie Delft – Abtswoudseweg 10-12, 2627 AL Delft - Rabobank 1428.84.472.
pagina 6 van 6