Contingent Worker Code of Conduct

Gedragscode voor tijdelijke medewerkers
Inleiding
HP hanteert de strengste normen voor bedrijfsethiek en de naleving van wetten en regels. We winnen
vertrouwen door anderen met integriteit, respect en rechtvaardigheid te behandelen. We moeten deze
waarden in al onze contacten toepassen, iedere dag.
Bereik
Dit beleid is van toepassing op alle niet-werknemers die diensten verlenen aan HP in een vestiging van
HP, of die HP vertegenwoordigen jegens klanten ("tijdelijke medewerkers").
Beleid
Alle tijdelijke medewerkers moeten voldoen aan de voorwaarden die worden beschreven in deze
Gedragscode voor tijdelijke medewerkers, onder leiding van hun werkgever. Tijdelijke medewerkers
moeten daarnaast ook alle wetten, regels en voorschriften naleven die van toepassing zijn op de
vestiging van HP waar ze werken.
Alle werkgevers van tijdelijke medewerkers van HP moeten ervoor zorgen dat hun tijdelijke medewerkers
bekend zijn met, getraind zijn in en voldoen aan deze Gedragscode voor tijdelijke medewerkers, en alle
wetten, regels en voorschriften die van toepassing zijn op de vestiging van HP waar ze werken.
Ethisch en wettelijk gedrag en beleidsregels van HP
Tijdelijke werknemers worden geacht te handelen in strenge naleving van de zakelijke ethische regels
en mogen op geen enkele manier deelnemen aan frauduleuze handelingen of frauduleus gedrag.
Bovenop deze gedragscode voor tijdelijke werknemers moeten tijdelijke werknemers ook alle
beleidsregels van HP naleven die ook betrekking hebben op tijdelijke werknemers.
Gelijke kansen
Onwettige discriminatie op de werkplek is verboden. Wanneer ze voor HP werken, mogen tijdelijke
medewerkers niemand discrimineren op grond van geslacht, huidskleur, ras, etnische groepering, land
van herkomst, religie, leeftijd, burgerlijke staat, seksuele geaardheid, identiteit en uiting van geslacht,
handicap, zwangerschap, veteranenstatus, beschermde genetische informatie, politieke voorkeur of
andere wettelijk beschermde eigenschappen.
Werkomgeving
Pesterijen op de werkplek zijn verboden. Wanneer ze voor HP werken, mogen tijdelijke medewerkers zich
niet op een respectloze, vijandige, gewelddadige, intimiderende, dreigende of pestende manier gedragen.
Seksuele intimidatie kan vele vormen aannemen en geen daarvan is aanvaardbaar. Hieronder vallen alle
gedragingen jegens een werknemer door een manager of collega met betrekking tot ongewenste
seksuele toenaderingen, het vragen van seksuele diensten, het fysiek of op een computer weergeven
van seksueel expliciete posters, afbeeldingen, cartoons of tekeningen, en alle andere uitspraken of
handelingen van seksuele aard.
© 2016 HPDC LP
01-10-2016
Tijdelijke medewerkers moeten beleidsregels en procedures op het gebied van veiligheid, gezondheid en
beveiliging naleven en alle risico's op het gebied van veiligheid, gezondheid en beveiliging corrigeren of
rapporteren. Geweld op het werk wordt niet getolereerd. Onder geweld op het werk vallen het plegen van
of dreigen met lichamelijk geweld, en elk gedrag dat zo ernstig, beledigend of intimiderend is dat iemand
anders met reden angstig of ongerust wordt over zijn/haar veiligheid of de veiligheid van zijn/haar gezin of
eigendom.
Anti-corruptie
Tijdelijke medewerkers mogen geen gebruik maken van steekpenningen, smeergeld of andere corrupte
praktijken. Tijdelijke werknemers moeten alle ethische normen en toepasselijke wetten naleven in elk
land waar HP zaken doet.
Anti-corruptie: Tijdelijke medewerkers mogen geen steekpenningen, smeergeld of geschenken
aanbieden of verstrekken om opdrachten te verkrijgen of behouden of om een zakelijke beslissing te
beïnvloeden. Tijdelijke medewerkers mogen niet, direct of indirect, via werknemers of andere partijen,
geld of waardevolle goederen aanbieden, beloven of verstrekken aan vertegenwoordigers van
ondernemingen of ambtenaren, met als doel het verkrijgen of behouden van opdrachten, of het behalen
van een ander zakelijk voordeel, in welk land dan ook. De Amerikaanse wet Foreign Corrupt Practices
Act (FCPA) en de Britse wet UK Bribery Act (UKBA) verbieden iedere betaling of schenking aan
ambtenaren, politieke partijen, kandidaten bij verkiezingen met als doel het verkrijgen of behouden van
opdrachten. De UKBA verbiedt ook iedere betaling of schenking aan commerciële entiteiten met als doel
het verkrijgen of behouden van opdrachten.


De FCPA en de UKBA zijn van toepassing op de handelingen van alle werknemers van HP,
dochterondernemingen, joint-ventures, tijdelijke werknemers en agenten en vertegenwoordigers.
Kortom: anti-corruptie betekent geen aanvaarding of betaling van:
o
Alles van waarde dat wordt verschaft met het oog op het verkrijgen of behouden van
zakelijke opdrachten
o
Iedere vorm van omkoperij of smeergeld
Facilitaire betalingen: Tijdelijke medewerkers mogen niet direct of indirect facilitaire betalingen aanbieden
of verstrekken aan ambtenaren voor het uitvoeren van normale overheidsactiviteiten, tenzij ze ertoe
gedwongen worden. Er is sprake van dwang wanneer de tijdelijke medewerker lichamelijke schade of
gevangenisstraf vreest als hij/zij de betaling niet uitvoert en er geen veilig alternatief is om aan het
verzoek te voldoen. De uitzondering voor dwang is alleen van toepassing op eenmalige betalingen van
een klein bedrag. Herhaalde facilitaire betalingen of grote bedragen zijn niet toegestaan. Iedere facilitaire
betaling moet worden gemeld bij de juridische afdeling van HP binnen 24 uur na de betaling.
Mensenhandel
HP wil in zijn operaties actief deelnemen aan acties tegen mensenhandel, kinderarbeid en dwangarbeid.
Het is personeelsleden verboden mee te werken of betrokken te raken in mensenhandel waaronder,
maar niet beperkt tot het illegaal verplaatsen van mensen, mensenhandel, de seksuele uitbating van
personen en het gebruik van kinderen in dwangarbeid van welke vorm ook.
Overeenkomstig de standaard HP Gedragscode wordt van personeelsleden verwacht dat ze alle mensen
eerlijk, met respect en waardigheid behandelen. Het is personeelsleden absoluut verboden om te
voorzien in betaalde sex en om het even wat te maken heeft met de betaalde sexindustrie aan te bieden
of te aanvaarden op HP-locaties en/of terwijl zakelijke activiteiten worden uitgevoerd in opdracht van HP.
Dit omvat, maar is niet beperkt tot, zaken waarbij wordt gebruikgemaakt van middelen en bronnen van
HP (Reis- en entertainmentkaart, laptop, mobiele telefoon, bedrijfsvoertuig, enz.). Personeelsleden die op
een inbreuk worden betrapt, zullen een disciplinaire sanctie oplopen en kunnen worden uitgesloten van
contractueel werk voor HP.
© 2016 HPDC LP
01-10-2016
Relatiegeschenken en ontspanning
Tijdelijke medewerkers mogen geen zakelijke attenties (geschenken, maaltijden, diensten, ontspanning of
iets anders van enige waarde) geven of ontvangen wanneer dit een schijn van onfatsoenlijkheid of
ongepaste beïnvloeding veroorzaakt. Deze beperking geldt voor attenties gegeven aan of ontvangen van
vertegenwoordigers van HP, of zijn huidige of potentiële klanten, channel partners, leveranciers, andere
zakenpartners of concurrenten.
Vindersloon
Tijdelijke medewerkers mogen geen enkele commissie- of provisieregelingen aangaan tenzij door middel
van schriftelijke overeenkomsten met bonafide commerciële distributeurs, vertegenwoordigers, agenten
of consultants. Alle commissie- of provisieregelingen moeten op voorhand worden goedgekeurd door de
juridische afdeling van HP.
Belangenconflicten
Tijdelijke werknemers moeten in hun besluitvorming altijd het belang van HP in het achterhoofd houden
en zich baseren op de overeenkomst met hun werkgever wanneer ze zaken doen voor HP. Tijdelijke
medewerkers mogen afgezien van hun salaris bij hun werkgever geen persoonlijke winst of persoonlijk
voordeel ontvangen in verband met HP-transacties.
Tijdelijke medewerkers mogen zich niet bezighouden met:


Activiteiten die een belangenconflict met hun werkgever en/of HP zouden opleveren
Activiteiten die kunnen worden opgevat als belangenconflict met hun werkgever en/of HP
Samenwerken met derden
Derde partijen of derden zijn concurrenten van HP, externe partners, leveranciers (buiten de werkgever
van de tijdelijke medewerker) en andere partners en klanten van HP.
Tijdelijke werknemers mogen geen werk uitvoeren voor eender welke derde partij terwijl ze werken aan
een opdracht bij HP, als dit wordt beschreven of aangegeven in het contract met hun werkgever. Het
contract van HP met de leverancier moet de regels voor de relatie met eender welke andere derde partij
beschrijven (zoals externe partners, concurrenten en klanten die niet worden bepaald in het contract).
Zaken doen met familie of vrienden
Wanneer ze een opdracht voor HP uitvoeren, moeten tijdelijke medewerkers hun werkgever en HP op de
hoogte stellen van alle situaties waarin ze mogelijk zaken doen met familieleden, vrienden of anderen
met wie ze een nauwe persoonlijke relatie hebben.
Gebruik van HP-bedrijfsmiddelen
Bedrijfsmiddelen en apparatuur van HP, inclusief de computers en informatiesystemen van het bedrijf,
mogen alleen voor bedrijfsdoeleinden van HP gebruikt worden, in overeenstemming met alle beleidslijnen
en richtlijnen van HP. Tijdelijke medewerkers mogen geen enkel bedrijfsmiddel van HP onwettig
gebruiken en mogen andere personen, waaronder vrienden en familie, niet toelaten om bedrijfsmiddelen
van HP te gebruiken. Tijdelijke medewerkers moeten elk gebruik vermijden dat kan leiden tot verlies of
schade, inclusief het verspreiden van computervirussen of het ondermijnen van de IT-beveiliging van
HP. Diefstal of onrechtmatig bezit of gebruik van HP-bedrijfsmiddelen is verboden.
HP-bedrijfsmiddelen mogen niet worden gebruikt om berichten, afbeeldingen en materialen met de
volgende eigenschappen te maken, verzenden, opslaan, kopiëren of weergeven:
 Voor persoonlijk voordeel
© 2016 HPDC LP
01-10-2016



Acquisitie
Kettingbrieven
Bedreigend, pornografisch, seksueel expliciet, intimiderend, vernederend of anderszins
beledigend
HP mag, voor zover toegestaan volgens plaatselijke wetgeving, alle HP-bedrijfsmiddelen inspecteren die
worden gebruikt door tijdelijke medewerkers, waaronder HP-computers, -servers en -systemen, telefoons,
voicemail- en e-mailsystemen, bureaus, kluisjes, kasten, voertuigen en andere eigendommen van HP.
Omwille van veiligheids-, controle- en beveiligingsredenen en andere zorgen mag HP op elk moment en
zonder voorafgaande kennisgeving personen en eigendommen op bedrijfsterreinen van HP inspecteren,
voor zover de toepasselijke plaatselijke wetgeving dat toelaat.
Tijdelijke medewerkers hebben geen recht op privacy met betrekking tot berichten of bestanden die ze
maken, versturen of opslaan door middel van HP-systemen. HP bezit alle zakelijke e-mails, voicemails en
alle andere niet-persoonlijke gegevens van iedere soort die worden bewaard op of overgedragen via
apparatuur van HP. Voor zover toegestaan door de toepasselijke plaatselijke wetgeving, mag HP
dergelijke gegevens op elk moment inzien en ophalen.
Vertrouwelijkheid
Tijdelijke medewerkers worden geacht op de hoogte te zijn van en zich te houden aan alle specifieke
vertrouwelijkheidsbepalingen overeengekomen tussen hun werkgever en HP. Als er geen afzonderlijke
vertrouwelijkheidsovereenkomst bestaan, moeten tijdelijke medewerkers ervan uitgaan dat alle informatie
waar ze toegang toe krijgen bij opdrachten voor HP vertrouwelijk is. Hieronder valt informatie die HP
heeft ontvangen van leveranciers, klanten of zakenpartners. Vertrouwelijke informatie mag alleen worden
gebruikt of geopenbaard voor geldige bedrijfsdoeleinden.
Tijdelijke medewerkers moeten de beleidsregels van HP voor het gebruik van sociale media, inclusief
gebruikersforums, blogs, chatrooms en online prikborden begrijpen en opvolgen. Ze mogen nooit over
intellectueel eigendom van HP, bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie spreken via
sociale media.
Vertrouwelijke informatie van derde partijen




Voormalige werkgevers: Tijdelijke medewerkers worden geacht alle geldige beperkingen aan de
bekendmaking of het gebruik van vertrouwelijke informatie van hun huidige of voormalige
werkgevers te respecteren. Zulke informatie mag niet in tastbare of leesbare vorm worden
meegenomen naar HP-gebouwen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de
betreffende (voormalige) werkgever.
Concurrenten: Tijdelijke medewerkers mogen niet vragen om vertrouwelijke informatie over
concurrenten en deze niet accepteren, gebruiken of delen.
Andere derde partijen: Tijdelijke medewerkers mogen geen vertrouwelijke informatie van klanten,
zakenpartners of leveranciers bekendmaken, inclusief niet-openbare prijsinformatie.
Tijdelijke medewerkers mogen nooit iemand bewegen tot het schenden van een
geheimhoudingsplicht.
Documentatie
Alle documenten die ze opstellen wanneer ze voor HP werken moeten volledig en correct zijn, en moeten
worden bewaard, beschermd en opgeslagen volgens het beleid van HP. Alle betalingen namens HP
moeten goed gedocumenteerd zijn. Tijdelijke medewerkers mogen voor geen enkel doel geheime
documenten opstellen of geheime overeenkomsten afsluiten, of geheime of niet-geregistreerde HPfondsen of -bedrijfsmiddelen creëren. E-mail en andere elektronische communicatie vormen ook
bedrijfsdocumenten. Tijdelijke medewerkers moeten overdrijving, beledigingen en andere uitingen die
verkeerd opgevat kunnen worden vermijden.
© 2016 HPDC LP
01-10-2016
Parallelimport
Tijdelijke medewerkers moeten zorgvuldig te werk gaan om situaties te voorkomen die kunnen leiden tot
verboden parallelimport van HP-producten. Parallelimport is het verhandelen van producten via
onofficiële, niet-goedgekeurde of niet door HP bedoelde distributiekanalen. Tijdelijke medewerkers
moeten elk vermoeden van dergelijke parallelimport meteen rapporteren aan hun werkgever, en aan het
Ethics and Compliance Office van HP.
Overeenstemming met de wereldwijde handel
Tijdelijke werknemers moeten HP's beleidsregels en procedures betreffende wereldwijde handel
begrijpen en naleven en moeten ervoor zorgen dat de producten, diensten en technologie van HP niet
worden ingevoerd, uitgevoerd of overgedragen in schending van de toepasselijke wetten.
Handel met voorkennis
Tijdelijke medewerkers kunnen soms toegang hebben tot belangrijke niet-openbare informatie, met name
informatie over de zaken van HP die een redelijke belegger belangrijk zou vinden om te bepalen of
aandelen en/of overige financiele producten moeten worden gekocht, verkocht of behouden—en die
informatie werd niet openbaar gemaakt. Handelen in aandelen, of anderen laten handelen in aandelen,
op basis van belangrijke niet-openbare informatie, is een overtreding van de financiële wetgeving in de
VS, ongeacht de omvang van de transactie of de locatie van de handelaar, en mogelijk ook een misdrijf in
andere landen. Iedereen die deze wetgeving overtreedt, riskeert deze zware civiele en strafrechtelijke
maatregelen.
Werken in het buitenland
Wanneer een tijdelijke medewerker buiten zijn/haar woonland voor HP werkt, moet de tijdelijke
medewerker zorgen dat hij/zij de immigratiewetgeving naleeft en de juiste bevoegdheden verkrijgt
(inclusief werkvergunningen en visums) in ieder land waar hij/zij namens HP werkt of zaken doet.
Gesprekken met pers of media
Tijdelijke medewerkers mogen niet namens HP met de media spreken. Alle communicatie met beleggers,
analisten en de media over HP-zaken moet eerst worden goedgekeurd door HP Investor Relations,
Corporate Communications of de toepasselijke HP-communicatiespecialisten. Als een vertegenwoordiger
van de nieuwsmedia contact met u opneemt, verwijs deze dan direct door naar HP Public Relations:
[email protected].
Privacy
Tijdelijke medewerkers moeten het privacybeleid en de procedures voor gegevensbescherming van HP
toepassen bij het uitvoeren van opdrachten voor HP en bij het gebruik van online en offline systemen,
processen, producten en services waarbij sprake is van het gebruiken, opslaan of verzenden van
persoonlijke gegevens van klanten, zakenpartners en werknemers van HP en anderen. Persoonlijke
informatie omvat gegevens in verband met een persoon die aan de hand van die gegevens kan
geïdentificeerd of gevonden worden.
Acquisitieverbod
Tijdelijke medewerkers mogen geen HP-werknemers tijdens hun werktijd benaderen met
acquisitieverzoeken die geen verband houden met hun HP-opdracht. Tijdelijke medewerkers mogen geen
folders of ander materiaal verspreiden op HP-werkplekken, of bijdragen vragen of materiaal verspreiden
voor enige reden die geen verband houdt met hun HP-opdracht, inclusief voor goede doelen.
Medewerking met onderzoeken en audits
© 2016 HPDC LP
01-10-2016
Tijdelijke medewerkers moeten meewerken met alle interne onderzoeken en audits van HP. Ze moeten
de volledige waarheid vertellen en alle toepasselijke documenten verstrekken. Tijdelijke medewerkers
mogen geen documenten vernietigen of vervalsen. Ze mogen een intern onderzoek met niemand
bespreken, binnen noch buiten HP, tenzij ze hiervoor de toestemming krijgen van de interne
onderzoekers of ze verhoord worden door overheidsinstanties volgens de lokale wetgeving.
Bijkomende principes
Deze Gedragscode voor tijdelijke medewerkers moet worden gelezen en nagevolgd, naast de
toepasselijke gedragscode en het beleid (indien aanwezig) van de werkgever van de tijdelijke
medewerker. Verder zijn de vereisten hierboven niet uitputtend beschreven. Elk gedrag waardoor twijfel
kan ontstaan aan HP’s inzet van de hoogste normen voor bedrijfsethiek en naleving is verboden.
Tijdelijke medewerkers die vragen hebben omtrent deze Gedragscode voor tijdelijke medewerkers
moeten contact opnemen met hun werkgever, een lid van het HP management of HP’s Ethics and
Compliance Office.
Overtredingen melden
Tijdelijke medewerkers zijn verplicht om ieder vermoeden van verkeerd gedrag onmiddellijk te
rapporteren, inclusief verkeerd gedrag door werknemers, klanten, aannemers, partners en leveranciers.
Tijdelijke medewerkers moeten altijd eerlijk en in goed vertrouwen en op een respectvolle manier te werk
gaan bij het melden van problemen of bij een andere toepassing van de Gedragscode voor tijdelijke
medewerkers.
Tijdelijke medewerkers moeten verslag uitbrengen aan hun werkgever en een lid van het HPmanagement of het Ethics and Compliance Office van HP. HP accepteert geen represailles tegen iemand
die eerlijk en in goed vertrouwen zijn zorgen uit.
Men kan als volgt contact opnemen met het Ethics and Compliance Office van HP:


E-mail: [email protected]
Telefoon: Bel vanuit elk land de GuideLine—24 uur per dag. Er zijn tolken aanwezig en bellers
kunnen anoniem blijven (behalve waar anoniem rapporteren verboden wordt door de plaatselijke
wetgeving).
Vanuit de V.S. en Canada: Bel 1-800-424-2965
Van buiten de V.S. en Canada:
1. Ga naar AT&T Access Codes
2. Zoek uw land in de alfabetische lijst
3. Vorm de AT&T Direct Code
4. Bel 800-424-2965 als dat wordt gevraagd

Post:
HP Inc.
Ethics and Compliance Office
Mailstop 1560
1501 Page Mill Road
Palo Alto, CA 94304-1112
United States
Dit is een versie van HP001-04, Gedragscode voor tijdelijke medewerkers, voorbereid voor de HP-portal.
© 2016 HPDC LP
01-10-2016