kosten voor gemene rekening - Huisartsen Kring Haaglanden

Memo btw
Voorkomen btw-heffing over doorbelasting van kosten door
gebruik van ‘kosten voor gemene rekening’
1.
Inleiding
Veel huisartsen die als zelfstandig huisarts een praktijk uitoefenen maken gebruik van
dezelfde personeelsleden in hun praktijk. Voorbeelden hiervan zijn een
Praktijkondersteuner Huisartsen (POH), een secretaresse of receptioniste. In die gevallen
staat een personeelslid op de loonlijst van één van de huisartsen en worden de kosten
van dat personeelslid aan de andere huisartsen doorbelast. Als uitgangspunt is over deze
doorbelasting 19% btw verschuldigd. De huisarts aan wie deze btw in rekening wordt
gebracht kan die btw niet (of nauwelijks) terugvragen. De btw over de doorbelasting vormt
daardoor een kostenpost.
Als de doorbelasting echter op de juiste manier wordt ingericht, kan het leerstuk ‘kosten
voor gemene rekening’ worden toegepast (hierna KVGR) en blijft heffing van btw over de
doorbelasting achterwege. Essentieel daarbij is dat toepassing van het leerstuk ervan
uitgaat dat geen sprake is van dienstverlening door de ene huisarts aan de andere. Er is
slechts sprake van het verdelen van kosten waarbij beide huisartsen voordeel hebben.
2.
Voorwaarden
Uit de jurisprudentie blijkt dat aan de toepassing van het leerstuk KVGR drie voorwaarden
worden gesteld. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, blijft btw-heffing over het
doorbelasten van de kosten achterwege.
De Hoge Raad heeft de volgende cumulatieve voorwaarden gesteld:
1. De kosten worden gemaakt ten behoeve van verschillende ondernemers die in
eerste instantie door één van hen worden betaald;
2. En voor het werkelijke bedrag volgens een tevoren vaststaande verdeelsleutel
over de bedoelde ondernemers worden omgeslagen,
3. Terwijl het risico van die kosten alle betrokkenen volgens de overeengekomen
verdeelsleutel aangaat.1
1
HR 23 april 1997, nr 32.166, V-N 1997/1806
PricewaterhouseCoopers is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
(KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK
34180287) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn Algemene
Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze Algemene Voorwaarden zijn
gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op www.pwc.com/nl
In feite komt het er dus op neer dat de kostensituatie die bij de deelnemende huisartsen
ontstaat als gevolg van de doorbelasting volgens het leerstuk KVGR, gelijk is aan de
situatie waarin zij zelf de verplichtingen (zoals een dienstbetrekking met een
personeelslid) zouden zijn aangegaan.
Als partijen een overeenkomst sluiten die voldoet aan deze voorwaarden, vormt dat een
aanwijzing dat het leerstuk KVGR van toepassing is (zie voor mogelijke knelpunten
hierna). Om btw-heffing daadwerkelijk achterwege te laten is uiteraard nodig dat ook in de
praktijk conform deze voorwaarden wordt gehandeld.
3.
Knelpunten
In de praktijk past de Belastingdienst de voorwaarden van de Hoge Raad erg strikt toe en
gaat hij niet snel akkoord met het achterwege laten van btw-heffing.
De Belastingdienst stelt bij het delen van personeelskosten op basis van het leerstuk
KVGR veelal nog de volgende (aanvullende) eisen om btw-heffing achterwege te laten:
1. De betrokken personeelsleden moeten onder toezicht en leiding staan van alle
betrokken deelnemers (in casu alle huisartsen). Een expliciete, schriftelijke
instemming hiermee van de werknemer is niet verplicht, maar dit vereenvoudigt de
bewijsvoering wel.
2. De sleutel op basis waarvan de kosten worden verdeeld moet vooraf zijn
vastgelegd voor de hele looptijd van de samenwerking. Als is vastgelegd dat de
sleutel tussentijds kan worden gewijzigd, dan kan het leerstuk KVGR niet worden
toegepast en is alsnog btw verschuldigd over de doorbelasting.
3. Alle risico’s die de formele werkgever van een personeelslid draagt moeten in
geval van KVGR worden gedragen door de huisartsen. Dus ook de risico’s die
verband houden met ziekte of arbeidsongeschiktheid en ontslag moeten door alle
huisartsen worden gedragen. Ook zogenaamde ‘naijlende’ kosten en risico’s
(bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid waarvan de oorzaak ligt in de periode van
toepassing van het KVGR leerstuk en die zich openbaart in de periode na de
beëindiging van de samenwerking) moeten aan alle huisartsen worden doorbelast
volgens de vooraf vastgestelde verdeelsleutel.
4. Het is niet mogelijk btw-heffing achterwege te laten op basis van KVGR als het
personeelslid waarvan de kosten worden verdeeld, na afloop van de periode
waarin de kosten worden gedeeld in dienst treedt bij een van de andere
deelnemers (een van de andere huisartsen). Echter, als de afspraak ongewijzigd
blijft dat de deelnemers aansprakelijk blijven voor de zogenaamde ‘naijlende’
kosten/ werkgeversrisico’s die verband houden met de periode waarin de kosten
werden gedeeld, kan KVGR toch (nog) van toepassing zijn.
(2)
5. De kostenverdeelsleutel moet van toepassing zijn op de hele periode van
samenwerking. Toepassing van KVGR kan dus niet worden toegepast als de
verdeelsleutel met enige regelmaat wordt aangepast of afhankelijk is van variabele
factoren (zoals het aantal patiënten van de betrokken huisartsen).
4.
Zekerheid
Gelet op de strikte en soms verschillende uitleg van de Belastingeenheden kan helaas
niet altijd op voorhand gezegd worden of de Belastingeenheid waar u onder valt
instemt met het achterwege laten van btw-heffing met een beroep op KVGR. Om
zekerheid te krijgen dat btw-heffing achterwege kan blijven over de doorberekening
van kosten, stellen wij voor dit op voorhand af te stemmen met de Belastingdienst.
Als achteraf namelijk blijkt dat niet is voldaan aan de gestelde voorwaarden van het
leerstuk KVGR, dan is in de praktijk over het algemeen sprake van een dienst van de
ene huisarts aan de andere huisarts(en) waarover btw is verschuldigd.
Daarom is het raadzaam om in de te sluiten overeenkomst op basis van het leerstuk
KVGR een voorbehoud op te nemen. Dit voorbehoud houdt dan in dat de huisarts die
de kosten feitelijk in eerste instantie maakt, zich het recht voorbehoudt om in geval de
Belastingdienst niet instemt met het achterwege laten van btw-heffing, alsnog de
verschuldigde btw en de daarmee samenhangende kosten door te berekenen aan de
andere huisartsen.
Utrecht, 11 december 2008
Roger Bovy/Eduard Flinterman
(3)