Model plaatsingsprocedure EUR 1. Inleiding Als onderdeel van het

Model plaatsingsprocedure EUR
1. Inleiding
Als onderdeel van het reorganisatieplan wordt in het formatie plan beschreven uit welke en
hoeveel functies de nieuwe organisatie zal bestaan. Op basis daarvan wordt het
personeelsplan opgesteld. Het personeelsplan beschrijft de in relatie tot het formatieplan te
verwachten rechtspositionele gevolgen voor de individuele medewerkers.
In deze handleiding wordt aangegeven hoe bij de opstelling van het personeelsplan de
plaatsingsprocedure wordt ingericht, dat wil zeggen de koppeling van medewerkers aan de
(nieuwe) functies. Het plaatsingsproces wordt schematisch weergegeven in de bijlage
“beslisboom plaatsingen”
2. Uitgangspunten voor oud-nieuw vergelijking
In het reorganisatieproces moet tijdig en voorafgaand aan de start van het plaatsingsproces
een moment worden ingeruimd waarin (de werkzaamheden in) de oude organisatie komen
vast te staan om vervolgens aan de hand van dat vastgelegde materiaal de vergelijking met
de nieuwe functies te kunnen maken.
De eerste stap fase in het plaatsingsproces is de vergelijking van de functies in de oude en
de nieuwe organisatie, volgens het uitgangspunt “mens volgt werk”.
Voor de vergelijking wordt uitgegaan van de binnen de EUR gehanteerde UFO systematiek
voor functie indeling. De vergelijking vindt plaats op basis van de in de nieuwe organisatie
vastgestelde indeling van de functies naar activiteiten en resultaatgebieden.
3. Verifiëren gegevens voor de vergelijking oud/nieuw
Bij uitzondering komt het voor dat de door een medewerker uitgevoerde taken (wezenlijk)
anders zijn dan die uit het voor hem vastgestelde UFO profiel. Voor zover deze situatie zich
voordoet en het UFO profiel niet kan dienen voor de vergelijking van functies in de oude en
de nieuwe organisatie, zal ander schriftelijk materiaal noodzakelijk zijn.
In die gevallen wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van actuele taakomschrijvingen en/of
verslagen van de R&O-gesprekken waaruit blijkt welke dan wel de feitelijk opgedragen
werkzaamheden zijn.
Gelet op het feit dat mogelijk niet alle werkzaamheden uit een functie in enig jaar aan bod
hoeven komen kan het nodig zijn meer dan 1 jaar in ogenschouw te nemen om een goed
beeld te krijgen van de werkzaamheden. Richtlijn is om een periode van 2 jaren als
uitgangspunt te nemen. De uitkomsten van dit onderzoek worden geverifieerd bij de
betrokken medewerker.
Op basis van de aldus verkregen informatie wordt een Feitelijk Opgedragen Functie (FOF)
vastgesteld. Deze FOF wordt vertaald naar een UFO profiel. Dit UFO profiel wordt de basis
voor de vergelijking oud-nieuw.
4. Scope voor het plaatsingsproces.
Uitsluitend in het geval er sprake is van een reorganisatie waarbij meerdere
organisatieonderdelen zijn betrokken moet vooraf worden bepaald op welke basis het
plaatsingsproces wordt uitgevoerd. Daarbij kunnen zich twee situaties voordoen. Ten eerste
plaatsing vanuit de omstandigheid dat de taken binnen één organisatieonderdeel worden
overgeheveld naar een ander organisatieonderdeel of in het tweede geval het besluit de
taken binnen beide organisatieonderdelen op te heffen en onder te brengen in een geheel
nieuwe organisatie.
Indien besloten wordt om de taken binnen één organisatieonderdeel op te heffen en deels
terug te laten komen binnen een ander organisatieonderdeel dan worden de medewerkers
van het ontvangende organisatieonderdeel niet betrokken in het plaatsingsproces. In het
tweede geval worden wel alle medewerkers voor het plaatsingsproces in overweging
genomen.
Deze keuze is ook relevant voor de bepaling waar de eventuele overtolligheid van
medewerkers optreedt en/of opheffing van functies plaatsvindt. Bij overheveling van taken
dient de overtolligheid van medewerkers en de opheffing van functies te worden bepaald
binnen het organisatieonderdeel waar de taken niet langer voorkomen. De plaatsbare
medewerkers gaan in principe over naar de nieuwe organisatie. De niet plaatsbare
medewerkers blijven in principe achter in de oude organisatie
Indien de taken binnen alle organisatieonderdelen worden opgeheven dan wordt de
overtollig/opheffing van de functie bepaald binnen de nieuwe organisatie. In dit geval gaan
alle medewerkers over naar de nieuwe organisatie.
5. Uitkomsten van de oud/nieuw vergelijking
De uitkomsten van de oud/nieuw-vergelijking kunnen zijn:
a. Gelijk in kwaliteit en kwantiteit (functievolgers)
Indien functies zich in kwaliteit en kwantiteit in de oude organisatie en de nieuwe organisatie
gelijkelijk voordoen, betekent dit dat de reorganisatie geen invloed heeft gehad op de
betreffende functies. Immers de functies komen in de nieuwe organisatie ongewijzigd terug
in inhoud en in aantal, zodat iedere medewerker die in de oude organisatie op een dergelijke
functie was geplaatst, ook in de nieuwe organisatie geplaatst kan worden.
De betrokken medewerkers hebben, conform het uitgangspunt “mens volgt werk”, recht om
in de nieuwe organisatie geplaatst te worden.
Wel kan zich een situatie voordoen dat het dienstbelang het noodzakelijk maakt aan een
medewerker een andere (passende) functie op te dragen (art. 1.10 CAO-NU).
In een dergelijk geval krijgt de medewerker schriftelijk een voorgenomen besluit waarin wordt
opgenomen dat betrokkene weliswaar functievolger is, maar desondanks niet op die functie
wordt geplaatst omdat hij om een bepaalde reden in een andere passende functie wordt
geplaatst.
b. Gelijk in kwaliteit en ongelijk in kwantiteit (overtolligheid van personeel)
Indien functies qua inhoud van de werkzaamheden en qua eisen die aan de vervulling van
die werkzaamheden kunnen worden gesteld, ongewijzigd blijven maar in een minder aantal
in de nieuwe organisatie terugkeren, is er sprake van overtolligheid van personeel.
Indien overtolligheid wordt vastgesteld worden medewerkers in beginsel geplaatst op grond
van hun arbeidsverleden (anciënniteit) binnen de instelling. In principe gaat lang daarbij voor
kort.
Art. 9.9 onder c van de CAO-NU bepaalt dat van plaatsingsvolgorde kan worden afgeweken.
Indien de werkgever dit voornemens is, wordt hiervan met redenen omkleed melding
gemaakt aan het Lokaal Overleg EUROPA.
Overtollige medewerkers komen in aanmerking voor functies die door de reorganisatie
eventueel nieuw in de organisatie ontstaan. Indien plaatsing in een nieuwe functie niet
mogelijk blijkt ontstaat een ontslagdreiging en wordt de betrokken medewerker
herplaatsingskandidaat.
c. Ongelijk in kwaliteit (opheffing van de functie)
Als uit de oud/nieuw-vergelijking blijkt dat de functie in de nieuwe organisatie niet meer voor
komt dan is sprake van opheffing van de functie. De opheffing van de functie kan zich
voordoen in twee gedaanten, respectievelijk het vervallen van de werkzaamheden en het
uiteenvallen van het samenstel van werkzaamheden. In het laatste geval zijn de
werkzaamheden over meerdere nieuwe functies verspreid.
Medewerkers van wie de functie is opgeheven komen in aanmerking voor functies die
eventueel door de reorganisatie nieuw in de organisatie ontstaan. Indien plaatsing in een
nieuwe functie niet mogelijk blijkt ontstaat een ontslagdreiging en wordt de betrokken
medewerker herplaatsingskandidaat.
d. Nieuwe functies
Indien als gevolg van de reorganisatie functies worden ingesteld die in de oude organisatie
niet voorkwamen, is er sprake van nieuwe functies.
Een nieuwe functie moet indien mogelijk bezet worden door een niet direct geplaatste
medewerker.
Hierbij mag geen onderscheid worden gemaakt naar leeftijd of anciënniteit. Het enige
criterium voor de plaatsing op een nieuwe functie is ‘passendheid’. Voor het begrip
'passendheid' wordt aangesloten bij de bestaande jurisprudentie, de CAO-NU en het
sociaalbeleidskader EUR.
Een functie wordt als passend beschouwd wanneer:


de werkzaamheden naar verwachting binnen 12 maanden naar behoren kunnen
worden vervuld;
de taakomvang ten minste 80% van de oude functie is;

de waardering als uitgangspunt niet meer dan één doch in uitzonderingsgevallen
ten hoogste twee schalen verschilt met de feitelijke honorering in de oude functie.
Als de functie voor meerdere medewerkers ‘passend’ is zal de keuze worden bepaald op
grond van een samenstel van factoren, hierbij wordt onder meer rekening houden met:






de vraag of er nog andere passende en geschikte functies beschikbaar zijn voor de
medewerker;
de bekwaamheid van de medewerker;
anciënniteit;
de samenstelling van het personeelsbestand van het organisatieonderdeel (manvrouw verhouding, zorg voor evenwichtige leeftijdsopbouw, etc.);
de eventueel door de medewerkers aangegeven belangstelling;
de ambities, wensen, persoonlijke omstandigheden en ontwikkelingsmogelijkheden
van de medewerkers.
Medewerkers die niet kunnen worden geplaatst in een nieuwe functie worden met ontslag
bedreigd en krijgen de status van de herplaatsingskandidaat. De rechten en plichten van de
herplaatsingskandidaat zijn geregeld in de CAO-NU en het sociaal beleidskader EUR.
6. Vacatures
Indien na afronding van de plaatsingsprocedure binnen de nieuwe organisatie vacatures
resteren worden deze door middel van belangstellingsregistratie opengesteld voor alle
medewerkers die binnen de reorganiserende onderdelen werkzaam zijn, ongeacht de status
(vast of tijdelijk) van hun dienstverband. Na afronding van deze procedure worden eventueel
nog niet vervulde vacatures, buiten het kader van de reorganisatie vrij gegeven voor
(externe) werving.
7. Plaatsingsadviescommissie (PAC)
De beheerder die belast is met de uitvoering van de reorganisatie stelt een adviescommissie
in die wordt belast met het opstellen van een concept plaatsingsplan. De beheerder geeft
daarbij aan of de commissie haar activiteiten dient te richten op het voltallige dan wel een
deel van het bij de reorganisatie betrokken personeel. De commissie wordt zodanig
samengesteld dat wordt voldaan aan de eisen van onafhankelijkheid en deskundigheid. In
verband met de onafhankelijkheid wordt het voorzitterschap bij voorkeur vervuld door een
niet direct bij de reorganisatie betrokken persoon. Aan de commissie wordt een secretaris
toegevoegd vanuit het SSC HR & Finance.
De voorzitter neemt alle leden van de commissie gehoord hebbende een besluit ten aanzien
van het per persoon uit te brengen plaatsingsadvies. Het advies wordt per persoon
onderbouwd. Indien er binnen de commissie afwijkende meningen zijn, dan worden deze
indien het betreffende commissielid daarom verzoekt, aan het advies toegevoegd.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De leden van de commissie en de
secretaris zijn verplicht tot strikte geheimhouding van alle informatie waarvan zij in dit kader
kennis nemen.
8. Vaststellen concept personeelsplan en horen medewerkers.
De beheerder stelt, overwogen het van de PAC ontvangen plaatsingsadvies, een concept
personeelsplan op. Afwijkingen van het plaatsingsadvies worden in voorkomende gevallen
deugdelijk gemotiveerd.
Na opstelling van het concept personeelsplan ontvangt de medewerker schriftelijk bericht
over de uitkomsten van de plaatsingsprocedure in casu de daarin voor hem voorziene
individuele gevolgen.
De medewerker wordt overeenkomstig artikel 4:8 van de Algemene Wet Bestuursrecht* in
de gelegenheid gesteld bedenkingen te uiten bij het ten aanzien van hem kenbaar gemaakte
voornemen (zienswijzeprocedure). De eventueel ingebrachte bedenkingen worden
meegewogen bij de definitieve besluitvorming. Het horen van de medewerker over de
bedenkingen vindt plaats door de PAC
Na het (definitieve) advies van de PAC met betrekking tot de eventueel ingebrachte
bedenkingen, stelt de Beheerder het personeelsplan vast.
Het College van Bestuur informeert het EUROPA over het geanonimiseerde personeelsplan
en bereikt, indien noodzakelijk, overeenstemming over de inhoud van het sociaal plan en/of
een afwijkende ontslagvolgorde.
Hierna stelt het College van Bestuur het personeelsplan definitief vast.
De medewerker ontvangt het op hem van toepassing zijnde besluit van de beheerder.
*Artikel 4:8 algemene wet bestuursrecht:
1. Voordat een bestuursorgaan een beschikking geeft waartegen een belanghebbende die
de beschikking niet heeft aangevraagd naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt het
die belanghebbende in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, indien:
a. de beschikking zou steunen op gegevens over feiten en belangen die de belanghebbende
betreffen; en
b. die gegevens niet door de belanghebbende zelf ter zake zijn verstrekt.
2. Het eerste lid geldt niet indien de belanghebbende niet heeft voldaan aan een wettelijke
verplichting gegevens te verstrekken.
januari 2012