Procedure afhalen kasgeld

Procedure afhalen / terugstorten kasgeld
Versie 1.0 Augustus 2009
Kader
Deze procedure beschrijft naast de algemene regels de stappen in het proces van het ter beschikking
stellen van contant geld voor medewerkers van de Faculteit GMW.
Algemeen
- Deze procedure geldt voor iedere medewerker van de faculteit GMW inclusief bursalen.
- Er is alleen nog een centrale kas die beheerd wordt door het Administratief Centrum (AC) van
de afdeling FEZ. De kleine kas voor decentrale afdelingen is met onmiddellijke ingang
opgeheven.
- Het aanvragen van kasgeld dient zoveel mogelijk vermeden te worden. De reguliere werkwijze
is:
o De medewerker schiet het bedrag voor en dient volgens de normale procedure een
declaratie in.
o De aanschaf geschiedt op rekening en de leverancier stuurt een factuur.
o Er wordt een fiod overeenkomst opgesteld inclusief declaratie en betaling vindt plaats
via de bank. Deze werkwijze kan gelden voor gastdocenten proefpersonen.
-
-
Het minimum bedrag voor het aanvragen van kasgeld is € 50, -. Het maximum is € 1.000, euro per aanvraag.
Kasgeld kan alleen aangevraagd worden voor de volgende zaken:
o Proefpersonen experimenten (denk om een in tweevoud getekende fiod
overeenkomst bij vergoedingen > € 21,-)
o Gastsprekers / gastdocenten
o Cadeaus / borrels t.b.v. jubilea en afscheid
o Materiële aanschaffen voor congressen en conferenties en de organisatie van
afdelingsuitjes waarbij er geen andere mogelijkheden zijn dat relatief grote bedragen
contant voldaan dienen te worden.
De kas op het AC is geopend op maandag en donderdag van 9.00 tot 12.00. Buiten deze
tijden vinden er geen kastransacties plaats.
Stappen van de aanvraag
-
De medewerker vraagt het kasgeld ten minste 6 werkdagen (hoe eerder hoe beter) voor de
gewenste afhaaldatum (let op de openingstijden!) waarop hij of zij het geld nodig heeft via het
centrale emailadres [email protected]. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van het formulier
“Aanvragen Kasgeld”, waar o.a. projectcode, bedrag, coupures, uiterste datum wanneer het
geld er dient te zijn en de einddatum van de activiteit waarvoor het kasgeld bestemd is,
vermeld dienen te zijn.
-
De FEZ adviseur controleert uiterlijk de volgende werkdag de aanvraag op juistheid van de
projectcode, de hierboven genoemde algemene regels en budgetruimte. Indien nodig kan de
budgetruimte bij aanvragen op projecten bij twijfel nagevraagd worden bij de
projectadministratie binnen FEZ.
-
Wanneer de aanvraag niet akkoord is, meldt de FEZ adviseur dit inclusief de reden(en) direct
via email aan de medewerker.
-
Wanneer de aanvraag akkoord is bevonden, zet de FEZ adviseur de aanvraag binnen de
centrale emailaccount door naar de medewerkers van het AC. Dit is voor het AC het akkoord
van de FEZ adviseur om de aanvraag af te handelen.
1
-
De aanvraag wordt door de medewerker van het AC binnen 5 werkdagen afgehandeld. Als
het bedrag of de gewenste coupures niet in kas zijn, wordt een aanvraag geplaatst bij de
centrale kas van de RUG. Dit kan inhouden dat de afhandeling van de aanvraag langer duurt,
aangezien er rekening gehouden dient te worden met openingstijden en procedures van de
centrale kas.
-
Zodra duidelijk is wanneer het geld aanwezig is, laat de medewerker van het AC aan de
aanvrager via een email weten vanaf wanneer het geld afgehaald kan worden.
-
De aanvrager kan daarna het geld op maandag en donderdag van 9.00 tot 12.00 afhalen bij
het AC. De aanvrager dient zich bij de medewerker van het AC te kunnen legitimeren.
Daarnaast tekent de aanvrager voor ontvangst op hetzelfde formulier waarmee de aanvraag
gedaan is. Hierna is de aanvrager verantwoordelijk voor het geld.
-
Binnen twee weken na de op het aanvraagformulier vermelde einddatum dienen de
bewijsstukken (originele bonnen, getekende proefpersoonformulieren, bewijs van ontvangst
etc.) + eventueel resterend kasgeld door de aanvrager bij het AC afgeleverd te worden.
Negatieve kasverschillen of niet onderbouwde uitgaven dienen door de aanvrager te worden
aangezuiverd. Het aanvraagformulier wordt afgetekend en de aanvrager krijgt een
ontvangstbewijs voor het ingeleverde overschot van het aangevraagde kasgeld. Wanneer niet
aan de termijn van 14 dagen voldaan is en hierover geen email verzonden is naar
[email protected], kan in het uiterste geval tenminste de helft van het ontvangen kasgeld
ingehouden worden op het salaris van de aanvrager. Voor bursalen kan het bedrag gekort
worden op zijn of haar resterende materiële budget. Daarnaast kan de aanvrager geen nieuw
kasgeld aanvragen, zolang zijn of haar vorige aanvraag niet definitief afgehandeld is.
-
De medewerker AC zorgt er voor dat het kasgeld zo snel mogelijk maar in ieder geval in
dezelfde boekingsmaand geboekt wordt op het project. Dit zelfde geldt voor eventueel
terugontvangen geld.
2