Huishoudelijk reglement VOC - MECHELEN vzw

Huishoudelijk reglement VOC - MECHELEN vzw
Art. 1 Locatie
Het Vrijzinnig Ontmoetingscentrum, hierna het VOC genoemd, bevindt zich in de Guldenstraat 27 - 2800 Mechelen en wordt
gerund door de vzw “vrijzinnige Ontmoetingscentrum Mechelen”, hierna verder genoemd als “de exploitant”.
De infrastructuur van het VOC bestaat uit:
− Een ontmoetingsruimte met een toog en nodige tapaccommodatie, koelingen onder en achter de toog, een
glazenkast, een geluidsinstallatie met CD en radio en mogelijkheid tot connectie van max twee micro’s. Als
meubilair de nodige tafels en stoelen, een folderrek, 3 staantafels.
− Een keuken met ingebouwde kasten en werktafels, een gasfornuis, frigo/diepvries, een glazenwasser en een
gootsteen ( warm en koud water).
− Een bureel.
− Sanitair bestaande uit twee damestoiletten, twee urinoirs en één toilet voor mindervalide, alles voorzien van de
nodige wasbakken en toiletbenodigdheden.
Art. 2 doelstelling VOC
Het VOC is de Mechelse ontmoetingsplaats voor alle vrijzinnige, humanistische personen en of verenigingen.
Het VOC wordt enkel en alleen gebruikt als:
− ontmoetingscentrum, in de ruimste zin, van en voor vrijzinnigen.
− tentoonstellingsruimte.
− activiteitenlokaal van en voor de vrijzinnigen.
In principe worden noch syndicale noch politieke initiatieven aanvaard.
Art. 3 Aard van evenementen
Het gebruik van deze infrastructuur wordt bepaald door de exploitant en dient, om aanvaard te worden, aan minimaal één van
de volgende criteria te voldoen:
−
Activiteiten georganiseerd door het VOC – Mechelen vzw, vzw Vrijzinnig Mechelen en door het VOC - Mechelen
vzw erkende dochterorganisaties, hierna ook wel genoemd als “eigen organisaties”.
−
Activiteiten georganiseerd door andere Mechelse vrijzinnige groeperingen, door verenigingen met vrijzinnige,
humanistische inslag, en die aanvaard worden door de exploitant, hierna ook genoemd als “externe organisaties”.
−
Activiteiten georganiseerd door personen, effectief lid van één of meerdere Mechelse vrijzinnige groeperingen en
die aanvaard worden door de exploitant, hierna ook genoemd als “externe personen”.
De exploitant heeft steeds het recht om de locatie ter beschikking te stellen voor humane en/of sociale doelstellingen, aan
welke conditie ook, en voor zover zij de initiële doelstelling van het ontmoetingcentrum niet tegenwerken.
Bij verschillende aanvragen tot gebruik voor een zelfde periode krijgen de activiteiten georganiseerd door de “eigen
organisaties” voorrang.
De exploitant heeft het recht om, zonder verhaal van de aanvrager, een aanvraag tot gebruik te weigeren. Deze weigering zal
aan de aanvrager schriftelijk meegedeeld worden binnen de vijf werkdagen na aanvraag.
Art. 4 Criteria van gebruik
Het gebruik van het VOC wordt niet als “verhuur” van een lokaal beschouwd maar is enkel een “recht op het organiseren”
van een welbepaald evenement in een welbepaalde locatie. Dit recht is niet overdraagbaar op andere personen of
verenigingen.
De criteria van gebruik alsook de eventuele kostprijs hiervoor, worden door de exploitant opgesteld in een document
genaamd “CRITERIA VAN GEBRUIK VOC” en maken integraal deel uit van dit huishoudelijk reglement. Jaarlijks zal de
exploitant een aangepaste lijst opmaken van de gangbare kostprijzen.
Op eenvoudig verzoek krijgen geïnteresseerden dit document ter informatie.
VOC – Huish. Regl. – versie 12/08/2006
1/4
Bij een ter beschikkingstelling aan “externe verenigingen of personen”, hierna ook genoemd de “externe gebruikers”, zal
steeds een “contract van terbeschikkingstelling” opgesteld worden conform de bepalingen van dit reglement.
De terbeschikkingstelling aan “externe verenigingen of personen” is maar geldig wanneer alle voorwaarden vermeld in dit
huishoudelijk reglement en het contract zijn vervuld.
Art 5. Procedure tot gebruik
Zoals in Art. 4 vermeld bestaat het ter beschikkingstellen van het VOC als een “recht op het organiseren van een evenement”.
Hierna worden de diverse procedures tot gebruik opgesomd.
“eigen organisaties”
De “ eigen organisaties” dienen een aanvraag te richten aan de exploitant waarbij zij opgave doen van:
− Aard van initiatief, doel van de bijeenkomst.
− Algemene informatie rond de inhoud, betalend – niet betalend, open voor leden – of ook voor niet leden.
− Periode van gebruik, inclusief voorbereidingsperiode en afbouwperiode.
− Vermelding van de aangestelde verantwoordelijke.
− Specifieke wensen of noden.
Voor de “eigen organisatie” zal, per evenement, de opgegeven verantwoordelijke instaan voor:
− De goede organisatie van het event.
− De nodige schikkingen treffen - samen met een afgevaardigde van de exploitant - voor het opstellen van de beginen eindinventaris.
− De gemaakte afspraken, de opgelegde restricties toepassen of laten toepassen.
− Het bewaken van de toepassingen van dit huishoudelijk reglement.
“externe organisaties”
De “ externe organisaties” dienen een aanvraag te richten aan de exploitant waarbij zij opgave doen van:
− Aard van initiatief, doel van de bijeenkomst.
− Algemene informatie rond de inhoud, betalend – niet betalend, open voor leden – of ook voor niet leden.
− Periode van gebruik, inclusief voorbereidingsperiode en afbouwperiode.
− Vermelding van de persoon die in opdracht van de organisatie optreedt als juridisch aansprakelijke persoon alsook
als aangestelde verantwoordelijke.
− Specifieke wensen of noden.
Voor de “externe organisatie” zal, per evenement, de opgegeven juridisch aansprakelijke persoon instaan voor:
− De contractuele afhandeling van de aanvraag.
− De tijdige betalingen van waarborgen, vergoedingen en afrekening gebruiksgoederen..
− De goede organisatie van het event.
− De nodige schikkingen treffen - samen met een afgevaardigde van de exploitant - voor het opstellen van een
tegensprekelijke staat van bevinding en van de begin- en eindinventaris.
− De gemaakte afspraken, de opgelegde restricties toepassen of laten toepassen.
− Het bewaken van de toepassingen van dit huishoudelijk reglement.
“externe personen”
De “ externe personen” dienen een aanvraag te richten aan de exploitant waarbij zij opgave doen van:
− Aard van initiatief, doel van de bijeenkomst.
− Algemene informatie rond de inhoud, betalend – niet betalend, open voor leden – of ook voor niet leden.
− Periode van gebruik, inclusief voorbereidingsperiode en afbouwperiode.
− Vermelding van de persoon die optreedt als juridisch aansprakelijke persoon alsook als aangestelde
verantwoordelijke.
− Specifieke wensen of noden.
Voor de “externe personen” zal, per evenement, de opgegeven juridisch aansprakelijke persoon instaan voor:
− De contractuele afhandeling van de aanvraag.
− De tijdige betalingen van waarborgen, vergoedingen en afrekening gebruiksgoederen..
− De goede organisatie van het event.
VOC – Huish. Regl. – versie 12/08/2006
2/4
−
−
−
De nodige schikkingen treffen - samen met een afgevaardigde van de exploitant - voor het opstellen van een
tegensprekelijke staat van bevinding en van de begin- en eindinventaris.
De gemaakte afspraken, de opgelegde restricties toepassen of laten toepassen.
Het bewaken van de toepassingen van dit huishoudelijk reglement.
Elke aanvrager krijgt, na schriftelijke aanvraag gericht aan het VOC en na goedkeuring door de Raad van Bestuur, een
antwoord of hij/zij al dan niet kan beschikken over de gewenste lokalen. Bij akkoord wordt aan de “externe organisaties of
personen” tevens de condities van gebruiksrecht en de nodige beperkingen en/of restricties meegedeeld. Hierna wordt een
contract opgemaakt.
Art. 6 Opkuis - Afvalverwerking
De lokalen van het VOC worden steeds in goede staat en proper gekuist opgeleverd bij aanvang.
De externe gebruiker zal dan ook het goed in dezelfde staat en even proper gekuist opleveren bij het einde van de
gebruiksperiode. Zo nodig zal de externe gebruiker instaan voor een natte schoonmaak.
Wanneer bij de tegensprekelijke eindoplevering dit niet in orde is, zal op kosten van de externe gebruiker de nodige
schoonmaak verricht worden. Het toepasbare tarief is opgenomen in het document “criteria voor gebruik van het VOC”.
De gebruiker staat zelf in voor de verwijdering van afva,l bekomen door zijn initiatief. Dit houdt ook in dat hij alle resten
van etenswaren die hij in de ijskast opgeborgen had alsook alle lege flessen en kartonverpakkingen dient mee te nemen
Art. 7 Nutsvoorzieningen
De externe gebruiker heeft recht om gebruik te maken van de nutsvoorzieningen, zijnde stroomaansluitingen, watertoevoer en
–afvoer, gasaansluiting, telefoon, verwarming en tapinstallatie. Hiervoor wordt, conform de overeenkomst en gangbare
tarifering, een vergoeding betaald zoals vermeld in de tarieflijst.
De externe gebruiker mag op geen enkele manier aftakkingen, wijzigingen, niet gereglementeerde verbindingen maken op de
bestaande infrastructuur.
Art. 8 Geluidsversterking
De exploitant stelt aan de gebruikers van de centrale ruimte een geïntegreerde geluidsinstallatie ter beschikking. Deze
installatie dient volgens de opgegeven werkwijze gebruikt te worden. Bij eventuele schade draagt de gebruiker de objectieve
aansprakelijkheid voor deze schade, wie ook de geluidsinstallatie bediende.
Teneinde de geluidsoverlast te beperken is een discobar of het optreden van muziekgroepen niet toegelaten. De gebruiker is
zelf verantwoordelijk voor de eventuele geluidsoverlast, eventuele taksen, auteursrechten, billijke vergoedingen, van welke
aard ook, en kan hiervoor nooit de exploitant aansprakelijk maken.
De gebruiker zal het geluidsniveau zodanig aanpassen dat er noch van officiële diensten, noch van de directe omgeving
klachten kunnen komen. Bij eventuele overtredingen is enkel de gebruiker en zeer specifiek de juridisch aansprakelijke
persoon, aangesteld door de externe gebruiker, verantwoordelijk.
Art. 9 Schade – tegensprekelijke plaatsbeschrijving
Bij het begin van de terbeschikkingstelling stellen de exploitant en de externe gebruiker, vertegenwoordigd door de juridisch
aansprakelijke verantwoordelijke, een tegensprekelijke plaatsbeschrijving op.
Bij het einde van de terbeschikkingstelling wordt opnieuw een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt.
Alle schade aan het gebouw, outillering, basisinfrastructuur, alsook verdwijning van objecten, veroorzaakt tijdens de duur
van de terbeschikkingstelling, zal onmiddellijk door de externe gebruiker tegen nieuwwaarde of herstellingswaarde dienen
vergoed te worden.
De externe gebruiker draagt de objectieve aansprakelijkheid voor alle schade binnen de gebruikte ruimte, door wie dan ook
veroorzaakt.
VOC – Huish. Regl. – versie 12/08/2006
3/4
Art. 10 Verzekering
Het gebouw en zijn uitrusting zijn respectievelijk door de eigenaars, de Stad Mechelen en de exploitant verzekerd, met
afstand van verhaal ten voordele van alle externe gebruikers (organisators, bezoekers, …), het geval van kwaadwilligheid
uitgesloten en in de mate dat de belanghebbenden hun aansprakelijkheid niet hebben laten waarborgen.
De externe gebruiker verbindt er zich toe, wanneer hij zijn burgerlijke aansprakelijkheid laat verzekeren, een afschrift te
bezorgen aan de exploitant.
De gebruiker maakt zich sterk dat eventuele werknemers van hem of van ondercontractanten die prestaties uitvoeren op de
locatie verzekerd zijn tegen arbeidsongevallen. In geen geval zal de exploitant enige aansprakelijkheid kunnen dragen,
mochten deze werknemers een arbeidsongeval krijgen.
Art. 11 Vergunningen - erfdienstbaarheden - publiciteit buiten
De gebruiker moet het nodige doen om eventueel vereiste vergunningen voor zijn event te bekomen en de eventuele
desbetreffende belastingen te betalen. In het bijzonder zal hij zich houden aan de onderrichtingen opgelegd door de
exploitant, politie, brandweer, andere bevoegde overheden.
Op ieder ogenblik moet aan de vertegenwoordigers van de exploitant, en, bij hoogdringendheid aan de eigenaars, vrije
toegang verleend worden tot de ter beschikking gestelde lokalen.
Het recht op gebruik geldt enkel voor de binnenzijde van de locatie. Zonder voorafgaand akkoord van de exploitant mag op
geen enkele wijze propagandamaterialen, publicitaire artikels, of enige andere activiteit geschieden aan de ingang of
onmiddellijke omgeving van de locatie.
Art. 12 Financiële bepalingen
De externe gebruiker zal de betalingsvoorwaarden vermeld in het contract stipt volgen. Niet tijdige betaling geeft het recht
aan de exploitant om de externe gebruiker het recht op gebruik, alsook de toegang tot de locatie te weigeren, dit zonder dat er
enige vorm van schadevergoeding door de externe gebruiker, ten opzichte van de exploitant, kan geëist worden.
Art 13 Juridische bepalingen
Het geheel van contractuele verhoudingen tussen de exploitant en de externe gebruikers wordt gevormd door het
huishoudelijk reglement, het document “criteria van gebruik VOC” en de overeenkomst tot het verlenen van het recht te
organiseren.
Bij annulatie door de externe vereniging of – persoon moet de exploitant zo snel mogelijk en schriftelijk op de hoogte
gebracht worden en dit ten laatste tien dagen voorafgaand aan de activiteitsperiode. Deze annulatie geeft geen recht op het
niet nakomen van de financiële verplichtingen vanwege de gebruiker ten opzichte van de exploitant.
De exploitant kan nooit aansprakelijke gesteld worden voor het niet laten doorgaan van een evenement om reden van
overmacht, defecte apparatuur, of enig andere oorzaak waardoor een gebruiker schade lijdt.
De exploitant kan te allen tijde dit reglement aanpassen, correcties toepassen of artikels schrappen of wijzigen zonder dat een
gebruiker hiervoor een ingebrekestelling inroept. Ter titel van informatie zal in onderhavig geval de gebruiker ingelicht
worden omtrent deze veranderingen.
Bij betwistingen of visies van interpretatie van dit reglement, en de daarbij horende documenten, is enkel de visie van de
exploitant toepasbaar. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, worden de voorwaarden enkel
bepaald door de exploitant.
In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van Mechelen bevoegd.
VOC – Huish. Regl. – versie 12/08/2006
4/4