Telprocedure kwartaalafsluiting

TELPROCEDURE KWARTAALAFSLUITING
O8.M01
Datum: 08-09-2015
Versie: 3.0
Doel
Dit document beschrijft op welke wijze de kwartaaltelling dient plaats te vinden.
Relevant voor
Alle medewerkers die betrokken zijn bij de telprocedure kwartaalafsluiting.
Benodigde materialen
 Blanco tellijst
Omschrijving/werkwijze
TELPROCEDURE KWARTAAL AFSLUITING
BLANCO TELLIJST
De tellijsten worden door een medewerker van de Financele Administratie uiterlijk een
week voor de teldatum naar de praktijken gemaild. Dit betreft een blanco lijst voor het
desbetreffende kwartaal. Alleen de geleverde blanco lijst hanteren. De tellijst zal voorzien
zijn van tabbladen waarin diverse onderdelen vermeld staan, afgestemd op de verschillende
praktijken.
WAT MOET ER GETELD WORDEN:
 Verbruiksmaterialen kleingoed tandheelkunde
 Verbruiksmaterialen lab tandtechniek combinatielijst
 Mondverzorgingsproducten TePE en prothese verzorgingsproducten Cleantand,
BlueM (Dentmerk)
 Implantaten BEGO (Dentmerk) en indien aanwezig implantaten TRI en ALLE
prothetische componenten:
analogen, afdrukstiften, healing abutment, covers screw, ball attachment, matrixen
en ruiters (van allen zowel de verpakte als de gebruikte prothetische componenten)
 BEGO chirurgische kits, chirurgische Implantologie-kits van andere implantaat
merken (voorbeeld zie bijlage I)
 Hand- en hoekstukken (ultrasoon tips, tandsteen tips, koppelingen etc.)
 Disposets
 Ortho
VOORBEELD
Open en gesloten verpakkingen tellen, alleen verbruiksmaterialen dus GEEN
instrumentarium en bijvoorbeeld LED lampen, capsule schudders. Dit zijn geen
verbruiksmaterialen. Alle kamers dienen apart geteld te worden.
Artikel
nummer
26800011-05
Omschrijving
Aantal
Composiet
A2 X20ST.
1,00
Prijs per
Totaal
verpakking
32,38
32,38
Doosje composiet bevat 20 compules, indien er nog 10 compules liggen dient er het
volgende ingevuld te worden:
ONDERDEEL VAN KWALITEITSSYSTEEM DENTCONNECT
Pagina 1 van 6
TELPROCEDURE KWARTAALAFSLUITING
O8.M01
Datum: 08-09-2015
Versie: 3.0
Artikelnummer Omschrijving
Aantal
2680-0011-05
0,50
Composiet
A2 X20ST.
Prijs per
Totaal
verpakking
32,38
16,19
Doosje composiet bevat 20 compules, indien er nog 5 compules liggen dient er het volgende
ingevuld te worden:
Artikelnummer Omschrijving
Aantal
2680-0011-05
0,25
Composiet
A2 X20ST.
Prijs per
Totaal
verpakking
32,38
8,095
DE IMPLANTOKOFFER
De implantaatkoffer, indien aanwezig, dient ook voor het tellen aangevuld te zijn tot het
standaard aantal van 200 implantaten per koffer (behalve Partners in Implantologie,
Tandheelkundig Centrum Zuid Hollandse Eilanden, Implantologie Amersfoort krijgen via
Inkoop aparte instructie in aantallen).
De praktijkcoördinator moet het compleet maken van de koffer oppakken met een van
de Dentmerk medewerkers. De praktijkcoördinator is en blijft zelf verantwoordelijk
voor het verzorgen van de complete koffer met 200 implantaten op de teldatum.
LAATSTE BESTELDAG
Alle ontvangen artikelen moeten zijn opgeboekt in de voorraad. Zorg dat er op de laatste
werkdag van de maand geteld wordt als er geen activiteiten meer plaatsvinden. Tel alles op
dezelfde dag. Aan alle leveranciers, inclusief Dentmerk en TRI zal worden doorgegeven dat
er na drie dagen voor de telling t/m één dag na de telling geen bestellingen uitgeleverd
mogen worden. Het dental depot zal pas gaan uitleveren vanaf de eerste dag in het nieuwe
kwartaal na 10:00 uur.
Om te voorkomen dat kamers of kasten dubbel geteld worden of in zijn geheel niet geteld
worden dient iedere kamer, kast, lade of ruimte nadat deze is geteld te worden voorzien van
een gele sticker
INLEVEREN TELLIJST
Uiterlijk op de aangegeven datum naar een medewerker van de financiele administratie.
1. De tellijst die per mail verstuurd is naar de financiële administratie tevens per post
versturen aan de financiële administratie
2. De getekende telprocedure voor gezien en akkoord moeten ook per post verstuurd
worden t.a.v. de financiële administratie
3. De lijst waarop is aangegeven wie er tellen, wanneer er geteld wordt en laatste
werkdag moet ook aan [email protected] worden verstuurd
DentConnect Service Center
t.a.v financiële administratie
Postbus 88 4900 AB Oosterhout
LET OP: Er kan bij een of meerdere praktijken een controletelling gaan plaatsvinden
door een accountant.
ONDERDEEL VAN KWALITEITSSYSTEEM DENTCONNECT
Pagina 2 van 6
TELPROCEDURE KWARTAALAFSLUITING
O8.M01
Datum: 08-09-2015
Versie: 3.0
TEKENFORMULIER TELPROCEDURE
Iedere praktijk moet kunnen aantonen dat de personen die tellen op de hoogte zijn van de
telprocedure en hier ook naar handelen. Daarom is het van belang dat wij voor de door
DentConnect aangegeven datum dit formulier getekend retour ontvangen:
[email protected]
Hierbij verklaar ik kennis genomen te hebben van bovenstaande telprocedure en ik zal hier
naar handelen.
Praktijknaam:
Naam Medewerker
Handtekening
1
2
3
4
5
6
Datum van tellen:
Tijdstip van tellen:
Laatste werkdag kwartaal:
………………… 201.
………………… 201.
………………… 201.
ONDERDEEL VAN KWALITEITSSYSTEEM DENTCONNECT
Pagina 3 van 6
TELPROCEDURE KWARTAALAFSLUITING
O8.M01
Datum: 08-09-2015
Versie: 3.0
Bijlage I: Kits
Dentmerk
56970 Mini-/Osseo Plus-Tray
Prijs
€ 1.950
57340 S-line Tray Plus
Prijs
€ 2.450
57279 Overdenture kit nr. 2
Prijs
€ 599
ONDERDEEL VAN KWALITEITSSYSTEEM DENTCONNECT
Pagina 4 van 6
TELPROCEDURE KWARTAALAFSLUITING
O8.M01
Datum: 08-09-2015
Versie: 3.0
55826 Prothetische kit
Prijs € 407
Bredent
Bredent schroevendraaier set
ONDERDEEL VAN KWALITEITSSYSTEEM DENTCONNECT
Pagina 5 van 6
TELPROCEDURE KWARTAALAFSLUITING
O8.M01
Datum: 08-09-2015
Versie: 3.0
Bijlage II: Vragen en antwoorden kwartaaltelling Dentconnect
1. Waarom tellen wij als organisatie?
Op het moment dat je deel uitmaakt van een grotere organisatie waarbij op iedere
praktijk voorraad ligt en de totale waarde daarmee dus hoog is willen wij de exacte
voorraad en daarmee de waarde weten aan het einde van ieder kwartaal (is drie
maanden).
2. Waarom worden er in veel solopraktijken die niet aangesloten zijn bij Dentconnect
niet geteld?
Omdat de waarde aanzienlijk lager is dan het totaal van onze praktijken. Daarom heeft
het ook bijna geen invloed op de financiële stand van zaken van de onderneming.
Ondanks dat zal een praktijk buiten Dentconnect ook een waarde “hangen” aan de
voorraad.
3. Wat is het belang van een goede telling?
Door een juiste voorraadtelling kunnen wij het verbruik op een betrouwbare manier per
drie maanden (kwartaal) vaststellen. De organisatie gebruikt deze cijfers om te kijken of
een praktijk in verhouding teveel of te weinig materialen verbruikt. Deze cijfers gebruiken
wij om praktijken onderling te vergelijken.
4. Wat is het effect van een schommelende voorraad als gevolg van een verkeerde
telling?
Hierdoor is het verbruik op papier te hoog of te laag waardoor wij als organisatie niet
goed kunnen vaststellen of een praktijk verstandig omgaat met materialen
5. Waarom tellen aan het einde van het kwartaal?
Voor een organisatie als Dentconnect in zijn huidige omvang is het niet voldoende om 1
keer per jaar te tellen. Dit omdat wij dan niet tijdig kunnen bijsturen. Daarnaast moeten
wij onze resultaten 4 x per jaar rapporteren aan de aandeelhouder en banken.
6. Waarom kan de organisatie besluiten om een hertelling uit te laten voeren?
Wanneer wij op basis van de telling zien dat een praktijk een afwijkend beeld laat zien
ten opzichte van andere praktijken of eerder kwartalen dan zal dit waarschijnlijk worden
veroorzaakt door een incorrecte telling. Wij moeten als organisatie betrouwbare
verbruikscijfers hebben en daarom kan er een hertelling gevraagd worden.
7. Waarom willen wij een lage voorraad maar geen lagere voorraadwaarde ten
opzichte van het vorige kwartaal?
Wij willen als organisatie een voorraad hebben liggen waarbij de praktijken te allen tijde
hun dienstverlening kunnen waarborgen. Wel streven wij naar een stabiele
voorraadwaarde per maand en per kwartaal. Een hoge voorraadwaarde kost geld.
Doordat het nog niet is verbruikt levert het ons ook nog geen geld op. Het levert pas geld
op als de behandeling is gedaan en ook is gedeclareerd. Wij financieren dus eigenlijk
voor.
8. Waarom mag er niet geteld worden als er nog werkzaamheden/behandelingen
worden uitgevoerd in de praktijk?
Omdat anders de telling niet klopt want er worden nog artikelen uit de voorraad gehaald.
ONDERDEEL VAN KWALITEITSSYSTEEM DENTCONNECT
Pagina 6 van 6