Privacyreglement OGGZ Zuid Holland

Voorbeeld Privacyreglement OGGZ
Ontwikkeld door Zuid Holland Zuid
Paragraaf 1
Algemene Bepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder
a. de wet: De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
b. persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot individuele
natuurlijke personen
c. Verantwoordelijke: volgens art 1 sub d WBP is het directieoverleg OGGZ
aangewezen als verantwoordelijke
d. Verwerker: instelling die door het directieoverleg is belast met uitvoer en
beheer van het registratie systeem
e. Verstrekken van gegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen
van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op
gegevens die in een registratie zijn opgenomen, of die door verwerking
daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen
f. Registratie; het registratiesysteem ten behoeve van het Regionaal
Meldpunt OGGZ.
g. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft
h. Ontvanger: Degene aan wie persoonsgegevens wordt verstrekt
i. Toestemming van betrokkene: Elke vrije, specifieke en op informatie
berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat zijn
persoonsgegevens worden verwerkt.
j. College: College Bescherming Persoonsgegevens, welke tot taak heeft toe
te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de
wet.(art 51 WBP)
k. De methodiek: Samenwerking van instellingen op het gebied van
vroegsignalering en bemoeizorg in zo genaamde Lokale Zorgketens met
als doel om zorgwekkende zorgmijders te benaderen en hulpverlening aan
te bieden welke dicht bij betrokkene is georganiseerd.
l. Lokale Zorgketens: samenwerking van medewerkers van diverse
instellingen, op lokaal niveau georganiseerd, met als doel te komen tot het
vroeg signaleren van zorgelijke situaties en het inventariseren,
afstemmen en opstarten van hulp aan betrokkenen
m. Specialistische Teams: Teams van hulpverleners van diverse instellingen
welke zich gespecialiseerd hebben in de aanpak van specifieke problemen
zoals huiselijk geweld, extreme woningvervuiling etc.
Paragraaf 2:
Reikwijdte
Artikel 2:
1. Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk
geautomatiseerde
verwerkingen van persoonsgegevens van personen die zelf geen hulpvraag
hebben
geformuleerd maar waarbij wel zorg om het welzijn en de gezondheid
wordt gesignaleerd door directe omgeving of hulpverleners.
2. Het verwerken en verstrekken van gegevens heeft betrekking op het
opzetten van een gewenste of noodzakelijke hulpverlening ten behoeve de
betrokkene
3. Verwerking en verstrekking heeft slechts betrekking op informatie over het
eerste signaal en het volgen van het hulpverleningstraject.
4. Met betrekking tot inhoud van de geboden hulpverlening blijft het
privacyreglement van de hulpverlenende instelling van kracht, als ook
inzagerecht, klachtrecht etc.
Paragraaf 3:
Verantwoordelijkheid en Beheer
Artikel 3:
1. Verantwoordelijk is (volgens art 1 sub d WBP) het directieoverleg [naam].
2. Het Directieoverleg [naam] delegeert haar verantwoordelijkheid met
betrekking tot registratie van het Regionaal Meldpunt naar een nader aan
te wijzen instelling welke zal optreden als verwerker van
persoonsgegevens voortkomend uit lokale zorgketens of de specialistische
teams
3. Deelnemende instellingen zijn en blijven hun eigen verantwoordelijkheid
behouden met betrekking tot registratie van gegevens welke betrekking
hebben op de inhoud van de verdere hulpverlening binnen die instelling
Paragraaf 4:
Doel van verwerking en/of verstrekking
Artikel 4.
Doel van de verwerking en /of verstrekking van gegevens is als volgt te
omschrijven
1. Komen tot een sluitend hulpverlening aanbod aan betrokkenen welke zelf
geen hulpvraag (kunnen) formuleren maar waarbij wel sprake is van een
zorgelijke situatie op gebied van gezondheid en welzijn.
2. Verkrijgen van inzicht in lokaal voorkomende problematiek, ten einde te
komen tot aanpassing en heroverweging van beleid (zowel gemeentelijk
als op instelling niveau)
3. Zo mogelijk verkrijgen van informatie ten behoeve van epidemiologisch
onderzoek
4. de mogelijkheid ontwikkelen voor een zogenaamde cliënt volg systeem ter
voorkoming van terugval
Paragraaf 5:
Verwerking en aard van persoonsgegevens
Artikel 5
1.
Ingevolge van artikel 11 WBP zullen in de registratie van het regionaal
meldpunt, met betrekking tot de melding, slechts de volgende
persoonsgegevens worden opgenomen die betrekking hebben op de
betrokkene:

naam

adres

postcode en woonplaats

telefoonnummer
2.
3.
4.

geboortedatum

gezinssamenstelling

huisarts

betrokken hulpverleners, voor zover deze er zijn of bekend zijn
Met betrekking tot informatie over de melding zullen de volgende
gegevens worden geregistreerd

gegevens van de melder
(Naam, Adres, Woonplaats gegevens en telefoonnummer en functie)

aard van de signalen waarop de melding is gebaseerd
Met betrekking tot het te volgen of op te starten traject voor hulpverlening
wordt geregistreerd

afspraak over eerste contact (wie, wanneer, hoe)

terugkoppeling van resultaat

afspraken m.b.t. vervolghulpverlening

terugkoppeling over voortduring of afronding of doorverwijzing van
cliënt
Er zal geen registratie plaats vinden over de inhoud van de hulpverlening.
Deze dient plaats te vinden bij verantwoordelijke instelling.
Paragraaf 6:
Doorgifte van gegevens van betrokkene
Artikel 6:
1. Doorgifte van gegevens met betrekking tot melding en signalering van
zorgbehoefte dient met grote zorgvuldigheid te geschieden
2. Informatie uitwisseling vindt slechts plaats op de volgende manieren

vanuit het regionaal meldpunt naar de coördinator van een lokale
zorgketen of specialistisch team

Door de coördinator van een specifieke zorgketen of team, met als
doel afspraken te maken over het plan van aanpak

Van signaleerder in de lokale zorgketen en diens coördinator

Via de coördinator naar het regionaal meldpunt
3: Doorgifte van informatie in de ketens of teams bijvoorbeeld via notulen of
afsprakenlijst dient geheel geanonimiseerd te geschieden, Eventuele lijsten
met verklaring van een gehanteerde nummering of codering dient apart te
worden verzonden of uitgereikt en na het overleg te worden vernietigd.
Paragraaf 7:
Toegang tot gegevens
Artikel 7:
1. Gegevens van personen, opgenomen in het registratiesysteem zijn slechts
toegankelijk door hiervoor geautoriseerde bewerkers.
2. Deze geautoriseerde bewerkers worden als volgt omschreven

medewerkers belast met aanname en registratie bij de instelling die
het meldpunt in beheer heeft

aangewezen coördinatoren van de lokale zorgnetwerken
3. Indien coördinatoren niet allen werkzaam zijn binnen de instelling waar
ook het
meldpunt wordt beheerd, is de beheerder van het registratiesysteem
gehouden zorg te dragen voor een goede uitwisselingsmogelijkheid en
toegang middels beveiligde ICT mogelijkheden.
Paragraaf 8:
Toestemming en informatie van betrokkene
Artikel 8:
1. Binnen de omschreven methodiek van bemoeizorg wordt veelal gehandeld
zonder primaire toestemming van de betrokkene. Dit is inherent aan de
problematiek van betrokkene.
2. Betrokkene dient zo spoedig mogelijk te worden geïnformeerd over het feit
dat zijn gegevens zijn geregistreerd in het registratie systeem van het
regionaal meldpunt. Hierbij dient de veiligheid voor derden (melder) te
worden gewaarborgd.
3. Zo snel als de situatie dit toestaat zal schriftelijke toestemming worden
gevraagd aan betrokkene
4. In geval van “onevenredige inspanning” ter verkrijging van toestemming
zullen gegevens van melder worden toegevoegd in de registratie
Paragraaf 9:
Inzage recht
Artikel 9:
1. In gevolge van art 35 WBP heeft betrokkene recht om, met redelijke
tussenpozen, te informeren of en welke gegevens over hem/haar zijn
verwerkt
2. Het verzoek tot inzage dient schriftelijk te worden gedaan aan de
beheerder van het registratiesysteem
3. Binnen 4 weken na aanvraag dient beheerder schriftelijk te reageren op
het verzoek tot inzage
4. Beheerder van het registratiesysteem maakt de afweging of derden
geschaad kunnen worden door het inwilligen van het verzoek tot inzage
5. indien sprake is van schade aan derden kan inzagerecht worden ontzegd
6. Indien inzagerecht wordt verleend, dient betrokkene zich te identificeren
opdat de beheerder zeker is dat slechts inzage wordt verleend aan de
betrokkene.
Paragraaf 10:
Recht op correctie en verwijdering
Artikel 10
1. betrokkene heeft recht op correctie en verwijdering van zijn/haar
persoonsgegevens uit het registratie systeem van het Regionaal Meldpunt
2. Indien wijziging of correctie wordt geweigerd, dient beheerder dit met
redenen te omkleden
3. Indien gevolg wordt gegeven aan het verzoek dient beheerder betrokkene
schriftelijk te informeren over de correctie of verwijdering van gegevens
Paragraaf 11:
Klachtrecht
Artikel 11
1. Indien klacht wordt gedaan met betrekking tot registratie in het systeem
van het regionaal meldpunt dient deze te worden ingediend bij de
beheerder van het registratiesysteem
2. Indien klacht wordt gedaan met betrekking tot het functioneren van de
coördinator van een lokale zorgketen of van een specialistisch team, dient
dit te geschieden bij de instelling waarbij hij/zij werkzaam is
3. Indien klacht wordt gedaan over uitvoering van werkzaamheden door één
der leden van een zorgketen of team, dient dit te geschieden bij de
instelling waarbij hij/zj in dienst is
4. Afhandeling van klacht zal derhalve geschieden via het omschreven
klachtrecht van de instelling aan wie klacht is gedaan
Paragraaf 12
Toezicht
Artikel 12
Het College Bescherming Persoonsgegevens (art 51 ev WBP) is belast met
toezicht op de verwerking van persoonsgegevens
Dit reglement en toekomstige wijzigingen zullen ter toetsing worden voorgelegd.
[Plaats, datum]