Projectmatig werken

Workshop VIP:
Voorbereiden en
Inrichten van Projecten
1
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Agenda
1. Inleiding
o
o
inventarisatie: leerpunten/problemen/doelen
projectmatig werken/afbakening workshop/opzet
handboek
2. Inrichten project
o
o
o
overzicht Inrichten Project
activiteiten en resultaten
eindresultaat: het Plan van Aanpak
3. Voorbereiden Project
o
o
o
overzicht Voorbereiden Project
activiteiten en resultaten
eindresultaat: de projectopdracht
4. Afsluiting
o
o
2
<bestandsnaam>
resterende vragen/opmerkingen
evaluatie/verbetersuggesties
Workshop Inrichten Projecten
Inventarisatie leerpunten
3
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Inleiding: problemen bij projecten
Niet nakomen van afspraken met klanten:
• onduidelijke afspraken/opdrachten
• geen afstemming over te leveren kwaliteit
• qua planning & voortgang:
o
o
o
o
o
o
onjuiste schattingen bij het begroten
onvoldoende rek in de planning
onvoldoende inzicht in de status
moeite met bepalen optimale doorlooptijd
overschrijding van de doorlooptijd
geen leegloop kunnen plannen
• onvoldoende beschikbaarheid resources
• onjuist verwerken van change-requests
• te hoge tijdsdruk
• verschillende benadering project/lijnmanagement
4
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Kern projectmatig werken
• via herkenbare & herhaalbare stappen
• zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht,
• zodanig dat met de klant (en acceptanten)
afgesproken resultaten en kwaliteit worden geleverd,
• waarbij de uitvoering blijft binnen (de met het CMT)
overeengekomen budget en doorlooptijd
• met toereikend risicobeheer
• en dit alles op basis van commitment van alle
betrokkenen
Kortom: maken en nakomen van
afspraken, afspraken, afspraken!!!
5
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Doel workshop
• achtergrond schetsen voor de gepresenteerde
OBV-invulling van projectmanagement
• duidelijk maken welke stappen noodzakelijk
zijn voor het goed inrichten van een project en
waarom
• duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een
projectleider kan bijdragen aan de
voorbereiding van projecten in het
offerte/contract-stadium
6
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Wat is een project?
• Alles met een PIT-nummer?
• Alle activiteiten van klantvraag tot en met
oplevering en nazorg bij de klant?
• 1 PBM-fase?
• …….
Contract
Projectopdracht
Project
7
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Uitbestedingsopdracht
Context project: wat eraan vooraf gaat
MTP
Controlinfo
Programmadefinitie
Accountmanagement
IPL
Klant
Projectinrichting
8
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Controlinfo
BIP
Plateauplanning &
projectdefinitie
PgM
Controlinfo
CtM
MTP
Projectdefinitie
Opstellen offerte/
contract
Uitbest
Control- Project Controlopdracht
info
info opdracht
PjM
UbM
PvA
PvA Uitbest.
Exploitatie
Projectvoorbereiding
Rollen in/rond een project
Contractmanager
Opdracht
PvA
Rapportage
Projectleider
Projectteam/-medewerkers
9
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Decharge
Werken in Projecten
2. Inrichten
1. Voorbereiden
Plan van aanpak
bijstellen
sturing
3. Uitvoeren
4. Besturen
voortgang
5. Afronden
10
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Afbakening workshop
2. Inrichten
1. Voorbereiden
Plan van aanpak
bijstellen
sturing
3. Uitvoeren
4. Besturen
voortgang
5. Afronden
11
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Basiskennis:
Handboek Projectmanagement
12
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overzicht activiteiten
2. Inrichten
3. Opstellen
projectbegroting
Projectopdracht
4. Opstellen
(baseline)
planning
8. Regelen
(materiele)
hulpmiddelen
IN
1. Plan
inrichten
project
2. Accepteren
Projectopdracht
6. Bijwerken
RFS’s
nee
11. Vaststellen
in/externe
communicatie
5. Opstellen
kwaliteitshoofdstuk
13
Workshop Inrichten Projecten
9. Inrichten
projectdossier
10. Vaststellen
organisatie/
infoverstrekking
Retour
opdrachtgever/
contractmanager
<bestandsnaam>
7. Regelen
personele
resources
12. Samenstellen
Plan van
Aanpak
Plan
van
Aanpak
Plannen “Inrichten Project” [1]
Les 1: voordat je aan een reeks activiteiten begint,
maak je altijd eerst een PLAN
(dus plan je ook het “Inrichten van een Project”)
• Waarom:
o
o
duidelijk maken dat “Inrichten Project” tijd kost
afspreken opleverdatum PvA
• Hoe:
o
lijst met activiteiten plus globale planning
• Aandachtspunten:
o
o
14
<bestandsnaam>
afstemmen met CtMr
vastleggen aannames/(basis)gegevens
Workshop Inrichten Projecten
Accepteren Projectopdracht [2]
Ik zeg niet zomaar ja tegen een project,
maar kijk eerst of alle condities aanwezig zijn
om succesvol het afgesproken resultaat
te kunnen neerzetten
• Waarom:
o
om jezelf, je team èn de CtMr/CtE te behoeden voor
problemen of een mislukking
• Hoe:
o
beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen
• Aandachtspunten:
o
o
15
<bestandsnaam>
eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet,
correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden?
Teruggeven opdracht mag èn moet (ook later nog)!
Workshop Inrichten Projecten
Begroten en Plannen [3,4]
Da’s PMW
Da’s veel te moeilijk
Dat hoeft voor mij niet
Ik wil wel gewoon weten:
•wat er moet gebeuren
•wanneer dat moet beginnen
•wie dat moet doen
•hoeveel dat mag kosten
•wanneer dat klaar moet zijn.
Oh, is dat nou
plannen en
begroten?
16
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Begroten en plannen [3,4]
Opdracht
Gebruik
normen
Begroten
Bijstellen normen
Begroting
Plannen
Evaluatie
Bijstellen
planning
Planning
Uitvoeren
activiteiten
17
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Normen
Tijdverantwoording
Evalueren
Stand
opname
Stand
Opnemen
Begroten [3]
Ik wil eerst weten:
• wat moet ik allemaal gaan opleveren
•welke activiteiten zijn daarvoor nodig
•welke capaciteit is daarvoor nodig
En daarbij luister ik
naar ervaringen van anderen:
•collega-projectleiders
•kostenbeheerders
•projectmedewerkers
•offerte-opsteller
•contractmanager
18
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Begrotingsstappen [3]
Ingangsdocumenten
Kostenbeheerder
FPA Begr.
[ Afstemmen]
Projectleider
Act. Begr.
Begrotingsverhoudingen
begroting
Risico-opslag
Definitieve begroting
Voorwaarden/aannamen
19
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Contractmanager
Opstellen planning [4]
Nu ken ik mijn activiteiten, resources
en de gewenste doorlooptijd:
hoogste tijd voor een PLAN(ning)
Plan
….en dat doen we
bij voorkeur
met PMW,
dat biedt mij
nu èn straks
voordelen!
Welke dan?
20
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
PMW
Oefening: Voor/Nadelen PMW [4]
• Wat zijn de praktische bezwaren tegen
PMW in jullie projecten?
• Wat zijn de voordelen:
bij het inrichten van het project?
o bij het besturen van het project?
o
21
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen [4]:
Relaties tussen activiteiten (CPM)
Pas de PMW-template aan,
zodat je project zichtbaar wordt,
en leg afhankelijkheden vast
22
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen [4]:
Uitzetten in de tijd
Pas op met
Autoschedule,
als je PMW niet
goed beheerst
23
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Plannen [4]:
Views in PMW
Begroten
Plannen
Standopname
Tracking/
Rapportage
24
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Opstellen Hoofdstuk 4:
Kwaliteit [5]
Voordat ik straks het projectresultaat
kan goedkeuren, gaan we eerst de ‘Q’ plannen:
•de eisen beoordelen en vastleggen
•vastleggen of en hoe we gaan toetsen
•vastleggen wat en hoe we gaan testen
•nadenken of we nog extra Q-maatregelen
willen toepassen
PvA
4. Kwaliteit
4.1 Beoordeling
opdracht
4.2 Toetsen
4.3 Testen
4.4 Overige
25
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
“Toetsparagraaf” [5]
• Waarom:
o
Hier geef ik aan:
•voor welk product
•welke toetsmaatregel
• op welk moment
• en wie daarbij is betrokken
om zo vroeg mogelijk “fouten” te vinden
in de (tussen)producten
• Hoe:
o
invullen tabel (zie oefening)
• Aandachtspunten:
o
o
o
26
<bestandsnaam>
rol Q-coördinator
onderscheid in toetsmaatregelen (wat
wanneer toepassen; in welke mate)
benodigde hoeveelheid tijd
Workshop Inrichten Projecten
Oefening: Toetsmaatregelen [5]
• Welke toetsmaatregelen zijn er?
• Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er
betrokken zijn en wie verantwoordelijk is.
• Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich
verhouden tot de (klant- en acceptant-)
requirements
27
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Oefening: Toetsmaatregelen [5]
• In te vullen tabel in hfst. 4.2:
Product / dienst /
communicatie
28
<bestandsnaam>
Status /
moment
Workshop Inrichten Projecten
Toetsmaatregel
Deelnemers
Verantwoordelijk
persoon
Testparagraaf [5]
Ook voor het testen moet ik
een paragraaf invullen in het PvA:
•welke activiteiten voor testen
(voorbereiden èn uitvoeren)
•wie doet het
•wie is verantwoordelijk
•wanneer gebeurt wat
• Waarom:
o
o
om te voorkomen dat testen
een sluitpost wordt, moet
dit tijdig worden gepland en
goed voorbereid
bovendien moet je vroeg
beginnen met testen, zodat
je al vroeg fouten vindt en
kunt herstellen
Is dit nou
Testvisie?
29
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Testparagraaf: Hoe? [5]
• Hoe:
o
o
hangt af van fase/scope van project
sta je aan begin: vooral plannen hoe, wanneer, wie
de volgende producten oplevert:
• testaanpak
• mastertestplan
o
zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden
wanneer welke concrete testactiviteiten moeten
worden voorbereid en uitgevoerd
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
30
<bestandsnaam>
testen is circa 50% van projectbudget!
plan testen tijdig; bijstellen kan altijd nog!
gebruik Handboek Kwaliteit in Projecten
gebruik ECT voor ondersteuning/kengetallen e.d.
Workshop Inrichten Projecten
Overige Q-maatregelen [5]
• Aandachtspunten:
o
afspraken met Q-borger:
•
•
•
•
•
o
rapportages
informatieuitwisseling
monitoring
audits
assessments
vastleggen verantwoordelijkheden/
rolafbakening
Nog meer Q?
Overdrijven ze
niet een beetje?
31
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Bijwerken Risico Fact Sheets [6]
• Aandachtspunten:
Risico’s? o
Die zijn er nieto
in mijn project!
o
o
bouw voort op de eerder gemaakte risico analyses
kijk niet alleen naar procesrisico’s, maar ook naar
productrisico’s
signaleren van een risico betekent niet dat dit ook
werkelijkheid wordt; het betekent alleen dat je alert
bent op mogelijke verstorende of belemmerende
factoren en vooraf nadenkt over wat je daar aan
kunt doen
risico’s analyseren & managen
Wie is hier
doe je gedurende het hele project
nou ‘t risico?
32
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
voorbeeld RFS [6]
Risico 2
Beschrijving
Tijdstip
Schade bij optreden
Kans van optreden
33
<bestandsnaam>
Deadlines worden niet gehaald door hoeveelheid werk in de beschikbare tijd
Doorlopend
Uitloop in tijd, geld.
Groot
Preventieve maatregelen
Nr Door wie
Beschrijving
Kosten
1
Team
Nihil
Actie
uiterlijk
Doorlopend
2
Team
Nihil
Doorlopend
3
Team
Zelfdiscipline, nakomen afspraken, korte
communicatielijnen en lol in het werk houden.
Werkdocumenten op de gemeenschappelijke directory
houden en n iet in privé directories.
Kwaliteitsbeheersingsmaatregelen nauwgezet plannen
en uitvoeren.
Onderdeel Doorlopend
plan
Correctieve maatregelen
Nr Door wie
Beschrijving
Kosten
1
Nnb
Projectleider
Workshop Inrichten Projecten
Herplannen (uitloop). Meer resources is geen optie ivm
complexiteit en sterke afhankelijkheid tussen de op te
leveren producten.
Actie
uiterlijk
Nnb
Regelen personele resources [7]
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
o
nu zet je de papieren capaciteit om in èchte
mensen met specifieke mogelijkheden, wensen,
eigenschappen en beperkingen:
pas je begroting en planning daarop aan
houd een intake
durf ook nee te zeggen tegen mensen
claim extra middelen of doorlooptijd als minder
geschikte mensen instromen
besteed aandacht aan:
• opleiding
• training
• coaching
o
34
<bestandsnaam>
en de doorbelasting daarvan!
Workshop Inrichten Projecten
Het blijven de
mensen
die het doen
Relatie met HAP [7]
Informatieplanning
Programmabeschrijving
HAP
Aanvraag
Programmamanagement
Advies Aanvraag
Advies
Offerte
Contract
Advies aanvraag
Contractmanagement
PjM
35
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
UbM
Budgetafspraak FTE
Voorlopige
reservering skills
Reservering
skills
Toewijzing
skills
Advies
Inzetplanning
Allocatie
mdw op naam
Relatie met opleidingen [7]
• PL gaat samen met HAP na of in te zetten
medewerkers voldoende kennis in huis hebben
• Zo nee: opleidingsplan/-afspraken maken +
risico vastleggen op RFS
• Geldt ook voor externen
• Houdt ook rekening met benodigde Upgrade/CMMkennis
• Vastleggen in tabel in PvA (Par 6.2):
Opleiding
[...]
[...]
36
<bestandsnaam>
Personen
[…]
[…]
Workshop Inrichten Projecten
Periode
[...]
[...]
Verzorgd door
[…]
[…]
Uren t.l.v.
[...]
[...]
Betaald door
[…]
[…]
Regelen (materiële) hulpmiddelen [8]
Dit is het echte regelwerk:
al die kleine vervelende dingen,
waarvoor je eindeloos aanvragen moet indienen,
met van die formulieren in 10-voud,
waar je steeds achteraan moet jagen
om een reactie te krijgen!
Of gaat dat nu ook verBETERen?
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
37
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
ken de procedures!
maak gebruik van checklisten
regel dit ook snel voor latere instromers
…….
Oefening:
Wat valt er allemaal te regelen?
• Maak een checklist van te regelen zaken
(3 min)
• Wissel bevindingen uit (3 min)
• Tel het aantal gevonden regelzaken
38
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Inrichten Projectdossier [9]
Nee hoor,
ik vind altijd alles terug,
maar …..
even niet vandaag!
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
o
39
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
projecten leiden = informatie beheersen
= dingen kunnen aantonen
= zaken kunnen terugvinden
= zaken voor elke bevoegde
toegankelijk hebben
= overzicht creëren, hebben en houden
Oefening:
onderdelen projectdossier [9]
• maak een index voor je eigen projectdossier (3
min)
• wissel ervaringen uit met elkaar (2 min)
• welke verschillen hebben jullie onderling?
40
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Vaststellen projectorganisatie en wijze
informatieverstrekking [10]
• Wat moet er worden georganiseerd?
o
o
o
• Valt hier ook het regelen van
informatiestromen onder? Zo ja, welke?
o
o
o
• Wat houdt projectgebonden
SCM in?
41
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Hè Hè,
eindelijk wordt er hier
iets georganiseerd
Organigram [10]
Klant
CtM
AcM
PgM
IPL
PjM
= proces
= organisatiewijze
Projectteam
ontwerpteam
bouwteam
test-team
Q-borging
inv.-team
project
42
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overlegstructuren [10]
• Welke overlegstructuren gebruiken jullie in
projecten?
• Welke spel- en gedragsregels hanteren jullie
daarbij?
43
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Overlegstructuren [10]
De officiële:
PBG
Accountmanagement
Klant
Informatieplanning
CAB(1)
CAB(2)
Programmamanagement
CtMT
Contractmanagement
Intern CtMT
Realisatie
Exploitatie
44
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Invoerings
overleg
(Software) Configuration Management
MTP
Overlegstructuren [10]
De projectspecifieke:
CtM
PjM
Projectteam
ontwerpteam
bouwteam
testteam
Q-borger
inv.team
project
45
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Interne SCM [11]
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
o
46
<bestandsnaam>
Invullen rol SCM-coördinator
gebruik Sjabloon Plan van Aanpak als checklist
registreren Change Requests/problemen
opslag (tussen)producten
hanteer 10 bouwstenen voor SCM!
Workshop Inrichten Projecten
Vaststellen in/externe communicatie [11]
Communicatieplan
• omgevingsanalyse
• informatieanalyse:
•wie moet
•waarom
•wat
•wanneer weten
•in welke vorm
•en frequentie
47
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
CtMr
Ha, alweer
een nieuwsbrief!
The Final Touch:
samenstellen Plan van Aanpak [12]
[2]
[5]
[7]
[10]
[8]
[11]
[6]
[4]
Plan
van
Aanpak
[9]
[3]
Zijn we nu klaar of begint het nu pas?
48
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Of is er nog iets nodig?
Ja: de review van het PvA!
En wel door:
• projectteam
• Q-borger
• klant(vertegenwoordiger)
• overige externe betrokkenen
Conform Par. 4.2 PvA!!!
49
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Voorbereiden Project
CtM
Offerte
[1]
[2]
[4]
Voortgang
[5]
Afronden
[6]
[3]
Project
50
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Voorbereiden project:
Overzicht activiteiten
Begroting
tbv
offerte
Plannen
Voorbereiden
project
Planning
tbv
offerte
Formuleren
projectopdracht
Intake
requirements
Risicoanalyse
Denk om
het juiste
detailniveau
51
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten
Formuleren Projectopdracht [6]
Dit is eigenlijk mijn taak als CtMr,
maar ik laat me graag bijstaan
door de (beoogd) projectleider,
met al zijn kennis en ervaring
• Aandachtspunten:
o
o
o
o
o
52
<bestandsnaam>
free format document
contract als basis
bevat alle relevante info voor start
projectinrichting
incl. klant requirements (document)
bijlagen zijn essentieel
Workshop Inrichten Projecten
Zonder opdracht
geen project!
Samenvatting
• Doel werken in projecten:
AFSPRAKEN NAKOMEN!
• Voorbereiden project:
o
o
o
o
als ondersteuning CtM-team
detailniveau aangepast aan behoefte in offerte
bij voorkeur zelfde methodiek voor
begroten/plannen offerte en project
zonder opdracht geen project!
• Inrichten project
o
o
o
53
<bestandsnaam>
eerst stapsgewijs/itererend voorbereiden
dan pas sjabloon PvA invullen
sjabloon is wel checklist bij inrichting
Workshop Inrichten Projecten
Afsluiting
• Toets op leerpunten/doel workshop
• Vragen / opmerkingen
o
verschillen met de oude werkwijze?
• Suggesties
• Evaluatieformulier
54
<bestandsnaam>
Workshop Inrichten Projecten