opleidingsadvies

SMART
BINDEN & BOEIEN
Algemene opmerkingen:
 Het begeleidend schrijven bij het concept advies ontbreekt. Misschien hebben
jullie dat wel aan de opdrachtgever gestuurd, maar ik heb het niet en kan er
dus ook geen feedback op geven.
 Jullie laten goed zien dat je de problematiek van Alltech begrijpt
 Het is een resultaatgericht geschreven stuk, gericht op de vraag van de
opdrachtgever.
 Neem in je definitieve advies ook onderdelen als implementatie, organisatie,
rolverdelingen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en een gedetailleerd
kostenplaatje, etc op.
 De rest van de opmerkingen staat in het document op de plek waar het van
toepassing is.
Groeten
Petra
opleidings – adviesbureau SMART
Inleiding
Doelstelling
Lopende thema’s binnen Altec
Probleemstelling
Doelstelling
Pilotomgeving
Randvoorwaarden
Het Advies
Stappen
Inventarisatie
Uitzetten loopbaanpaden
Voortraject voor managers / medewerkers
Persoonlijk ontwikkelplan
Ontwikkeltrajecten en loopbaanpaden (programma’s)
Communicatieplan
3
4
4
4
4
4
4
5
5
6
7
8
9
9
10
Subsidiemogelijkheden
11
Kosten van het traject
12
2
opleidings – adviesbureau SMART
Inleiding
Altech is een internationale organisatie dat verschillende specifieke technische diensten levert binnen
vooral de olie, gas en chemische industrie. In deze specifieke technieken is All Tech BV marktleider
zowel nationaal en internationaal. De van oorsprong Nederlandse organisatie bestaat al ruim 180 jaar.
Altech is volop in ontwikkeling. Het centrale thema van nu is vooral gericht op het binden en boeien
van medewerkers. U wilt een aantrekkelijke werkgever zijn voor zowel de huidige als toekomstige
medewerker en dit ook uitstralen. Belangrijke waarden zoals ontwikkeling en ontplooiing, goede
arbeidsvoorwaarden en goede communicatie zullen de revue passeren. Uiteraard hebben wij getracht
om dit concept advies al zo dicht mogelijk bij uw strategische doelen aan te laten sluiten. Het is onze
wens om dit advies in gesprek met u nog beter op de wensen en behoefen van uw organisatie af te
stemmen.
3
opleidings – adviesbureau SMART
Doelstelling
Dit concept advies is gebaseerd op informatie verkregen uit uw RFP en informatie uit een eerste
onderzoek naar uw organisatie (en de branche).
De probleemstelling, waaruit de doelstelling voort vloeit, heeft betrekking op lopende thema’s binnen
Altech.
Op basis van onderstaande gegevens zijn wij gekomen tot het concept advies wat beschreven staat in
hoofdstuk 2 .
Lopende thema’s binnen Altech
1. Optimaliseren van werkprocessen (effectiviteit/efficiency van mensen/middelen vergroten)
2. Kennismanagement inrichten (kennis vernieuwen, delen en vastleggen)
3. In- en doorstroombeleid stroomlijnen (uitstroom beperken door binden en boeien)
Met als doel verwachte uitstroom als gevolg van leeftijdsopbouw en natuurlijke uitstroom
voorblijven.
Probleemstelling
De probleemstelling heeft betrekking op het invullen van bepaalde vacatures en het functioneren van
de medewerkers op MBO 4 niveau.
Deze medewerkers vormen de ruggengraat van de onderneming, maar stromen onvoldoende door
naar de functie van teamleider, senior en projectleider. Dit leidt tot frustratie bij medewerkers en
leidinggevende.
Er zijn wel voldoende medewerkers met ambities voor deze functies, maar zij bezitten nog niet de
vereiste vaardigheden (vooral sociale en communicatieve vaardigheden zijn onvoldoende ontwikkeld)
Operationeel managers (middenkader) nemen weinig tot geen tijd om hun eigen mensen te
beoordelen en loopbaanvragen komen nog helemaal niet ter sprake
Doelstelling
Lever een advies voor het binden, boeien en ontwikkelen van medewerkers op MBO-niveau.
daarbij recht aan de doelstellingen en waar mogelijk aan de thema’s binnen Altech.
Doe
Pilotomgeving
De business unit Materiaalkunde. 199 medewerkers met MBO-niveau.
Materiaalkunde kent 1 directeur (buiten beschouwing laten), 5 managers en 20 teamleiders.
Advies randvoorwaarden
4
opleidings – adviesbureau SMART
-
Het programma moet een visitekaartje van de arbeidsmarkt zijn
Er moet duidelijk zichtbaar zijn dan All Tech BV het belangrijk vind om de loopbaan van de
medewerkers vorm te geven en uit te voeren.
Het programma moet zo ingericht zijn dat de medewerkers leren zich te ontwikkelen en dat zij
daarbij gestimuleerd worden door hun leidinggevenden.
Aandacht voor het management voor, binnen en na het opleidingstraject.
Advies moet subsidiemogelijkheden aangeven
Advies moet een voorstel tot uitvoering van het programma geven waarbij er een verdeling is
gemaakt inzake wie welk gedeelte uitvoert(All Tech en/of wij).
kwaliteit (aanbod sluit aan bij de vraag)
Goede prijs (budget nog niet vast gesteld
Opschaalbaarheid naar de rest van de organisatie
Het Advies
All Tech BV wil zijn medewerkers ontwikkelen en daarbij een aantrekkelijke werkgever zijn voor zowel
de huidige als toekomstige medewerkers. Om dit te realiseren adviseren wij een geleidelijke
verandering naar een lerende organisatie te maken. Het zal een langetermijnproces zijn.
In dit concept advies, wat opgebouwd is uit een aantal stappen,
treft u adviezen aan met betrekking tot:
-
Inventarisatie binnen de organisatie
Een organisatievoorstel m.b.t. loopbaanpaden
Voortraject medewerkers en managers
Persoonlijk ontwikkelplan
-
een communicatieplan
de subsidiemogelijkheden
5
opleidings – adviesbureau SMART
Inventarisatie
Om te komen tot een op maat geschreven advies is het noodzakelijk inzichtelijk te krijgen wat het
huidige niveau is van de medewerkers, leidinggevende en managers en wat de personeelsbehoefte is
in de organisatie.
Om hierin inzage te krijgen adviseren wij de volgende twee modellen.
HP3P Model
Met dit model kan inzichtelijk worden gemaakt op welke niveau het huidige personeel zich begeeft en
wat de groeimogelijkheden zijn. Daarna kunnen concrete loopbaanpaden vormgegeven worden.
Wij adviseren het HR3P model te gebruiken om schematisch deze noodzakelijke gegevens te
verzamelen. Dit model geeft inzicht in de mate waarin werknemers presteren en het potentieel dat zij
hebben om door te groeien.
Vooral wanneer na het doorlopen van de pilot het opleidingstraject organisatiebreed ingezet gaat
worden heeft dit model ook in het kader van personeelsplanning een duidelijke meerwaarde.
Het HR3P is niet arbeidsintensief en is vrij eenvoudig in te voeren.
Delphi model
Ook moet de organisatie een helder beeld krijgen wanneer zij welke mensen op bepaalde functies
nodig hebben. De Delphi methode is een effectieve methode om een helder beeld van de
personeelsbehoefte van de organisatie te krijgen. Bij de methode worden de meningen van managers
gebundeld over voorspellingen van de toekomstige personeelsbehoefte.
Resultaat
 Niveau en groeipotentie van het personeel is in kaart gebracht
 Er is een indicatie van de hoeveelheid mensen die opgeleid kunnen, willen en moeten worden
6
opleidings – adviesbureau SMART
Uitzetten loopbaanpaden
Het opstellen van loopbaanpaden per functiegroep is een instrument om inzichtelijk te maken wat de
mogelijkheden zijn per functiegroep. Zij geven een goed overzicht van de ontwikkelmogelijkheden per
functie als richtlijn. Het geeft een basis om tijdens de aanwezige R&O cyclus in de organisatie met de
medewerker in gesprek te gaan. Daarnaast is het zowel voor de medewerkers die langdurige in de
organisatie aanwezig zijn als de nieuwe medewerkers inzichtelijk wat zijn positie nu is in de
organisatie en op welke wijze zij zich kunnen ontwikkelen.
De loopbaanpaden kunnen toegepast worden bij zowel de instroom, de doorstroom als de uitstroom
van medewerkers. Al tijdens werving en selectietrajecten kan hier rekening mee worden gehouden.
Er kan gericht gewerkt worden aan personeelsplanning en een plan om een functie die ontstaat in te
vullen door interne of externe medewerkers. Op lange termijn kunnen de doorstroom en promotie
mogelijkheden van de medewerkers worden ingeschat.
Resultaat
 Medewerkers worden gestimuleerd na te denken over eigen ontwikkeling.
 Managers hebben een instrument waarmee zij hun medewerkers ontwikkeling kunnen volgen,
sturen en plannen.
7
opleidings – adviesbureau SMART
Voortraject voor managers en medewerkers
Voortraject leidinggevenden / managers
Ten aanzien van de leidinggevenden en managers hebben wij drie adviezen om hen ‘klaar te stomen’
om dit project mede vorm te geven. Zij zullen hun medewerkers mee moeten krijgen en de kar gaan
trekken. Tenslotte valt of staat elk project met het feit of het wel door de hele organisatie wordt
gedragen.
1. Een trainingsdag/ opfriscursus voor leidinggevenden organiseren. Deze dag heeft vooral als
doel de reeds aanwezige kennis en vaardigheden op te frissen en het inzicht in het nut en de
noodzaak van een goed uitgevoerde r&o cyclus te vergroten.
De volgende onderwerpen komen aan bod:
 Het opfrissen van de kennis en vaardigheden t.a.v. het uitvoeren van de r&o cyclus.
 Het meer bewust worden van het nut en de noodzaak van een goed uitgevoerde r&o cyclus.
 Uitleg over het nieuwe beloningssysteem (gebaseerd op de doorgroei en ontwikkeling van
medewerkers) waarmee het uitvoeren van de r&o cyclus gestimuleerd wordt.
8
opleidings – adviesbureau SMART
Aan de trainingsdag worden praktijkopdrachten gekoppeld. Leidinggevenden gaan oefenen
met het voeren van de gesprekken en krijgen hierin ondersteuning wanneer hieraan behoefte
is.
2. Een gerichte eendaagse training voor managers in de toepassing van het persoonlijk
ontwikkelingsplan (POP) van de medewerkers
3. Een training Situationeel leiderschap. Hiervan is het voornaamste uitgangspunt is dat de
leidinggevende zich vooral dient te focusseren op de ontwikkeling van de medewerker tot een
vaardige en gemotiveerde zelfstandige professional (welk vak die medewerker ook uitoefent!).
Afhankelijk van de ontwikkelingsfase van de medewerker (van de ‘oude rot in het vak’ tot de
jonge professional) past de leidinggevende zijn gedrag aan omdat de behoefte van de
medewerker in zijn groei naar zelfstandigheid steeds verandert. Het is erg belangrijk daarbij
op te merken dat eenzelfde medewerker voor zijn verschillende taken ook in een verschillend
ontwikkelingsniveau kan zitten. De effectieve leidinggevende past bij eenzelfde medewerker
dus ook verschillende leiderschapsstijlen toe, aangepast aan de individuele medewerker.
Resultaat:
 Er wordt gewerkt volgens het R&O protocol
 Per medewerker ontstaat een individueel ontwikkelplan
 Er ontstaat een lerende omgeving, waarin leren normaal en geaccepteerd is
 er wordt effectiever leiding gegeven wat resulteert in effectiever en efficiënter werken, maar
ook een betere arbeidsmotivatie
Voortraject medewerkers
Ten aanzien van de medewerkers adviseren wij een workshop “nut en noodzaak van een persoonlijk
ontwikkelplan (POP).
Resultaat:
 Er wordt gewerkt volgens het R&O protocol
 Medewerker zijn in staat een individueel ontwikkelplan samen te stellen\
 Medewerkers zijn bewust bezig met hun toekomst
Persoonlijk Ontwikkelplan
Het persoonlijk ontwikkelingsplan is een instrument die de medewerker helpt om zijn eigen ambitie en
wensen in kaart te brengen. Hierbij wordt de huidige positie en gewenste positie in kaart te gebracht.
Met het persoonlijk ontwikkelingsplan kan de manager samen met de medewerker zijn ontwikkeling
gericht sturen. Wij willen u graag helpen bij het maken en het hanteren van het instrument.
Resultaat
 De medewerker denkt na over zijn ontwikkeling en wensen na.
 De manager krijgt inzicht in de ontwikkeling van de medewerker.
 De manager en de medewerker hebben een instrument om met elkaar in gesprek te komen
betreffende het onderwerp ontwikkeling.
programma’s ten behoeve van ontwikkeltrajecten / loopbaanpaden
opleiding & training
9
opleidings – adviesbureau SMART
coaching
speciale en/of gezamenlijke opdrachten
jobrotation
Het communicatieplan
Veranderen is mensenwerk. Het is daarom belangrijk om zoveel als mogelijk ‘iedereen’ zo persoonlijk
mogelijk te betrekken bij het verbetertraject. Een belangrijk – maar vaak ook onderschat - aspect
daarbij is communicatie. Vandaar dat het zinvol is een communicatie(actie)plan op te stellen bij de
start van het verbetertraject. Wij adviseren een communicatieplan voor het verbetertraject op te
stellen. Door de verschillende stappen te doorlopen en de verschillende onderdelen kort te
beschrijven, wordt het communicatieproces inzichtelijker. Het plan geeft inzicht in de aspecten die van
belang zijn bij communiceren.
Voortkomend uit het communicatieplan zouden wij u onder andere de volgende voorlichtingsmiddelen
willen adviseren tijdens het traject:
 Kick-off (Een bijeenkomst , liefs door een lid uit het managementteam, voor alle medewerkers
waar uitleg gegeven wordt over de nieuwe koers = start van het traject)
 Affiche (Een eye-catcher om mensen aan het denken te zetten m.b.t. hun ontwikkeling)
10
opleidings – adviesbureau SMART




Folder (misschien wat ouderwets, maar wel passend bij de 45+er, een folder met info over de
nieuwe koers, mogelijkheden mbt ontwikkeling)
Intranetpagina (moderner middel met zelfde info als in folder)
Presentatie verzorgen m.b.t. de nieuwe koers door manager -> leidinggevende -> teamleider
Het onderwerp ontwikkeling in werk- en team-overleg opnemen
Resultaat:
 Een gedegen en volledig communicatieplan
 Een grotere zekerheid dat de verandering door de hele divisie ‘gedragen’ zal worden
Subsidieregelingen
De vraagstukken die in de organisatie spelen zijn relevante thema’s in zowel de nationale en
internationale maatschappij. Hierdoor zijn er diverse subsidiemogelijkheden die wij adviseren aan te
vragen.
1. Scholingsfonds bijvoorbeeld ESF Actie D voor werkenden
Omdat de organisatie naast de voordelen voor eigen organisatie indirect ook een duidelijke
ambitie laat zien om de branche of sector vooruit te helpen kan er gebruikgemaakt worden van
subsidie. Door het stimuleren van scholing en opleiding wordt het verbeteren van kennis en
innovatie bevorderd.
ESF Regeling
Binnen de ESF-regeling 2007-2013 wordt een sterke prioriteit gegeven aan scholing van
werkenden zonder startkwalificatie. De nieuwe ESF-regeling ondersteunt de scholing van deze
11
opleidings – adviesbureau SMART
kwetsbare groep van werkenden naar het kwalificatieniveau 2. Voor het kwalificeren van deze
groep stimuleert ESF het instrument Erkenning Verworven Competenties (EVC).
De ESF-middelen kunnen ook worden ingezet voor opscholing van werknemers tot en met MBO-4
niveau. Binnen de ESF-regeling 2007-2013 geldt wel de eis dat de ESF-aanvraag 5% meer
vrouwelijke deelnemers bevat dan gemiddeld werkzaam zijn in de bedrijfstak.
ESF-subsidie
De ESF-subsidie bedraagt maximaal 40% van de subsidiabele kosten. Hieronder vallen:
 De kosten van opleidingen, cursussen en trainingen tot en met MBO-4 niveau.
 De kosten van ontwikkeling of aanpassing van die opleidingen, cursussen en trainingen.
 De exploitatiekosten.
 De overheadkosten.
2. Stimuleringsregeling Branche en bedrijfstakorganisatie
Omdat er in de organisatie de specifieke doelgroep van 45+ en jongeren gaat raakt dit het thema
leeftijdsbewust beleid. Hierdoor kan er gebruik gemaakt worden van de stimuleringsregeling. Per
branche- of bedrijfstakorganisatie bedraagt het maximale subsidiebedrag 40 duizend euro.
Kosten van het traject
Na de inventarisatie en de totstandkoming van het definitieve advies kunnen wij prijsindicaties geven
voor het te volgen traject.
12
opleidings – adviesbureau SMART
Graag ontvangen wij van u reacties op dit concept advies. Tevens lichten wij onduidelijkheden graag
toe in een persoonlijk gesprek.
13