e-invoicing

woensdag, juli 6, 2016
E-INVOICING
Veelgestelde vragen – Tungsten Network
Inhoud
Wat is Tungsten Netwerk? ....................................................................................................................... 3
Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch factureren? .......... 3
Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch factureren? ... 3
Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Tungsten Netwerk?.............................. 3
Wie kan gebruikmaken van de dienst? ..................................................................................................... 3
Hoe werkt het?.......................................................................................................................................... 3
Hoe kan ik starten? ................................................................................................................................... 3
Wat er als ik al ingeschreven ben op het Tungsten Netwerk? .................................................................. 4
Is factureren via Tungsten Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER? ........................... 4
Wat zijn de voordelen van Tungsten Netwerk?........................................................................................ 4
Moet ik extra hardware of software installeren? ...................................................................................... 4
Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald? ................................ 4
Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? ................................... 4
Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen? ........................................................................... 4
Welke opties voor elektronisch factureren biedt Tungsten aan leveranciers die gebruikmaken van het
netwerk? ................................................................................................................................................... 4
Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Tungsten Netwerk tijdens het indienen van
facturen? En hoe? ..................................................................................................................................... 5
Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Tungsten Netwerk? ............................................ 5
Wat wordt door het abonnementsgeld van de geïntegreerde oplossing gedekt? ...................................... 5
Betaalt Unilever de kosten? ...................................................................................................................... 6
Moet ik een overeenkomst tekenen met Tungsten Netwerk? ................................................................... 6
Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten? ..................... 6
Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C? .................................................... 6
Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER? ........................................................................... 6
Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken? ................................... 6
Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik EDI/XMLfacturen direct naar Unilever sturen?........................................................................................................ 6
Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet - waardoor
ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze functionaliteit gebruiken
in plaats van Tungsten Netwerk? ............................................................................................................. 7
Verricht Unilever betalingen via Tungsten Netwerk? .............................................................................. 7
Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd? ............................................... 7
Kan ik elektronische facturen versturen met Tungsten Netwerk naar al mijn klanten? ........................... 7
Veelgestelde vragen
Wat is Tungsten Netwerk?
Tungsten Netwerk is een internationaal elektronisch factureringsnetwerk. Via het elektronisch
factureringssysteem van Tungsten kunnen leveranciers factuurgegevens direct vanaf hun boekhoudsystemen in
elke indeling sturen aan klanten die zijn aangemeld bij het Tungsten Netwerk.
Wat verwacht Unilever van de leverancier met betrekking tot verplicht elektronisch
factureren?
Unilever heeft elektronisch factureren verplicht gesteld voor al onze leveranciers die factureren aan Unilever
Europa, Noord-Amerika en Supply Chain-entiteiten. We verwachten en dringen er ten sterkste op aan dat alle
leveranciers zich aanmelden voor elektronisch factureren om het betalingsproces van facturen te verbeteren
en optimaliseren.
Is er een alternatieve manier voor het indienen van facturen, anders dan via elektronisch
factureren?
Nee, u kunt vanaf 1 oktober 2016 alleen nog elektronisch facturen indienen bij Unilever.
Wat is de laatste datum of de deadline voor registratie voor het Tungsten Netwerk?
Gezien het voordeel voor zowel de leverancier als de klant, zal elektronisch factureren de standaard worden en
wordt de verwerking van papieren facturen afgebouwd. Na ontvangst van het communicatiepakket wordt van
leveranciers van Unilever Noord-Amerika, Europa en de Supply Chain-entiteiten verwacht dat zij klaar zijn om
elektronisch te factureren vanaf 1 oktober 2016. Unilever zou u dan ook willen aanmoedigen om dit initiatief zo
vroeg mogelijk te initiëren.
Wie kan gebruikmaken van de dienst?
Unilever-leveranciers aan wie inkooporders worden verstrekt. Vergoeding op basis van honoraria en facturen
betaald met een creditcard vallen buiten het toepassingsgebied.
Hoe werkt het?
Tungsten ontvangt factuurgegevens van u via internet en verifieert bepaalde gegevensvelden namens Unilever
die belangrijk zijn voor AP-routing en goedkeuring, en stuurt een bevestigingsrapport naar een contactpersoon
(of groepsmail) van uw keuze. Tungsten maakt dan een factuur-PDF van deze gegevens en levert de gegevens
en de PDF-afbeelding aan het Unilever-crediteurensysteem. De certificerende ambtenaar op de post heeft dan
de gegevens en afbeeldingen beschikbaar voor certificering. Dit proces duurt meestal niet langer dan 30
minuten.
Hoe kan ik starten?
Uw account is uit uw naam gemaakt door Unilever op het Tungsten Netwerk. Hierna neemt Tungsten contact
met u op om u kennis te laten maken met het programma en uw setup voor Tungsten Netwerk te regelen. Als u
niets hoort van Tungsten of als u het proces wilt versnellen, stuurt u een e-mail naar [email protected]
met de naam van uw bedrijf om het proces te versnellen. Na de setup ontvangt u een ‘klaar voor transactie’mail van Tungsten, waarna u kunt beginnen met het factureren van Unilever.
Wat er als ik al ingeschreven ben op het Tungsten Netwerk?
Als u al een account bij Tungsten hebt, kunt u zich aanmelden met uw gegevens en een ticket indienen waarin
u Unilever vraagt om u toe te voegen als nieuwe koper aan uw account. Tungsten werkt uw account vervolgens
bij om factureren na verificatie door Unilever toe te staan.
Is factureren via Tungsten Netwerk een vereiste om zaken te doen met UNILEVER?
UNILEVER is actief bezig om de verwerking van papieren facturen uit te bannen, om zo te profiteren van de
voordelen van elektronisch factureren voor ons bedrijf en onze leveranciers.
Wat zijn de voordelen van Tungsten Netwerk?








Veilige en gegarandeerde factuurlevering- nooit meer zoekgeraakte facturen
U kunt de status van uw factuur online controleren - van levering tot betaling
Kortere verwerkingstijd - wij ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd betalen
Onmiddellijke factuurvalidatie - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie
Allesomvattende gegevenstechnologie - geen extra software of hardware nodig
Hogere verwerkingstransparantie en beter cash flow management dankzij dag en nacht toegang en
rapportering
Btw-naleving - ongeacht waar de facturen vandaan of naartoe worden gestuurd
Eenvoudig en kostenbesparend - stuur facturen wanneer u wilt
Moet ik extra hardware of software installeren?
Tungsten Netwerk is webgebaseerd, het enige wat u nodig hebt voor toegang tot het platform voor
elektronisch factureren is een browser en internettoegang.
Moet ik deze dienst gebruiken als mijn account momenteel op tijd wordt betaald?
Als u Tungsten Netwerk gebruikt, kunt u er zeker van zijn dat we u op tijd blijven betalen. Daarnaast ontvangt u
een melding wanneer uw factuur door ons is ontvangen, samen met de status van uw factuur.
Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken?
Alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaard internetbrowser.
Wat gebeurt er als ik papieren facturen blijf versturen?
Unilever zal geen papieren facturen meer accepteren vanaf 1 oktober 2016
Zodra u facturen verstuurt via Tungsten Netwerk, moet u stoppen met het versturen van papieren facturen
Welke opties voor elektronisch factureren biedt Tungsten aan leveranciers die gebruikmaken
van het netwerk?
Tungsten Netwerk biedt flexibele elektronische opties voor het indienen van facturen, waarbij rekening wordt
gehouden met de verschillende groottes van leveranciers, systemen en verwerkingsbehoeften. Daarnaast is het
niet nodig dat leveranciers hardware of software installeren of de manier wijzigen waarop hun systeem is
geconfigureerd. Er zijn twee voornaamste methoden/opties om factureren en creditnota's te versturen via het
Tungsten Netwerk: via de geïntegreerde oplossing en het webformulier:
Geïntegreerde oplossing: Deze optie is het meest geschikt voor leveranciers die een groot aantal facturen
indienen en het stelt hen in staat om een bestand met facturatiegegevens (factuur of creditnota) rechtstreeks
van hun financieel systeem naar Tungsten te sturen.
Webformulier: Deze optie is het meest geschikt voor leveranciers die een laag volume aan facturen indienen
en het stelt hen in staat om hun facturen en/of creditnota's direct in het online Tungsten-portaal te maken en
elektronisch bij hun klanten in te dienen.
Kunnen we ondersteunende documenten bijvoegen in Tungsten Netwerk tijdens het indienen
van facturen? En hoe?
De vereisten voor het certificeren van de factuur worden bepaald door de lokale certificerende ambtenaar. In
sommige gevallen is het bijvoegen van ondersteunende documenten bij de factuur verplicht. U kunt dit doen
door een elektronisch bestand te maken, hetzij met behulp van printerdrivers op uw computer of door de
papieren te scannen. De momenteel ondersteunde bestanden zijn beperkt tot TIF (of TIFF) bestanden, maar in
de toekomst ondersteunt Unilever PDF-bestanden, gegenereerd door gratis PDF-printerdrivers die beschikbaar
zijn op het web, of als een directe uitvoer van een scanner. Zodra de ondersteunende documenten zijn
geüpload samen met de in Tungsten ingevoerde factuur, blijven deze documenten voorgoed bevestigd aan de
elektronische factuur en worden ze naar de certificerende ambtenaar van Unilever gestuurd.
Welke kosten zijn er verbonden aan deelname aan het Tungsten Netwerk?
Tungsten Netwerk biedt twee soorten factuurlevering; een geïntegreerde oplossing en een
webformulieroplossing.
Via de geïntegreerde oplossing kunnen leveranciers hun factuurgegevens in elke indeling rechtstreeks naar ons
boekhoudsysteem sturen. Deze integreert uw huidige facturatiesysteem in het netwerk voor elektronisch
factureren van Tungsten, zodat gegevens worden overgedragen zonder handmatige tussenkomst; deze
oplossing kent jaarlijkse abonnementskosten plus transactiekosten als u het aantal gratis facturen die deze
oplossing biedt overschrijdt.
Via de webformulieroplossing kunt u handmatig gegevens invoeren in het beveiligde online formulier van
Tungsten Netwerk. Als u ervoor kiest om de webformulieroplossing te gebruiken, bent u niet verplicht om
setupkosten of inschrijfgeld te betalen om te beginnen met het gebruik van deze service. U ontvangt 52 gratis
transacties per jaar; als u het aantal gratis transacties overschrijdt, kunt u er meer kopen. Raadpleeg de prijslijst
van het Tungsten Network via deze koppeling:
http://www.tungsten-network.com/media/16602868/tungsten-network-tariffs-2015.pdf
Wat wordt door het abonnementsgeld van de geïntegreerde oplossing gedekt?
De abonnementskosten dekken de setupkosten voor het Tungsten Netwerk en de algemene kosten voor het
onderhoud van het netwerk. De abonnementskosten zijn jaarlijks, ongeacht het aantal klanten dat u factureert
via het netwerk.
Betaalt Unilever de kosten?
Unilever betaalt geen kosten voor rekening van leveranciers. Benchmarking-onderzoeken hebben aangetoond
dat de overstap naar elektronisch factureren competitieve kosten voor de factuuradministratie biedt. Tungsten
Netwerk helpt u om de meest kosteneffectieve optie te selecteren voor uw bedrijf gebaseerd op omvang,
complexiteit en het volume, en de frequentie van de verwachte facturen.
Moet ik een overeenkomst tekenen met Tungsten Netwerk?
Als u de geïntegreerde oplossing kiest, tekent u een leveranciersspecifieke overeenkomst met Tungsten
Netwerk. Als u de webformulieroplossing kiest, moet u akkoord gaan met de standaard voorwaarden en
bepalingen van Tungsten Netwerk.
Is de vereiste van elektronische facturatie van toepassing op alle UNILEVER-entiteiten?
Elektronische facturatie geldt voor alle landen in Europa (met uitzondering van Griekenland), Noord-Amerika
(VS en Canada) en Supply Chain (UASCC en USCC).
Is elektronisch factureren ook verplicht voor contracten en PO T&C?
Ja, alle contracten met leveranciers en PO T&C's moeten worden gewijzigd om alleen elektronische facturen te
verzenden vanaf 1 oktober 2016
Met wie kan ik contact opnemen binnen UNILEVER?
De implementatie van elektronisch factureren wordt door Tungsten Netwerk beheerd uit naam van
UNILEVER. In eerste instantie moet u contact opnemen met Tungsten Netwerk om uw vragen voor de
geïntegreerde oplossing te bespreken; als Tungsten Netwerk uw vragen niet kan beantwoorden, kunt u contact
opnemen met het team voor elektronisch factureren van Unilever:
[email protected]
Wat als ik geen systeem heb dat in staat is om elektronische facturen te maken?
Als u facturen afdrukt die worden gegenereerd door een facturatiesysteem, kunt u factuurgegevensbestanden
naar het Tungsten Netwerk sturen met behulp van de geïntegreerde oplossing. Als u facturen handmatig
(Word, Excel etc.) opmaakt, hebt u toegang tot Tungstens platform voor elektronisch factureren via de
beveiligde website en kunt u online facturen maken via het webformulier. Er is geen software-installatie
vereist; alles wat u nodig hebt is een internetverbinding en een standaardbrowser.
Ik heb al een aantal factuurgegevens rechtstreeks verstuurd naar andere klanten; kan ik
EDI/XML-facturen direct naar Unilever sturen?
Nee, EDI en XML zijn alleen maar bestandsindelingen wat Tungsten betreft; u kunt daarom de
voorkeursindeling gebruiken om gegevens naar Tungsten te sturen. Unilever kan geen elektronische facturen
rechtstreeks van leveranciers aanvaarden (ook als deze leveranciers al informatie voor andere
leverancierintegratieprogramma's, zoals e4US, uitwisselen).
Ik heb al de mogelijkheid om facturen beschikbaar te stellen aan mijn klanten via internet waardoor ze een afbeelding van een factuur op het web kunnen bekijken. Kan ik deze
functionaliteit gebruiken in plaats van Tungsten Netwerk?
Nee, het Tungsten Netwerk zorgt ervoor dat de gegevens die u verstuurt, kunnen worden geüpload naar het
Unilever-betalingsverwerkingssysteem (DCIW), en indien van toepassing kunnen worden gekoppeld aan een
ontvangen goederenrecord. Het aanbieden aan Unilever van een afbeelding van de factuur of een optie om de
gegevens in een vaste indeling te downloaden, voldoen niet aan deze eis.
Verricht Unilever betalingen via Tungsten Netwerk?
Tungsten Netwerk is geen betalingsplatform. Unilever blijft het huidige betalingsproces gebruiken.
Hoe wordt de overstap van papier naar elektronisch factureren beheerd?
Zodra uw setup is voltooid en u klaar bent voor transacties via het netwerk, stuurt Tungsten Netwerk u een
bericht om u te melden dat u klaar bent om facturen in te dienen bij onze administratie.
Kan ik elektronische facturen versturen met Tungsten Netwerk naar al mijn klanten?
Met Tungsten Netwerk kunt u, zodra u bent aangemeld, elektronische facturen naar alle klanten te sturen die
gebruikmaken van het netwerk.
Kan ik transacties voor meer dan één klant in één bestand verzenden?
Voor de geïntegreerde oplossing accepteert Tungsten Netwerk alle bestandsindelingen, met zo veel klanten als
u wenst. Tungsten Netwerk spreekt met u af hoe elke klant wordt geïdentificeerd in uw dossier en bezorgt
vervolgens elke transactie bij de juiste klant.
Welke contractduur wordt aangeboden en wat gebeurt er als ik stop met leveren aan Unilever
in die periode?
Tungsten Netwerk biedt standaard een contract voor 3 jaar. U kunt ook om een kortere contractduur van 1 jaar
vragen. In het geval dat uw zakelijke relatie met Unilever eindigt, kunt u uw contract met Tungsten Netwerk op
elk moment annuleren. Zodra u stopt met uw transacties, zullen geen verdere transactiekosten in rekening
worden gebracht en geen verdere abonnementskosten worden gerekend vanaf het moment van annulering.
Mijn organisatie is van plan om de factureringssoftware binnenkort te wijzigen, moet ik
wachten voordat ik me abonneer?
Tungsten Netwerk accepteert alle inkomende bestandsindelingen. Sluit u daarom zo snel mogelijk aan bij het
netwerk en verstuur uw facturen om te voorkomen dat uw betalingen worden onderbroken. U kunt Tungsten
op de hoogte brengen van de wijzigingen als u klaar bent om de nieuwe software te gebruiken. Zij zullen de
nodige wijzigingen doorvoeren zonder de levering van de facturen te onderbreken.
Kan Tungsten Netwerk samenwerken met technisch personeel dat geen Engels spreekt?
Als u taalondersteuning nodig heeft voor de setup van uw account, kunt u bellen met +44 (0) 8701657420/7430
en om hulp vragen in de volgende talen; Frans, Duits, Nederlands en Spaans. Tungsten Netwerk heeft ook
lokale klantenservicenummers voor de volgende landen:
Frankrijk
0170708100
Duitsland
069222220290
Nederland
0207121385
Spanje
0914141472
Ierland
012477709
Zweden
0850578418
Finland
800118871
Denemarken
080885818
Als ik op dit moment consignatiefacturen indien, kan ik dit straks nog steeds doen via
Tungsten Netwerk?
Ja, zolang het standaard Europese Unilever-consignatieproces wordt gevolgd. Vraag de implementatiemanager
van Tungsten Netwerk of de helpdesk naar specifieke details.
Als ik op dit moment gebruikmaak van self-billing als deel van mijn bedrijfsproces voor
facturering aan Unilever, kan ik dat straks elektronisch doen via Tungsten Netwerk?
Nee, self-billing wordt nog niet ondersteund in de Unilever Tungsten Netwerk setup.
Wanneer en hoe betaal ik de abonnementskosten?
Geïntegreerde oplossing: De betaling van het initiële jaarlijkse abonnementsgeld voor de geïntegreerde
oplossing is verschuldigd bij de ondertekening van het contract. Tungsten begint pas met de implementatie van
de leverancier als de creditcard, ACH of andere betalingsmethode is bevestigd. De jaarlijkse kosten omvatten
setup, mapping, onderhoud en dekken de ondersteuning voor de dienst. Prijzen zijn onderhevig aan wijzigingen
met 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving. Alle tarieven zijn exclusief belastingen, die de exclusieve
verantwoordelijkheid van de geïntegreerde leverancier zijn.
Webformulier: Na voltooiing van de webformulierregistratie krijgt elke leveranciersaccount kosteloos 52
transacties. Deze 52 transacties zullen worden verlengd na 12 maanden vanaf de datum van registratie, tenzij
ze volledig worden gebruikt en extra transacties nodig zijn binnen de periode van 12 maanden. Vanaf dat
moment is een partij van 25 de minimale hoeveelheid die u kunt kopen
Is er overige informatie beschikbaar over de Tungsten Netwerk-service?
Ja, u kunt terecht op http://www.tungsten-network.com/unilever/
Biedt Tungsten Netwerk ook tutorialvideo's om meer te weten te komen over het proces?
Ja, zie de video-koppelingen hieronder.
Hoe kan ik me registreren voor het Tungsten Netwerk-portaal?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/126842718
Hoe kan ik in verbinding komen met Unilever ?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130911077
Hoe kan ik een factuur en creditnota maken?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40826366
Hoe kan ik een supportticket openen en de voortgang ervan controleren?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/40828671
Hoe kan ik de status van de facturen op het Tungsten-portaal bekijken?
http://vimeopro.com/Tungsten/Tungsten-portal-tutorial-videos/video/130568961